Příprava obchodních dokumentů. Jak psát obchodní dokumenty

Dokument – jde o „hmotný předmět, na kterém jsou zaznamenány informace ve formě textu, zvukového záznamu nebo obrazu, určený k přenosu v čase a prostoru za účelem uchování a veřejného použití“.

Dokument je zpravidla vypracován na formuláři v souladu s požadavky přijaté normy. Formulář lze definovat jako list papíru, na kterém jsou typografickým způsobem reprodukovány trvalé detaily nebo jejich části (údaje jsou povinné znaky stanovené zákonem nebo úředními předpisy pro určité druhy dokumentace).

Podle GOST 6.380-97 mohou dokumenty obsahovat 31 podrobností, ale prakticky v obchodních dopisech se nepoužívá více než 17:

2) logo organizace;

4) kód dokumentu podle OKUD;

7) telefonní číslo;

10) datum napsání dopisu;

13) adresát;

14) název textu;

16) podpis;

Typy obchodní dokumentace lze rozdělit do tří skupin: osobní obchodní dokumenty, úřední dokumentace a obchodní korespondence.

Osobní obchodní doklady

· prohlášení

· vysvětlující dopis

· účtenka

plná moc (osobní)

· autobiografie

· charakteristický

Servisní dokumentace:

· memorandum

· protokol

· oznámení

· reference

· dohoda (smlouva)

Obchodní korespondence

· oznámení

· upomínka

· potvrzení

· nabídka

· žádost

· odpověď na žádost

· pozvání

· odpověď na pozvání

· Vděčnost

· Gratulujeme

· omluva

· lítost

Text osobní doklady může být libovolná a vypracována samotným autorem, ale musí být vyžadovány takové údaje, jako je název a typ dokumentu, datum, podpis.

Při žádosti o zaměstnání občané podávají písemnou prohlášení , ve kterém uvedou žádost o zápis do podniku, organizace, instituce s uvedením své profese, kvalifikace, odbornosti, pozice. V současné době je základem pro najímání také smlouva. Žádost o zaměstnání je vyhotovena v jakékoli formě, psána ručně. Doporučuje se psát na papír A4 - formát listů osobních spisových dokumentů, ve kterém se podává i žádost o zaměstnání.

Vysvětlující dopis. Tento dokument obsahuje označení adresáta, text, nejčastěji sestavený ve volné formě, vysvětlující důvody jakéhokoli porušení ve výrobním procesu, datum a podpis původce.

Účtenka- Toto je dokument potvrzující přijetí něčeho. Schematicky může být účtenka znázorněna následovně:
souhrn - Jedná se o písemný popis profesní cesty osoby, který je navržen tak, aby vytvořil pozitivní názor zaměstnavatele na kandidáta na určitou pozici. Při vytváření životopisu je třeba pamatovat na to, že se stane vaší vizitkou a měl by vás odlišit od celého proudu lidí hledajících práci.
Dobrý životopis je jedním z nejúčinnějších nástrojů pro hledání práce. Proto je třeba mít na paměti tři klíčové body:

1. Vaší jedinou šancí uspět s životopisem je jeho první přečtení. Kontrola životopisu zpravidla netrvá déle než 2–3 minuty. Pokud jste nedokázali upoutat pozornost, znamená to, že váš životopis nefungoval.

2. Při psaní životopisu se musíte řídit zásadou selektivity: váš životopis by měl obsahovat popis přesně těch aspektů vašich zkušeností, které jsou významné pro pozici, o kterou se ucházíte. 3. Úspěšný životopis se může stát důvodem k pohovoru, tzn. osobní schůzku se zaměstnavatelem nebo jeho zástupcem, ale nezaručuje získání zaměstnání. Vaším cílem je, aby se s vámi čtenář chtěl setkat osobně.
Životopis se skládá z následujících bloků:
1. Vaše jméno, adresa, telefonní číslo (včetně předčíslí).
2. Účel (nepovinný, ale žádoucí): stručný popis toho, o jakou pozici se ucházíte a proč se hlásíte (ne více než 6 řádků, nejlépe 2-3).
3. Pracovní zkušenosti v obráceném chronologickém pořadí (poslední místo výkonu práce je uvedeno jako první).

4. Při popisu svých úspěchů používejte akční slovesa jako rozvinutý, uložený, zvýšený nebo snížený. Uveďte datum zahájení a ukončení práce, název organizace, název pozice (může jich být několik, pokud jde o vaši kariéru). se úspěšně rozvinul) a stručně popište odpovědnost za pozici a produkční úspěchy, pokud jste je měli.

5. Vzdělávání, čím více času uplynulo od promoce, tím méně místa by tato položka měla zabírat v životopise; pro absolventy a studenty by měla být umístěna před předchozí, protože případné pracovní zkušenosti jsou méně významné. Můžete hlásit ocenění, vyzdvihovat ty studované obory, které odpovídají vašemu cíli.
6. Další informace: znalost cizích jazyků a počítače, řidičský průkaz, členství v profesních organizacích atd. (koníček by měl být uváděn pouze v případě, že úzce souvisí s požadovaným zaměstnáním).

Autobiografie -životopis člověka, který sám sestavil ve formě dokumentu. Pro životopis neexistuje žádná standardní forma a je sestavován v jakékoli formě. Jednotlivé složky a detaily však musí obsahovat autobiografie. Napíše autobiografii ručně na list papíru A4 nebo na speciální formulář. Forma prezentace je narativní, v první osobě. Všechny informace jsou uvedeny v chronologickém pořadí, aby si člověk mohl udělat představu o životní cestě, obchodní kvalifikaci a sociálních a politických aktivitách této osoby.
Plná moc - je písemné zmocnění vydané jednou osobou (zmocnitelem) jiné osobě (správci, zástupci) k zastupování zájmů zmocnitele před třetími osobami, plná moc je jednostranný obchod, stanoví obsah a meze zmocnitele. oprávnění správce, jehož jednáním na základě plné moci vznikají práva a povinnosti přímo zmocniteli. Stojí za zmínku, že notářsky ověřená plná moc je právní dokument. Současná právní úprava stanoví několik typů plných mocí. V závislosti na rozsahu a povaze zmocnění vyjádřených v plné moci se rozlišují tři druhy plných mocí:
- generální (obecná) plná moc k zastupování zájmů zmocnitele ve všech oblastech;
- zvláštní plná moc k provedení určitých obdobných úkonů;
- jednorázová plná moc k provedení určitého konkrétního úkonu.
Dokumenty pro externí použitíčasto volat podnikání(oficiální, komerční) písmena. Slouží jako nejdůležitější prostředek komunikace dané organizace (podniku, instituce) s vnějším světem. Prostřednictvím svých organizací navazují a udržují kontakty, řeší vztahy, vyměňují si informace, vedou předběžná jednání, objasňují detaily navrhované transakce, uplatňují reklamace atd.

