Ataskaitų teikimo automatizavimo pagal TFAS metodika. TFAS automatizavimas: universalių receptų nėra, bet yra naudingų patarimų. Dizaino įrankis spausdintoms formoms pildyti

Įmonės, kurios planuoja ar jau tvarko apskaitą pagal TFAS, supranta, kad operatyvią ir patikimą atskaitomybę galima gauti tik įdiegus įmonėje modernias informacines technologijas. Norėdami tai padaryti, turite nustatyti reikiamą įmonės atskaitomybės detalumo lygį ir, priklausomai nuo to, pasirinkti TFAS ataskaitų rengimo automatizavimo metodą bei atitinkamą programinės įrangos produktą. O galimų automatizavimo pavojų žinojimas padės jas sumažinti ateityje.

Andrejus Petrovas, GMCS (Maskva) projektų vadovas
Žurnalas „TFAS: taikymo praktika“ 2006 m. sausio 1 d

Programinės įrangos gaminio reikalavimai ir sistemos pasirinkimas

Svarbiausias veiksnys renkantis informacinę sistemą yra jos funkcionalumas. Funkcionalumas reiškia automatizuotos sistemos gebėjimą atlikti funkcijų rinkinį, apibrėžtą jos techninėse charakteristikose ir tenkinančių vartotojų poreikius. Visoms apskaitos sistemoms keliami didesni reikalavimai funkcionalumui, nes apskaita yra gana sudėtingas procesas ir veikia su dideliu duomenų kiekiu. Jei vartotojui reikia gauti ataskaitas pagal TFAS, apskaitos sistemos funkcionalumo reikalavimai didėja.

Vidaus rinkoje pristatomas finansinės apskaitos automatizavimo sistemas galima suskirstyti į tris grupes: daugiafunkcines ERP sistemas iš užsienio tiekėjų, sistemas vidutinėms įmonėms iš užsienio tiekėjų ir vietinius programinius sprendimus vidutinėms ir mažoms įmonėms.

Daugiafunkcinės užsienio tiekėjų (SAP, Oracle, Microsoft, SSA GLOBAL (Baan) ir kt.) ERP sistemos, skirtos didelėms įmonėms, bei užsienio gamintojų sistemos vidutinėms įmonėms (Platinum, SunSystems, Scala, Exact Globe, Navision ir kt. ), pvz., Paprastai jie turi gerai išvystytą apskaitos automatizavimo pagal TFAS funkcijų bloką ir suteikia vartotojams daug galimybių. Didžioji dalis klientų, naudojančių vidaus tiekėjų sistemas mažoms ir vidutinėms įmonėms (1C, Parus, Infin, Info-Accountant ir kt.), yra Rusijos įmonės, kurių užduotys apima privalomą apskaitą pagal nacionalinius standartus ir mokesčių apskaitą.

Apskaitos automatizavimo pagal TFAS funkcionalumo blokas yra menkai išvystytas ir dažniausiai nėra įtrauktas į standartinį sistemų paketą. Atsižvelgiant į planuojamą daugumos Rusijos įmonių perėjimą prie privalomos apskaitos pagal TFAS, padėtis pamažu keičiasi į gerąją pusę, kurdami naujas savo produktų versijas, atsižvelgia į klientų poreikius.

Geriausias rodiklis, kad sistema tinkama automatizuoti apskaitą pagal TFAS Rusijos sąlygomis, yra sėkmingi projektai, įgyvendinti būtent mūsų šalyje. Programinės įrangos atrankos procesą geriausia organizuoti kaip atskirą mini projektą. Būtina įvertinti, kiek formalizuotos yra įmonei tenkančios verslo užduotys ir sudaryti būsimai automatizavimo sistemai keliamų reikalavimų sąrašą, kuris leis pasiekti užsibrėžtus tikslus.

Reikalavimai programinei įrangai formuojasi daugiausia veikiant dviem veiksnių grupėms: taikomam TFAS apskaitos metodui ir įmonės veiklos bei struktūros ypatybėms. Įmonės veiklos specifika ir struktūra kelia bendrus reikalavimus sistemai, nepriklausomai nuo to, kokiais standartais tvarkoma apskaita. Todėl toliau detaliai nagrinėsime tik apskaitos metodus pagal TFAS informacinėje sistemoje ir reikalavimus programiniam produktui, leidžiančius šiuos metodus diegti.

Apskaitos metodai pagal TFAS

Apskaitą pagal TFAS galima vesti informacinėje sistemoje trimis būdais: lygiagreti apskaita, duomenų vertimas, duomenų transformavimas.

At lygiagreti apskaita Visos verslo operacijos vienu metu atsispindi dviejose duomenų bazėse: pagal Rusijos standartus ir pagal TFAS. Šis metodas dažniausiai yra brangiausias ir Rusijos įmonės jį naudoja itin retai.

Duomenų transliacija- apskaitos organizavimas pagal TFAS vykdomas atskiroje duomenų bazėje. Verslo operacijų apskaita vykdoma vienoje duomenų bazėje pagal nacionalinius standartus (šaltinio duomenų bazė), vėliau kiekviena operacija perkeliama (išverčiama) į TFAS duomenų bazę (gavėjų duomenų bazę). Atsižvelgiant į duomenų bazėje naudojamas valiutas pagal nacionalinius standartus ir TFAS, išskiriami šie vertimo tipai:

• „vienas prieš vieną“. Šio tipo vertimas skirtas informacijai perkelti iš vienos duomenų bazės į kitą, su sąlyga, kad naudojamos valiutos yra identiškos (jei nacionalinė ir veiklos valiuta sutampa);
• istoriniai, kai sandoriai perskaičiuojami pagal sandorio datos valiutos keitimo kursą;
• svertinis vidurkis, kai taikomas vidutinis laikotarpio valiutos kursas;
• dabartinis - transliacija vykdoma pagal jos įgyvendinimo dienos valiutos keitimo kursą;
• originalus (istorinis). Šis vertimo būdas leidžia pervesti verslo operacijų sumas pagal kursą, kuris buvo nurodytas tiesiogiai pačioje operacijoje (pavyzdžiui, apmokėjimo sąskaitoje);
• vartotojo apibrėžtas. Leidžia vartotojui rankiniu būdu priskirti paskyros vertimo greitį.

Transformacija- TFAS ataskaitų rengimas remiantis apskaitos duomenimis pagal nacionalinius standartus, naudojant atskaitomybės rodiklių perskaičiavimą. Šis metodas yra netikslus ir turi didelę duomenų klaidą. Tai nekelia jokių specifinių programinės įrangos reikalavimų (daugumoje įmonių transformacija atliekama rankiniu būdu naudojant MS Excel).

Asmeninė patirtisJelena Kuznecova, „Northern Winds Distribution LLC“ (Ivan Taranov Breweries įmonių grupės) IFRS grupės vadovas

Pertvarkymas yra daug pigesnis, nes tam nereikia diegti specialios apskaitos sistemos ir dažniausiai atliekama kartą per metus (ataskaitos dieną). Tačiau jis turi keletą reikšmingų trūkumų:

• apskaitos išrašai pertvarkos pradžioje turi būti prieinami daug anksčiau, nei reikalauja Rusijos buhalterinė apskaita, o tai prideda daugiau darbo apskaitos skyriui;
• nėra galimybės gauti informacijos apie tarpinį laikotarpį;
• taikoma daug įvairių prielaidų ir vertybinių sprendimų, o tai žymiai sumažina duomenų tikslumą.

Jei įmonė yra suinteresuota greitai gauti informaciją, o taip pat nori gauti duomenis tarpiniais laikotarpiais, greičiausiai transformacijos metodas jai netiks. Geriau pasirinkti paralelinį apskaitos metodą, kai apskaita pagal TFAS standartus vykdoma nepriklausomai nuo apskaitos pagal Rusijos standartus. Tačiau šis metodas taip pat turi keletą trūkumų:

• didelės sąnaudos, kurias lemia būtinybė diegti apskaitą pagal TFAS standartus sudarant sąskaitų planą, standartinių operacijų aprašą ir pan.;
• daug darbuotojų, tvarkančių pirminę apskaitą, nes įmonė faktiškai turės du apskaitos skyrius.

Filipas Konšinas, DIT LLC HC Rosgosstrakh Vartotojų palaikymo departamento direktorius

Bet kokia lygiagreti apskaita reikalauja papildomų išlaidų. Ne visos įmonės gali sau leisti smarkiai padidinti apskaitos ir jos automatizavimo išlaidas. Lygiagrečios apskaitos naudojimas, mano požiūriu, prasmingas tik pereinant nuo RAS prie TFAS.

Programinės įrangos reikalavimai

Daugiavaliuta- tai programos galimybė atspindėti kiekvieną operaciją trijų tipų valiutomis: operacijos valiuta (valiuta, kuria buvo atlikta ši verslo operacija); nacionalinė (pirminė) valiuta (kuria įmonė tvarko apskaitą toje šalyje, kurioje yra įmonė, pavyzdžiui, Rusijai – tai rubliai) ir veiklos (antrinė) valiuta (kuria apskaitomi verslo sandoriai įmonės viduje). Įvedus operacijas į sistemą ir atsispindėjus apskaitos sąskaitose, pagal anksčiau įvestus perskaičiavimo kursus atliekamas automatinis konvertavimas į nacionalines ir operacines valiutas.

Nepiniginio turto apskaita istoriniais kursais. Kelių valiutų programinei įrangai svarbu turėti įvairių apskaitos objektų (ilgalaikio turto, nematerialiojo turto, sandėlio, BPO, kapitalo investicijų ir kt.) apskaitos mechanizmus pagal istorinį kursą veiklos valiuta. Tai leidžia vesti apskaitą pagal valiutos keitimo kursą valiutos įsigijimo dieną, be apskaitos klaidų.

Trumpalaikio turto (įsipareigojimų) perkainojimas.Ši parinktis reikalinga perkainojant trumpalaikį turtą (įsipareigojimus) (tiekėjus, klientus, grynuosius pinigus ir kt.) veiklos valiuta pagal atskaitomybės datos kursą. Pagrindiniai perkainojimo sistemos reikalavimai yra šie:

• galimybė pasirinkti perkainojimo režimą: kiekvienai atidarytai operacijai (kuriai leidžiama redaguoti operaciją; po operacijos uždarymo šios operacijos pakeitimų ar taisymų daryti negalima, galima daryti tik koreguojantį įrašą), apskaitai. sandorio šalių subsąskaitos ir finansų analitikai;
• galimybė automatiškai pakartoti perkainojimo operacijas kitą laikotarpį.

Transliacijos pelno ir nuostolių paskirstymas.Ši parinktis labai naudinga naudojant duomenų vertimą. Vertimo proceso metu įmonės buhalterinių operacijų sumos perskaičiuojamos pagal priimtą vertimo rūšį. Rezultatas yra perskaičiavimo klaida (vertintas pelnas arba nuostolis), tai yra apskaitos neatitikimas, kuris turi būti atskirtas nuo įprasto pelno ir nuostolių, atsirandančių dėl įmonės veiklos. Tikrindami finansines ataskaitas pagal TFAS, auditoriai visada domisi vertimo pelno ir nuostolių iššifravimu.

Finansinių ataskaitų generatorius leidžia pritaikyti įvairias ataskaitų formas sistemos vartotojo pageidavimu.

Daugiakalbė sąsaja leidžia dirbti su programa ir naudoti sąsają vienu metu keliomis kalbomis. Tai gali būti ypač naudinga, jei įmonė užsienyje turi dukterines įmones ar valdymo organizaciją arba įmonėje dirba užsienio specialistai. Ši funkcija turi ir neigiamą pusę – visi sistemos elementų pavadinimai (sąskaitos, žurnalai, analitika) turi būti įvedami dviem (ar keliomis kalbomis), o tai didina darbo sąnaudas kuriant sistemą.

