Обработката на входящите писма (и входящата кореспонденция като цяло) започва от момента, в който документът пристигне във вашата организация. Трябва да започнем да описваме този работен процес с анализ на факторите, които имат пряко влияние върху неговата организация. Според мен това са:
- начин на доставка на кореспонденция;
- съдържанието на документа;
- автор на документа;
- установени срокове за изпълнение на документите.
Метод на доставка по пощата
Методите за доставка на кореспонденция са подобни на методите, с които разполагаме за изпращане на кореспонденция. Ясно е, че както съм изпратил документа, така съм го и получил.
Най-древният метод за доставка на кореспонденция е куриер. Под него може да се крие или „поръчково момче“, или специален комуникационен офицер.
Специалните комуникационни услуги обикновено се използват от държавни агенции, които изпращат „изпращания“ от национално значение.
Пример 1
Свиване на шоуто
По този начин се осъществява пощенска кореспонденция между Министерството на външните работи на Русия и посолствата на Руската федерация, разположени в различни чужди страни. Спомнете си, имаше такъв съветски филм - „Дипломатически куриер“. И днес, когато човек със зелена шапка се появи на прага на вашата институция, сърцето на простосмъртния започва да бие по-бързо: да, участвам в решаването на най-важните държавни дела (шегувам се)!
Но във всяка шега има и зрънце истина, защото, след като отворите плика, можете лесно да прочетете текста на безсмъртната класика на листа с марка: „Един одитор идва да ви види“.
Ако вашата организация има услуга за доставка (куриерска служба), тогава можете да й се доверите само за доставка на особено важни и спешни документи (в рамките на вашия град). В същото време ще сте сигурни, че документите ще пристигнат възможно най-скоро и ще бъдат прехвърлени, както се казва, от ръка на ръка.
И доставката на документи до друг град, като правило, се поверява на специализирани пощенски компании. За щастие днес имаме избор. Всичко зависи от репутацията на компанията, размера на портфейла ви и необходимото време за доставка. Също така, пощенските компании се доверяват да организират масови изпращания, например подаръци за новогодишните празници.
Класическият начин за доставка на официални писма както на територията на нашата страна, така и в чужбина е по пощата чрез FSUE Руски пощи: прости, препоръчани писма, писма с обратна разписка, ценни писма и др. Просто трябва да съжаляваме, че такава обширна мрежа, която има това държавно предприятие, такава марка, която не е създадена днес, отстъпва на пазара на пощенски услуги на млади и често западни компании. Изостава по такива важни показатели като култура на обслужване и технология на работа.
от електронна пощаНай-често се доставят различни видове информационни материали, покани, реклама и др.
Днес обаче много държавни агенции използват електронна поща (специализирани комуникационни канали), за да организират официална междуведомствена комуникация. Например, едно писмо може да бъде издадено по електронен път, подписано с електронен цифров подпис, регистрирано в EDMS и изпратено до кореспондента с едно натискане на бутон. красота.
Понякога по електронната поща получавате електронни копия на спешни документи, чиято доставка на хартиен носител ще се извърши по-късно с обикновена поща (за това в съвременната офис работа се използва термин като „доставка“).
И така, виждаме, че кореспонденцията може да пристигне в модерна организация по различни начини. И избраната опция пряко зависи от съдържанието на документа, неговата уместност/спешност, което значително влияе върху по-нататъшната му обработка.
Такъв брой съвременни средства за доставка на кореспонденция е удобен само за изпращащата страна. Но може да „претовари“ служителите, които получават кореспонденция.
Пример 2
Свиване на шоуто
Да приемем, че работите в малка, но доста активно развиваща се компания. В предучилищната служба има двама или най-много трима души. И цял ден тичате до рецепцията, приемате поща от куриери, разглеждате Outlook (имайте предвид, че куриерите и имейлът не работят по график). Все още не сте сортирали планината от кореспонденция, получена от местната пощенска служба (добре е поне Руската поща да доставя кореспонденция веднъж на ден; в същото време много организации получават независимо кореспонденция в пощенската служба, без да поверяват толкова важно процедура към пощальона, който също е човек: може да се разболее, да отиде на почивка или просто да не се появи).
И тогава на прага се появява куриер. Зарязвате всичко - и отивате при него, за да получите особено важен документ, с който ще тичате до края на работния ден...
Автор на документа
Вторият важен фактор, който влияе върху обработката на входящата кореспонденция, е авторството на документа. Разбира се, документите, получени от името на министъра на вашата индустрия, трябва да бъдат обработени спешно и незабавно прехвърлени на ръководителя за преглед.
Съвременните офис работни процеси включват разработването на специални маршрути за определени групи документи, характерни за документи с определено съдържание.
Пример 3
Свиване на шоуто
Ако използвате електронна система за управление на документи, тогава полученият стандартен документ може да бъде изпратен по съответния маршрут до всички заинтересовани страни едновременно или можете да организирате маршрута на документа по такъв начин, че той автоматично да се прехвърля от един служител до следващия.
Можете също така да разработите „обратни“ маршрути за отделни групи документи, т.е. не от лидера към изпълнителите, а от изпълнителите към лидера.
- писма, съдържащи всякакви искания, искания, предложения, оплаквания, т.е. писма с молби, изискващи извършването на всякакви действия или решения;
- писма за отговор на изпратените от Вас инициативни документи;
- справочни и информационни писма.
само по име" писма за запитване„Ясно е, че този тип документи изискват внимателно проучване и работата с документ от тази група може да включва всички етапи на обработка на входящата кореспонденция, от регистрация до контрол на изпълнението. Писмата от този тип включват т.нар кръгъл, изпратени от висши организации към подчинени. В тези писма на вашата организация се дават всякакви задачи, които изискват задължително и понякога спешно изпълнение. Следователно за тази категория официални писма са важни два фактора: необходимостта от изпълнение и, като следствие, сроковете за изпълнение.
Отговорни писмаса документи за отговор на Вашите запитвания, молби, предложения, искания и други инициативни писма, изпратени до други организации с цел решаване на Ваш проблем. Най-често писмата с отговори не изискват допълнителни действия, освен прехвърлянето им на служителите, които са инициирали разглеждането на въпроса.
Информационни писмапо своята същност не съдържат елемента на „необходимост от изпълнение“ и най-често не подлежат на изпълнение - те имат кратък живот: прочетете, вземете си бележка и изхвърлете в кошчето.
Период на изпълнение
От кой момент започвате да изчислявате срока за изпълнение (от деня на издаване на поръчката или от деня след него)? В календарни или в работни дни трябва да се брои? Какво да правим с документи, чийто краен срок пада през уикенда? Ами ако срокът изобщо не е посочен? Отговор на тези въпроси ще намерите в статията „Как да определим срокове? » на стр. 12 от списание № 8’ 2011 г
Сроковете за изпълнение могат да се определят чрез стандартни инструкции за водене на деловодство и да се удължат до 1 месец. Но за някои видове документи сроковете за изпълнение се установяват със специални разпоредби, според които те могат да се изчисляват в дни, например от момента на получаване на писмото от организацията. Ето защо за документи с различни срокове е препоръчително да се разработят различни процеси за обработката им.
Тази важна тема обсъдихме подробно в нашето списание през последните шест месеца, публикувайки няколко статии.
И сега показахме на какво трябва да обърнете внимание при изграждането на процес за работа с входяща кореспонденция. В съвременния свят на строги срокове и правила, огромен поток от информация, не е позволено да се насочва движението на този информационен поток в една посока, много е лесно да се задавите в тази бърза и буйна планинска река.
Етапи на процеса на работа с входяща кореспонденция
Процесът на работа с входяща кореспонденция може да бъде разделен на етапи:
- рецепция;
- сортиране;
- регистрация на кореспонденция;
- изпращане на документи до получатели за вземане на управленски решения;
- изпращане на документи за изпълнение;
- оформяне на документи;
- организация на контрола върху изпълнението на документите;
- оформяне на изпълнени документи в дела.
