За да не допускат грешки при взаимните разплащания, юридическите лица и индивидуалните предприемачи изготвят отчет за помирение въз основа на резултатите от периода.
Какво е акт на помирение
Актът за съгласуване на взаимни разплащания е документ, който се съставя от две юридически лица или юридическо лице и индивидуален предприемач, за да се координират плащанията и да се разбере дали едното дължи на другото.
Това не е обвързващ документ: той се изпълнява, ако и двете страни са съгласни да го подпишат. Въпреки това актът за съгласуване се използва от повечето организации във всички сектори на икономиката.
За какво се използва?
Обикновено компаниите съпоставят данни с конкретни договори или фактури за определен период от време. Целта на съставянето на протокол за равнение е да се открият и запишат несъответствия във всички парични постъпления.
Идентифицираният дълг помага на страните да се споразумеят за времето на неговото изплащане. Актът за съгласуване заедно с договора, фактурите, фактурите ще потвърдят нарушението на сроковете при отиване в съда.
Ежегодно трябва да се изготвя акт за съгласуване на взаимни разплащания, за да се погасят задълженията, ако има такива.Член 196 от Гражданския кодекс установява давностния срок за случаи, свързани с погасяване на дълг. А съгласно чл. 200 от Гражданския кодекс на Руската федерация, можете да подадете молба до съда не по-късно от три години от датата на откриване на дълга.
Ако не направите нищо в рамките на три години, длъжникът в съда може да твърди, че давността е изтекла. Съдът ще се произнесе в негова полза и вие няма да получите парите си.
Давността може да бъде прекъсвана.За да направите това, трябва да съставите и подпишете протокол за помирение в рамките на три години след възникването на дълга. Ако длъжникът, който е подписал акта, не е платил дълга, тогава можете да се обърнете към съда, който ще вземе решение за прекъсване на давността. И ще имате още три години, за да съберете дълга.
Кой участва в изготвянето на документа?
Всяка от страните по споразумението може да поиска доклад за изравняване. Съставя се от счетоводител с помощта на финансови документи: сметки, фактури, удостоверения за извършена работа и др.
Преди да изпратите документа на контрагента, той се подписва от главния счетоводител, ръководителя на организацията или друго упълномощено лице. Актът за съгласуване ще има правна сила, ако е подписан от ръководителя на организацията или счетоводителят има пълномощно, което му позволява да подписва всички важни документи на организацията.
Как да съгласуваме изчисленията
Докладът за съгласуване се съставя по един от следните елементи:
- По име на продукт или артикулен номер.
- По договор.
- За конкретна доставка.
- За определен период от време.
По-добре е да съставите акт след получаване на парите за приключване на договора или след доставка на стоките.
Случва се да се изготви доклад за съгласуване при извършване на инвентаризация на имуществото и средствата на организацията. Обикновено след такава проверка се откриват вземания или задължения. Въз основа на резултатите от инвентаризацията трябва незабавно да съставите протокол за съгласуване и да го изпратите на контрагента.
Как да направите отчет за съгласуване
Няма общоприета стандартна форма за съставяне на акт. Документът се изготвя в свободна форма или по ваш собствен образец.
Обикновено актът се състои от уводна част, в която се посочва името на документа, датата на изготвянето му, целта и данните за организациите, които са го подписали, и таблици, които посочват датите на прехвърляне на пари и получаване на стоки, подробности за подкрепящи документи, дебитни и кредитни суми.
Актът се отпечатва в два екземпляра. Всяка страна получава своето.
Изпратете подписаните и попълнени актове на контрагента. Контрагентът проверява информацията, посочена в документа. Ако няма несъответствия, тогава контрагентът подписва документа, запазва едно копие за себе си и изпраща второто копие обратно.
От 2016 г. не е необходимо документите да се заверяват с печат. Но е по-добре да направите това, защото без печат актът за помирение няма да бъде валиден в съда.
За да сте сигурни, че другата страна ще подпише доклада за съгласуване по-бързо, посочете времевата рамка, в рамките на която контрагентът трябва да върне второто копие.
Как да създадете акт в Елба
Elba генерира отчет за съгласуване в секцията „Контрагенти“ → желан контрагент → създайте нов → период за съгласуване. Актът ще съдържа данни от раздели „Пари” и „Документи”.
Например, ако индивидуален предприемач в Елба има изходяща фактура, входящ акт и разписка в секцията „Пари“ от едно LLC, тогава актът за съгласуване ще изглежда така:
Съгласно този акт LLC дължи на индивидуалния предприемач 119 400 ₽ и ако LLC го подпише, то ще се съгласи с дълга.