Sjednocení obchodní korespondence pokrývá slovní zásobu příslušných dokumentů, tvarosloví, syntax, grafiku, interpunkci, styl a dokonce i jejich vnější úpravu. Jak již bylo zmíněno, podle GOST 6.380-97 mohou dokumenty obsahovat 31 podrobností, ale prakticky v obchodních dopisech se nepoužívá více než 17:

1) státní znak (u forem státních organizací;

2) logo organizace;

3) kód podniku podle OKPO (pro vnitrorepublikovou korespondenci);

4) kód dokumentu podle OKUD;

5) název organizace (úplný a/nebo zkrácený);

6) poštovní a telegrafní adresy;

7) telefonní číslo;

8) faxové číslo, dálnopis, e-mail, internetová adresa;

9) číslo bankovního účtu;

10) datum napsání dopisu;

13) adresát;

14) název textu;

16) podpis;

17) příjmení a telefonní číslo účinkujícího.

Nazývá se sada uvažovaných detailů, které mohou být v konkrétním dokumentu formulář.

V posledních letech se v praxi kancelářské práce stále častěji uvádí DIČ také před číslo běžného účtu - identifikační číslo poplatníka, které přiděluje daňová inspekce při registraci, a odstavec 9 je chápán v rozšířené podobě, v níž se uvádí, kromě čísla běžného účtu další bankovní údaje, a to: název banky, její BIC (identifikační kód banky) a korespondenční účet.

V korespondenci s úředníky nebo soukromými osobami - cizími občany - se píše před příjmením G. nebo Pane (pane). Tento apel se stále více šíří v korespondenci s domácími partnery. Použití adresy občan povoleno pouze v oblasti právních a správních vztahů (soudní, orgány činné v trestním řízení, samospráva atd.). Písemné odvolání soudruh vypadl z používání.

V názvu textu je použita pouze konstrukce s předložkou o/o(Například " O vytvoření společného podniku“). Nedoporučuje se začínat nadpis slovy jako obavy, na věc a tak dále.

V hlavních detailech obchodního dopisu – v textu – by délka řádků neměla přesáhnout 60 znaků, včetně mezer mezi slovy.

V závislosti na obsahu a objemu Obchodní (obchodní) dopisy se dělí na jednoduché a smluvní.

Jednoduché obchodní dopisy zahrnují dokumenty s jednoduchým obsahem a malým objemem zasílané pro komerční účely. Obvykle obsahují žádost, zprávu, poděkování, pozvání, doprovodné informace nebo potvrzení o přijetí nějaké informace nebo produktu. Může jim chybět nadpis textu nebo apel, ale stereotypní výrazy jsou široce používány.

Dopis s žádostí obsahuje požadavek na zaslání vzorků produktů, katalogů, ceníků a jakýchkoli dalších informací. V tomto případě se používají určité standardní výrazy, například:

– Žádáme (vás), abyste ................................ zaslali

– ptám se (ptáme se) vás ................................................ ..........poslat

– Zeptali bychom se (vás) ................................................. ....... .......Pošli nám

- Mohl bys............................................. .. ............ ohlásit

– Budeme vděční, pokud budete moci ................ informovat

- Rádi bychom.............................................. ............... potvrdit

– Bylo by žádoucí ................................................................ dostat

– Prosím, dovolte (nám)................................... seznámit se s...

Pokud je dokument zaslán organizaci v reakci na její dopis nebo předběžné rozhovory, může žádost obsahovat následující odkaz:

– S odkazem na váš dopis (fax, vaši žádost) od...

– V souladu s naší dohodou... žádáme...

– Na základě našeho telefonického rozhovoru...

Dopisová zpráva obsahuje upozornění, oznámení, informace o předmětu společného zájmu; používá standardní výrazy. Tyto zahrnují:

– Oznamujeme, oznamujeme, informujeme, informujeme,

- Budeme vás informovat; Rádi bychom Vás informovali, že...

- S potěšením oznamujeme, že...

Dopis může být reakcí na přijatý dopis obsahující souhlas nebo odmítnutí něčeho. V tomto případě by byl vhodný odkaz na předchozí korespondenci nebo telefonický rozhovor, který se uskutečnil:

– V reakci na váš dopis (na váš fax) oznamujeme, informujeme...

– Kromě našeho dopisu vám sdělujeme, že...

– V pokračování telefonického rozhovoru Vám sdělujeme...

Pokud dopis obsahuje odmítnutí žádosti, má tři části: v první se žádost opakuje, na kterou je dána odpověď; druhá část poskytuje odůvodnění pro odmítnutí; Třetí část obsahuje znění odmítnutí. Například:

– Obdrželi jsme Váš dopis s žádostí o zařazení Vašeho rukopisu do tematického plánu našeho nakladatelství.

– Podle hodnocení recenzenta, se kterým redakce souhlasí, nebyl rukopis napsán v souladu se zadaným tématem a obsahuje velké množství věcných chyb.

– V této podobě nemůže být rukopis přijat k publikaci. Vracíme vám ho spolu s recenzí a redakčním závěrem.

Zvací dopis obsahuje pozvánku na jakoukoli akci (výstava, veletrh, předběžná jednání atd.). Používají se některé stereotypní výrazy:

– Zveme (vás), máme tu čest Vás pozvat na..., navštívit.... zúčastnit se...

– Budeme (vám) vděčni, vděčni, zavázáni, pokud můžete navštívit..., zúčastnit se...

Pro oficiální pozvánky lze použít dopisy tištěné ofsetovou (typografickou) metodou a také šablony.

Šablona- jedná se o typ formalizovaného textu, ve kterém je předem poskytnuta typická situace, jsou použity standardní jazykové formy a výrazy a zároveň jsou zde mezery, které jsou vyplněny proměnnými informacemi - konkrétními údaji (příjmení pozvaného, datum atd.), případně i ručně. Například:

1. Vážený______________________

Správa Petrohradské státní technické univerzity v souvislosti se 100. výročím svého založení zve k účasti na slavnostním setkání věnovaném tomuto datu.

Setkání se uskuteční v aule univerzity... 1999

Vstup na pozvánku.

Rektorát Petrohradské státní technické univerzity

děkovný dopis obsahuje poděkování za něco (za přijaté vzorky produktů, katalog, informace, pozvání, poskytnuté pohoštění atd.). Jsou zde použity určité standardní výrazy, například:

– Děkuji)…

- Jsme vám vděční za...

- Vyjadřujeme vděčnost za...

-Děkuji předem

– Vyjádření vděčnosti

za tvůj dopis,

(Vaše pozvánka) od... vám oznamujeme, že...

– Obdrželi jsme váš fax

(zpráva přes email

mail...) od... za což děkujeme.

za což (jste) velmi vděční.

Průvodní (předávací) dopis obsahuje zprávu o zaslání někomu (adresátovi) nějakých materiálů (smluv), produktů, vzorků produktů, katalogů atd. a zasílá se, pokud obsahuje nové informace oproti cestovním dokladům.

Používají se některé standardní výrazy:

– Zasíláme (odesílám, posíláme, přeposíláme k vám)...

– Rádi Vám zašleme (posílám, posíláme, přeposíláme)...