Процесът на работа с входяща кореспонденция, както всеки друг бизнес процес, в допълнение към съставните си елементи, задължително описва или регулира производствените си дейности участници. Всеки участник в процеса има определена роля. В този случай ролите могат да бъдат разпределени по следния начин:
- Ръководител- това е ръководител на институция или структурно звено. Преглежда постъпилите на негово име документи, взема управленски решения по тях и оценява резултата от изпълнението.
- Отговорен изпълнител- служител на институцията, посочен в резолюцията на ръководителя като „Отговорен изпълнител“. Получава, в съответствие с решението на управителя, документ за по-нататъшното му изпълнение, организира работата на съизпълнителите и докладва на контрольора за напредъка на изпълнението на документа.
- Изпълнител- служител на институцията, посочен в резолюцията на ръководителя като „Изпълнител“. Получава, в съответствие с решението на Управителя, документ за по-нататъшното му изпълнение, докладва на Управителя или Контролера за напредъка на изпълнение на инструкциите по документа. Ако има отговорен изпълнител, той е съизпълнител.
- Контролер- служител на институцията, посочен в резолюцията на ръководителя като „Контрольор“ или който е такъв въз основа на вътрешните нормативни документи на организацията. Получава отчети от отговорния изпълнител и съизпълнителите за хода на изпълнение на документите. Взема решение да завърши работата по документа и да го премахне от контрол.
- секретар- главен секретар. Получава документи на хартиен носител за по-нататъшно отчитане на Управителя, прави бележки за движението на документите в регистрационните материали.
- Чиновник- служител на предучилищна образователна институция. Отговаря за получаване, сортиране, регистриране, въвеждане на информация за документа в регистрационните материали, изпращане на документа за разрешаване, изпращане на документа за изпълнение, наблюдение на хода на документа. Получава отчети от изпълнителите за приключване на работата по изпълнението на документа и изпраща отчети до контрольора. От името на Администратора връща документи за преразглеждане или ги снема от контрол.
Също така, от моя гледна точка, е необходимо да се въведат такива понятия като етап от жизнения цикъл на служебно писмоили състояние на документа, в зависимост от което всеки участник в процеса може да има свои собствени ясно дефинирани роли/отговорности (виж Таблица 1).
Получаване на входяща кореспонденция
Ще разгледаме три източника на получаване на документи в организацията: пощенският отдел на Федералното държавно унитарно предприятие "Руски пощи", куриер и електронна поща.
Доставка на кореспонденция от пощатаОбикновено се извършва веднъж на ден, най-често сутрин.
Документите, получени от пощенската служба, могат да бъдат придружени от пощенски регистър, който показва общия брой пратки, доставени на вашия адрес. Ако е получена препоръчана поща на името на вашата организация, за тях ще бъде съставен отделен пощенски регистър. По правило тези регистри включват не само кореспонденция, изпратена до вас от други организации, но и кореспонденция, изпратена от вас, но върната на вашия адрес по някаква причина. Причините за връщането могат да бъдат неправилно посочен адрес на получател, доставка на пощенски известия, че вашето писмо е доставено на адресата и др.
Ако получавате препоръчани писма, имайте предвид, че вашият кореспондент има право и възможност да провери факта на доставката на документа до вашата организация. Затова препоръчвам внимателно да сравните получените пликове с регистъра, преди да поставите подпис, дата и час на доставка върху него. Тъй като такава работа трябва да се извършва всеки ден, можете да направите специален печат, който ще намали времето за попълване на такива документи. Понякога вашият подпис в пощенския регистър трябва да бъде заверен с печат. Ако имате специален печат за обработка на препращащи документи, тогава няма да се налага да търсите официален печат с всеки регистър. По правило за куриери и пощенски служители е достатъчно името на организацията, изпращаща/получаваща кореспонденцията върху отпечатъка на печата.
Пример 4
Образци на експедиционни марки и печати
Свиване на шоуто
Ако се занимавате с куриерска доставка, тогава ще трябва да се подпишете и за получаване на документа, а в някои случаи (например, ако документът е доставен от служител по специални комуникации) и да удостоверите подписа си с печат.
И така, кореспонденцията е получена. Вие сте проверили пощенските регистри с документите, с които разполагате. Ако се установят несъответствия между регистъра и действителната наличност на документи, това трябва незабавно да се докладва на организацията, която е доставила кореспонденцията, и да се състави съответен протокол.
внимание! Можете да подписвате регистрите само когато сте напълно сигурни, че всички документи, посочени в тях, са доставени здрави и здрави.
Направете си труда да проверите дали всички пликове са адресирани до вашата организация. Доставените по погрешка пощенски пратки се връщат незабавно в пощенската служба или на куриера, който ги е доставил, за което също се прави съответен запис в регистъра. Например, „Препоръчано писмо № 120320113516 е доставено погрешно“.
Доставка на документи чрез имейлможе да се извършва както в рамките на междуведомствен електронен документооборот, така и между различни организации и граждани, които не участват в този процес.
Получаването на документи по имейл също започва с проверка на пълнотата и целостта на кореспонденцията. Първо трябва да проверите дали името на получателя е правилно. В крайна сметка не само пликовете могат да имат грешки. Ако откриете, че имейл е доставен на грешен адрес или в съобщението липсват прикачени файлове, моля, незабавно уведомете кореспондента.
Първично сортиране на входящата кореспонденция
Вторият етап от обработката на входящата кореспонденция е нейното първоначално сортиране по адресати, а след това на регистрирана и нерегистрирана кореспонденция.
Както знаем, регистрацията на документи зависи от формата на офис работа, приета в организацията. В централизирана форма всички документи, получени от организацията, се регистрират в едно структурно звено. В децентрализирана система всеки отдел самостоятелно регистрира „своите“ документи. При смесена форма на офис работа са възможни различни опции, например мястото на регистрация може да зависи не само от чието име е получен документът, но и от неговото съдържание.
Така че внимателно прочетете името на адресата на пликовете и подредете пощата. За сортиране на пощаможете да използвате специални стелажи с клетки, папки, пощенски кутии и др. Разбира се, нещо подобно е присъщо на обикновените пощенски кутии. Това е най-удобният начин за сортиране: можете да сте сигурни, че никой освен получателя няма да прочете или вземе пощата му. Ако използвате папки за тази цел, уверете се, че те са на строго определено място, което ще избегне объркване в документите.
Пощата е подредена, остават само тези документи, които са регистрирани във вашето структурно звено. Сега нека отворим пликовете и да се запознаем със съдържанието им. Между другото, пликове с надпис "Лично", като правило, не се отварят от никого, а се прехвърлят на адресата.
Всяка организация със сигурност има списък на документите, които не подлежат на регистрация. Разбира се, не подлежат на регистрация рекламни материали, поздравления и др. Исках да добавя абонаментни публикации към този списък, но опитът показва, че ако не регистрацията, то тяхното счетоводство все още е необходимо.
По същия начин не подлежат на регистрация счетоводни документи - сметки, актове и др. Но ако вече сте срещали такива документи, трябва да знаете: всичко, което не е регистрирано, определено ще бъде загубено. А загубата на документи може да доведе до различни видове санкции срещу вашата организация. Следователно счетоводните документи също могат да се регистрират, но е препоръчително да се отделят в отделна група и, както ни позволяват съвременните EDMS, да се моделират специални маршрути за тяхната обработка.
Ето защо, за мое дълбоко съжаление, списъкът на нерегистрираните документи е изключително кратък.
Освен това, воден от моя опит, ще посъветвам от общата маса на получените документи изберететези, които подлежат на незабавно докладване на ръководството. Първо ще ги регистрирате. След това изберете документи, чийто срок е установен от някакъв регулаторен правен акт и е много кратък, например 3 работни дни.
По правило документите, получени от по-висши или надзорни организации, съдържащи инструкции или изисквания по отношение на вашата организация, подлежат на незабавно докладване.
Също така отбелязваме, че документите с печат, например „DSP“, най-често се регистрират в отделни счетоводни регистри.
И така, прегледахте цялата входяща кореспонденция и извършихте първоначалното й сортиране. И сега сме готови да започнем да го регистрираме.
