Zpracování došlých dopisů (a došlé korespondence obecně) začíná od okamžiku, kdy dokument dorazí do vaší organizace. Tento pracovní proces bychom měli začít popisovat analýzou faktorů, které mají přímý dopad na jeho organizaci. Podle mého názoru jsou to tyto:
- způsob doručování korespondence;
- obsah dokumentu;
- autor dokumentu;
- stanovené lhůty pro vyhotovení dokumentů.
Způsob doručení pošty
Způsoby doručování korespondence jsou podobné způsobům, které máme k dispozici pro zasílání korespondence. Je jasné, že jak jsem dokument odeslal, tak jsem jej i obdržel.
Nejstarší způsob doručování korespondence je kurýr. Pod ním se může skrývat buď „pochůzkář“ nebo speciální komunikační důstojník.
Speciální komunikační služby obvykle využívají vládní agentury, které posílají „zásilky“ celostátního významu.
Příklad 1
Sbalit show
Tímto způsobem probíhá poštovní korespondence mezi ministerstvem zahraničních věcí Ruska a zastupitelskými úřady Ruské federace v různých cizích zemích. Pamatujte, že existoval takový sovětský film - „Diplomatický kurýr“. Dokonce i dnes, když se na prahu vašeho ústavu objeví muž v zelené čepici, srdce obyčejného smrtelníka začne bít rychleji: jo, podílím se na řešení nejdůležitějších státních záležitostí (dělám si legraci)!
Na každém vtipu je ale také zrnko pravdy, protože po otevření obálky si na aršíku bez problémů přečtete text nesmrtelné klasiky: „Přichází za vámi revizor.“
Pokud má vaše organizace doručovací službu (kurýrní službu), můžete jí důvěřovat pouze při doručování zvláště důležitých a naléhavých dokumentů (ve vašem domovském městě). Zároveň budete mít jistotu, že dokumenty dorazí co nejdříve a budou předány, jak se říká, z ruky do ruky.
A doručování dokumentů do jiného města je zpravidla svěřeno specializovaným poštovní společnosti. Naštěstí dnes máme na výběr. Vše závisí na pověsti firmy, velikosti vaší peněženky a požadované dodací lhůtě. Poštovní společnosti jsou také důvěryhodné při organizování hromadných zásilek, například dárků na novoroční svátky.
Klasickým způsobem doručování úředních dopisů u nás i do zahraničí je poštou přes Ruská pošta FSUE: jednoduché, doporučené dopisy, dopisy s potvrzením o přijetí, cenné dopisy atd. Jen nás musí mrzet, že tak rozsáhlá síť, kterou tento státní podnik má, taková značka, která dnes nevznikla, je na trhu poštovních služeb podřadná vůči mladým a často západním společnostem. Zaostává v tak důležitých ukazatelích, jako je kultura služeb a technologie práce.
Podle e-mailem Nejčastěji jsou dodávány různé druhy informačních materiálů, pozvánek, inzerce apod.
Dnes však mnoho vládních úřadů používá e-mail (vyhrazené komunikační kanály) k organizaci oficiální meziresortní komunikace. Například dopis může být vystaven elektronicky, podepsán elektronickým digitálním podpisem, zaregistrován v EDMS a zaslán korespondentovi jediným kliknutím na tlačítko. Krása.
Někdy e-mailem obdržíte elektronické kopie naléhavých dokumentů, jejichž doručení na papíře bude později provedeno běžnou poštou (proto se v moderní kancelářské práci používá termín jako „doručení“).
Vidíme tedy, že korespondence může do moderní organizace dorazit různými způsoby. A zvolená možnost přímo závisí na obsahu dokumentu, jeho relevanci/naléhavosti, což výrazně ovlivňuje jeho další zpracování.
Takový počet moderních prostředků doručování korespondence je vhodný pouze pro odesílající stranu. Může však „přetížit“ zaměstnance, kteří dostávají korespondenci.
Příklad 2
Sbalit show
Řekněme, že pracujete v malé, ale poměrně aktivně se rozvíjející firmě. V předškolní službě jsou dva, maximálně tři lidé. A celý den běháte na recepci, přijímáte poštu od kurýrů, prohlížíte si Outlook (všimněte si, že kurýři a email nefungují podle plánu). Stále jste nevyřešili horu korespondence přijaté z místní pošty (je dobře, že alespoň Ruská pošta doručuje korespondenci jednou denně; zároveň mnoho organizací samostatně přijímá korespondenci na poště, které nesvěřují tak důležitou postup pošťákovi, který je také osobou: může onemocnět, odjet na dovolenou nebo se prostě nedostavit).
A pak se na prahu objeví kurýr. Vše zahodíte – a jdete si k němu pro zvlášť důležitý dokument, se kterým budete běhat po zbytek pracovního dne...
Autor dokumentu
Druhým důležitým faktorem ovlivňujícím zpracování došlé korespondence je autorství dokumentu. Samozřejmě, dokumenty přijaté jménem ministra vašeho průmyslu musí být urychleně zpracovány a okamžitě předány vedoucímu ke kontrole.
Moderní kancelářské pracovní procesy zahrnují vývoj speciálních cest pro určité skupiny dokumentů, charakteristické pro dokumenty určitého obsahu.
Příklad 3
Sbalit show
Používáte-li elektronický systém správy dokumentů, pak lze přijatý standardní dokument odeslat po příslušné trase všem zájemcům současně, nebo můžete trasu dokumentu zařídit tak, aby byl automaticky přenesen z jednoho zaměstnance na další.
Pro jednotlivé skupiny dokumentů můžete vyvinout i „obrácené“ cesty, tzn. ne od vedoucího k účinkujícím, ale od účinkujících k vedoucímu.
- dopisy obsahující jakoukoliv poptávku, žádost, návrh, stížnost, tzn. dopisy vyžadující provedení jakýchkoli akcí nebo rozhodnutí;
- dopisy s odpovědí na vámi zaslané podněty;
- referenční a informační dopisy.
Pouze podle jména" dopisy s dotazem„Je jasné, že tento typ dokumentu vyžaduje pečlivé prostudování a práce s dokumentem této skupiny může zahrnovat všechny fáze zpracování příchozí korespondence, od registrace až po kontrolu provedení. Mezi dopisy tohoto typu patří tzv oběžník, zasílané z vyšších organizací do podřízených. V těchto dopisech jsou vaší organizaci přiděleny všechny úkoly, které vyžadují povinné a někdy naléhavé provedení. Proto jsou pro tuto kategorii úředních dopisů důležité dva faktory: potřeba provedení a v důsledku toho lhůty pro provedení.
Odpovědní dopisy jsou dokumenty odpovědí na vaše dotazy, žádosti, návrhy, požadavky a další iniciativní dopisy zasílané jiným organizacím za účelem vyřešení jakéhokoli vašeho problému. Dopisy s odpovědí nejčastěji nevyžadují další kroky kromě jejich předání zaměstnancům, kteří iniciovali zvážení problému.
Informační dopisy ve své podstatě neobsahují prvek „nutnosti provedení“ a nejčastěji nepodléhají exekuci - mají krátkou životnost: čtěte, berte na vědomí a házejte do koše.
Doba provádění
V jakém okamžiku začínáte počítat dobu provedení (ode dne vydání příkazu nebo den po něm)? Má se počítat v kalendářních nebo pracovních dnech? Co dělat s dokumenty, jejichž uzávěrka připadá na víkend? Co když termín není vůbec určen? Odpovědi na tyto otázky najdete v článku „Jak stanovit termíny? » na straně 12 časopisu č. 8‘ 2011
Lhůty pro provedení lze stanovit standardními pokyny pro vedení evidence a prodloužit je na 1 měsíc. Pro určité typy dokumentů jsou však lhůty pro vyřízení stanoveny zvláštními předpisy, podle kterých mohou být počítány ve dnech, například od okamžiku, kdy organizace obdrží dopis. Pro dokumenty s různými lhůtami je proto vhodné vyvinout různé procesy pro jejich zpracování.
Toto důležité téma jsme podrobně probírali v našem časopise posledních šest měsíců a publikovali jsme několik článků.
A nyní jsme si ukázali, na co si musíte dát pozor při budování procesu pro práci s příchozí korespondencí. V moderním světě přísných termínů a pravidel, obrovského toku informací není přípustné směrovat pohyb tohoto informačního toku jedním směrem, je velmi snadné se v této rychlé a zuřící horské řece udusit.
Etapy procesu práce s příchozí korespondencí
Proces práce s příchozí korespondencí lze rozdělit na etapy:
- recepce;
- třídění;
- evidence korespondence;
- zasílání dokumentů příjemcům pro rozhodování o řízení;
- zasílání dokumentů k provedení;
- provádění dokumentů;
- organizace kontroly provádění dokumentů;
- formování provedených dokumentů do případů.
