Zástupca manažéra: povinnosti a požiadavky na danú pozíciu. Prehľad internetovej profesie osobný asistent vedúceho pracovníka

Asistent manažéra je pozícia, ktorá je prítomná v personálnej štruktúre takmer každého ruského veľkého alebo stredného podniku. Špecialisti zastávajúci túto pozíciu sú často vnímaní ako sekretárky s veľmi obmedzeným rozsahom funkcií a zodpovedností. To je však úplne nesprávny prístup k pochopeniu špecifík danej pozície. Asistentovi manažéra môžu byť zverené najširšie právomoci. Požiadavky na jeho kvalifikáciu a spôsobilosť môžu byť veľmi vysoké. Aké sú špecifiká danej pozície? Aké sú typické práva a povinnosti výkonného asistenta v ruskej spoločnosti?

Špecifiká pozície

Aký druh pozície je toto - „asistent manažéra“? Aké sú povinnosti takéhoto zamestnanca? Vo väčšine prípadov sa pozícia „asistent manažéra“ vzťahuje na sekretárku. V zriedkavých prípadoch táto fráza označuje pozíciu zástupcu riaditeľa - je to však typické pre malé spoločnosti. Vo viac-menej veľkých podnikoch sa povinnosti osobného asistenta manažéra redukujú najmä na sekretárske funkcie. Ktorý presne? V prvom rade ide o kancelársku prácu, prácu s korešpondenciou, riešenie problémov spojených s organizovaním rôznych stretnutí a iných podujatí, na ktorých sa priamo podieľa šéf firmy. K povinnostiam sekretárky (asistenta) manažéra tiež takmer vždy patrí vybavovanie telefonátov v kancelárii.

V niektorých prípadoch je príslušná poloha rozlíšená na niekoľko typov. Sekretárky, ktoré vykonávajú predovšetkým technickú prácu – prijímajú telefonáty, vybavujú korešpondenciu atď. – sa teda nazývajú asistentky. Títo špecialisti, ktorí sú zodpovední za organizovanie podujatí a kancelársku prácu, sa nazývajú office manažéri. Existuje názor, že na pozícii, ako je asistent manažéra, sa predpokladá, že zodpovednosti a právomoci sú širšie v porovnaní s typickými sekretárkami. Tieto môžu byť vyjadrené najmä potrebou osobnej prítomnosti na podujatiach, ktorých sa manažér zúčastňuje – firemné večierky, obchodné rokovania, dovolenky. V tomto prípade môže byť asistent zodpovedný za prezentácie pripravené manažérom alebo za imidžovú zložku účasti jeho šéfa na podujatí. Možno poznamenať, že v pracovných knihách je pozícia asistenta manažéra najčastejšie označená ako „sekretárka“.

Požiadavky na asistenta manažéra

Zoberme si takýto aspekt ako typické požiadavky na kandidátov na pozíciu „asistent manažéra“. Povinnosti, ktoré má zamestnanec na príslušnej pozícii vykonávať, si vyžadujú určité zručnosti a kvalifikáciu. Ich konkrétny zoznam je do značnej miery určený pracovnými špecifikami činností sekretárky. Ak teda bude činnosť asistenta manažéra primárne korešpondovať s pozíciou supervízora, tak požiadavky v tomto prípade nebudú také prísne: stredoškolské vzdelanie, minimálna prax, základné zručnosti v práci s PC a kancelárskou technikou. Na druhej strane, ak kompetencia výkonného asistenta zahŕňa niektoré manažérske funkcie, potom bude zoznam požiadaviek v tomto prípade väčší a pracovné povinnosti si budú vyžadovať vyššiu úroveň kvalifikácie kandidáta na pozíciu tajomníka.

Typický súbor zručností, ktoré by výkonný asistent mal mať vo väčšine prípadov, je: znalosť bežných cudzích jazykov, znalosť populárnych počítačových programov na prácu s dokumentmi, obrázkami a prezentáciami. Dôležitým aspektom kvalifikačných požiadaviek na výkonného asistenta sú osobnostné kvality. Patrí medzi ne zdvorilosť, pozornosť, dobrá vôľa, zodpovednosť a pripravenosť riešiť nové problémy. Preferovaný vek kandidáta na pozíciu asistent manažéra v mnohých organizáciách je 18-35 rokov. Existujú však, samozrejme, podniky, ktoré oceňujú najmä skúsenosti zamestnanca, a preto ochotne najímajú ľudí, ktorí sú oveľa starší.

Mnoho spoločností zároveň uprednostňuje nábor odborníkov bez veľkých skúseností na prácu, ktorá zahŕňa vykonávanie funkcií, ktoré sú typické pre asistenta manažéra. Môže to byť spôsobené špecifikami obchodného segmentu, v ktorom spoločnosť pôsobí. V niektorých prípadoch je lepšie vyškoliť zamestnanca na prácu v spoločnosti, ktorá, relatívne povedané, otvorila prvú ruskú výrobu mikroprocesorov pre smartfóny a tablety od nuly, s ponorením do všetkých potrebných nuancií takéhoto high-tech podnikania. segmentu, než sa pokúsiť skúsenej osobe vysvetliť, že staré metódy riešenia úloh v niektorých prípadoch nefungujú.

Hlavné zodpovednosti

Pozrime sa podrobnejšie na povinnosti, ktoré charakterizujú takúto pozíciu asistenta manažéra. Vyššie sme poznamenali, že tieto sa do značnej miery scvrkávajú na sekretárske funkcie. Ale nie vždy to tak je. Často sa stáva, že asistent manažéra spoločnosti, najmä ak hovoríme o veľkej organizácii, je zapojený do kľúčových manažérskych rozhodnutí. Dokáže sprevádzať rokovania, ktorých sa šéf zúčastňuje – a to nielen po technickej stránke, ale aj zapájať sa do príslušných dialógov, vyjadrovať názory a rady.

V niektorých prípadoch môže manažér delegovať niektoré zo svojich funkcií na svojho asistenta – napríklad pokiaľ ide o informovanie podnikového tímu o akýchkoľvek dôležitých rozhodnutiach manažmentu. Samozrejme, že zamestnanec na danej pozícii často vykonáva práce súvisiace so zabezpečením komfortu činnosti jeho šéfa – z hľadiska zabezpečenia optimálnej mikroklímy v jeho kancelárii je vždy takpovediac čerstvý čaj, aby hlavná zariadenie používané manažérom funguje stabilne.

Prevádzkový režim

Takže už vieme, aké sú pracovné povinnosti, ktoré charakterizujú takúto pozíciu asistenta manažéra. Našou ďalšou úlohou je preštudovať špecifiká pracovného režimu zamestnanca na zodpovedajúcej pozícii. Samozrejme, vo všeobecnom prípade asistent plní svoje povinnosti podľa rozvrhu ustanoveného Zákonníkom práce, teda v rámci 8-hodinového pracovného času 5 dní v týždni. V praxi sú však možné významné odchýlky od príslušného režimu. Podobné scenáre môžu byť typické pre pozíciu ako výkonný asistent s dodatočnými zodpovednosťami.

Faktom je, že odborník pracujúci na tejto pozícii môže byť zapojený nielen do záležitostí svojej spoločnosti, ale aj do riešenia problémov, ktoré priamo nesúvisia s vnútropodnikovými aktivitami. Na služobné cesty, semináre a konferencie tak môže byť vyslaný asistent s príslušnými právomocami. Zamestnanec môže vykonávať aj určité sprostredkovateľské povinnosti medzi svojim nadriadeným a manažérmi pracujúcimi v iných organizáciách – napríklad z hľadiska toku dokumentov alebo implementácie spoločných projektov. Rozvrh práce na riešenie takýchto problémov, samozrejme, môže byť ďaleko od toho, čo stanovuje Zákonník práce. V skutočnosti sa stáva nepravidelným, často dlhším ako štandardných 8 hodín.

Pozrime sa, ako by mohla vyzerať náplň práce asistenta manažéra. Štruktúra príslušného dokumentu spravidla začína všeobecnými ustanoveniami. Môžu naznačovať, že asistent manažéra patrí do kategórie špecialistov. Už na úrovni miestneho prameňa práva tak môže spoločnosť zaznamenať skutočnosť, že osoba na danej pozícii nie je konateľom (nie zástupcom riaditeľa). S najväčšou pravdepodobnosťou - sekretárka alebo napríklad osobný asistent manažéra s ďalšími povinnosťami.

Náplň práce asistenta: všeobecné ustanovenia

„Všeobecné ustanovenia“ pracovnej náplne môžu obsahovať aj jazyk odrážajúci kvalifikačné požiadavky na odborníka. Napríklad, že asistent manažéra musí mať odborné vzdelanie a nejaké pracovné skúsenosti. Niekedy tá istá časť popisu práce špecifikuje oblasť podnikania, v ktorej je žiaduce, aby osoba mala skúsenosti s vykonávaním činností.

„Všeobecné ustanovenia“ stanovujú kľúčové kompetencie zamestnanca. Môžu byť vyjadrené v požiadavkách na znalosť štruktúry riadenia podniku, vnútorných a vonkajších politík zamestnávateľskej spoločnosti, zásad firemnej komunikácie s úradmi a inými organizáciami, noriem charakterizujúcich kancelársku prácu, pravidiel obchodnej komunikácie, ako aj ako interný pracovný predpis v spoločnosti.

Pracovné povinnosti asistenta

Ďalšia kľúčová časť pokynov je „Povinnosti práce“. Aké sú jeho špecifiká? V tejto časti sa zaznamenávajú najmä funkčné povinnosti asistenta manažéra. Môže ísť o: plánovanie pracovného dňa šéfa (v zmysle stretnutí, hovorov, pohovorov), organizovanie technickej podpory práce manažéra (v zmysle objednávania dopravy, organizácie obchodných stretnutí), účasť na pracovných cestách, obchodných rokovaniach, vedenie zápisníc a iné dokumenty, zabezpečenie interakcie medzi manažérmi podnikov s inými štruktúrami spoločnosti, udržiavanie komunikácie s vládnymi agentúrami.

Práva asistenta

Popis práce vždy obsahuje práva, ktoré má asistent manažéra. Zodpovednosti dané špecifikami pozície sú vždy doplnené zodpovedajúcimi preferenciami. Aké práva má teda zamestnanec na danej pozícii? Je zaujímavé, že povinnosti asistenta vedúceho podniku s nimi celkom súvisia. Napríklad právo podpisovať a schvaľovať určité dokumenty vzniká v súvislosti s potrebou pravidelne pracovať s takýmito zdrojmi. Príkladom iného práva zamestnanca na zodpovedajúcej pozícii je vyžiadať si od bezprostredného vedenia, ako aj od iných špecialistov spoločnosti potrebné informácie na zahrnutie do dokumentov. Asistent manažéra má tiež právo požadovať od šéfa pohodlné pracovné podmienky. Pracovné povinnosti osoby na príslušnej pozícii môžu zahŕňať pravidelné odosielanie a prijímanie dokumentov - a tieto postupy sa musia vykonávať pomocou rôznych technických prostriedkov. Tajomník má právo očakávať úplný prístup k nim.

Zodpovednosť asistenta

Naštudovali sme si teda, aké sú povinnosti asistenta manažéra a aký môže byť rozsah jeho práv. Vo väčšine popisov práce pre špecialistov v príslušnom profile je však ešte jedna časť - „Zodpovednosť“. Aké znenie sa v ňom môže nachádzať? Asistent manažéra je najčastejšie zodpovedný za: nesprávne plnenie povinností stanovených príslušnými pokynmi, ale v medziach stanovených Zákonníkom práce Ruskej federácie; trestné činy, ktorých sa dopustil pri svojej činnosti – opäť v medziach ruskej legislatívy; za spôsobenie škody spoločnosti - v medziach stanovených v Zákonníku práce a Občianskom zákonníku Ruskej federácie a iných prameňoch práva.

Zhrnutie

Takže sme študovali špecifiká takejto pozície ako asistent manažéra, zodpovednosti a požiadavky, ktoré charakterizujú túto pozíciu v personálnej štruktúre podniku. Špecialista vykonávajúci príslušnú prácu najčastejšie vykonáva sekretárske funkcie, ale môže mať podstatne širšie právomoci. V ojedinelých prípadoch pojem „asistent manažéra“ zodpovedá pozícii zástupcu riaditeľa, čo je však typické hlavne pre malé podniky.

V „klasickom“ výklade slovného spojenia „asistent manažéra“ môže byť práca človeka na zodpovedajúcej pozícii blízka funkciám asistenta, referenta alebo napríklad vedúceho kancelárie. V zošite asistenta manažéra bude s najväčšou pravdepodobnosťou záznam „sekretár“ alebo „asistent“, hoci veľa, samozrejme, závisí od podnikových noriem prijatých v konkrétnej organizácii.

Potreba pozvať odborníkov daného profilu do práce charakterizuje činnosti manažérov väčšiny ruských podnikov. Efektívna práca vrcholového manažéra závisí od toho, ako dobre bude jeho asistent riešiť jeho problémy – z pohľadu praktického riadenia podniku zdanlivo druhoradé, ale v skutočnosti pre organizáciu mimoriadne významné. Práca sekretárky je najdôležitejšia v komunikačnej štruktúre tímu, na čele ktorého stojí šéf spoločnosti.

Všimnite si, že mnohé spoločnosti praktizujú vymenovanie niekoľkých asistentov riaditeľa naraz. Postavenie a právomoci každého z nich sa však môžu líšiť. Jeden špecialista môže byť zodpovedný za sekretárske funkcie, ďalší môže byť vedúci kancelárie a tretí môže sprevádzať manažéra na podujatiach. HR manažéri si zároveň môžu precvičiť zameniteľnosť zamestnancov v rámci príslušných oblastí činnosti.

Jedno z najprestížnejších povolaní a zároveň také, ktoré sa väčšine zdá celkom jednoduché, je osobná sekretárka alebo asistentka. Čo sa týka prestíže, všetko je pravda. Čo sa týka ľahkosti, je to klamlivý dojem. Je ľahké byť len... zlým pomocníkom. Ako sa stať hviezdou na profesionálnom obzore?

