Необходимостта от провеждане на вътрешно разследване в дадена организация може да се определя както от желанието на самия работодател, така и от законови изисквания. Във всеки случай процедурата по вътрешно разследване започва с издаване на съответна заповед. Ще ви кажем как да съставите такава поръчка в нашия материал. Ще предоставим и образец за попълване на заповед за вътрешно разследване.
Как се съставя заповед за вътрешна проверка?
Нека припомним, че работодателят е длъжен да проведе вътрешно разследване, например в случай на трудова злополука (част 2 от член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация) или да установи размера и причините за щетите, причинени на него от служител (част 1 от член 247 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Организацията определя самостоятелно формата на заповедта за вътрешно разследване. Целта на тази заповед е да започне процедура по вътрешно разследване. Следователно такава поръчка обикновено съдържа:
- обосновка за необходимостта от провеждане на вътрешно разследване;
- състав на комисията за провеждане на вътрешно разследване (обикновено минимум 3 члена);
- условията на официалното разследване.
Заповедта за извършване на вътрешна проверка се съставя в един екземпляр. Всички членове на комисията трябва да се запознаят със съдържанието му при подписване.
За заповед за извършване на служебна проверка предоставяме образец за нейното попълване.
За да постигне необходимото ниво на трудова дисциплина, работодателят трябва да реагира своевременно на пренебрегването на установения ред в рамките на стопански субект. В това ръководството се подпомага от трудовото законодателство на страната, което определя ефективна система за въздействие върху подчинените, когато извършват различни нарушения. Тази статия ще се съсредоточи върху такова понятие като вътрешен одит. Необходимо е да се определят основните му елементи, както и да се установи как точно трябва да бъде съставена заповедта за вътрешен одит.
Разлики между вътрешен одит и вътрешно разследване, основания за провеждане
Действащото законодателство има ясна дефиниция и механизъм за прилагане на дисциплинарни наказания. Известно е, че наказанието трябва да бъде предшествано от проверка, по-специално писмено обяснение.
Ако служител не даде обяснение, това не означава, че не може да бъде предприето дисциплинарно наказание. Ако необходимият документ не бъде предоставен в рамките на два дни, работодателят съставя съответен акт.
Работодателят трябва да докаже, че подчинените действително са извършили грубо нарушение на установените правила за поведение или изискванията на длъжностната характеристика. В същото време ръководителят трябва да документира този факт, като приложи комплекс от мерки, насочени към установяване на причините.
Този набор от мерки се нарича вътрешно разследване. Основание за започването му ще бъде фактът на нарушение на трудовата дисциплина, довело до материални щети на предприятието.
Всъщност причината за извършване на проверка може да бъде липса в инвентара или дори оплакване на клиент от работата на един или друг служител.
В същото време има такова нещо като вътрешен одит. Като се имат предвид две дефиниции, възниква въпросът кое трябва да се използва?
Концепцията за вътрешен одит и вътрешно разследване може да се намери във Федерален закон № 79 „За държавната служба“ от 27 юли 2004 г., както и в ведомствени документи на различни държавни агенции и служби. Дейностите на организациите с нестопанска цел обикновено предполагат по-широк набор от дисциплинарни наказания и следователно провеждането на вътрешен одит трябва да има строго установена процедура.
Ако обаче говорим за търговска организация, тогава трудовото законодателство установява задължението за провеждане на вътрешно разследване (член 247 от Кодекса на труда на Руската федерация). Освен това трябва да се извърши проверка в случай на увреждане на здравето на работниците по време на работа, например при производствена авария.
Основните цели на одита са:
Като цяло понятията вътрешен одит и вътрешно разследване имат обща същност. Крайната им цел е законово компетентен анализ на извънредни ситуации и изправяне на виновните под отговорност, както и обезщетение за вреди. В конкретен случай предприятието трябва да използва формулировката, посочена в неговата местна регулаторна рамка.
Изготвяне на заповед за вътрешна проверка
За да защити своите интереси, предприятието трябва да отразява извършените действия в документите, които съставя с възможно най-високо качество. Особено когато става въпрос за евентуално прилагане на дисциплинарни наказания.
При изготвяне на заповед за вътрешна проверка е необходимо да се вземе предвид организационната форма на предприятието. Ако ведомствен документ, регулиращ провеждането на проверки, определя проба, тогава отклонението от нея е неприемливо.
По-долу е даден пример за регистрация в случай, че предприятието няма ясен формуляр за заповед за вътрешна проверка.
Такъв документ се съставя на бланката на организацията, която трябва да съдържа нейното пълно име, адрес, идентификационен номер и т.н.
Документът трябва да бъде озаглавен, както и да посочи датата и регистрационния номер, който ще му бъде присвоен след подписване.
