Установяване на липси при инвентаризация – съставяне на опис и осчетоводяване. Ако се установят липси и излишъци Защо не е изгодно да се показват излишъци?

Инвентаризацията помага да се провери действителното наличие на материални активи със счетоводни данни. Но понякога по време на процеса на проверка се разкрива недостиг. Какво да направите в този случай, как да отпишете недостига и как да го отразите в счетоводството?

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВКИ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

В процеса на управление много предприятия се сблъскват с недостиг на материални активи. Това може да се случи не само поради кражба, но и поради счетоводни грешки или поради естествена загуба.

Как да документираме липсите по време на инвентаризация и как да ги отразим в счетоводната документация?

Основни моменти

Всяко предприятие, което има материални активи, от време на време извършва инвентаризация. Това ви позволява да изчислите действително наличния имот.

Накратко, алгоритъмът за извършване на проверка на инвентара е следният:

Създаване .
Формиране състава на комисията.
Събиране на документална база за проверка.
Определяне на остатъка от ценности по счетоводна документация.
Разписка от отговорни служители.
Установяване на действителния размер на имуществото.
Изготвяне на съпътстваща документация.
Съгласуване на резултатите от проверката с пълномощията.
Създаване на отчети за сравнение за обекти, по отношение на които са установени отклонения.

Какво е

Инвентаризацията се нарича одит на наличието на имущество на предприятието на определена дата чрез сравняване на счетоводни данни и действителни показатели.

Инвентаризацията е основният начин за действителен контрол върху безопасността на имуществото.

Проверката на инвентаризацията се извършва чрез преизчисляване, повторно претегляне и измерване на материални активи:

в производствения оборот;
като част от касата;
в складово съхранение;
в търговско обръщение.

При извършване на инвентаризация се постигат някои допълнителни цели:

Проверката на инвентара може да бъде пълна (непрекъсната) или частична (избирателна). Такива проверки също се делят на планирани и внезапни.

Задължителни изисквания за извършване на проверка са:

изненада за финансово отговорното лице;
провеждане на проверката от комисията;
фактическо преизчисляване на стойности;
непрекъснати проверки;
незаменимо участие в проверката на лица, отговорни за безопасността.

Въз основа на резултатите от инвентаризацията е възможно напълно да се съпостави количеството имущество според счетоводните данни и действително наличието на излишъци или липси.

Най-големи трудности при регистрацията възникват при установяване на недостиг. Трябва да се отпише правилно, което зависи от причината за несъответствието.

причини

Ако в резултат на инвентаризацията се установи недостиг, това може да се дължи на:

производствени разходи и характеристики на обработка;
разноски за сметка на виновните лица;
разноски при отсъствие на виновни лица или при невъзможност да се докаже вината им в съда.

В зависимост от причината се различава методът за отписване на сумата на недостига като разходи. Когато служител е виновен за недостига, можете да възстановите щетите от него, но само ако той...

Щетите се изчисляват въз основа на покупната цена на липсващия артикул. Пропуснати ползи, надценки или потенциални печалби от употреба не се вземат предвид.

Когато виновният не носи официално финансова отговорност, щетите от него могат да бъдат възстановени само по съдебен път и дори тогава само ако има неопровержими доказателства.

Ако виновникът не може да бъде идентифициран, тогава липсващите стоки не могат да бъдат възстановени или отписани като разходи. Производствените разходи и загубите при обработка трябва да бъдат документирани.

За целта се съставят различни актове за щети и липси. В този случай можете да използвате както стандартни търговски документи, така и независимо разработени формуляри.

Правни основания

Резултатите от проверката се документират чрез стандартизирани формуляри, установени от.

Ако се установи факт на неправилно боравене или загуба на имущество, трябва да се извърши инвентаризация в съответствие с правилата.

Само щателна проверка може да потвърди наличието на недостиг и да оправдае размера на дълга.

Процедурата за регистриране на липси по време на инвентаризация

Как да регистрирам недостиг? Документиране е възможно само след приключване на описа.

Документът, показващ отписването на недостига, трябва да бъде придружен и от други документи, потвърждаващи фиксирането на стоките.

Отписванията се извършват въз основа на нормите за естествена загуба и организация.

Естествената загуба може да бъде отписана само след като е изчислена от счетоводния отдел и проверена от ръководството и комисията по инвентаризация.

Служебно разследване за установяване на извършителите се извършва, ако размерът на липсата надвишава нормата на естествения упадък. Освен това тези стандарти се прилагат за всички качествени и количествени стоки.

Те не се отнасят за стоки на парче и пакетирани стоки. Отговорност за недостига носи ръководителят на организацията. Те определят възможността за отписване на липсата като разходи.

Когато отписвате липси, трябва да спазвате следния ред:

Как да го отпиша

Ако се установят отговорните за недостига и размерът на недостига надвишава нормите за естествена загуба, отписването се извършва, както следва:

Когато вината не е доказана, отговорното за извършване на описа лице се уведомява за това с писмо със съдебен акт.

Водени от този документ, можете да отпишете недостига като дебит към разходите на организацията. В ситуация, в която вината на служител е доказана, но той е изчезнал, недостигът се отписва за сметка на нетната печалба на организацията.

