Inštrukcie

Prvým je presné formulovanie názvu opisovaného procesu, ktorý by mal byť zrozumiteľný a mal by odrážať všeobecnú podstatu postupnosti akcií, ktoré tvoria proces. Napríklad namiesto „Odoslanie žiadosti do výroby a sledovanie jej realizácie“ stačí proces pomenovať „Kontrola produktu“ Druhá vec je správne rozložiť celý popísaný proces na menšie („atómové“) úlohy resp funkcie podprocesu a určiť postupnosť ich vykonávania . Pri takomto rozdelení bude opísaný proces procesom najvyššej úrovne. Úroveň podrobností v procese najvyššej úrovne sa môže líšiť, ale mala by byť dostatočná na to, aby jej porozumeli publikum, ktoré použije váš popis.

Existuje niekoľko spôsobov, ako opísať obchodný proces. Najpopulárnejší z nich je grafický, využívajúci diagramy vyhotovené v rôznych notáciách (notácia je súbor symbolov na označenie niečoho).
Najbežnejšie typy zápisov na popis obchodných procesov sú IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) atď.
Ako príklad si pozrime diagram vytvorený v BPMN (Business Process Modeling Notation) pomocou CASE nástroja PowerDesigner (obr. 1). Hlavné prvky v diagrame sú:
1. „Proces“ (funkcia) - obdĺžnik so zaoblenými rohmi;
2. „Prechod“ - šípka spájajúca procesy;
3. „Rozhodnutie“ – kosoštvorec obsahujúci otázku, na ktorú možno odpovedať iba „Áno“ alebo „Nie“;
4. Podmienky - textové výrazy, za ktorých sa uskutočňuje prechod z jednej funkcie do druhej. Podmienky sú vždy uvedené v hranatých zátvorkách. Niekedy je užitočné rozdeliť váš diagram na "Tracks" - vertikálne alebo horizontálne sekcie, ktoré predstavujú obchodné jednotky alebo zamestnancov zodpovedných za vykonávanie konkrétnej funkcie. V tomto prípade by sa ikona tejto funkcie mala nachádzať v jej sekcii. Okrem uvedených prvkov môže diagram obsahovať aj zoznam údajov, ktoré sú vstupom alebo výstupom pre proces, ako aj odkazy na pravidlá alebo predpisy, podľa ktorých sa konkrétna funkcia vykonáva. Príklad popisu obchodného procesu „Kontrola výroby produktu“ je na obr. Je ľahké vidieť, že tento diagram je veľmi podobný vývojovému diagramu algoritmu na riešenie problému.

Grafický popis procesu je možné doplniť aj textovým popisom jeho funkcií-podprocesov vo forme tabuľky obsahujúcej tieto stĺpce: názov procesu, oddelenie (vlastník procesu), popis procesu, výsledok vykonania procesu. Príklad takéhoto opisu je znázornený na obr. Ak sa očakáva ďalšia optimalizácia opísaného podnikového procesu, potom je možné do tabuľky pridať ďalší stĺpec popisujúci ťažkosti alebo nedostatky práve vykonávaných funkcií-podprocesov.

Užitočné rady

Vždy dodržujte pravidlá zvoleného grafického zápisu pre popis obchodných procesov.

Zdroje:

• M. Rybakov. Optimalizácia obchodných procesov.
• ako vytvoriť obchodný proces

Proces ako fenomén je kvalitatívna zmena, ktorá nastáva u objektu pozorovania v priebehu určitého času. Preto ešte pred začatím popisu musíte uviesť objekt a časové obdobie pozorovania.

Inštrukcie

Najprv musíte opísať podstatu procesu, inými slovami, kvalitatívnu zmenu, ktorú pozorujete. Napríklad sa vznietil, zhorel, zhasol (podstatou udalosti je proces horenia). Zmena môže byť navonok viditeľná (celá zápalka sa zmenila na tyč), môže sa meniť štruktúra objektu, systém spojení, podľa toho, čo presne sledujete. V každom prípade pri popise zmeny budete musieť dodatočne uviesť čas a rýchlosť (napríklad zápalka horela 20 sekúnd, rýchlosť zuhoľnatenia bola 2 milimetre za sekundu). Niekedy sa k tomu pridáva charakteristika procesu, ako napríklad „cyklickosť“ (zmena, ktorú pozorujete, sa vyskytuje raz alebo pravidelne).

Pozreli sme sa na základné pojmy podnikových procesov. V tejto časti sa pozrieme na modelovanie obchodných procesov a uvedieme príklad modelovania.

Modelovanie obchodných procesov

Modelovanie je proces štúdia aktivít organizácie s cieľom vytvoriť formalizovaný (grafický, tabuľkový, textový) popis obchodných procesov organizácie.

• pohovor;
• práca s legislatívou, organizačnými dokumentmi;
• metódy brainstormingu atď.

Proces modelovania obchodných procesov je v rámci organizácie jedinečný. Pred začatím práce sa odporúča objasniť existenciu a obsah tohto procesu v organizácii.

Nižšie sa pozrieme na príklad algoritmu modelovania obchodných procesov. Na modelovanie obchodného procesu teda potrebujete:

1. Určite výsledok a vlastníka obchodného procesu.
2. Určite súbor a poradie akcií, ktoré tvoria obchodný proces.
3. Určiť vykonávateľov obchodného procesu: v tomto kroku je potrebné oddeliť oblasti zodpovednosti, určiť, ktorí zamestnanci ktorých oddelení sú zodpovední za vykonávanie procesných úkonov, a prepojiť vykonávateľov na úkony.
4. Definujte udalosti obchodného procesu. Určite typy udalostí: počiatočné, záverečné, stredné. Prepojte prechodné udalosti s akciami.
5. Určite zdroje: dokumenty, informácie atď. spotrebované akciami podnikových procesov. Prepojte zdroje s akciami.

Schéma znázorňujúca modelovací algoritmus je znázornená na obrázku nižšie:

Po dokončení algoritmu sa odporúča vykonať analýzu „čo ak“. Príklad: čo sa stane, ak vstup akcie obsahuje dokument obsahujúci chyby; čo sa stane, ak schvaľujúci vedúci dokument odmietne. Existujú dva spôsoby, ako zohľadniť výsledky analýzy:

• doplniť existujúci model o pobočky;
• samostatne zabezpečiť činnosti „alternatívneho“ procesu.

Ak jednoznačne nemôžeme navrhnúť vetvu/alternatívnu procesnú akciu, zaznamenáme alternatívnu podmienku do zoznamu „otvorených otázok“. Odporúča sa, aby sa tento zoznam následne poskytol odborníkom na danú problematiku a vlastníkovi procesu.

Neodporúča sa analyzovať všetky možné a nemožné prípady procesu. Situácie, ktoré proces nepokrýva, spravidla rieši funkčný vedúci oddelenia (v ktorého pôsobnosti situácia vznikla).

Na zachytenie podnikových procesov v grafickej podobe sa používa systém symbolov pre prvky (notácia). Najznámejšie zápisy: SADT/IDEF0, IDEF3, DFD, BPMN, ARIS, UML. Prehľad a porovnávacia analýza notácie presahuje rámec tohto článku; Záujemcovia na internete nájdu množstvo článkov na tému porovnávania notácií, napríklad „IDEF vs ARIS“.

Príklad popisu obchodného procesu

Uveďme príklad popisu obchodného procesu. Ako príklad si uveďme proces udeľovania neplateného voľna. Zoberme si poradie a pracovný postup, ktorý vzniká počas vyššie uvedeného procesu. Spôsob zberu informácií: Ruská legislatíva ako predbežný materiál pred rozhovormi s odborníkmi na danú problematiku a vlastníkom procesu. Popisný zápis: ARIS eEPC.