– Vyjadřujeme spokojenost s Vaším dopisem č. ... ze dne ... a posíláme (poslat, poslat, přeposlat) ...

– Posíláme (posílám, posíláme, přeposílám vám)... a přikládáme... (s tímto dopisem..., samostatný balík..., doporučený balík..., expresní pošta..., samostatná pošta balíček...)

– V této souvislosti Vás posíláme ke schválení (pro informaci, k posouzení, k závěru, k podpisu, k dalšímu dopracování)...

Průvodní dopis může obsahovat odkazy na předchozí kontakty:

– V reakci na vaši žádost (na váš dopis č. ... od...)

– V souladu s naší dohodou (telefonický rozhovor, vámi vyslovená žádost, s dodatkovým protokolem na... rok) zasíláme, posíláme, posíláme, přeposíláme (vám)...

Provedli jsme kontrolu alkoholických výrobků zajištěných ve skladu společnosti Salun, která nemá licenci k prodeji těchto výrobků. Výsledky rozboru alkoholu a svědecké výpovědi zasíláme spolu s úkonem zajištění zboží.

Potvrzující dopis obsahuje potvrzení o převzetí zboží, požadované materiály (katalogy, ceníky, vzorky produktů) a případně důležitou korespondenci. V těchto dokumentech se používají následující standardní výrazy:

– (S vděčností) potvrzujeme přijetí...

– Děkuji za dopis od... č. ... (za fax, za zaslané kopie inzerátu)...

– Obdrželi jsme vzorky vašich produktů. Děkujeme za vaši efektivitu a laskavost.

Pokud je nutné potvrdit platnost jakýchkoli dohod nebo dříve zaslaných dokumentů, používají se následující stereotypní výrazy:

– Akci potvrzujeme...

– Na potvrzení našich dříve přijatých závazků podle smlouvy ze dne... Ne...

Mezi řídící dokumenty rozlišují se organizační a administrativní (proto se jim také říká organizační a administrativní). Mezi první z nich patří: charta, struktura a stavy zaměstnanců řídícího aparátu, harmonogram obsazení, vnitřní pracovní předpisy nebo personální předpisy, předpisy o strukturální jednotce podniku, pracovní náplň. Mezi administrativní dokumenty patří: příkaz, příkaz, pokyn, pokyn. Samostatně se také rozlišují informační a referenční dokumenty, jako je protokol, akt, zprávy a vysvětlivky, osvědčení atd., a dokumenty o zaměstnancích podniku: standardní pracovní smlouva, žádost, dotazník, charakteristiky atd.

Popis práce. Tento dokument specifikuje funkce, povinnosti, práva a odpovědnosti zaměstnance určité kategorie. Hlavní ustanovení pracovní náplně jsou základem dohody o pracovní činnosti s konkrétním zaměstnancem. Toto poučení je nezbytné i v případě pracovních sporů nebo konfliktních situací ve vztahu mezi zaměstnanci a zaměstnavateli.

Pro pracovníky a zaměstnance pracující v různých podnicích neexistuje jednotný popis práce. Specifické pokyny jsou obvykle vytvářeny zaměstnanci podnikové personální služby, dohodnuté s právním poradcem a schválené vedoucím podniku. Pokud je nutné provést významné změny, vydá se odpovídající příkaz od vedoucího podniku.

Objednat - Jedná se o právní akt, který vydává vedoucí podniku nebo instituce (nebo vedoucí jejich oddělení), jednající na základě jednoty velení. Příkaz se vydává za účelem provádění určitých činností směřujících ke zlepšení činnosti organizace nebo řešení personálních otázek.

Název objednávky začíná předložkou o (asi) s přidání slovesného podstatného jména: Po domluvě, Po schválení.

Objednávka, stejně jako ostatní řídicí dokumenty, obvykle obsahuje dvě části: uvádějící A správní. První je úvodem do podstaty řešené problematiky. Druhá část začíná slovem OBJEDNÁVÁM, které je vytištěno velkými písmeny; pak samotná objednávka následuje na novém řádku. Musí být konkrétní, jasný, se zněním neumožňujícím různé výklady, s uvedením vykonavatelů a lhůt pro provedení, jakož i osoby, která je pověřena dohledem nad plněním příkazu.

Podrobnosti objednávky zahrnují: státní znak Ruské federace, název oddělení nebo organizace, typ dokumentu, jakož i datum, rejstřík, místo vyhotovení, titul, text, podpis a popř. nutné, značka schválení.

Objednat. Tento dokument se svým účelem a povahou blíží zakázce, ale je zpravidla vydáván k provozním záležitostem každodenní výrobní, ekonomické a administrativní činnosti podniku. Jeho text musí obsahovat: konkrétní úkol, označení odpovědné osoby a termín. Objednávky by měly být vyhotoveny na obecném hlavičkovém papíře podniku, podepisuje je manažer nebo jeho zástupce.

Protokol. Existují úplné a krátké protokoly. Úplný protokol se sepisuje, pokud se koná zvláště důležité jednání, jednání nebo jednání. Jeho hlavní část zabírají sekce, z nichž každá přímo souvisí s bodem programu, stavěné podle schématu: POSLECHNUTO, MLUVO, ROZHODNO (rozhodnuto). Poslední část je nejdůležitější a měla by obsahovat přesné a jasné formulace, které vedou k implementaci uvažovaných problémů.

Krátký zápis uvádí pouze projednávané otázky, jména řečníků a kolektivně přijatá rozhodnutí.

Zápis musí být podepsán předsedou a tajemníkem schůze (schůze).

Akt. Jedná se o dokument, který sepisuje několik osob k potvrzení zjištěné skutečnosti, jednání nebo události. K vypracování aktu se obvykle na příkaz vedoucího organizace vytváří komise (trvalá nebo dočasná). Tento dokument je vypracován na společném formuláři, který má často jednotnou šablonovou formu. Zákony se mohou týkat různých případů: likvidace instituce, přijetí a převod jakéhokoli hmotného majetku, přijetí stavebních projektů, inventarizace, různé typy incidentů.

Text zákona má zpravidla tři části: 1) úvod, kde je formálně uveden základ pro vyhotovení dokumentu a jsou uvedeny osoby, které se na vyhotovení zákona podílely; 2) část výroková, která stanoví úkoly a podstatu práce členů komise, její výsledky; 3) závěrečná (nepovinná) část, která obsahuje závěry nebo doporučení komise.

Memorandum - dokument, který je adresován vedoucímu daného podniku nebo vyšší organizace s upozorněním na aktuální alarmující situaci, na jakékoli skutečnosti nebo jevy, které zasahují do výrobní činnosti, a obsahuje konkrétní návrhy na nápravu. Zprávy lze psát na návrh vedení nebo z vlastní iniciativy zaměstnance.

Textu zprávy musí předcházet nadpis začínající předložkou o (asi). Interní zpráva je vypracována na jednoduchém listu papíru s uvedením hlavních podrobností, podepsána zpracovatelem, externí zpráva je předložena na obecném hlavičkovém papíře organizace a podepsána jejím vedoucím.