Заповед за задържане на липси

Ако се установи виновникът за липсата, липсата може да бъде компенсирана за негова сметка. Основното условие е виновникът да е материално отговорно лице.

Компенсацията за липсата може да се извърши или чрез еднократно плащане от страна на виновника на липсващата сума, или чрез постепенно приспадане на причинените щети от заплатата на виновния служител.

В същото време служителят може да изплати недостига наведнъж по свое желание. За да компенсира загубата от виновното лице, управителят издава заповед за задържане на недостига от заплатите.

Документът съдържа следната информация:

длъжността на виновния и трите му имена;
сума за месечно удържане;
общия размер на недостига;
връзка към документи, потвърждаващи недостига и вината на служителя.

Изпълнената поръчка се предава в счетоводството, където се съхранява най-малко пет години. Управителят има право да предяви иск за обезщетение за материални щети в съда.

Виновникът ще компенсира щетите, ако:

вината е документирана;
има писмено признание на вината от страна на служителя;
има официално решение на комисията по инвентаризацията за вината на определено лице;
има заповед на управителя за удържане на недостига от заплати.

Образец за попълване на акта

Когато въз основа на резултатите от инвентаризацията се установи липса на стоки, се съставя протокол за липсата на стоки.

Той съдържа следната информация:

дата и място на изготвяне на документа;
състав на комисията, извършваща инвентаризацията;
условия за съхранение на предмети;
описание и количество на липсващите стойности;
цена на липсващия обект;
посочване на материално отговорното лице.

Документът се удостоверява с подписите на всички участници в инвентаризацията и съставянето на протокола. Трябва да има поне трима такива хора.

След съставянето на акта той се предава в счетоводството. Тук документът се заверява, след което се изпраща на управителя за подпис.

Ако организацията желае да възстанови обезщетение по съдебен ред, то трябва да бъде подадено не по-късно от месец след официалното удостоверяване на доклада за липси.

Необходим ли е меморандум?

При установяване на липса работодателят е длъжен да поиска обяснение от отговорния служител.

Освен това служителят няма право да откаже в рамките на два работни дни, той трябва да го представи на прекия си началник или главния ръководител.

Бележката може да бъде написана на ръка или напечатана. Основното е да има личен подпис на вносителя и собственоръчен препис на инициалите.

Този документ се изготвя на официалната бланка на организацията. Докладът се представя заедно с удостоверението за завършена работа.

Във всяко предприятие, независимо от вида на неговата финансово-икономическа дейност, има остър въпрос за спазването на размера на материалните активи в складовете му и наличната документация.

В идеалния случай тези показатели трябва да съвпадат, но на практика това се случва изключително рядко.

Основната трудност при наблюдението на състоянието на материалните активи, записани в баланса на организацията, е т.нар естествена загуба или нормализирани загуби (разваляне, свиване и др.).

Освен това често се случват случаи на кражби в предприятия, които остават неразкрити и, естествено, не се отразяват по никакъв начин във финансовите отчети.

Човешкият фактор е друга причина за възникване на липси, излишъци, несъответствия и др.

За да избегнат работниците в случай на недостиг на имущество, организациите извършват инвентаризации.

Началото на тази процедура се предшества от подготвителен етап - изготвяне на отчетна документация. На този етап счетоводният отдел извършва изчисления на цялото имущество в баланса и ако бъдат открити несъответствия, отговорните лица документират тези факти.
След това се преминава директно към инвентаризация, т.е. броене. Може да се извърши както ръчно, така и с помощта на различни технически средства. Резултатите от изчисленията също се записват с подписи от членовете на инвентаризационната комисия.
Последният етап е процесът на идентифициране на недостиг на продукти: сравняване на данните от счетоводните изчисления и действителното количество продукти в складовете на организацията. Ако разликите между счетоводните и реалните количества за някои позиции са твърде големи, се възлага повторна инвентаризация с нова комисионна.

След извършване (при необходимост) на повторна процедура по инвентаризация, установените несъответствия се преизчисляват в парична равностойност. Тя може да бъде положителна (спестявания) или отрицателна (недостиг).

независимо от това, значително несъответствие е повод за вътрешно разследванеохранителни услуги, тъй като причината за недостиг може да е факт, а излишъкът може да се дължи на измама на клиента или измама с документи.

Как да регистрирам недостиг?

При регистриране на недостиг се взема предвид неговият вид: поради естествена загуба, по вина на трети лица (например в резултат на кражба) и поради непредвидени обстоятелства.

Липсата в рамките на нормите за естествени загуби се включва в разходната статия „Разходи за производство и дистрибуция“. Струва си да се отбележи, че загубите в резултат на недостиг са еквивалентни на материални разходи. Максимално допустимите норми в този случай се определят законодателно на ниво министерства, а не от вътрешните документи на организацията.

В рамките на нормалната норма на естествена загуба

Във финансовите отчети недостигът в границите на нормите за естествена загуба е формализиран, както следва:

Дебитен кредит

При инвентаризацията на магазина за хранителни стоки е констатиран недостиг на продукти в рамките на нормите за естествени загуби. Продажна стойност на установения недостиг - 2000 рубли, търговска надценка за липсващи стоки - 500 рубли.