1. Zbierka podkladov.

1.1 Poskytovanie dovolenky upravuje Zákonník práce (pri zbere materiálu je potrebné vychádzať z posledného vydania, v čase písania článku - v znení z 30.12.2015 č. 434-FZ), čl.128 Dovolenka bez zaplatiť

Z rodinných dôvodov a iných opodstatnených dôvodov možno zamestnancovi na základe jeho písomnej žiadosti poskytnúť neplatené voľno, ktorého trvanie je určené dohodou medzi zamestnancom a zamestnávateľom.

Zamestnávateľ je povinný na základe písomnej žiadosti zamestnanca poskytnúť neplatené voľno:

• účastníci Veľkej vlasteneckej vojny - až 35 kalendárnych dní v roku;
• pre pracujúcich starobných dôchodcov (podľa veku) - do 14 kalendárnych dní v roku;
• rodičia a manželky (manželia) vojenského personálu, zamestnanci orgánov vnútorných záležitostí, federálneho hasičského zboru, orgány kontroly obehu omamných a psychotropných látok, colné orgány, zamestnanci inštitúcií a orgánov výkonu trestu, ktorí zomreli resp. zomrel v dôsledku úrazu, otrasu mozgu alebo úrazu prijatý pri plnení povinností vojenskej služby (služby) alebo v dôsledku choroby spojenej s vojenskou službou (službou) - najviac 14 kalendárnych dní v roku;
• pre pracujúcich ľudí so zdravotným postihnutím - do 60 kalendárnych dní v roku;
• zamestnanci v prípade narodenia dieťaťa, registrácie manželstva, úmrtia blízkych príbuzných - do piatich kalendárnych dní;

v iných prípadoch ustanovených týmto kódexom, inými federálnymi zákonmi alebo kolektívnou zmluvou.

1.2. Tok dokladov pri evidencii dovolenky upravuje uznesenie Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 5. januára 2004 N 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej vyplácanie“, časť „Príkaz (pokyn) na poskytnutie dovolenky zamestnancovi“.

Slúžia na evidenciu a účtovanie dovoleniek poskytnutých zamestnancovi (zamestnancom) v súlade so zákonom, kolektívnou zmluvou, miestnymi predpismi organizácie a pracovnou zmluvou.

Vypracúva ich zamestnanec personálnej služby alebo ním poverená osoba, podpisuje ich vedúci organizácie alebo ním poverená osoba a oznamuje zamestnancovi proti podpisu. Na základe príkazu (inštrukcie) na udelenie dovolenky sa zaznačia do osobnej karty (tlačivo N T-2 alebo N T-2GS(MS)), osobného účtu (tlačivo N T-54 alebo N T-54a) a mzdy. sa vypočítavajú splatné na dovolenku podľa formulára N T-60 „Poznámka o poskytnutí dovolenky zamestnancovi“.

Uvádzame údaje potrebné na modelovanie obchodného procesu (postupujeme podľa vyššie opísanej schémy):

1. Výsledok obchodného procesu- dokumenty vypracované v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie a organizačnými normami.

2. Vlastník obchodného procesu: Vedúci HR. Ako určiť vlastníka? Vlastník je zamestnanec, ktorý má zdroje na realizáciu obchodného procesu (v tomto prípade sú zdrojmi zamestnanci HR) a je zodpovedný za výsledok obchodného procesu.

3. Nábor a postup:

vypísanie žiadosti -> vypracovanie objednávky -> -> –> .

V postupnosti úkonov nedochádza k výpočtu miezd, pretože Zákonník práce, podľa ktorého sa dovolenka vydáva, je Neplatené voľno.

4. Vykonávatelia obchodných procesov.. Pre lepšiu prehľadnosť uvádzame postupnosť krokov a účinkujúcich v tabuľke:

5.Diania. Doplňme vyššie uvedenú tabuľku informáciami o udalostiach:

Akcia č.	Prichádzajúca udalosť	Názov akcie	Exekútor	Odchádzajúca udalosť	Nie. Ďalej akcie
		Písanie aplikácie	Iniciátor
	Bola vypracovaná žiadosť o dovolenku na vlastné náklady	Vypracovanie objednávky	HR zamestnanec	Bol vypracovaný príkaz na dovolenku
	Bol vypracovaný príkaz na dovolenku	Podpísanie objednávky s manažérom iniciátora	HR zamestnanec
	Príkaz na dovolenku podpísal vedúci iniciátora	Podpísanie objednávky od iniciátora	HR zamestnanec
	Príkaz na dovolenku podpisuje iniciátor	Príprava personálnych dokumentov	HR zamestnanec

6. Zdroje, dokumenty a informácie. V tomto príklade neberieme do úvahy zdroje, ako je čas účinkujúcich, materiály a vybavenie, pretože Staráme sa o dokumenty vypracované v súlade s legislatívou Ruskej federácie a štandardmi organizácie (pozri výsledky procesu). Musíme analyzovať, ktoré dokumenty sa zúčastňujú procesu. Pridajme informácie do existujúcej tabuľky:

Akcia č.	Prichádzajúca udalosť	Názov akcie	Dokument, informácie	Exekútor	Odchádzajúca udalosť	Nie. Ďalej akcie
	Iniciátor potrebuje dovolenku na vlastné náklady	Písanie aplikácie	Žiadosť o dovolenku na vlastné náklady	Iniciátor	Bola vypracovaná žiadosť o dovolenku na vlastné náklady
	Bola vypracovaná žiadosť o dovolenku na vlastné náklady	Vypracovanie objednávky	Nechajte objednávku	HR zamestnanec	Bol vypracovaný príkaz na dovolenku
	Bol vypracovaný príkaz na dovolenku	Podpísanie objednávky s manažérom iniciátora	Nechajte objednávku	HR zamestnanec	Príkaz na dovolenku podpísal vedúci iniciátora
	Príkaz na dovolenku podpísal vedúci iniciátora	Podpísanie objednávky od iniciátora	Nechajte objednávku	HR zamestnanec	Príkaz na dovolenku podpisuje iniciátor
	Príkaz na dovolenku podpisuje iniciátor	Príprava personálnych dokumentov		HR zamestnanec	Personálne doklady na dovolenku sú dokončené

7. Vykonajme analýza „čo ak“.

• Čo ak aplikácia obsahuje chyby (od gramatických chýb po nesprávne podrobnosti)? Iniciátor žiadosti nemusí mať dostatočnú kvalifikáciu na správne vyplnenie žiadosti (musí však byť schopný kvalifikovane vykonávať svoje bezprostredné povinnosti). Aby sme eliminovali prípad nesprávneho vyplnenia prihlášky, do hlavného procesu pridáme akciu kontroly prihlášky, pretože Je pre nás dôležité, aby sme predišli prítomnosti chybného dokumentu v procese.
• Čo ak objednávka dovolenky nie je napísaná správne? Pretože Keďže medzi povinnosti personalistu patrí aj vypracovanie personálnych dokumentov, predpokladáme, že vo veľkom počte prípadov je objednávka vyhotovená správne. Nenahrádza to overovanie kvalifikácie špecialistu personálnych služieb (procesy prijímania a certifikácie) a pravidelné overovanie dokladov (proces auditu personálnych dokladov).
• Čo ak manažér nepodpíše príkaz a iniciátor:
  • má právo na dovolenku v súlade s § 128 Zákonníka práce. Túto otázku napíšeme do otvorených otázok pre tento proces a položíme ju Vlastníkovi procesu pri odsúhlasovaní procesu. Vlastník procesu nesie plnú zodpovednosť za vykonanie procesu je to on, kto určuje pravidlá výkonu práce na jemu zverenom oddelení;
  • nemá právo na dovolenku podľa § 128 Zákonníka práce. Túto otázku napíšeme aj do otvorených otázok.