Регистрация на входяща кореспонденция
Регистрацията на получените документи се поверява на служителите на службата за предучилищна образователна институция, а в децентрализирана форма на деловодство - на секретари или чиновници на структурни подразделения.
Регистрацията включва въвеждане на определени метаданни на документа в регистрационните материали, за да се регистрира фактът, че документът е получен от организацията, което в бъдеще ще позволи да се проследи не само движението на документа между структурните подразделения и мястото на неговото съхранение, но и резултатът от неговото изпълнение.
Регистрацията може да се извърши:
- както на хартиен носител (в този случай се поддържа стандартен дневник за регистрация на входящи документи или се издават контролни и регистрационни карти (наричани по-нататък РК),
- и в електронен вид:
- визуално за потребителя на EDMS това може да изглежда като попълване на метаданните на регистрирания документ в същия дневник или в отделна регистрационна карта;
- ако все още няма пари за EDMS, тогава можете да използвате широко използваната офис програма MS Excel, като поддържате електронна таблица в нея под формата на дневника, който познаваме. След това можете бързо да сортирате, филтрирате и намерите информацията, която ви интересува.
Разбира се, EDMS е удобно. Първо, той ви позволява да използвате различни директории (например директория на кореспонденти, директория на видове пощенски доставки, директория на служители на организация и др.). Второ, с помощта на EDMS е лесно да се проследи жизненият цикъл на документ, да се генерират всякакви отчетни форми и, най-важното, да се организира колективна работа с документи.
При регистриране на входяща кореспонденция по правило се използва стандартен набор от подробности, които се въвеждат в регистрационния дневник или RC на първия етап от обработката на входящото писмо:
- регистрационен номер на входящия документ;
- дата на регистрация (получаване) на документа;
- дата и регистрационен номер на получения документ;
- информация за кореспондента (име на организацията - автор на документа; длъжност и пълно име на лицето, подписало писмото);
- резюме на писмото;
- начин на доставка (ако писмото се доставя с препоръчана поща, можете да поставите номера на препоръчаната поща в регистрационните материали, което е удобно, когато няколко документа са пристигнали в един плик);
- брой копия на полученото писмо;
- номер на получения екземпляр;
- информация за адресата (пълно име и длъжност на лицето, на чието име е получено писмото, въпреки че може да бъде адресирано до самата организация, без да се посочва конкретно длъжностно лице);
- на кого (трите имена и длъжност) се предава входящият документ за вземане на управленско решение, запознаване или изпълнение.
Също така, основният елемент на регистриране на входящи писма с помощта на модерни EDMS е прикачването на електронно изображение на документ към Република Казахстан. Ако документът е получен от организацията на хартиен носител, той се сканира и полученият файл се прикачва към Република Казахстан. Ако документът е получен по електронен път, неговият файл просто се прикрепя към регистрационната карта. Съвременните EDMS ви позволяват автоматично да регистрирате получените документи директно от имейл или от самия отворен електронен документ.
Ако вашата организация е участник в междуведомствения електронен документооборот или вие и вашият кореспондент използвате един и същ EDS, регистрацията (т.е. първоначалното попълване на полетата RK във вашата система) може да се извърши автоматично.
След като въведем цялата информация за полученото писмо в регистрационните материали, нека му присвоим статус „Регистрирано“. След това не забравяйте да поставите регистрационен печат върху документите, получени на хартия. Обикновено се намира в долния десен ъгъл на първата страница на документа и се състои от следните елементи:
- име на организацията;
- дата на регистрация на документа (понякога се добавя часът на получаване);
- входящ регистрационен номер (да не се бърка с номера, даден на документа от неговия автор).
Пример 5
Свиване на шоуто
Пример 6
Свиване на шоуто
Както можете да видите от детайлите на получения документ (от Пример 6) и регистрационните материали (Дневник от Пример 5), ние не само въведохме метаданни за новополучения документ, но и посочихме, че полученото писмо е отговор (вижте колоната 6 от вестника).
За съжаление, само електронните формуляри за регистрация ви позволяват най-пълно да запишете необходимата информация за даден документ.
Например, EDMS ще ни позволи не само да посочим, че полученото писмо е отговор, но също така, използвайки система за свързване, да комбинираме RC на два документа в един комплекс.
Сега си представете, че писмото с отговор първоначално е изпратено до данъчната служба не по пощата, а под формата на електронно съобщение и вече е регистрирано в данъчната служба. И ще оцените предимствата на електронното управление на документи, когато самата система анализира новорегистрирания документ според определени параметри и информира регистратора, че този документ вече е регистриран и в момента се регистрира отново. Представете си колко време ще ви отнеме да прелистите бордовия дневник и да откриете дублирания!
Също така EDMS ще помогне на служителя да регистрира определен брой подобни писма, получени от един кореспондент. Така например банката е получила едновременно 15 искания от данъчната инспекция за предоставяне на информация за движението на средства по сметките на клиенти на банката. 15 еднакви букви, различаващи се една от друга само по регистрационния номер и името на клиента на банката, за когото се иска информация. EDMS лесно ще създаде нов въз основа на вече регистриран документ, като копира повтаряща се информация в съответните полета на Република Казахстан. Потребителят ще трябва само да въведе индивидуални данни.
Регистрация на мотивационни писма. Както знаете, важни документи (договорна документация, циркулярни писма и др.) се изпращат или изпращат с помощта на мотивационни писма. В тази връзка често служителите се чудят какъв документ да регистрират – мотивационното писмо или документа, който то придружава? В тази ситуация трябва да отговорите на въпроса: какви параметри ще използвате за търсене на документи в бъдеще? Най-често се налага да се поддържа според данните на „придружения” документ. Следователно е по-удобно да се разглежда „придруженият“ документ като основен документ и да се прикачи мотивационното писмо като свързан документ. Например в регистрационната карта на входящия EDMS документ „БИЗНЕС“ има специален раздел за тази цел, който се нарича „Придружаващ документ“.
Изпращане на документи до мениджъра за преглед
Оригиналите на регистрираните входящи документи на хартиен носител се предават на секретаря за по-нататъшно докладване на ръководителя. В големите компании, преди да предаде документи на мениджъра, асистентът изготвя проекторезолюции, които се изготвят на специални формуляри, така наречените „бегачи“. „Бегачът“ може да съдържа само подробности за мениджъра: неговата длъжност и фамилия, име, бащино име или да има стандартна форма. При разработването на стандартен формуляр „бегач“ трябва да се обърне специално внимание на съдържанието на резолюцията, необходимо е да се предвиди място за писане на текста на резолюцията, да се посочи името на длъжностното лице, на което ще бъде възложен контролът; изпълнението на този документ, както и имената на отговорния изпълнител и съизпълнителите. Също така е препоръчително да се предвиди място за поставяне на знак за представяне на документа за контрол и крайния срок за изпълнение на документа (по-добре е да го посочите не в дни, а като конкретна дата). Вижте Пример 7 на следващата страница.
Напоследък, с въвеждането на EDMS в големи организации, хартиените документи не се прехвърлят на мениджъра, а само електронно копие му се изпраща. EDMS дава възможност за разрешаване на проблема с изготвянето на проекторезолюция, която също се изготвя от помощник-управителя в електронен вид и се изпраща на управителя с цел по-нататъшното му усъвършенстване и одобрение.
Но да се върнем на документите.
Момент прехвърляне на документи от деловодителя към секретаря на управителяе много важно, тъй като доста често е необходимо да се обяви „търсене на липсващи документи“, докато те лежат тихо в офиса на управителя. Следователно фактът на прехвърляне на документи от служителя към секретаря и обратно изисква водене на стриктна документация.
За това все още е необходимо оставят само един маршрут за движение на документи от управителя до изпълнителя: управител - секретар - деловодител - изпълнител. В противен случай ръководителят, който прехвърля документи директно на изпълнителите „от ръка на ръка“, сам създава предпоставки за неконтролирано движение на документи, което води не само до ненавременно изпълнение, но и до загуба на документи.