Zaměstnanecká smlouva. Jak stanoví zákoník práce Ruské federace, pracovní smlouva musí být uzavřena s osobou, která se uchází o práci, a to písemně. Ve smlouvě musí být uvedeno:

– místo výkonu práce (název zaměstnavatele, jeho adresa);

– konkrétní práce v konkrétní specializaci nebo pozici;

– datum zahájení prací a jejich ukončení (při uzavření smlouvy na dobu určitou);

– podmínky odměňování;

– odpovědnost podniku za zajištění ochrany práce.

Smlouva může také obsahovat další podmínky, které upřesňují povinnosti stran, například volno bez mzdy, další školení, různé druhy bonusů k základní mzdě atd.

Dohoda je sepsána ve dvou kopiích, z nichž jedna je uložena v podniku, druhá - se zaměstnancem.

Dotazník. Jedná se o dokument, jehož formulář vyplňují uchazeči o práci. Záznamy, které pořizuje, jsou zdokumentovány, načež pracovník personální služby potvrdí jejich správnost podpisem a pečetí. Dotazník je nedílnou součástí osobní složky (složky) zaměstnance.

Mezi hlavní smluvní (právní) dokumenty zahrnují: žádost, odpověď na žádost, návrh (nabídka), odpověď na návrh, dohoda (smlouva), stížnost (reklamace), odpověď na stížnost. Tyto dokumenty odrážejí nejdůležitější fáze výrobního procesu jakéhokoli podniku (veřejného i soukromého) tohoto procesu. Aby výrobní podnik úspěšně fungoval, musí nejprve získat zařízení a suroviny pro výrobu svých produktů a poté je prodat. Pokud to však nepřináší výhody, znamená to, že podnik funguje nečinně, a proto směřuje k bankrotu. Aby nedošlo ke kolapsu, je nutné takto podnikat, tzn. nakupovat a prodávat tak, aby bylo možné nejen vyplácet mzdy pracovníkům, ale také přidělovat prostředky na rozvoj výroby. K tomu však potřebujete vědět, jak nejlépe nakupovat vybavení a suroviny, jak prodávat své produkty výhodněji. Všechny tyto operace jsou nevyhnutelně doprovázeny provedením určitých smluvních dokumentů. Každý podnikatel nebo jednoduše manažer tedy musí mít představu o standardních vzorech takových dokumentů, rozumět jejich detailům a být schopen je sestavit nebo vyplnit s přihlédnutím ke všem okolnostem provázejícím obchodní transakce. Pro provádění externích činností musí smluvní dokumenty navíc obsahovat další informace související s devizovými kontrolami ze strany státu.

Žádost je obchodní doklad, který představuje výzvu dovozce (kupujícího) na vývozce (prodávajícího) s žádostí o poskytnutí potřebných informací o zboží (službách) tohoto vývozce a/nebo o zaslání nabídky na dodávku (prodej) těchto zboží nebo poskytování služeb.

V poptávce je většinou uvedeno, jaké zboží a za jakých podmínek by chtěl dovozce nakoupit. Jedná se především o množství a kvalitu produktu, jeho značku nebo model, cenu, dodací lhůtu a způsob dopravy, platební podmínky.

Pokud podnik často nakupuje zvenčí, pak se pro urychlení přípravy poptávky a při obchodní korespondenci používá jednotná (standardizovaná) forma tohoto dokumentu.

Návrh (nabídka) – obchodní doklad, což je prohlášení vývozce (prodejce) o vůli uzavřít transakci s uvedením jejích konkrétních podmínek. Návrh může být zaslán dovozci jako odpověď na jeho žádost nebo z podnětu samotného vývozce.

V nabídce je zpravidla uveden název nabízeného produktu, jeho množství a kvalita, cena, dodací lhůta, platební podmínky, druh balení a další podmínky v závislosti na povaze produktu.

Existují pevné a bezplatné nabídky.

Pokud je nabídka na konkrétní produkt učiněna pouze jednomu kupujícímu a je stanovena lhůta, po kterou se prodávající považuje za vázána podmínkami nabídky, jedná se o tzv. tvrdý. Neobdržení odpovědi od kupujícího ve stanovené lhůtě je považováno za odmítnutí a zbavuje prodávajícího učiněné nabídky.

Pokud je nabídka učiněna nezávazně ze strany prodávajícího a je směřována na více kupujících, např. inzerát, jedná se o tzv. volný, uvolnit.

Pro urychlení přípravy návrhů se v obchodní korespondenci používá jednotný formulář. Charakteristiky náležitostí formuláře návrhu jsou zpravidla shodné s formulářem formuláře žádosti s výjimkou tří bodů, a to: namísto Číslo požadavku, text požadavku a podpis dovozce je kladen Číslo návrhu, text návrhu a podpis vývozce.

Odpověď na návrh. Mohou existovat dvě možnosti:

1) Kupující souhlasí se všemi podmínkami nabídky. Prodávající potvrdí (akceptuje) jeho přijetí a obchod se považuje za uzavřený. Poté je vystavena objednávka nebo uzavřena smlouva;

2) kupující nesouhlasí s žádnými podmínkami nabídky (množství, kvalita, cena, podmínky), o kterých informuje prodávajícího. Důsledkem je zdlouhavá korespondence nebo jednání.

Smlouva– obchodní doklad, kterým je smlouva o dodávce zboží (poskytování služeb apod.), podepsaná prodávajícím a kupujícím (vývozcem a dovozcem).

Pokud produkty přijaté na základě smlouvy nesplňují některý z parametrů v ní uvedených. V případě závažných porušení smlouvy v tomto ohledu zasílá kupující společnost stížnost prodávající společnosti.

1) základ pro podání reklamace;

2) důkazy (protokol o zkoušce, protokol o převzetí nebo protokol o zkoušce a další dokumenty);

3) specifické požadavky poškozeného, zejména v případě nedostatku zboží, dodatečného dodání nebo zaplacení určité částky za chybějící množství; v případě špatné kvality zboží jeho výměna za kvalitní nebo označení již přijatého zboží; v případě jiných hrubých porušení (dodací lhůty, balení atd.) ukončení smlouvy a náhrada přímých ztrát a ušlého zisku.

Stížnost musí být podána písemně s přiloženými potřebnými doklady, které na podporu tvrzení poškozeného musí mít plnou důkazní sílu pro obě strany. Lhůty pro uplatnění reklamací jsou stanoveny zákonem a závisí na jejich povaze: ve vztahu k množství zboží, jeho kvalitě, ve vztahu ke zboží se záruční dobou i bez ní atd.

Pokud je reklamace oprávněná, výsledkem může být: dodatečné dodání chybějícího výrobku nebo snížení celkové výše jeho nákladů; výměna nekvalitního produktu za vysoce kvalitní nebo jeho označení; zaplacení pokuty, penále nebo penále, pokud jsou stanoveny ve smlouvě; varování atd.

Nedokážou-li se strany dohodnout na náhradě škody, je věc postoupena soudům stanoveným ve smlouvě, nejčastěji rozhodčímu soudu.

