Registrační pokladna: moderní vybavení pro vaše podnikání. Typy pokladen Jaký je správný název pro pokladnu

Donedávna byl pojem „zařízení pokladny“ omezen na autonomní pokladnu a pokladní zásuvku. IT technologie dnes hrají hlavní roli v automatizaci obchodu.

IT technologie dnes hrají hlavní roli v automatizaci obchodu. A tato elektronická platforma výrazně rozšířila možnosti pokladního zařízení. Ale co je nejdůležitější, podnikatelé mají dnes možnost vybrat si pokladní zařízení ze zásadně odlišných zařízení a systémů a obsadit pokladní pracoviště podle svého uvážení. Takže, jak to vyžadují specifika obchodu, a finanční možnosti umožňují.

Vyhnout se zmatkům a vybrat si pokladní zařízení, které je optimální pro vaše podnikání, není snadný úkol.

Nejprve musíte mít dobrou představu o tom, jaký druh pokladního zařízení je k dispozici na ruském trhu a ve kterých oblastech činnosti je lepší použít jeden nebo druhý. Veškeré vybavení pokladen lze rozdělit do tří velkých skupin:

1. Registrační pokladny a softwarové a hardwarové systémy, které mají fiskální blok, jsou obsaženy ve státním registru registračních pokladen a podléhají povinné registraci u Federální daňové služby. Jedná se o klasické pokladny, fiskální záznamníky a POS terminály.
2. Na řadu přichází pokladní zařízení, které nepodléhá registraci u finančního úřadu. Mezi taková zařízení patří tiskárny účtenek (CHP) a automatizované systémy pro tisk dokumentů. Jedná se o pokladní zařízení pro vnitřní potřebu společnosti, nesouvisející s fiskálními funkcemi.
3. A třetí skupinou je periferní pokladní zařízení. To zahrnuje všechna přídavná zařízení, která umožňují urychlit a optimalizovat proces prodeje. Jedná se o snímače čárových kódů, pokladní monitory, zákaznické displeje, pokladní zásuvky, čtečky karet, infračervené detektory měn, počítadla bankovek, programovatelné klávesnice. Téměř všechna uvedená pokladní zařízení se používají při kompletaci POS systémů.

Pokladní zařízení pro malé podniky.

Při výběru pokladního zařízení pro vaši prodejnu musíte vzít v úvahu objem prodeje, pracovní podmínky a daňový systém, kterým provádíte platby státu.

Nejvýhodnější pozici mají malé podniky fungující v režimu UTII. Pro plátce UTII stačí pro zjednodušení interního účetnictví a kontroly tržeb a zajištění výdeje účtenek zavedeného formuláře obyvatelstvu pořídit pokladní zařízení z druhé popsané skupiny (CHM nebo ASPD) a popř. , přídavná zařízení (čtečky čárových kódů atd.).

V ostatních případech (plátci zjednodušeného daňového systému a kombinovaného schématu UTII + zjednodušeného daňového systému) budou potřebovat plnohodnotné pokladní vybavení s EKLZ a fiskální pamětí. Nejlevnější možností pro sektor služeb je standardní samostatná pokladna. Ale pro obchodování s potravinami a průmyslovým zbožím je lepší pořídit si POS systém. Pokladní zařízení založené na fiskální registrátorce s připojeným PC umožňuje zvýšit propustnost pokladny, výrazně zrychluje proces obsluhy, je poměrně ekonomické, ale hlavně se stává nepostradatelným pro získání potřebného reportingu a obchodu. řízení.

Pokladní zařízení pro střední a velké podniky.