В уводната част на документа, в левия край, трябва да напишете кратък преамбюл. Събитията, довели до заповедта, са описани по-долу. Ако говорим за меморандум от ръководителя на структурно звено, препоръчително е да посочите неговия регистрационен номер и дата на изготвяне в скоби.
Обикновено една от точките е сформирането на комисия. Едновременно с това се назначава председател на комисията и се определят нейните членове. По правило включва юрист, счетоводител и лице, отговорно за вътрешната сигурност на предприятието.
Броят на членовете на комисията също се определя от ЗНА на предприятието. В зависимост от спецификата на дейността комисията може да включва представители на други професии, както и синдикат.
Не трябва да забравяме и времевата рамка, в която компанията трябва да инвестира. Една от точките в заповедта трябва да посочи конкретна дата, до която одитните материали трябва да бъдат предоставени на висшето ръководство.
Проверка следва да се извършва незабавно при получаване на информация за нарушение. Комисията следва да се придържа към едномесечен срок за изпълнение на набора от необходими мерки.
Ако компанията трябва да извърши вътрешна проверка на информацията, посочена в жалбата на клиента, тогава в допълнение към описаните точки ще бъде предоставянето на писмен отговор на писменото обжалване.
Управителят трябва да изпрати отговор не по-късно от един месец от датата на получаване на жалбата.
Образец на заповед за вътрешна проверка
На практика ще бъде анализирана ситуация, при която началник склад на предприятие е нарушил изискванията на длъжностната си характеристика. Подобно нарушение доведе до материални щети и управителят реши да извърши вътрешна проверка.
Като се вземат предвид горните изисквания, попълнената версия на заповедта за вътрешна проверка ще изглежда така:
Дружество с ограничена отговорност "Протон"
INN № 123456789, Ярославъл, ул. Южная23
Заповед № 24-к
07.06.2016 г. Ярославъл
„За извършване на вътрешен одит“
С цел обективна и изчерпателна проверка на фактите, изложени в докладната записка на ръководителя на логистичния отдел на Proton LLC, И.И. (вх. № 34 от 01.06.2016 г.) относно факта на нарушение на трудовата дисциплина от управителя на склада на „Протон“ ООД П.П.
ЗАПОВЯДВАМ:
- Създайте комисия за извършване на вътрешен одит в състав:
- Председател на комисията: Началник отдел "Сигурност" Сидоров С.С.
Членове на комисията:
- началник правен отдел Михайлов М.М.
- началник отдел "Човешки ресурси" А.А
— главен счетоводител Сергеев O.A.
- Резултатите от одита трябва да бъдат представени за разглеждане на директора на Proton LLC до 01.07.2016 г.
- Запазвам контрола върху тази поръчка.
Директор на Proton LLC Александров А.А.
След като се уверите, че документът е съставен правилно, той трябва да бъде предаден на всички членове на комисията, както и на ръководителя на предприятието, за подпис. Едва след издаването на визата му документът трябва да бъде регистриран в съответния дневник, след което копието му се предава на председателя на комисията, а оригиналът се съхранява в отдела за персонал.
В заключение, необходимо е допълнително да се съсредоточи вниманието на работодателя върху изискванията на вътрешните местни правни актове. Производствата за нарушения на трудовата дисциплина трябва да се извършват стриктно по начина, установен от съответните разпоредби, приети от стопанския субект. Ако в резултат на проверката служителят се обърне към съда, тогава отклонението от установените норми може да повлияе негативно на резултата от производството (не в полза на работодателя).
Вътрешната проверка в органите и поделенията на МВР е дейност, осъществявана в рамките на дисциплинарно производство от оправомощени длъжностни лица. Тя е насочена към своевременно, изчерпателно, пълно и обективно събиране и разглеждане на материали за факта на дисциплинарно нарушение или неизпълнение на функционалните задължения на служителите. Процедурата за извършване на вътрешни проверки в МВР е определена в Заповед на МВР № 161 от 2013 г. Нека разгледаме накратко нейното съдържание.
Общи положения
161 Заповедта на Министерството на вътрешните работи „За извършване на официални проверки“ се прилага за подразделения на централния апарат, териториални органи, образователни институции, научноизследователски, медицински и санитарни, санаторни и курортни организации, областни отдели за логистика, други отделения и организации, създадени за изпълнение на задачи и изпълнение на правомощията, възложени на Министерството на вътрешните работи на Руската федерация. Установеният в документа ред е задължителен за спазване от държавните служители, служителите на органите, поделенията и организациите, включени в системата на МВР.
Нормативно регулиране
Провеждането на официални проверки в Министерството на вътрешните работи се извършва в съответствие с федералните закони:
- "За полицията" (№ 3-FZ).
- „На служба в Министерството на вътрешните работи“ (№ 342-FZ).