Ако извършвате само „хартиена“ офис работа, тогава единствената възможност за записване на факта на прехвърляне на документи към мениджъра (или неговия секретар) ще бъде списък (списък с номера) на прехвърлените документи.
Ако работите в EDMS, тогава секретарят, който получава входяща кореспонденция, може да провери само наличието на предадени документи на хартиен носител с регистрираните в системата документи. Също така е удобно да се използват етапите от жизнения цикъл на електронен документ. Спомняте си, че след регистрация, ние задаваме етап „Регистрирани“ за документи, регистрирани в системата. Секретарят, след като получи документи на хартия и ги провери със системните данни, може да им присвои нов статус: „За разглеждане“.
Мениджърът, който е получил документа и взетото върху него управленско решение, го формализира под формата на резолюция, която е написана върху самия документ (вижте текста в курсив върху фрагмент от входящото писмо в Пример 8) или се съставя върху прикрепения към него „плъзгач“ (Пример 7). „Бегачът“, съдържащ резолюцията на мениджъра, е неразделна част от документа и подлежи на по-нататъшно съхранение с него.
Пример 7
Свиване на шоуто
Текстът на решението трябва ясно да посочва кой трябва да направи какво и кога, както и да съдържа датата на прилагането му и подписа на управителя. Между другото, ако проектът „бегач“ съдържа информация, която трябва да е различна в окончателното решение (например управителят реши да назначи Иванов за изпълнител, а не Петрова, която асистентът вече беше включил в проекта за решение на „runner“), тогава вместо да отпечатвате повторно „runner“ или Ако правите ръчни корекции в него, можете да съставите резолюция върху самия документ.
Пример 8
Свиване на шоуто
Хартиените документи с резолюция на ръководителя се прехвърлят от секретаря в отдела за предучилищна образователна институция за по-нататъшно изпълнение, за което се прави съответен запис в счетоводните документи на секретариата или фактът на връщане на документи се записва чрез промяна на етапа на жизнения цикъл на документа, който получава следния статус - „За изпълнение“.
Изпращане на документи за изпълнение
На този етап от работата с входяща кореспонденция служителите на службата за предучилищно образование са изправени пред две задачи:
- първо, прехвърлете резолюцията на управителя в регистрационните материали (текста на резолюцията (т.е. инструкциите на управителя), както и имената на длъжностните лица, на които ще бъде изпратен документът за изпълнение и за упражняване на контролна функция);
- второ, прехвърлете документите на структурни звена за изпълнение или преглед.
Не забравяйте, че ако в резолюцията на ръководителя е посочен крайният срок за изпълнение на документа или е поставен знакът „За контрол“ / „Контрол“, тогава службата на предучилищната образователна институция трябва да следи изпълнението на този документ. В регистрационния дневник знакът за контрол може да бъде въведен в колоната „Регистрационен номер“ (той е първи и се вижда веднага), или в колоната „Резолюция“ (както в пример 9), или в специално определена колона.
Съвременните EDMS позволяват документите да бъдат поставени под контрол автоматично, когато определени параметри са въведени в регистрационните материали, например планираната дата на изпълнение на документа. Освен това в тази ситуация можете да използвате етапите от жизнения цикъл на документа, като му присвоите етапа „Под контрол“.
Когато работят с хартиени носители, служителите трябва по някакъв начин да прехвърлят документи на изпълнителите. Например чиновниците ги поставят в същите папки, клетки или пощенски кутии на структурни звена и чакат служителите на тези звена да дойдат за документите. Някои организации използват вътрешни куриери за доставка на документи между отделите, като доставят документи според определен график.
И когато работите в EDMS, електронните документи се изпращат на изпълнителите автоматично веднага след издаване на резолюцията на мениджъра. И документът се изпраща на изпълнителя в рамките на няколко секунди след натискане на магическия бутон „Ok“.
Сега нека демонстрираме образец на входящо писмо и да посочим на какви етапи на обработка какви белези се появяват върху него и - в същото време - каква информация се въвежда в регистрационния дневник.
Пример 8
Отразяване на етапите на обработка на входящ документ върху себе си и в Регистрационен дневник
Свиване на шоуто
Оформяне на документи
Отговорността за изпълнението на документите (входящи писма и инструкции за тях) се носи от служители на организацията, назначени като изпълнители в съответствие с:
- резолюция на главата;
- служебни задължения;
- одобрен бизнес процес.
Ръководейки се от правилата на класическата офис работа, напредъкът на работата на изпълнителя с документа и нейният резултат се отразяват в регистрационните материали (например в колоните/полетата „Прогрес на изпълнение“ и „Отчет за изпълнение“). На самия документ по правило се поставя само маркировка за изпълнението на документа без подробности за хода на изпълнение (съответният запис се прави в долното поле на документа)
Задачата на деловодителя на този етап е само да приема отчети от изпълнителите за извършената работа и, ако е необходимо, да ги прехвърля във формулярите за регистрация. Основата за вписване на хода на изпълнението на документ е писмен или устен доклад на отговорния изпълнител за извършената работа.
В колоната „Прогрес на изпълнение“ се въвеждат основните етапи на работа с документа или причините, послужили като основа за удължаване (отлагане) на крайния срок за изпълнение на документа. Например, „25.08.2011 г. се проведе среща с партньора, постигнато е предварително споразумение, изпратени са документи за разработване на споразумение за сътрудничество“или „Поради факта, че е необходима допълнителна проверка и копия на платежни документи бяха поискани на 11.08.2011 г., Ви моля да отложите датата на изпълнение за 20.08.2011 г.“.
В колоната „Бележка за изпълнение“ се въвежда информация за изпълнението на документа като цяло: „На 15 август 2011 г. беше извършен документен одит на ОАО „Алатир“. Докладът от проверката е предаден на ръководството на 18 август 2011 г.. Ако изпълнението на документа се извършва с писмо за отговор, тогава се посочват датата и номерът на документа за отговор, например, „Пр. № 1561/12 от 25.08.2011 г.".
Ако работите в EDMS, трябва да се обърне специално внимание на така наречените „празни“ отчети: когато служителите, които са получили документи за изпълнение, просто маркират „Изпълнено“, без да се замислят, че с едно натискане на клавиш те докладват за изпълнение на документа, а не при прочитането му. За изпълнен се счита само документът, за който са решени всички поставени в него въпроси. „Празен“ протокол от отговорния изпълнител с текст „Изпълнено“ или „Изпълнено“, без посочване на конкретна информация за изпълнението от деловодителя, не се приема, а поръчката се изпраща за преразглеждане.
След като изпълни документа, изпълнителят е длъжен да постави знак за изпълнение върху него (в долното поле на документа). Ако е извършено някакво действие, изпълнителят в доклада за изпълнението описва това действие, поставя датата на действието, личен подпис и датата на регистрация на знака за изпълнение. Вижте пример 9. Това е, което правят в документите. Когато работите в EDMS, такава информация може незабавно да бъде въведена в системата или отново да бъде съставена от изпълнителя на хартиен документ с неговия подпис, след което те също се прехвърлят в EDMS от самия него или от служителя. В този момент документът преминава към следващия етап от своя жизнен цикъл - „Доклад за изпълнение“.
Организация на контрола на изпълнението
Контролът върху изпълнението на документите по същество пада изцяло върху раменете на служителя, назначен от контрольора. Служителите на службата за предучилищна образователна институция са натоварени само с поддържането на „техническата“ страна на контрола: проверка на факта на изпълнение на документа „извършено / не е изпълнено“, както и спазването на сроковете.
За съжаление формата на дневника за регистриране на теми е неудобна, което не позволява оперативен контрол на изпълнението на документите. Поддържането на контролната функция в автоматичен режим е едно от предимствата на EDMS, което ви позволява да получавате информация за контролираните документи в различни аспекти: вижте документите, изпълнявани както от отделни служители, така и от конкретен отдел като цяло; документи, чийто срок на изпълнение изтича на определена дата и др.