Samotná definice „středního a velkého“ podnikání implikuje velké objemy prodeje, což znamená, že organizace účetnictví a obsluha obyvatelstva se stává mnohem obtížnější. Zde se automatizace obchodu stává jedním z hlavních kritérií konkurenceschopnosti společnosti. U větších měřítek je nutné i odpovídající vybavení pokladny. Tady bude obyčejná pokladna vypadat jako technologická zaostalost. Pokladní zařízení pro supermarkety a jednoduše velké servisní místa musí mít minimálně vysokou spolehlivost a rychlost provozu. Naléhavá potřeba navíc vyžaduje, aby pokladní zařízení kromě funkcí zúčtování se zákazníky a klienty zajistilo sběr a zpracování obrovského toku informací o zboží, cenách a platbách. Navíc by takové pokladní zařízení mělo být docela jednoduché na obsluhu. Všechny tyto požadavky splňují POS terminály a POS systémy. Progresivní podnikání by se mělo zaměřit konkrétně na multifunkční pokladní zařízení.

Obsah

Majitelé vlastního podniku z první ruky vědí, kolik obtíží je spojeno s otevřením nebo rozvojem vlastního podniku. Stačí se podívat na všechny právní jemnosti týkající se použití prostředků pro evidenci příjmu a výdajů finančních prostředků. Pro většinu individuálních podnikatelů je zvláště naléhavá otázka, zda je nutná registrační pokladna a zda je možné podnikat bez jejího použití.

Potřebuji v roce 2019 registrační pokladnu pro jednotlivé podnikatele?

Pro začátek je důležité si ujasnit, co se pod tímto pojmem rozumí. Pokladní automaty (dále jen KKM, KKT) jsou zařízení, která pomáhají daňovým a jiným orgánům státní správy vykonávat dohled a kontrolu. Pomocí registračních pokladen je sledován pohyb peněžních prostředků přijatých podnikatelem při poskytování služeb nebo prodeji zboží. Zařízení pomáhají uchovávat záznamy a shromažďovat informace pro hlášení.

Legislativa počítá se zrušením registračních pokladen pro jednotlivé podnikatele. Je povoleno odmítnout používání registračních pokladen, ale v tomto případě je prodávající na žádost kupujícího okamžitě povinen poskytnout ekvivalentní platební doklad, kterým jsou formuláře ohlášení budovy. BSO - a tyto například účtenky, vstupenky, předplatné atd. musí obsahovat úplné údaje o podnikateli.

Až donedávna mohli jednotliví podnikatelé provozovat obchodní činnost bez použití registračních pokladen. S přijetím nového zákona v roce 2016 se situace změnila. Podle ní měli všichni podnikatelé, kteří při platbách se zákazníky používají hotovost nebo bankovní karty k bezhotovostním platbám, používat registrační pokladny. Kontrolou realizace programu jsou pověřeny finanční úřady.

Od února 2017 přestala registrace pokladen pro fyzické osoby ve starém formátu, taková zařízení nemohla přenášet informace online. Ne všichni jednotliví podnikatelé byli s tímto rozhodnutím spokojeni. Úřady tento bod zohlednily, a tak umožnily postupný přechod na nový typ zařízení. Termíny byly stanoveny na základě daňového režimu používaného jednotlivým podnikatelem a typu služeb, které mu byly poskytovány.

Účel registrační pokladny

Existují dva hlavní typy registračních pokladen. První jsou přenosná zařízení. Jsou to malá zařízení s omezenou funkčností. Základní sada obsahuje komponenty jako elektronická páska pro kontrolu formátu, vestavěný GSM nebo GPRS modem, elektronická čtečka karet a vestavěná klávesnice. Zařízení jsou ideální pro začínající podnikatele. Druhým typem jsou stacionární zařízení používaná ve velkých maloobchodních prodejnách. Skládají se z mnoha modulů (klávesnice, monitor, čtečky karet, tisková zařízení).