Dt 94 Kt 41: 1500 - размера на недостига по продажни цени;
Dt 94 Kt 42: 500 - размера на търговската надбавка върху липсващите стоки;
Dt 44 Kt 94: 1500 - покупната цена на недостига като част от разходите за дистрибуция.

В резултат на неконтролируеми обстоятелства

Недостигът, възникнал в резултат на неконтролируеми обстоятелства, както и в случаите, когато извършителите не бъдат открити или съдът откаже да компенсира щетите, недостигът се отписва във финансовите резултати на организацията.

Дебитен кредит

91–2, 02, 94 01, 94

В този случай липсващите материални активи се приравняват към неоперативни разходи.

В строителна организация, въз основа на резултатите от редовна инвентаризация, беше разкрит фактът на недостиг на бетонобъркачка (покупна цена - 15 хиляди рубли, амортизация - 2500 рубли). Извършителите не са установени.

Показване в счетоводните записи:

Dt 02 Kt 01: 2500 - размер на амортизацията;
Dt 94 Kt 01: 15000 - себестойност на дълготрайния актив;
Dt 91-2 Kt 94: 15000 - размера на липсата при отсъствие на отговорни лица.

В резултат на кражба

Липсите в резултат на кражба предполагат финансова отговорност на служителите (ограничена или пълна, индивидуална или колективна).

Дебитен кредит

73, 50, 51, 70 94, 91, 73

Недостигът в размер на 12 500 се отписва от заплатите на виновния служител на вноски (1250 рубли на месец).

Показване в счетоводните записи:

Dt 70 Kt 73: 1250 - част от сумата на недостига се удържа от трудовото възнаграждение на виновното лице.

Възстановяване на щети от извършители

Ако в резултат на инвентаризацията се установи недостиг, чийто виновник е признат за служител на организацията, работодателят има право да възстанови от него размера на причинените щети. Процедурата за събиране изглежда така:

създаване на комисия;
извършване на инвентаризация;
установяване на причините за недостига;
писмено обяснение от служителя за този факт;
съставяне на протокол при отказ на служител да даде писмено обяснение.

Определя се размерът на материалните щети, причинени на организацията в резултат на повреда или загуба на имущество въз основа на пазарни ценивалиден към момента на повредата, но не по-малко от покупната му цена, като се вземе предвид степента на износване.

Ако не може да се установи деня на нанасяне на щетата, работодателят има право да му съобщи деня на действителното откриване на липсата.

Ако размерът на щетата не надвишава средната заплата на служителя, основата за възстановяване на средствата е работодателят, издаден в рамките на един месец от датата на определяне на размера на щетата. Ако служителят не е против доброволното компенсиране на недостига, заповедта не се съставя.

IN В случаите, когато е изминал повече от месец от откриването на недостига, размерът на щетите надвишава месечните доходи на служителя или той не е съгласен с обезщетение за загуби, работодателят може да се обърне към съда.

Ако отговаря за
Ако фактът на недостига е признат от работния колектив, тогава степента на финансова отговорност на отделен служител се определя, като се вземе предвид вината на всеки служител, неговата заплата и в организацията.

Най-често при определяне на размера на обезщетението за щети на всеки член на екипа се използва формулата: произведението на общия размер на щетите от средномесечния служител за периода от предпоследната инвентаризация до установяването на недостиг в отношение към заплатата на целия екип, като се вземе предвид трудовият стаж.

Идентифициране на излишък

При извършване на инвентаризация е възможна и обратната ситуация: установяват се излишъци.

В този случай също е необходимо да се извърши вътрешно разследване, за да се установят причините за несъответствието между счетоводни и реални данни. Тъй като в този случай не са нанесени щети на организацията, няма да е възможно да се накажат финансово извършителите, но е необходимо да се направи, тъй като често излишъците са признак за подготовка за кражба.

В счетоводната документация установените излишъци се отразяват като други приходи, като се отчитат по днешната им пазарна стойност. Те са написани така:

Дебит 01, 10 40 Кредит 91: други приходи.

Недостигът на запаси не е рядко явление. Това е неприятно явление както за служителите, така и за ръководството на компанията. Има много аспекти на формализиране на събирането на липси, както и изготвяне на самия документ.

Много е важно да знаете абсолютно всички тънкости на този въпрос, за да избегнете значителни искове срещу. Колкото по-бързо се открият недостатъците, толкова по-бързо могат да бъдат отстранени.

Извършването на инвентаризация на стоки и материали е неразделна част от работата на всяка организация. Има погрешно мнение, че това е необходимо само в онези компании, които се занимават с търговия. Това е абсолютно невярно. Всъщност дори в държавните агенции процедурата по инвентаризация трябва да се извършва по абсолютно същия начин. Мебелите, оборудването, дори документацията () са материални активи, които подлежат на оценка и преизчисляване.

Проверките на инвентара могат да бъдат планирани или непланирани. В този случай е необходимо да се спазва процедурата и сроковете. Всички излишъци и липси по време на инвентаризацията трябва да бъдат ясно показани в документацията и правилно изпълнени.

Планираната инвентаризация трябва да се извърши в съответствие с предварително одобрените планове. Те ще бъдат различни за всяка организация. Честотата зависи от размера на организацията и видовете дейности.