Odpoveď

Pozícia osobného asistenta konateľa má v spoločnosti vysoké postavenie. Osobný asistent je v epicentre kancelárskeho života organizácie, jeho osobe sa venuje veľká pozornosť. Komunikácia s vrcholnými predstaviteľmi firiem a zodpovednosť, ktorú osobný asistent nesie, si vyžaduje značné znalosti a zručnosti. Je ťažké preceňovať, aké veľké a dôležité množstvo administratívnej, reprezentatívnej a sprostredkovateľskej práce asistent vykonáva.

Bez ohľadu na veľkosť organizácie je rozsah riešenej problematiky osobného asistenta niekedy rozšírený natoľko, že vykonáva nielen štandardnú administratívnu, ale často aj množstvo tvorivej práce. Vo svojej práci môže asistent úspešne realizovať finančné, manažérske, novinárske, PR, prekladateľské funkcie, najmä ak je v tom jeho duša a má talent, vedomosti a zručnosti. Všetko závisí od spôsobu vyjadrovania sa na pracovisku, od rozsahu činnosti priameho nadriadeného, ​​ako aj od porozumenia, či skôr ľudského a profesionálneho prijatia a rešpektu, ktorý medzi asistentom a jeho priamym nadriadeným vzniká.

Dôležité informácie o informačnú podporu pre manažéra nájdete v materiáli tu.

Pozícia osobného asistenta výkonného pracovníka obsahuje okrem veľkej zodpovednosti aj veľké možnosti: nadväzovanie zaujímavých kontaktov, komunikácia s ľuďmi rôzneho postavenia, často dosť vysokého, neustále byť, ako sa hovorí, „na očiach verejnosti“, rozvíjať organizáciu a vodcovské schopnosti, možnosť vyrásť na akúkoľvek pozíciu v akejkoľvek oblasti, v ktorej môžete preukázať svoje schopnosti a aktivitu. Pri práci na recepcii manažéra sa môžete bližšie pozrieť na rôzne profesionálne oblasti činnosti v rámci spoločnosti, určiť svoje silné stránky a záujmy a úspešne začať svoju kariéru. Talentovaný a oddaný zamestnanec má garantovaný kariérny rast a zvýšenú finančnú odmenu za všetko svoje úsilie.

Aké osobné vlastnosti zamestnanca na tejto pozícii zohrávajú kľúčovú úlohu?

Na začiatok stojí za zmienku, že najčastejšie dievčatá pracujú ako osobné asistentky. Prirodzené vlastnosti vlastné ženskému pohlaviu, menovite: orientácia na ľudské vzťahy, komunikácia, schopnosť postarať sa o veľa maličkostí, postarať sa o ľudí, vypočítať vývoj situácie o pár krokov dopredu, vhľad, intuícia - môže dobre slúžiť ženám v ich profesionálnych činnostiach.

Za zváženie stojí aj to, že hneď ako sa žena pustí do budovania úspešnej profesionálnej kariéry, musí venovať pozornosť faktorom, na ktoré sa muži tradične zameriavajú, keď dosahujú úspech v určitej oblasti podnikania, a to - na kompetenciu, schopnosť správne sa prezentovať, schopnosť orientácie na výsledok.

Ako môžete uspieť ako osobný asistent a vytvoriť skvelý základ pre svoju úspešnú kariéru?

Maximálny program

Nezabudnite, že neexistujú žiadne neproduktívne oblasti činnosti, existujú neopatrní zamestnanci. Tak ako neexistuje nudný život, existujú aj nudní ľudia. Príroda obdarila ženu mnohými cennými schopnosťami.

Čo je dnes dôležité pre obchodný úspech ženy?

Nemali by ste sa spoliehať iba na externé údaje, aj keď atraktívny a úhľadný vzhľad a schopnosť prezentovať sa vám určite dobre poslúžia.

Úspešný človek si vždy uvedomuje tri veci:

• svoje schopnosti a talent,
• vaše ambície a ciele,
• svoje zdroje nových vedomostí a zručností, teda príležitosti na rast.

Je tiež potrebné jasne pochopiť, čo máte na mysli pod pojmom „úspech“ pre seba. Je to pokojná rutinná práca alebo potreba neustále riešiť nové problémy, prejavovať vynaliezavosť a iniciatívu a zostať v centre diania. Mimochodom, ak to druhé nie je podľa vášho vkusu, potom pozícia osobného asistenta nie je pre vás.

Porozumenie a konanie sú dva motory úspechu. Úspešný človek aktívne koná TU a TERAZ. Nemusí čakať na príležitosť dokázať sa. Sám si tieto príležitosti vytvára, vypočítava ich z reality okolo seba, pretože ohnisko jeho vízie je dostatočne široké a je otvorený všímať si veľa vecí okolo seba a využívať situácie.

Robte viac, než len to, čo sa od vás v práci očakáva. Takýto pasívny prístup k podnikaniu nie je pre človeka usilujúceho sa o nejaké profesionálne výšky. Opýtajte sa sami seba: čo očakávate od práce? Odpoveďou môže byť: slušné ohodnotenie, spokojnosť z úrovne komunikácie, sociálne a iné benefity, ktoré práca poskytuje, uznanie vlastných zásluh zo strany manažmentu a okolia. Koniec koncov, osobný úspech nezávisí ani tak od pozície, ktorú zastávate, ale od sám človek.

Zamyslite sa nad tým, ako môžete byť svojim najlepším ja, ako môžete zlepšiť svoj pracovný tok, akú atmosféru vytvoríte na recepcii, t. j. aké kroky môžete podniknúť na efektívne riešenie pracovných problémov. Tu sú body na vytváranie situácií a príležitostí pre váš úspech.

Keď človek koná nielen v rámci toho, čo sa od neho v práci vyžaduje, ale dáva do popredia svoje očakávania od práce, svoje túžby po raste a sebarealizácii, potom dokáže ukázať, čoho je schopný, vyhrať. dôveru a uznanie spoločnosti pre vás ako špecialistu, ambiciózneho zamestnanca.

Najdôležitejšia lekcia v osobnom raste: chcete sa učiť - učiť sa, pristupovať, pýtať sa, objasňovať, žiadať o majstrovský kurz, snažiť sa robiť niečo nové, viac, ale nikto vám neponúkne mentorstvo, školenie ani odborné rady ako prvé. Iniciatíva, otázky, ponuky „otestovať pero“ alebo pomôcť už etablovanému odborníkovi dosiahnuť majstrovstvo musia pochádzať od „študenta“, pretože je to študent, kto hľadá učiteľa, a nie naopak!

Recept na úspech v profesii je teda mimoriadne jednoduchý – uvedomiť si, že hlavnú úlohu v situáciách a okolnostiach svojej existencie zohrávate vy sami. Vaše pochopenie toho, ktoré prostredie najlepšie vyhovuje vašim ašpiráciám a cieľom, pochopenie vašich silných stránok, citlivosť na okolitú realitu - všetky tieto zohrávajú dôležitú úlohu pri vytváraní priaznivých príležitostí na pokrok na ceste k úspechu. V tomto prípade si tak trochu modelujete svoj životný scenár, napĺňate ho myšlienkami, ktoré sú pre vás cenné. Všetky tieto myšlienky sú stelesnené v tých veciach, podmienkach, ľuďoch, ktorí vás začínajú obklopovať v súlade s priebehom udalostí, ktoré organizujete pre seba alebo máte jasnú predstavu o ich organizácii. Človek si predsa volí svoj vlastný spôsob života.

Je jasné, že dobre môžete robiť len to, čo sa vám páči. Takže - viac. Keď začnete prichádzať na chuť podnikaniu a budete sa tešiť z pozitívnych výsledkov svojho úsilia, objavíte svoje osobné tajomstvá úspechu. Koniec koncov, všetko je veľmi individuálne. Túto individualitu v sebe budete radi objavovať a rozvíjať krok za krokom.

Osobný asistent: dve čarovné paličky

Pre výkonného asistenta sú dôležité najmä dve zručnosti: práca s informáciami a práca s ľuďmi. Obe tieto zručnosti sa stávajú rovnocennými s čarovnými prútikmi talentovaného asistenta.

Práca s informáciami: Dôležité nie je ani tak mať toho maximálne množstvo a veľa si zapamätať a mať na pamäti, ale vedieť, kde to v správnom čase môžete nájsť. Skutočnosť, že žijeme v ére webu, nám výrazne uľahčuje život. Koniec koncov, informácie alebo náznaky o jeho cenných zdrojoch možno nájsť pomocou zdrojov World Wide Web, takže schopnosti vyhľadávania sú dnes na prvom mieste. Tieto zručnosti musia byť zvládnuté do dokonalosti. Nájdite potrebné informácie, zvýraznite hlavnú vec vo veľkom informačnom toku - Toto sú dôležité zručnosti pre moderného asistenta. Ako dosiahnuť zvládnutie takýchto zručností? Čím viac praxe - tým lepšie to urobíš. A ďalej. Byť zvedavý!

Je dôležité, aby ste nikdy vopred nepodliehali panike, keď sa stretnete s novým problémom. Nájdite informácie, premýšľajte, zistite. Dôležitý je tu optimistický a výchovný prístup. Najmä vtedy, keď často musíte riešiť nové problémy. Ale ak to nemôžete urobiť a nepáči sa vám to, potom ste si vybrali nesprávnu prácu. Práca osobného asistenta si predsa vyžaduje iniciatívu, kreatívne a pozitívne myslenie. Toto je práca pre tých, ktorí radi premýšľajú a riešia rôzne problémy. Toto je práca pre brilantných organizátorov, tvorcov, ktorí vedia efektívne zvládať stres, vyhladiť ťažkosti a nič iné.

Druhý čarovný prútik - schopnosť komunikovať s ľuďmi - je to ešte zložitejší a zaujímavejší nástroj.

Pre osobného asistenta je to dôležité nájsť spoločnú reč s ostatnými. Ak chcete efektívne komunikovať, musíte mať takú pozoruhodnú charakterovú črtu ako komunikačné schopnosti teda schopnosť ľahko nadväzovať kontakty. Pre uzavretého, nekomunikatívneho človeka je ťažké pracovať ako asistent, vzhľadom na potrebu komunikovať s veľkým počtom ľudí úplne odlišných postavení. Medzi cenné osobné vlastnosti asistenta patria: zdvorilosť, zdvorilosť, dobrá vôľa, pozornosť, pozornosť k partnerovi. Objavujú sa vždy nielen pri osobných kontaktoch, ale aj pri telefonických rozhovoroch. Práve tieto vlastnosti vytvárajú priaznivú atmosféru na recepcii manažéra, v kancelárii a pomáhajú pri získavaní podpory, efektívnej interakcii s ľuďmi a napĺňaní sprostredkovateľského poslania medzi manažérom a ľuďmi okolo neho.

Stojí za zmienku, že ženy sú prirodzene dobrými psychológmi a „špecialistami na ľudské vzťahy“. Podvedome zvyčajne chápu, aký druh človeka je pred nimi, a podľa toho si vyberajú líniu správania. Či už sa to týka manažéra alebo zamestnancov, je lepšie dodržiavať čo najsprávnejší štýl správania.

Ďalší dôležitý bod - schopnosť postarať sa o ľudí, schopnosť byť diplomatom, ukázať takt, nájsť správny tón, pochopiť náladu ľudí okolo seba a stav vecí. Prečo sa starať o ľudí? Naozaj potrebuje asistent manažéra ukázať zázraky trpezlivosti a starostlivosti opatrovateľky? Čiastočne áno. Pracujte pre vás pomáhanie. Toto je vaša hlavná funkcia. Keď niečo organizujete, musíte zvážiť všetky nuansy, ako keby ste to všetko robili pre seba. Nemôžete vynechať žiadne otázky alebo detaily a myslieť si, že tam, na mieste, ľudia prídu na to sami. Musíme sa snažiť zabezpečiť všetko na maximum, do najmenších detailov. Táto práca je veľmi dôležitá. Nie každý má predsa schopnosť postarať sa o ľudí. Pre výkonného asistenta je to veľmi náročná úloha.

Povaha ženy obsahuje takú vlastnosť, ako je schopnosť a túžba všetko zlepšiť. Verí, že ak niečo existuje alebo funguje v tej či onej forme, potom sa to dá zlepšiť. Spravidla sa to snaží dosiahnuť sama a je pripravená povzbudiť ostatných, aby tak urobili. Táto úžasná vlastnosť ženy jej poskytuje skvelé príležitosti na rozvoj svojich vodcovských schopností a napredovanie v kariére.

Chcel by som poznamenať, že pre profesionálny úspech v takmer akomkoľvek podnikaní musíte dobre rozumieť ženskej a mužskej psychológii. Je to dôležité, po prvé, aby ste jasne pochopili svoje vlastné výhody a silné stránky, ktoré sú súčasťou prírody, a po druhé, aby ste efektívne komunikovali s ľuďmi, berúc do úvahy charakteristiky mužského a ženského štýlu myslenia a správania. Tieto cenné poznatky vám pomôžu správne nájsť spoločnú reč, vzájomné porozumenie a podporu nielen v práci, ale aj v osobnom živote, ktorý je pre každú ženu veľmi dôležitý.

Práca pre kreatívnych ľudí

Pre ženu je to veľmi dôležitý moment. tvorivosť. Vzácna žena, vzhľadom na vlastnosti svojej ženskej povahy, ktoré jej dala príroda, bude súhlasiť s nudnou rutinnou prácou. Čo je to tvorba a prečo sa najčastejšie snažíme nájsť kreatívnu prácu? Čo rozumieme pod týmto pojmom? Niekedy sa ukáže, že pod týmto pojmom myslíme slobodu. Slobodu tvoriť, objavovať a realizovať sa.