Proces práce s registračními pokladnami pro jednotlivé podnikatele je jednoduchý a nezpůsobuje potíže. S jejich pomocí můžete provádět řadu operací:

• Předávání informací o nákupu v reálném čase vašemu provozovateli fiskálních dat (dále jen provozovatel, OFD). Zástupci daňových a jiných kontrolních úřadů i majitel firmy mohou dostávat informace o všech platbách provedených online.
• Elektronické generování šeků. Obvyklou papírovou kontrolu lze doplnit elektronickou verzí. Lze zaslat emailem nebo SMS.
• Zajištění tisku fiskálních dokumentů. Pokladny jsou vybaveny speciální fiskální mechanikou, díky které si na požádání vytisknete jakýkoliv potřebný doklad.

Pokud jde o přímou obsluhu pokladen, stojí za zmínku standardní možnosti zařízení, což zvyšuje rychlost obsluhy zákazníků a eliminuje chyby prodejce:

• zadávání údajů o produktu;
• syntéza informací o parametrech každé jednotky;
• zadání peněžní částky přijaté od kupujícího;
• okamžité počítání změn;
• tisk účtenky;
• zobrazení a tisk reportovacích informací o finančních transakcích s klientem.

Jak vypadá online pokladna pro jednotlivé podnikatele?

Právní předpisy nedefinují pojem „online pokladny“. Toto je název všech pokladen, které zaznamenávají informace na fiskální disk. Jedná se o speciální zařízení, které šifruje a chrání fiskální data přenášená v reálném čase k operátorovi. Zařízení dává daňovým úřadům možnost nekontrolovat pokladny, protože všechny informace jsou přijímány automaticky. Kromě toho si kupující může kdykoli vyžádat kopii účtenky a majitel firmy nemusí vyplňovat četné zprávy o přijatých platbách.

Registrační pokladny existují v několika variantách. Každý z nich má své vlastní vlastnosti, ale všechny mají nainstalovanou fiskální jednotku:

• POS terminály. K provozu není potřeba připojení k osobnímu počítači. Mají výkonný procesor, barevný dotykový displej a jsou vybaveny tiskárnou pro tisk účtenek.
• Autonomní pokladny. Malá zařízení, která fungují samostatně bez připojení k počítači. Jsou to zařízení s malou obrazovkou a panelem s tlačítky. Účtenky tisknou na úzkou pásku díky malé vestavěné tiskárně.
• Fiskální registrátoři. Stacionární zařízení, která nemají ve svém designu úložné zařízení nebo displej. K počítačům a tabletům se připojují pomocí speciálního softwaru a fungují jako tiskárna pro tisk účtenek.

V současné době je vyvíjen nový typ online pokladny, který by umožnil její použití v internetových obchodech. S jeho pomocí by se při platbě za zboží online zasílaly údaje o provedené transakci na jedné straně finančním úřadům a na druhé straně kupujícímu (obdobně jako ve stacionárním obchodě). Rozšiřují se také chytré terminály - mobilní zařízení, která se snadno ovládají a všude se dají použít k platbám v souladu s daňovou legislativou.

Právní úprava

Otázky související s používáním registračních pokladen jsou jasně uvedeny ve federálním zákoně č. 54-FZ (22. 5. 2003). Pravidelně jsou v něm prováděny změny, z nichž poslední pochází z konce roku 2017. Většinou se týkají začátku povinného používání registračních pokladen. Pokaždé se u určitých skupin jednotlivých podnikatelů posouvá na pozdější datum. Díky přijatému dokumentu jsou jasně definovány hlavní body týkající se samotných pokladen:

• na pouzdru musí být sériové číslo;
• uvnitř by měly být hodiny reálného času;
• do zařízení je možné nainstalovat fiskální disk (při upgradu starého zařízení);
• musí existovat tiskové zařízení (vestavěné nebo zásuvné);
• je možné generovat fiskální dokumenty v elektronické podobě a okamžitě je předávat;
• přijmout potvrzení, že provozovatel obdržel (ne)obdržel fiskální údaje;
• Možnost tisku čárových kódů na fiskální doklady.

Kdo je povinen používat registrační pokladny?