Освен това тази дейност се регулира от Дисциплинарната харта на Министерството на вътрешните работи, одобрена на 14 октомври 2012 г. с президентски указ № 13775.
Общи правила
В случаите на разкриване от служители на Министерството на вътрешните работи на информация, представляваща държавна тайна, загуба на нейните носители и други нарушения на установения режим на секретност в подразделения, организации и органи на Министерството на вътрешните работи се провеждат вътрешни разследвания. по реда, предвиден с ПМС № 3-1 от 2004 г.
Инспекционните дейности се извършват с решение на министъра на вътрешните работи, заместник-министъра, ръководителя (ръководителя) на съответното звено (орган, организация), неговия заместник на регионално, областно, междурегионално ниво.
Решението за започване на проверка срещу служител на служба "Охрана" на СДВР се взема от министъра, началника на ДС, както и от началника на съответното териториално звено на МВР в гр. споразумение с ръководството на ДС.
Ограничения
По време на ЗМВР на служителите, които го осъществяват, се забранява да извършват действия, които са от компетентността на органите на предварителното разследване и дознание. Упълномощените служители нямат право да разкриват установена или станала известна информация, която косвено или пряко се отнася до служители, по отношение на които е започната процедурата.
Ако в действията на проверявания служител се открият признаци на престъпление или административно нарушение, тази информация трябва да бъде регистрирана и проверена по начина, предвиден от закона.
Правила за организиране на процедурата
Основата за извършване на вътрешен одит в Министерството на вътрешните работи е необходимостта да се установят обстоятелствата, причините и естеството на дисциплинарното нарушение, извършено от служителя, да се потвърди наличието / липсата на фактите, предвидени в член 29 от Федералния закон. No 3. Процедурата може да бъде открита и по желание на служителя.
Възлагането на упълномощен служител на МВР за извършване на вътрешна проверка съгласно Заповед № 161 се извършва чрез съставяне на резолюция на празно място на документа, в което се описват основанията за нейното провеждане. Допуска се съставянето на отделен акт или използването на специален формуляр, в който се посочват датата и регистрационният номер на документа, за който се отнася.
Срокове
В съответствие със Заповед 161 на Министерството на вътрешните работи „За извършване на вътрешни проверки“ решението трябва да бъде взето в рамките на две седмици от датата, на която съответният началник получи информацията, която служи като основание за започването му.
Периодът, определен за изпълнение на дейностите по проверка, не включва времето на неработоспособност на служителя, престоя му във ваканция (командировка) или отсъствието му от служба по други основателни причини. Посочените обстоятелства трябва да бъдат потвърдени с документи - удостоверение от отдел "Личен състав" на съответния орган, подразделение или организация на МВР.
Срокът за извършване на вътрешен одит не може да надвишава 1 месец от датата на съответното решение. Ако последният ден на дейностите е събота и неделя или празник, за ден на тяхното приключване ще се счита предходният работен ден.
Нюанси
В съответствие с разпоредбите на Заповедта на Министерството на вътрешните работи „За реда за извършване на официални проверки“, ако бъдат установени основанията, посочени в част 2 на член 52 от Федералния закон № 342, служителят, упълномощен да извършва проверка дейности трябва да представи на своя ръководител доклад за освобождаването си от участие в процедурата. Ако това изискване не е изпълнено, получените резултати ще се считат за невалидни. В такава ситуация съответните правомощия се възлагат на друг служител на МВР. Съгласно Заповед 161 се предоставят допълнителни 10 дни за извършване на вътрешна проверка.
Особени случаи
Както е установено от Заповедта на Министерството на вътрешните работи на Руската федерация „За извършване на официални проверки“, започването на процедура по отношение на служител в командировка се извършва по решение на ръководителя на звеното, органа , или организация, която го е изпратила.
При предприемане на мерки срещу няколко служители, извършили дисциплинарни нарушения, при невъзможност проверката да бъде извършена в предвидения от закона срок поради отпуск, временна неработоспособност, отсъствие от работното място по други уважителни причини на един или повече от за тях, събраните по отношение на тези лица материали могат да бъдат обособени в отделни производства. Съответното решение се взема от управителя, инициирал процедурата. Основание за приемането му е докладът на служителя, извършващ проверката.
Когато дисциплинарно нарушение е извършено от служители на няколко поделения/органи на МВР, заместник-министърът, ръководителят на отдел, организация, териториален орган на областно, областно, междуобластно ниво, включително отделът, извършил решение за започване на проверка:
- Във възможно най-кратък срок уведомява висшето ръководство за съответния факт, за да вземе решение за започване на вътрешен одит.
- Информира ръководителя на отдела, органа, организацията, в която служат служителите, за извършване на дисциплинарно нарушение.