NOVINÁŘSKÝ STYL

(krátký popis)

Publicistický styl funguje ve společensko-politické sféře a je využíván v řečnických projevech, v médiích: v TV, rozhlase, v periodikách. Provádí se v písemném i ústním projevu. Jedním z hlavních charakteristických rysů tohoto stylu je spojení dvou trendů – expresivní tendence A trendy směrem ke standardu . To je způsobeno funkcemi, které žurnalistika vykonává: informační a obsahová funkce a funkce přesvědčování, emoční vliv . Mají zvláštní charakter v publicistickém stylu. Informace v této oblasti veřejné činnosti jsou určeny širokému okruhu lidí, všem rodilým mluvčím a členům dané společnosti (a nejen specialistům, jako ve vědecké oblasti). Pro relevanci informací je velmi důležitý faktor času: informace musí být předány a veřejně známé co nejdříve, což například v oficiálním obchodním stylu není vůbec důležité. V novinově-žurnalistickém stylu se přesvědčování provádí emocionálním působením na čtenáře nebo posluchače, proto autor vždy vyjadřuje svůj postoj ke sdělované informaci, ale zpravidla se nejedná pouze o jeho osobní postoj, ale vyjadřuje názor určité sociální skupiny lidí, například nějaké strany, nějakého hnutí atp. Tendence ke standardu znamená touhu žurnalistiky po přísnosti a informačním obsahu, které jsou charakteristické pro vědecké a oficiální obchodní styly. Například standardní pro novinový-žurnalistický styl zahrnuje stálý růst, široký záběr, oficiální návštěva a tak dále. Tendence k expresivitě se projevuje v touze po přístupnosti a obraznosti formy vyjádření, která je charakteristická pro umělecký styl a hovorovou řeč - rysy těchto stylů se prolínají v publicistické řeči. Tento styl je konzervativní a flexibilní. Na jedné straně novinářský projev obsahuje dostatečné množství klišé, společensko-politických a dalších pojmů. Na druhé straně touha přesvědčit čtenáře vyžaduje stále nové jazykové prostředky k jejich ovlivňování. Veškeré bohatství umělecké a hovorové řeči slouží právě tomuto účelu.

Slovní zásoba novinařsko-žurnalistický styl má výrazné emocionální a expresivní zabarvení, obsahuje hovorové, hovorové a dokonce i slangové prvky. Zde používáme lexikálně-frazeologické jednotky a fráze, které kombinují funkční a expresivně-hodnotící konotace, např. duping, žlutý tisk, spolupachatel a tak dále.; nejen ukazují, že patří do novinově-novinářského stylu řeči, ale obsahují i negativní hodnocení. Mnohá slova získávají novinařsko-žurnalistický význam, jsou-li použita v přeneseném významu ( Tento článek vyvolal diskusi). Novinový a publicistický projev aktivně využívá cizí slova a prvky slov, zejména předpony a-, anti-, pro-, neo-, ultra- atd. Právě díky médiím se v poslední době výrazně rozšířil aktivní slovník cizích slov tvořících ruský jazyk: privatizace, voličstvo, denominace atd. Uvažovaný funkční styl zahrnuje do oblasti hodnocení i vlastní jména, názvy literárních děl apod. (Pljuškin, Deržimorda, Muž v případě atd.). Touha po expresivnosti, obraznosti a zároveň po stručnosti je realizována i pomocí precedentních textů (textů známých každému průměrnému členovi společnosti), které jsou dnes nedílnou součástí publicistického projevu.

Syntax novinový a publicistický styl řeči má také své charakteristiky spojené s aktivním používáním citově a expresivně zabarvených konstrukcí: zvolací věty různého významu, tázací věty, věty apelativní, řečnické otázky, opakování, pitvané konstrukce atd. Touha po výrazu určuje použití konstrukcí s hovorovým zabarvením: konstrukce s částicemi, citoslovce, konstrukce frazeologického charakteru, zvratky, nesvazovací věty, elipsy (vynechání jednoho nebo druhého členu věty, strukturní neúplnost konstrukce) atd.

3.6. Jazyk fikce(krátký popis)

Hlavním charakteristickým rysem jazyka fikce je jeho účel. Celá organizace jazykových prostředků v beletrii je podřízena nejen přenosu obsahu, ale přenosu prostředků uměleckých. Hlavní funkce jazyka fantastiky je estetická (nebo poetická), k jejíž realizaci lze využít prvky všech funkčních stylů a nespisovných forem národního jazyka. Zvláštní postavení jazyka beletrie v systému funkčních variet jazyka spočívá také v tom, že má obrovský vliv na spisovný jazyk jako celek. Není náhodou, že název standardizovaného národního jazyka obsahuje definici „literární“. Jsou to spisovatelé, kteří ve svých dílech tvoří normy literárního jazyka. Když se zamyslíte nad jazykem beletrie, pak je zjevně vhodnější nemluvit o kultuře řeči, ale o talentu a dovednosti spisovatele ve využívání veškerého bohatství a možností národního jazyka.

Svět fikce- jde o „znovu vytvořený“ svět, zobrazovaná realita je do jisté míry autorovou fikcí, tzn. v uměleckém stylu řeči hraje nejdůležitější roli subjektivní moment. Celá okolní realita je prezentována prostřednictvím autorovy vize. Ale v literárním textu nevidíme jen svět spisovatele, ale i spisovatele v tomto světě: jeho preference, odsuzování, obdiv, odmítání atd. S tím souvisí emocionalita a expresivita, metafora, významová rozmanitost uměleckého stylu řeči.

Rozeberme si krátký úryvek z příběhu N. Tolstého „Cizinec bez jídla“: "Lera šla na výstavu jen kvůli svému studentovi, z pocitu povinnosti." "Alina Kruger. Osobní výstava. Život jako ztráta. Vstup zdarma." V prázdném sále se potuloval vousáč a dáma. Díval se na některé práce dírou v pěsti, cítil se jako profesionál. Lera se také podívala skrz pěst, ale nevšimla si rozdílu: všichni stejní nazí muži na kuřecích stehýnkách a v pozadí hořely pagody. V brožurce o Alině stálo: „Umělec promítá podobenství světa do prostoru nekonečna.“ Zajímalo by mě, kde a jak učí, jak psát texty umělecké kritiky? Asi se s tím narodili. Při návštěvě Lera ráda listovala uměleckými alby a po zhlédnutí reprodukce si přečetla, co o ní napsal odborník. Vidíte: chlapec přikryl hmyz sítí, po stranách jsou andělé troubící na pionýrské rohy a na obloze je letadlo se znameními zvěrokruhu na palubě. Čtete: „Umělec pohlíží na plátno jako na kult okamžiku, kde tvrdohlavost detailů interaguje se snahou o pochopení každodenního života.“ Myslíte si: autor textu málokdy tráví čas venku, spoléhá na kávu a cigarety, jeho intimní život je nějak komplikovaný.“

To, co máme před sebou, není objektivní prezentace výstavy, ale subjektivní popis hrdinky příběhu, za kterou je jasně vidět autor. Text je založen na kombinaci tří výtvarných plánů. Prvním plánem je to, co Lera na obrazech vidí, druhým je uměleckohistorický text interpretující obsah obrazů. Tyto plány jsou stylisticky vyjádřeny různými způsoby, záměrně je zdůrazněna knižní a strohost popisů. A třetím plánem je autorova ironie, která se projevuje tím, že ukazuje rozpor mezi obsahem obrazů a verbálním vyjádřením tohoto obsahu, v hodnocení vousatého muže, autora knižního textu, a schopnosti psát takové texty umělecké kritiky.