Při platbách za zboží a služby v Rusku musí mít individuální podnikatel registrační pokladnu, s výjimkou některých případů stanovených zákonem. Implementace pokladních systémů probíhá po etapách a závisí na zvoleném daňovém systému jednotlivým podnikatelem:

Podle zákona existuje seznam jednotlivých podnikatelů, kteří jsou osvobozeni od používání pokladního zařízení. Budou diskutovány níže, ale mají také svá omezení. Zmírnění se neuplatní, pokud se obchoduje se zbožím podléhajícím spotřební dani, například s alkoholem nebo tabákem. Zvýhodnění se nevztahuje na fyzické osoby podnikatele, kteří využívají k provádění plateb automatická zařízení (automaty).

Druhy činností jednotlivých podnikatelů bez registrační pokladny

Není zakázáno přijímat hotovost a používat staré pokladní systémy v těžko dostupných oblastech a sídlech do 10 tisíc obyvatel (s výjimkou okresních a krajských měst a sídel městského typu). Zde musíme přidat podnikatele pracující v patentovém nebo imputovaném systému, protože přijatý příjem není považován za základ pro výpočet plateb daně. Když zákazníci požádají, jednoduše vystaví šek.

Přesný výčet oblastí činnosti, které nepodléhají povinnému používání registračních pokladen, je uveden v zákoně č. 54-FZ. Nebylo by od věci se obrátit na místní finanční úřad, protože na místě mohou být přijaty samostatné zákony týkající se možnosti nepoužívat registrační pokladnu s ohledem na OKVED (Všeruský klasifikátor druhů ekonomických činností).

Následující typy činností nebudou mít za následek pokutu za práci bez pokladny:

• Prodej časopisů, novin a souvisejícího zboží v kioscích. Objem jejich prodeje by měl tvořit alespoň polovinu celkového obratu. Předpokladem je, že účetnictví výnosů je pro tuto skupinu vedeno odděleně.
• Prodej cenných papírů.
• Prodej kuponů (jízdenek) na městskou hromadnou dopravu za předpokladu, že jsou prodávány v interiéru vozidla.
• Stravovací služby poskytované ve všeobecně vzdělávacích organizacích během vzdělávacího procesu a jsou využívány pouze samotnými studenty a zaměstnanci této instituce.
• Obchody prováděné na veletrzích a výstavách.
• Při prodeji nealkoholických nápojů a zmrzliny k stáčení v kioscích.
• Obchod z cisteren s mlékem, kvasem, rostlinným olejem, živými rybami, petrolejem.
• Sezónní obchod se zeleninou, ovocem, melouny.
• Příjem recyklovatelných materiálů od obyvatelstva. Výjimkou je kovový šrot, drahé kovy a kameny.
• Oprava a lakování obuvi.
• Distribuce zboží, pokud nevyžaduje zvláštní podmínky skladování.
• Řezání dřeva.
• Výroba klíčů a opravy kovové galanterie.
• Orání zahrad.
• Prodej vlastnoručně vyrobených lidových uměleckých výrobků.
• Práce lékáren, pokud se nacházejí ve venkovských oblastech.
• Vrátné na letištích a nádražích.
• Pronájem bydlení v osobním vlastnictví.
• Dohled a péče o nemocné, handicapované, staré lidi a děti.
• Činnost církevních institucí při poskytování služeb obyvatelstvu nebo prodeji literatury a pomůcek.

Náklady na nákup a údržbu

Další nákladovou položkou je nákup nového zařízení a jeho údržba. Možností, jak ušetřit, je několik. Za prvé, není vždy nutné vyměnit staré zařízení za nové. Před nákupem zařízení byste se měli informovat, zda je možné upgradovat stávající zařízení (instalace fiskální mechaniky místo elektronické ovládací pásky - EKLZ). Pokud to není možné, musíte si zakoupit registrační pokladnu pouze ze seznamu modelů schválených Federální daňovou službou (dále jen Federální daňová služba).