• Čo ak iniciátor odmietne podpísať príkaz (napríklad sa zmenili okolnosti, za ktorých čerpal dovolenku)? Zastavíme proces.
• Čo ak sú záznamy v personálnych dokumentoch T-2 a T-54a nesprávne? Táto otázka je podobná otázke diskutovanej v odseku 3.2.

Doplňme existujúcu tabuľku o prijaté informácie. V skutočnosti sme dostali predbežný popis procesu v tabuľkovej forme:

Otvorené otázky

• Čo ak vedúci iniciátora odmietol podpísať príkaz na dovolenku a iniciátor má právo odísť podľa § 128 Zákonníka práce
• Čo ak vedúci iniciátora odmietol podpísať príkaz na dovolenku a iniciátor nemá právo na dovolenku podľa § 128 Zákonníka práce

Stručné označenie prvkov zápisu ARIS eEPC je uvedené v tabuľke nižšie (nie sú popísané všetky prvky zápisu, ale použité. Grafické označenie prvkov je prevzaté z balíka MS Visio):

Diagram znázorňujúci interakciu prvkov je uvedený nižšie:

Poskytnuté grafické znázornenie procesu je nasledovné:

Grafické a tabuľkové zobrazenie procesu podlieha schváleniu odborníkmi a vlastníkom procesu. Analytik obchodných procesov často nemôže poznať všetky zložitosti uvažovanej domény, preto sa odporúča vždy koordinovať svoje modely s odborníkmi na domény a vlastníkom procesu.

Namiesto záveru

Po napísaní článku, ale ešte pred jeho publikovaním, som mal možnosť porozprávať sa s dobrým priateľom, vysvetlil som mu tému a podstatu článku. Známy položil niekoľko zaujímavých otázok, rozhodol som sa zverejniť náš rozhovor, myslím, že náš rozhovor bude pre čitateľov zaujímavý:

- Nepochybujem, že si napísal zaujímavý článok. Ale prečo také ťažkosti? Prečo sú potrebné obchodné procesy, bez nich to naozaj nejde?

- Pozrite, obchodné procesy znižujú variabilitu výsledkov štandardizáciou operácií. Variabilita znamená zníženie šírenia prijateľných variácií vo výsledku procesu. Na jednoduchom príklade som popísal obchodné procesy nielen v personálnych záležitostiach, ale aj v činnosti organizácie. Predstavte si, že organizácia špecializujúca sa na dodávky náhradných dielov bude vyrábať diely s rôznou úrovňou kvality (pamätáme si, že kvalita je súlad s vlastnosťami produktu). Ďalej budú na autá inštalované autodiely a my dostaneme... produkty AvtoVAZ. Produkty AvtoVAZ si nájdu svojich kupcov, no v poslednej dobe uprednostňujeme autá s vysokou kvalitou montáže.

- Myslím si, že všetko je o interpretoch. Stačí nájsť kompetentných interpretov a dostaneme dobrý výsledok. Ako vo vašom príklade, musíte nájsť kompetentného personalistu, to je všetko.

- Dobrí umelci už majú prácu, ich práca je drahá. Nemyslíte na optimalizáciu výdavkov organizácie, najímanie šikovných špecialistov a poskytovanie metodickej podpory špecialistom. Ďalším faktorom je škálovanie práce. Predstavme si, že naša organizácia má 2000 zamestnancov. V tomto prípade budeme mať niekoľko personalistov a tí budú mať rôzne skúsenosti. Našou úlohou je v tomto prípade poskytnúť nástroj na školenie, realizáciu operácií a kontrolu operácií vedúcim oddelenia.

- Aj keď je 2000 ľudí a aj keď sa odborníci mýlia. Aká je cena chyby - len nesprávne vyhotovené personálne doklady, tieto papieriky.

- Najprv som uviedol príklad obchodného procesu. Podnikové procesy môžu pokrývať rôzne aktivity podniku, či už ide o financie alebo výrobu. Po druhé, dokonca aj nesprávne vykonané personálne dokumenty môžu viesť k pokutám pre organizáciu od regulačných orgánov.

Ďakujem čitateľom, že sa dostali až sem. Veľa by sa dalo povedať aj dodatočne: porozprávať sa o nástrojoch používaných na popis obchodných procesov, podrobnejšie sa dotknúť notácií... Ale toto všetko je pokračovanie úvodu do obchodných procesov.

Jevgenij Ponomarev

A predsa sa ho ľudská myseľ márne pokúšala pochopiť už viac ako 2000 rokov, pričom na druhej strane sa jej podarilo, aspoň približne, analyzovať oveľa zmysluplnejšie a komplexnejšie formy. prečo je to tak? Pretože vyvinuté telo sa študuje ľahšie ako bunka tela. Okrem toho pri analýze ekonomických foriem nemôžete použiť ani mikroskop, ani chemické činidlá. Oboje musí nahradiť sila abstrakcie.

Karol Marx. Kapitál. Zväzok 1. Predhovor k prvému vydaniu.

Veľa sa hovorí o podnikových procesoch, často hlavne v súvislosti s automatizáciou podnikania. Tento termín používam aj vo svojich článkoch o CRM systémoch, ERP, práci s notáciami BPMN, IDEF0 a ďalších nástrojoch, ktoré môžu byť potrebné pri práci obchodného konzultanta a implementácii automatizačných systémov. Zároveň som v RuNet nenašiel jasnú a podrobnú definíciu pojmu „obchodný proces“.

Mnohí autori ho používajú „štandardne“, ako „intuitívny“ termín bez dekódovania, alebo vo všeobecnosti vytvárajú ďalší zmätok použitím alternatívnej terminológie, napríklad namiesto obchodného procesu píšu „obchodný subjekt“ atď.

V tomto článku som sa rozhodol hovoriť o tom, čo je obchodný proces, hovoriť o histórii vzniku tohto konceptu a o tom, kde sa môže a mal aplikovať. Téme podnikových procesov plánujem venovať aj ďalší článok, v ktorom vám poviem, ako správne používať podnikové procesy.

Definícia obchodného procesu

Aký je teda rozdiel medzi obchodným procesom a funkciou alebo dokonca len bežným procesom? Aký je rozdiel medzi týmito výrazmi? Dospel som k nasledovnému záveru:

Podnikový proces je logická postupnosť činností osoby (alebo viacerých ľudí) v tíme. Účelom opisu obchodného procesu je analyzovať a regulovať určité akcie v tíme.

Prečo kladiem osobitný dôraz na ľudí a tímy:

1. Obchodný proces vždy prebieha s ľudskou účasťou. Ak akcie vykonáva automatický systém alebo program, nejde už o obchodný proces, ale o technologický proces alebo špecifikáciu. A potom vstúpia do platnosti mierne odlišné štandardy, metódy popisu a implementačné prvky.
2. Podnikový proces vždy zahŕňa niekoľko ľudí, či už explicitne alebo implicitne. Aj keď človek pracuje sám (napríklad spisovateľ), stále má zákazníkov (vydavateľské agentúry) a spotrebiteľov (čitateľov). Predajca tiež nepracuje vo „vákue“ - má dodávateľov a kupujúcich produktov a všetci títo ľudia sú tiež tak či onak zapojení do obchodného procesu.

Prečo píšem konkrétne o tíme a nie o komerčnej štruktúre alebo spoločnosti? Pretože pojem podnikový proces sa dá využiť okrem iného aj pre neziskovú organizáciu. Môže to byť charita, návšteva sanitky u pacienta alebo dokonca večera bez akéhokoľvek predaja alebo zisku. Zároveň je možné opísať aj obchodný proces, keďže máme ľudí, ktorí vykonávajú určité činnosti, aby dosiahli určitý výsledok.