Можете да извършите извънпланова проверка. Причината може да са следните събития:

пожар, природно бедствие;
смяна на материално отговорно лице;
препродажба на предприятието;
(или неговото подозрение).

За да направите това, е необходимо да издадете заповед в рамките на предприятието, като посочите датата на инвентаризацията, отговорните лица, както и основанието за тази проверка.

Какъв е този недостиг?

За много счетоводители терминът "недостиг" е плашещ. Това е разбираемо, тъй като това води до редица негативни последици, санкции и санкции. Всъщност почти винаги, дори липсата да е незначителна, тя ще бъде установена по време на инвентаризацията.

Може ли да се отпише?

Не винаги липсата е негативно явление, изискващо търсене на виновника. Понякога това е само един от работните моменти и може просто да се отпише като бизнес разходи. Отписването на липси трябва да се извършва стриктно в съответствие с установената процедура, за да се избегне отговорността за отпадъци.

Недостигът не винаги е пряка вина на някого. Например, продуктът може да е бил случайно повреден по време на движение. Също така е ясно посочено на законодателно ниво: ако купувачът счупи или счупи нещо в магазина, той не може да компенсира цената на стоките. Същото важи и за бельото: то може да се скъса или тоалетът просто да загуби представянето си поради твърде чести дългосрочни монтажи. Сериозните марки отказват да продават такива продукти, като ги отписват напълно или определят цената няколко пъти по-ниска от първоначално посочената.

Ето защо за всяка категория стоки са предвидени определени норми - разходи за дистрибуция. Това са обемите продукти и средства, които могат да бъдат отписани просто така. Количеството или обемът на продукцията над тази норма се възстановява от виновния по преценка на ръководството. Ако недостигът не надвишава посочените обеми, тогава е напълно приемливо просто да отпишете определената сума. Това няма да се счита за нарушение.

Особено важно е спазването на тези стандарти в държавните институции. Ако в частен офис ръководството има право по свое усмотрение да „прости“ недостига, дори ако виновният е идентифициран, то за държавна структура това е забранено. Факт е, че всички ценности там са държавни или получени за определени нужди от бюджета на страната. Ако материалната стойност е загубена или изгубена, тогава това причинява пряка загуба на държавата. В този случай е наложително да се намери и накаже виновното лице, както и да се възстанови размера на щетите.

Ето защо е толкова важно ръководството да следи стриктно стандартите по отношение на това какви обеми могат да бъдат отписани. Ако това правило е нарушено (обемите са надвишени), тогава има неправомерно използване на бюджетни средства. Това вече води до наказателна отговорност за управителя и главния счетоводител.

Освен това в такива институции е строго забранено да се отписва каквото и да било (дори ако допустимата норма не е превишена), ако е възможно да се идентифицира виновното лице.

В този случай недостигът трябва да бъде отписан само за сумата, възникнала поради причини извън контрола на никого. Останалата сума трябва да бъде възстановена от виновния.

Как да възстановим липсата от виновните страни?

Процедурата за удържане на липси по време на инвентаризация често първоначално се определя в колективния договор. Ако липсата на материални ценности бъде забелязана в особено големи размери, това може да доведе дори до наказателна отговорност. Това се случва особено често в държавните предприятия и засяга ръководството и главния счетоводител. В същото време наказателното наказание не освобождава човек от задължението за пълно компенсиране на целия дефицит.

Финансовата отговорност се обсъжда при наемане. Гласникът или главният счетоводител са лица с пълна финансова отговорност. Въз основа на резултатите от инвентаризацията те сами ще заплатят изцяло недостига.

Може да се осигури частична отговорност или. Последният тип отговорност е често срещан в съвременните супермаркети. В този случай недостигът на запаси просто се разделя поравно между всички.

Струва си да се отбележи, че всъщност всеки човек е отговорен за всичко, което му е поверено в производството. Тоест, ако човек дори работи като оператор в банка, тогава при липса на компютърни аксесоари и канцеларски материали при уволнение, тази сума също ще бъде удържана от него, ако нещата са му били официално възложени.

Ако инвентаризацията разкрие недостиг при уволнение, тогава приспадането се основава на изчислението, което се изплаща в последния работен ден. Ако сумата не е достатъчна, служителят се уведомява служебно за необходимостта. Ако бъде отказано, възстановяването става по съдебен ред.

Когато човек продължава да работи, тогава се правят удръжки от заплатите му. Той също така получава официално решение въз основа на извършената проверка. Той може да възстанови цялата сума наведнъж. Ако има съдебно решение, тогава въз основа на изпълнителния лист възникват и удръжки от заплатите. Лицето може да подаде оставка, но изпълнителният лист ще бъде изпратен в счетоводството на фирмата, в която служителят е преминал.

Заповед за задържане

Ако липсата, установена в резултат на инвентаризацията, не бъде отписана, тогава нейното задържане трябва да се извърши съгласно следния алгоритъм:

Изготвяне и подписване на официален акт за резултатите от инвентаризацията.
Издаване на служебна бележка на служителя какво точно трябва да му се удържи.
Удържане на необходимата сума от заплатата (еднократно или пропорционално месечно). За този вид задължения работодателят няма право да удържа повече от 20% от заплатата. Не се взема предвид заплатата, а това, което реално се издава.