Zadruhé, před použitím služby pro zřízení a obsluhu online pokladen si ověřte u své banky, zda není jako klientovi instituce nabízena dodatečná sleva. Nezapomeňte na výběr provozovatele fiskálních dat. Seznam OFD, které k tomu mají právo, je schválen zvláštní komisí, poté je zveřejněn na oficiálních stránkách Federální daňové služby. V tabulce níže vidíte přibližné náklady, které vám při používání pokladny vzniknou:

Kde a jak koupit pokladnu pro jednotlivé podnikatele

Podle ruské legislativy mají jednotliví podnikatelé právo používat pouze ta zařízení, která byla certifikována a registrována státem. Protože každé zařízení má datum vypršení platnosti, vyžaduje pravidelnou aktualizaci firmwaru, a pokud to není možné, výměnu. Pokladny je vhodnější zakoupit ve speciálních obchodech a podrobný seznam zařízení schválených k použití lze nalézt na webových stránkách Federální daňové služby. Při výběru vhodného modelu si můžete samostatně prostudovat konfigurace CCP nebo vyhledat pomoc odborníka.

V závislosti na požadavcích se cena a verze zařízení mohou lišit. Takže například pro začínající podnikatele s malým obratem je lepší používat levná přenosná přenosná zařízení, například Mercury-180 nebo Orion-105. Pro ty, kteří obchodují s malými pavilony, se doporučuje podívat se blíže na modely vybavené pokladními zásuvkami (AMC-100) nebo čtečkou čárových kódů (Shtrikh-M).

Údržbu zařízení provádí servisní společnost, se kterou musí jednotlivý podnikatel uzavřít smlouvu. Firma podle ní provádí opravy, údržbu a periodickou kontrolu pokladny. Servisní technik provádí měsíčně preventivní prohlídku a v případě potřeby vyměňuje náhradní díly. Po dokončení je vystaven certifikát o provedení práce. Pokud zařízení selže, dostane individuální podnikatel po dobu opravy obdobné zařízení.

Jak si vybrat

Před nákupem pokladního zařízení musí jednotlivý podnikatel určit kritéria, která budou sloužit jako hlavní při výběru optimálního modelu pro podnikání:

• Design. Moderní trh nabízí zařízení různých konfigurací - od malých přenosných zařízení až po masivní zařízení. Nejjednodušší modely, které váží asi 900 g, jsou ideální pro zástupce kurýrních služeb. Nepostradatelné budou i pro začínající podnikatele. Seriózní stroje, které jsou vybaveny dalšími funkcemi, jsou ziskovým řešením pro majitele velkých obchodních prostor.
• Místo, kde bude zařízení nainstalováno. Pokud je plocha místnosti malá, jsou vhodné kompaktní nebo středně velké CCP.
• Schopnost pracovat offline. Toto kritérium je důležité při výběru mobilních zařízení. U stacionárních pokladen není tento ukazatel tak důležitý, protože neustále pracují ze zdroje střídavého proudu.
• Identifikace. Tato možnost se používá, pokud na prodejně pracuje velký počet prodejců. V tomto případě se každý uživatel může přihlásit do systému pomocí vlastního přihlašovacího jména.
• Dostupnost paměťové základny. Většina moderních modelů je vybavena touto funkcí, která pomáhá vytvářet databázi zboží nebo služeb pro detailní reporting.
• Rychlost tisku. Důležitá funkce pro velké toky zákazníků, například ve velkých maloobchodních zařízeních. Průměrná rychlost je 8 řádků za sekundu – nejlepší volba pro malé a středně velké prodejce. Nejvyšší rychlost mají fiskální registrátoři – asi 40 řádků za sekundu.
• Připojení periferních zařízení. K takovým pokladnám jsou připojeny různé typy zařízení, například váhy nebo čtečka čárových kódů. Funkce pomáhá usnadnit práci pokladníka a ušetřit čas obsluhy.
• Provozní teplota. Je důležité věnovat pozornost tomuto indikátoru, pokud plánujete používat zařízení venku nebo v místnostech se zvláštními teplotními podmínkami.