Proces práce s příchozí korespondencí, stejně jako jakýkoli jiný obchodní proces, kromě svých základních prvků nutně popisuje nebo reguluje jeho výrobní činnosti. účastníků. Každý účastník procesu má specifickou roli. V tomto případě mohou být role rozděleny následovně:
- Dozorce- jedná se o vedoucího instituce nebo strukturální jednotky. Kontroluje dokumenty přijaté jeho jménem, přijímá o nich manažerská rozhodnutí a vyhodnocuje výsledek exekuce.
- Odpovědný exekutor- zaměstnanec instituce uvedený v usnesení ředitele jako „Odpovědný jednatel“. Přijímá v souladu s usnesením správce podklad k jeho dalšímu vyřízení, organizuje práci spoluvykonavatelů a podává správci zprávu o průběhu vyřizování dokumentu.
- Vykonavatel- zaměstnanec instituce označený v usnesení vedoucího jako „exekutor“. Přijímá v souladu s usnesením Manažera dokument k jeho dalšímu provádění, podává Manažerovi nebo Kontrolorovi zprávy o průběhu plnění pokynů podle dokumentu. Pokud existuje Odpovědný exekutor, je to spoluexekutor.
- Ovladač- zaměstnanec instituce označený v usnesení vedoucího jako „kontrolor“ nebo kterým je na základě vnitřních regulačních dokumentů organizace. Přijímá zprávy od odpovědného vykonavatele a spoluvykonavatelů o průběhu realizace dokumentu. Rozhodne se dokončit práci na dokumentu a odebrat jej z kontroly.
- Tajemník- hlavní tajemník. Přijímá dokumenty na papíře pro další hlášení Manažerovi, dělá si poznámky o pohybu dokumentů v evidenčních materiálech.
- Úředník- pracovník předškolního výchovného zařízení. Zodpovědnost za příjem, třídění, evidenci, zadávání informací o dokumentu do evidenčních materiálů, odeslání dokumentu k vyřešení, odeslání dokumentu k vyřízení, sledování průběhu dokumentu. Přijímá zprávy od výkonných umělců o dokončení práce na provedení dokumentu a odesílá zprávy Kontrolorovi. Jménem správce vrací dokumenty k revizi nebo je zbavuje kontroly.
Také je z mého pohledu nutné zavést takové pojmy jako fázi životního cyklu služebního dopisu nebo stav dokumentu, v závislosti na tom může mít každý účastník procesu své vlastní jasně definované role/odpovědnosti (viz tabulka 1).
Příjem příchozí korespondence
Zvážíme tři zdroje příjmu dokumentů do organizace: poštovní oddělení federálního státního jednotného podniku „Ruská pošta“, kurýr a e-mail.
Doručování korespondence z pošty Provádí se obvykle jednou denně, nejčastěji ráno.
K dokumentům přicházejícím z pošty může být přiložena poštovní podatelna, která uvádí celkový počet zásilek doručených na vaši adresu. Pokud byla doporučená pošta přijata na jméno vaší organizace, bude pro ně sestaven samostatný poštovní rejstřík. Tyto registry zpravidla zahrnují nejen korespondenci zaslanou vám od jiných organizací, ale také korespondenci vámi zaslanou, ale z nějakého důvodu vrácenou na vaši adresu. Důvodem vrácení může být nesprávně uvedená adresa příjemce, doručení poštovních oznámení o doručení vašeho dopisu adresátovi apod.
Pokud obdržíte doporučené dopisy, mějte na paměti, že váš korespondent má právo a možnost zkontrolovat skutečnost doručení dokumentu vaší organizaci. Doporučuji proto došlé obálky pečlivě porovnat s registrem, než na něj podepíšete podpis, datum a čas doručení. Vzhledem k tomu, že taková práce musí být prováděna každý den, můžete si vyrobit speciální razítko, které zkrátí čas na vyplňování takových dokumentů. Někdy musí být váš podpis na poštovním rejstříku ověřen pečetí. Pokud máte speciální pečeť pro zpracování spedičních dokumentů, nebudete muset hledat úřední pečeť u každého registru. Kurýrům a zaměstnancům pošty zpravidla stačí na otisku pečeti název organizace odesílající/přijímající korespondenci.
Příklad 4
Ukázky expedičních razítek a pečetí
Sbalit show
Pokud se zabýváte doručení kurýrem, pak budete muset také podepsat převzetí dokumentu a v některých případech (např. pokud dokument doručoval zvláštní komunikační úředník) a svůj podpis ověřit pečetí.
Takže korespondence byla přijata. Zkontrolovali jste poštovní registry s dokumenty, které máte k dispozici. Pokud jsou zjištěny nesrovnalosti mezi rejstříkem a skutečnou dostupností dokumentů, je třeba to neprodleně oznámit organizaci, která korespondenci doručila, a vypracovat odpovídající zprávu.
Pozornost! Registry můžete podepsat pouze tehdy, když jste si zcela jisti, že všechny dokumenty v nich uvedené byly doručeny v pořádku a v pořádku.
Dejte si práci a zkontrolujte, zda jsou všechny obálky adresovány vaší organizaci. Poštovní zásilky dodané omylem se neprodleně vracejí zpět na poštu nebo doručovateli, který je doručoval, o čemž je rovněž proveden odpovídající zápis do evidence. Například, „Doporučený dopis č. 120320113516 byl doručen chybně“.
Doručování dokumentů emailem lze provádět jak v rámci meziresortního elektronického toku dokumentů, tak mezi různými organizacemi a občany, kteří se tohoto procesu nezúčastňují.
Příjem dokumentů e-mailem také začíná kontrolou úplnosti a neporušenosti korespondence. Nejprve byste měli zkontrolovat, zda je jméno příjemce správné. Koneckonců, nejen obálky mohou mít chyby. Pokud zjistíte, že e-mail byl doručen na špatnou adresu nebo ve zprávě chybí přílohy, neprodleně informujte korespondenta.
Primární třídění došlé korespondence
Druhou fází zpracování došlé korespondence je její prvotní třídění podle adresátů a dále na doporučenou a neevidovanou korespondenci.
Jak víme, registrace dokumentů závisí na formě kancelářské práce přijaté v organizaci. V centralizované podobě jsou všechny dokumenty obdržené organizací evidovány v jedné strukturální jednotce. V decentralizovaném systému každé oddělení samostatně eviduje „své“ dokumenty. U smíšené formy kancelářské práce jsou možné různé možnosti, například místo registrace může záviset nejen na tom, čí jméno byl dokument přijat, ale také na jeho obsahu.
Pozorně si tedy přečtěte jméno adresáta na obálkách a poštu rozložte. Pro třídění pošty můžete použít speciální regály s buňkami, složkami, poštovními schránkami atd. Něco podobného samozřejmě neodmyslitelně patří k běžným schránkám. Toto je nejpohodlnější způsob třídění: můžete si být jisti, že nikdo kromě příjemce jeho poštu nepřečte ani neodnese. Pokud k tomuto účelu používáte složky, ujistěte se, že jsou na přesně určeném místě, čímž předejdete zmatkům v dokumentech.
Pošta byla vytříděna, zůstávají pouze dokumenty, které jsou evidovány ve vaší strukturální jednotce. Nyní otevřeme obálky a seznámíme se s jejich obsahem. Mimochodem, obálky s nápisem „Osobně“, zpravidla nikdo neotevírá, ale předávají se adresátovi.
Každá organizace to určitě má seznam dokumentů nepodléhajících evidenci. Propagační materiály, gratulace apod. registraci samozřejmě nepodléhají. Chtěl jsem do tohoto seznamu přidat předplatné publikací, ale zkušenost ukazuje, že pokud ne registrace, tak je jejich účtování stále nutné.
Stejně tak nepodléhají evidenci účetní doklady - účty, úkony atd. Ale pokud jste se s takovými dokumenty již setkali, měli byste vědět: vše, co není evidováno, se určitě ztratí. A ztráta dokumentů může vést k různým typům sankcí vůči vaší organizaci. Lze tedy evidovat i účetní doklady, ale je vhodné je oddělit do samostatné skupiny a jak nám moderní EDMS umožňují, modelovat speciální cesty pro jejich zpracování.
Proto je k mé hluboké lítosti seznam neevidovaných dokumentů extrémně krátký.
Dále, veden svými zkušenostmi, poradím z celkové hmotnosti přijatých dokumentů vyberte ty, které podléhají okamžitému hlášení vedení. Nejprve je zaregistrujete. Poté vyberte dokumenty, jejichž lhůta je stanovena nějakým regulačním právním aktem a je velmi krátká, například 3 pracovní dny.