Často totiž potrebujeme nielen vykonávať nejaké bežné funkcie, ktoré sa deň čo deň opakujú, ale aj vytvárať, vytvárať a hlavne vidieť konečný výsledok, „produkt“ našej činnosti, dostávať spätnú väzbu od „spotrebiteľ“ tejto „produktovej“ komunikácie, vysoké ocenenie vynaloženého úsilia. Pre niektorých ľudí je navyše dôležité urobiť niečo „od začiatku do konca“ a nebyť len kolieskom vo veľkom stroji a prispieť malým dielom k spoločnej veci. V procese svojho profesionálneho sebaurčenia musíte určite nájsť odpoveď na otázku - Čo je pre vás osobne pri vašej práci dôležité?

Takže o kreativite. Našťastie práca asistenta manažéra si vyžaduje schopnosť samostatne myslieť a rozhodovať sa a netreba sa sťažovať na nedostatok kreatívneho poľa pôsobnosti.

Nájdite východisko zo situácie, niekedy neštandardnej, v prípade potreby navrhnite nápad - presvedčiť o jeho hodnote a primeranosti, nájsť príležitosť na jeho realizáciu, naplánovať a „orchestrovať“ jeho realizáciu - Tu sú hlavné časti úspešného plánu osobného asistenta, ktoré ocenia. A ak si myslíte, že zlepšenie bežného priebehu vecí - Toto je nevďačná úloha, potom vás možno prekvapí, že ste (ak sa pre to predsa len rozhodnete) konečne dokázali niečo, k čomu sa už dlho nikto nedostal a nezostalo to nepovšimnuté. Neprinášalo by to potešenie z činnosti? Nevytvorí predpoklady na ďalší odborný rast? Odpoveď na všetky otázky je mimoriadne lakonická - áno! Musíme sa snažiť a odvážiť sa.

Aby ste mohli tvoriť, musíte vidieť, počuť, pochopiť ľudí a okolnosti okolo seba, všímať si kľúčové problémy vo svojej práci a hľadať riešenia, zlepšovať procesy. Vo väčšine prípadov nemá zmysel argumentovať, že iniciatíva je trestná. Nečinnosť a ľahostajnosť sú spravidla trestuhodné, pretože skôr či neskôr môžete naraziť na tie isté prekážky, pred ktorými sa vám v minulosti, ako sa zdá, podarilo tak úspešne prižmúriť oči. Ak je problém systémový, potom je lepšie ho vyriešiť a nabudúce v podobnej situácii už nebudete musieť strácať čas obchádzaním tej istej diery.

Práca asistenta predstavuje neustále výzvy a ak ste aktívny a kreatívny človek, potom tieto úlohy posilnia a vybudujú vaše „profesionálne svaly“, ako aj objavia a rozvinú vaše schopnosti a talent. Práve tieto úlohy robia prácu osobného asistenta manažéra zaujímavou (spravidla nie rutinnou). Ich riešením rastieme a rozvíjame sa ako jednotlivci aj ako zamestnanci, prináša nám to spokojnosť a slušné ohodnotenie. A o to sa snažíme, však?

O jeho mieste v systéme riadenia sa často diskutuje, veľa sa o jeho úlohe v modernom podnikaní popísalo, rozširuje sa sféra jeho vplyvu a jeho funkčnosť je z roka na rok komplexnejšia. Len jeho stav zostáva nezmenený. Asistent - kto to je? Čo robí? Prečo jeho skromný človek priťahuje toľko pozornosti?

Z histórie profesie

Predpokladá sa, že prví asistenti sa objavili v starovekom Ríme. Rímska jurisprudencia, ktorá vyvinula vzorce pre právne úkony, ich potrebovala dať do tradičnej písomnej formy. Postupne sa mechanická práca na právnych materiáloch stáva nielen samostatnejšou a kreatívnejšou, ale aj takmer exkluzívnou. Jej predstaviteľmi v ére republiky boli pisári a výnimocní notári – pisári, ktorí sa podieľali na stvárňovaní právnych materiálov do listinnej podoby. Scribae boli vo verejnej službe, exclusives et notarii – v službách súkromných osôb. Funkciu scribae mohli zastávať len rímski občania, ktorí neboli zbavení občianskej cti a osoby, ktoré utrpeli derogáciu občianskych práv, do tejto funkcie nemali prístup. Ich voľba bola doživotná a neobmedzovala sa len na funkčné obdobie, ale rozšírila sa aj na ich nástupcov. Scribae sa mohol za poplatok vzdať svojho miesta inej osobe.

Spomedzi schopnejších pisárov si richtári volili pomocníkov, medzi ktorých povinnosti patrila príprava verejných listín (tabulae publicae) a vedenie verejných účtov (rationes), v dôsledku čoho sa nazývali scribae librarii. Asistenti mali vysoké spoločenské postavenie. Jedným z mien, ktoré sa k nám dostali z hlbín storočí, je meno blízkeho pomocníka starovekého rímskeho cisára Augusta – Maecenasa, ktorý plnil diplomatické, politické a súkromné ​​úlohy. Jeho záštita medzi básnikmi, umelcami a vedcami urobila z názvu „Patron“ meno domácnosti.

Koho prijímajú ako asistentov?

Líder je dnes predovšetkým líder, ktorý sa vyznačuje inteligenciou, flexibilným myslením, schopnosťou analyzovať a introspekovať, emocionálnou zrelosťou, organizačnými schopnosťami a úžasným výkonom. Prirodzene, takýto vodca nemôže existovať vo vzduchoprázdne. Potrebuje spojovací článok, dirigenta svojich myšlienok a úloh, človeka, ktorý na seba vezme riešenie mnohých problémov a odbremení ho od rutiny. Čím rýchlejšie sa podnik rozvíja, tým väčšia je spoločnosť a úspešnejší manažér, čo znamená, že potreba seriózneho asistenta sa stáva naliehavou.

Úspešný manažér kladie pri výbere osobného asistenta najvyššie nároky nielen na svoje vzdelanie, odborné kvality, pracovné skúsenosti, praktické zručnosti, ale aj na osobnostné vlastnosti Osobný asistent nie je ani tak pozícia, ako osobitný status dôveryhodného osoba, ktorú manažér potrebuje. Osobný asistent je profesionálna, zodpovedná osoba, schopná prevziať obrovskú zodpovednosť za podporu činnosti manažéra a oslobodiť ho od plytvania časom.

Je ťažké nájsť skutočne profesionálneho asistenta. Skúsený personalista pristupuje k výberu osobného asistenta s plnou zodpovednosťou: neberie do úvahy ani návrhy uchádzačov, ktorí často menia zamestnanie, bez vzdelania, praxe a životopisy zostavené s gramatickými a štylistickými chybami ho nevzbudia.

Existuje názor, že asistentom môže byť osoba vo veku 25 až 30 rokov. Mnohí odborníci sú veľmi skeptickí voči stanovovaniu takýchto hraníc. Práca, ktorá si vyžaduje vysoký stres a veľkú koncentráciu, kladie osobitné nároky na profesionalitu, psychickú stabilitu a komunikačné schopnosti, ktoré sa získavajú výlučne vedomosťami, skúsenosťami a reputáciou. Pozícia osobného asistenta preto v poslednom období výrazne dozrela. So zameraním na súbor objektívnych a subjektívnych parametrov a vlastností možno považovať za spoľahlivého asistenta človeka, ktorý dosiahol úplnú osobnostnú a profesionálnu zrelosť. Z tohto pohľadu nie je dovŕšenie tridsiatky koniec kariéry asistenta, ale skôr začiatok.

Osobnými asistentkami sa donedávna stávalo väčšinou nežné pohlavie. Dnes už mužský asistent nie je ničím výnimočným– vyznačuje sa cieľavedomosťou, rozhodnosťou a emocionálnou zdržanlivosťou, má inteligenciu a schopnosť strategického myslenia. Asistentky sú zase odolnejšie voči stresu, lepšie sa prispôsobujú, vnímajú nuansy vzťahov jemnejšie vďaka svojej flexibilite, rýchlo nájdu východisko z ťažkej situácie, sú pozorné k detailom a majú schopnosť počúvať a sú viac trpezlivý pri vykonávaní bežnej práce. Preto by výber asistenta nemal byť založený na jeho pohlaví, ale na profesionalite a súbore zručností.

Vzdelávacie požiadavky na kandidáta na pozíciu osobného asistenta nie sú príliš prísne: môže byť odborníkom s vysokoškolským vzdelaním v akejkoľvek oblasti, hlavnou vecou je prítomnosť ďalších komponentov potrebných na vykonávanie funkčnosti tejto pozície. V úlohe asistentov sa najčastejšie presadzujú humanitní špecialisti - špecialisti v oblasti podnikania v cestovnom ruchu, public relations a dokumentačnej podpory manažmentu, historici, prekladatelia, novinári, filológovia. Asistent môže mať technické, ekonomické alebo právnické vzdelanie – takíto špecialisti majú často analytické myslenie, preukazujú svoje schopnosti pri príprave posudkov, správ alebo dozoru nad projektmi a vykonávajú úlohy so zvýšenou zložitosťou. A samozrejme vždy je vítané vzdelanie zodpovedajúce profilu spoločnosti.

Zároveň sú požiadavky na pracovné skúsenosti a odborné zručnosti asistenta veľmi vysoké. Tí, ktorí si myslia, že osobnému asistentovi stačí mať sekretárske schopnosti – ovládať cudzí jazyk, ovládať počítač, mať skúsenosti s písaním obchodných listov a zabezpečovaním služobných ciest, rezerváciou leteniek a organizovaním obchodných stretnutí – sa mýlia. Okrem vyššie uvedeného musí asistent:

● mať analytické myslenie a schopnosti systematického logického myslenia;

● mať dobrú pamäť, mať rýchle reakcie;

● byť pracovitý, odolný, odolný voči stresu;

● mať široký rozhľad, kompetentný prejav;

● vedieť prevziať zodpovednosť;

● mať dobrý vkus;

● buďte lojálni k podnikovým záujmom a osobným záujmom svojho lídra.

Povinnosti asistenta

Medzi hlavné povinnosti asistenta manažéra patria:

● administratívna podpora manažéra;

● plánovanie pracovného dňa manažéra, koordinácia a organizačná podpora stretnutí a prijímania návštev;

● informačná a analytická podpora manažéra: vyhľadávanie a spracovanie potrebných informácií; príprava informačných, analytických a prezentačných materiálov, správ a prejavov, analytických prehľadov, správ a pod.;

● vedenie obchodnej korešpondencie konateľa;

● príprava stretnutí, schôdzí, stretnutí konaných manažérom, formalizácia výsledkov obchodných stretnutí/rokovaní;

● účasť na rokovaniach, obchodných stretnutiach, recepciách; sprevádzanie manažéra na poradách, na výletoch a pod.;

● organizovanie a zabezpečovanie pracovných ciest a stretnutí (logistika optimálnych trás, rezervácie leteniek, hotelových izieb, transferov; vízová podpora; prihlasovanie sa na konferencie a semináre; organizovanie voľnočasových aktivít);

● udržiavanie vzťahov so zástupcami spoločností, podnikov, organizácií, vládnych a správnych orgánov pri riešení problémov, ktoré si nevyžadujú priamu účasť manažéra; získavanie dokumentov a informácií od vládnych a riadiacich orgánov v mene manažéra;

● ústne a písomné preklady, jazyková podpora obchodných rokovaní a stretnutí;

● organizovanie prezentačných a protokolárnych podujatí, reprezentačná činnosť;

●príprava výkazov výdavkov;

● vykonávanie osobných úloh manažéra.

Tento zoznam nie je úplný; povinnosti asistenta sa môžu v konkrétnej spoločnosti líšiť.

O dôvere

Otázka dôvery je základným kameňom, základom, na ktorom je postavený celý systém vzťahov „asistent – ​​vodca“. Asistent pre mnohých manažérov nie je len dôveryhodná osoba, človek vystavený tajomstvu poznania, ale aj takmer člen rodiny. Miera dôvery je niekedy taká vysoká, že sa mu zverujú dôverné informácie, čísla bankových účtov, platobné karty a PIN kódy, veľké sumy peňazí, kódy trezorov, firemné pečate a osobné tajomstvá. Preto mnohí asistenti zabezpečujú nielen organizáciu oficiálnych aktivít manažéra, ale riešia aj jeho rodinné a domáce problémy: nakupujú darčeky pre rodinných príslušníkov, objednávajú kvetinové koše pre blízkych, vyberajú personál domácnosti, organizujú detské dovolenky atď.

Je dôležité mať na pamäti, že dôvera sa dáva asistentovi, ktorý:

● šikovne ovláda obchodné komunikačné zručnosti;

● vie, ako počuť a ​​počúvať;

● zachováva podriadenosť;

● zachováva neutralitu a dôvernosť;

● udržiava rovnováhu medzi sebadôverou a súladom, má svoj vlastný názor, je pripravený obhajovať svoju pozíciu, ale dobre chápe, kedy je to potrebné a kde potrebuje ustúpiť.

Klady a zápory profesie

Začnime tým, kde zvyčajne končia, skromne to necháme „na neskôr“ - otázkou miezd. Veľmi vysoké požiadavky na kandidátov na voľné pracovné miesto „osobný asistent konateľa“, ako aj seriózne ponuky od uchádzačov výrazne zvýšili latku platových očakávaní a ponúk. V Moskve sa približná priemerná mzda asistenta manažéra pohybuje od 40 do 60 tisíc rubľov, v regiónoch - od 20 do 30 tisíc Pracovné skúsenosti, odporúčania a znalosti cudzích jazykov umožňujú kandidátovi kvalifikovať sa na vyššiu odmeňovanie.

Každodenné manažérske skúsenosti, rastúca miera zodpovednosti a zmena charakteru riešených úloh umožňujú asistentovi získať na tejto pozícii neoceniteľné znalosti. Asistent je pozícia, ktorá zahŕňa neustály rast a sebarealizáciu, zlepšovanie osobných vlastností, schopností a talentu; otvorenie skutočných vyhliadok na profesionálnu činnosť. S prihliadnutím na všetko uvedené sa odborný asistent v budúcnosti môže uplatniť minimálne na pozícii vedúceho sekretariátu, kancelárie, obchodného vedenia, ale je možný aj iný vývoj udalostí - výkonný, administratívny, konateľ alebo organizovanie vlastného podnikania.