Parengiamieji darbai prieš pradedant apskaitos automatizavimo darbus pagal TFAS

Parengiamoji apskaitos automatizavimo veikla pagal TFAS prasideda nuo metodikos sukūrimo, kuri apima:

• TFAS ir nacionalinių standartų skirtumų analizė, atsižvelgiant į įmonės veiklos specifiką. Ši procedūra reikalinga norint įvertinti darbo apimtį konkrečioje įmonėje, užsiimančioje tam tikru verslu tam tikroje ekonominėje aplinkoje. Paprastai programinės įrangos sprendimų tiekėjai turi įvairių pramonės šakų patobulinimų, kuriuos reikia patikrinti, ar jie atitinka nacionalinius ir tarptautinius standartus;
• Ūkinių operacijų apskaitos tvarkos pagal TFAS parengimas. Norėdami tai padaryti, turite paskirstyti operacijas lygiagrečiai apskaitai, vertimui ar transformacijai. Ši procedūra apima duomenų perdavimo iš Rusijos apskaitos į TFAS reglamentų formavimą, pirminių dokumentų struktūros kūrimą, atsakingų už sandorių įvedimą ir stebėjimą paskyrimą, operacijų rezultatų tikrinimą;
• sąskaitų plano rengimas pagal TFAS. Sąskaitų planas pritaikomas atsižvelgiant į individualias įmonės ypatybes ir numatomus finansinės atskaitomybės vartotojus, reikiamą skaidrumo laipsnį;
• finansinės analitikos kūrimas atsižvelgiant į įmonės organizacinį padalinį ir sandorio šalis, su kuriomis įmonė dirba.

Paprastai perėjimas prie TFAS reikalauja keisti esamus verslo procesus, taigi ir įmonėje įdiegtą dokumentų srautų sistemą, nes didėja pirminių dokumentų analitinė apkrova ir atsiranda papildomų grandžių dokumentų judėjimo ir tvirtinimo grandinėje.

Įmonėje būtina sukurti tam tikrą apskaitos discipliną: nustatyti pirminių dokumentų popierine ir elektronine forma rengimo laiką, aiškiai paskirstyti pareigas ir nustatyti pavaldumą verslo operacijų atspindėjimo sistemoje. Siekiant sumažinti finansų skyriaus darbo sąnaudas, būtina dalį įgaliojimų perduoti kitoms tarnyboms ir visiems suinteresuotiems vartotojams laiku nustatyti pirminius sistemos duomenis. Taip išvengsite dvigubo dokumentų srauto.

Galimos rizikos automatizuojant ataskaitas

Pagrindinė rizika automatizuojant TFAS slypi žmogiškųjų išteklių srityje. Didelis krūvis tenka buhalteriui, o projekto sėkmė priklauso nuo darbuotojų gebėjimo greitai pertvarkyti savo darbą atsižvelgiant į naujus reikalavimus. Be to, kad buhalterijos darbuotojai gauna papildomo darbo (praktikoje papildomi buhalteriai dažnai samdomi tik tada, kai jau veikia TFAS apskaitos sistema), jie gali neturėti pakankamai žinių dalyvauti TFAS automatizavimo procese.

Norėdami sumažinti šią riziką, turite:

• pravesti metodinius ir funkcinius mokymus apie darbą sistemoje (paaiškinti įmonės perėjimo prie TFAS ir jo automatizavimo tikslus ir uždavinius, mokyti apskaitos pagal TFAS, taip pat paaiškinti techninius aspektus - kaip programoje atlikti tą ar kitą operaciją);
• parengti (keisti) darbo reglamentus ir vartotojo instrukcijas darbui sistemoje;
• samdyti papildomus darbuotojus, turinčius darbo patirties (jei įmonė neturi savo specialistų, galinčių dalyvauti automatizavimo projekte pagal TFAS, tai jų mokymas gerokai užvilkins šio projekto įgyvendinimą);
• jei yra geografiškai paskirstyta struktūra, organizuoti vidinį portalą (įmonės vidaus tinklo resursą, prieinamą visiems sistemos vartotojams), kuriame bet kuris apskaitos ir finansų skyriaus darbuotojas galės susipažinti su naujausia su buhalterine apskaita susijusia informacija. TFAS.

Kita reikšminga rizika yra neteisingas apskaitos informacijos pateikimas. Iškraipymo priežastys gali būti šios:

• neteisinga sistemos konfigūracija ir (arba) veikimas. Dažnai kyla problemų apskaičiuojant nerealizuotą valiutos keitimo prieaugį (nuostolius). Rizika sumažinama pasitelkus aiškias vartotojo instrukcijas, kuriose bus aprašyti teisingi sistemos nustatymai ir operacijos atlikimo tvarka;
• klaidų sistemoje. Šiuolaikinės apskaitos sistemos yra technologiškai sudėtingas produktas, o klaidos jose yra dažnos. Dažnai klaidos tampa žinomos pranešimo metu, kai atliekamas derinimas ir visos operacijos jau yra apdorotos sistemoje. Neįmanoma 100% apsidrausti nuo šios rizikos. Norėdami jį sumažinti, turite atidžiai apsvarstyti techninės pagalbos sutarties sudarymą su programinės įrangos gaminio tiekėju, kurioje bus aiškiai apibrėžti kritinių klaidų ištaisymo terminai (iki valandų skaičiaus);
• sistemoje trūksta būtinų funkcijų. Jei sistema negali palaikyti jokių apskaitos algoritmų, tada už sistemos ribų reikia atlikti papildomus skaičiavimus, kurie, kaip taisyklė, yra neskaidrūs ir labai jautrūs žmogiškojo faktoriaus įtakai.

Apskaitos automatizavimo apribojimai pagal TFAS

Rinkdamiesi apskaitos sistemą turėtumėte suprasti, kad nepraktiška ir kartais neįmanoma automatizuoti visų procedūrų ir skaičiavimų, susijusių su finansinių ataskaitų rengimu pagal TFAS. Pavyzdžiui, nepiniginio turto nusidėvėjimo lygio skaičiavimas atliekamas ne sistemoje, o sistemoje jau atsispindi šių skaičiavimų rezultatas, tai yra, turto vertė koreguojama pagal naują lygį.

Siekdama užtikrinti šiuolaikišką ataskaitų rengimo lygį, kiekviena įmonė turi įdiegti savo programinės įrangos modifikaciją, priklausomai nuo apskaitos būdo, veiklos specifikos ir įmonės teisinio statuso bei kitų faktorių. Kiekvienu atveju reikia rasti pagrįstą balansą tarp programinės įrangos norų ir reikalavimų, iš vienos pusės, ir įmonės galimybių, kita vertus.

Apskaitos automatizavimas pagal TFAS įmonėje „Verslo žiniasklaidos komunikacijos“

Pokalbis su „Business Media Communications LLC“ finansų direktoriumiVilenas Novosartovas

Vilenai, kas paskatino jūsų įmonę pereiti prie TFAS?

BMK LLC – jauna, aktyviai besivystanti įmonė, turinti daugybę investicinių projektų. Įmonės verslui plėtoti reikalingos Vakarų investicijos ir užsienio bankų skolinimas, o tai yra daug pelningiau nei pritraukti vietinius finansinius išteklius. O užsienio investuotojų reikalavimas – pateikti patikimą ir skaidrią informaciją apie įmonę, kuri teikiama teikiant ataskaitas pagal TFAS. Kita perėjimo prie TFAS priežastis – BMK LLC priklauso Prof-Media holdingui, kurio valdymo įmonė rengia finansines ataskaitas pagal TFAS. Konsolidavimo tikslais visų holdingo dukterinių įmonių ataskaitos taip pat rengiamos pagal TFAS.

Pagal kokius kriterijus pasirinkote TFAS automatizavimo sistemą?

Pereidami prie naujos apskaitos sistemos, visų pirma atsižvelgėme į galimybę supaprastinti finansinių ataskaitų konsolidavimą su esama valdymo įmonės ERP sistema, kurioje buvo įdiegta MS Axapta, nes patogiau ataskaitas konsoliduoti vienoje sistemoje. . Taip pat diegimui pasirinkome MS Axapta.

Yra du būdai, kaip automatizuoti TFAS ataskaitų rengimą. Pirmasis yra tai, kad galite įdiegti visavertę ERP sistemą ir joje vesti įrašus pagal Rusijos standartus ir TFAS. Antra, galite laikyti įrašus pagal Rusijos standartus vidaus sistemoje, kuri yra integruota su ERP sistema. Pasirinkome pirmąjį kelią: įdiegėme MS Axapta, kad apskaita būtų tvarkoma pagal Rusijos standartus ir TFAS, o nuo 2006 m. sausio 1 d. atsisakėme rusiškos apskaitos 1C programoje.

IT specialisto nuomonėPavelas Mitrofanovas, BMK LLC techninis direktorius

ERP sistemos integravimas su buitine apskaitos programa yra gana sudėtingas procesas, nes Rusijos sistema reikalauja rimtų modifikacijų, kad būtų galima perkelti duomenis iš vienos sistemos į kitą. Be to, neįmanoma automatizuoti visų duomenų perdavimo procesų. Dėl apskaitos dimensijų neatitikimų dalį informacijos tenka perkelti rankiniu būdu, o tai padidina klaidų riziką. Tokio duomenų „srauto“ organizavimas yra pateisinamas įmonėms, turinčioms išplėtotą filialų tinklą atokiuose regionuose, nes pilnai įdiegti ERP sistemą tokiose įmonėse sunku dėl brangaus papildomo licencijų skaičiaus, taip pat kaip apmokėjimo už IT specialistų paslaugas, kad būtų išlaikyta darbinė kiekvieno filialo sistema. Jei įmonė neturi filialų ir turi tam tikrą pinigų sumą, tuomet patartina įdiegti visavertę ERP sistemą ir visiškai atsisakyti buhalterinės apskaitos vidaus programoje.

Papasakokite daugiau apie automatizavimo diegimo procesą.

Projektas prasidėjo 2005 m. birželį ir baigėsi šių metų sausį. Automatizavimas buvo atliktas dalyvaujant konsultantams iš bendrovės „Mag Consulting“. Buvo sukurta projekto komanda, kurioje dalyvavo projektų vadovai iš mūsų pusės, iš valdymo įmonės ir konsultanto bei darbo grupė, kurioje buvo finansininkai ir mūsų įmonės IT skyriaus specialistai. Projekto komanda kassavaitiniuose susitikimuose apibendrino nuveiktus darbus ir parengė kitos savaitės planą.

Kaip apskaitos sistemoje vykdoma atskaitomybė pagal TFAS?

Ataskaitų teikimas pagal TFAS vykdomas duomenų vertimu. Valdymo įmonė, atsižvelgdama į mūsų įmonės veiklos specifiką, parengė apskaitos politiką. Jos pagrindu buvo sukurtos išsamios vertimo taisyklės, kuriose aprašyta, iš kurios sąskaitos rusiškoje apskaitoje į kurią sąskaitą ir su kokiais analitikos duomenimis perkeliami į apskaitą pagal TFAS.

Bendrojoje buhalterinės apskaitos dalyje, kuri yra vienoda visoms dukterinėms įmonėms, vertimo taisykles parengė valdymo įmonės specialistai, o apskaitos dalyje, kuri labai skiriasi nuo kitų grupės įmonių – BMK specialistai. LLC, po to juos patvirtino valdymo įmonė. Šios sritys apima įmonės pajamų ir išlaidų apskaitą, jos finansinius rezultatus, taip pat kaštų skaičiavimą.

Yra keli šimtai transliavimo taisyklių. Jų kūrimas truko apie du mėnesius. Dėl to apskaitos sistema veikia pagal Rusijos standartus, o po duomenų vertimo finansinės ataskaitos pagal TFAS gaunamos visiškai automatiškai.

Informacijos iš Rusijos apskaitos vertimas į TFAS leidžia ne tik visiškai automatizuoti ataskaitų rengimą pagal TFAS, bet ir rasti Rusijos apskaitos klaidų, jei, pavyzdžiui, registruojant verslo operaciją, registruojant buvo įvesta neteisinga analizė. arba pasirinkta neteisinga antrinė sąskaita. Tai įmanoma, nes transliacijos taisyklės suformuluotos labai aiškiai, o transliacijos procesas yra visiškai automatizuotas, o tai pašalina „žmogiškojo faktoriaus“ įtaką.