По време на сътрудничеството възникват икономически връзки между всички стопански субекти. Взаимни разплащания между, издаване и на държавни агенции - всички тези операции са свързани с пари.
За да се избегнат грешки и несъответствия в сумите, платени от едната страна и получени от другата страна, се съставят отчети за равнение. документ, който не е свързан със счетоводството и не е задължителен за изготвяне. Формира се по искане на един от участниците в сделката и декларира всички суми, плащания и постъпления, които се случват между организациите в определен период от време.
Основна информация за отчета за съгласуване с доставчици и клиенти
Актът за съгласуване с доставчици и купувачи е декларативен документ, отразяващ всички плащания, извършени между контрагентите за определен период от време: месец, тримесечие, година или целия период на сътрудничество. Законът на Руската федерация не задължава изготвянето на такъв документ. В бизнес практиката обаче актовете за съгласуване се срещат доста често и тайно са задължителни за регистрация.
- Извършването на периодични или текущи съпоставки и записването на техните резултати на хартия помага на бизнес партньорите да избягват грешки в изчисленията и плащанията, да откриват и изплащат дългове своевременно и да елиминират други финансови несъответствия.
- Освен това, ако една от страните дължи на другата и не признава текущата ситуация, актът за помирение може да служи като едно от косвените доказателства при подаване на иск в съда за наличието на дълг, а също така може да се превърне в едно от опроверженията фактори.
При изготвянето на документ той трябва да бъде заверен с подписите на ръководителите и главните счетоводители на двете организации, както и с мокри печати. Оформен в два екземпляра.
Когато, виновната страна обикновено отказва. Ако по време на съдебното разследване контрагентът все пак завери протокола, като по този начин призна недостатъчното плащане, периодът на иска се нулира и започва отново.
Както вече беше посочено, законът не предвижда изготвянето на такъв документ, но такива действия са посочени в писмо на Министерството на финансите № 07-05-04/2 от 18 февруари 2005 г. и във Федерален закон № 402 . Документът принадлежи към второстепенната категория, тъй като не засяга пряко финансовото състояние на нито един от съдружниците.
Как да съставя протокол за помирение, ако доставчикът и купувачът са едно лице? Видеото по-долу ще ви разкаже за това:
Характеристики на дизайна
Правила и изисквания
Няма ясни изисквания за формата на протокола. Всяка организация може самостоятелно да установи формата на документа, като го одобри със свой собствен.Но има няколко аспекта, познаването на които ще ви помогне да използвате помирението по-ефективно. Ако документът е подписан само от главния счетоводител и подписът на ръководителя не е даден, хартията е само от техническо естество, естество на справочна информация.
За да има протоколът правна сила, той трябва да бъде заверен с 4 подписа (по два от всеки партньор) и официални печати на организациите, както и да съдържа определени аспекти. Актът трябва да съдържа информация за:
- Заглавие на документ;
- Периодът, обхванат от равнението;
- Датата на извършване;
- Операции, които се проверяват;
- Показатели на всички изчисления;
- Указания към първичната документация;
- Лица, отговорни за съставянето и точността.
Наличието на такива елементи има препоръчителен характер, но те няма да бъдат излишни при използване на документи в съда или други органи. По правило актът е под формата на таблица, в която се въвеждат данни като дебити и кредити, номера и дати на първични документи, които потвърждават плащането, изпращането и доставката на стоки. В края на документа се показва общата сума на дебитите и кредитите за периода, който се проверява. Салдото е сумата на разликата между приходите и разходите.
Примерен доклад за съгласуване с доставчик се обсъжда в това видео:
Несъответствия и проверка
Ако след проверка от втората страна се установят несъответствия, те също се записват след всички данни. При извършване на съпоставки между купувачи и продавачи често се използват препоръките, установени от Методическите указания за инвентаризация на имуществото и финансовите задължения. Основната задача при създаване на документ е да се провери и потвърди валидността на всички суми, въведени в таблицата на акта.
Задължително се проверява „Разплащания с доставчици и изпълнители“ за съответствие със съответните сметки. Записват се следните точки:
- Изпълнение на задължения за платени транзитни стоки;
- Изпълнение на задълженията за доставка;
- Точност и поддръжка на дебит и кредит с първични документи.
Съставянето на съответен акт може да се изисква както от купувача, така и от доставчика.