Разбира се, най-удобно е текущият контрол да се извършва, като се съсредоточите върху сроковете и съответно сортирате документите. Не забравяйте за междинния контрол, който се извършва няколко дни преди установената дата за контрол. Днес, за извършване на междинен контрол, те използват система от „напомняния“, които се изпращат автоматично на изпълнителите.
Въз основа на един документ могат да се вземат няколко управленски решения, които ще бъдат издадени под формата на няколко инструкции. Освен това те могат да имат различни срокове! И всяка инструкция трябва да бъде поставена под контрол, което в бъдеще ще доведе до контрол върху изпълнението не само на документа като цяло, но и на всяка инструкция поотделно.
Ето защо днес се прави разлика между понятията „инструкция“ и „резолюция“, обикновена „резолюция“ и „контролна резолюция“, обикновена „инструкция“ и „контролна заповед“ или „контролен документ“. Един документ може да има няколко редовни и контролни инструкции едновременно. В този случай, например, ако резолюцията на висш ръководител няма нито една контролна заповед, тогава самият документ като цяло няма да се счита за контрол.
Ако не разполагате с електронна система за управление на документи, препоръчваме да съхранявате Регистрационния дневник не на хартиен носител, а поне в електронна таблица в MS Excel или MS Access. Ако трябва да контролирате няколко поръчки, издадени по един документ, можете да ги въведете в таблицата на отделни редове:
- в първото от които попълвате всички полета,
- и във всички следващи повтаряте само входящия номер и датата на получаване на документа (за да го идентифицирате), както и попълвате тези колони, които съдържат индивидуална информация за издадената заповед и нейното изпълнение.
Изпълнението на контролни функции от услугата DOU ще бъде по-малко обременително, ако информацията за изпълнението на поръчките се въвежда своевременно, тъй като се обработват както входящите, така и изходящите документи. Например, ако регистрирате изходящ документ, който също е писмо за отговор на някакъв входящ документ, тогава не бъдете мързеливи и въведете информация в материалите за регистрация на входящото писмо и, ако е възможно, го премахнете от контрол.
Документът се отстранява от контрол само от контрольора. Изпълнителят, след като докладва за изпълнението на документа, само иска да го премахне от контрол (виж маркировка № 3 на входящото писмо от Пример 9). Други служители също могат да „помолят“ да направят това, ако „забележат“ промяна в ситуацията.
След като документът бъде премахнат от контрол, знакът за контрол в регистрационните материали се заменя със знака „премахнат от контрол“: в системите за електронно управление на документи знакът губи яркия си (често червен) цвят, а в регистрационния дневник ярката буква може просто да бъде зачеркната. Контролният знак, поставен върху самия документ, не се променя (в нашия пример 9 това е печатът „Контрол“, не е зачеркнат).
В този момент документът може да бъде поставен в нов статус - „Изпълнен. Отстранен от контрол."
Оформяне на документи в дела
Входящите писма, изпълнявани в деловодство, се оформят в случаи по следните критерии:
- според съдържанието (предмета) на документите (например кореспонденцията за изпращане/получаване на отчети се формира в един файл);
- географски (документите, пристигащи/изпратени от един регион, се формират в един файл);
- на кореспондентски принцип (кореспонденцията с един кореспондент се формира в един файл) и т.н.
Създаването на случаи с имена „Входящи“ и „Изходящи“ е допустимо само ако е установена тясна връзка между документите, генерирани в тези различни случаи. Така например във входящия документ трябва да бъдат посочени номерът и датата на документа за отговор, както и номерът на делото, по което е заведен. Абсолютно същата информация трябва да се съдържа в регистрационните материали. В противен случай ще трябва да търсите дълго време или писмо с искане, или отговор на него.
Номерът на делото по номенклатурата, в което документът ще бъде заведен след изпълнение, може да бъде част от неговия регистрационен номер. Това се отнася еднакво както за номера, зададен от автора на документа, така и за входящия номер, зададен от получателя на писмото.
Служителят прави съответния надпис върху документа: „За файл № 01-15“ и същата информация се прехвърля в регистрационните материали (вижте в пример 9, последната 15-та колона на дневника и маркирайте № 4 в регистрационния материал). входящо писмо).
За работа с входяща кореспонденция често се изготвят различни видове аналитични отчети:
- отчет за контрол върху изпълнението на документите (предоставени са както количествени, така и качествени показатели);
- отчети за броя на постъпилите документи общо и по структурни поделения;
- доклади за предмета на входящите документи или за регионите, с които се води кореспонденция и др.
Ето защо днес остарелите форми на работа с документи на хартия избледняват на заден план, отстъпвайки място на електронното управление на документи. Формулярът за регистрация на дневника остава жив само в особено секретни институции, а мястото му в офис процесите е уверено заето от електронни системи за управление на документи и „майка на всички сделки“ MS Excel.
Видове кореспонденция:
1. Информационно - положителен (неутрален) опит.
2.Критичен - активен проблем.
Метод: анализ, индукция.
Методи за работа по кореспонденция, методи за събиране на информация при работа върху жанр, кореспонденция като синтетичен жанр. Основните грешки, срещани при работа по кореспонденция.
Кореспонденцията съчетава елементи:
1. визуализация – описателно-наративна функция.
2.аналитичност - разсъждение.
Фокусът е върху някакъв факт или събитие. Обектът на изображението е местен. Няма ограничение във времето и пространството. Характерно разсъждение
Предмет на изследване: текущи промени.
Метод: анализ, индукция.
Функция: идентифициране на причинно-следствени връзки.
Има анализ - оценка на други хора. Факти, наблюдения, ирония, трикове.
Има три вида източници на информация - документ, лице и материална среда.
Цели на аналитичната кореспонденция. Съдържа и съобщение за събитие или явление. Това съобщение може да включва „живо“ наблюдение и фрагменти от някои речи, както и „кондензиран“ преразказ на случилото се. Самото послание обаче не е самоцел. Той дава само представа за събитието, което предхожда неговото тълкуване. Именно това тълкуване отличава преди всичко аналитичната кореспонденция от доклада, доклада и информационната кореспонденция. Интерпретацията е изясняване на причините за дадено събитие, явление, определяне на неговото значение, стойност, прогнозиране на неговото развитие и т.н. Поради това авторът на аналитична кореспонденция неизбежно използва теоретични методи на познание - анализ, синтез, индукция, дедукция и други.
Аналитична кореспонденция. В кореспонденцията анализът се задълбочава и става по-голям. Негов предмет става локална ситуация, ограничена от времето или пространството. Може да се свърже с всяка област от нашия живот. Поради това кореспонденцията се превърна в един от любимите жанрове на журналистиката във вестниците. Авторът му се стреми да даде на читателя доста пълна представа за създалата се ситуация - нейните най-важни аспекти - и да изрази мнението си за по-нататъшното й развитие и възможните резултати. Това определя особеностите на структурата на кореспонденцията. Обикновено той съчетава няколко факта и техните подробности, свързани с въпросната ситуация и разкрива нейното развитие. Ако основното за автора е да съобщи за нова ситуация, той създава информационна кореспонденция, подобна на голяма бележка. Но ако той не се ограничава само с репортаж за ситуацията, а си поставя задачата да я подложи на анализ и да я оцени, във вестника се появява аналитична кореспонденция. Ролята на автора в него нараства; той изразява своето мнение за ситуацията, която описва и анализира. Той не трябва да се ограничава с отговорите на познатите ни въпроси: какво се е случило, къде се е случило, кога се е случило, характерни за процеса на подготовка на вестникарски текстове в жанровете на оперативната невинна информация, но и да отговаря на задължителните за него въпроси: защо се е случило и защо е възникнала ситуацията, за която той съобщава?
В тази връзка нараства значението и убедителността на кореспонденцията. Журналистът се стреми да убеди читателя, че е прав, да аргументира отношението си към това, което съобщава. Най-добрият аргумент за него са фактите, които цитира в текста си, като ги свързва логически.
Ще научите какво е кореспонденция и какви са особеностите на този жанр в журналистиката. Ще анализираме и схемата за писане и няколко примера от вестници.