Ar šiuo metu pagal TFAS finansinės atskaitomybės rengimo operacijos atliekamos rankiniu būdu?

Ne, finansinės ataskaitos pagal TFAS rengiamos visiškai automatiškai. Tačiau valdymo operacijos, ty išverstų duomenų patikrinimas, turi būti atliekamos rankiniu būdu. Klaidos, kurias buhalteriai daro apskaitoje pagal rusiškus standartus, jas išvertus, labai iškreipia atskaitomybę pagal TFAS. Dėl to finansų vadovui buvo priskirtos papildomos pareigos derinti duomenis su TFAS. Kadangi per ataskaitinį laikotarpį sandorių yra gana daug (daugiau nei 30 tūkst. per mėnesį), tai yra daug darbo jėgos reikalaujantis procesas.

Nuo TFAS skiriasi Rusijos apskaitos ir atskaitomybės taisyklės, taip pat turto ir įsipareigojimų vertinimas. Be to, apskaitos ataskaitinis laikotarpis gali nesutapti su valdymo (dažniausiai valdymo apskaita reikalauja daugiau savalaikių duomenų). Kaip pavyko išspręsti šias problemas vienoje apskaitos sistemoje?

Axapta ir jos konfigūracija suteikė mums tokią galimybę. Į Rusijos sąskaitų planą buvo įtrauktos papildomos sąskaitos - TFAS sąskaitų plano „veidrodinis vaizdas“ (v-sąskaitos). Visos verslo operacijos, atspindėtos Rusijos buhalterinėse sąskaitose, pagal TFAS taisykles tuo pačiu metu atspindimos ir v-sąskaitose. Tai leidžia gauti aktualią informaciją apie įmonės veiklą bet kurią dieną ir reikiamu įvertinimu pagal TFAS taisykles, net jei Rusijos ataskaitų laikotarpis dar nėra uždarytas arba apskaitos taisyklės nesutampa. Periodiškai (maždaug kartą per savaitę) duomenys iš v-sąskaitų perkeliami į TFAS sąskaitų planą, atliekamas perskaičiavimas. Po to suderinami Rusijos apskaitos duomenys ir TFAS.

IT specialisto Pavelo Mitrofanovo nuomonė

MS Axapta, kaip ir kitos vakarietiškos apskaitos sistemos, leidžia vesti vieno apskaitos objekto (vandens kortelės) apskaitą keliais būdais ir keliomis sumomis. Ši sistemos galimybė naudojama ir TFAS tikslais, pavyzdžiui, apskaityti turtą istoriniais ir dabartiniais kursais, ir sujungti dvi skirtingas apskaitos sistemas vienoje programoje.

TFAS reikalauja, kad buhalteris naudotųsi ekspertų nuomone. Jei pranešimas pateikiamas automatiškai, eksperto nuomonės panaudojimas yra neįmanomas. Ką jūs manote apie tai?

Mūsų apskaitos politika nustato tam tikrus TFAS principų taikymo apribojimus. Visų pirma, remiantis eksperto nuomone, į kurią reikia atsižvelgti. Kitais atžvilgiais bandėme priartėti prie TFAS.

Kokie buvo pagrindiniai sunkumai automatizuojant TFAS?

Su TFAS automatizavimu jokių sunkumų nekilo. Sunkumai buvo susiję su perėjimu prie naujos apskaitos sistemos. Viena vertus, tam tikrą laikotarpį buhalteriai turėjo įvesti duomenis dviejose apskaitos sistemose („1C“ ir „Axapta“). Kita vertus, reikėjo ženkliai perkelti duomenis iš senosios sistemos į naują: gaunamų likučių, katalogų, papildomos analizės. Perduotų duomenų derinimas buvo daug darbo jėgos.

Kada ir kuriam laikotarpiui BMK LLC rengs pirmąsias TFAS ataskaitas?

Pirmosios finansinės ataskaitos pagal TFAS bus parengtos šių metų balandį už pirmąjį ketvirtį. Reikalingi palyginamieji ankstesnių laikotarpių duomenys bus gauti iš Rusijos finansinių ataskaitų transformacijos būdu.

Kalbino Jekaterina Rubtsova

Ką daryti, jei, be TFAS, jums reikia vadovybės ar atskiro tipo ataskaitų teikimo bankams?

Iš tiesų, prieš priimdami sprendimą dėl produkto pasirinkimo, turite patys išsiaiškinti apskaitos tikslą pagal tarptautinius standartus. Tai gali būti reguliavimo operacija, skirta reikalingų ataskaitų formų rengimui pagal TFAS, arba TFAS pagalba įmonė papildomai nori patekti į alternatyvias finansavimo rinkas, arba įmonė gali naudoti TFAS kaip valdymo apskaitos pagrindą.

Jei jums reikia tvarkyti valdymo apskaitą pagal TFAS arba gauti tam tikras ataskaitas, pavyzdžiui, apie bankų sektorių, atkreipkite dėmesį į informacinio produkto funkcionalumą, pvz., sukurkite laisvos formos ataskaitas, kurių reikalauja vartotojai (o ne tik standartinių TFAS ataskaitų forma).

Koks yra geriausias būdas automatizuoti TFAS – vienoje duomenų bazėje su apskaita ar atskiroje su duomenų pertekliumi?

Norėdami atsakyti į šį klausimą, turite nuspręsti, ar pageidaujate duomenų generavimo pagal TFAS metodą. Pažvelkime į šiuos metodus.

1 būdas. RAS - TFAS duomenų transformacija

Šis metodas atsirado tais laikais, kai apskaitos automatizavimo lygis buvo žemas, pagrįstas paprastais skaičiuoklės įrankiais. Pasirinkus šį duomenų generavimo pagal TFAS metodą remiantis produktu 1C, detalių įrašų apimtis yra gausesnė, o tai žymiai padidina rezultato tikslumą nei lenteliniuose dokumentuose.

1 pav. RAS – TFAS duomenų transformacija

Transformacijos modelis veikia pagal 1 pav. pateiktą algoritmą. Šis metodas taikomas pagal išorinių RAS sistemų duomenis.

2 metodas. RAS operacijų vertimas į TFAS

Taikant šį metodą, dalinai konvertuojant dokumentų įrašus, RAS įrašai verčiami į TFAS įrašus. Įprastos operacijos pagal TFAS, koregavimai ir papildomi sukaupimai formuojami TFAS posistemyje kaip pirminiai dokumentai. 2 metodas yra kompromisinis sprendimas tarp 1 ir 3 metodų.

2 pav. RAS operacijų vertimas į TFAS

Vertimo modelis veikia pagal algoritmą, pateiktą 2 paveiksle. Šis metodas taikomas, jei ataskaitos pagal RAS ir TFAS generuojamos vienoje informacijos bazėje.

3 metodas. Nepriklausoma apskaita pagal TFAS

Savarankiškai apskaitant TFAS, naudojama atskira duomenų bazė, pagrįsta pirminiais dokumentais. Metodo privalumas – galimybė analizuoti duomenis elementarių operacijų lygiu. Reikšmingas trūkumas yra papildomos darbo sąnaudos už atskirų apskaitų tvarkymą Bendrovėje. Praktikoje šis metodas praktiškai nenaudojamas.

Standartinėje 1C:UPP funkcijoje nėra galimybės transformuoti duomenų iš RAS į IFRS. Pagal vertimo metodą šis produktas gavo žemesnį balą ir dėl to, kad visų operacijų formavimas vyksta ne tiesiogiai, o sukuriant specialų operacijų pervedimo dokumentą.

1C:ERP taip pat gavo mažesnį balą už vertimo mechanizmą dėl to, kad mechanizmas yra grupinis dokumentų apdorojimas, skirtas duomenims atspindėti TFAS posistemyje. Internetiniam režimui reikės nedidelių pakeitimų.

Be to, 1C: UPP ir 1C: ERP yra vienas sąskaitų planas, o, pavyzdžiui, BIT.Finance.IFRS jų yra penki. Didelis sąskaitų planų skaičius leidžia generuoti ataskaitas pagal įvairius principus.

Ką daryti, jei juridinių asmenų duomenų bazės skiriasi (kitas turi 7.7, kažkas UPP, kažkas jau turi ERP ir apskaitą 2.0), diegiant vieną TFAS?

Išties, praktikoje taip nutinka gana dažnai – įmonė dirba programoje, kuri nepalaiko apskaitos pagal tarptautinius standartus, galbūt tai 1C:Enterprise versija 7.7 ar koks kitas informacinis produktas. Tuo pačiu įmonė nėra pasiruošusi atsisakyti darbo programos – verslo procesai joje yra tikrinami ir derinami, yra visiškai pritaikyti verslo tikslams ir veikia kaip laikrodis, atsisakyti šios programos nepatartina. Kaip elgtis?

Šiuo atveju atkreipiame dėmesį į programinės įrangos produktų savybes – dirbti su įvairiais IT peizažais, turėti reguliavimo ir informacinės informacijos valdymo posistemę, kuri gali įvesti tvarką įvairių duomenų bazių įmonių kataloguose.

1C:UKF palaiko integraciją su apskaitos sprendimu „1C:Accounting 8“ ir leidžia palyginti apskaitos duomenis ir TFAS.

BIT.Finance.IFRS nėra savarankiškas sprendimas, kad veiktų, turite turėti įdiegtą PROF ir CORP versijų 1C:Accounting įmonės konfigūraciją. Sprendimas taip pat gali būti integruotas į standartinius 1C gaminius. Šiuo atžvilgiu gaminyje yra pagrindinis duomenų valdymo posistemis.

1C:UH, visų pirma, yra kaip grupės ataskaitų rengimo, rinkimo ir konsolidavimo sprendimas. Išskirtinis bruožas yra galimybė integruotis su bet kokio tipo išorinėmis apskaitos sistemomis – per failų importą ar tiesioginį prisijungimą prie duomenų bazių. Šis produktas yra pavyzdinis integracijos su nevienalytėmis IT sistemomis požiūriu.

Kuo skiriasi TFAS palaikymas UPP, ERP, UCF, UH, BIT.Finance konfigūracijose taikant pakeitimus?

Apskritai, 1C:UPP TFAS posistemį reikia gerokai patobulinti. Įprastas funkcionalumas neatsižvelgia į daugelį aspektų. Dažnai net informacijos vizualizacijos požiūriu. Pavyzdžiui, ilgalaikio ir nematerialiojo turto objekto kortelėje nėra duomenų pagal TFAS, o norint parodyti šią informaciją, būtina ją modifikuoti. Ilgalaikio turto nusidėvėjimo apskaita pagal TFAS yra nekoreguota. Modernizuojamiems objektams būtina sukurti atskirą ilgalaikį turtą, kuris būtų apskaitomas tik pagal TFAS. O išnuomoto ilgalaikio turto apskaitai apskritai nėra jokio funkcionalumo.

1C:UPP ir 1C:ERP, jei pagal įmonių standartus ilgalaikio turto grupės pagal RAS ir TFAS nesutampa, būtina sukurti specializuotą ilgalaikio turto grupių katalogą pagal TFAS. Taip pat šiose programose atnaujinamiems objektams į OS katalogą reikia įvesti atskirus elementus – atnaujinamus OS objektus. Šie straipsniai bus apskaitomi tik pagal TFAS.

Kokią programą rekomenduotumėte automatizuoti TFAS?

Rekomendacijos dėl programinės įrangos produkto pasirinkimo negali būti pateiktos in absentia. Bet jei jūs pats atsakysite į visus apsvarstytus klausimus, galėsite pasirinkti produktą sau, atsižvelgdami į jo funkcionalumą ir kainą. Apžvelgėme visus svarbius dalykus, susijusius su programinės įrangos produkto pasirinkimu apskaitos automatizavimui pagal tarptautinius standartus.

Jei esate priversti dirbti įvairioje IT aplinkoje su informacinės bazės sprendimu, optimalus sprendimas būtų 1C:UH.