Popis obchodného procesu

Je tiež dôležité definovať popis obchodného procesu:

Opis obchodného procesu je popis postupnosti akcií zamestnancov pri vykonávaní určitých akcií v grafickej a textovej podobe s cieľom regulovať akcie v tíme, analyzovať a optimalizovať ich postupnosť.

A tu je potrebné pochopiť, že obchodný proces bez popisu neexistuje. Až v procese opisu sa objavuje obchodný proces, t.j. nie je možné realizovať jedno bez druhého.
Zároveň všetky akcie, ktoré sú popísané v obchodnom procese, musia byť logické, ich postupnosť musí viesť k určitému vopred stanovenému cieľu.

Popis obchodných procesov je tvorivá práca. Aj keď opíšete „čo je“, niektoré nepresnosti sú stále povolené, rohy sú „vyhladené“, niektoré činnosti sú vynechané, aby sa uľahčilo vnímanie. A ak je opísané „čo by malo byť“, potom sa na základe existujúceho vytvorí niečo nové. Zároveň je biznis analytik stále limitovaný prísnymi limitmi – pravidlami, syntaxou, logickými obmedzeniami.

Osobne prirovnávam vytváranie nového obchodného procesu k balansovaniu na tenkej nitke harmonickej kombinácie kreativity, umenia a dôslednej matematiky.

Zároveň musíte pochopiť, že ani jeden obchodný proces nemôže byť dokonalý a 100% zodpovedať realite. Vždy sa niekde nájde priestor na nejaké zjednodušenia a domnienky, pri implementácii aj tých najprísnejších predpisov si ľudský faktor robí vlastné úpravy.

Navyše, ako vieme, každý nový subjekt vždy obsahuje možnosť ďalšieho zlepšovania. A túto filozofickú tézu potvrdzuje aj tvorba podnikových procesov. Bez ohľadu na to, ako veľmi sa snažíte dokonale opísať obchodný proces, stále v ňom bude niečo, čo sa dá tiež zlepšiť či už teraz alebo v budúcnosti.

A tu je na jednej strane veľmi dôležité zastaviť sa včas, pretože aktualizované obchodné procesy budú implementovať skutoční ľudia, ktorí sú zvyknutí pracovať „staromódnym spôsobom“ a ich zotrvačnosť myslenia a stupeň učenia. treba brať do úvahy schopnosti. Taktiež automatizácia, ktorá býva súčasťou modernizácie podnikových procesov, si vyžaduje určité investície. A tu treba vychádzať z reálnych možností zákazníka.

Tomu všetkému musí biznis konzultant sám jasne rozumieť, vedieť, kde a na akej úrovni predpokladov zjednodušil popis obchodného procesu a kde sa rozhodol z objektívnych dôvodov odložiť niektoré rozhodnutia do budúcnosti (financie, ľudský faktor). A toto všetko musíte vedieť jednoducho a zrozumiteľne vysvetliť obchodnému manažérovi.

Hlavným rozdielom medzi obchodným procesom a technologickým procesom je, že technologický proces predpokladá na výstupe jeden veľmi určitý výsledok. Napríklad, ak hovoríme o výrobe, tak výstupom by mal byť produkt s určitými parametrami.

Samozrejme, aj v technologickom procese existuje možnosť vzniku chyby, ale nie jedna z prirodzených možností, ale dôsledky porušenia technologického procesu. V obchodnom procese sa výsledok „výstupu“ môže líšiť v závislosti od splnenia určitých podmienok v „telo“ obchodného procesu, ktorý prebehol bez porušení alebo zlyhaní.

Pre prehľadnosť môže popis technologického procesu vyzerať takto:

1. Vezmite obrobok A;
2. Spájame ho s obrobkom B;
3. Proces podľa parametrov C;
4. Dostávame podrobnosti.

Všetko je jednoznačné a neposkytujú sa žiadne podmienené „vidličky“.

V obchodnom procese sa nasledujúca situácia považuje za celkom normálnu:

1. Dostávame vstupné údaje A:
   • Ak dáta spĺňajú podmienku B, pokračujte sekvenciou C;
   • Ak údaje spĺňajú podmienku D, vykonajte kroky E.
2. Výsledný výsledok sa odovzdá na výstup.

Tie. Už v algoritme procesu sú poskytnuté možné podmienky a rôzne akcie v závislosti od počiatočných alebo prechodných údajov.

História termínu

Nie raz som čítal informáciu, že zápis obchodného procesu IDEF0 sa objavil takmer v polovici 19. storočia. Realistickejší autori píšu o období 2. svetovej vojny. Ale aj oni sa mýlia.

Napríklad, keď som písal článok o IDEF0, niektorí čitatelia uvádzali príklady niektorých inštrukcií z ministerstiev a oddelení počas prvej svetovej vojny alebo ešte skôr ako príklady zápisu a diskutovali sa o diagramoch a vizuálnych obrazoch vojenských operácií ako o grafických znázorneniach. Ale to všetko nie je popis obchodného procesu. Všetky vyššie uvedené možno nazvať technikami, názornými ukážkami, pokynmi, ale nemožno ich nazývať notáciami.

Notácia je moderný pojem a notácia je niečo, čo je zavedené, štandardizované, t.j. súbor príkazov a zápisov, ktoré používa veľa ľudí a nie len jedna alebo dve organizácie. Môžete prísť s vlastným špeciálnym jazykom na opis obchodných procesov alebo napríklad programovania. Kým sa však „neotestuje“ v masovom používaní, nezistí a neodstráni rozpory, nejednoznačné interpretácie a iné nedostatky, kým sa nestane zavedeným štandardom, ktorý je ľuďom známy, nemožno ho nazvať zápisom. O zápisoch plánujem napísať viac neskôr. Teraz sa vráťme k otázke vzniku pojmu „obchodný proces“.

V skutočnosti sa popis obchodných procesov a zápisy BPMN objavili v 70. rokoch 20. storočia, keď sa všade začali používať informačné systémy. Samotný termín aj notácie boli pôvodne potrebné špeciálne pre vývoj informačných systémov.

Faktom je, že po začatí používania informačných systémov sa mnohonásobne zvýšila náročnosť organizácie práce ľudí v organizáciách. Okrem toho stroje nerozumejú abstrakciám, vyžadujú si prísny algoritmus a určité poradie zadávania a spracovania informácií. Ak pred začiatkom automatizácie, keď sa informácie prenášali priamo z človeka na človeka, bol problém vzájomného porozumenia na úrovni ľudskej komunikácie, teraz je potrebné ho prísne regulovať.

V dôsledku toho bolo potrebné vytvoriť popisy práce nielen ľudí v organizácii, ale aj ich interakcie s informačnými systémami. A tu nestačili textové zápisy (inštrukcie), kde boli všetky popisy vo forme voľného textu, ukázali sa ako irelevantné a nepohodlné. V skutočnosti bola potrebná štandardizácia, vytvorenie špeciálneho príkazového jazyka a jednoznačného sledu akcií. Navyše, na rozdiel od strojových jazykov, tieto zápisy by sa mali stať rovnako vhodnými pre preklad do strojového kódu a pre ľudské vnímanie.

Prvé metodologicky vyvinuté notácie pre obchodné procesy (a budem hovoriť konkrétne o metodologicky vypracovaných notáciách napr. IDEF3***) sa objavili medzi armádou v USA. Dôvod je zrejmý – už vtedy americká armáda využívala automatizáciu pomocou vzdialených spojení, t.j. systém, z ktorého sa neskôr stal internet. A pri takejto úrovni využívania informačných systémov bola potreba zápisov podnikových procesov obzvlášť naliehavá.