Веднага ще кажа, че този жанр няма нищо общо с писмата. Въпреки че името идва именно от латинската дума кореспонденция (кореспонденция).
Но в случая под тази дума разбираме аналитичния жанр на журналистиката. Съдържа много нова фактологическа информация и писмени източници.
Говорим за това, което най-вероятно сте видели по телевизията. Това е, когато кореспондент отразява събитие. Тоест тук започваме не от писма, а от кореспонденти.
Кореспонденцияе жанр на публицистиката, чийто предмет е конкретна социална ситуация, ограничена по място и време.
С прости думи това е нашият анализ на събитието. Това е аналитичен жанр, защото всичко минава през призмата на нашето възприятие. Анализираме събитията и привличаме информация отвън. Следователно този жанр се характеризира с голям брой външни източници.
Когато пишехме, разчитахме на собственото си мнение, преценка и интелигентност. Основният източник бяхме ние самите.
Все пак в този жанр вече привличаме външни източниции се опитай да дадеш снимка от различни страни. Следователно това ще бъде аналитичен жанр, в който присъстват вашите изводи. В крайна сметка всяко събитие може да бъде представено както в отрицателна, така и в положителна светлина.
Можете да тълкувате всеки факт както сметнете за добре. Затова в този жанр се прави разследваща журналистика.
Показвате истината такава, каквато я виждате. И както разбирате, всеки има своя собствена истина. Затова е важно да има не само аргументи, но и факти. Необходимо е да потвърдите всяко свое твърдение с фактите, които сте установили.
Може би имате за цел да покажете обективна картина на събитието. Може би ще защитите нечия гледна точка. Ще застанете от едната страна. Ще разгледаме това допълнително по-късно. Това ще бъде само вашият въпрос. Кореспондентският жанр позволява това.
Единственото, за което си струва да се предупреди, са аргументите и фактите.
Имаме едноименна публикация. Неговата отличителна черта е, че там има много малко факти. Тоест жълтата преса и някогашната класическа преса, която вече върви по пътя на жълтата преса в отговор на публиката, често забравя, че всяка преценка трябва да бъде подкрепена с факти.
Необходимо е произведенията в този случай да не се свеждат само до необосновани твърдения и преценки. Тоест, ако напишем коментар, тогава спорим там. Но тук трябва да подкрепим всичко с факти.
Видове кореспонденция
Но така пише в учебниците.
Всъщност е трудно да се направи ясна разлика между информационното и аналитичното. В края на краищата, дори в информационната кореспонденция, в допълнение към фактите, все още има елементи на оценка и прогноза.
Така че чисто информационна кореспонденция просто не съществува. Винаги ще има някакъв елемент на анализ. Следователно това все още е повече аналитичен жанр, отколкото просто информационен.
Добър пример за кореспонденция
Нека да разгледаме добър пример за кореспонденция, за да стане ясно веднага. Това ще бъде материал от публикацията “ Аргументи и факти" Ето линка. Ако обърнете внимание, на техния ресурс има раздел „ Разследване" Тук се публикуват текстове в този жанр.
Не всички обаче са еднакво успешни! В тази статия ще разгледаме както успешни, така и неуспешни примери. Да започнем с доброто.
Ето нашата ситуация. Тя трябва да бъде ограничена от време, място, пространство. В нашия пример това е липсата на wi-fi връзка в московското метро. Ето едно събитие за вас! Не толкова събитие, колкото явление.
И така, първо идва въведението (1). Тоест декодиране на проблема, посочен в заглавието.
Пример за кореспонденция в Аргументи и Факти Ето дешифрирахме проблема. Сега да видим защо имаме кореспонденция, а не коментар.
Ако това беше коментар, сега авторът просто щеше да говори защо са толкова лоши. Но е доста трудно да говорите на такава тема само от собствената си глава, без да включвате външни източници.
Какво може да знае един обикновен кореспондент за мислите на клетъчните оператори? Затова е логично да се свържете със самите оператори и да разберете защо не искат да ходят на метрото.
Примерът има подзаглавия. Първият е " Социален Wi-Fi».
След подзаглавието първият и вторият параграф ни дават конкретна информация. Техният източник беше проектът на споразумение за изграждане на мрежова инфраструктура в метрото. Въз основа на него се провежда този търг. Тоест има нормативен акт ( проект на споразумение). Той съдържа това, което московските власти искат да получат в този случай.
Това беше нашият източник. Не е изключителен и не е жив. Човек може да го намери в интернет.
Тук информацията ни беше дадена от жив източник. Със сигурност някой служител от отдела. Като цяло това вече е вторият източник.
Следващото подзаглавие е " Скъпо и безинтересно».
Първият параграф е предисторията на въпроса. Трябва да е използван и тук някакъв източник. Пак казвам, това е фактически материал.
Вторият параграф е друг допълнителен жив източник. В случая това е Артем Ермолаев, който даде изявление пред журналисти.
Нашата приятелка срещала ли го е? Може би не. Тя можеше да намери тази информация в интернет. Например имаше някакво прессъобщение. Но въпреки това, това е друг жив източник.
Да преминем към следващото подзаглавие. Това " Обявата е отворена отново».
Тук също има два източника на информация. В първия параграф това е уебсайт в Интернет. Във втория това е Департаментът. Моля, имайте предвид, че вторият абзац също съдържа пряка реч.
Сега по тази тема е по-логично да питаме самите оператори. Те ще бъдат следващият източник на информация. Затова да преминем към подзаглавието „ Операторите мълчат».
Тук бяха попитани представители на MTS, Megafon и VimpelCom. Естествено, те попитаха не ръководителите на фирми, а пресаташетата, които бяха предназначени за това. В последния абзац източникът е Евгений Михайлов.
Както можете да видите, тук имаме доста източници на информация. Кореспондентът свърши доста работа.
Възможно е да не е тичала и да не е срещала всички хора от материала. Вероятно е намерила повечето информация в интернет. Но отново, това не е толкова лесно да се намери.
Имаше и обаждания до операторски компании. Последният абзац показва, че е имало пресконференция за „Аргументи и факти“.
Като цяло, за да се напише толкова кратък материал, всъщност беше необходимо да се работи с много източници. Както можете да видите, този жанр е доста трудоемки.
Но въпреки това е много популярен. В крайна сметка това дава възможност да се освети ситуацията от различни гледни точки. Покажете го в целия му блясък или само от една гледна точка, която е изгодна за журналиста. Но в същото време давайте различни доказателства за вашата позиция.
Като цяло това беше добър пример за кореспонденция.
Единственото нещо е, че заключението е малко размазано. Но вместо това материалът завършва с изявление на шефа на транспортното ведомство. По принцип изглежда логично и напълно завършено.
Лош пример
Нека сега разгледаме един лош пример за аналитична кореспонденция от същия сайт. Ето линка. Първо в първия абзац идва заглавието или въведението ( декодиране на заглавката).
Пример за аналитична кореспонденция в „Аргументи и факти“. Има само няколко истории, написани тук. Една история е за москвич, друга за организатор на публичен дом и т.н.
В материала обаче няма твърдения ( официални и неофициални). Няма коментари или различни постановления. Няма дори разговор с организаторите на публичните домове и независими експерти. Или поне разговаря с московчани какво мислят по този въпрос.
Като цяло тук няма гледни точки. Има само проста история и бъркотия от факти. Какъв е общият извод от този материал?
О, колко е страшно да се живее!
Това е изводът, който не трябва да присъства във вашите текстове. Поне това заключение не трябва да е единственото. Ако всичко се свежда до какъв кошмар и как са могли, тогава това не е заключение. Това е изключително сферата на жълтата преса.
В този пример ето следния изход.
Това са пълни глупости! Нереалистично е да проверите напълно всички апартаменти в метрополията. Освен това самият резултат е един голям “ надежда" Например, нека просто се надяваме на най-доброто и това е.
Като цяло, това не е журналистическо разследване на темата. Можете да видите разликата между предишната версия и тази.