Kaip integruoto sprendimo dalis, standartinis 1C:UKF IFRS posistemio funkcionalumas yra pilnas ir puikiai tinka mažoms ir vidutinėms įmonėms.

BIT.Finance.IFRS turi maždaug tokias pačias funkcijas, o jo kaina yra šiek tiek didesnė nei 1C:UKF, kuri yra lygiavertė savo funkcionalumu.

Nerekomenduojame įsigyti 1C:UPP ir 1C:ERP, kad būtų galima automatizuoti apskaitą pagal tarptautinius standartus. Tačiau pabrėžiu, kad tai yra išimtinai TFAS posistemio, o ne visų produktų funkcionalumo požiūriu. Pavyzdžiui, 1C:ERP atveria plačias galimybes valdyti gamybą, sandėlius ir prekybą, tačiau tai klausimai kita tema.

Apskaitos procesų automatizavimo ir ataskaitų rengimo pagal TFAS problema.

Dėl TFAS plitimo, ypač oficialiai jį priėmus Rusijoje 2011 m. pabaigoje, ataskaitų rengimo automatizavimo pagal tarptautinius standartus problema tampa vis aktualesnė. Tačiau šiuo metu rinkoje nėra tokio programinio produkto patenkintų pagrindinius vartotojų poreikius ir būtų savotiškas standartas savo srityje, pavyzdžiui, 1C produktai buhalterinei apskaitai, MSProject projektų valdymui, AutoCAD rengiant brėžinius ir kt. Taip yra dėl to, kad TFAS nereglamentuoja apskaitos taip griežtai kaip, pavyzdžiui, Rusijos apskaitos standartai (toliau – RAS), yra sunkiau įforminami. Pagrindinė programinė įranga, kurią galima įsigyti, yra arba labai sudėtingos apskaitos sistemos, tokios kaip SAP, Cognos, Hyperion ir kt., arba nedidelės vietinių gamintojų sistemos.

Pirmieji gaminiai yra labai brangūs tiek patys, tiek pats jų įgyvendinimas reikalauja didelių medžiagų ir laiko sąnaudų. Tai gali sau leisti tik didelės įmonės. Tokios sistemos įdiegimas, kaip taisyklė, paveikia daugelį verslo procesų įmonėse ir reikalauja brangaus IT infrastruktūros pertvarkymo. Vietinių gamintojų gaminiai gali būti pigesni ir paprastesni, tačiau dažniausiai jie neužtikrina viso reikalingo funkcionalumo. Šių produktų kūrimas taip pat pareikalaus didelių investicijų, nes... Gamintojai slepia nuo pirkėjų technines savybes ir siūlo daugybę brangių paslaugų, skirtų šių sistemų diegimui ir modifikavimui, kad atitiktų kiekvieno konkretaus verslo ypatumus.

Todėl daugelis žmonių turi mitą, kad automatizuoti TFAS yra sunku, atima daug laiko ir brangu. Norėčiau jį šiek tiek išsklaidyti ir aprašyti idealizuotą pavyzdį, kaip didelėje holdingo įmonėje (konsolidacijos perimetras gali apimti daugiau nei 100 organizacijų) rengiant TFAS gali būti įdiegta automatizacija. Įgyvendinimo laikas numatomas 2...3 mėnesiai, biudžetas – pačios skyriaus lėšos (pvz., tarp ataskaitinių laikotarpių 4..5 žmonės). Žinoma, jūs negausite „didžiojo mygtuko“, kuris išspręs visas problemas, tačiau poveikis bus reikšmingas. Jums nebus gėda parodyti tokį projektą vadovybei. Galbūt kam nors šis pavyzdys bus įdomus, nes... šių procesų automatizavimas daugelyje įmonių palieka daug norimų rezultatų.

Suinteresuotųjų šalių kategorija gali būti skirtinga, todėl pavyzdžio pristatymą suskirstiau į dvi dalis: su IT nesusijusiems žmonėms (Kaip tai veikia ir ką keičiame) ir IT specialistams (Sprendimo koncepcija). Aprašytas tas pats dalykas, tik iš skirtingų požiūrių. Jei nesate IT specialistas, antros dalies skaityti nereikia. Rengiant ataskaitas, svarstomas RAS atskaitomybės transformavimo į TFAS būdas, nes tai yra tas, kuris dažniausiai naudojamas praktikoje ir yra lengviausias naudoti.

1 dalis. Kaip tai veikia ir ką mes keičiame.

Situacija, kurią siūloma kardinaliai keisti.

Įsivaizduokime tokį paveikslėlį. Įmonė jau keletą metų rengia ataskaitas pagal tarptautinius standartus. TFAS skyriaus automatizavimo lygis žemas. Pagrindinis automatizavimo įrankis yra Excel lentelės. Galima naudoti paprastą konsolidavimo programą, kuri neleidžia kurti analitinių ataskaitų. Arba konsolidavimas taip pat atliekamas „Excel“ faile. Ataskaitų teikimas grindžiamas RAS pavertimo TFAS metodu. Tai vyksta maždaug taip.

Kiekviena holdingo įmonė renka TFAS ataskaitų formas Excel lentelių pavidalu į vieną failą. Toliau šį failą vadinsime „Paketu“. Šios formos peržiūrimos ir įkeliamos į konsolidavimo programą (arba „Excel“ suvestinės failą). Toliau derinami grupės vidaus sandoriai ir apskaičiuojami koregavimai. Visų koregavimų apskaičiavimo rezultatai atliekami excel failuose ir suvestinė forma įvedami į konsolidavimo sistemą. Norint parengti analitines ataskaitas ir finansinius atskleidimus, informacija renkama iš daugelio šaltinio failų. Kartais tam tikroms apskaitos sritims gali būti tvarkomos atskiros nuorašų lentelės, perkeliamos iš periodo į laikotarpį („Roll“). Gali būti daug tokių lentelių versijų, todėl sunku analizuoti informaciją. Tie. Dirbdami galite susidurti su šiomis problemomis.

1. Transformacijos paketas yra išbandytas ilgą laiką ir yra sunkus. Nes Kadangi paketas surenkamas galutiniais skaičiais, sunku jį palyginti su apskaitos duomenimis. Turite paskambinti buhalteriui ir išsiaiškinti - pagal kokius duomenis jis užpildė tą ar kitą eilutę, arba, jei pats užpildėte paketą, atsidarykite failus su skaičiavimais ir ten ieškokite. Auditorius taip pat nesupranta, kaip buvo suformuotas paketas. Ir kai kuriais atvejais jis yra priverstas pakartotinai pakartoti pakuotės surinkimo darbus arba užduoti jums daugybę klausimų, kad galėtų tinkamai ją patikrinti.

2. Konsolidavimo sistemoje ataskaitos renkamos aukščiausiu lygiu tik sintetiniu būdu: Sąskaitos suma, o visi iššifravimai turi būti saugomi atskiruose failuose. Gali būti kelios tokių failų versijos, todėl jūsų darbas apsunkinamas. Bendradarbiavimas su tokiais nuorašais taip pat yra sunkus.

3. Norint atlikti koregavimų skaičiavimus pagal TFAS, reikia gauti tam tikrus duomenis skirtingose ​​dalyse. Kadangi konsolidavimo sistemos ataskaitų teikimo galimybės yra labai ribotos, turite praleisti daug laiko kurdami šias ataskaitas rankiniu būdu.

4. Persvarstyti patikslinimus kaskart sunku. Turite atidaryti atskiras duomenų bazes ir palyginti analitines ataskaitas. Tie. visa informacija yra paskirstyta daugelyje duomenų bazių ir failų. Jo surinkimas ir analizė taip pat užima daug laiko.

Turite daug darbo ir dažnai tenka vėluoti ir dirbti ne darbo valandomis bei savaitgaliais. Bet vis tiek norisi turėti laiko asmeniniam gyvenimui...

Pagrindiniai naudojimo principai.

Šioms problemoms išspręsti siūlau patiems susikurti centralizuotą informacinę sistemą. Tarkime, jūs turite mažai pinigų plėtrai ir jums reikia garantuoto rezultato per trumpą laiką. Todėl šioje situacijoje siūlau vadovautis šiais principais:

• Padalinkite būsimą sistemą į modulius. Kiekvieno modulio įgyvendinimas turėtų duoti apčiuopiamą rezultatą tiek atskirai, tiek kartu su kitomis dalimis. Kyla rizika nespėti ko nors išspręsti, todėl sistema turi veikti gedus ar pritrūkus laiko įdiegti vieną ar kitą modulį.
• Automatizuokite tik pačius sudėtingiausius ir daug laiko reikalaujančius procesus. Pirmiausia turėtumėte sutelkti dėmesį į pagrindines problemas. Būtent jų sprendimas turės didžiausią poveikį.
• Suteikite vietos žmonėms daug galimybių automatizuoti savo apskaitos sritį. Tie. automatizavimo įrankiai turėtų pateikti keletą konstruktorių, kuriuos kiekvienas vartotojas galėtų pritaikyti sau. Tai leis ne tik taupyti resursus, bet ir įtraukti žmones į sistemos kūrimo procesą, o tai taip pat labai svarbu motyvaciniu požiūriu. Juk jei žmogui suteikiama galimybė pačiam palengvinti savo darbą, dažniausiai jis stengsis tai padaryti ir tuo džiaugsis.
• Nekeiskite pirminių duomenų. Jums reikalingas transformacijos skaidrumas ir galimybė „ištempti“ visą skaičiavimų grandinę nuo pirminio dokumento iki galutinio ataskaitų skaičiaus. Todėl apskaitą tikimasi tvarkyti pagal TFAS principą = RAS + 1 koregavimas + 2 koregavimas.

Siūlau pradėti nuo šių modulių:

• Transformacijos paketas;
• Automatizuotos transformacijos paketo pildymo priemonės;
• Centralizuotas duomenų sandėlis su analitinėmis ataskaitomis;
• Dizaino įrankis spausdintoms formoms pildyti.

Transformacijos paketo keitimas.

Transformacijos paketas su duomenimis iš vietinės apskaitos sistemos paprastai sudaromas remiantis daugybe tarpusavyje sujungtų lentelių. Praktiškai labai sunku atsekti šių lentelių ryšius. Daugelio tokių lentelių automatizavimas taip pat yra labai sudėtingas. Mes susiduriame su dviem užduotimis:

• Kiek įmanoma supaprastinti duomenų įvedimo į automatikos paketą struktūrą, kad jo pildymas būtų automatizuotas išlaikant išsamumą;
• Pridėkite prie paketo duomenų iššifravimą, pagal kokius likučius iš kokių sąskaitų buvo pildomos tam tikros eilutės.

Šioms užduotims įgyvendinti siūloma naudoti tokį sprendimą. Prie paketo pridedamos dvi plokščios lentelės, skirtos įvesti suvestinę informaciją už laikotarpį iš RAS:

• Sąskaitų likučių lentelė, suskirstyta pagal visas subsąskaitas. Lentelės stulpeliai: Paskyros IFRS, Sąskaitos RAS, Suma, Analytics1, Analytics2;
• Suvestinės apyvartos lentelė. IFRS paskyra, sąskaita DtRSBU, sąskaita KtRSBU, suma, analizės Dt1,..., Analytics Kt1,...

Duomenų įvedimas į likusias lenteles blokuojamas (rezervuotas tik sumoms praėjusio laikotarpio paketų sumoms įvesti, nes šios sumos nedalyvauja ataskaitų generavime, o įvedamos palyginimui). Duomenys ištraukiami į kitas lenteles, pavyzdžiui, naudojant Excel formulesSummesif() iš likučių ir apyvartos lentelių lapų. Schematiškai, supaprastinta forma, tai gali būti pavaizduota kaip tokia diagrama:

Taigi auditorius ir TFAS rengėjas tikrina tą patį paketą (jei jį jau turėjote), bet mato, kokiais duomenimis jis buvo užpildytas. Be to, TFAS sąskaitų planas yra vienodas, tačiau RAS sąskaitų planas kiekvienoje sistemoje gali skirtis. Paketo rengimo procesas iš esmės reikalauja, kad balansas būtų registruojamas TFAS atskaitomybės kontekste, o ne užpildyti paketą galutiniais skaičiais iš RAS, kaip dažnai būna praktikoje. Laikomasi principo - išvestiniai duomenys nesikeičia, o paketas tampa „skaidresnis“.