Negatívom každého povolania je cena, ktorú platíme za zvládnutie odborných zručností. Pracovný deň asistenta trvá dlhšie ako pracovný deň manažéra, preto sa často začína skoro ráno a končí neskoro večer. Navyše, osobný asistent musí byť svojmu šéfovi k dispozícii takmer nepretržite. Ak má manažér iba jedného asistenta, niekedy je ťažké čo i len si zobrať deň voľna alebo ísť na dovolenku – asistent je prísne obmedzený dovolenkovými limitmi svojho manažéra.

Existujúce vzťahy, tímová práca a osobná náklonnosť k vedúcemu navyše často hrajú proti túžbam a ašpiráciám čokoľvek zmeniť, čím sa asistent stáva rukojemníkom konkrétneho úradníka a následne aj profesie.

Pozíciu asistenta je potrebné považovať za štartovaciu rampu a jeho kariérny a osobný rast závisí od odhodlania, jasného uvedomenia si jeho možností, túžob a množstva vynaloženého úsilia.

Meno v histórii

Mená osobností, ktoré zanechali stopu v dejinách svetovej politiky, kultúry, vedy a diplomacie, sú každému známe, no mená ich pomocníkov, ktorí podstúpili tvrdú a niekedy nevďačnú prácu, ktorá prispela k zrodu mnohých úspechov, nie sú vždy uchovávané históriou pre potomkov.

Pavel Ivanovič Yaguzhinsky ( 1683–1736) – asistent Petra I., štátnik a diplomat. Aktívny a energický muž sa od roku 1701 stal stálym spoločníkom Petra I. na všetkých ťaženiach a cestách do zahraničia, všade sa našiel na jeho mieste a získal si cárovu priazeň. V rokoch zastával funkcie generálneho prokurátora Senátu, splnomocneného ministra v poľskom Sejme v Grodne, ministra kabinetu, vyslanca vo Viedni a veľvyslanca v Berlíne. Peter I. ho opakovane poveroval dôležitými diplomatickými misiami. Pavel Ivanovič viedol veľmi ťažké rokovania s kráľmi Dánska a Pruska. Jagužinskij sa ako cárov osobný dôverník zúčastňoval na všetkých európskych kongresoch bez výnimky. Vrátane toho, že hovoril anglicky, nemecky, španielsky a francúzsky, nehovoriac o poľštine a litovčine. Cisár sa pri výbere generálneho prokurátora nemýlil. Yaguzhinsky horlivo a veľmi rýchlo plnil všetky pokyny Petra I. Nikdy neodkladal popravu, ako to často praktizovali iní šľachtici, a keď dostal akúkoľvek úlohu, do jedného alebo dvoch dní informoval Petra I. o výsledkoch.

Súčasníci, ktorí sledovali Yaguzhinského v službe, boli vo svojich hodnoteniach jednomyseľní: „Významný muž s nepravidelnou tvárou, ale výrazný a živý, s voľným spôsobom, rozmarný, hrdý, bol inteligentný a veľmi aktívny; za jeden deň urobil toľko, čo iný nedokázal za týždeň.“

Petr Petrovič Konovnitsyn(1764–1822) – Asistent Michaila Kutuzova, generálny pobočník, gróf Nezvyčajne odvážny a zanietený pre vojenské záležitosti, Pyotr Petrovič bol zároveň vynikajúcim štábnym pracovníkom, mimoriadne úhľadný, usilovný a presný.

Súčasníci ho hodnotili ako „mimoriadny typ ruskej povahy“. Po ústupe z Moskvy Kutuzov vymenoval Konovnitsyna za služobného generála veliteľstva ruskej armády, na ktorého plecia padla obrovská ťarcha organizačnej práce v armáde: zásobovanie muníciou a potravinami, krmivom a liekmi, uniformami a dopravou. Toto vymenovanie nebolo náhodné: Michail Illarionovič, vzhľadom na všeobecný zmätok po strate Moskvy, potreboval nablízku vyváženú a pevnú osobu. Navyše, poctivý Konovnitsyn akoby zneškodnil šéfa štábu L. Bennigsena, ktorý intrigoval proti Kutuzovovi. Od tej doby sa Pyotr Petrovič stal prvým rečníkom hlavného veliteľa, prešla ním celá Kutuzovova bojová korešpondencia s jeho podriadenými vojenskými vodcami.

V rokoch 1815-1819 Konovnitsyn pôsobil ako minister vojny, od roku 1819 - člen Štátnej rady, vedúci vojenských vzdelávacích inštitúcií, hlavný riaditeľ Page a ďalších kadetných zborov a lýcea Carskoye Selo.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – asistent Napoleona Bonaparta, vynikajúceho francúzskeho veliteľa a štátnika. S jeho menom je spojená celá éra: kráľovská moc, revolúcia, Napoleonova ríša, obnova, júlová revolúcia. Osud týchto ľudí spájal 14 rokov. Napoleon ocenil Talleyranda: „Je to muž intríg, muž veľkej nemorálnosti, ale veľkej inteligencie a, samozrejme, najschopnejší zo všetkých ministrov, ktorých som mal. Talleyrand sa stal držiteľom všetkých francúzskych rád a takmer všetkých zahraničných. Ešte v roku 1807, na vrchole Napoleonovej moci, Talleyrand uvažoval, ako dlho potrvá cisárov triumf. Talleyrand ako sofistikovaný politik cítil, že je čas odísť a opustil svoj ministerský post. Skúsený diplomat sa nemýlil, keď predpovedal Napoleonov kolaps. Talleyrand, ktorý ukázal zázraky diplomacie, presvedčil spojencov, aby prenechali trón nie dedičom Napoleona, ale kráľovskej rodine - Bourbonovcom, a keď sa opäť ocitol v priazni, stal sa po tretíkrát ministrom zahraničných vecí a predsedom vlády. .

Alexej AndrejevičArakčejev(1769-1834) - asistent troch cárov - Pavla I., Alexandra I., Mikuláša I.

Slúžil v posádke Gatchina, ktorá bola prevedená pod plnú kontrolu careviča Pavla Petroviča, budúceho cisára Pavla I. Pri jednej z týchto previerok si budúci cisár všimol výkonného poručíka Arakčeeva. Čoskoro sa Arakcheev stal veliteľom paláca, so svojimi povinnosťami zaobchádzal usilovne a usilovne - bol v službe kedykoľvek počas dňa. Za Pavla I. sa vo veku 28 rokov Arakčejev povýšil na veliteľa Petrohradu a dostal barónsky erb, do ktorého so súhlasom cisára vpísal heslo: „Zradený bez lichôtok. “ Za Alexandra I. začal rozsiahle vysádzanie vojenských osád, myšlienka vytvorenia, ktorá už dlho zamestnávala jeho myšlienky, od roku 1815 v skutočnosti sústredil vo svojich rukách vedenie Štátnej rady, Výboru ministrov a jeho Vlastný kancelár cisárskeho veličenstva a bol jediným spravodajcom cára vo väčšine oddelení. Od roku 1817 za vlády Mikuláša I. zastával post hlavného veliteľa vojenských osád. Arakčejev sa odmietol zúčastniť na potlačení dekabristického povstania, za čo ho odvolal Mikuláš I.

Friedrich Engels(1820–1895) – asistent Karla Marxa, jedného zo zakladateľov vedeckého komunizmu. Stretnutie s Marxom, ktoré sa uskutočnilo v Paríži v roku 1844, znamenalo začiatok tvorivej spolupráce, ktorá trvala až do Marxovej smrti. Engels sa aktívne podieľal na organizácii a činnosti „Zväzu komunistov“, spolu s Marxom napísal program Zväzu – „Manifest komunistickej strany“ a vydával „Noviny Nového Rýna“, v roku 1849 sa zúčastnil ozbrojeného povstanie v juhozápadnom Nemecku. Po získaní dedičstva od svojho otca Engels poskytoval Marxovi neustálu finančnú pomoc. Spolu s Marxom viedol aktivity Prvej internacionály. Po jeho smrti začal vydávať zväzky Kapitálu a zostavoval konečný text z Marxových návrhov rukopisov.

Nicholas Konstantinovič Roerich(1874-1947) - ruský umelec, filozof, vedec, spisovateľ, cestovateľ, verejná osobnosť, politik. Namaľoval okolo 7000 obrazov a vytvoril takmer 30 literárnych diel, autor a iniciátor Medzinárodnej zmluvy na ochranu umeleckých a vedeckých inštitúcií a historických pamiatok (Roerichov pakt), zakladateľ medzinárodného hnutia na ochranu kultúry. Vo veku 24 rokov sa stal asistentom riaditeľa múzea v Imperiálnej spoločnosti na podporu umenia a zároveň asistentom redaktora umeleckého časopisu „Art and the Art Industry“. O tri roky neskôr nastúpil na miesto tajomníka Imperiálnej spoločnosti na podporu umenia.

Jevgenij Petrovič Petrov (Katajev)(1903–1942) – asistent ruského prozaika Ilju Ilfa, spisovateľ. Spolu s I. Ilfom napísal mimoriadne populárne romány „Dvanásť stoličiek“ a „Zlaté teľa“. V rokoch 1932–1937 Ilf a Petrov písali fejtóny pre noviny Pravda, v tomto období cestovali po Spojených štátoch, výsledkom čoho bola spoločná kniha „Jednoposchodová Amerika“.

Tvorivú spoluprácu spisovateľov prerušila Ilfova smrť v roku 1937. Petrov nastupuje do denníka Pravda a píše filmové scenáre.

Počas Veľkej vlasteneckej vojny pracoval ako korešpondent pre noviny Pravda, Krasnaja zvezda a Sovinformburo. Vyznamenaný Leninovým rádom.

Igor VasilievičKurčatov(1902–1960) – asistent fyzika Abrama Fedoroviča Ioffeho, vynikajúci fyzik, akademik Akadémie vied ZSSR, prvý a dlhoročný vedúci sovietskeho jadrového programu.

Kurchatov organicky spojil talenty fyzika a organizátora. Práve jeho si vybral akademik A.F. Ioffe, ktorý získal povolenie zorganizovať vo svojom inštitúte oddelenie jadrovej fyziky a odporučil, aby bol Kurchatov menovaný za vedúceho atómového programu – a to do značnej miery predurčilo rýchly úspech vývoja jadrových zbraní. V roku 1943 Igor Vasilievich založil a viedol inštitút, ktorý sa neskôr stal známym ako Ústav atómovej energie Akadémie vied ZSSR. Pod jeho vedením bol postavený prvý cyklotrón v Moskve, prvý atómový reaktor v Európe, prvá sovietska atómová bomba, prvá termonukleárna bomba na svete, prvá priemyselná jadrová elektráreň na svete a najväčšie zariadenie na vykonávanie výskumu riadenej termonukleárnej reakcie boli vybudované. 104. prvok Mendelejevovej periodickej tabuľky sa na jeho počesť volá Kurčatovium.

Jurij Michajlovič Baturin(nar. 1949) – asistent prezidenta Ruskej federácie, ruský politik, vedec (právnik a politológ), kozmonaut (382. kozmonaut sveta a 90. kozmonaut Ruska), hrdina Ruskej federácie, tajomník Zväzu Novinári Ruskej federácie.

V rokoch 1993 až 1994 pracoval ako asistent prezidenta Ruska v právnych otázkach, v rokoch 1994–1996 – v otázkach národnej bezpečnosti, v rokoch 1996–1998 – ako asistent prezidenta Ruska. V roku 1998 bol menovaný do funkcie skúšobného kozmonauta v ruskom Štátnom výskumnom testovacom centre pre výcvik kozmonautov pomenovanom po. Yu.A. Gagarin. Od roku 2000 – zástupca veliteľa kozmonautického zboru pre výskum a testovanie. Je to prvýkrát, čo bol civilista vymenovaný do administratívnej funkcie v oddiele vojenských kozmonautov, ktorým je oddiel TsPK. Od roku 2008 – člen Vedeckej rady pri Bezpečnostnej rade Ruskej federácie.

M.E. Tarasova,
vedúci organizačnej a administratívnej služby
CJSC NK Rusneftekhim

Aké psychologické vlastnosti by mal mať inteligentný výkonný asistent? Psychologický obraz.

Psychologický portrét asistenta manažéra

Aké vlastnosti by mal mať výkonný asistent?

„Schopnosť je schopnosť objaviť a uspokojiť osobný vkus nadriadených“ (Laurence Peter).

Rozprávajú príbeh, že za starých čias, predtým, ako dal zamestnankyni deň voľna, jej jeden šéf povedal, aby zasadila sedem ružových kríkov pod okná, poumývala dlážku, vyplila postele, sedem týždňov mlela kávu a mnoho iného. Ktovie, možno klamú. Je to už dávno. Ale keď príde reč na ružové kríky, ľudia sa stále delia na dve kategórie: prvá poslušne odchádza do záhrady a druhá sa snaží prísť na to, čo tým vlastne šéf myslel.

Interpretovať pokyny šéfa je umenie, ale dá sa a treba sa to naučiť. Ku každej výrobnej úlohe by sa malo pristupovať vedome. A to platí aj o posvätných príkazoch šéfa: najlepší úspech niekedy dosiahne ten, kto číta medzi riadkami a správne interpretuje pokyny svojich nadriadených.

Užitočné pri otázke "Prečo?" pred všetkým "Ako?", "Kedy?" a „Čo sa mi za to stane?“, ale nie je potrebné (a niekedy aj škodlivé) položiť túto prvú otázku priamo šéfovi. V ideálnom prípade je cieľom naučiť sa pracovať proaktívne, odhodiť evidentne nepotrebné úlohy, no zároveň neublížiť sebe a svojmu biznisu.