Dokumenty obdržené od vyšších nebo nadřízených organizací, které obsahují jakékoli pokyny nebo požadavky týkající se vaší organizace, zpravidla podléhají okamžitému hlášení.
Upozorňujeme také, že dokumenty s razítkem, například „DSP“, jsou nejčastěji evidovány v samostatných účetních registrech.
Prohlédli jste si tedy veškerou příchozí korespondenci a provedli její prvotní třídění. A nyní jsme připraveni jej začít registrovat.
Evidence došlé korespondence
Evidence přijatých dokumentů je svěřena pracovníkům služby předškolního vzdělávacího zařízení a v decentralizované formě kancelářské práce - sekretářkám nebo referentům strukturálních oddělení.
Registrace zahrnuje vložení určitých metadat dokumentu do registračních materiálů za účelem zaznamenání skutečnosti, že dokument byl přijat organizací, což v budoucnu umožní sledovat nejen pohyb dokumentu mezi strukturálními divizemi a místem jeho uložení, ale i výsledek jeho provedení.
Registraci lze provést:
- jako na papíře (v tomto případě je veden standardní Věstník evidence došlých dokladů nebo jsou vydávány kontrolní a evidenční karty (dále jen RK),
- a v elektronické podobě:
- vizuálně to pro uživatele EDMS může vypadat jako vyplnění metadat registrovaného dokumentu ve stejném věstníku nebo na samostatné registrační kartě;
- pokud ještě nejsou peníze na EDMS, pak můžete využít hojně používaný kancelářský program MS Excel a vést v něm tabulku v podobě nám známé knihy jízd. Poté můžete rychle třídit, filtrovat a najít informace, které vás zajímají.
EDMS je samozřejmě pohodlný. Za prvé umožňuje používat různé adresáře (například adresář korespondentů, adresář typů poštovních zásilek, adresář zaměstnanců organizace atd.). Za druhé, s pomocí EDMS je snadné sledovat životní cyklus dokumentu, generovat jakékoli formuláře pro hlášení a hlavně organizovat kolektivní práci s dokumenty.
Při registraci příchozí korespondence se zpravidla používá standardní sada údajů, které se zapisují do registračního deníku nebo RC v první fázi zpracování příchozího dopisu:
- evidenční číslo došlého dokladu;
- datum registrace (přijetí) dokumentu;
- datum a evidenční číslo přijatého dokumentu;
- informace o korespondentovi (název organizace - autor dokumentu; funkce a celé jméno osoby, která dopis podepsala);
- shrnutí dopisu;
- způsob doručení (pokud je dopis doručován doporučeně, můžete do registračních materiálů uvést číslo doporučeného dopisu, což je výhodné, když v jedné obálce dorazilo několik dokumentů);
- počet kopií obdrženého dopisu;
- číslo přijaté kopie;
- informace o adresátovi (celé jméno a funkce osoby, jejímž jménem byl dopis přijat, ačkoli může být adresován samotné organizaci bez uvedení konkrétního úředníka);
- komu (celé jméno a funkce) je došlý dokument předán k rozhodnutí vedení, seznámení nebo provedení.
Hlavním prvkem registrace příchozích dopisů pomocí moderního EDMS je také připojení elektronického obrazu dokumentu do Republiky Kazachstán. Pokud dokument obdržela organizace na papíře, je naskenován a výsledný soubor je připojen k Republice Kazachstán. Pokud byl dokument přijat elektronicky, pak se jeho soubor jednoduše připojí k registrační kartě. Moderní EDMS umožňují automaticky evidovat přijaté dokumenty přímo z emailu nebo ze samotného otevřeného elektronického dokumentu.
Pokud je vaše organizace účastníkem mezirezortního elektronického toku dokumentů nebo vy a váš korespondent používáte stejný EDS, registrace (tj. počáteční vyplnění polí RK ve vašem systému) může být provedena automaticky.
Poté, co zadáme všechny informace o přijatém dopisu do registračních materiálů, přiřaďme mu stav „Zaregistrováno“. Dále nezapomeňte na dokumenty obdržené na papíře vložit registrační razítko. Obvykle se nachází v pravém dolním rohu první stránky dokumentu a skládá se z následujících prvků:
- název organizace;
- datum registrace dokumentu (někdy se přidává čas přijetí);
- příchozí evidenční číslo (nezaměňovat s číslem, které dokumentu přidělil jeho autor).
Příklad 5
Sbalit show
Příklad 6
Sbalit show
Jak je patrné z detailu přijatého dokumentu (z příkladu 6) a registračních materiálů (časopis z příkladu 5), zadali jsme nejen metadata o nově přijatém dokumentu, ale také jsme uvedli, že přijatý dopis je odpovědí (viz sloupec 6 Věstníku).
Bohužel pouze elektronické registrační formuláře vám umožňují zaznamenat potřebné informace o dokumentu.
EDMS nám například umožní nejen uvést, že přijatý dopis je odpovědí, ale také pomocí spojovacího systému spojit RC dvou dokumentů do jednoho komplexu.
Nyní si představte, že odpovědní dopis byl nejprve zaslán finančnímu úřadu nikoli poštou, ale formou elektronické zprávy a byl již zaregistrován na finančním úřadu. A oceníte i výhody elektronické správy dokumentů, kdy systém sám analyzuje nově evidovaný dokument podle určitých parametrů a informuje podatelnu, že tento dokument již byl zaevidován a v současné době se znovu eviduje. Představte si, kolik času by vám zabralo listování v deníku a identifikaci duplicit!
EDMS také pomůže úředníkovi zaregistrovat určitý počet podobných dopisů přijatých od jednoho korespondenta. Například banka obdržela od daňové inspekce současně 15 žádostí o poskytnutí informací o toku finančních prostředků na účtech klientů bank. 15 stejných písmen, lišících se od sebe pouze registračním číslem a jménem klienta banky, o kterém jsou informace požadovány. EDMS snadno vytvoří nový na základě již registrovaného dokumentu a zkopíruje opakující se informace do příslušných polí Republiky Kazachstán. Uživatel bude muset zadat pouze jednotlivé údaje.
Registrace průvodních dopisů. Jak víte, důležité dokumenty (smluvní dokumentace, oběžníky atd.) se zasílají nebo zasílají pomocí průvodních dopisů. V tomto ohledu si úředníci často kladou otázku, který dokument zaregistrovat – průvodní dopis, nebo dokument, který k němu doprovází? V této situaci si musíte odpovědět na otázku: jaké parametry budete v budoucnu používat pro vyhledávání dokumentů? Nejčastěji se musí udržovat podle údajů „doprovázejícího“ dokladu. Proto je vhodnější považovat „doprovázený“ dokument za hlavní dokument a průvodní dopis připojit jako propojený dokument. Například v registrační kartě došlého dokumentu EDMS „BUSINESS“ je pro tento účel speciální záložka, která se nazývá „Doprovodný doklad“.
Odeslání dokumentů vedoucímu ke kontrole
Originály evidovaných došlých dokumentů na papíře jsou předány sekretářce k jejich další zprávě vedoucímu. Ve velkých společnostech asistent před předáním dokumentů manažerovi připravuje návrhy usnesení, které jsou vypracovány na zvláštních formulářích, takzvaných „běžcích“. „Běžec“ může obsahovat pouze detaily manažera: jeho pozici a příjmení, jméno, příjmení nebo mít standardní tvar. Při zpracování standardního formuláře „běžec“ je třeba věnovat zvláštní pozornost obsahu usnesení, je nutné zajistit místo pro psaní textu usnesení, uvést jméno úředníka, který bude pověřen kontrolou; provedení tohoto dokumentu, jakož i jména odpovědného vykonavatele a spoluexekutorů. Je také vhodné zajistit místo pro označení předložení dokumentu ke kontrole a lhůtu pro provedení dokumentu (je lepší uvést jej nikoli ve dnech, ale jako konkrétní datum). Viz příklad 7 na další straně.
V poslední době, se zavedením EDMS ve velkých organizacích, se papírové dokumenty manažerovi nepředávají, je mu zaslána pouze elektronická kopie. EDMS umožňují řešit problematiku vypracováním návrhu usnesení, který je rovněž zpracován asistentem vedoucího v elektronické podobě a zaslán vedoucímu za účelem jeho dalšího upřesnění a schválení.
Ale vraťme se k papírování.
Moment předání dokumentů od referenta sekretářce vedoucího je velmi důležité, protože poměrně často je nutné oznámit „hledání chybějících dokumentů“, zatímco tiše leží v kanceláři manažera. Proto skutečnost předávání dokumentů od úředníka k sekretářce a zpět vyžaduje vedení přísné evidence.