Šios problemos sprendimas, formulių rašymas ir duomenų įvedimo blokavimas (priklausomai nuo paketo sudėtingumo) užtrunka apie dvi savaites.

Pakuotės užpildymo automatika.

Nes Pakuotė buvo pakeista, dabar galite automatizuoti jos užpildymą. Mūsų laukia užduotis:

Automatizuoti daugelio kontroliuojančiųjų bendrovių balansų registravimą pagal TFAS sąskaitas.

Nes apskaitos duomenų saugojimo struktūra „1C Enterprise“ sistemose paprastai yra ta pati (nesvarbu, ar tai gamybos įmonės valdymas, ar įmonės apskaita), tada siūloma sukurti išorinį 1C apdorojimą kaip automatizavimo priemonę (prototipas gali rasite paraiškoje). Tie. Kiekvienai apskaitos sistemai bus pradėta išorinė procedūra, kuri, remiantis atitikmenų lentele, užpildys dvi paketo lenteles. Bus dviejų tipų korespondencija atitinkamai likučių lentelei ir suvestinei apyvartai:

RAS paskyra, Subconto1, Subconto2, Subconto3 ---> IFRS paskyra

Paskyra DtRSBU, Paskyra KtRSBU, SubcontoDt1,..., SubcontoKt1,...--->Paskyra IFRS

Toliau rašome instrukcijas (įskaitant vaizdo instrukcijas su pavyzdžiu) ir vedame mokymus specialistams, o šį automatizavimo įrankį perduodame holdingo įmonėms. Su kokybišku mokymu ir jūsų pagalba asmenys, atsakingi už informacijos teikimą TFAS, įsisavins šį įrankį ir susidoros su paketo užpildymo užduotimi. Tie. Kiekvienai duomenų bazei bus sukurta korespondencija tarp RAS ir IFRS paskyrų, kuri bus saugoma atskirame faile ir naudojama kaip išorinės procedūros parametras. Buhalteris atlieka išorinę procedūrą, nurodo nustatymus-korespondencijos failą, jei reikia jį pakeičia, paspaudžia mygtuką execute, gauna ataskaitą ir įdeda į mūsų paketą.

Šiai problemai išspręsti prireiks maždaug mėnesio ar dviejų. Gydymo procedūrų sukūrimas trunka 2-3 savaites (kūrimą galima užsakyti pas rangovą), jų išbandymas kartu su paketu trunka 2-3 savaites (priklausomai nuo sistemų sudėtingumo ir skaičiaus). Sumažės pakuotės užpildymo laikas, padidės „skaidrumas“. Manau, kad dauguma rangovų tokioms integravimo problemoms spręsti arba pasiūlys Jums pakeisti IT sistemas į vieną platformą, arba pasiūlys kurti integracijas su esamomis sistemomis, o tai taip pat pareikalaus daug laiko ir resursų.

Centralizuotas duomenų sandėlis su analitinėmis ataskaitomis.

Norint automatizuoti ataskaitas ir tvarkyti visą informaciją, reikalinga konsolidavimo sistema, kurioje visi duomenys būtų saugomi vienoje vietoje. Turite dvi pagrindines užduotis:

Suteikti galimybę gauti duomenis iš centralizuotos saugyklos.

Duomenų bazių valdymo sistemą siūlau naudoti kaip duomenų saugyklą ir kartu kaip konsolidavimo sistemą. Duomenys bus saugomi struktūrizuota lentelės forma. Jų apdorojimas ir analizė šiuo atveju gali būti automatizuoti.

Naujos sistemos struktūra turėtų būti kuo paprastesnė ataskaitoms gauti. Todėl kaip bazinę architektūrą rekomenduojama rinktis snaigės architektūrą. Visus paketo duomenis sutalpinsime į vieną didelę lentelę su stulpeliais: RAS sąskaita, IFRS sąskaita, suma, sandorio šalis, ataskaitinis laikotarpis, projektas, Analytics1, Analytics2... Galimas ataskaitinių laikotarpių, projektų (ar tipų) reikšmes saugoti. produktai), TFAS sąskaitos ir kt. Sukurkime atskiras lenteles. Taigi paaiškėja, kad viena centrinė lentelė (RAS Data) turi daug ryšių su kitomis.

Tokio tipo architektūra yra labai patogi. Nes Visi duomenys renkami vienoje lentelėje, tada naudodamiesi suvestinės lentelės mechanizmu galite gauti daugybę ataskaitų. Šis konstravimo principas paprastai vadinamas OLAP kubu.

Lentelėje RAS Data bus daug duomenų, o galutinei atskaitomybei pagal TFAS siūlome sukurti kitą tokią lentelę. Duomenys iš RAS duomenų lentelės bus sutraukti ir perkelti į TFAS duomenų lentelę, kurios struktūra panaši. Tie. Kai paketas įkeliamas į konsolidavimo sistemą, įkeliama RAS duomenų lentelė, tada sugeneruojamos kai kurių stulpelių sumos ir įkeliamos į TFAS duomenų lentelę. TFAS duomenų lentelės stulpelių rinkinys yra maždaug toks: TFAS sąskaita, suma, organizacija, ataskaitinis laikotarpis, koregavimo numeris, Analytics1, Analytics2. Stulpeliai su „Analytics“ priklausys nuo verslo specifikos. Tai gali būti, pavyzdžiui, sandorio šalis, projektas / užsakymas, produkto tipas ir kt.

Visi koregavimai bus atliekami tik TFAS duomenų lentelėje atskirose eilutėse. Taigi paaiškėjo, kad Bendra suma pagal TFAS = RAS duomenys + 1 koregavimas + 2 koregavimas ir kt.

Koregavimo įrašus saugome atskiroje lentelėje su stulpeliais: Koregavimo numeris, Kelias į koregavimo failą, Koregavimo laikotarpis, Organizacija. Tie. Kiekvienam koregavimui užrašome kelią į skaičiavimo failą, kurio pagrindu jis buvo sugeneruotas.

Patariu kaip platformą pasirinkti „1C Enterprise 8“ sistemą:

• dėl gebėjimo greitai vystytis;
• dėl galingo duomenų komponavimo mechanizmo, ko reikia ataskaitoms kurti pagal vieną „didelę“ lentelę su duomenimis;
• dėl plačių plėtros galimybių, ypač kalbant apie žiniatinklio technologijas;
• dėl didelio specialistų skaičiaus darbo rinkoje.

Galima išspręsti šias užduotis: sukurti saugyklą, rašyti algoritmus duomenims iš paketų įkelti, sukurti dvi universalias ataskaitas ir sukurti mechanizmus, kaip keistis žinynais su Reguliavimo informacine sistema (jei tokią turite) maždaug per 3 savaites.

Dizaino įrankis spausdintoms formoms pildyti

Mūsų užduotis yra užtikrinti, kad duomenys iš mūsų duomenų saugyklos būtų išvesti į spausdinamą formą. MSExcel labai tinka spausdintos formos automatizavimui. Mes naudojame šią technologiją.

A) „Excel“ knygoje sukurkite du lapus „Ataskaitos duomenys“, „Spausdinamos ataskaitos forma“.

B) Lape „Spausdinimo forma“ sukuriame spausdinamą ataskaitos formą. Skaitinius stulpelius užpildysime naudodami, pavyzdžiui, suslim() funkciją, paimdami informaciją iš lapo „Report Data“.

D) Į lapą „Ataskaitos duomenys“ nukopijuokite informaciją iš mūsų duomenų saugyklos TFAS duomenų lentelės. Tam geriau parašyti atskirą automatinę procedūrą. Pirmiausia galite šiek tiek sutraukti lentelę, pašalindami perteklinę analizę ir sumažindami garsumą.

Principas parodytas paveikslėlyje:

Mechanizmą galima patobulinti. Išspausdintame formos lape sukuriame langelius, kad galėtume nustatyti ataskaitos parametrus. Parametrų reikšmes galima išsaugoti atskiruose sąrašuose ir pasirinkti iš sąrašo. Priklausomai nuo šių parametrų, bus užpildyti apskaičiuoti mūsų spausdintos formos langeliai. Vienas iš šių parametrų gali būti, pavyzdžiui, Ataskaitinis laikotarpis. Mūsų spausdinta forma bus užpildyta pagal „Ataskaitos duomenų“ lapą ir atsižvelgiant į pasirinktą laikotarpį langelyje. Šis metodas tinka daugeliui spausdintų formų pildymui.

Kita puiki MSExcel savybė yra ta, kad lenteles galima įterpti tiesiai į MSWord failą naudojant Paste Special. Jei reikia atnaujinti ataskaitas, tereikia atnaujinti informaciją lape „Ataskaitų duomenys“ ir ataskaitų knygos duomenys bus atnaujinti automatiškai.

Šiam universaliam mechanizmui įdiegti kūrėjui prireiks maždaug 3 dienų.

Ką gausi galų gale?

Dabar jūsų duomenys saugomi vienoje sistemoje. Neturite problemų dėl analitinių ataskaitų išvesties. Paketai užpildomi greičiau, ir jūs visada galite auditoriui parodyti, iš kur tas ar kitas jūsų ataskaitos numeris. Yra daugiau galimybių. Bet jūs norite daugiau:

• palyginti savo analitinės apskaitos duomenis centralizuotoje sistemoje su kitomis įmonės apskaitos sistemomis;
• racionalizuoti ir įforminti visų savo procesų skaičiavimus ir metodiką;
• automatizuoti koregavimų skaičiavimą;
• ir tt

Šias problemas galite išspręsti ir jūs. Norėdami tai padaryti, turite tikėti savo jėgomis, turėti glaudų specialistų komandą ir naudoti paprastus bei efektyvius sprendimus. Tvarkos sutvarkymo efektas bus didžiulis.

2 dalis. Sprendimo koncepcija.

Pradinės sąlygos (prieš automatizavimą):

• Didelis ūkis su įvairaus pobūdžio veikla (gali būti daugiau nei 100 organizacijų);
• Naudojamas RAS transformavimo į TFAS metodas;
• Rusijos apskaitos apskaitos sistemos daugiausia yra 1C Enterprise 7.7 ir 1C Enterprise 8 skirtingomis konfigūracijomis (įskaitant labai modifikuotas). Šis reikalavimas nėra privalomas, bet jei taip, gausite didžiausią efektą;
• Įmonė jau turi apskaitos transformacijos modelį paketo pavidalu, tai yra Excel failas su ataskaitų formomis RAS duomenims rinkti. Jei tokio modelio nėra, galite jį atsisiųsti iš interneto. Viešajame domene yra daug tokių failų.
• Tai ne pirmi metai, kai rengiamos TFAS ataskaitos.

Pagrindiniai automatizavimo principai:

• Šiuolaikinių technologijų naudojimas (ETL, OLAP, vieningas duomenų modelis);
• Maksimalus turimų įrankių potencialo išnaudojimas ir minimalus programavimas (tik ten, kur tai tikrai būtina);
• Minimalūs vietinių informacinių sistemų pakeitimai;
• Jokių išvestinių duomenų pakeitimų;
• Trumpas kūrimo ir įgyvendinimo laikas: 2-3 mėnesiai;
• Minimalios tolesnės paramos išlaidos;
• Modulinė sprendimo struktūra su galimybe pakeisti atskirus modulius, kai atsiranda pažangesnių technologijų.

Verslo procesas (padidintas):

RAS duomenų ruošimas (duomenų bazių uždarymas);

TFAS pertvarkos paketų pildymas įmonėse;

Koregavimų skaičiavimas ir įvedimas į konsolidavimo sistemą;

Ataskaitų knygos (pagrindinių ataskaitų ir ataskaitų atskleidimui) rengimas.