Úspech riaditeľa do značnej miery závisí od schopností, schopností obchodného manažmentu a osobných kvalít správcu. Osobný asistent manažéra je pravou rukou a niekedy oboma rukami manažéra. Dobrý osobný asistent je nenahraditeľný zamestnanec, ktorý je veľmi cenený. Asistent manažéra, ktorého zodpovednosti sa značne líšia od banálnych kancelárskych záležitostí až po operatívne rozhodnutia, sa stane nepostrádateľným zamestnancom, „pravou rukou“ šéfa a hlavne garantom plnenia zadaných úloh načas.

Asistent manažéra, ktorého povinnosti je takmer nemožné sformulovať, musí mať schopnosť čítať myšlienky a na prvý pohľad určiť náladu šéfa. Dokončite všetky úlohy bez ohľadu na špecifiká - môžu to byť úlohy osobného charakteru. Asistent manažéra by nemal venovať pozornosť šéfovej nespokojnosti a poruchám. Asistent musí byť oddaný a lojálny voči svojim nadriadeným. Jeho práca, okrem peňažnej odmeny, je motivovaná jediným cieľom – zvyšovanie blahobytu a konkurencieschopnosti firmy ako celku.

Trinásť vlastností, ktoré by mal mať výkonný asistent:

1. Vernosť. Skvelý asistent je niekto, vďaka ktorému bude šéf vyzerať dobre. Nikdy nenajímajte niekoho, kto nepreukáže ochotu alebo túžbu byť lojálny.

2. Ochota pýtať sa. Chcete lojálneho človeka, nie patolízalca. Nemali by ste sa obávať o tých, ktorí s vami nesúhlasia, ale o tých, ktorí nikdy nepovedia, že nesúhlasia. Asistent by vás mal ochrániť pred problémami tým, že vám povie, že robíte chybu.

3. Myslite inak ako vy. William Wrigley povedal: „Keď sa dvaja muži v biznise vždy zhodnú, jeden z nich je ten zvláštny.“

4. Sebaláska. Potrebujete asistenta, ktorý má odvahu odporovať vám, schopnosť prijímať kritiku, sebavedomie vydávať príkazy podriadeným, vôľu robiť ťažké rozhodnutia vo vašej neprítomnosti, charakterovú silu priznať si chyby a odolnosť, ktorá vám prináša zlé správy.

5. Úprimnosť. Od podriadeného nemôžete očakávať úprimnosť, ak ju sami neprejavíte.

6. Obozretnosť. Mali by ste mať asistenta, s ktorým môžete hovoriť dôverne. Pri pohovore s kandidátom na túto pozíciu zistite, aká je pravdepodobnosť, že prezradí svoju predchádzajúcu prácu. Ak je príliš zhovorčivý, potom hľadajte tichšieho kandidáta.

7. Trvajte na kvalite. Váš asistent bude bolieť oči, ak nezdieľa váš záväzok ku kvalite.

8. Komunikačné schopnosti. Potrebujete asistenta, ktorý dokáže hovoriť rozhodne a k veci, robiť presvedčivé správy, písať stručné listy, pozorne vás počúvať a byť vašimi ušami v organizácii.

9. Člen tímu. Máte zodpovednosť za to, aby bol tím priateľský. Váš priamy podriadený by s vami mal zdieľať ducha tímu a nemal by byť v tíme len kvôli osobnému zisku.

10. Práca s informáciami. Najlepší asistenti majú vždy informácie. Ich argumenty a návrhy pochádzajú z dôveryhodných údajov. Vedú záznamy a dokumentáciu, takže vy nemusíte.

11. Interpersonálne zručnosti. Váš asistent je vaším zástupcom pre mnohých ľudí, s ktorými sa stretávate len príležitostne. Táto osoba vás môže dobre reprezentovať, ak sa s ňou ľudia cítia dobre. Musí byť slobodný v odmeňovaní, pomalý v hneve, spravodlivý v kritike, zhovievavý vo vzťahoch a musí rozumieť protokolu.

12. Sebakritika. Nebudete môcť svojmu asistentovi dávať spätnú väzbu stále, no chceli by ste sa uistiť, že neurobí rovnakú chybu dvakrát. Hľadajte asistenta, ktorý sa rýchlo napraví a nebude obviňovať niekoho iného.

13. Udržuje vás motivovaný. Budete strácať čas s asistentom, ktorý bude neustále zháňať odmeny a súhlas. Potrebujete niekoho, kto je vnútorne odhodlaný uspieť.

Povinnosti výkonného asistenta závisia od veľkosti spoločnosti, štýlu vedenia a firemných štandardov. Asistent manažéra sa tak v malých firmách často popri svojich pracovných povinnostiach podieľa na administratívnom a ekonomickom zabezpečení kancelárie, koordinuje prácu kuriérov/vodičov/manažérov, pripravuje prvotné účtovné doklady, vykonáva funkcie personalista. Zatiaľ čo v

Vo veľkých spoločnostiach manažérovi často pomáha nie jeden, ale dvaja ľudia: referent, ktorý je zodpovedný za technické vybavovanie bežných prác s papiermi, hovormi a inými každodennými záležitosťami, ktoré si vyžadujú neustálu prítomnosť v kancelárii, a koordinátor, osobný asistent, ktorý manažérovi organizuje pracovný deň, plánuje stretnutia a porady, sprevádza ho na pracovných cestách.

V megakorporáciách, kde má každé oddelenie alebo divízia tajomníka, za asistenta vedúceho organizácie

niekedy sú pridelené aj funkcie vedúceho sekretariátu alebo vedúceho úradu.

Ovládanie cudzieho jazyka (alebo aj viacerých jazykov) je najdôležitejšou zručnosťou, ktorá umožňuje uchádzačovi získať pozíciu asistent manažéra v renomovanej spoločnosti. Zručnosti v podstate, moderný vysoko profesionálny asistent manažéra je riadiaci správca,

Medzi najdôležitejšie kompetencie patria:

A) Proaktivita – schopnosť proaktívne pracovať: predvídať potreby manažéra, čítať medzi riadkami, rozumieť všetkému bez zbytočných otázok, schopnosť predvídať vývoj, a teda vedieť predchádzať mnohým problémom;

B.) Všestrannosť – schopnosť efektívne vykonávať široké spektrum povinností, schopnosť prispôsobiť sa rýchlo sa meniacim podmienkam

C) efektívna komunikácia a informačná logistika – schopnosť riadiť informačné toky;

D) schopnosť správne zaobchádzať s akýmikoľvek dôvernými informáciami;

D) zručnosti v systémovej analýze problémov, schopnosť navrhovať viaceré

možné riešenia – optimálne, záložné a „krízové“ – v prípade udalostí vyvíjajúcich sa podľa nežiaduceho scenára;

E) plynulosť vo výpočtovej technike (manažér

administrátor musí vedieť vytvárať databázy, pracovať s editačnými programami, organizovať virtuálne prezentácie, konferencie a pod.);

G) Auto-time zvládanie stresu a sebareflexia; dohliadajúci

H) Zručnosti v kontrole a koordinácii (porady, projekty, všetko, čo manažér zadá).

Medzi najcennejšie vlastnosti, ktoré zabezpečujú úspech v profesii, patrí gramotnosť, komunikačné schopnosti, diplomacia,

zodpovednosť, pracovitosť a presnosť, schopnosť rýchlo

spracovávať veľký tok informácií, schopnosť uprednostňovať veci, firemného ducha, odolnosť voči stresu, dobrú pamäť a reakcie. Navyše, dnes, keď mnohé ruské spoločnosti expandujú do zahraničia, sa plynulosť cudzieho jazyka (alebo aj niekoľkých jazykov) stala najdôležitejšou zručnosťou, ktorá umožňuje uchádzačovi získať pozíciu asistenta manažéra v renomovanej spoločnosti.

Jurij Vodilov, generálny riaditeľ spoločnosti Sibrybprom, sa domnieva, že funkcia asistenta manažéra je nasledovná:

Organizovanie telefonických rozhovorov;

Prijímanie správ, listov adresovaných manažérovi a v prípade potreby ich prinášanie manažérovi;

Príprava schôdzí, schôdzí vrátane schôdzí akcionárov, predstavenstiev, rokovaní (osobný asistent robí výber materiálov, upovedomí účastníkov o mieste a čase konania a tiež sleduje dodržiavanie predpisov, vedie zápisnice, vypracúva výsledky , robí si stenografické poznámky);

Prijímanie došlej obchodnej korešpondencie, jej evidovanie a zasielanie manažérovi a následné oznamovanie uznesení generálneho riaditeľa konkrétnym vykonávateľom alebo samostatná príprava odpovede;

Sledovanie termínov vykonávania pokynov manažéra zamestnancami štrukturálnych divízií spoločnosti;

Príjem a včasné predloženie dokumentov na podpis;

Stretnutie a prijímanie návštev manažéra;

Príprava služobných ciest (podpora víz, rezervácia leteniek, rezervácie hotelov);

Vytváranie podmienok vedúcich k čo najefektívnejšej práci manažéra (monitoruje organizáciu pracoviska, dostupnosť písacích potrieb, potrebné kancelárske vybavenie, čistotu v kancelárii manažéra)

Z pohľadu M.E. Tarasova, vedúca organizačnej a administratívnej služby CJSC NK Rusneftekhim, medzi hlavné povinnosti asistenta manažéra možno rozlíšiť:

Administratívna podpora manažéra;

Plánovanie pracovného dňa manažéra, koordinácia a organizovanie stretnutí a prijímanie návštev;

Informačná a analytická podpora manažéra: vyhľadávanie a spracovanie potrebných informácií; príprava informačných, analytických a prezentačných materiálov, správ a prejavov, analytických prehľadov, správ a pod.;

Vedenie obchodnej korešpondencie pre manažéra;

Príprava stretnutí, schôdzí, stretnutí vedených manažérom, formalizácia výsledkov obchodných stretnutí/rokovaní;

Účasť na rokovaniach, obchodných stretnutiach, recepciách; sprevádzanie manažéra na poradách, na výletoch a pod.;

Organizovanie a zabezpečovanie pracovných ciest a stretnutí (logistika optimálnych trás, rezervácie leteniek, hotelových izieb, transferov; vízová podpora; registrácia na účasť na konferenciách a seminároch; organizovanie voľnočasových aktivít);

Nadväzovanie vzťahov so zástupcami spoločností, podnikov, organizácií, vládnych a správnych orgánov na riešenie problémov, ktoré si nevyžadujú priamu účasť manažéra; získavanie dokumentov a informácií od vládnych a riadiacich orgánov v mene manažéra;

Ústne a písomné preklady, jazyková podpora obchodných rokovaní a stretnutí;

Organizovanie prezentácií a protokolárnych podujatí, reprezentačné aktivity;

Príprava správ o výdavkoch;

Vykonávanie osobných úloh pre manažéra.

Tento zoznam nie je úplný v konkrétnej spoločnosti, povinnosti asistenta sa môžu líšiť v závislosti od veľkosti a aktivít spoločnosti.

Na ruskej webovej stránke o hľadaní zamestnania sú informácie o tom, kde sa vzdelávajú osobní asistenti manažérov, súvisiace kariéry a hlavne o požiadavkách na zručnosti a schopnosti pre osobných asistentov:

Vyššie odborné vzdelanie dnes poskytuje špecializácia 032001

„Dokumentácia a dokumentačná podpora manažmentu“, stredné odborné vzdelanie – odbor 0611 „Podpora dokumentácie manažmentu a archívnictva“. Dnes existuje pomerne veľa vzdelávacích inštitúcií, ktoré trénujú v týchto špecializáciách V súčasnosti asi 80 univerzít v krajine pripravuje špecializáciu na dokumentačnú podporu manažmentu

Medzi hlavné povinnosti asistenta manažéra patria:

1.Práca s dokumentmi (informačné a dokumentačné služby):

2.prijímanie a overovanie správnosti vypracovaných projektov

3.dokumenty odovzdané konateľovi na podpis, ich kvalitná úprava; akceptovanie korešpondencie prijatej za odplatu manažérom, jej následné odovzdanie v súlade s rozhodnutím prijatým štrukturálnym jednotkám alebo konkrétnym účinkujúcim na použitie v pracovnom procese alebo príprave odpovedí;

4.vykonávanie kancelárskych prác: vyhotovovanie listov, žiadostí a iných dokumentov, príprava návrhov správ, správ a iných materiálov potrebných pre prácu manažéra;

5. vytváranie spisov v súlade so schválenou nomenklatúrou, zaistenie ich bezpečnosti a ich odovzdanie do archívu v stanovenom časovom rámci;

rýchle uloženie dokumentov počas vykonávania a pred prenosom do

archív; sledovanie plnenia vydaných príkazov zamestnancami podniku

a objednávky, ako aj dodržiavanie lehôt na plnenie pokynov a

pokyny od vedúceho podniku pod kontrolou;

6. vedenie kontrolného a registračného spisu.

2. Organizačná práca (nedokumentované služby):

1. príjem a prenos správ prostredníctvom komunikačných kanálov (fax, e-mail)

vytvorenie „telefónneho obrazu“ spoločnosti a manažéra,

2. ochrana manažéra pred zbytočnými návštevami a hovormi,

samostatné rozhodovanie o presmerovaní a ukončení

3. Zabezpečenie pracoviska vedúceho potrebnými prostriedkami

organizačné vybavenie, kancelárske potreby,

vytváranie podmienok vedúcich k jej efektívnej práci;

4.organizácia a koordinácia stretnutí manažéra, vypracovanie čo najracionálnejšieho poriadku a postupu pre prácu manažéra

5. Príprava schôdzí, rád a iných zasadnutí konateľa (zber potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase a mieste rokovania, program, ich registrácia), vedenie a vyhotovovanie zápisníc z rokovaní;

6.Organizácia prezentácií a reprezentačných aktivít;

7.organizovanie prijímania návštev, uľahčenie rýchleho posudzovania požiadaviek a podnetov zamestnancov;

8. Vybavovanie osobných pochôdzok (výber darčekov pre obchodných partnerov, hľadanie guvernantky pre deti manažéra a pod.).