K tomu je to stále nutné ponechat pouze jednu cestu pro pohyb dokumentů od vedoucího k exekutorovi: manažer - sekretářka - referent - vykonavatel. V opačném případě si manažer, který předává dokumenty přímo exekutorům „z ruky do ruky“, sám vytváří předpoklady pro nekontrolovaný pohyb dokumentů, což vede nejen k předčasné exekuci, ale i ke ztrátě dokumentů.
Pokud provádíte pouze „papírovou“ kancelářskou práci, pak jedinou možností, jak zaznamenat skutečnost převodu dokumentů na manažera (nebo jeho sekretářku), bude seznam (seznam čísel) převedených dokumentů.
Pokud pracujete v EDMS, může sekretářka, která přijímá příchozí korespondenci, kontrolovat pouze dostupnost přenášených dokumentů na papíře s dokumenty zaregistrovanými v systému. Vhodné je také využít etapy životního cyklu elektronického dokumentu. Pamatujete si, že po registraci jsme pro dokumenty registrované v systému nastavili fázi „Zaregistrováno“. Sekretářka, která obdrží dokumenty na papíře a zkontroluje je se systémovými daty, jim může přiřadit nový stav: „K posouzení“.
Manažer, který dokument obdržel a rozhodnutí vedení o něm učiněné, jej formalizuje ve formě usnesení, které je napsáno na samotném dokumentu (viz text kurzívou na fragmentu došlého dopisu v příkladu 8) popř. je nakreslen na „posuvníku“, který je k němu připojen (příklad 7). „Spisovatel“ obsahující usnesení manažera je nedílnou součástí dokumentu a podléhá dalšímu uložení spolu s ním.
Příklad 7
Sbalit show
Z textu usnesení musí být zřejmé, kdo má co a kdy učinit, dále musí obsahovat datum jeho uplatnění a podpis vedoucího. Mimochodem, pokud návrh „běžce“ obsahuje informace, které by měly být v konečném usnesení odlišné (manažer se například rozhodl jmenovat vykonavatelem Ivanova, a nikoli Petrovou, kterou asistent již zahrnul do návrhu usnesení o „běžec“), pak místo opětovného tisku „běžce“ nebo Pokud v něm provedete ruční opravy, můžete vytvořit rozlišení na samotný dokument.
Příklad 8
Sbalit show
Papírové doklady s usnesením vedoucího předá tajemník k dalšímu vyřízení na oddělení předškolního vzdělávacího zařízení, o čemž se provede odpovídající zápis do účetních dokladů sekretariátu, nebo se skutečnost vrácení dokladů zaznamená změnou stupně řízení. životního cyklu dokumentu, kterému je přiřazen následující stav – „K provedení“.
Zasílání dokumentů k provedení
V této fázi práce s příchozí korespondencí stojí zaměstnanci služby předškolního vzdělávání před dvěma úkoly:
- nejprve do evidenčních materiálů přenést usnesení manažera (text usnesení (tj. pokyny manažera), dále jména úředníků, kterým bude dokument zaslán k vyřízení a k výkonu kontrolní funkce);
- za druhé, přeneste dokumenty do strukturálních jednotek k provedení nebo kontrole.
Nezapomeňte, že pokud je v usnesení manažera uvedena lhůta pro provedení dokumentu nebo je umístěna značka „Pro kontrolu“ / „Kontrola“, musí služba předškolní vzdělávací instituce sledovat provedení tohoto dokumentu. V registračním deníku lze znak kontroly zapsat do sloupce „Evidenční číslo“ (je na prvním místě a je hned vidět), nebo do sloupce „Rozlišení“ (jako v příkladu 9), nebo do speciálně určeného sloupce.
Moderní EDMS umožňují, aby dokumenty byly automaticky pod kontrolou, když jsou do registračních materiálů zadány určité parametry, například plánované datum provedení dokumentu. Navíc v této situaci můžete použít fáze životního cyklu dokumentu tak, že mu přiřadíte fázi „Pod kontrolou“.
Při práci s papírovými médii musí úředníci nějak předávat dokumenty exekutorům. Úředníci je například vkládají do stejných složek, buněk nebo schránek strukturálních jednotek a čekají, až si zaměstnanci těchto jednotek pro dokumenty přijdou. Některé organizace využívají k doručování dokumentů mezi odděleními interní kurýry, kteří doručují dokumenty podle stanoveného harmonogramu.
A při práci v EDMS jsou elektronické dokumenty zasílány exekutorům automaticky ihned po vydání usnesení manažera. A dokument je odeslán dodavateli během několika sekund po stisknutí magického tlačítka „Ok“.
Nyní si předvedeme ukázku došlého dopisu a uvedeme, v jakých fázích zpracování se na něm objevují jaké značky a zároveň jaké informace se zapisují do Registračního deníku.
Příklad 8
Promítnutí fází zpracování došlého dokumentu na sebe a v Registračním věstníku
Sbalit show
Vyřizování dokumentů
Odpovědnost za vyřízení dokumentů (došlé dopisy a pokyny k nim) mají zaměstnanci organizace jmenovaní jako vykonavatelé v souladu s:
- rozlišení hlavy;
- pracovní povinnosti;
- schválený obchodní proces.
Podle pravidel klasické kancelářské práce se postup práce výkonného umělce s dokumentem a její výsledek odráží v evidenčních materiálech (například ve sloupcích/polích „Postup exekuce“ a „Zpráva o exekuci“). Na samotném dokumentu je zpravidla umístěna pouze značka na provedení dokumentu bez podrobností o průběhu provádění (odpovídající záznam se provede ve spodním poli dokumentu)
Úkolem referenta v této fázi je pouze přijímat zprávy od účinkujících o vykonané práci a případně je přenést do registračních formulářů. Podkladem pro zápisy o průběhu vyřizování dokumentu je písemná nebo ústní zpráva odpovědného vykonavatele o provedené práci.
Ve sloupci „Průběh vyřízení“ se zapisují hlavní fáze práce s dokumentem nebo důvody, které sloužily jako základ pro prodloužení (odložení) termínu vyřízení dokumentu. Například, “25.8.2011 proběhla schůzka s partnerem, došlo k předběžné dohodě, byly zaslány podklady pro vypracování smlouvy o spolupráci” nebo „Vzhledem k tomu, že je vyžadováno dodatečné ověření a kopie platebních dokladů byly vyžádány dne 8. 11. 2011, žádám vás o posunutí termínu realizace na 20. 8. 2011“.
Do sloupce „Poznámka k provedení“ se zadávají informace o provedení dokumentu jako celku: „Dne 15. srpna 2011 byl proveden audit stolu Alatyr OJSC. Kontrolní zpráva byla předložena vedení dne 18.8.2011.“. Pokud je provedení dokumentu provedeno dopisem s odpovědí, je uvedeno datum a číslo dokumentu odpovědi, např. "Př. č. 1561/12 ze dne 25.08.2011".
Pokud pracujete v EDMS, je třeba věnovat zvláštní pozornost takzvaným „prázdným“ hlášením: když zaměstnanci, kteří obdrželi dokumenty k provedení, jednoduše označí „Provedeno“, aniž by přemýšleli o tom, že jedním stisknutím klávesy hlásí o provedení dokumentu, nikoli při jeho čtení. Za vyřízený je považován pouze ten dokument, u kterého byly vyřešeny všechny otázky v něm uvedené. „Nevyplněná“ zpráva od odpovědného exekutora s textem jako „Dokončeno“ nebo „Vyřízeno“, bez uvedení konkrétních informací o provedení exekutorem, by neměla být akceptována a příkaz by měl být odeslán k revizi.
Po vyhotovení dokumentu je vykonavatel povinen umístit na něj značku provedení (na spodní okraj dokumentu). Je-li nějaká akce provedena, vykonavatel ve zprávě o výkonu tuto akci popíše, zapíše datum akce, vlastnoruční podpis a datum zápisu o provedení. Viz příklad 9. To je to, co dělají v papírování. Při práci v EDMS mohou být takové informace okamžitě zadány do systému nebo znovu vypracovány dodavatelem na papírový dokument se svým podpisem a následně jsou do EDMS přeneseny také jím nebo úředníkem. V tomto okamžiku se dokument přesune do další fáze svého životního cyklu – „Zpráva o provedení“.
Organizace kontroly provádění
Kontrola vyřizování dokumentů v podstatě zcela leží na bedrech pracovníka pověřeného správcem. Zaměstnanci služby předškolního vzdělávacího zařízení jsou pověřeni pouze udržováním „technické“ stránky kontroly: kontrolou skutečnosti provedení dokumentu „hotovo / nedokončeno“, jakož i dodržováním termínů.