Problemos (kurios vėliau bus išspręstos dėl automatizavimo):

• Aukštas rankų darbo lygis, pakuotės galutiniais duomenimis pildomos rankiniu būdu;
• Neįmanoma atsekti, kokiais pirminiais duomenimis buvo gauti tam tikri ataskaitų skaičiai ir dėl to atliekamas ilgas paketų auditas;
• Analitinio duomenų atskleidimo trūkumas teikiant ataskaitas vienoje duomenų bazėje. Visi nuorašai yra saugomi atskirose bylose, todėl atsiranda neatitikimų tarp nuorašų ir galutinės ataskaitos duomenų;
• Daug darbo sugaišta kuriant analitinius ataskaitų nuorašus ir nesugebėjimas automatiškai sukurti analitinių ataskaitų naudojant programinės įrangos įrankį, nes visa analitinė informacija saugoma atskiruose failuose arba duomenų bazėse.
• „Ataskaitų knygos“ lentelės pildomos rankiniu būdu, todėl jas pildant sugaišta daug laiko.

Sprendimo architektūra ir veikimo aprašymas.

Sprendimo schema:

Duomenys iš pirminių informacijos šaltinių (duomenų bazės, skirtos tvarkyti RAS apskaitą), naudojant universalų ETL įrankį (mūsų atveju tai yra išorinis 1C apdorojimas), transformuojami į vieną sąskaitų planą pagal TFAS ir įkeliami į konsolidavimo paketą (excel failą, toliau tiesiog paketas) dviejų lentelių pavidalu: suvestiniai likučiai ir suvestinė sąskaitų apyvarta, suskirstyta pagal visas analitikas (subsąskaitas). Veikimo principas paprastas. Vartotojas, kuris įmonėje yra atsakingas už paketo užpildymą, sukuria nustatymą - atitikimą tarp savo sąskaitų plano ir sąskaitų plano pagal TFAS (korespondencija gali apimti ne tik sąskaitas, bet ir subsąskaitas). Remiantis šia korespondencija, naudojant išorinį apdorojimą, įkeliamos likučių ir apyvartos lentelės su nuoroda į du sąskaitų planus vienu metu: vietinės duomenų bazės RAS sąskaitų planą ir TFAS konsolidavimo duomenų bazės vieningą sąskaitų planą.

Pakete patvirtinimo ataskaitos sudaromos naudojant formules, pagrįstas šiomis dviem lentelėmis, įskaitant. ir bandomąjį likutį pagal RAS TFAS ataskaitų formatu (likučių lentelė - balansui, konsoliduotos apyvartos lentelė - pajamų ir sąnaudų ataskaitai). Paketų duomenys (likučių ir apyvartos lentelės) įkeliami į konsolidavimo sistemą.

Konsolidavimo sistema yra duomenų saugykla, pastatyta pagal „snaigės“ principą 1C Enterprise 8 platformoje Teoriškai tai gali būti bet kuri kita platforma, tačiau patartina naudoti duomenų bazių valdymo sistemą. Mūsų sistemoje turėsime dvi „snaiges“ - dvi centrines lenteles:

RAS duomenų lentelė (yra RAS sąskaitų likučiai ir konsoliduota apyvarta, atsisiųsta iš paketų);

TFAS duomenų lentelė (TFAS didžioji knyga = apibendrinti RAS duomenys + koregavimai) su susiejančiais žinynais, kai kurie iš jų yra centralizuota analizė. Mano praktikoje tai buvo informacinės lentelės: „Organizacijos“, „Projektai“, „Ataskaitiniai laikotarpiai“, „TFAS sąskaitų planas“, „Pakoregavimų lentelė“.

Duomenys RAS duomenų lentelei įkeliami tik iš paketų. Tada šie duomenys apibendrinami ir suvestinėje perkeliami į duomenų lentelę pagal TFAS. Taip atsitinka automatiškai atsisiunčiant iš paketo. TFAS duomenų lentelėje taip pat galima pridėti koregavimo eilutes. Kiekvienas koregavimas yra susietas su Excel failu – skaičiavimų šaltiniu. Taigi galutinį balansą pagal TFAS galima suskirstyti į sąskaitas į koregavimo eilutes, susietas su skaičiavimo byla, ir eilutes, atsisiųstus iš paketo. Pirminiai duomenys nesikeičia, galima atsekti visą skaičiavimų grandinę nuo galutinio rezultato iki pirminio duomenų šaltinio.

Naudojamas hierarchinis anglosaksiškas sąskaitų plano modelis pagal TFAS (be korespondencijos). Pelno (nuostolių) ataskaitos sąskaitos yra subordinuotos nepaskirstytojo pelno sąskaitai. Tai sukuria ryšį tarp balanso ir pelno (nuostolių) ataskaitos. Galite sukurti sąskaitų planą patys arba pasirinkti bet kurį rekomenduojamą. Balansas ir pajamų bei išlaidų ataskaita gaunami naudojant suvestinės lentelės įrankį, pagrįstą TFAS duomenų lentele.

Duomenų saugykloje yra dvi ataskaitos: TFAS duomenų ataskaita ir RAS duomenų ataskaita. Ataskaitos sukurtos remiantis 1C duomenų išdėstymu ir iš esmės vaizduoja du OLAP kubus: kubą IFRS duomenims ir kubą RAS duomenims. Šios ataskaitos sukuriamos labai greitai, nes... Iš esmės naudojamas 1C platformos įrankis - duomenų komponavimas. Programavimas gali būti reikalingas, kai norite įdiegti ryšį tarp ataskaitų, dekoduojant TFAS ataskaitos eilutes, gautas remiantis RAS duomenimis, galite iškviesti ataskaitą, kad iššifruotų RAS duomenis TFAS duomenų iššifravimas prieš pirminę analizę. Išstudijavęs suvestinių lentelių veikimo principą, vartotojas galės pats susikurti reikiamas ataskaitas.

Siūloma naudoti šią technologiją kaip universalią priemonę spausdintoms ataskaitų formoms gauti. Duomenys sujungiami į duomenų saugyklą ir lentelės pavidalu įkeliami į atskirą lapą Excel darbaknygėje. Naudojant paprastas formules, kurių duomenų šaltinis yra atsisiųsta lentelė su suvestiniais TFAS duomenimis, atskiruose lapuose generuojamos spausdintos formos. Norėdami atnaujinti spausdintas formas, tereikia iš naujo įkelti duomenis į excel failo lapą, visi lapai su spausdintomis formomis bus atnaujinti automatiškai. Bet kuris kompetentingas Excel vartotojas gali susikurti spausdinamą formą sau. Taip sutaupysite daug IT specialistų darbo valandų.

Rezultatai:

• Automatizuotas pakuočių pildymas pagal TFAS. Praktiškai gali pasirodyti, kad kai kuriais atvejais nepavyks išvengti rankinio užpildymo. Šią problemą nesunkiai išspręsite prie paketo pridėję 2 lapus rankiniam koregavimui įvesti, kurie bus panašūs į konsoliduotos apyvartos ir likučių lapus, taip pat bus įkeliami į Duomenų saugyklą.
• Įdiegtas informacijos įrašymo pagal TFAS procesas, kai galima atsekti, kokiais pirminiais duomenimis buvo sugeneruota ataskaita (iki RAS sąskaitų likučių subkonto kontekste);
• Analitikos kontekste (centralizuoti katalogai, analizė iš vietinių duomenų bazių ir kt.) sukurta centralizuota TFAS duomenų saugykla. Beveik visi TFAS duomenys yra saugomi vienoje duomenų bazės vietoje ir gali būti apdorojami automatiškai.
• Ataskaitoms skirtų analitinių skaičių nuorašų gavimo procesas buvo automatizuotas.
• Ataskaitų knygos pildymo procesas buvo automatizuotas.

1. Tvarkyti finansines ataskaitas pagal TFAS visų pirma būtina tarptautinėms įmonėms, taip pat organizacijoms, kurių pagrindinė buveinė yra užsienyje.
2. Taip pat apskaitą pagal TFAS turi vykdyti įmonės, kurių veikla susijusi su užsienio bankais ar investuotojais.
3. Trečia priežastis automatizuoti apskaitą pagal TFAS gali būti reikalavimas įmonės savininkui, siekiančiam gauti visapusišką informaciją apie tai, kaip viskas vyksta įmonėje, nes TFAS naudojimas reikšmingai padeda siekti valdymo tikslų.

Specializuotos programinės įrangos, leidžiančios įmonei vesti apskaitą pagal TFAS, diegimas turi būti atliekamas pasitelkus specialistus.

Teikiame kompleksines paslaugas apskaitos automatizavimo srityje pagal TFAS:

• ataskaitų teikimo transformacija,
• perėjimas prie atskaitomybės pagal TFAS,
• TFAS įgyvendinimas,
• finansinių ataskaitų rengimas pagal TFAS (įskaitant konsoliduotas),
• mokyti vartotojus dirbti su atitinkamu programinės įrangos produktu, taip pat
• parama po projekto ir įdiegtos sistemos palaikymas.

TFAS įgyvendinimo etapai

Mūsų įmonė savo klientams siūlo tiek kompleksinį TFAS diegimą „nuo nulio“, tiek atskirų etapų įgyvendinimą šioje srityje.

Apskritai visas TFAS įgyvendinimo ciklas apima šiuos etapus:

• Kliento užduočių ir reikalavimų analizė, taip pat einamasis įmonės apskaitos ir atskaitomybės procesas.
• Apskaitos metodikos kūrimas ir suvienodinimas pagal TFAS ir įmonių standartus.
• Pagalba renkantis programinės įrangos produktą, kuris geriausiai atitinka įmonės tikslus.
  Savo klientams siūlome pereiti prie buhalterinės apskaitos pagal tarptautines taisykles, pristatant specializuotus šios srities sprendimus:
  • BIT.FINANCE,
  • 1C: gamybos įmonės valdymas,
  • 1C: ERP įmonės valdymas ,
  • 1C: holdingo valdymas,
  • BIT.IFRS atvejis ir kiti.
• Kontrolės sistemos įdiegimas (informacijos nuoseklumas, duomenų apsauga, audito seka).
• Metodikos pritaikymas prie kliento informacinės sistemos keliamų reikalavimų.
  Net jei įmonė jau yra sukūrusi metodiką, ar šiems tikslams pasamdžiusi trečiosios šalies konsultantą, padėsime ją pritaikyti pasirinktai informacinei sistemai ir įdiegti visapusiškai veikiančio verslo proceso forma.
• Apskaitos ir atskaitomybės proceso IT architektūros kūrimas.
• Integracijos su kitomis informacinėmis sistemomis reikalavimų kūrimas.
• Papildomi funkcionalumo reikalavimai, pagrįsti verslo procesais.
• Sistemos dizaino kūrimas ir testavimas.
• Naudotojų mokymas ir bandomasis veikimas.
• Parama bandomajai gamybai.

Pradėti apskaitą pagal TFAS per 5 dienas! (Vaizdo įrašas)

1 patarimas
Būtinai pateikite, nes pastarieji yra lankstesni apskaitos politikos ir taisyklių klausimais. Ko gero, ataskaitų gavimo ir derinimo metu reikėtų pagalvoti apie galimybę apskaitą suvesti pagal RAP ir TFAS.

Patarimas2
Prieš nustatydami pasirinktą IT sprendimą, sukurkite apskaitos metodiką, kurios pagrindu bus formuojami atitinkami verslo procesai, kurie vėliau turės įtakos visos sistemos funkcionavimui.

Patarimas3
Būkite pasirengę didesniam darbų ir užduočių kiekiui realiuoju laiku. Taip yra dėl padidėjusio kontrolės laipsnio, nes dabar įmonė turės vesti du įrašus, juos kontroliuoti, derinti ir derinti visus procesus.