***Na tému metodicky rozpracovaných zápisov by som rád povedal aj pár slov. Prečo som ako príklad uviedol IDEF3: Metodologickejšie rozvinutejší systém na popis biznis procesov som ešte nevidel. Dokonca aj BPMN 2.0 sa stále vyvíja a zdokonaľuje. A ak si prečítate anglický popis IDEF3 (preklad do ruštiny som ešte nevidel), dokážete oceniť aj hĺbku jeho vývoja.

Metodika a notácie si veľmi rýchlo získali obrovskú popularitu v podnikateľskom prostredí.
Notácie umožnili získať nástroj na popis interakcie ľudí a digitálnych informačných systémov.

S ich pomocou sa ukázalo, že je možné optimalizovať podnikanie, t.j. získať vyšší výkon za rovnakú cenu.

Podnik sa zaujímal najmä o možnosť optimalizácie. Ako viete, ak chcete niečo zlepšiť, musíte jasne pochopiť, čo máte a čo z toho chcete zmeniť. A grafické zápisy názorne ukazovali obe situácie – východiskový bod a želaný výsledok, ako aj najproblematickejšie oblasti. Na základe týchto údajov sa ukázalo, že výber optimálnej cesty riešenia a modelovanie optimálnej možnosti modernizácie je oveľa jednoduchšie ako bez takýchto pohodlných nástrojov.

Vtedy sa objavili pojmy podnikových procesov a zápisy podnikových procesov, dva neoddeliteľne spojené pojmy.

Je veľmi dôležité pochopiť, že napríklad neexistuje samostatný „obchodný proces predaja“. Existuje proces predaja, ktorý sa stane obchodným procesom, ak je opísaný pomocou notácie. Tie. Bez popisu obchodného procesu v notácii sa zaoberáte predajom, to nikto nespochybňuje. Zatiaľ však neexistuje istý neochvejný a jednoznačný popis vášho predaja – jav, v istom zmysle spontánny. A obchodným procesom sa stanú až po ich popísaní v rámci zápisu a implementácie tohto popisu do praxe.

Predaj je najjednoduchším a najzrejmejším príkladom. Každý z nás ako kupujúci a mnohí ako predávajúci tento proces pozná. A všetci vieme, že aj ten istý človek v rôznych situáciách (pre rôzne produkty, rôznych zákazníkov, v inom počasí a všeobecne, v závislosti od jeho nálady) bude predávať mierne odlišne. Ak však opíšete a jasne regulujete určitý obchodný proces, potom bez ohľadu na to, z akej nohy predajca ráno vstane, proces predaja bude určitým spôsobom štandardizovaný, obmedzený na určitý rámec a v dôsledku toho viac stabilný.

Prečo modelovať (popisovať) podnikové procesy

Ako som už viackrát písal, pracujem predovšetkým s malými a strednými podnikateľmi, kde poskytujem široké spektrum služieb – od identifikácie problémov a úzkych miest v práci firmy až po implementáciu mnou navrhovaných riešení na úrovni softvérových produktov a automatizačné systémy.

Modelovanie obchodných procesov pomáha vyriešiť dva problémy naraz:

• Obchodné štúdia. Grafické znázornenie vo forme diagramov, t.j. Modelovanie obchodných procesov vám umožňuje rýchlo pochopiť špecifiká práce spoločnosti a identifikovať možné prekážky.
• Poskytovanie viditeľnosti. Ako vieme, „obrázok vydá za tisíc slov“. Schematické znázornenie práce spoločnosti preto pomáha manažérovi a majiteľovi firmy oveľa rýchlejšie pochopiť podstatu problému a vyhodnotiť navrhované riešenia. Pri práci obchodného poradcu (mimochodom aj špecialistu na implementáciu softvérových produktov) je veľmi dôležité, aby klient pochopil všetky výhody riešenia. Spätná väzba nie je o nič menej dôležitá - manažér na diagrame bude môcť vidieť niektoré nedostatky aj vo fáze diskusie o projekte a implementácia bude stáť bez ďalších ťažkostí a vykonávania zmien v projekte „za chodu“.

A kombinácia štúdia histórie vzniku termínu s mojou osobnou skúsenosťou dáva nasledujúcu definíciu:

Obchodné procesy sú potrebné na prezentáciu komplexných informácií v ľahko zrozumiteľnej forme na štúdium a rozhodovanie.

Predstavte si bežnú firmu pozostávajúcu z rôznych oddelení: účtovníctvo, ľudské zdroje, obchodné oddelenie, sklad, dodávka, výroba atď. Nad tým všetkým stojí jedna osoba – obchodný líder. Fyzicky nemôže rozumieť všetkým typom obchodných procesov na expertnej úrovni. Preto si najímajú rôznych špecialistov. Toto všetko však potrebuje efektívne riadiť a v určitých prípadoch aj modernizovať.

Tu prichádzajú na pomoc obchodné procesy. Zároveň sú určité typy ľudskej činnosti v rámci spoločnosti popísané grafickými zápismi a prezentované vo forme, ktorá pomáha manažmentu presne pochopiť, ako práca v jednotlivých fázach prebieha a čo sa tu dá zlepšiť. Vedúci spoločnosti zároveň nemusí mať vysokokvalifikovaného špecialistu v určitom profile.

Samozrejme, na tejto úrovni sa človek nezaobíde bez určitých informačných strát. Nie je možné opísať graficky všetky nuansy a detaily práce každého zamestnanca. Tieto straty informácií sa však ukážu ako nepodstatné pre pochopenie procesov vo všeobecnosti a rozhodovanie.

Ako opísať obchodné procesy

Aby sme získali popis skutočne fungujúcich obchodných procesov, stačí si jednoducho dôkladne preštudovať postupnosť činností každého zamestnanca. Tie. je potrebné získať informácie o prichádzajúcich dátach pre spustenie určitého procesu, odchádzajúce dáta - t.j. výsledok činností zamestnanca, ako aj postupné zaznamenávanie činností, ktoré boli potrebné.

Po zhromaždení všetkých informácií je potrebné ich preložiť do grafického zápisu. Tu stojí za to pochopiť, že pri zostavovaní popisov obchodných procesov sa za „dobrú formu“ považujú grafické notácie. Pre seba si môžete zostaviť notáciu podľa vlastného uváženia, existujú aj textové verzie popisov a používajú ich napríklad niektorí vývojári softvéru. Ak však píšete notáciu, ktorú budú čítať iní ľudia, nezáleží na tom, či ide o vývojára programu alebo o výkonného riaditeľa spoločnosti, vyberte si grafiku.

Dôvod tohto rozhodnutia je jednoduchý: informácie sú lepšie vnímané v grafickej podobe. Ak predložíte osobe „textovú stenu“, bude jej trvať veľa času a úsilia, kým príde na to, o čom vôbec hovoríte. A v tomto prípade je takmer nemožné pokryť celú úlohu. Grafické diagramy sú iná záležitosť - tu môžete študovať obchodné procesy na rôznych úrovniach detailov a každý sa môže rýchlo „všeobecne pozrieť“ na grafický diagram.

1. Zhromažďujeme účastníkov procesu (zamestnancov);
2. Zhromažďujeme prichádzajúce informácie potrebné a dostatočné na začatie procesu;
3. Zhromažďujeme použité systémy. Môže to byť účtovný systém, CRM, e-mail, excelové tabuľky atď. Všetko, čo sa v práci skutočne používa, musí byť zaznamenané.
4. Určujeme očakávaný výsledok – čo sa stane na konci procesu.
5. Zhromažďujeme postupnosť akcií, ktoré človek vykonáva.
6. Izolujme podmienky. V závislosti od rôznych vstupných údajov a priebežných výsledkov sa akcie môžu líšiť.
7. Všetky zozbierané informácie popíšeme graficky vo vhodnej notácii (IDEF3, BPMN 2.0 atď.).