V článku Ekateriny Panovej, generálnej riaditeľky KAUS-Secretary LLC, je klasifikácia osobných asistentov v závislosti od veľkosti organizácie, množstva toku dokumentov v nej a ľudí pracujúcich na čele tejto organizácie.

Hlavný tajomník. Vhodné pre manažérov spoločností do 25 osôb. Táto osoba spája funkcie tajomníka konateľa s funkciami tajomníka spoločnosti. Pre manažéra vykonáva len určité jednoduché úlohy (napríklad víta návštevníkov, ponúka im nápoje, ťuká listy, vybavuje korešpondenciu). Požiadavky. Musí to byť disciplinovaný umelec, od ktorého sa nevyžaduje nezávislosť v rozhodovaní alebo iniciatíve. Medzi ďalšie požiadavky patrí: vyššie alebo nedokončené vysokoškolské vzdelanie (je dôležité, aby štúdium neovplyvňovalo prácu), vysoká rýchlosť písania, schopnosť používať kancelársku techniku ​​a žiaduca je aspoň ročná podobná prax. Je potrebné, aby osoba, ktorá sa uchádza o túto pozíciu, mala sklon vykonávať monotónnu prácu.

Administratívny asistent, obchodný manažér. Je potrebný pre manažérov spoločností s veľkým tokom dokumentov, hlavne pre komunikáciu medzi manažérom a jeho podriadenými. Tento typ osobného asistenta musí vo svojej práci spájať výkon tak technických funkcií, ako aj funkcií, ktoré si od neho vyžadujú samostatnosť a zodpovednosť, napr.: plánovanie pracovného plánu manažéra, organizovanie výletov, samostatné vypracovávanie niektorých dokumentov, príprava podkladov na rokovania, stretnutia , schôdze akcionárov, predstavenstva. Požiadavky. Vyššie vzdelanie, dvojročná prax v obdobnej práci, reprezentatívne vystupovanie, znalosť cudzieho jazyka (v prípade potreby), dobré organizačné schopnosti vrátane vyjednávacích schopností a schopnosť samostatne sa rozhodovať.

Profesionálny asistent. Spravidla je to potrebné pre manažérov veľkých podnikov. Na túto pozíciu sú často pozývaní muži. Takýto asistent generálneho riaditeľa robí časť práce pre manažéra a pre manažéra a manažér výsledky využíva. Odborný asistent musí mať špeciálne znalosti a vzdelanie v predmete činnosti manažéra. Nevykonáva technické práce pre manažéra, ako napríklad administratívny asistent. Požiadavky. VŠ vzdelanie (špecializácia), dva roky obdobnej praxe, znalosť cudzieho jazyka (v prípade potreby), znalosti a skúsenosti v oblasti pôsobnosti spoločnosti, zodpovednosť, iniciatívnosť. Je veľmi dôležité, aby tento zamestnanec nemal prehnané ambície, pretože manažér si užije plody svojej mnohohodinovej usilovnej práce a privlastní si všetky vavríny pre seba.

Manažér osobných záležitostí manažéra. Tento typ osobného asistenta je menej bežný ako ostatné. Môže byť žiadaný v malých aj veľkých spoločnostiach. Potrebný je manažér, ktorý trávi veľa času v práci, no zároveň vedie veľmi aktívny život mimo kancelárie, má veľkú rodinu, často chodí na dovolenky do zahraničia a je pripravený zveriť niektoré funkcie organizácie osobných záležitostí. svojmu asistentovi. Manažér osobných záležitostí môže napríklad rezervovať a zakúpiť vstupenky do divadiel, na koncerty a kúpiť darčeky pre priateľov, príbuzných a dôležitých partnerov. Medzi povinnosti vedúceho osobných záležitostí často patrí aj organizovanie turistických výletov pre manažéra a jeho rodinných príslušníkov. V posledných rokoch prešla profesia sekretára-asistenta výraznými zmenami. Tajomník je často kontaktným bodom pre všetky interné a externé komunikácie podniku. Je to sekretárka, ktorá musí byť dokonalým spojením medzi manažérom a zamestnancami, ktorí vykonávajú rozhodnutia a príkazy; medzi konateľom a jeho obchodnými partnermi. Odpovedanie na telefón, organizovanie recepcií, stretnutí, prezentácií, výmena obchodných dokumentov, sekretárka je vždy v centre pozornosti. Dobrá sekretárka môže zdvojnásobiť produktivitu svojho šéfa;

Prestíž firmy do značnej miery závisí od odbornej úrovne sekretárky. Jeho vlastnosti, ako je usilovnosť, iniciatíva a vysoká profesionalita, pomôžu vedúcemu podniku prekonať výrobné ťažkosti a vyriešiť nahromadené problémy. V podmienkach tvrdej konkurencie si máloktorý manažér môže dovoliť vyberať sekretárku len na základe externých údajov. Vlastnosti ako výška, vek a „počet tlačených znakov za minútu“ čoraz viac ustupujú vzdelaniu, inteligencii, komunikačným schopnostiam a pracovným skúsenostiam. Dnes sa vo všetkých vyspelých krajinách pri vzdelávaní sekretárok venuje osobitná pozornosť rozširovaniu odbornej erudície, obzorov, zvyšovaniu schopnosti riešiť rôzne obchodné problémy.

S nástupom osobných počítačov na sekretárskom stole sa zjednodušili postupy pri príprave dokumentov, ich evidencii, vyhľadávaní a ukladaní, ale v súvislosti s tým vzrástla úloha sekretárky ako organizátora, dispečera a konzultanta. objavili sa nové požiadavky na osobnostné a odborné kvality tajomníka-referenta, objavili sa variácie mena sekretárske pozície: asistent, generálny asistent, zástupca riaditeľstva, vedúci kancelárie. Rozdiely v pozícii tajomníka sú nasledovné. Slovo „sekretárka“ sa vzťahuje na pozíciu osoby, ktorá je najatá jednotlivcom alebo spoločnosťou, aby vykonávala kancelárske práce, pomáhala s korešpondenciou, organizovala stretnutia a podujatia, vykonávala osobné objednávky od manažéra, odpovedala na telefónne hovory atď.

Osobný asistent musí mať ešte hlbšie zručnosti,

osobnostné a profesionálne kvality, pretože asistenti sú ľudia, ktorí si pamätajú všetko a vždy, od ktorých závisí úspech manažérskeho obchodného stretnutia alebo oslavy výročia a sprevádzajú svojho šéfa takmer vždy a všade. Mimochodom, stojí za zmienku skutočnosť, že v pracovných knihách (samozrejme s výhradou oficiálneho zamestnania) sa záznamy „asistent manažéra“ alebo „asistent“ uvádzajú len zriedka. Najčastejšie je takáto pozícia napísaná ako „sekretárka manažéra“

Náplň práce: asistent vedúceho organizácie

Veľká organizácia znamená veľké problémy. Šéf korporácie ani s pomocou svojich zástupcov nebude všade držať krok. Aby si manažér správne naplánoval deň, na nič nezabudol, rozdelil a kontroloval prácu, potrebuje asistenta. Čo robí zamestnanec na tejto pozícii, čo by mal vedieť a vedieť?

Asistent manažéra: jeho úloha v organizácii

Podľa logiky klasifikátora profesií schválených na štátnej úrovni patrí asistent manažéra do kategórie manažérov, pretože zastrešuje takmer všetky záležitosti v kompetencii prvej osoby.

Niektoré organizácie zároveň interpretujú pozíciu asistenta manažéra ako správcu, manažéra alebo tajomníka: prvé dve pozície zahŕňajú organizačné a administratívne funkcie, tretia - prezentačná a pomocná. Klasifikátor profesií zaraďuje tieto druhy prác do rôznych kategórií - špecialisti, technickí zamestnanci, ale medzi manažérov zaraďuje len asistentov.

Ako určiť rozsah pracovných povinností?

Pri prijímaní asistenta manažéra alebo sekretárky by mala organizácia rozhodnúť o postavení, právach a povinnostiach tohto zamestnanca, pretože od toho závisia požiadavky na úroveň vzdelania, kvalifikáciu a pracovné skúsenosti kandidáta.

• Recepčnej stačí úplné stredoškolské vzdelanie a záujemca sa priamo na pracovisku učí etikete a technickým technikám práce s kancelárskou technikou.
• Administrátor musí mať minimálne bakalárske vzdelanie, mať organizačné schopnosti a energickú osobnosť a mať určité pracovné skúsenosti v závislosti od firemných požiadaviek.
• Manažér ako zástupca profesionálov vyžaduje minimálne úplné vysokoškolské vzdelanie, nevyžaduje sa však, spoločnosť si tento štandard stanovuje podľa vlastného uváženia.
• Asistent manažéra. Z tejto pozície vyplývajú rovnaké kvalifikačné požiadavky ako pre manažéra: úplné vysokoškolské vzdelanie, prax v odbore minimálne 2 roky. Je pravdepodobné, že sa budú vyžadovať špeciálne osobné vlastnosti žiadateľa a prípadne aj pokročilá odborná príprava.

Prečo je potrebný popis práce?

Asistent vedúceho ako funkcionár je povinný konať v rámci svojich funkčných práv a plne vykonávať predpísané funkcie. Zamestnanec je však aj bez toho, aby bol vedúcim zamestnancom, povinný plniť si svoje pracovné povinnosti svedomito a včas.

Objednávka neobsahuje podrobné uvedenie týchto kompetencií a ani v prípade zmluvy nie je zoznam funkcií vždy vyčerpávajúci. Aby sa predišlo nezrovnalostiam pri určovaní pôsobnosti zamestnanca, organizácia musí obsahovať podrobné zodpovednosti, práva, ktoré má, ako aj rozsah zodpovednosti za porušenie pracovnej zmluvy, interného pracovného poriadku, spôsobenie škody zamestnávateľovi atď. .

Osobný asistent manažéra

Pracovná náplň asistenta je vypracovaná podľa vzoru obdobného pokynu pre manažéra alebo jeho zástupcu, s výnimkou niektorých prioritných funkcií strategického plánovania a riadenia. Je pravdepodobné, že asistentovi nebude zverené ani prijímanie a prepúšťanie zamestnancov, dispozičné právo s finančnými prostriedkami podniku, vydávanie splnomocnení a iné kompetencie, ktoré osobne patria manažérovi.

Legislatíva však umožňuje delegovať akékoľvek funkcie na dôveryhodného zamestnanca za predpokladu, že má dostatočnú kvalifikáciu, znalosti, skúsenosti a právomoci na riešenie takýchto problémov. Je dôležité iba správne formalizovať právomoci zamestnanca - príkazom alebo plnou mocou.

Popis práce zástupcu manažéra podniku musí zároveň odrážať prácu, ktorú skutočne vykonáva.

Typické úseky

Štruktúra popisu práce je zakotvená v štátnych kvalifikačných referenčných knihách a obsahuje všetky základné požiadavky na zamestnanca a nuansy pozície, ako aj jej miesto v organizačnej štruktúre organizácie.

Popis práce pre „Assistant Manager“ by mal rovnako ako ktorýkoľvek iný obsahovať tieto časti:

1. Všeobecné podmienky. Tu je uvedený postup prijímania a prepúšťania, podriadenosti a postupu nahradenia zamestnanca.
2. Pracovné funkcie. Jedna z najdôležitejších častí, ktorú je potrebné podrobne reflektovať.
3. Práva priznané zamestnancovi.
4. Obmedzenia zodpovednosti za porušenie.
5. Kvalifikácia, odborná prax, vzdelanie.
6. Čo by mal vedieť zamestnanec na tejto pozícii?
7. Vzťahy medzi ňou a ostatnými oddeleniami organizácie.

Tieto sekcie nie je možné orezať, ale možno ich rozšíriť a pridať potrebné položky.

Náplň práce pre asistenta manažéra: vzor

riaditeľ (názov organizácie)

Popis práce "Asistent manažéra"

1. Základné podmienky

1.2. Prijímaný a prepustený z práce na príkaz riaditeľa.

1.3. Podriadenosť: priamo riaditeľovi.

2.1. Koordinuje prácu oddelení, úsekov a ostatných oddelení podniku v súlade s pokynmi, uzneseniami a príkazmi riaditeľa.

2.2. Eviduje termíny plnenia kontrolných príkazov riaditeľa podľa štruktúrnych útvarov.

2.3. Vypracuje plán práce riaditeľa na nasledujúci pracovný deň a včas ho predloží vedúcemu.

2.4. Organizuje a kontroluje kancelársku prácu v podniku, kontroluje jej súlad s právnymi požiadavkami.

2.5. Zabezpečuje účtovníctvo a evidenciu všetkých splnomocnení vydaných riaditeľom.

2.6. Riadiť referentov a kontrolovať výsledky ich činnosti.

Asistent manažéra má právo:

3.1. Oboznámte sa s rozhodnutiami prijatými v súvislosti s podnikom.

3.2. Účasť na stretnutiach riadiacich pracovníkov.

Pridajte v závislosti od potrieb konkrétnej organizácie a profilu pozície.

Asistent manažéra je zodpovedný za:

4.1. Za neplnenie alebo nesprávne plnenie svojich povinností podľa týchto pokynov, príkazov a pokynov riaditeľa, platnej legislatívy upravujúcej činnosť podniku.

4.2. Pre nedostatočnú kontrolu činnosti podriadených zamestnancov.

4.3. Na zverejnenie obmedzených informácií.

Pridajte v závislosti od potrieb konkrétnej organizácie a profilu pozície.

Asistent manažéra musí mať úplné vysokoškolské vzdelanie a minimálne 2 roky špecializovanej praxe.

Platná legislatíva, Charta, Kolektívna zmluva (uvádza, aké zákony a normy musí zamestnanec poznať).

Je uvedené, s kým a na akých záležitostiach asistent manažéra spolupracuje.