Množství slov, která tvoří základ a vytvářejí obraznost stylu uměleckých děl, zahrnuje obrazové prostředky ruského literárního jazyka i slova, která si uvědomují svůj význam v kontextu. Jsou to slova s širokým rozsahem použití. Vysoce specializovaná slova jsou používána v malé míře, pouze k vytvoření umělecké autenticity při popisu určitých aspektů života.

V uměleckém stylu řeči je velmi široce používána verbální polysémie slova, která odhaluje významy a odstíny významu, stejně jako synonymii na všech jazykových úrovních, díky čemuž je možné zdůraznit nejjemnější odstíny významu. Vysvětluje to skutečnost, že autor se snaží využít veškeré bohatství jazyka, vytvořit svůj vlastní jedinečný jazyk a styl, vytvořit jasný, expresivní, obrazný text. Autor využívá nejen slovní zásobu kodifikovaného spisovného jazyka, ale i celou řadu obrazných prostředků z hovorové a lidové řeči.

V literárním textu vystupuje do popředí emocionalita a expresivita obrazu. Mnoho slov, která ve vědecké řeči působí jako jasně definované abstraktní pojmy, v novinové a novinářské řeči - jako společensky zobecněné pojmy, v umělecké řeči nesou konkrétní smyslové představy. Styly se tedy vzájemně doplňují. Například přídavné jméno „olovo“ ve vědecké řeči realizuje svůj přímý význam - „olověná ruda“, „olověná kulka“, v umělecké řeči tvoří expresivní metaforu – „olověné mraky“, „olověná noc“. V umělecké řeči proto hrají důležitou roli fráze, které vytvářejí jakési obrazné zobrazení.
Umělecká řeč, zvláště řeč poetická, se vyznačuje inverzí, tzn. změna obvyklého pořadí slov ve větě s cílem zvýšit sémantický význam slova nebo dát celé frázi zvláštní stylistické zabarvení.

Syntaktická struktura umělecké řeči odráží tok figurativních a emocionálních dojmů autora, takže zde lze nalézt celou řadu syntaktických struktur. Každý autor podřizuje jazykové prostředky plnění svých ideových a estetických úkolů.

V umělecké řeči jsou možné i odchylky od strukturálních norem, aby autor vyzdvihl nějakou myšlenku nebo rys, který je důležitý pro smysl díla. Mohou být vyjádřeny v rozporu s fonetickými, lexikálními, morfologickými a jinými normami. Ale otřásat normami není úkolem spisovatelů (s výjimkou futuristů), kreativce prostě zajímá experimentování se slovy, hraní si se slovy a hraní si se slovy. A všechny možné odchylky v řeči slouží zákonu umělecké nutnosti.

Otázky pro sebeovládání pro oddíl č. 3:

1. Jaké jsou důvody pro rozlišování funkčních variet jazyka?

2. Jaké jsou hlavní funkční styly (podle Shmelevovy typologie)?

3. Jaký je zásadní rozdíl mezi mluveným jazykem a jinými druhy jazyka? Jaké jsou lexikální, morfologické a syntaktické rysy mluveného jazyka?

4. V jaké sféře společenského působení funguje vědecký styl? Jaké jsou jeho charakteristické rysy?

5. Jaké hlavní vědecké žánry znáte?

6. Co je vědecká terminologie?

7. Jaký je rozsah fungování oficiálního obchodního stylu?

8. Co je to dokument, formulář, podrobnosti?

9. Na jaké dvě skupiny se dokumenty dělí podle potřeb podniků a rozsahu jejich použití? Uveďte hlavní žánry oficiálního obchodního stylu.

10. Co je jedinečné na jazyku fikce?

Účelem obchodního papíru je správně a jednoznačně předat informace. Při sestavování úředního papíru je proto důležité vědět a vzít v úvahu rysy jazyka a stylu moderní korespondence, stejně jako dodržování požadavků požadavky na design. Nedodržení těchto podmínek ztěžuje práci s dokumenty a zbavuje je právního a praktického významu.
Vlastnosti formy a obsahu dokumentu
Text jakéhokoli dokumentu musí splňovat následující požadavky:

1. jasnost a srozumitelnost,
2.stručnost, 3.úplnost,
4. zdvořilost,
5.gramotnost.

Požadavky na písemné vyhotovení obchodních dokumentů se skládají z požadavků stanovených regulačními dokumenty; normy a pravidla ruského jazyka; s přihlédnutím ke zvláštnostem obchodního stylu; normy a pravidla obchodní etikety, projevující se formou prezentace jazykového materiálu v textu.

Příručka podrobně zkoumá požadavky na vyhotovení osobních dokumentů s přihlédnutím k jejich žánrové specifičnosti a poskytuje také vzory osobních dokumentů: výpisy, žádosti, autobiografie, životopisy, účtenky, plné moci, poznámky, vysvětlivky, obchodní dopisy.

4. Řečnická řeč. Typy a příčiny jazykových chyb a komunikačních selhání. Oratorní řeč je druh monologické řeči používaný v situaci, kdy řečník oslovuje velké publikum s cílem přesvědčit. Řeč mluvčího má své vlastní charakteristiky kompozice a stylu, stejně jako zvláštní vztah mezi jazykovými a nejazykovými komunikačními prostředky. Existuje několik hlavních vlastností, které odlišují oratoř od jiných typů řeči. Řečník oslovuje lidi řečnickým projevem – nejen proto, aby posluchači předal informaci, ale také aby dostal odezvu v podobě zájmu (přesvědčit) nebo nějaké akce (motivovat).

23. Hlavní typy řídících dokumentů, pravidla provádění a přípravy.
Mezi řídícími dokumenty se rozlišují organizační a administrativní dokumenty (proto se jim také říká organizační a administrativní dokumenty). Mezi první z nich patří: charta, struktura a personální obsazení řídícího aparátu, personální tabulka, vnitřní pracovní předpisy nebo personální předpisy, předpisy o strukturální jednotce podniku, pracovní náplň. Mezi administrativní dokumenty patří: příkaz, příkaz, pokyn, pokyn. Samostatně se také rozlišují informační a referenční dokumenty, jako je protokol, akt, zprávy a vysvětlivky, osvědčení atd., a dokumenty o zaměstnancích podniku: standardní pracovní smlouva, žádost, dotazník, charakteristiky atd. Dále budeme hovořit pouze o hlavních dokumentech, se kterými se každý zaměstnanec podniku nebo instituce tak či onak setká. Z organizační podskupiny se zaměříme pouze na popis práce, z podskupiny administrativních dokumentů - především na zakázku a z informačních a referenčních podskupin a na personál podniku - na vše výše uvedené.