Ако се разкрият груби нарушения, тогава е необходимо да се състави протокол за кражба и да се уволни служителят на тази основа.

Между другото, трябва да обърнете внимание на факта, че понякога липсата може да се наложи да бъде възстановена от виновното лице след прекратяване на трудовото правоотношение с него. Например, ако служителят е имал право да напусне работа в деня на писане на заявлението (или е бил самотна майка). В този случай е просто невъзможно да се направи пълна инвентаризация. Съответно няма да е възможно да се оцени напълно пълният размер на недостига.

В този случай би било логично допълнително да се изисква обезщетение за щетите или липсата. Но за това е много важно да се докаже, че действията на това лице са провокирали недостига, а не подобен факт, възникнал след неговото уволнение или поради действията на друг служител на организацията. Тоест, важно е да се докаже причинно-следствена връзка.

Освен това проблемът е, че обикновено човекът, който може да бъде наказан за липсата, е . При уволнение такъв служител трябва задължително да подпише акт за приемане и предаване на дела. Без този документ служителят няма право да издава фишове за заплати, а както знаете, забавянето на уволнението е забранено от закона.

Но, от друга страна, ще възникне логическо противоречие: ако актът е подписан, тогава никой не е имал претенции към служителя. Много юристи се позовават на това обстоятелство: актът е подписан, тоест не е имало искове към момента на прехвърляне на делата и всички проблеми, възникнали по-късно, са изцяло възложени на ръководството на компанията или лицето, на което са били делата прехвърлен.

Ето защо ключовият момент при отиване в съда трябва да бъде обосновката за такова забавяне. Тоест ще трябва правилно да аргументирате и да предоставите подкрепящи документи, че преди това е било невъзможно да се идентифицира нарушението. В противен случай искът няма да бъде удовлетворен.

Ако всички тези фактори могат да бъдат потвърдени законно и те бъдат взети предвид от съда, тогава е възможно да се претендират и лихви за забавено връщане на средства (санкции, предвидени от закона).

В същото време трябва незабавно да обърнете внимание на факта, че това изискване не е задължително. Дори и да става дума за държавна институция, нейните представители имат право да претендират само размера на самата липса, но не и тези неустойки да включват в цената на иска.

Когато се обърнете към съда за получаване на обезщетение, е необходимо да предоставите пълен списък с финансови документи, които потвърждават размера на заявените искове. Това могат да бъдат не само касови бележки за закупени стоки (понякога е позволено), но конкретно извадки от балансова документация. Показва цената на всичко, което се съхранява в предприятието. Ако говорим за материали, тогава трябва периодично да се извършва нова оценка на остатъчната стойност (като се вземат предвид амортизацията, износването). Останалата цена на стоките ще бъде събрана, ако има недостиг.

В предприятието всичко се събира: обикновено има излишък, но най-често има недостиг. Какво да направите в този случай, как да отразите данните в счетоводството и как да накажете виновните? Ще говорим за това в нашата статия.

Какво е инвентаризация и как се извършва - накратко за основното

Инвентаризацията, ако говорим за това с прости думи, е проверка на материални и финансови активи в предприятието. Това е доста ефективен стандарт за наблюдение на безопасността на резервите на компанията, който трябва да се извършва на определени интервали. Когато специалистите проверяват действителния размер на инвентара и го сравняват с информацията, която е в отчетните документи. В този случай процесът на проверка се основава на разпоредби и насоки на Министерството на финансите, но се използват и вътрешни разпоредби, действащи в предприятието.

За извършване на инвентаризацията се сформира комисия, която включва няколко служители на фирмата. На проверка подлежат:

Складове.
Производствени и търговски площи.
Касов апарат.

При проверката се установява фактическата наличност на материали, готова продукция, други материални ценности, парични средства в касата и по сметките на дружеството. Съставя се отново, където се посочват откритите стоково-материални запаси и тяхното количество.

Обикновено инвентаризацията се извършва съгласно график, изготвен от ръководството на организацията. Но трябва да се извършат допълнителни проверки, ако:

Имотът се продава, отдава под наем или се прехвърля на друго лице.
Преди представяне на годишен отчет за дейността на организацията.
Освобождава се материално отговорното лице.
Ако бъдат открити факти за кражба, злоупотреба или някаква незаконна дейност.
След природни бедствия за оценка на щетите.
При ликвидация или реорганизация на фирма.

Инвентаризацията е тази, която ще покаже дали посоченото в отчетните документи количество стоки и материали отговаря на реално съществуващото.

Как да определим липсите при извършване на инвентаризация?

Основната трудност, с която се сблъскват мениджърите на компаниите и хората, отговорни за контрола на инвентара в предприятието, е естествената загуба или нормализирани загуби, разваляне, изсушаване на продукти и др. Освен това често се случват случаи на кражби, но остават неразкрити, което също не се отразява във финансовите отчети. Друг, или обратното, излишък, е обикновеният човешки фактор.