Bohužel je nepohodlný deníkový formulář pro evidenci témat, který neumožňuje operativní kontrolu vyřizování dokumentů. Udržování kontrolní funkce v automatickém režimu je jednou z výhod EDMS, který umožňuje získat informace o řízených dokumentech v různých aspektech: viz dokumenty zpracovávané jak jednotlivými zaměstnanci, tak i konkrétním oddělením jako celkem; dokumenty, jejichž doba provedení uplyne k určitému datu atd.
Nejpohodlnější je samozřejmě provádět aktuální kontrolu zaměřením se na termíny a podle toho seřadit dokumenty. Nezapomeňte na průběžnou kontrolu, která se provádí několik dní před stanoveným termínem kontroly. Dnes k provádění průběžné kontroly používají systém „připomínek“, které jsou účinkujícím zasílány automaticky.
Na základě jednoho dokumentu, který bude vydán ve formě několika pokynů, lze učinit několik manažerských rozhodnutí. Navíc mohou mít různé termíny! A každý pokyn musí být pod kontrolou, což v budoucnu povede ke kontrole provádění nejen dokumentu jako celku, ale i každého pokynu zvlášť.
Proto se dnes rozlišuje mezi pojmy „pokyn“ a „usnesení“, obyčejné „usnesení“ a „kontrolní usnesení“, obyčejný „pokyn“ a „kontrolní příkaz“ nebo „kontrolní dokument“. Jeden dokument může mít několik pravidelných a kontrolních pokynů současně. V tomto případě, pokud např. usnesení nadřízeného vedoucího nebude mít jediný kontrolní příkaz, pak samotný dokument jako celek nebude považován za kontrolu.
Pokud nemáte elektronický systém správy dokumentů, doporučujeme vést Registrační deník nikoli v papírové podobě, ale alespoň v tabulkovém procesoru v MS Excel nebo MS Access. Pokud potřebujete řídit více objednávek vystavených pod jedním dokladem, můžete je zadat do tabulky jako samostatné řádky:
- v prvním z nich vyplníte všechna pole,
- a ve všech následujících zopakujete pouze příchozí číslo a datum přijetí dokumentu (pro jeho identifikaci) a také vyplníte ty sloupce, které obsahují jednotlivé informace o vydaném příkazu a jeho provedení.
Implementace kontrolních funkcí službou DOU bude méně zatěžující, pokud budou včas zadávány informace o realizaci zakázek, protože jsou zpracovávány příchozí i odchozí dokumenty. Pokud například registrujete odchozí dokument, který je zároveň dopisem s odpovědí na nějaký příchozí dokument, pak nebuďte líní a zadejte informace do registračních materiálů příchozího dopisu a pokud je to možné, odstraňte je z kontroly.
Dokument odebere z kontroly pouze správce. Zhotovitel poté, co podal zprávu o provedení dokumentu, pouze požádá o jeho odstranění z kontroly (viz značka č. 3 na příchozím dopise z příkladu 9). Ostatní zaměstnanci o to mohou také „požádat“, pokud „zaznamenají“ změnu situace.
Po odebrání dokumentu z kontroly je znak kontroly v registračních materiálech nahrazen znakem „odstraněno z kontroly“: v systémech elektronické správy dokumentů znak ztrácí jasnou (často červenou) barvu a v registračním protokolu se světlé písmeno lze jednoduše přeškrtnout. Kontrolní značka umístěná na samotném dokladu se nemění (v našem příkladu 9 se jedná o „kontrolní“ razítko, neškrtá se).
V tuto chvíli lze dokumentu nastavit nový stav – „Provedeno“. Odebráno z kontroly."
Formování dokumentů do případů
Došlé dopisy provedené v kancelářské práci jsou formovány do případů podle následujících kritérií:
- podle obsahu (předmětu) dokumentů (např. korespondence o odesílání/přijímání hlášení se tvoří do jednoho souboru);
- geograficky (dokumenty přicházející/odesílané z jednoho regionu se tvoří do jednoho souboru);
- na korespondenční bázi (korespondence s jedním korespondentem se tvoří do jednoho souboru) a tak dále.
Vytváření případů s názvy „Příchozí“ a „Odchozí“ je přípustné pouze v případě, že je mezi dokumenty vytvořenými v těchto různých případech vytvořeno úzké spojení. V příchozím dokumentu musí být například uvedeno číslo a datum dokumentu odpovědi a také číslo případu, ve kterém je podán. Přesně stejné informace by měly obsahovat registrační materiály. V opačném případě budete muset dlouho hledat buď žádost, nebo odpověď na ni.
Součástí jeho evidenčního čísla může být i číslo jednací podle nomenklatury, do které bude listina po provedení uložena. Totéž platí jak pro číslo přidělené autorem dokumentu, tak pro příchozí číslo přidělené příjemcem dopisu.
Úředník na dokument učiní příslušný nápis: „K spisu č. 01-15“ a stejný údaj přenese do evidenčních materiálů (viz příklad 9, poslední 15. sloupec Věstníku a značka č. 4 na příchozí dopis).
Pro práci s příchozí korespondencí se často připravují různé typy analytických zpráv:
- zpráva o kontrole plnění dokumentů (jsou uvedeny kvantitativní i kvalitativní ukazatele);
- zprávy o počtu obdržených dokumentů obecně a podle strukturních oddělení;
- zprávy o předmětu došlých dokumentů nebo o regionech, se kterými probíhá korespondence atd.
Proto dnes zastaralé formy práce s dokumenty na papíře ustupují do pozadí a ustupují elektronické správě dokumentů. Registrační formulář deníku zůstává živý pouze ve zvláště tajných institucích a jeho místo v kancelářských procesech suverénně zaujímají elektronické systémy pro správu dokumentů a „všechny šmejdy“ MS Excel.
Typy korespondence:
1. Informační - pozitivní (neutrální) zkušenost.
2.Kritický - aktivní problém.
Metoda: analýza, indukce.
Metody práce s korespondencí, metody sběru informací při práci na žánru, korespondence jako syntetický žánr. Hlavní chyby při práci na korespondenci.
Korespondence kombinuje prvky:
1. vizualizace - popisně-narativní funkce.
2.analyticita - uvažování.
Důraz je kladen na nějakou skutečnost nebo událost. Předmět obrázku je místní. Neexistuje žádné omezení času a prostoru. Charakteristická úvaha
Předmět výzkumu: probíhající změny.
Metoda: analýza, indukce.
Funkce: identifikace vztahů příčina-následek.
Existuje analytika - hodnocení ostatních lidí. Fakta, postřehy, ironie, triky.
Existují tři typy informačních zdrojů – dokument, osoba a materiální prostředí.
Účely analytické korespondence. Obsahuje také zprávu o události nebo jevu. Tato zpráva může zahrnovat „živé“ pozorování a fragmenty některých projevů a „zhuštěné“ převyprávění toho, co se stalo. Samotné poselství však není samoúčelné. Poskytuje pouze představu o události, která předchází její interpretaci. Právě tato interpretace primárně odlišuje analytickou korespondenci od korespondence zprávy, zprávy a informační korespondence. Interpretace je objasnění příčin události, jevu, určení jeho významu, hodnoty, předpovídání jeho vývoje atd. Z tohoto důvodu autor analytické korespondence nevyhnutelně využívá teoretické metody poznání - analýzu, syntézu, indukci, dedukce a ostatní.
Analytická korespondence. V korespondenci se analýza prohlubuje a zvětšuje. Jeho předmětem se stává lokální situace omezená časem nebo prostorem. Může být spojen s jakoukoli oblastí našeho života. Proto se korespondence stala jedním z oblíbených žánrů žurnalistiky v novinách. Její autor se snaží čtenáři poměrně uceleně porozumět vzniklé situaci - jejím nejdůležitějším aspektům - a vyjádřit svůj názor na její další vývoj a její možné výsledky. To určuje vlastnosti struktury korespondence. Obvykle spojuje několik faktů a jejich detailů souvisejících s uvažovanou situací a odhaluje její vývoj. Pokud je pro autora hlavní referovat o nové situaci, vytváří informační korespondenci, podobnou velké poznámce. Pokud se však neomezí na hlášení situace, ale dá si za úkol ji podrobit analýze a vyhodnotit, objeví se v novinách analytická korespondence. Role autora v něm roste, vyjadřuje svůj názor na situaci, kterou popisuje a analyzuje. Musí se neomezovat na odpovědi na otázky, které známe: co se stalo, kde se to stalo, kdy se to stalo, charakteristické pro proces přípravy novinových textů v žánrech operativních nevinných informací, ale také odpovídat na pro něj obligátní otázky: proč? stalo se to a proč vznikla situace, o které referuje?
V tomto ohledu roste význam a přesvědčivost korespondence. Novinář se snaží přesvědčit čtenáře, že má pravdu, argumentovat svým postojem k tomu, co uvádí. Nejlepšími argumenty jsou pro něj fakta, která ve svém textu cituje a logicky je spojuje.