- Формирането и проверката на актове обикновено се извършва в специални счетоводни програми. Ако компилаторът използва такъв, то автоматично според въведения формуляр, въз основа на вече наличните данни в паметта на документите на приложението. Извършва се същата проверка.
- При ръчна проверка всички данни от таблицата в акта се сверяват с данните от първичната документация и наличните данни в документите и равненията на проверяващата страна.
Докладът за съгласуване е стандартен протокол за споразумения и различия във финансовите транзакции, извършени между две организации. Документът няма определена форма или специфични изисквания; той може да бъде съставен за използване в партньорска организация, между партньори или като косвено доказателство при разглеждане на съдебни искове за дългове. Правилно съставеният ще помогне да се контролират и регулират всички финансови отношения, които възникват между тях.
Актът на помирение с купувача, неговите характеристики и примери - темата на видеоклипа по-долу:
„Акт за съгласуване на взаимни разплащания“ е необходим в случай, че две организации искат да се договорят за взаимни разчети (за плащане и доставка на стоки, за предоставени услуги и т.н.) за определен период от време. Официалната му форма не се определя от действащото законодателство. Следователно всяка организация има право да развива и да се ръководи от собствените си актове за взаимни разплащания. Можете да изтеглите безплатно формуляра за отчет за съгласуване на взаимни разплащания в няколко вида директно от нашия уебсайт.
Предлагаме на вашето внимание кратък видео урок за това как бързо и лесно сами да направите отчет за съгласуване на сетълмент за 20 минути във формат Excel:
Формуляри в различни формати могат да бъдат изтеглени безплатно, без регистрация или SMS, като използвате връзките, разположени в най-долната част на тази страница.
Малко за този тип документи
Актовете за помирение за взаимни разплащания се съставят в два екземпляра. След като счетоводният отдел на предприятието изготви доклад за съгласуване въз основа на своите счетоводни документи, той се заверява с подписите на ръководителя на организацията и главния счетоводител. Слагат печата на фирмата и го прехвърлят на другата страна. Неговият счетоводен отдел, след като получи отчета за съгласуване, го проверява, сравнява го с неговите документи и, ако е необходимо, въвежда данните му.
Ако се установят несъответствия, информацията за тях трябва да бъде записана в края на документа. Ако всичко е съгласно, тогава контрагентът поставя своя печат, а управителят и главният счетоводител подписват. Единият екземпляр се изпраща на вашия клиент, а вторият се оставя във вашия счетоводен отдел. След като всички уточнения и промени са съгласувани между двете страни, както и с подписи и печати на двете страни. актът придобива качеството на правно значим документ.
Можете да изтеглите безплатно примерен формуляр на Доклада за съгласуване за взаимни разчети във формат Word, като следвате тази връзка:
Можете да изтеглите същия формуляр, но само във формат Excel, като последвате този линк:
Формулярът за съгласуване на взаимни разплащания изтеглете безплатно във формат „ PDF„Можете, като следвате тази връзка. За да работите с този формат „Adobe Reader“:
Можете да изтеглите безплатно примерен формуляр за попълване на Доклада за съгласуване за взаимни разплащания във формат „PDF“, като следвате тази връзка.
Често в счетоводния отдел на фирма или от индивидуален предприемач представители на контрагента изискват доклад за съгласуване на взаимни разплащания, отразяващ състоянието на сетълментите между контрагентите към определена дата. Наистина ли е необходим този документ, от кого и за какво се използва, как се попълва - нека го разгледаме по-подробно.
Защо ви е необходим доклад за съгласуване?
Ръководителите на предприятия или индивидуалните предприемачи в работата си постоянно се сблъскват с необходимостта да разберат кой колко дължи и на кого. Можете да получите необходимата информация от счетоводни програми и регистри, но какво да направите, ако контрагентът не е съгласен с това? За проверка на коректността на документите и изчисленията на баланса се използва специален документ - акт за съгласуване на взаимни разплащания. Въз основа на него по-лесно се откриват несъответствия и се потвърждава наличието или липсата на вземания/задължения по счетоводни данни.
Който попълва и подписва акта
Попълването на актове за съгласуване обикновено е отговорност на счетоводителя, който управлява тази област: за доставчици - служителят, който получава първичните документи за доставки, за купувачи и клиенти - този, който отписва стоки и материали за продажба. След попълване и подписване на акта, същият се предава на второто лице за вписване на данните си.
Попълненият документ трябва да бъде подписан от представители на двете страни. Кой точно зависи от целта на съгласуването:
За целите на потвърждаване на разплащания между организации (IP) и счетоводство - от ръководителите на страните и / или главните счетоводители.