Popis práce. Tento dokument specifikuje funkce, povinnosti, práva a odpovědnosti zaměstnance určité kategorie. Hlavní ustanovení pracovní náplně jsou základem dohody o pracovní činnosti s konkrétním zaměstnancem. Toto poučení je nezbytné i v případě pracovních sporů nebo konfliktních situací ve vztahu mezi zaměstnanci a zaměstnavateli.

Objednat. Nejběžnější typ administrativního dokumentu nalezený v manažerské praxi. Rozkaz je právní akt, který vydává vedoucí podniků a institucí (nebo vedoucí jejich oddělení) působících na základě jednoty velení. Příkaz se vydává za účelem provádění určitých činností směřujících ke zlepšení činnosti organizace nebo řešení personálních otázek.

Název objednávky začíná předložkou o (asi) s přidání slovesného podstatného jména: O schůzce, O schválení..

Objednávka, stejně jako jiné správní dokumenty, obvykle obsahuje dvě části: vyřizovatelnou a správní. První z nich je úvodem do podstaty zvažované problematiky. Druhá část začíná slovem OBJEDNÁVÁM, které je vytištěno velkými písmeny, na novém řádku pak následuje samotná objednávka. Musí být konkrétní, jasný, se zněním neumožňujícím různé výklady, s uvedením vykonavatelů a lhůt pro provedení, jakož i osoby, která je pověřena dohledem nad plněním příkazu.

Objednat. Tento dokument se svým účelem a povahou blíží zakázce, ale je zpravidla vydáván k provozním záležitostem každodenní výrobní, ekonomické a administrativní činnosti podniku. Jeho text musí obsahovat: konkrétní úkol, označení odpovědné osoby a termín. Objednávky by měly být vyhotoveny na obecném hlavičkovém papíře podniku, podepisuje je manažer nebo jeho zástupce. Vzorová objednávka je na obr. 10.

Protokol. Existují úplné a krátké protokoly. Úplný zápis se sepisuje, pokud se koná zvláště důležitá schůzka, jednání nebo jednání. Jeho hlavní část zabírají sekce, z nichž každá přímo souvisí s bodem programu a je postavena podle schématu. POSLOUCHALI JSME, MLUVILI, ROZHODLI SE (ROZHODLI). Poslední část je nejdůležitější a obsahuje přísné, jasné formulace, které řídí implementaci zvažovaných problémů.

Krátký zápis uvádí pouze projednávané otázky, jména řečníků a kolektivně přijatá rozhodnutí. Pouze v případech zvláštní potřeby mohou být do souhrnného zápisu zařazeny zcela samostatné projevy nebo návrhy.

Zápis musí být podepsán předsedou a tajemníkem schůze (schůze).

Vzorové protokoly jsou uvedeny na Obr. 11 a 12.

Akt. Jedná se o dokument, který sepisuje několik osob k potvrzení zjištěné skutečnosti, jednání nebo události. K vypracování aktu se obvykle na příkaz vedoucího organizace vytváří komise (trvalá nebo dočasná). Tento dokument je vypracován na společném formuláři, který má často jednotnou šablonovou formu. Zákony se mohou týkat různých případů: likvidace instituce, přijetí a převod jakéhokoli hmotného majetku, přijetí stavebních projektů, inventarizace, různé typy incidentů.

Memorandum. Jedná se o dokument, který je adresován vedoucímu daného podniku nebo vyšší organizace s upozorněním na aktuální alarmující stav, jakékoli skutečnosti nebo jevy zasahující do výrobní činnosti a obsahuje konkrétní návrhy na nápravu. Zprávy lze psát na návrh vedení nebo z vlastní iniciativy zaměstnance.

Vysvětlující dopis. Tento dokument obsahuje označení adresáta, text, nejčastěji sestavený ve volné formě, vysvětlující důvody jakéhokoli porušení ve výrobním procesu, datum a podpis původce.

Zaměstnanecká smlouva. Jak stanoví zákoník práce Ruské federace, pracovní smlouva musí být uzavřena s osobou, která se uchází o práci, a to písemně. Ve smlouvě musí být uvedeno:

– místo výkonu práce (název zaměstnavatele, jeho adresa);

– konkrétní práce v konkrétní specializaci nebo pozici;

– datum zahájení prací a jejich ukončení (při uzavření smlouvy na dobu určitou);

– podmínky odměňování;

– odpovědnost podniku za zajištění ochrany práce.

Smlouva může také obsahovat další podmínky, které upřesňují povinnosti stran, například volno bez mzdy, další školení, různé druhy bonusů k základní mzdě atd.

Dohoda je sepsána ve dvou kopiích, z nichž jedna je uložena v podniku, druhá - se zaměstnancem.

Dotazník. Jedná se o dokument, jehož formulář vyplňují uchazeči o práci. Záznamy, které pořizuje, jsou zdokumentovány, načež pracovník personální služby potvrdí jejich správnost podpisem a pečetí. Dotazník je nedílnou součástí osobní složky (složky) zaměstnance.

| | | | 5 | | | |

V jazyce obchodních papírů a dokumentů jsou široce používány

1. Podmínky a odbornosti v souladu s tématy a obsahem oficiálních dokumentů. V prvé řadě jsou to právní, diplomatické a účetní podmínky (dovoz, smlouva, zpoždění, přirážka, nabídka, poptávka atd.).

2. Neterminologická slova užívaná především v administrativní a úřednické mluvě (vlastní, splatný, nahoře, podepsaný, přeposlaný, přítomný (toto) atd.).

3. Podstatná jména - jména osob na základě vlastnosti určené nějakým jednáním nebo vztahem (nájemce, svědek, zaměstnavatel, žalobce, žalovaný atd.). Podstatná jména označující pozice a tituly se v obchodní řeči používají pouze v mužské podobě (svědek Fedorova, policista Saveljevová, profesorka Emeljanová atd.).

4. Slovesná podstatná jména. Zvláštní místo mezi nimi zaujímají podstatná jména s předponou ne (nenaplnění, nenalezení, nesplnění, nesplnění, neuznání atd.).

5. Složené pojmenovací předložky vyjadřující standardní aspekty obsahu (pro účely, ve vztahu k, na základě, podél linie, částečně atd.). Předložka po s předložkovým pádem k označení časových úseků (po dovršení osmnácti let apod.).

6. Stabilní fráze přívlastkově-nominálního typu s podbarvením oficiálního obchodního stylu (jednorázový příspěvek, vyšší orgány, zavedený postup, předběžná úvaha atd.)

7. Složené predikáty (poskytnout pomoc, rekonstruovat, provést vyšetřování atd.) na rozdíl od jejich paralelních slovesných tvarů (pomoci, rekonstruovat, zkoumat atd.).

Při přípravě a provádění obchodní dokumentace zaujímá důležité místo etiketa administrativní řeči, jejíž některé prvky vyžadují zvláštní pozornost.