За да избегнете финансова отговорност при откриване на липси, трябва да извършите инвентаризация. Това събитие се състои от следните стъпки:

Изготвяне на цялата отчетна документация. Счетоводният отдел преброява цялото имущество, което е в баланса и ако се установят несъответствия, те се документират.
Служителите извършват инвентаризация - преброяват инвентарните позиции. Това може да бъде броене с химикал или броене с помощта на различни технически средства. Резултатите от извършената работа се отразяват от всички членове на комисията в специален акт.
След това установените несъответствия се преизчисляват в парично изражение. Резултатът може да бъде отрицателен, ако има недостиг, и положителен, ако има излишък.

Но няма значение дали се откриват излишъци или има недостиг, ако несъответствието е твърде сериозно, се извършва официално разследване, тъй като подобни „пропуски“ между действителните данни могат да бъдат причина или за кражба, или за измама с документи .

Правила за регистриране на липси в предприятието

Преди да започнете обработката, трябва да вземете предвид вида на недостига:

Поради естествена загуба.
Поради непредвидени обстоятелства.
По вина на трети лица.

Нека разгледаме всяка опция по-подробно и с примери.

Естествен спад

Ако говорим за първия вариант, тогава недостигът се прехвърля в разходната позиция „Разходи за производство и дистрибуция“. Струва си да се каже, че в този случай недостигът се приравнява на материален разход - приемливите стандарти са предписани от министерствата, но не и от местните документи на предприятието.

Във финансовите отчети този недостатък ще бъде представен, както следва:

Дебитен кредит

Нека разгледаме по-отблизо един пример. Така при извършване на инвентаризация в магазин за хранителни стоки е установен недостиг като част от естествената загуба. Цената на недостига беше 2 хиляди рубли, а търговската надбавка за липсващите продукти беше 500 рубли.

Показанието на тази процедура в счетоводните записи ще бъде както следва:

Неконтролируеми обстоятелства

Ако недостигът е възникнал поради неконтролируеми обстоятелства или ако виновниците не са идентифицирани, недостигът трябва да се припише на финансовите резултати на компанията.

Дебитен кредит

91–2, 02, 94 01, 94

А липсващите инвентарни позиции се приравняват към неоперативни разходи. Нека разгледаме един пример. По време на инвентаризация строителна фирма откри липса на бетонобъркачка (покупна цена - 15 000 рубли, амортизация - 2500 рубли), но виновните не бяха открити. Дисплеят в счетоводните записи ще бъде както следва:

Липса поради кражба

Липсата поради кражба предполага финансова отговорност на служителите. То може да бъде ограничено, пълно, колективно или индивидуално.

73, 50, 51, 70 94, 91, 73

Нека разгледаме един пример. В предприятието е установен недостиг от 12 500 рубли, които ще бъдат отписвани ежемесечно от финансово отговорното лице в продължение на 10 месеца в размер на 1250 рубли.

Отразяване на транзакцията в счетоводството:

Недостиг на инвентар - какво да правим с виновника?

Ако при проверка се установи недостатък, който е свързан с действията на служител, работодателят има право да изиска от него заплащане за причинените вреди. Тази процедура ще изглежда така:

Първо се създава комисия и се извършва инвентаризация, установяват се причините, довели до липсата.
Ръководството обяснява текущата ситуация на служителите в писмен вид - отговорните трябва да напишат обяснителна бележка относно идентифицирания „минус“.
Съставя се акт, ако служителят не е написал документа.

Колко ще трябва да плати виновният? Размерът на материалните щети ще бъде определен въз основа на пазарната цена на стоките към момента на щетата - тя не може да бъде по-ниска от покупната цена, като се вземе предвид износването. Ако не може да се установи точно в кой ден е причинена щетата, директорът има право да го признае за деня, в който е открита липсата.

Ако щетите, причинени от служителя, не надвишават средните му доходи, директорът може да издаде заповед за възстановяване на средства.

В този случай трябва да изтече най-много един месец от момента на откриване на щетата. Вярно е, че ако служителят е готов доброволно да плати фактурираната сума, не е необходимо да се съставя заповед. Ако е изминал повече от месец от откриването на недостига или служителят не е съгласен с вината си, работодателят може да се обърне към съда.

Ако работният екип е признат за отговорен за нарушения, тогава степента на финансова отговорност на всеки служител ще бъде определена, като се вземат предвид неговата вина, заплати, трудов стаж и др.

Какво да направите, ако се открие излишък?

Разбрахме какво да правим, ако се открие недостиг, но какво ще стане, ако по време на процеса на инвентаризация, напротив, бяха идентифицирани излишъци? В този случай също си струва да се проведе разследване в предприятието, тъй като наличието на излишък, особено в значителна сума, може да показва измама в организацията. Вярно е, че поради липсата на щети няма да е възможно да се накажат финансово извършителите, но е необходимо да се напише дисциплинарно наказание.

При счетоводно установяване на излишъци те се отразяват като други приходи, като се отчита пазарната им стойност към момента на откриването. Публикуването се записва, както следва:

Дебит 01, 10 40 Кредит 91: други приходи.

Във връзка с

Недостигът е доста често срещано понятие в търговията. Това означава, че някои стоки са липсвали. По правило това се случва както в магазините на самообслужване, така и в обикновените гишета. Това може да се дължи на различни причини - невнимание на продавачите, некоректни купувачи, различни свивания и неправилно класифициране. Нека разгледаме този въпрос по-подробно.