Пример за кореспонденция от вестник
Нека анализираме друг пример за кореспонденция от вестник. Това е само началото ( непълен материал).
Тук са включени различни източници. Те са подчертани в примера. Имаше опит да се покажат различни страни на проблема. От една страна, това са градските власти. От друга страна жителите.
Ако този текст се разшири и финализира, какво може да се направи?
Например, ако говорим за източници, това трябва да е градската администрация. Ясно е, че най-вероятно няма да говорим с ръководителя на града. Най-вероятно с прессекретар или асистент, който се занимава с този въпрос.
Но въпреки това трябва да имаме някакъв вид представител на правителството. Нашият източник, разбира се, беше съдебно решение. Можете дори да цитирате това решение тук някъде.
Самите източници също ще бъдат жители. Освен това жителите трябва да са различни. Трябва да се срещнете с жителите и да видите различни истории.
В края на краищата някой, например, построява гараж за лодки и го превръща в хотел. За него това е бизнес. Той не живее там, а просто го дава под наем на летовници.
Трябва да разберете, че къщите за лодки се строят на брега на морето. И разбира се, те правят отлични хотели.
Къщи за лодки Други веднъж превзеха този гараж за лодки и в крайна сметка построиха втори етаж там. Това е мястото, където живеят. За тях това е единственото им местожителство. Това е опит на хората с ниски доходи да решат жилищния си проблем.
И то не за сметка на държавата. Не като тъпчат прага на администрацията с искането да имат много деца и да им дължат всичко. Те вървят по своя път, за да се измъкнат от жилищния проблем.
Може да има и трета ситуация.
И в този случай вашата гледна точка е важна. какво искаш да покажеш Че тези жители са станали нагли и смущават града като нарушават закона. Те незаконно строят жилища на територията на гаражи за лодки. Че така правят бизнес.
Това ли е гледната точка, от която искате да покажете проблема?
Или покажете от гледна точка на някаква социална справедливост и героизъм хора, които сами решават проблемите си. Или може би показват различни ситуации?
Като цяло всичко това ще зависи от вас. Къде ще се намира вашето желание и избор?
Кой друг може да участва тук? Например консултация адвокати, независим експертии така нататък. Общо взето слагаш всичко и го допълваш с изводите си. Тоест какво се случва.
Това нарушение на закона ли е? Наистина ли тези къщи за лодки пречат на развитието на града и ни опозоряват пред туристите? Или това пречи на конкретни предприемачи, които са избрали земята и искат да правят пари?
Като цяло това е тема за дискусия, но с използване на факти.
Как се пише кореспонденция
Сега нека поговорим за това как се пише кореспонденция в журналистиката. Ето и цялата схема на работа върху текста:
- Ситуация ( повод)
- Идентифициране на източниците
- Работа с източници
- Записване на информация от източници
- Заключение
Първо трябва да има ситуация или причина, поради която ще работите. След това определяме източниците. Това ще бъдат тези, които могат да обяснят нещо по този въпрос.
Тук говорихме за къщички за лодки. Източници тук ще бъдат градската администрация, юристи и участници в събитието.
Кореспонденция
Това е един от най-старите вестникарски жанрове. Самото му име в превод от латински означава „да информирам” и точно отговаря на основната цел на кореспонденцията.Още през 18 век понятието „кореспонденция“ е било добре познато на руските журналисти, но едва век по-късно започва да се свързва с конкретен жанр. Първо, това, което се открояваше в него, не беше послание, нито сбит преразказ на случващото се. Основната цел на кореспонденцията е тълкуване, откриване на причините за дадено събитие, определяне на неговото значение, стойност, прогнозиране на развитието и т.н. Следователно този жанр се класифицира като аналитичен.
Изследователите обаче подчертават два вида кореспонденция.
IN информационна кореспонденцияавторът разказва подробно за протичащите процеси, опитвайки се да групира фактите и да ги обедини с обща тема. Неговата задача е да привлече вниманието към събитието и да покаже тенденциите в неговото развитие. Разбира се, в информационната кореспонденция има анализ на текущи събития, но в много по-малко количество, отколкото в аналитичната кореспонденция, която теоретиците на журналистиката обособяват като втори тип.
Тук авторът вече не насочва вниманието към събитието толкова, колкото определя мястото му в поредица от други събития. ^ Аналитична кореспонденция, изхождайки от зададена тема, представя анализ на ситуацията, разкрива причинно-следствената връзка на събития и факти. Журналистът, като истински изследовател, изучава процесите, протичащи в обществото, като използва конкретни примери за отделни фрагменти от живота. При такава кореспонденция сякаш има натрупване на факти, които могат да бъдат обобщени, систематизирани и изведени общи закономерности за цялото общество.
Но и двата вида кореспонденция имат нещо общо - дълбоко съдържание, ярко представяне на материала, ясни заключения. Мисълта в кореспонденцията се движи от реални факти и представлява техния анализ. А предмет на показване и в двата вида кореспонденция са както ситуации и процеси, така и информационни явления.
С една дума, основното за кореспонденцията е разработването на актуална тема върху конкретен материал в сравнително малък мащаб. И всичко в него зависи от естеството на ситуацията. Централният предмет на кореспонденцията е един значим факт, всички други подробности, примери, съждения служат като помощен материал за нейното цялостно отразяване.
^ Кореспонденцията има редица специфични характеристики.
първо,авторите на кореспонденцията правят изводи и обобщения от локален характер, тоест не излизащи извън границите на анализираното явление, събитие, факт. Изучавайки проблемна ситуация, развила се в отделен екип, авторът съобщава от мястото на събитието какво се е случило и се опитва да направи предварителни заключения въз основа на своя анализ.
Второ, фактите в кореспонденцията само подсказват най-важните, приоритетни проблеми, но основното за автора е анализът на текущата ситуация. Това означава, че журналистът, разчитайки на конкретни събития, не си поставя за цел да ги преразказва повече или по-малко подробно. Обяснявайки ги, той се стреми да установи връзка между явленията и общия закон, на който всички те без изключение се подчиняват.
Следователно, когато установява причината за дадено явление, авторът на кореспонденцията има за цел внимателно да провери получените данни, да изясни вътрешната връзка между изследваните факти, което в крайна сметка ще му помогне да избегне грешки в логиката на конструиране на причината. -и-ефектни връзки.
Разбира се, журналистът не използва всички факти, които разкрива. Той избира тези, които ще му помогнат да изгради ясна концепция по темата. След всичко За да анализира правилно ситуацията, той трябва да извърши редица операции.
Първо, установете какво е, запишете това представяне в текста. Второ, идентифицирайте основната социална задача, възникнала в тази ситуация, и допълнителни задачи. трето, разберете основните причини за възникването на тази ситуация и съответните задачи, свързани с нея. Четвърто, формулирайте основния проблем, с който е свързано решението на основния проблем. Пето,формулирайте основните предпоставки за решаване на основния проблем, свързан с тази ситуация, като очертаете начините за създаване на тези предпоставки. И На шесто,разберете ролята на интересите на основните участници в ситуацията при създаването на тези предпоставки за благоприятното развитие на ситуацията и решаването на проблема.
Всеки аналитичен текст се състои от факт и коментар. Факт е съобщение за предмета на интерес на автора на речта: отделно събитие, явление, явление, процес или ситуация. Коментарът е оценка на обекта на показване, неговия причинно-следствен анализ, прогноза за развитие или програма за действие, която според автора трябва да се приложи.
Кореспонденцията по правило е логично-емоционален монолог на автора. Но наскоро започнаха да се появяват форми като кореспонденция-интервю, съчетаващи характеристиките на информационните жанрове. Или, да речем, в други случаи е необходимо да се развие тема през призмата на морала. И тук журналистът прибягва до елементи на художествено-публицистично творчество, включвайки в кореспонденцията признаците на есе или фейлетон.
Но във всеки случай, когато създава материали в жанра на кореспонденцията, журналистът използва неутрални фрази, чужди заеми, хомогенни епитети, синонимни серии, идиоматични фрази, метафори и риторични въпроси. И, разбира се, журналистът охотно използва научни термини, като по този начин повишава статуса на своята реч до научна журналистика.