1. Nejčastější formy oslovování: Vážení..., nebo Vážení...! Je třeba si uvědomit, že čárka za adresou dává dokumentu (dopisu) každodenní charakter; vykřičník označuje, že zvláštní význam je přikládán skutečnosti, že se řeší osoba nebo vznesený problém.

Pokud odvolání uvádí první a patronymie, ale neuvádí příjmení, získává odvolání osobní charakter. Zahrnutí příjmení adresáta do adresního vzorce dodává textu dokumentu zdvořilý a úřední tón.

2. Textové užití slov: soudruh (t.), mister (pan), občan (gr.) má svá specifika.

Slovo soudruh, u nás do 90. let převážně používané, bylo již nahrazeno slovem mister, používaným ve světové praxi. Slovo občan se používá, když je osoba považována za subjekt občanskoprávních vztahů.

3. V katedrovém písemném projevu je tendence ztrácet zájmeno I. Například místo „Ptám se“ píší „Ptám se“. Místo „dokončil jsem“ píší „dokončil jsem“. Nelze však říci: „Rozhodl jsem se“. Správně: "Rozhodl jsem se." Obecně se zájmeno „I“ používá pouze ve zprávách a vysvětlivkách.

4. Správní etiketa řeči vyžaduje schopnost používat zájmeno „on“. Může být prostředkem jak depersonalizace, tak známosti, a proto vyžaduje zvláštní opatrnost, ba omezení při jeho použití v úředních dokumentech. Je zcela zřejmé, že příkaz, usnesení, rozhodnutí, dispozice, popis by měly uvádět příjmení a iniciály osoby. V popisu se v každém odstavci opakuje příjmení a iniciály toho, na koho je psán.

5. Je třeba vzít v úvahu, že úřední dokumenty jsou psány neutrálním, přátelským tónem, není dovoleno používat hrubost, okázalé výrazy vyjadřující přílišnou zdvořilost atd. Žádný seznam doporučených výrazů samozřejmě zcela nevyřeší problém administrativní etikety řeči. Pouze vnitřní takt a objektivita při posuzování určitých produkčních situací může navrhnout volbu slov a výrazů.

2.6. Některá pravidla pravopisu
v obchodních dokumentech

Všechna slova, kromě oficiálních, jsou psána velkým písmenem ve jménech nejvyšších vlád, státních organizací a institucí země, jakož i nejvýznamnějších mezinárodních organizací (Nejvyšší rada Ruské federace, Organizace spojených národů) .

První slovo v názvech ústředních institucí a veřejných organizací (Ministerstvo průmyslu Ruské federace; Federace nezávislých odborových svazů Ruska) se píše s velkým písmenem.

První slovo a vlastní jména se píší s velkým písmenem v názvech vědeckých, vzdělávacích institucí, kulturních institucí, obchodních a průmyslových podniků (Akademie věd Ruska; Gnessin Music College; Polytechnic Museum; First Moscow Watch Factory). Pokud před individuálním názvem předchází definice, také individuální, pak se obě slova píší s velkým písmenem (Státní Treťjakovská galerie; Ústřední dům novinářů).

Obchodní texty často obsahují různé seznamy, seznamy, které vyžadují symboly. Existují určitá technická a interpunkční pravidla pro kategorizaci textu dokumentu.

K označení částí seznamů se používají následující:

Nejvyšším stupněm dělení jsou velká písmena (A, B, C atd.) a římské číslice (I, II, III atd.);

Průměrná úroveň dělení jsou arabské číslice (1, 2, 3 atd.);

Nejnižší stupeň dělení jsou arabské číslice se závorkami (1) 2) 3) atd.) a malá písmena se závorkami (a) b) c) atd.).

Za malými písmeny a arabskými číslicemi se závorkami není tečka, ale tečka (tečky) za velkými písmeny a římskými číslicemi. 1), A. 1.). Při kategorizaci pomocí závorek se části textu oddělují buď čárkami nebo středníky (1)...; 2)... ;) Tečka je umístěna na konci nadpisů (1. ... 2.), navržených bez závorek.

V textech dokumentů by neměly být žádné nesrovnalosti v pravopisu jmen osob, funkcí, institucí, zeměpisných jmen, termínů atd. Žádoucí nejsou ani spontánní (autorské) zkratky. V současné době jsou standardizovány tyto typy zkratek: poštovní informace (město, kraj, okres, pošta, stanice, odbor atd.); názvy funkcí a titulů (profesor, korespondent, kandidát technických věd, manažer, zástupce, jednatel, asistent atd.); názvy dokumentů (GOST, technický plán, technické specifikace, zvláštní objednávka atd.); slovo rok (rok, roky, ohlašovací rok 1996/97); peněžní jednotky (2000 rublů, 80 kopejek, ale 2000 rublů 80 kopejek; 4 tisíce, 6 milionů); textové symboly (atd., t.p., viz atd., např. jiný, s., ch., s.g.).

Všechny zkratky slov a jmen v dokumentech musí být obecně přijatelné a srozumitelné. Je třeba připomenout, že nasycení textu zkráceným pravopisem obecně snižuje oficiální tón dokumentu. Aby nedošlo k chybě při výběru zkratek, musíte použít „Slovník zkratek ruského jazyka“ (M., 1969).

Názvy geografických pojmů, časová období, kvantitativní definice atp. zkrátit:

a) před slovem, ke kterému se vztahují, např.: oz. (jezero) Glubokoe, město (město) Orel;

b) po číslicích, například 8 tisíc (tisíc) strojů, 10 milionů (milionů) rublů.

Názvy akademických titulů, titulů nebo povolání mohou být v textu bezprostředně před příjmeními zkráceny. Například: akad. (akademik) Semenov, inženýr. (inženýr) Kravcov.

Složené zkrácené názvy tvořené z počátečních písmen se píší velkými písmeny (MGU). Ve jménech tvořených podle smíšeného principu se písmenné zkratky píší velkými písmeny, slabičné zkratky malými písmeny (NIIStroydormash-Scientific Research Institute of Construction and Road Engineering). Podle prvních slabik (ROSSELMASH).

Zkrácené slovo musí mít bezpečnostní rezervu, aby bylo po dešifrování jednoznačně srozumitelné. Například místo slova povinnost nemůžete napsat zavázat. Nebo o-o, protože to lze chápat různými způsoby (odpovědnost, okolnost atd.). Správná zkratka pro toto slovo je závazek.

Zkratka by měla být srozumitelná každému, kdo bude dokument číst. Proto by při prvním použití zkratky v textu měla být dešifrována v závorkách a poté uvedena ve zkrácené formě. Například: Ruská akademie veřejné správy (RAGS), pak jen RAGS.

Klíčová slova nelze zkrátit. Pokud se v dokladu například hovoří o pracovní cestě, toto slovo není zkráceno.

Psaní zkratek musí být sjednoceno v rámci jednoho textu. Například jedno slovo okres nelze označit ani písmenem r., ani slabikou rai., ani spojením r-n.