Инвентаризацията е одит, в рамките на който се определя размерът на имуществото на институцията за определена календарна дата чрез съпоставяне на счетоводната информация с действителните показатели. Този метод е метод за контрол за запазване на материалните активи, както и имуществото. Ако по време на инвентаризацията се установи липса, какво трябва да направите? Как се отписва? В нашата статия ще се опитаме да отговорим на тези и други въпроси, които възникват поради определени счетоводни характеристики, свързани със загубата и повредата на материални активи.

Излишъци и липси в счетоводството

Всъщност като част от икономическата си дейност много предприятия се сблъскват със загуби или липси от щети на материални активи. Материалните активи и ценности трябва да се разбират като собственост на институцията, като материали, материални запаси и дълготрайни активи, заедно с произведени продукти, стоки, парични средства и други ценни активи.

Такива проблеми, като правило, възникват в резултат на злоупотреба от финансово отговорни лица с активите на предприятието, както и поради кражба, счетоводни грешки при приемане или изпращане на материални активи. Може също да се установи дефицит в степента на естествена загуба. В търговските организации често се среща т. нар. misgrading, което води до образуване на излишъци на едни стоки и продукти и липси на други.

Фиксирането може да се извърши като част от набавянето на материални активи заедно с тяхното съхранение, движение, продажба, както и при извършване на инвентаризация. Трябва да се помни, че упражняването на контрол върху ефективното използване на ресурсите, както и безопасността на имуществото на предприятието, е една от важните задачи за поддържане на счетоводни записи в организацията.

Основното нещо е навременността на проверката

Отговорността за рационално използване на ресурсите на институцията се възлага на служителите, които работят с тези стоки и носят пряка финансова отговорност за тях. В същото време счетоводството осигурява и гарантира контрол върху движението, както и потреблението на материалните активи, както и съответствието на извършваните операции с действащото законодателство. По този начин навременното инвентаризиране, за да се потвърди балансът на материалните запаси, както и други ценни активи, е изключително необходимо.

Изисквания и цели на инвентара

По време на инвентаризацията материалните активи, които са на склад, се претеглят, преизчисляват и измерват. На оценка подлежат и паричните средства в касата, както и средствата в обращение в производството, търговията и др. Инвентаризацията се извършва и за следните цели:

Идентифициране на неизползвани обекти, които трябва да бъдат внедрени по-късно.
При необходимост открийте повредени стоки с изтекъл срок на годност.
Проверка и наблюдение на безопасността на имуществото и материалните активи.

Проверката, като правило, може да бъде пълна или частична и освен това планирана или внезапна. Но във всяка ситуация е необходимо да се спазват редица от следните изисквания:

Създаване на изненадващ ефект за лицето, което носи финансова отговорност при недостиг на материали при инвентаризация.
Създаване на комисия за извършване на проверката.
Директно преизчисляване на стойности.
Извършване на редовни проверки със задължителното участие на служители, които отговарят за безопасността на определени материални активи.

Непосредствено след процедурата по инвентаризация се обобщават нейните резултати, които обикновено са както следва:

Общото количество на оценявания имот отговаря напълно на реалната наличност, а освен това и на счетоводните данни.
Установени са очевидни излишъци.

Открихте недостиг по време на инвентаризация? Какво да правим в тези случаи? Като начало го отпишете правилно. Ако в резултат на проверка на инвентара се разкрие недостиг на нещо, тогава веднага възникват трудности с подготовката на документи. За да го отпишете правилно, е необходимо да разберете причината за възникването му. Това може да са следните фактори:

Производствените разходи заедно с характеристиките на обращение.
Загуби в резултат на действията на извършителите.
Други разходи, при формирането на които са отсъствали виновните служители или не е възможно да се докаже тяхната вина в съда.

Размерът на недостига може да бъде отписан по различни начини, което зависи пряко от причината за неговото формиране. За да се потвърдят производствените разходи, както и загубите, е необходима подходяща документация. В този случай става дума за извършени деяния за увреждане на имущество и др. По правило за съставяне на документация се използва стандартен формуляр или разработен самостоятелно.

Процедура по инвентаризация

Непосредствено преди процедурата по инвентаризация, нейната процедура е предписана в счетоводната политика, която посочва следната информация:

Срокове.
Случаи.
Състав на комисията. По правило комисията включва счетоводни служители, както и други специалисти, притежаващи необходимите знания и квалификация. В допълнение към факта, че като част от инвентаризацията, стоките не само се преброяват, но също така се претеглят и измерват, също така се извършва анализ на имуществото и финансовите задължения.
Типични схеми за установяване на излишъци или липси.

Заповедта, която се издава от ръководителя на организацията, трябва да отразява информация, която ще се отнася до състава на комисията, както и времето на проверката и видовете имоти, които ще бъдат инспектирани. В комисията не могат да бъдат включени лица, които носят финансова отговорност и имат имущество, подлежащо на проверка. По време на инвентаризацията може да се използва непрекъснат или селективен метод. Непрекъснатата методология се състои в анализиране и проверка на всички видове имущество и финансови задължения на институцията. Селективният тип включва проверка само на определени видове собственост, например храна.

Излишъци или липси при инвентаризация? Какво да правя?