Кореспонденцията, както вече разбрахме, има своя собствена „архитектура“: първо - разказ за централното събитие, след това - анализ и коментар, за да убеди читателя, че авторът на материала е прав, и накрая - описание на последици от централното събитие. Разбира се, често се случва съобщението за даден факт да е разпръснато из целия текст, с фактологични пасажи, осеяни с пасажи с коментари. Тук всичко зависи от намерението на журналиста.
Ако журналистът се оприличи на учен, тогава структурата на текста възниква неволно, в резултат на обективно описание на процеса на разбиране на реалността. Той последователно групира данните според всякакви критерии, без да обръща внимание на хронологията. Или търси стабилни съвкупни признаци на свойствата на текущи ситуации, явления, събития, явления, изучавани от журналиста, за да типизира получените данни.
Но журналистът може да изгради текст, като вземе предвид адекватното възприятие на читателя за резултатите от неговото изследване. Той си поставя за задача не да описва, а да обяснява. И тогава кореспонденцията може да бъде структурирана по закони, по-характерни за художествените и публицистичните жанрове.
Всичко това се отразява на обема на материала. Така кореспонденцията може да отнеме от сто до сто и двадесет реда до цяла вестникарска страница.
Признаци на умението на журналиста тук са способността да подбира факти, да отделя главното от второстепенното, способността да анализира факти и явления от ежедневието, да ги обобщава, да прави изводи и да предлага собствено решение на проблема.
Правила за бизнес кореспонденция
Друга важна част от бизнес етикета е официалната кореспонденция. Разбира се, всяко бизнес писмо трябва да бъде строго индивидуално: то се отпечатва преди всичко от адресата, конкретната ситуация, личността и позицията на пишещия. Подходът за решаване на това какво трябва да бъде едно бизнес писмо изисква известна доза креативност, но въпреки това има общи правила за бизнес кореспонденция. Можете да прочетете повече за това в специализирана литература. Опитваме се да идентифицираме най-значимите аспекти на този проблем.
Кореспонденцията е общуване в миниатюра, овладяването й е едновременно работа, понякога трудна, и изкуство. Интелигентната бизнес кореспонденция помага за увеличаване на оборота на компания или предприятие, подобряване на връзката между различните услуги, подобряване на уменията и установяване на силни връзки с потребителите.
Едно от основните изисквания към едно писмо е то да не е дълго. Ако искате писмото ви да бъде прочетено, опитайте се да го запазите на страница и половина машинописен текст или дори по-добре на една страница. Доброто писане, подобно на говоренето, трябва да бъде отчетливо и ясно. Това е второто изискване за писане. Опитайте се да избягвате многосрични, неразбираеми (чужди, високоспециализирани) думи и изрази в бизнес писмо.
Това е третото правило за писане на бизнес писмо. Същото правило включва и съставянето на писма в кратки изречения, в които основните мисли на автора са ясно и ясно формулирани.
Лаконичните букви, написани с едносрични думи, характеризират писателите като добри събеседници, които владеят изкуството на общуването. Буквите не трябва да съдържат ненужни прилагателни или наречия, което често прави стила твърде „цветист“. Тази сричка се използва най-често в източните страни.
Но дори и при този на пръв поглед стандартен подход има много място за творчество. На първо място, помислете за адресата, опитайте се да разберете неговите интереси, на свой ред се постарайте да го заинтересувате, така че му предайте същността на проблема, така че вашето писмо да бъде запомнено. Чувството за хумор ще ви помогне да разрешите тези и други проблеми. Писмото, написано с чувство за хумор, обикновено се чете по-бързо и се запомня по-здраво. Ще ви помогне да спечелите бъдещ клиент. Такова писмо показва на получателя, че е бил подготвен от човек.
Схема на бизнес писмо
Има доказани схеми за бизнес писмо или бележка. Например можете да предложите това:
Имам удоволствието да съобщя, че... (име, отчество) допринесе (активно, нас-
набързо) за развитието на нашата компания (отдел) от самото й създаване. Той е
е главен разработчик на проект № 3... (име, бащино име), също ще
да продължи да оказва всякаква възможна помощ за създаването и по-нататъшното развитие
развитието на нашата компания.
Поздравяваме ви с... и ви желаем нови успехи.
Когато пишете бизнес кореспонденция, трябва да запомните, че впечатлението, което едно писмо прави на адресата, зависи от такива „малки неща“ като плика, бланката на компанията и съдържанието на писмото. Не бързайте, дори ако ви се струва, че писмото е написано безупречно, отложете изпращането му още малко и го прочетете отново. По правило ще има неточности и прекалено емоционални изрази. Коригирайте ги и след това ги изпратете. Спазването на това правило е особено важно, когато се отговаря на оплаквания на клиенти. Не се опитвайте да се отпишете, отървете се от клиента - това е непростима грешка. Недоволството на клиента от работата на фирмата се разпространява 100 пъти по-бързо от добрата й репутация.
Опитайте се да започнете писмото по приятелски начин - това ще накара получателя да се почувства добре за автора. Личните щрихи ще придадат повече смисъл на вашето послание. Това се улеснява и от разговорния стил на писане.
Видове бизнес кореспонденция
Специалистите по кореспонденция разделят кореспонденцията на следните видове:
Търговски споразумения, сделки и друга подобна кореспонденция;
Отговорни писма с благодарност;
Честито;
Извинения;
Изисквания и заявки;
Съболезнования.
Тези шест типа кореспонденция от своя страна са разделени на две категории: официална и неофициална. Сервизните бележки също се разделят на следните видове:
Заповеди по въпроси на персонала, вътрешни правила на институцията, правила за работа;
Благодаря и поздравления;
Напомняния, заявки, провеждане на събитие.
В неформалната бизнес кореспонденция често се използват съкращения, едносрични думи и прилагателни: те създават впечатление за близко познанство, топлота и взаимна симпатия. Прилагателни като добродушен, умел, симпатичен, невероятен, прекрасен и др. сближават автора на писмото и неговия адресат. Те предават емоционално състояние. Те показват колко обективен или субективен е авторът на писмото, може би го е подготвил, ръководейки се само от емоции.
Има много начини за подготовка на кореспонденция, но нека подчертаем най-често срещаните въпроси:
От какво се нуждае един потенциален клиент?
Кои са основните му притеснения?
Какви съмнения го тормозят?
Какви са финансовите му съображения?
Имал ли е някакви проблеми, които го мъчат и днес?
Какви са неговите цели?
И още един важен момент: писмото трябва да бъде структурирано по следната схема: внимание - интерес - искане - действие.
Просто трябва да запомните, че когато формулирате заявка, предоставете на адресата ограничен избор от опции. Колкото по-малко са опциите, толкова по-голяма е вероятността за успех.
Внимание:скъпи
интерес:Искам да ви кажа нещо интересно (важно).
Ние (аз) ви предлагаме нещо, което може значително
подобри живота си...
Заявка:Нуждаем се обаче от помощта на хора, желаещи да инвестират
би... за благородна, патриотична кауза...
Действие:Препоръчваме ви да се присъедините към хиляди други
богати хора...
Етикетът и тактът на деловия човек се проявяват на всяка крачка: по време на мимолетен разговор с подчинен, колега, на производствена среща и др. За съжаление, понякога служителите злоупотребяват с формата на обръщение на „ти“. Те се обръщат на „ти“ към подчинени, които са много по-възрастни от тях на възраст, но казват „ти“ на млад началник. Под формата на обръщение на „ти“ се проявява презрение към подчинения. Длъжността, която заема, не му дава основание за подобно общуване с подчинен или служител. Такова отношение уронва човешкото достойнство. Етикетът на официалните и бизнес отношения изисква стриктно спазване на речевите норми както в междуличностното общуване, така и по време на делови разговори и срещи. Когато говорите с хора (или дори само с един човек), водете разговора, без да ви прекъсват. Всички въпроси, с изключение на спешните, внезапни, могат да почакат.