За други - например, за да обосноват иск или да се обърнат към съда, актовете за съгласуване на взаимни разплащания с контрагенти трябва да бъдат подписани лично от мениджъри, индивидуални предприемачи или упълномощени представители с потвърждение на техните правомощия. Освен това за представител на индивидуален предприемач пълномощното трябва да бъде нотариално заверено. При подписване трябва да получите (или приложите) заверени копия на документи, потвърждаващи правото ви на подпис.
Тази процедура за подписване не е одобрена от закона; като общо правило ръководителят е отговорен за състоянието на счетоводството и именно той има право като единствен изпълнителен орган на организацията да подписва всякакви документи от името на компания обаче в бизнес практиката се ръководят от очертаните варианти.
Формулярът „Акт за съгласуване на взаимни разплащания“ и примерен дизайн са дадени по-долу.
Последици от подписването на акта
За счетоводни и данъчни цели
Актът на съгласуване на взаимни разплащания прекъсва давността (в общи случаи 3 години в съответствие с член 196 от Гражданския кодекс), т.е. след подписването му от страните посоченият срок започва да тече отново. Следователно подписването на документ от контрагент показва, че тази страна признава задължението (включително просрочените по договора), но все още не го е платила и другата страна е съгласна с това. В такива случаи, когато изтече давностният срок, в данъчното счетоводство е необходимо просроченият „длъжник“ или „кредитор“ да се включи съответно в неоперативни разходи или приходи.
За събиране на дълг
Актът за помирение е документ, признат в съда при разглеждане на дела за дълг или парични задължения, ако е напълно попълнен, като посочва всички необходими данни и е подписан от упълномощени лица. Основание за претенциите все още са първични документи (договор, стоки, товарителници, актове за извършени работи и услуги, фактури и UPD, платежни нареждания, касови ордери и други), но при липсата им актът служи като доказателство за съществуващото при момента на подписването на задължението. Ако имате доклад за съгласуване, може да не се наложи да съхранявате някои от документите след 5-годишния период по настоящия договор.
Процедура за пълнене
За акта за съгласуване на взаимни разплащания формулярът не се одобрява от държавните агенции; той може да бъде разработен самостоятелно. В една от най-разпространените счетоводни програми - 1C, отчетът за съгласуване на взаимните разплащания се попълва автоматично, според документите, въведени в програмата; трябва само да посочите контрагента и периода на съгласуване, както и счетоводната сметка (ако счетоводството е водено по споразумение, можете да покажете изчисления поотделно за всяко споразумение или за всички заедно като цяло за контрагента). Периодът се избира произволно, по-удобно е, когато съвпада с данъчния или отчетния период - например тримесечие или година. Можете да изтеглите доклада за съгласуване по-долу.
Какво е посочено:
В горната част („заглавката“ на документа):
между които се извършва съгласуването - имената на контрагентите и отговорните лица;
период на съгласуване;
споразумението, по което са извършени сделките;
Много хора не посочват мястото на попълване, това е приемливо, но от гледна точка на управлението на документи е по-правилно да се посочи къде е съставен актът.
Предоставяме акт за съгласуване на взаимни разплащания, пример за попълване за 2019 г., в края на статията.
По-долу в текста на акта или в специална таблица са описани счетоводни показатели, а именно:
сетълмент салдо в началото и в края на периода, оборот за периода;
имена на сделки, номера и дати на първични документи със суми по тях.
В заключение се посочва:
окончателен протокол за наличие/липса на дълг и в полза на кого, ако има такъв;
Посочени са длъжностите, дадени са подписи и трите имена. лица, подписали акта.
Тъй като не е необходимо една организация (IP) да има печат, печатът не е необходимо да се поставя; ако има, по-добре е да заверите документа с него.
Първо лицето, което попълва формуляра, въвежда всичките си данни и ги разпечатва.
След подписване документът се предава на втората страна. Контрагентът проверява въведените показатели, попълва своята страна на акта (понякога, ако няма несъответствия, контрагентът просто подписва акта, но е по-правилно да попълните напълно всички колони).
При установяване на несъответствия се повдигат първичните документи и се проверяват показателите им (например при разлика в сумата по фактура, цени и количества трябва да се провери общата сума). Изискват се липсващи дубликати и копия на документи. След разрешаване на разногласия се препоръчва да се състави актуализиран доклад за помирение.
Доклад за съгласуване на сетълмент – примерно попълване:
Формулярът „Акт за съгласуване на взаимни разплащания“ може да бъде изтеглен по-долу.