Eksperto nuomonė:

„Ataskaitų teikimo pagal TFAS įdiegimas neabejotinai yra šiuolaikinių rinkos reikalavimų padiktuota tendencija. Visų pirma, užsienio įmonės ar organizacijos, kurių veikla vienaip ar kitaip susijusi su užsienio verslu, turėtų pagalvoti apie apskaitą pagal TFAS. Šiandien aktualiausios užduotys TFAS srityje yra sąskaitų atvaizdavimo nustatymas, verslo procesų ataskaitų teikimo kūrimas, grupės vidaus apyvartos (IGT) apskaita, taip pat konsoliduotų ataskaitų teikimas. Būtent į šių etapų įgyvendinimą reikėtų atkreipti dėmesį diegiant atitinkamą IT sistemą.“ - Tatjana Solovjova, „Sportivnaya“ projektų biuro „First BIT“ vadovaujanti konsultantė

04.10.2012

TFAS automatizavimas. Kaip prie jos prieiti?

Vis dažniau buhalterių ir finansininkų gyvenime sutinkama santrumpa „TFAS“.

Pirma, išsiaiškinkime, kas tai yra.

Tikslus TFAS aiškinimas- Tarptautiniai finansinės atskaitomybės standartai. Pagrindinis jų tikslas – suteikti plačiam vartotojų ratui palyginamą informaciją apie įmonės veiklą, finansinę padėtį ir pokyčius. Faktas yra tas, kad nacionalinės apskaitos ir atskaitomybės taisyklės (GAAP) skirtingose ​​šalyse yra skirtingos ir nesuteikia palyginamos informacijos apie skirtingų šalių įmones, o tokia informacija yra paklausi tarptautinio verslo amžiuje, pirmiausia investuotojų. TFAS įkūrėju reikėtų laikyti TFAS komitetą – nepriklausomą profesinę asociaciją, sukurtą 1973 m. Būtent ši organizacija ėmėsi ataskaitų standartizavimo – žinoma, ne savanaudiškai.

Pastarųjų metų TASV sėkmė akivaizdi – daugiau nei šimtas pasaulio šalių didesniu ar mažesniu mastu siekia priartinti savo nacionalinę atskaitomybę prie TFAS. Šioms šalims priskiriama Rusija, kurioje aktyviausias Rusijos Federacijos centrinis bankas. TFAS naudojimas jau dabar būtinas – pirmiausia biržoje listinguojamoms įmonėms.

TFAS, kaip matyti iš dekodavimo, yra standartai.

Pagrindas yra patys TAS standartai ir naujesni TFAS. Rusijos apskaitoje panašūs standartai yra PBU. Patvirtinamieji dokumentai yra aiškinimai – NAK ir TFAAK. Jų analogai iš Rusijos apskaitos yra Finansų ministerijos nuostatai. Natūralu, kad tokios analogijos iš esmės yra sąlyginės, tačiau daugelis PBU netgi savo turiniu yra panašūs į TAS (TFAS).

Tiksliai ataskaitų teikimas, bet ne apskaita. Nėra sąskaitų plano ir jo taikymo taisyklių, apskaitos registrų aprašų ir kitų apskaitos taisyklių. Buhalterinė apskaita gali būti atliekama bet kokiu būdu, tačiau su sąlyga, kad ji užtikrina ataskaitų paskelbimą pagal standartus. Visgi reikia suprasti, kad be apskaitos nėra ataskaitų teikimo, o ataskaitų rengimo taisyklės iškelia apskaitos reikalavimus. Pavyzdžiui, kaip ir PBU, standartuose pateikiami atsargų savikainos, nusidėvėjimo ir kt.

Ką naujo pamatysime TFAS? TFAS ir Rusijos apskaitos standartų (RAS) skirtumus galima vardinti dar ilgai, aprašysiu tik jų esmę.

Bet kokia apskaita yra sukurta taip, kad atspindėtų tikrus faktus. Šia prasme TFAS yra svarbesni nei pasenę RAS standartai. Pavyzdžiui, TFAS reikalauja, kad ilgalaikis turtas turėtų likvidavimo vertę. Ši norma atspindi tai, kad po 100% nusidėvėjimo ilgalaikį turtą galima parduoti, t.y. jie kainuoja. Likutinės vertės nebuvimas RAS ignoruoja tokio pardavimo galimybę. Būtent TFAS buvo panaikintas LIFO metodas atsargoms, tik tada jis buvo panaikintas PBU. Taigi, pirmasis skirtumas – realesnis verslo sandorių ir jų pasekmių atspindys. Antrasis – daug didesnis dėmesys finansinei veiklai. TFAS turi atskirą standartą finansinėms priemonėms. Tokios apimties finansinės veiklos RAS nėra PBU. Trečia – požiūris į išlaidas. Rusijos Federacijos mokesčių apskaitoje išlaidos yra reguliuojamos. Stengdamiesi suartinti buhalterinę apskaitą ir mokesčių apskaitą, buhalteriai, kilus bent menkiausiai abejonei, nenurašo nemokestinių išlaidų į sąnaudas. TFAS situacija yra priešinga – išlaidų kapitalizacija reglamentuota, o nurašyti į sąnaudas nedraudžiama (žinoma, viskas proto ribose). Ketvirtas reikšmingas skirtumas yra tas, kad TFAS nereikalauja dokumentų. Be to, galioja sandorio turinio pirmenybės prieš formą principas - vienas dalykas bus įforminamas pagal dokumentus, kitas atsispindės apskaitoje - pagal tikrąją ūkinės operacijos prasmę.

Po viso to, kas pasakyta, iškyla senas klausimas – ar tikrai bus dar viena apskaita? Greičiausiai taip neatsitiks, o TFAS neprieštaraujantys apskaitos standartai pakeis apskaitos taisykles. To priežastis – ataskaitų teikimas pagal RAS nereikalingas. Iš tiesų, ne vienas investuotojas, kreditorius ar tiesiog partneris rimtai žiūrės į organizacijos finansines ataskaitas. Faktas yra tas, kad noras suartinti apskaitą ir mokesčių apskaitą yra toks stiprus, kad dėl to dažnai pažeidžiami PBU, o RAS turinys buvo ir nėra prioritetas prieš formą. Apskaita ir atskaitomybė įmonių vadovų taip pat nedomina – jose, kaip taisyklė, nėra reikiamos informacijos, o patikimumo klausimas atviras. Lieka mokesčių institucijos, apskaičiuojančios tam tikrus mokesčius ir mokesčių apskaitos kontrolę, ir statistikos institucijos, kurios visiškai nesidomi ataskaitų patikimumu.

Kaip minėta, buhalterinė apskaita vadovams netiko, jie tvarkė savo apskaitą. Kiekvienas skyrius dažnai veda savo įrašus. Ir tai yra didžiulis trūkumas, visų pirma darbo sąnaudų požiūriu, nes kiekvienas skyrius į kompiuterį įveda tą pačią informaciją. Todėl įmonėje turi būti viena, vieninga apskaitos sistema. Į jį turėtų tilpti ir mokesčių apskaita. Jei apskaita sutvarkyta teisingai, ji turi tenkinti visų įmonės padalinių (informacijos vartotojų) reikalavimus. Patikimas palyginamas ataskaitų teikimas turi būti sudarytas remiantis apskaita. TFAS požiūriu svarbiausia yra tai, kad tokia atskaitomybė suteiks investuotojui informaciją ir taps pagrindu vertinant įmonę. Autoriaus požiūriu, daug svarbiau, kad įmonių vadovai laiku gautų patikimą informaciją, svarbią situacijos įvertinimui ir teisingų sprendimų priėmimui.

Tačiau TFAS naudojimas buhalteriui džiaugsmo nesuteiks. Dabartinėmis sąlygomis TFAS tebėra papildoma apskaita, be to, reikės ir pažangių mokymų, todėl net ir pakeitus apskaitos standartus nebus geriau.

Kaip pereiti prie TFAS?

Kalbant apie tokio perėjimo apskaitą, yra specialus standartas. Bet mus labiau domina organizaciniai klausimai.

Pirmiausia turite nuspręsti, ar jums to reikia. Reikės didelių darbo išteklių, laiko ir pinigų sąnaudų. Pridėkime prie turto pateiktą apskaitą – patikėkite, kainuoja daug. Be to, perėjimo prie TFAS gali būti ir išorinių priežasčių – pavyzdžiui, bendrovės akcijos parduodamos biržoje.

Priėmę sprendimą turėtumėte atsikratyti kai kurių išankstinių nusistatymų. Visų pirma dėl to, kad per mėnesį ar du galite pereiti prie TFAS. Žinoma, jei buhalteris puikiai įsivaizduoja, kaip fiksuoti dešimtis Jūsų įmonės per metus atliktų operacijų, viskas tvarkoje, o terminų laikytis visiškai įmanoma. Esant didesnei apimčiai, perėjimas prie TFAS pareikalaus rimto požiūrio.

Antrasis išankstinis nusistatymas yra TFAS paprastumas. Apskaita pagal TFAS reikalauja profesionalaus sprendimo (taigi ir aukštos kvalifikacijos) ir didesnės atsakomybės. Iš tiesų, tokia apskaita daroma pačiam, vadinasi, „koregavimai“ čia netinkami – reikės pakeisti požiūrį į apskaitą. Turite iš karto suvokti, kad darbo sąnaudų reikės perkainoti ilgalaikį turtą, apmokyti personalą, didinti einamosios apskaitos apimtis (tai galima kompensuoti panaikinus kiekvieno skyriaus apskaitą), kurti apskaitos politiką ir metodus, gauti pradinius duomenis apskaitai ir automatizuoti. buhalterinė apskaita. Tokiam darbo kiekiui taip pat prireiks laiko. Geriausia sudaryti darbo planą perėjimui prie apskaitos pagal TFAS ir paskirti atsakingus asmenis už kiekvieno darbo atlikimą. Jei tokį planą rengiate pirmą kartą, rekomenduoju visus terminus padidinti 2-3 kartus iš karto po jo sudarymo. Dabar galite įvertinti, kiek laiko užtruks pereiti prie TFAS.

Sudarant darbo planą iš karto norėčiau atkreipti dėmesį į einamosios apskaitos klausimus. Paprastai kyla klausimas: kas saugos šį įrašą? Buhalterinę apskaitą galima pavesti tvarkyti tik tuo atveju, jei ji yra pagrindinė arba prilygsta pagrindinei, o buhalterija turi pakankamą kvalifikaciją. Visais kitais atvejais (įskaitant operacijų sudarymą ir ataskaitų transformavimą) pageidautina, kad tai tvarkytų specializuotas (o jei tai neįmanoma, finansų) skyrius. Nereikėtų atmesti galimybės, kad TFAS ataskaitas rengs išorės jėgos.

Po organizacinių klausimų reikėtų pereiti prie metodinių. Turite pasirinkti pranešimo metodą. Jis gali būti suformuotas remiantis individualiais apskaitos įrašais, sandorių sudarymu arba gautas transformuojant RAS atskaitomybę. Pažymėtina, kad tik pirmasis metodas leidžia gauti operatyvius, tikslius ir patikimus duomenis apie verslo veiklą ir įmonės padėtį, tačiau jis yra pats darbo jėgos reikalaujantis. Transformacija yra paprasčiausias, bet ir mažiausiai tikslus metodas. Ir taikydami pertvarką galite pamiršti detalų skaičių suskirstymą ir operatyvinę apskaitą ištisus metus.

Būtina parengti apskaitos politiką. TFAS kai kurie standartai leidžia alternatyvius apskaitos metodus – turite pasirinkti vieną variantą. Taip pat yra teisinių, finansinių ir verslo sandorių, kurie standartuose neatsispindi. Rinka diktuoja savo sąlygas, o audito įmonės gali teigiamai įvertinti tokias operacijas (o kartais ir tas, kurios įtrauktos į standartus – žinoma, protingomis ribomis). Geriau patiems nuspręsti, kaip atspindėti apskaitos operacijas, kurios gali būti interpretuojamos skirtingai. Idealiu atveju visos atliekamos operacijos turėtų būti aprašytos apskaitos politikoje.

Ir tik tada, kai bus išspręsti organizaciniai klausimai, paskirti atsakingi už darbų atlikimą (ir, žinoma, jiems suteikti atitinkami įgaliojimai), galima pradėti apskaitos automatizavimą.