Те се документират след приключване на проверката. Лицето, отговорно за това, трябва да посочи действителните количества на излишъка или недостига. Документът, в който се отписват излишъци или липси, трябва да бъде придружен от протокол от проверка и друга документация, която потвърждава действителното количество стоки на склад.

Подготовка на документи за отписване

Отписването на липси трябва да се извършва, като се вземат предвид нормите за естествена загуба, както и политиката на институцията. Естествената загуба се отписва само след като тази сума е изчислена от счетоводния отдел и освен това след процедурата за проверка на резултатите от ръководството на институцията и независима комисия.

След това се взема решение за целесъобразността на служебно разследване за установяване на извършителите. Недостиг на запаси? Какво да правим със служителите, по чиято вина се случи това? Нека първо го разберем. Разследването е особено необходимо в ситуации, когато размерът на недостига значително надвишава нормите за естествена загуба. Използването на норми за естествена загуба е предвидено за хранителни продукти, като цяло за всякакви количествени и, освен това, качествени стоки, с изключение на пакетираните продукти и тези, които идват индивидуално.

Процедура за отписване

Идентифицираните липси в инвентара трябва да бъдат отписани, както следва:

През годината, в която е извършена проверката.
Само едно лице, което е признато за отговорно за извършване на инвентаризацията.
Липсите на стоки по време на инвентаризацията се отписват от имущество или стоки със същото име.
Отписване от имоти или стоки, които са в същото количество.

Има и определен ред, който трябва да се спазва.

Недостигът на материални запаси се отписва в следния ред:

Необходимо е да получите заповед за отписване директно от ръководството на предприятието.
Като част от тази процедура се отписват остатъчната стойност на дълготрайните активи, цената на готовите продукти и материали, покупната цена на стоките, както и транспортните разходи и заплатите на служителите, които извършват инвентаризация. Отписванията, като правило, се извършват от кредит към дебит по сметка № 94, която се нарича „Липси и загуби на ценности“.
Размерът на разходите се сравнява с нормите за загуба след изчисляването им в счетоводния отдел. Ако тази сума е по-малка от нормите за естествена загуба на хранителни продукти и всякакви други групи стоки, тя може да бъде отписана като разход на предприятието.

На последния етап се решава въпросът с данъка върху добавената стойност, който може да бъде възстановен или не. В случай, че ДДС подлежи на възстановяване, определена сума се отразява като дебит към кредит.

Документация

Въз основа на резултатите от инвентаризацията наличните материални активи се сравняват със счетоводни документи. В случай на установяване на несъответствия в рамките на претеглянето, измерването и преизчисляването се извършва инвентаризация или се попълва необходимият документ. Ако се установят отклонения, се правят бележки в листа за несъответствия. Списъкът на задължителната документация включва следните видове актове:

"ТОРГ-6" - действа върху завесата на контейнерите.
“TORG-7”, който е формуляр за попълване на инвентарния регистър.
„TORG-15“ е акт за отразяване на стоки и продукти с ниско качество.
"TORG-16" включва информация за отписването на стоки.
"TORG-20" съдържа информация за по-нататъшни действия с излишъци или липси.
"TORG-21" - акт за пресортиране на зеленчуци и плодове.

Последици и отговорност

Кой плаща липсата в магазин, производство, предприятие или друго място, където е установена?

Ако в резултат на инвентаризацията се открие недостиг на нещо, тогава финансовата отговорност се възлага на виновния служител, който впоследствие е длъжен да компенсира щетите, причинени на предприятието. Ако например има недостиг в склада, тогава складодържателят е отговорен, ако той е финансово отговорното лице в съответствие с вътрешните заповеди на организацията. За да направят това, те първо изготвят протокол за проверка, потвърждаващ факта на вина в съответствие с действащото законодателство. Ако виновният служител е съгласен с представения размер на недостига, тогава той съставя обяснение, като посочва мотивите си, както и причините за причиняване на материални щети на компанията.

Не признава вина

Ако служителят не признае вината си, работодателят свиква комисия за извършване на вътрешна проверка. Комисията установява участието на служителя във факта на престъплението. След това се съставя акт за отказ на виновния да върне загубената сума. След това този акт за недостатък се изпраща на ръководителя на компанията за разглеждане, който трябва да вземе решение за принудително възстановяване на материални щети от служителя. След това ръководителят на предприятието издава заповед за задържане на средства от заплатата на виновния, частично или изцяло. След това счетоводството може да направи подходящи удръжки.

При изчисляване на загубите се взема предвид покупната цена на липсващия продукт, без да се взема предвид пропуснатата печалба или вероятната печалба, получена в резултат на употреба. Ако служителят не е съгласен с представените удръжки, той има право да обжалва това действие от своя работодател в съда.

За възстановяване на щети от виновно лице, с което не е сключено споразумение за финансова отговорност, се подава молба до съда заедно с доказателства, потвърждаващи вината му. Ако вината на служителя за загуба на стоки не е установена, тогава в такава ситуация е просто невъзможно да се компенсират загубите или да се отпишат като разходи.

Накрая

Можете да разберете напълно всички подобни нюанси само ако имате съответните финансови и счетоводни познания. Това ще даде възможност за коректно установяване на липси като част от инвентаризация, както и за търсене на отговорност от лицата, които действително са виновни за възникването им.