Pravidlá pre popis obchodného procesu

Vyššie som povedal veľa o kreatívnom prístupe, o možnostiach zahrnutia podmienok a možností konania do popisu obchodných procesov. V dôsledku toho sa môže zdať, že akýkoľvek opis konania osoby „v práci“ možno považovať za opis obchodného procesu. V skutočnosti existujú prísne rámce a pravidlá, ktoré určujú, či zoznam činností možno nazvať popisom obchodného procesu (v grafickej alebo textovej podobe) alebo nie:

• Úplnosť. Podnikový proces musí jasne odpovedať na otázku, ktorá mu čelí. Ak hovoríme o procese predaja určitého produktu alebo služby, potom obchodný proces musí plne opísať činnosti potrebné na získanie špecifikovaného výsledku a končiac presne týmto výsledkom (s určitými predpokladmi, ktoré som uviedol vyššie).
• stručnosť. Obchodný proces musí spájať dostatok, t.j. popíšte všetky potrebné fázy a činnosti, pričom sú čo najstručnejšie, aby sa uľahčilo vnímanie. Osobne som pre seba vyvinul „pravidlo 15 minút“ - ak počas tohto obdobia viem vysvetliť prezentovaný obchodný proces manažmentu spoločnosti, potom ho môžem ukázať zákazníkovi. Vychádza to rýchlejšie – super, chce to viac času a slov – treba rozmýšľať, čo sa dá skrátiť a zjednodušiť.
  Raz som osobne videl grafický popis obchodného procesu na hárku s dĺžkou 2 metre (a zodpovedajúcej šírke). Je mimoriadne ťažké sa na to čo i len pozrieť a pochopiť, kam ktorá šípka vedie. A ja osobne netuším, ako to zákazníkovi vysvetliť.
  Pamätajte, že človek vníma vizuálne určité množstvo informácií, ktoré je okrem iného obmedzené určitou veľkosťou listu alebo obrazovky (je to spôsobené vlastnosťami zraku), ako aj počtom prvkov (možnosťami mozog je tiež obmedzený). Zákazník pochopí jednoduchý a výstižný obchodný proces tak, že si diagram jednoducho „preberie“ očami. Zložité a presýtené detailmi budete musieť študovať viac ako jednu hodinu, aby ste pochopili, čo je tam zobrazené. S najväčšou pravdepodobnosťou šéf spoločnosti, ktorý nie je odborníkom na prácu jednotlivých oddelení a navyše je obmedzený množstvom voľného času, jednoducho nenaštuduje taký zložitý dizajn a nepochopí podstatu ani tých naj ziskové ponuky.
• Používanie všeobecne akceptovaných zápisov. Nemali by ste si vymýšľať vlastné notácie a pravidlá. Používajte notácie, ktoré sa používajú na celom svete. Videl som v knihách niektorých domácich autorov pokusy o vytvorenie vlastného notačného systému. A úprimne povedané, stále nechápem, prečo komplikujú život sebe a svojim čitateľom. Je to ako s jazykom – môžete si vymyslieť svoj vlastný špeciálny jazyk, ale nikto okrem vás mu nebude rozumieť. A ak sa ukáže, že je podobný existujúcim, potom môže dôjsť aj k zmätku. Alebo budete považovaný za negramotného, ​​pretože nepoužívate interpunkciu podľa pravidiel známych jazykov, neskloňujete slová atď. Rovnako je to aj s notáciami – existujú už zavedené, ľuďom známe a čo je tiež dôležité, intuitívne notácie. Stali sa populárnymi, pretože v procese ich tvorby a úprav boli neustále testované na jednoduchosť, jednoznačnosť a pohodlnosť. Ak použijete hotové zápisy, budete chápaný a vnímaný ako odborník a samotné pravidlá zápisov vás ochránia pred logickými chybami. Osobne odporúčam IDEF3 a BPMN 2.0.
• Všetci účastníci obchodného procesu musia byť braní do úvahy a musia byť jasne uvedení. A to sa musí robiť bez použitia poznámok pod čiarou s číslovaním, komentárov v objektoch Swimm line (špeciálne poznámky pod čiarou) atď. Toto je často „hriech“ tých, ktorí radi vytvárajú svoje vlastné návrhy namiesto použitia hotových zápisov. Na niektorých miestach ich mená nesedia, inde sa im zdá, že dlhý názov v tele obchodného procesu by bol nepohodlný. V dôsledku toho sa musíte buď pozrieť do poznámok pod čiarou, aby ste zistili, o kom konkrétne sa diskutuje, alebo tvorcovia takýchto obchodných procesov jednoducho zabudnú uviesť jedného z účastníkov.
• Popis, ktorý je spotrebiteľovi jasný. Najdôležitejšie je, že váš spotrebiteľ, ten, kto bude čítať tento zápis, musí rýchlo a v ideálnom prípade aj bez vášho vysvetlenia porozumieť popisu obchodného procesu.

Všetko ostatné závisí len od vás a spotrebiteľa popisu obchodného procesu. Ak naozaj radi používate rôzne farby (pre šípky alebo predmety), myslím, že je to úplne prijateľné. Môžete tiež vytvoriť notáciu nielen v nástrojoch, ktoré som navrhol, ale v akomkoľvek prostredí, ktoré vám vyhovuje. Ak sa zápis riadi vyššie uvedenými pravidlami a vášmu spotrebiteľovi je jasný, vytvorili ste presne to, čo potrebujete. A toto je skutočne popis obchodného procesu, profesionálny a optimálny pre prácu.

Časté mýty a mylné predstavy

Neobjavujte znovu koleso! Nie je potrebné vymýšľať si vlastné notácie.

Ľudia často namiesto toho, aby študovali vlastnosti existujúcich notácií, kreslia grafy vo voľnej forme v rôznych grafických programoch.

Neodporúčam to robiť. Po prvé, pri použití hotových nástrojov nemusíte vymýšľať vlastné notácie a normy. Všetko bolo vynájdené dávno pred vami. Štandardné notácie sú zároveň skutočne intuitívne, ľahko čitateľné a mnohým ľuďom známe. Po druhé, hotové systémy (IDEF3, BPMN 2.0 atď.) majú dobre prepracovanú metodiku a prísne obmedzenia. Možno ich vnímať ako programovací jazyk a prostredie pre prácu s týmto jazykom. Tu jednoducho nebudete môcť robiť veľa chýb v syntaktických štandardoch a samotné prostredie (obmedzenia v editore, automatické kontroly) vás pred tým ochráni.

Nezamieňajte si popisy obchodných procesov spoločnosti a obchodných procesov IT systémov.

Mnoho automatizovaných systémov, napríklad 1C alebo Zoho CRM, má svoje vlastné entity nazývané „obchodné procesy“. Tieto subjekty však nemajú nič spoločné s obchodnými procesmi opísanými v tomto článku. Považujte ich za „homonymá“, t.j. Zdá sa, že pojmy znejú rovnako, ale v našom prípade ide o popis práce spoločnosti a v IT systémoch je to názov skupiny funkcií a zostáv.

Častá chyba: Podnikový proces nevyhnutne prináša hodnotu (zisk).

Dokonca som od známych rečníkov počul, že obchodné procesy by mali byť ziskové. Navyše som dokonca videl „analýzu chýb“ pri vytváraní obchodného procesu, v ktorom sa veľa pozornosti venuje skutočnosti, že 70% akcií neprináša žiadnu hodnotu.

V skutočnosti sú obchodné procesy odlišné. Výsledkom niektorých bude skutočne zisk, napríklad priamy predaj. V iných prípadoch je ťažké hovoriť o nadobúdaní hodnoty a celkovo o hodnotení akcií z tohto pohľadu. Ako môžete napríklad posúdiť, akú hodnotu prináša obchodný proces prepravy tovaru alebo generovanie a odosielanie daňových správ?