Vedúci oddelenia ľudských zdrojov

Špecifické kompetencie asistenta projektového manažéra

Predpokladá sa, že projektový manažment je dočasná pozícia a asistent preberá určité povinnosti až do ukončenia projektu. Jeho funkčné povinnosti budú závisieť od špecifík a témy projektu, ako aj od potrieb konkrétnej organizácie.

Náplň práce asistenta projektového manažéra podľa funkcie bude viac špecializovaná, ale s administratívnym a organizačným presahom. Typické zodpovednosti pre túto pozíciu možno nájsť v príručke kvalifikácií a potom ich upraviť podľa situácie.

Líšia sa povinnosti asistenta generálneho manažéra?

Povinnosti zástupcu generálneho riaditeľa a zástupcu generálneho riaditeľa sa budú líšiť. Samozrejme, v druhom prípade budú právomoci užšie zamerané, keďže vedúci všeobecnej problematiky nezodpovedá za všetky činnosti organizácie, ale len za samostatný sektor.

Opis práce asistenta manažéra pre všeobecné záležitosti je zostavený na základe funkcií šéfa, ktorému „pomáha“. Podľa toho bude základom rozsah jeho zodpovednosti a funkcií.

Popis práce „Asistent manažéra“ je v tomto prípade vhodný ako základ, z ktorého môžete vychádzať pri tvorbe nových dokumentov pre súvisiace pozície.

Popis práce pre asistenta manažéra

Popis práce je miestny dokument, ktorý by mal byť v každom podniku. Tento dokument uvádza všetky oficiálne povinnosti konkrétneho zamestnanca.

Pred prijatím nového zamestnanca a podpísaním pracovnej zmluvy s ním je zamestnávateľ povinný dať mu prečítať jeho pracovnú náplň. Ak sa to zanedbá, zamestnávateľ nebude môcť vyvodiť disciplinárnu zodpovednosť zamestnanca za neplnenie služobných povinností.

Pokyny vypracúvajú personalisti spolu s právnikom. Schvaľuje ho zamestnávateľ alebo najatý vedúci, ak má takúto právomoc. Dokument musí mať hlavnú pečiatku zamestnávateľa.

Pracovné povinnosti asistenta manažéra

Asistent manažéra patrí do kategórie špecialistov. Medzi jeho pracovné povinnosti patrí:

• Plánovanie pracovného dňa vedúceho podniku;
• Implementácia technickej stránky činností manažéra;
• Služby obchodných ciest - objednávanie leteniek a lístkov na vlak, objednávanie taxíkov, rezervácie hotelov;
• Organizovanie stretnutí a rokovaní;
• Príprava dokumentov pre tieto stretnutia;
• Cestovanie na základe rozhodnutia manažéra na krátkodobé pracovné cesty s cieľom vyriešiť problémy, ktoré mu manažér predtým určil;
• Sprevádzanie manažéra na stretnutiach a rokovaniach;
• Účasť na rokovaniach, špeciálnych recepciách, obchodných stretnutiach;
• Vedenie zápisníc z týchto rokovaní a stretnutí;
• Príprava ďalších dokumentov súvisiacich s týmito stretnutiami;
• Koordinácia určitých záležitostí s vedúcimi štrukturálnych divízií v mene manažéra;
• upozorniť vedúcich oddelení na pokyny vedúceho podniku;
• Monitorovanie implementácie týchto pokynov;
• Zhromažďovanie materiálov a informácií, ktoré manažér potrebuje na vykonávanie efektívnych činností;
• Vykonávanie analytických a informačných prác;
• Príprava referenčných a iných materiálov pre manažéra;
• Evidencia;
• Práca s prichádzajúcou a odoslanou korešpondenciou prijatou pre manažéra;
• Účtovníctvo a evidencia došlej korešpondencie, poštovej aj elektronickej;
• Udržiavanie stretnutia s manažérom;
• Získavanie informácií potrebných pre manažéra od štátnych orgánov a samospráv. Informácie sa získavajú v mene;
• Dodržiavanie bezpečnostných opatrení a noriem ochrany práce;
• Dodržiavanie interných predpisov a pracovnej disciplíny;
• Vykonávanie rôznych úloh od manažéra.

Pracovné povinnosti asistenta manažéra môžu byť širšie alebo užšie. Závisí to od špecifík činnosti spoločnosti, jej miesta na trhu, konkurencieschopnosti a ďalších faktorov, ktoré môžu ovplyvniť pracovný čas manažéra.

Môže mu byť napríklad udelené právo schvaľovať dokumenty alebo prijímať iba dokumenty na registráciu na potvrdenie ich manažérom.

Stiahnuť ▼

Môžete si stiahnuť vzorový popis úlohy pre asistenta manažéra vo formáte .doc

Asistent manažéra

Zástupca manažéra je zodpovedná administratívna pozícia spojená s poskytovaním rôznych druhov pomoci vedúcemu podniku, vrátane ekonomickej, právnej a technickej.

V skutočnosti je asistent manažéra sekretárka, počítačový špecialista, pracovník ľudských zdrojov, právnik a ekonóm v jednom. Žiadny manažér sa nezaobíde bez prvého asistenta, ktorý je pripravený prísť na pomoc v tých najnepriaznivejších časoch pre podnikanie, doručiť zabudnuté dokumenty včas, pripomenúť dôležité stretnutie, vypočuť a ​​poradiť pri správnom rozhodnutí.

Vážení čitatelia! Článok hovorí o typických spôsoboch riešenia právnych problémov, no každý prípad je individuálny. Ak chcete vedieť ako vyriešiť presne svoj problém- kontaktujte konzultanta:

Relevantnosť a vyhliadky na rozvoj tejto pozície

Pozícia asistenta je v modernom svete mimoriadne dôležitá. Táto profesia, ktorá sa vyvinula z obyčajnej sekretárky, ktorá podáva čaj a odpovedá na hovory, je dnes spojená s veľkou zodpovednosťou a prítomnosťou určitých vedomostí.

Drž túto pozíciu nielen zodpovedný, ale aj veľmi perspektívny, keďže po odchode šéfa na povýšenie je tu možnosť získať jeho miesto. Praktické a teoretické skúsenosti získané ako asistent budú tým najlepším odporúčaním pre vyšší manažment a pomôžu vám dobre napredovať vo vašej kariére.

Výhody a nevýhody práce asistenta

Pozícia výkonného asistenta má výhody aj nevýhody.

TO pozitívne aspekty zastávané pozície zahŕňajú:

• blízkosť k nadriadeným;
• neustály prístup k aktuálnym informáciám;
• možnosť byť o niečo vyšší ako ostatní zamestnanci spoločnosti;
• možnosť stretnúť zaujímavých ľudí, nadviazať nové užitočné známosti;
• pracovať v príjemnom prostredí.

Negatívne stránky Povinnosti asistenta manažéra sú:

• časté služobné cesty;
• nepravidelný pracovný režim;
• byť v stresovej situácii;
• emocionálne zrútenia nadriadených;
• potreba vzdať sa osobného života kvôli kariére a práci.

Asistent manažéra musí mať zvýšenú odolnosť voči stresu. Manažéri si nevedia vždy poradiť s emóciami, ktoré vznikajú po zlom dni v práci, a preto ich asistenti často padajú pod horúcu ruku.

Všetko sa deje na pár kliknutí, bez radov a stresu. Vyskúšajte a budete prekvapení aké ľahké sa to stalo!

Požiadavky na uchádzačov o túto pozíciu

Dobrý pomocník musieť mať znalosti v rôznych oblastiach. Najčastejšie túto pozíciu obsadzujú špecialisti v oblasti výberu personálu, osoby s právnickým, ekonomickým, technickým a humanitným vzdelaním.

Pre asistenta manažéra je mimoriadne dôležité mať takého kvality, Ako:

• komunikačné schopnosti;
• sebavedomie;
• schopnosť rýchlo reagovať na meniace sa okolnosti;
• správne prednesený prejav;
• určitá tuhosť;
• pevná životná pozícia.

Ak hovoríme o podniku v stavebných, technologických alebo iných špecifických oblastiach, asistent manažéra musí mať špeciálne znalosti a zručnosti. Pri výbere asistenta sa osobitná pozornosť venuje znalostiam cudzích jazykov kandidáta a zručnostiam v používaní počítačových programov.

Povinnosti tajomníka sú uvedené v tomto článku.

Prečítajte si o profesii supervízora v tomto materiáli.

Pracovná náplň

Asistent manažéra musieť:

• správne naplánovať pracovný deň manažéra;
• nákup lístkov na lietadlo a vlak, objednanie taxíka;
• organizovať stretnutia a rokovania;
• zabezpečiť, aby šéf mal požadovaný balík dokumentov;
• poskytnúť maximálny komfort tým, ktorí prichádzajú na stretnutie;
• ísť na služobné cesty v mene spoločnosti;
• zachovávať mlčanlivosť a niesť zodpovednosť za bezpečnosť prijatých informácií;
• pôsobiť ako sprievodná eskorta na stretnutiach a obchodných rokovaniach;
• udržiavať kontakty s obchodnými partnermi, podnikmi a vládnymi agentúrami;
• udržiavať kontakty so zamestnancami spoločnosti, ktoré slúžia ako spojenie medzi nimi a manažmentom;
• pripraviť potrebné dokumenty, materiály, analytické správy a posudky;
• posielať a čítať listy, prijímať hovory;
• vypĺňať pracovné dokumenty, viesť evidenciu prijatých dokumentov;
• dohodnúť si stretnutie s manažérom;
• udržiavať kontakty s miestnymi úradmi, prijímať dokumenty a materiály v mene nadriadených;
• vykonávať malé úlohy súvisiace s organizáciou práce personálu;
• vykonávať iné úlohy, ktoré nepresahujú rámec služobných povinností.

Pozícia asistenta je pestrá, nemôžete očakávať, že budete sedieť v kancelárii a občas si vytlačiť potrebné papiere.

Práva a povinnosti

Asistent manažéra má právo podpisovať dokumenty v mene konateľa, ak sa to týka jeho pôsobnosti. Okrem toho má osoba vykonávajúca povinnosti asistenta právo študovať dokumenty súvisiace s jeho služobnými povinnosťami, ako aj dostávať informácie na ich kvalitnú implementáciu. V prípade potreby má právo zasielať žiadosti súvisiace s prijímaním pracovných dokumentov príslušným orgánom a štruktúram.

Jedným z najdôležitejších práv asistenta je možnosť požadovať od vedenia, aby mu vytvorilo vhodné pracovné podmienky:

• poskytovanie pracoviska;
• vybavenie pracoviska počítačom, faxom, tlačiarňou a skenerom;
• poskytovanie písacích a iných materiálov potrebných pre prácu.

Asistent manažéra zodpovedný za nedbalé alebo nedostatočne kvalitné plnenie svojich pracovných povinností. V prípade zistenia priestupkov nesie asistent správnu, trestnoprávnu a občianskoprávnu zodpovednosť. Ak dôjde k materiálnym stratám, asistent je povinný niesť zodpovednosť v súlade s normami pracovného a občianskeho práva Ruskej federácie.

Vlastnosti dizajnu životopisu

Uchádzanie sa o pozíciu asistent manažéra musíte špecifikovať v životopise zaslanom riaditeľovi organizácie:

• skúsenosti a dĺžka služby;
• mená predchádzajúcich pracovísk na tejto pozícii;
• stupeň počítačových znalostí a potrebných programov;
• úroveň ovládania cudzieho jazyka;
• skúsenosti s prácou s dokumentmi;
• prítomnosť vysokoškolského vzdelania;
• dostupnosť užitočných kontaktov medzi manažérmi iných organizácií.

Pri písaní životopisu je potrebné nenápadne naznačiť prítomnosť komunikačných schopností, nedostatok emócií o zvýšenom tóne a pripravenosť na nepravidelný pracovný čas.

Vlastnosti práce v rôznych oblastiach činnosti

Vo verejnej prijímacej miestnosti poslanca

Zástupca asistenta jednoducho musí byť mimoriadne spoločenský. Okrem toho musí poznať mená, priezviská a telefónne čísla všetkých aktivistov žijúcich v okolí, volebnom obvode, obvode ktorého je jeho šéf zástupcom.

Poslanec by mal mať svoju voličskú základňu, ako aj zoznam problémov v okrese, ktoré treba riešiť. Asistent sa musí stretnúť s čo najväčším počtom užitočných ľudí, musí byť pripravený odpovedať na otázky tlače a verejnosti, viesť a organizovať rokovania.

Asistent poslanca musí byť právne zdatný, musí mať humanitné vzdelanie a vlohy pre psychológiu. Vopred by ste sa mali pripraviť na nepravidelný pracovný režim a žiadne voľné dni.

oddelenie ľudských zdrojov

Medzi povinnosti asistenta vedúceho oddelenia ľudských zdrojov patrí príprava, predkladanie, tlač dokumentov, prijímanie hovorov a vedenie pracovnej dokumentácie. Výhodou pozície je štandardizovaný pracovný režim.

Obchodné oddelenie

Asistentka vedúceho obchodného oddelenia musí ovládať základy živnostenského remesla, vedieť nájsť nákupcov a dodávateľov, komunikovať s klientmi a ďalšími podnikateľmi pôsobiacimi v odvetví obchodu.

Hlavnými kvalitami sú komunikačné schopnosti a odolnosť voči stresu.

Umelecký riaditeľ

Asistent umeleckého riaditeľa musí mať umelecký vkus, komunikačné schopnosti s umelcami a osobnosťami kultúry, schopnosť spracovávať dokumentáciu a organizovať prezentácie, výstavy a rôzne druhy tlačových správ.

Pozícia je vhodná len pre ľudí s umeleckými sklonmi a humanitným zmýšľaním.