Automatizavimas vykdomas pagal tą patį modelį: pasirengimas – sprendimų priėmimas, planavimas, metodai – veiksmai.

Dar kartą įsitikinkime, kad turime pakankamai laiko ir pradėkime.

Jei esate vidutinė (o juo labiau didelė) įmonė, atsisakykite idėjos, kad galite nekeisti programinės įrangos produkto. Daugelis įmonių renkasi programinės įrangos kūrimą pagal užsakymą, nes tai leidžia automatizuoti darbą atsižvelgiant į verslo procesų specifiką.

Kaip įvertinti patobulinimų ir įgyvendinimo apimtis?

Pabandysiu išdėstyti tokio vertinimo pagrindą. Pirmoji, žinoma, yra jūsų įmonės dydis, darbo vietų skaičius. Kiekvienas darbuotojas turi būti apklausiamas, programa modifikuojama, kad atitiktų jo reikalavimus, išbandyta, vartotojas apmokytas ir pakeitimų dokumentai parengti. Galite apytiksliai apskaičiuoti darbo laiką pagal tris savaites vienoje darbo vietoje. Beje, neturėtumėte sutaupyti laiko atsisakydami dokumentuoti patobulinimus – rizikuojate likti rankose su nepažįstama programa. Antrasis – apskaitos būklė, metodų buvimas ir esmė. Apskaitos metodai turi būti paruošti prieš pradedant juos kurti sistemoje, o dar geriau – prieš pasirenkant programą ir pradedant ją keisti. Reikėtų parengti tokius metodus, kuriuos naudosite nuo sistemos naudojimo pradžios, o ne tuos, kuriuos naudojate šiuo metu ar planuojate naudoti tolimoje ateityje. Atminkite, kad paprasčiausias operacijas, į kurias atsižvelgiama chaotiškai, sunkiau automatizuoti nei sudėtingiausias, tačiau išsamiai aprašytas metoduose. Taip pat svarbi technikos esmė. Natūralu, kad jei kiti dalykai yra vienodi, sudėtingos operacijos apsunkina automatizavimą.

Patikrinkite savo apskaitos būseną. Įvertinkite skaičius, kuriuos planuojate naudoti apskaičiuodami pradinius likučius, įvertinkite jų patikimumą ir galimybę juos išplėsti naudodami analizę. Gerai paruošti skaičiai leis išvengti netikėtumų diegiant programą. Dabartinis automatizuotos apskaitos trūkumas labai apsunkina automatizavimą.

Gali užtrukti iki šešių mėnesių, kol bus surinkti trūkstami metodai ir skaičiai būtų tinkami!

Kas bus toliau, priklauso nuo apskaitos programos pasirinkimo. Kaip prie jo prieiti? TFAS palaikančių programų nėra daug.

Į RAS orientuotų importo programų praktiškai nėra. Todėl turėtumėte atsiminti, kad renkantis importuojamą programinę įrangą, apskaitą turėsite vesti atskirai nuo TFAS apskaitos. Taip pat nepamirškite, kad importuojama programinė įranga ir jos modifikavimas įmonei kainuos žymiai brangiau nei vietinė programinė įranga. Tarp vietinių 1C programinę įrangą galima išskirti kaip lanksčiausią ir labiausiai pritaikytą produktą. Nemažą dalį apskaitos operacijų 1C sudaro automatinis RAS operacijų transformavimas, o sąskaitų susiejimo ir ataskaitų teikimo nustatymas vyksta vartotojo lygiu. Kitų operacijų apskaita vykdoma naudojant specialius TFAS apskaitos mechanizmus programoje. Šio metodo privalumai yra tai, kad aiškiai nurodomas sąskaitų ir operacijų perklasifikavimas, apibrėžiami visi apskaitos mechanizmai. Juos palaiko sistema, kuri galiausiai sumažina darbo sąnaudas ir padidina gaunamų TFAS ataskaitų tikslumą, kokybę ir audituojamumą.

Svarstydami konfigūraciją turėtumėte nedelsdami nuspręsti, ar jūsų požiūris į ataskaitų teikimą yra įdiegtas sistemoje. Taigi UPP konfigūracija palaiko valdymo apskaitą, bet gauna TFAS ataskaitas, pagrįstas apskaitos įrašų rinkiniu. Konfigūracija „Konsolidavimas“ palaiko ataskaitų transformavimą ir konsolidavimą, tačiau jos negalima naudoti apskaitai. Norėdami parengti TFAS ataskaitas remiantis valdymo apskaita, turėtumėte apsvarstyti 1C partnerių sukurtas konfigūracijas, atliekamas tiek kaip nepriklausomos konfigūracijos, tiek kaip priedai prie standartinių 1C konfigūracijų. Yra partnerių tobulinimas ir transformacijai, ir kompiliavimui. Tačiau turėkite omenyje: kuo jums svarbiau apskaitos kokybė, tuo daugiau privalumų turi vieninga apskaitos sistema.

Tarkime, kad pasirinkome kandidatų programas. Kaip juos palyginti? Prieš pradėdami lyginti, turėtumėte turėti tris sąrašus. Pirmoji – pačios egzotiškiausios jūsų apskaitos operacijos. Prekių ir medžiagų bei paslaugų pirkimo operacijos egzistuoja visose sistemose, tačiau egzotiškas prekes sąraše tikriausiai teks keisti. Bet jei programos pardavėjai gali parodyti, kad jūsų egzotika jau yra programoje, kiekvienai egzotikos taškui tokiai programinei įrangai suteikite pliuso ženklą. Antrasis sąrašas yra dažniausiai naudojamos operacijos. Žinoma, šios operacijos yra programoje. Bet čia reikia įvertinti automatizavimo lygį. Kuo patogesnė programos sąsaja, tuo greičiau operatoriai galės įvesti dokumentą į sistemą. Reikėtų įvertinti dokumentų įvedimo laiko skirtumą ir padauginti iš dokumentų skaičiaus per mėnesį. Bendras daugiau nei dviejų darbo dienų laimėjimas gali būti laikomas reikšmingu ir turėtų būti pažymėtas pliuso ženklu. Bandymas turi būti atliktas naudojant sukonfigūruotą programą. Taip pat turėtumėte atsiminti, kad patobulindami programą taip pat galite pagreitinti dokumentų įvedimą. Trečiasis sąrašas yra jūsų spausdinami produktai. Reikėtų įvertinti jų buvimą programoje. Taip pat turėtumėte įvertinti galimybę gauti duomenis savo formoms iš programoje esančių formų. Už pilną atitiktį galite duoti pliuso ženklą, už dalinę - pusę pliuso ženklo. Dėl galimybės eksportuoti skaitmeninius duomenis į Excel, suteikite jai dar vieną pliusą. Dabar įvertinkime kiekvienos programos pliusų skaičių, atsižvelgdami į numatomas kiekvienos iš jų išlaidas.

Programa pasirinkta. Kyla klausimas, kaip jį užbaigti ir pasirinkti tokias paslaugas teikiančią įmonę. Kaip rodo praktika, įmonės patirtis ir dydis ne visada yra kokybiškos paslaugos garantija.

Į ką reikėtų atkreipti dėmesį renkantis specialistą?

Tie, kurie žada viską padaryti per mėnesį, jus apgaudinėja. Nesiblaškyk. Vieną kartą apgaudę jie apgaus dar kartą. Pokalbyje su jumis specialistas neabejotinai kelis kartus atspės jūsų norus ir galės pasakyti, ką panašiais atvejais užsakė kiti jo klientai. Jis nedarys grubių klaidų pokalbyje apie apskaitos principus ir apskaitos politiką, apie programą.

Geras specialistas galės įvertinti laiką, tačiau labai apytiksliai apskaičiuoti reikės programinės įrangos ir pageidavimų ekspertizės, kuri užtruks mažiausiai 2 savaites.

Geras specialistas iš karto paprašys dokumentacijos (arba įspės, kad jos prireiks ateityje), o užbaigus įgyvendinimą pateiks savo dokumentus.

O dabar pasirinktas specialistas. Kaip įgyvendinti?

Geras specialistas iš karto parengs apytikslį įgyvendinimo planą, o po tyrimo – tikslesnį. Planas, žinoma, yra aptariamas, tačiau reikėtų laikytis tam tikrų taisyklių.

Neskubėkite pradėti naudotis programa. Atminkite, kad darbo programos pakeitimai labai padidina darbo apimtį, nes daugeliui pakeitimų reikia apdoroti duomenis. Patartina pirmiausia sukurti programą, išbandyti ją bandomuoju režimu ir tik po sėkmingo testavimo pradėti joje dirbti.

Programos kūrimas turėtų būti suskirstytas į etapus, kad būtų galima stebėti darbą. Kiekvieno etapo darbo rezultatai turi būti aiškiai išdėstyti, o šių rezultatų patikrinimas neturėtų būti atidėtas.

Kūrėjui taip pat reikės tam tikro jūsų darbo – duomenų pateikimo, dalies jo darbo patikrinimo, metodų kūrimo. Darbo grafikas turi būti patvirtintas šalių ir jo laikomasi. Atminkite, kad susisiekimas su kūrėju taip pat užtruks ir daug laiko. Rezervuokite šį laiką.

Prieš pradėdami dirbti, kūrėjui pateikite tris sąrašus, kuriais pasirinkote programas, atnaujintus ir papildytus. Pateikti apskaitos politiką, parengtus apskaitos metodus, ISO procesų aprašymus. Pateikite naudotojo ir techninę informaciją apie naudojamą programinę įrangą, dokumentaciją apie jos modifikacijas, jei tokių yra. Darbo aprašymai ir dokumentų srauto taisyklės nebus nereikalingos. Iš anksto sudarykite visų savo pageidavimų sąrašus.

Prieš pradėdami dirbti su programa, jums reikės pradinių duomenų. Verta juos paruošti iš anksto. Buhalterinės apskaitos tarnyboms patartina uždaryti metus, buvusius prieš tuos metus, kuriais buvo pradėta vesti apskaita (arba pirmoji transformacija/sudarymas) keliomis savaitėmis anksčiau, kad spėtų ištaisyti klaidas, kurios neišvengiamos bandomojo sistemos veikimo metu.

Atkreipkite dėmesį, kad testavimo metu jūsų darbuotojai turės atlikti dvigubai daugiau darbo.

Prieš pradėdami darbą, vartotojai turi susipažinti su diegiamos sistemos dokumentacija. Mokymus, kaip naudotis sistema, geriausia vesti prieš pat pradedant, taip pat visą pirmąjį darbo mėnesį.

Kuo greičiau ir organizuotiau pavyks išspręsti pavestas užduotis, tuo sėkmingesnis ir neskausmingesnis bus jų įgyvendinimas.

Baigdamas pabandysiu nuspėti, kas mūsų laukia.

Apskaita priartės prie TFAS. Optimalios bus tos programos, kurios veda valdymo apskaitą ir pagal ją generuoja ataskaitas pagal RAS ir TFAS. Mokesčių ataskaitos bus gaunamos sudarant sandorius ir atskirai apskaitant turtą.

Alternatyvūs metodai išnyks iš TFAS, o oficialus TFAS tekstas pasirodys rusų kalba. Visa tai palengvins automatizuotų sistemų kūrimą. 1C alternatyvos greičiausiai bus tik importuotos programos. 1C pasirodys naujos konfigūracijos ir priedai, skirti tiek apskaitai, tiek ataskaitų teikimui ir operacijų sudarymui.

Abejotina, ar operacijos turinio prioritetas prieš formą bus nustatytas įstatymu.

Aukščiau aprašyti įgyvendinimo metodai greičiausiai nepasikeis, tačiau programos vystysis. Atsiras patogesnės sistemos su didesne operacijų aprėptimi (darbų sutartys, atostogų rezervai, segmentai ir kt.) ir gera pagalbos sistema, t.y. su kokiomis buhalterinėmis programomis mūsų laikais taip trūksta. Tikėkimės, kad visa tai įvyks greičiau.

Projektų vadovas „IT centras“