Domnievam sa, že obchodný proces nemusí nevyhnutne prinášať žiadnu hodnotu, ak ho chápeme ako priamy zisk spoločnosti. Zavedenie procesne orientovaného prístupu a implementácia podnikových procesov sú zamerané skôr na niečo iné – na zachovanie hodnoty, t.j. dosiahnuť lepšie výsledky za rovnakú cenu.

Je možné vytvoriť dokonalý obchodný proces – kedy by ste mali prestať?

Nie Obchodný proces by mal byť jednoduchý, zrozumiteľný, pohodlný a čitateľný. Ale nikdy to nebude dokonalé.

Keď som začal pracovať, vždy sa mi zdalo, že na niečom nepracujem, že niekde som to mohol urobiť lepšie. A často ma klienti žiadali, aby som opísal a podrobnejšie opísal ten či onen proces. A to som považoval aj za svoj nedostatok.

V skutočnosti, na základe všetkého opísaného vyššie, modelovanie obchodného procesu je predpoklad, tvorivý proces. Na druhej strane, svojho času som ani nevedel, ako reagovať na požiadavky opísať „toto“ a „to“. Postupom času som si však uvedomil, že biznis modelovanie nie je len kreativita, ale akýsi dialektický proces. A samotné vytvorenie obchodného procesu bude vždy niesť svoju vlastnú negáciu. Tu sa naozaj oplatí pristupovať k problematike z filozofického hľadiska. A pri vytváraní obchodného procesu treba pamätať na to, že nemôžeme pokryť všetko naraz, a preto to bude vždy nedokonalé. Ale zároveň už teraz do toho dávame to, čo v budúcnosti zlepšíme. Stojí za to pristupovať k tomu jednoducho ako k faktu.

Váš obchodný proces musí vyriešiť problém, odpovedať na otázku, ktorá sa zvažuje v rámci projektu. Všetko ostatné je vecou budúcej možnej spolupráce. Presne takto by ste mali zákazníkom vysvetliť, prečo neuvádzate podrobnosti o niektorých procesoch alebo nekreslíte nejaký iný obchodný proces súvisiaci s tým, o ktorom sa diskutuje.

Ak sa rozhodnete najať obchodného poradcu, položte mu tri otázky. 1. Čomu rozumie o vašom podnikaní? (Ak neprevádzkoval túto konkrétnu firmu ako vlastník, tak to nevie.) 2. Môže odpovedať z vlastných peňazí na to, čo poradil? 3. Prečo si nemôže nájsť prácu? (Naši konzultanti sú zvyčajne tí, ktorí nemôžu nikde získať prácu.)

Ruský podnikateľ:

Obchodný konzultant ani program nemôžu predpisovať obchodné procesy. Najať niekoho je to isté ako platiť peniaze, aby ste sa mohli rozhodnúť. Určite sa, zadarmo. Nechajte všetko prejsť cez seba. Keď pre vás niekto niečo urobí, skončí to v hromadách Talmudov a hromadí sa prach, nikto to neurobí. Iba tie papiere, ktoré boli prežité a otestované na vlastnej koži, prinášajú výsledky.

Metodika písania obchodných procesov je veľmi jednoduchá. Treba si zobrať učebnicu „Základy informatiky a informatiky“ pre 8. ročník a otvoriť si časť „Algoritmy“. Tu uvedené pokyny vám umožňujú predpísať akékoľvek procesy, pri ktorých existujú podmienky a odpovede „áno“ a „nie“, vyvodiť akékoľvek závery a pokyny v grafickej forme. Táto metodika sa dá jednoducho „všiť“ do excelovských tabuliek. Na písanie obchodných procesov nie je potrebné používať zložité nástroje, ktorým sami nerozumiete. Objem obchodných procesov je kolosálny a čím je softvér zložitejší, tým je pravdepodobnejšie, že budete zmätení. Veľké množstvo údajov sa musí zhromaždiť pomocou primitívneho nástroja.

Zapíšte si všetko podrobne, až po čiarku. Všetci vaši predajcovia, účtovníci a ostatní zamestnanci by mali pracovať nielen na základe písomného, ​​ale aj nakresleného obchodného procesu. Pokladník, predavač a obchodný poradca musia pracovať na základe obrázkov. Všetky jeho pohyby, mimika, myšlienky sa musia zmestiť do komiksu. Očný kontakt, pozdrav, počítanie peňazí, vyvalenie tovaru, rozlúčka – tieto momenty treba napísať a nakresliť. Existuje výraz - diabol je v detailoch. Akýkoľvek bod, ktorý nie je vysvetlený, sa v budúcnosti stane zdrojom problémov. Nemali by ste si ani pomyslieť: "To je samozrejmé." Nič nie je samozrejmé. Povedzme, že pre vás je v poriadku usmievať sa na klienta, ale pre osobu, ktorú ste najali ako pokladníka, nie.

Podnikové procesy musíte začať písať z najproblematickejších miest. Každý vodca má „diery“ - strety záujmov oddelení. Univerzálny príklad, ktorý je prítomný takmer vo všetkých typoch podnikania: predajcovia nenávidia účtovníctvo a účtovníctvo nenávidí predajcov, pretože nezbierajú prvotné príjmy, keďže to považujeme za úlohu účtovníctva. Začať písať obchodné procesy so samozrejmými vecami, napríklad s tým, ako prebieha predaj, nie je len chyba, ale hlúposť. Začnite tým najnechutnejším, prejdite od zložitého k jednoduchému. Konečným cieľom je, aby spoločnosť fungovala ako človek. Pri chôdzi človek neustále padá, ale okamžite nahrádza ďalšiu nohu - nemyslí na to. Obchodné procesy by nemali existovať vo forme Talmudov, ale v hlave.

Dovoľte mi vysvetliť, ako sa obchodné procesy píšu na príklade takého univerzálneho obchodného procesu, akým je výber personálu. Do čela stola postavíte personálneho riaditeľa. Za týmto stolom musí sedieť okrem iných aj generálny riaditeľ a majiteľ spoločnosti. Pripomeniem, že ideológom predpisovania obchodných procesov je majiteľ firmy. Navyše to musí byť jeho úprimná túžba - štandardizovať svoje podnikanie, inak to, čo je predpísané, nebude za žiadnych okolností fungovať. Výber personálu je celý rad – od sekretárky až po facility manažéra. Existujú došlé dokumenty - žiadosti. Existuje záverečný dokument - ide o archiváciu buď uchádzača o miesto, alebo žiadosti na personálnom oddelení alebo dátového súboru. Žiadosť odzrkadľuje, koľko zamestnanca stojí, ako dlho ho treba vyberať, akú má kvalifikáciu atď., a prichádzajúce a odchádzajúce doklady, napríklad súhlas od bezpečnostnej služby. Personálny riaditeľ predpisuje spôsob spracovania žiadosti. Žiadosť bola prijatá, prebehol pohovor s vedúcim bezpečnostnej služby. Ak je výsledok pozitívny, dotazník sa odošle tam, ak je negatívny, dotazník sa nezničí, ale odošle sa do archívu. A v rámci biznis procesu sa každý hlási majiteľovi tohto biznis procesu – HR riaditeľovi – vrátane majiteľa firmy a CEO.

Podľa tejto schémy sú predpísané všetky obchodné procesy, na čele stola sedia len rôzni ľudia. Napríklad v procese podnikového rozpočtovania je to finančný riaditeľ. Rozpočtovanie spoločnosti začína žiadosťami o financovanie, počnúc žiadosťou vedúceho oddelenia ľudských zdrojov, ktorý potrebuje kancelárske sponky, a končiac žiadosťou majiteľa spoločnosti, ktorý potrebuje novú sekretárku. Toto všetko sa eviduje v rozpočtovacom systéme, evidujú sa došlé a odoslané doklady.