Dozvíte se, co je korespondence a jaké jsou znaky tohoto žánru v publicistice. Rozebereme také schéma psaní a několik příkladů z novin.
Hned řeknu, že tento žánr nemá s písmeny nic společného. I když název pochází přesně z latinského slova korespondence (korespondence).
Ale v tomto případě tímto slovem rozumíme analytický žánr žurnalistiky. Obsahuje mnoho nových faktografických informací a písemných pramenů.
Mluvíme o tom, co jste s největší pravděpodobností viděli v televizi. To je, když korespondent pokrývá událost. To znamená, že zde nevycházíme z dopisů, ale od dopisovatelů.
Korespondence je žánr žurnalistiky, jehož předmětem je specifická společenská situace, ohraničená místem a časem.
Jednoduše řečeno, toto je naše analýza události. Jedná se o analytický žánr, protože vše přichází prizmatem našeho vnímání. Analyzujeme události a přitahujeme informace zvenčí. Proto se tento žánr vyznačuje velkým množstvím externích zdrojů.
Když jsme psali, spoléhali jsme na vlastní názor, úsudek a inteligenci. Hlavním zdrojem jsme byli my sami.
Nicméně v tomto žánru už přitahujeme externí zdroje a zkus dát obrázek z různých stran. Bude to tedy analytický žánr, ve kterém jsou přítomny vaše závěry. Koneckonců, každá událost může být prezentována v negativním i pozitivním světle.
Jakoukoli skutečnost si můžete vyložit, jak uznáte za vhodné. Proto se v tomto žánru dělá investigativní žurnalistika.
Ukazuješ pravdu tak, jak ji vidíš. A jak chápete, každý má svou vlastní pravdu. Proto je důležité, aby existovaly nejen argumenty, ale i fakta. Je nutné, abyste jakékoli své tvrzení potvrdil fakty, které jste zjistili.
Můžete mít za cíl ukázat objektivní obrázek události. Možná budete hájit něčí názor. Postavíte se na jednu ze stran. Na to se podíváme později. Toto bude pouze vaše otázka. Korespondenční žánr to umožňuje.
Jediné, co stojí za varování, jsou argumenty a fakta.
Máme stejnojmennou publikaci. Jeho charakteristickým rysem je, že je tam velmi málo faktů. Čili žlutý tisk a kdysi klasický tisk, který už kráčí po žluté cestě v reakci na publikum, často zapomíná, že jakýkoli úsudek musí být podložen fakty.
Je nutné, aby se práce v tomto případě neredukovaly pouze na nepodložená tvrzení a rozsudky. Čili když napíšeme komentář, tak se tam hádáme. Zde však musíme vše podložit fakty.
Druhy korespondence
Ale to se píše v učebnicích.
Ve skutečnosti je obtížné jasně rozlišit mezi tím, co je informační a co je analytické. Ostatně i v informační korespondenci jsou kromě faktů stále prvky hodnocení a prognózy.
Čistě informační korespondence tedy prostě neexistuje. Vždy bude přítomen nějaký prvek analýzy. Stále se tedy jedná spíše o analytický žánr než jen o informační.
Dobrý příklad korespondence
Podívejme se na dobrý příklad korespondence, aby bylo hned jasno. Toto bude materiál z publikace “ Argumenty a fakta" Tady je odkaz . Pokud věnujete pozornost, na jejich zdroji je sekce „ Vyšetřování" Právě zde vycházejí texty tohoto žánru.
Ne všechny jsou však stejně úspěšné! V tomto článku se podíváme na úspěšné i neúspěšné příklady. Začněme tím dobrým.
Tady je naše situace. Musí být omezena časem, místem, prostorem. V našem příkladu je to chybějící wi-fi připojení v moskevském metru. Zde je událost pro vás! Ani ne tak událost jako fenomén.
Takže nejprve přichází úvod (1). Tedy dekódování problému uvedeného v názvu.
Příklad korespondence v Argumenty a fakta Zde jsme problém rozluštili. Nyní se podívejme, proč máme korespondenci a ne komentář.
Kdyby to byl komentář, pak by teď autor jednoduše mluvil o tom, proč jsou tak špatné. Ale mluvit o takovém tématu pouze z vlastní hlavy bez zapojení externích zdrojů je docela obtížné.
Co může běžný korespondent vědět o myšlenkách mobilních operátorů? Proto je logické oslovit samotné operátory a zjistit, proč do metra nechtějí.
Příklad má podnadpisy. První je " Sociální Wi-Fi».
Po podtitulu nám první a druhý odstavec poskytují konkrétní informace. Jejich zdrojem byl návrh smlouvy o výstavbě síťové infrastruktury v metru. Na jeho základě se koná toto výběrové řízení. To znamená, že existuje normativní akt ( návrh smlouvy). Obsahuje to, co chtějí moskevské úřady v tomto případě získat.
Tohle byl náš zdroj. Není exkluzivní a není živý. Člověk by si to mohl najít na internetu.
Zde nám informace poskytl živý zdroj. Určitě nějaký zaměstnanec z oddělení. Obecně se jedná již o druhý zdroj.
Další podnadpis je " Drahé a nezajímavé».
První odstavec je pozadím otázky. I zde musel být použit nějaký zdroj. Opět se jedná o faktický materiál.
Druhý odstavec je dalším dalším živým zdrojem. V tomto případě je to Artem Ermolaev, který poskytl prohlášení novinářům.
Naše přítelkyně ho potkala? Možná ne. Tuto informaci si mohla najít na internetu. Byla tam například nějaká tisková zpráva. Ale přesto je to další živý zdroj.
Přejdeme k dalšímu podnadpisu. Tento " Volné místo je opět otevřené».
Jsou zde také dva zdroje informací. V prvním odstavci se jedná o webovou stránku na internetu. Ve druhém je toto oddělení. Upozorňujeme, že druhý odstavec obsahuje také přímou řeč.
Nyní je na toto téma logičtější zeptat se samotných operátorů. Budou dalším zdrojem informací. Přejděme tedy k podtitulu „ Operátoři mlčí».
Zde byli dotazováni zástupci MTS, Megafon a VimpelCom. Přirozeně se neptali šéfů firem, ale tiskových tajemníků, kteří k tomu byli určeni. V posledním odstavci je zdrojem Evgeniy Michajlov.
Jak vidíte, máme zde poměrně hodně zdrojů informací. Korespondent odvedl velký kus práce.
Je možné, že neběžela a nepotkala všechny lidi v materiálu. Většinu informací pravděpodobně našla na internetu. Ale zase to není tak snadné najít.
Nechyběly ani hovory operátorským společnostem. Poslední odstavec ukazuje, že proběhla tisková konference pro Argumenty a fakta.
Obecně, aby bylo možné napsat tak krátký materiál, bylo vlastně nutné pracovat s mnoha zdroji. Jak vidíte, tento žánr je docela slušný pracné.
Ale i přes to je velmi populární. Ostatně umožňuje osvětlit situaci z různých úhlů pohledu. Ukažte to v celé své kráse nebo jen z jednoho pohledu, který je pro novináře přínosný. Zároveň ale poskytněte různé důkazy pro svůj postoj.
Celkově to byl dobrý příklad korespondence.
Jen ten závěr je trochu rozmazaný. Místo toho ale materiál končí vyjádřením šéfa odboru dopravy. V zásadě to vypadá logicky a zcela uceleně.
Špatný příklad
Podívejme se nyní na špatný příklad analytické korespondence ze stejného webu. Tady je odkaz . Nejprve v prvním odstavci přichází vodítko nebo úvod ( dekódování hlavičky).
Příklad analytické korespondence v Argumenty a fakta Je zde napsáno jen několik příběhů. Jeden příběh je o Moskvanovi, druhý o organizátorovi nevěstince a tak dále.
V materiálu však nejsou žádná prohlášení ( oficiální i neoficiální). Neexistují žádné komentáře ani různá rozhodnutí. Nechybí ani rozhovor s organizátory nevěstinců a nezávislými odborníky. Nebo alespoň mluvil s Moskvany o tom, co si o tom myslí.
Obecně zde neexistují žádné úhly pohledu. Je tam jen jednoduchý příběh a změť faktů. Jaký je obecný závěr tohoto materiálu?
Ach, jak děsivé je žít!
To je závěr, který by ve vašich textech neměl být. Alespoň tento závěr by neměl být jediný. Pokud to všechno přijde k tomu, jaká noční můra a jak by mohli, pak to není závěr. To je výhradně doménou žlutého tisku.
V tomto příkladu je zde následující výstup.
To je úplný nesmysl! Kompletně prověřit všechny byty v metropoli je nereálné. I samotný výsledek je jeden velký „ naděje" Jako, doufejme v to nejlepší a je to.