Kolik stojí pokladna pro jednotlivého podnikatele?

Oficiální webová stránka daňové služby obsahuje registr výrobců pokladen a modelů, které prošly státní registrací a jsou schváleny pro použití jednotlivými podnikateli. Pro vaši informaci níže uvedená tabulka poskytuje informace o průměrné ceně oblíbených modelů prodávaných v Moskvě:

Registrace registrační pokladny pro jednotlivé podnikatele

Dle zákona č. 54-FZ byl od 1. února 2017 zaveden jednotný systém evidence pokladních zařízení. Registrační pokladnu můžete zaregistrovat pouze u finančního úřadu podle tohoto algoritmu:

1. Výběr vhodného modelu s přihlédnutím ke specifikům podnikání.
2. Nákup pokladny u specializovaného dodavatele nebo ve středisku, kde bude následně obsluhována.
3. Sběr a příprava potřebných dokumentů:
   • registrační přihláška ve 2 vyhotoveních;
   • zásobník KM-4;
   • zásobník KM-8;
   • technický pas KKM plus referenční vzorek;
   • nájemní smlouvu nebo potvrzení o vlastnictví prostor, kde bude pokladna umístěna;
   • speciální holografická nálepka potvrzující službu.
4. Předložení dokumentů finančnímu úřadu v místě registrace fyzické osoby podnikatele(!). Pokud má podnikatel elektronický podpis, můžete nové zařízení zaregistrovat na dálku.
5. Získejte registrační kartu. Musí jej vystavit finanční úřad nejpozději do pěti pracovních dnů od předložení dokladů.
6. Fiskalizace pokladny daňovým inspektorem.

Pokuty za práci jednotlivého podnikatele bez pokladny

Ne všichni jednotliví podnikatelé jsou povinni nakupovat pokladní zařízení, ale ti občané, pro které je tento bod povinný, si musí pamatovat, že jako úředníci podléhají správní odpovědnosti za porušení zákona:

• vyhýbání se používání pokladních systémů – od 10 do 30 tisíc rublů;
• opakované porušení, pokud je výše nezapočteného obratu vyšší než 1 milion rublů - pozastavení činnosti až na 90 dnů;
• použití nezjištěného nebo vadného zařízení (včetně bez přístupu k internetu a fiskálního úložiště) – 1,5–10 tisíc rublů;
• vyhýbání se vydání šeku (papírového a/nebo elektronického) – 2–10 tisíc rublů.

Video

Diskutujte

Registrační pokladna pro fyzické osoby – jak si vybrat, postup registrace a pravidla používání

Při nákupu nové pokladny je důležité zhodnotit počet produktů v sortimentu společnosti, počet transakcí za den, mobilitu činností a způsob připojení k internetu. V prodeji jsou 3 typy pokladen: samostatné pokladny, POS terminály a fiskální záznamníky. V závislosti na rozsahu a vlastnostech podniku si můžete vybrat pokladnu v cenovém rozpětí od 9 000 do 80 000 rublů.

Přechod na nová pravidla pokladní kázně vyžaduje od podnikatelských subjektů pořízení moderní pokladny, která bude splňovat nové podmínky pro interakci s finančními úřady. Taková zařízení musí být zejména schopna předávat informace provozovatelům fiskálních dat (FDO), kteří je následně předávají finančním úřadům.

Existuje několik kritérií pro výběr tohoto zařízení.

• Za prvé, hlavním požadavkem na registrační pokladnu je, že musí být zahrnuta do registru online pokladen Federální daňové služby, který je pravidelně aktualizován o nové modely.