Výhody a nevýhody práce osobného asistenta manažéra sú popísané v nasledujúcom videu:

Stále máte otázky? Zistite, ako presne vyriešiť váš problém – zavolajte hneď teraz:

Osobný asistent manažéra: zodpovednosť a požiadavky

Hlavným zdrojom každej organizácie sú jej zamestnanci. Prispievajú k rastu a prosperite výroby. Kompetentní šéfovia si svojich zamestnancov vážia. Spomedzi ďalších významných pozícií vyniká najmä asistent manažéra. Ich zodpovednosť a dôležitosť je ťažké preceňovať. Toto je pravá ruka a hlavný poradca, organizátor podujatia a koordinátor stretnutí. Bez dobrého asistenta bude vrcholový manažér riadiť podnik len veľmi ťažko.

Charakteristické črty a špecifiká činnosti asistenta

Neexistuje pozícia, ktorá by bola vo svojich požiadavkách taká rozporuplná a nejednoznačná ako asistent manažéra. Povinnosti zamestnancov zapojených do tohto druhu činnosti zahŕňajú pomerne veľa položiek. Okrem toho sú osobní asistenti často zamieňaní so sekretárkami alebo vedúcimi kancelárie. Aj keď sú podobné, ide o rôzne druhy činností.

Funkčné povinnosti asistenta manažéra:

• Zabezpečenie pracovného dňa šéfa – harmonogram, stretnutia, podpisovanie dokumentov a služobné cesty;
• poskytovanie komfortného pracoviska pre vrcholového manažéra - starostlivosť o mikroklímu, čistotu a pohodlie priestorov;
• práca s dokumentmi manažéra, najmä s prichádzajúcimi listami a hovormi;
• zabezpečenie psychického komfortu pre nadriadených;
• vedenie počiatočných rokovaní;
• preklad;
• poskytovanie správy papiernictva a pod.

Tento zoznam je oveľa širší ako sekretárske a administratívne povinnosti. Špecifiká, s ktorými sa zamestnanec stretáva na pozícii „osobného asistenta manažéra“, zodpovednosti a nuansy činnosti sa však budú u rôznych zamestnávateľov líšiť.

Stáva sa, že ide najmä o sekretársku prácu. Alebo sa asistentka zaoberá výlučne zabezpečením pohodlia a poriadku šéfa. Niektorí asistenti sú plnohodnotnými poslancami a majú podriadených vlastných zamestnancov.

Odborné požiadavky zamestnávateľa na kandidáta na pozíciu „asistent manažéra“, zodpovednosti a požiadavky na vzdelanie

Požiadavky na základné vzdelanie a pracovné skúsenosti sa budú líšiť v závislosti od názorov manažmentu. Najčastejšie sa toto voľné miesto považuje za štartovacie miesto v kariére. Seriózny vrcholový manažér si však ako asistenta vyhľadá človeka s istými odbornými a životnými skúsenosťami.

Minimálnou požiadavkou je stredné odborné vzdelanie súvisiace s administratívou alebo judikatúrou. Okrem toho zamestnávatelia od uchádzačov očakávajú tieto odborné kvality:

• schopnosť pracovať vo všetkých kancelárskych programoch;
• vysoká rýchlosť tlače;
• gramotnosť;
• znalosť aspoň jedného cudzieho jazyka, najčastejšie angličtiny;
• znalosť základov programovania a neštandardných počítačových programov;
• schopnosť vykonávať kancelársku prácu a korešpondenciu v súlade s regulačnými požiadavkami;
• znalosť základov platnej legislatívy;
• kompetentný, prednesený prejav.

Toto sú minimálne požiadavky na uchádzača o pozíciu „osobný asistent manažéra“. Zodpovednosti môžu byť tiež doplnené v závislosti od rozsahu organizácie. V niektorých podnikoch sa špecializované alebo súvisiace vzdelanie považuje za povinnú podmienku prijatia na takúto prácu. Okrem toho sa za veľké plus považuje ďalšie obchodné vzdelanie alebo kurzy pre pokročilé.

Požiadavky na osobné vlastnosti asistenta

Od asistentov vrcholových manažérov sa vyžaduje okrem odborných aj množstvo osobných požiadaviek. Špecifiká pozície „asistent manažéra“, povinnosti a črty práce si vyžadujú osobitný charakter.

V prvom rade toto:

• odolnosť voči stresu – veď asistent musí často ako prvý znášať hnev nadriadených a vypočuť si nespokojnosť svojich podriadených;
• multitasking – schopnosť robiť niekoľko vecí súčasne – je najcennejšou vlastnosťou dobrého asistenta;
• pozitívne myslenie – bez tejto charakterovej vlastnosti asistent manažéra nezvládne ďalšie povinnosti, pretože jeho aktivity často presahujú rámec štandardnej obchodnej spolupráce;
• vysoká schopnosť učiť sa – chuť učiť sa nové veci a dôkladne pochopiť pracovný proces by mal mať každý dobrý asistent.

To sú len základné, základné charakterové vlastnosti, ktoré potrebuje každý asistent manažéra pre úspešnú profesionálnu činnosť. Najdôležitejšou osobnou požiadavkou však je, aby temperament a vlastnosti správania šéfa a asistenta neboli nesúrodé, ale aby sa ideálne dopĺňali.

Všeobecné povinnosti asistenta manažéra

Asistent spolupracuje priamo s vedením organizácie, pričom plní osobné úlohy aj profesionálne povinnosti. Zvyčajne zahŕňajú:

• vedenie záznamov o manažérovi av niektorých prípadoch o celej organizácii. V niektorých podnikoch asistenti riadia sekretariát organizácie;
• koordinácia riadiacich činností. Zostavovanie harmonogramov obchodných stretnutí, pripomínanie nadriadeným o udalostiach a aktivitách rôzneho druhu;
• vedenie korešpondencie v mene organizácie;
• prijímanie a redistribúcia prichádzajúcich telefónnych hovorov;
• poskytnúť manažérovi na požiadanie všetky potrebné informácie.

Ďalšie povinnosti asistenta vedúceho organizácie

Osobný asistent vedúceho pracovníka s ďalšími zodpovednosťami a funkciami je najčastejším voľným miestom pre túto oblasť činnosti. Manažment najčastejšie hľadá pomerne mnohostranného zamestnanca schopného rozšíriť povinnosti.

Najbežnejšie dodatočné povinnosti sú:

• preklad z cudzieho jazyka, a to aj počas rokovaní. Manažment nemôže vždy plne dôverovať pracovníkom tretích strán a tu je znalosť aspoň angličtiny veľmi užitočná;
• organizovanie výletov pre manažéra a jeho sprevádzanie na výletoch. Takéto činnosti predpokladajú, že asistent sa postará o všetky každodenné aspekty: pohyb, objednanie taxíka a hotela, organizáciu jedla a papierovanie;
• sprevádzanie nadriadených na protokolárne podujatia;
• služby pre domácnosť.

Tento zoznam nie je ani zďaleka úplný. Najčastejšie je dosť ťažké jednoznačne odpovedať na otázku, aké sú povinnosti asistenta manažéra? Táto činnosť je veľmi rôznorodá. Každý šéf má svoje vlastné požiadavky, hlavnou vecou je zabezpečiť, aby boli všetky v medziach zákona.

Pracovná doba osobného asistenta

Jednou z hlavných čŕt tejto činnosti je závislosť pracovného času zamestnanca od manažmentu. Samozrejme, štandardný pracovný deň je osem hodín. V skutočnosti asistenti porovnávajú svoj režim s nadriadenými.

Toto „rozmazanie“ pracovného času a potreba neustáleho kontaktu s vedením často odrádza absolventov od týchto voľných miest. V skutočnosti nemusíte pracovať viac ako na akomkoľvek inom mieste. Ide len o to, že čas na odpočinok a prácu sa stáva nekonzistentným.

Popis práce pre asistenta manažéra

V pracovnej náplni musí byť uvedená štruktúra pozície „asistent manažéra“, zodpovednosti, požiadavky na vzdelanie a prax. Ide o dokument, ktorý zabezpečuje transparentnosť požiadaviek manažmentu a jednoduchú kontrolu nad plnením povinností zamestnancov.

Popis práce má normatívny charakter a je povinný. Tento dokument popisuje všetky zložitosti práce asistenta manažéra. Toto je prakticky návod na akciu. Dokument obsahuje nielen povinnosti, ale aj práva, povinnosti a črty riešenia pracovných sporov.

Vzhľadom na špecifický charakter činnosti asistenta manažéra je potrebné venovať osobitnú pozornosť príprave jeho pracovnej náplne. Je nevyhnutné špecifikovať špecifiká práce, nuansy organizácie práce a času odpočinku a kompenzácie za nadčasy.

Náplň práce asistenta je potrebné odlíšiť od toho istého dokumentu na pozícii „asistent projektového manažéra“. Povinnosti týchto osôb sú často dočasné, podobne ako samotná práca.

Okrem toho by v popise práce mal byť jasne uvedený názov pozície. Najčastejšie označujú „tajomník“, „referentný tajomník“, „riadiaci riaditeľ“. Uistite sa, že tento záznam je v súlade s platnými predpismi a je aktuálny.

Čo zahrnúť do životopisu výkonného asistenta

Pozícia osobného asistenta je výborným štartom do kariéry absolventa. Takto môžete získať svoju prvú prácu a získať neporovnateľné profesionálne skúsenosti. Avšak aj pre uchádzačov so skúsenosťami sa toto voľné miesto môže zdať zaujímavé. Najmä ak plánujete zmeniť pole pôsobnosti.

Keďže poznáte hlavné povinnosti asistenta manažéra, nie je ťažké vytvoriť životopis. Tento dokument predpokladá, že ste si prečítali teoretickú časť problému a ste pripravení začať. Pozorne si preštudujte požiadavky na uchádzača a začnite písať text.

Údaje, ktoré musia byť uvedené v životopise pre pozíciu „asistent“ alebo „osobný asistent manažéra“:

1. Celé meno, priezvisko a priezvisko v životopise pre zahraničnú spoločnosť sú prijateľné iba prvé dve.
2. Rodinný stav. Ide o povinnú položku – pozícia asistenta často zahŕňa dlhý pracovný čas. Musíte si byť istí, že takýto rozvrh negatívne neovplyvní rodinné povinnosti.
3. Vzdelávanie. Zoradené v chronologickom poradí. Ak ešte študujete, nezabudnite si poznačiť, ako dlho bude trvať jeho dokončenie. Často zamestnávatelia prijímajú študentov posledného ročníka ako asistentov s následným kariérnym postupom. Tu uveďte svoju znalosť cudzieho jazyka a úroveň jeho ovládania.
4. Skúsenosti. Bod z posledného. Ak ho ešte nemáte, uveďte svoje dobrovoľnícke projekty, účasť na spoločenských aktivitách alebo profesijných organizáciách, vzdelávacie postupy a iné vhodné aktivity. Ak neviete nič poskytnúť, vezmite si referenciu z končiacej katedry a napíšte, že ste pripravení ju poskytnúť.
5. Osobná charakteristika. Dajte si čo najúprimnejšie hodnotenie. Popíšte svoju postavu z pohľadu klasickej psychológie a nezabudnite si zaznamenať svoje silné a slabé stránky.
6. Ďalšie informácie. Tu by ste mali napísať, prečo by si vás mal zamestnávateľ vybrať pred ostatnými uchádzačmi. Nezabudnite tiež zahrnúť ďalšie zručnosti, ako je napríklad vodičský preukaz. Na tomto mieste bude tiež užitočné písať o dostupnosti dodatočného vzdelávania, kurzov odbornej prípravy a obchodného vzdelávania.
7. Kontakty. Nechajte čo najviac spôsobov, ako vás kontaktovať: mobilný telefón a domáci telefón, e-mailová adresa, Skype, odkaz na stránku na sociálnej sieti. Poskytujte len aktuálne informácie.

Správne napísaný životopis nezostane bez povšimnutia zamestnávateľa.

Povinnosti asistenta vedúceho oddelenia

Uchádzači o prácu zvyčajne hľadajú prácu osobného asistenta vedúceho pracovníka. Je však jednoduchšie začať napredovať v tomto kariérnom výklenku s pozíciou „asistent vedúceho predaja“. Povinnosti tohto zamestnanca nie sú také rozsiahle, ale skúsenosti a perspektívy sú neporovnateľne väčšie.

Hlavným rozdielom medzi asistentmi vedúcich oddelení je ich špecifickejšia a užšie zameraná činnosť. Vykonávajú prácu súvisiacu s konkrétnou oblasťou výroby alebo riadenia. Táto skúsenosť je neoceniteľná pre ďalší kariérny postup.

Povinnosti asistenta manažéra oddelenia zahŕňajú všetko rovnaké ako povinnosti vedúceho podniku. Existuje však aj osobitná špecifikácia:

• potreba dôkladne poznať podstatu výrobného, ​​riadiaceho alebo obchodného procesu jednotky;
• kontakt s asistentmi z iných oddelení a asistentom generálneho riaditeľa;
• viesť dokumentáciu špecifickú pre oddelenie.

Kariérne vyhliadky osobného asistenta

Mladí ľudia vnímajú túto pozíciu ako začiatok kariéry. Treba však rozlišovať, akú propagáciu chcete. Horizontálne alebo vertikálne? V tomto podniku, alebo je to len úvodný riadok v budúcom životopise? Od odpovedí na tieto otázky závisí stratégia ďalšieho postupu.

Manažment si cení dobrých asistentov a to má, žiaľ, zlý vplyv na ich kariérny rast. Šéf nechce pustiť ideálneho zamestnanca, súhlasí so zvýšením platu a poskytuje ďalšie výhody - to je možnosť pre horizontálnu kariéru. Najčastejšie medzi osobnými asistentmi.

Najľahšie sa po kariérnom rebríčku v konkrétnej organizácii posunúť z pozície asistenta na vedúceho oddelenia. Takéto pozície sa často prijímajú s perspektívou lepšieho spoznania zamestnanca a jeho zaškolenia. Ak chcete vertikálnu kariéru, toto je vaša cesta.

Pozícia asistenta manažéra nie je navonok viditeľná, ale pre organizáciu je veľmi významná. Kompetentný asistent môže zlepšiť výkon manažmentu a tým poskytnúť podniku väčší zisk.