Obecně se nejedná o novinářské zkoumání problému. Můžete vidět rozdíl mezi předchozí verzí a touto.
Příklad korespondence z novin
Rozeberme si další příklad korespondence z novin. To je jen začátek ( nekompletní materiál).
Jsou zde zapojeny různé zdroje. V příkladu jsou podtržené. Byl zde pokus ukázat různé stránky problému. Na jedné straně jsou to městské úřady. Na druhé straně obyvatelé.
Pokud by byl tento text rozšířen a dokončen, co by se dalo dělat?
Například, pokud mluvíme o zdrojích, pak by to měla být správa města. Je jasné, že s hlavou města se s největší pravděpodobností bavit nebudeme. S největší pravděpodobností s tiskovým tajemníkem nebo asistentem, který se této problematice věnuje.
Ale přesto musíme nějaký mít vládní zástupce. Naším zdrojem bylo samozřejmě rozhodnutí soudu. Toto rozhodnutí zde dokonce můžete někde citovat.
Zdroje samotné budou také obyvatelé. Navíc obyvatelé musí být jiní. Musíte se setkat s obyvateli a vidět různé příběhy.
Někdo si totiž třeba postaví garáž pro lodě a udělá z ní hotel. Tohle je pro něj byznys. Nebydlí tam, ale jednoduše ho pronajímá rekreantům.
Musíte pochopit, že loděnice se staví na pobřeží. A samozřejmě dělají skvělé hotely.
Loděnice Jiní kdysi převzali tuto lodní garáž a nakonec tam postavili druhé patro. Tady žijí. Pro ně je to jediné místo jejich pobytu. Jde o snahu nízkopříjmové skupiny vyřešit svůj problém s bydlením.
A ne na úkor státu. Ne šlapáním na prahu administrativy s požadavkem, aby měli hodně dětí a dlužili jim všechno. Jdou vlastní cestou, aby se dostali z problému s bydlením.
Může nastat i nějaká třetí situace.
I v tomto případě je důležitý váš úhel pohledu. co chceš ukázat? Že se tito obyvatelé stali drzými a obtěžují město porušováním zákona. Na území lodních garáží si nelegálně staví bydlení. Že takhle se podniká.
Je toto perspektiva, ze které chcete problém ukázat?
Nebo ukázat z pohledu jakési sociální spravedlnosti a hrdinství lidi, kteří si své problémy řeší sami. Nebo možná ukázat různé situace?
Obecně to vše bude záviset na vás. Kde se bude nacházet vaše přání a výběr?
Kdo další se zde může zapojit? Například konzultace právníci, nezávislý Odborníci a tak dále. Obecně to všechno dáte dohromady a doplníte svými závěry. Tedy co se děje.
Jedná se o porušení zákona? Opravdu tyto loděnice brání rozvoji města a dělají nám ostudu před turisty? Nebo to překáží konkrétním developerům, kteří si pozemek vybrali a chtějí vydělat?
Obecně je to téma k diskusi, ale s využitím faktů.
Jak psát korespondenci
Nyní si povíme, jak se píše korespondence v žurnalistice. Zde je celé schéma práce na textu:
- Situace ( příležitost)
- Identifikace zdrojů
- Práce se zdroji
- Záznam informací ze zdrojů
- Závěr
Nejprve musí existovat situace nebo důvod, pro který budete pracovat. Dále určíme zdroje. To budou ti, kteří mohou k této problematice něco vysvětlit.
Tady jsme mluvili o loděnicích. Zdroji zde budou vedení města, právníci a účastníci akcí.
Korespondence
Jedná se o jeden z nejstarších novinových žánrů. Jeho samotný název v překladu z latiny znamená „informovat“ a přesně odpovídá hlavnímu účelu korespondence.Již v 18. století byl pojem „korespondence“ ruským novinářům dobře znám, ale až o století později začal být spojován se specifickým žánrem. Za prvé, to, co v něm vyčnívalo, nebylo poselství, ani zhuštěné převyprávění toho, co se dělo. Hlavním účelem korespondence je interpretace, zjišťování příčin události, určování jejího významu, hodnoty, předpovídání vývoje a podobně. Proto je tento žánr klasifikován jako analytický.
Vědci však zdůrazňují dva druhy korespondence.
V informační korespondence autor podrobně hovoří o probíhajících procesech, snaží se seskupit fakta a sjednotit je společným tématem. Jeho úkolem je upozornit na akci a ukázat trendy v jejím vývoji. V informační korespondenci samozřejmě dochází k analýze aktuálního dění, ale v mnohem menším množství než v analytické korespondenci, kterou teoretici žurnalistiky rozlišují jako druhý typ.
Zde již autor na událost tolik neupozorňuje, jako spíše určuje její místo v řadě dalších událostí. ^ Analytická korespondence, vychází z daného tématu, předkládá analýzu situace, odhaluje příčinný a následný vztah událostí a skutečností. Novinář, stejně jako skutečný badatel, studuje procesy probíhající ve společnosti na konkrétních příkladech jednotlivých fragmentů života. S takovou korespondencí se jakoby hromadí fakta, která lze zobecnit, systematizovat a odvodit z nich obecné vzorce pro celou společnost.
Oba typy korespondence mají ale něco společného – hluboký obsah, názorné podání materiálu, jasné závěry. Myšlení v korespondenci vychází ze skutečných faktů a představuje jejich analýzu. A předmětem zobrazení v obou typech korespondence jsou jak situace a procesy, tak informační jevy.
Stručně řečeno, hlavní věcí pro korespondenci je vývoj aktuálního tématu na konkrétním materiálu v relativně malém měřítku. A vše v něm závisí na povaze situace. Ústředním předmětem korespondence je jeden významný fakt, všechny ostatní detaily, příklady, rozsudky slouží jako pomocný materiál pro její komplexní pokrytí.
^ Korespondence má řadu specifických vlastností.
Za prvé, autoři korespondence vyvozují závěry a zobecnění lokálního charakteru, tedy nepřesahující hranice analyzovaného jevu, události, skutečnosti. Při studiu problematické situace, která se vyvinula v samostatném týmu, autor z místa události referuje, co se stalo, a na základě své analýzy se snaží vyvodit předběžné závěry.
Za druhé, fakta v korespondenci pouze naznačují nejdůležitější, prioritní problémy, ale hlavní je pro autora analýza současné situace. To znamená, že novinář, odkázaný na konkrétní události, se nesnaží je více či méně podrobně převyprávět. Vysvětluje je a snaží se navázat spojení mezi jevy a obecným zákonem, kterému se všichni bez výjimky podřizují.
Při zjišťování příčiny jevu si proto autor korespondence klade za cíl pečlivě prověřit získaná data, objasnit vnitřní souvislost mezi zkoumanými skutečnostmi, což mu v konečném důsledku pomůže vyhnout se chybám v logice konstrukce příčiny. -a-účinkové vztahy.
Novinář samozřejmě nevyužívá všechna fakta, která odhalí. Vybírá ty, které mu pomohou vytvořit jasný koncept tématu. Po všem Aby správně analyzoval situaci, potřebuje provést řadu operací.
Za prvé, zjistěte, co to je, zaznamenejte toto znázornění v textu. Za druhé identifikovat hlavní sociální úkol, který v této situaci vyvstal, a další úkoly. Třetí, zjistit hlavní důvody vzniku této situace a odpovídající úkoly s ní spojené. Čtvrtý, formulovat hlavní problém, se kterým je spojeno řešení hlavního problému. za páté, formulovat základní předpoklady pro řešení hlavního problému spojeného s touto situací, nastínit způsoby, jak tyto předpoklady vytvořit. A v šestém, zjistit roli zájmů hlavních účastníků situace při vytváření těchto předpokladů pro příznivý vývoj situace a řešení problému.
Každý analytický text se skládá z faktu a komentáře. Faktem je sdělení o předmětu zájmu autora projevu: samostatná událost, jev, jev, proces nebo situace. Komentář je hodnocení předmětu zobrazení, jeho analýza příčin a následků, prognóza vývoje nebo akční program, který by měl být dle názoru autora realizován.
Korespondence je zpravidla logicko-emocionálním monologem autora. Ale v poslední době se začaly objevovat formy, jako jsou korespondenční rozhovory, kombinující charakteristiky informačních žánrů. Nebo, řekněme, v jiných případech je nutné rozvinout téma prizmatem morálky. A zde se novinář uchyluje k prvkům umělecké a novinářské kreativity, včetně v korespondenci znaků eseje nebo fejetonu.
V každém případě však novinář při tvorbě materiálů v korespondenčním žánru používá neutrální ustálené fráze, cizí výpůjčky, homogenní epiteta, synonymní řady, idiomatické fráze, metafory a řečnické otázky. A je samozřejmé, že novinář ochotně používá vědecké termíny, čímž povyšuje svůj projev na vědeckou publicistiku.