Naša spoločnosť má dokonca aj obchodný proces na vyhľadávanie. Zamestnanci musia vedieť všetko do najmenších detailov – ako sa správať pri zaisťovaní dokumentov, čo povedať – aby neboli zaskočení. Mali by vedieť, že flash disky nemajú hádzať do koša – pretože tam sa pozerajú ako prvé.

Ako vidíte, písanie obchodných procesov je pomerne primitívny mechanizmus. Treba ho však používať pravidelne – potom funguje ako hodinky.

Opakujem: žiadna organizácia tretej strany to za vás neurobí. Môžete si najať špecialistu, ktorý vás naučí písať obchodné procesy, to znamená, že vám ukáže metodiku, ale všetko by sa malo obmedziť na školenie. Keď obchodný proces nepíšu tí, ktorí sedia pri stole, je potrebné ho implementovať. A to je nemožné, pretože to nezažijú ľudia, ktorí sa na tom podieľajú.

Poradenstvo:

Ak vy, centrála, píšete obchodné procesy pre obchod, musíte to urobiť spolu so zamestnancami obchodu. Ústredie je z definície zlo. Aj keď obložíte pracovisko pokladníka zlatými tehličkami, stále pre neho zostanete šelmou. Postoj zamestnancov sa dá zmeniť len ich zapojením do života firmy, uvedomením si, že ste jeden celok. Takže raz za mesiac chodím do svojej kancelárie do cateringových zariadení a keď sme spustili Pyaterochku, umyl som podlahy v predajnej časti. Ak existuje niekoľko predajní, pozvite k stolu odborníkov na komodity a riaditeľov predajní. Je dôležité, aby sa cítili zahrnutí do celkovej schémy. Potom nebudú problémy ani s implementáciou obchodných procesov, ani s monitorovaním ich vykonávania.

Nezáleží na tom, ako dobre ste napísali svoje obchodné procesy. V prvej fáze sú chyby nevyhnutné, berte to ako samozrejmosť a každé 3 mesiace vykonajte audit toho, čo ste napísali. V obchodných procesoch by mali existovať aspoň tri alebo štyri iterácie. Prvá iterácia je fáza nula. V tejto fáze bude všetko krivé a nakrivo. Druhá iterácia – 3–9 mesiacov: prepíšete, čo ste napísali. Tretia iterácia je od 9. do 18. mesiaca. Potom máte šancu úplne prepísať obchodné procesy.

Fragment knihy" Obchod sú slovesá a podstatné mená, ktoré sa končia číslami“, ktorý bude čoskoro zverejnený"AST" (v roku 2017).

Vyberte fragment s textom chyby a stlačte Ctrl+Enter

Diagram obchodného procesu odráža jeho podstatu a mechanizmus fungovania. Samotné vytvorenie diagramu nie je veľmi ťažké. Stačí pochopiť, na aké otázky by mal diagram odpovedať, a potom dodržiavať algoritmus vytvárania. Ak sa už neviete dočkať, kedy začnete vytvárať modely, alebo neviete, kde začať, tento článok je pre vás.

Pripomínam, že pred začatím opisu obchodných procesov je potrebné. spoločnosti – platforma, z ktorej musíte začať.

Algoritmus, ktorý tu uvádzam, bude užitočný pre tých, ktorí práve plánujú popísať obchodné procesy. Pre tých, ktorí boli mnou vyškolení, bude článok vynikajúcim prehľadom toho, čo sa naučili))))

Diagram podnikových procesov – pokyny pre netrpezlivých

1 – Stanovte hranice procesu

Každý obchodný proces začína a končí udalosťou. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je určiť začiatok a koniec udalosti.

2 – Nakreslite hlavné bloky procesu

Usporiadajte hlavné bloky (podprocesy, operácie) v poradí, v akom sa vykonávajú.

V tejto fáze diagram nekomplikujte. Zobrazte bloky, ako keby proces prebiehal perfektne.

3 – Pridajte vidličky a ďalšie udalosti

Teraz je čas veci trochu skomplikovať. Pridajte hlavné možnosti pre vývoj procesu a hlavné prechodné udalosti. Doplňte do diagramu chýbajúce operácie.

4 – Označte úlohy účastníkov procesu

V obchodných procesoch nie sú žiadne pozície ani konkrétni zamestnanci. Namiesto toho sa používa pojem „rola“. Jeden zamestnanec môže vykonávať viacero úloh. Mnoho zamestnancov môže vykonávať jednu úlohu. Pozícia sa skladá zo súboru rolí.

Podľa potreby pridajte chýbajúce operácie.

5 – Umiestnite dokumenty na diagram

Dokument nie je nevyhnutne úradný papier so siedmimi podpismi. Z hľadiska riadenia podnikových procesov je dokument informácia na akomkoľvek informačnom médiu. E-mail, správa, prezentácia, SMS – to všetko sú dokumenty.

Niekedy je potrebné zobraziť medziprodukty. Sú to prírezy, polotovary alebo jednoducho dôležité časti práce, ktoré sa presúvajú z jedného bloku procesu do druhého. Pridajte ich v tejto fáze. Z nutnosti.

6 – Pridajte programy a databázy, ktoré používate

Proces by mal odrážať, aké programy a databázy používa.

7 – Usporiadajte nástroje a materiály

Ak sa v procese používajú nástroje a/alebo materiály, musí sa to tiež uviesť. Hlavné body môžu byť uvedené na diagrame obchodných procesov. Je lepšie uviesť podrobný popis v komentároch a špeciálnych častiach popisu. Vynikajúcou možnosťou je vytvorenie diagramu zameraného špeciálne na použitie nástrojov a materiálov. V takejto schéme sa nekladie dôraz na tok práce, ale na to, ako, v akom množstve a aké materiály sa používajú v obchodnom procese.

8 – Definujte ukazovatele výkonnosti v obchodnom procese

Umiestnite do diagramu obchodného procesu ukazovatele výkonnosti, ktoré sú v systéme tak či onak zohľadnené.

9 – Prepojte výsledný diagram s inými procesmi

Každý obchodný proces je len súčasťou väčšieho systému. Všetky procesy sú vzájomne prepojené. Komunikácia je v podstate niečo, čo si proces vymieňa s inými procesmi. Upozorňujeme, že musíte zadať procesy, s ktorými je aktuálny proces spojený, ako aj to, čo si vymieňajú.

Vzťah obchodného procesu s inými procesmi

10 – Skontrolujte výsledný model podnikových procesov

V zásade je schéma pripravená. Diagram obchodných procesov by mal zodpovedať nasledujúce otázky:

• Kde sa začína a končí obchodný proces?
• S akými procesmi súvisí? Čo sa vymieňa?
• Aké operácie sa vykonávajú? v akom poradí?
• Kto vykonáva operácie v procese?
• Aké dokumenty sa používajú a objavujú v procese? V akých transakciách sa tieto dokumenty používajú/objavujú?
• Aké nástroje, materiály, softvér a databázy sa používajú v procese av akých operáciách?
• Aké ukazovatele výkonnosti a kde presne sa zaznamenávajú v obchodnom procese?

Dobre pripravený diagram by mal byť ľahko zrozumiteľný a dostatočne informatívny.
Diagram obchodných procesov by mal byť zrozumiteľný pre „muža na ulici“.
Diagram obchodného procesu vo fáze popisu by mal odrážať, ako sa proces vykonáva v reálnom živote.

Tento algoritmus vám umožní jednoducho a rýchlo opísať potrebné obchodné procesy. Ďalej budem hovoriť podrobne o popise obchodných procesov. Zostať v kontakte.