Korespondence, jak jsme již zjistili, má svou vlastní „architekturu“: nejprve - vyprávění o ústřední události, poté - analýza a komentář, který má čtenáře přesvědčit, že autor materiálu má pravdu, a nakonec - popis důsledky centrální události. Samozřejmě se často stává, že sdělení o nějaké skutečnosti je rozptýleno po celém textu, přičemž věcné pasáže jsou prokládány pasážemi komentářovými. Zde vše závisí na záměru novináře.
Pokud se novinář přirovnává k vědci, pak struktura textu vzniká mimovolně, jako výsledek objektivního popisu procesu chápání reality. Důsledně seskupuje data podle jakýchkoli kritérií, aniž by věnovala pozornost chronologii. Nebo hledá stabilní souhrnné znaky vlastností aktuálních situací, jevů, událostí, jevů studovaných novinářem, aby typizoval data, která obdržel.
Ale novinář může sestavit text s přihlédnutím k tomu, jak čtenář adekvátně vnímá výsledky svého výzkumu. Klade si za úkol ne popsat, ale vysvětlit. A pak může být korespondence strukturována podle zákonitostí příznačnějších pro umělecké a publicistické žánry.
To vše ovlivňuje objem materiálu. Korespondence tak může zabrat sto až sto dvacet řádků na celou novinovou stránku.
Známkou novinářské dovednosti je zde schopnost vybírat fakta, oddělovat hlavní od vedlejších, schopnost analyzovat fakta a jevy každodenního života, zobecňovat je, vyvozovat závěry a nabízet vlastní řešení problému.
Pravidla pro obchodní korespondenci
Další důležitou součástí obchodní etikety je úřední korespondence. Každý obchodní dopis musí být samozřejmě přísně individuální: vtiskne mu především adresát, konkrétní situace, osobnost a postavení pisatele. Přístup k rozhodování o tom, jaký by obchodní dopis měl být, vyžaduje jistou dávku kreativity, nicméně pro obchodní korespondenci existují obecná pravidla. Více se o tom můžete dočíst v odborné literatuře. Snažíme se identifikovat nejvýznamnější aspekty tohoto problému.
Korespondence je komunikace v miniatuře; její zvládnutí je práce, někdy obtížná, a umění. Inteligentní obchodní korespondence pomáhá zvýšit obrat společnosti nebo podniku, zlepšit vztah mezi různými službami, zlepšit dovednosti a navázat silné spojení se spotřebiteli.
Jedním z hlavních požadavků na dopis je, že by neměl být dlouhý. Chcete-li, aby byl váš dopis přečten, snažte se dodržet jeden a půl stránky psaného textu, nebo ještě lépe jednu stránku. Dobré psaní, stejně jako mluvení, by mělo být ostré a jasné. To je druhý požadavek na psaní. Snažte se vyhnout víceslabičným, nesrozumitelným (cizím, vysoce odborným) slovům a výrazům v obchodním dopise.
Toto je třetí pravidlo psaní obchodního dopisu. Stejné pravidlo zahrnuje také skládání písmen v krátkých větách, ve kterých jsou jasně a jasně formulovány hlavní myšlenky autora.
Lakonická písmena psaná jednoslabičnými slovy charakterizují spisovatele jako dobré konverzaci, kteří ovládají umění komunikace. Písmena by neměla obsahovat zbytečná přídavná jména nebo příslovce, což často činí styl příliš „květinovým“. Tato slabika se nejčastěji používá ve východních zemích.
Ale i při tomto zdánlivě standardním přístupu je velký prostor pro kreativitu. Nejprve se zamyslete nad adresátem, snažte se zjistit jeho zájmy, naopak se snažte ho zaujmout, sdělte mu tedy podstatu problému, aby si váš dopis zapamatoval. Smysl pro humor vám pomůže vyřešit tyto a další problémy. Dopis napsaný se smyslem pro humor se většinou čte rychleji a pevněji si ho zapamatuje. Pomůže vám získat budoucího klienta. Takový dopis ukazuje příjemci, že byl připraven osobou.
Obchodní dopis osnovy
Existují osvědčená schémata pro obchodní dopis nebo poznámku. Můžete nabídnout například toto:
S potěšením oznamuji, že... (jméno, příjmení) přispěli (aktivně, nám-
narychlo) k rozvoji naší společnosti (oddělení) od jejího vzniku. On je
je hlavním developerem projektu č. 3... (jméno, patronyma), bude také
i nadále poskytovat veškerou možnou pomoc vzniku a dalšímu rozvoji
rozvoje naší společnosti.
Gratulujeme k... a přejeme nové úspěchy.
Při psaní obchodní korespondence je třeba mít na paměti, že dojem, který dopis na adresáta udělá, závisí na takových „maličkostech“, jako je obálka, hlavičkový papír společnosti a obsah dopisu. Nespěchejte, i když se vám zdá, že je dopis napsaný bezchybně, jeho odeslání ještě chvíli odložte a přečtěte si ho znovu. Zpravidla se budou vyskytovat nepřesnosti a příliš emotivní projevy. Opravte je a poté odešlete. Dodržování tohoto pravidla je důležité zejména při vyřizování stížností zákazníků. Nesnažte se odhlásit, zbavit se klienta - to je neodpustitelná chyba. Nespokojenost klienta s prací firmy se šíří 100x rychleji než její dobrá pověst.
Snažte se dopis začít přátelsky – tím bude mít příjemce z autora dobrý pocit. Osobní doteky dodají vaší zprávě větší význam. Tomu napomáhá i konverzační styl psaní.
Druhy obchodní korespondence
Specialisté na korespondenci rozdělují korespondenci do následujících typů:
Obchodní smlouvy, transakce a jiná podobná korespondence;
Odpovídejte na dopisy s vděčností;
Gratulujeme;
Omluvy;
Požadavky a požadavky;
Upřímná soustrast.
Těchto šest typů korespondence je zase rozděleno do dvou kategorií: formální a neformální. Servisní poznámky jsou také rozděleny do následujících typů:
Příkazy k personálním otázkám, vnitřní předpisy instituce, pracovní řád;
Děkuji a gratuluji;
Upomínky, žádosti, pořádání akce.
V neformální obchodní korespondenci se často používají zkratky, jednoslabičná slova a přídavná jména: vytvářejí dojem blízké známosti, vřelosti a vzájemné sympatie. Přídavná jména jako dobrosrdečný, zručný, sympatický, úžasný, úžasný atd. sbližují autora dopisu a jeho adresáta. Vyjadřují emocionální stav. Ukazují, jak objektivní či subjektivní je autor dopisu snad připravoval, veden pouze emocemi.
Existuje mnoho způsobů, jak připravit korespondenci, my však zdůrazníme nejčastější otázky:
Co potřebuje potenciální klient?
Jaké jsou jeho hlavní obavy?
Jaké pochybnosti ho trápí?
Jaké jsou jeho finanční úvahy?
Měl nějaké problémy, které ho trápí dodnes?
jaké jsou jeho cíle?
A ještě jeden důležitý bod: dopis by měl být strukturován podle následujícího schématu: pozornost - zájem - žádost - akce.
Jen je třeba pamatovat na to, že při formulaci požadavku poskytněte adresátovi omezený výběr možností. Čím méně možností, tím větší šance na úspěch.
Pozornost: Milý
Zájem: Chci vám říct něco zajímavého (důležitého).
Nabízíme vám (já) něco, co může výrazně
zlepšit svůj život...
Žádost: Potřebujeme však pomoc lidí ochotných investovat
by... pro vznešenou, vlasteneckou věc...
Akce: Doporučujeme vám připojit se k tisícům dalších
bohatí lidé...
Etiketa a takt obchodníka se projevuje na každém kroku: při letmém rozhovoru s podřízeným, kolegou, na výrobní poradě atd. Bohužel někdy úředníci zneužívají formu adresy „vy“. Oslovují „vy“ podřízené, kteří jsou věkově mnohem starší než oni, ale „vy“ říkají mladému nadřízenému. Formou oslovování „vy“ se projevuje pohrdání podřízeným. Pozice, kterou zastává, mu nedává základ pro takovou komunikaci s podřízeným nebo zaměstnancem. Takové zacházení ponižuje lidskou důstojnost. Etiketa úředních a obchodních vztahů vyžaduje přísné dodržování norem řeči jak v mezilidské komunikaci, tak při obchodních rozhovorech a jednáních. Když mluvíte s lidmi (nebo dokonce jen s jednou osobou), veďte konverzaci bez přerušování. Všechny záležitosti, s výjimkou naléhavých, náhlých, mohou počkat.