Процедурата за извършване на вътрешен одит в МВР
Заповедта за назначаване на дейности по проверка трябва да съдържа следната информация:
- Основания за процедурата.
- Дата на назначаване.
- Състав на комисията.
Комисията трябва да включва най-малко 3 служители. Те трябва да имат необходимия опит и знания. Председателят на комисията се назначава измежду ръководителите на структурни поделения на МВР.
Издава се заповед на упълномощен служител за извършване на проверка, като се вземат предвид присвоените ранг и длъжност на служителя, по отношение на когото е започната.
Правомощия на участниците
Те са разгледани в гл. III Заповед на Министерството на вътрешните работи на Русия „За провеждане на официални проверки“. Оправомощен служител (председател, член на комисията) има право:
- Приканва служители, държавни служители, военнослужещи и други служители на МВР, които разполагат с информация относно подлежащите на установяване факти, да дадат писмени обяснения по тях.
- Отидете на местопроизшествието за установяване на всички обстоятелства от значение за проверката.
- Направете предложение за временно отстраняване на служителя от задължения за периода на инспекционните дейности. Изпраща се до ръководителя на органа (звеното), инициирал процедурата.
- Изисквайте документи и други материали, свързани с предмета на проверката, по установения начин, изпращайте искания до организации, институции, държавни агенции.
- Използвайте оперативни пълномощия, информация При извършване на вътрешни проверки в изследователски и образователни институции на Министерството на вътрешните работи, упълномощен служител може да използва и техните бази данни.
- Запознайте се със съдържанието на документите, които са важни за извършване на верификационни дейности. Ако е необходимо, служителите имат право да правят копия от тези документи за последващо включване в материалите за проверка.
- Поискайте одит или инвентаризация.
- Да поиска привличането на специалисти по въпроси, чието решаване изисква специални научни, технически или други знания, и да се консултира с тях като част от проверката.
- Използвайте технически средства за заснемане на факти за нарушение по предвидения от закона начин.
- Правете предложения до съответния началник (началник) за оказване на психологическа и социална помощ на служителя, по отношение на когото е започнала проверката.
- Поканете изследваните служители да дадат обяснения с помощта на психофизични методи на изследване.
- В случаите, предвидени в параграф 22 от Инструкцията за извършване на вътрешни проверки в Министерството на вътрешните работи, докладвайте на началника за необходимостта от отделяне на част от събраните материали в отделно производство.
Този списък не е затворен. При необходимост и съобразно конкретните обстоятелства по случая може да бъде допълнен.
Отговорности на упълномощените лица
Съгласно разпоредбите на Заповедта на Министерството на вътрешните работи „За реда за извършване на служебни проверки“ председателят, членовете на комисията и служителите, извършващи проверки, са длъжни:
- Зачитайте свободите и правата на служителя, по отношение на когото е започнала процедурата, както и на другите граждани, участващи в нея.
- Гарантирайте поверителността на информацията и безопасността на събраните материали и не разкривайте информация за резултатите от дейностите.
- Разяснява на служителите, по отношение на които е започнала проверка, както и на заявителите, техните права и осигурява условия за тяхното изпълнение.
- Своевременно докладва на съответния ръководител за получените молби, жалби, петиции и информира лицата, които са ги подали, за факта на разрешаването им. Резултатите от разглеждането на заявленията се съобщават срещу подпис лично или се изпращат с препоръчана поща по местоживеене на посочените лица.
- Документирайте часа и датата на извършване на нарушението, обстоятелствата, определящи характера и степента на отговорност на служителя.
- Съберете документи и други материали, характеризиращи професионалните и личните качества на служителя, по отношение на когото е започнала проверката.
- Разгледайте резултатите от извършените преди това инспекционни дейности, както и информация за фактите на дисциплинарни нарушения от страна на служителя.
- Да покани служителя, срещу когото е образувано производството, да даде писмени обяснения по съществото на въпросите. Ако 2 дни след предложението не е дадено обяснение или служителят откаже да го даде, се съставя протокол за този факт. Документът трябва да бъде подписан от най-малко трима служители, участващи в проверката.
- Незабавно докладвайте на ръководителя или председателя на комисията за факти на намеса в процедурата или оказване на натиск върху лица, участващи в нея.
- Разпитвайте военнослужещи от вътрешните поделения на МВР, държавни служители и други служители на МВР, които могат да разполагат с информация относно фактите, които трябва да бъдат установени в процеса на проверка.
- При необходимост предложете превантивни мерки, насочени към отстраняване на обстоятелствата, допринесли за извършване на престъплението.
- Ако се установи, че служители на органи, организации или подразделения на МВР са извършили нарушения по време на служебни проверки, в съответствие с параграф 30.12 161 от заповедта, докладвайте на съответния ръководител с доклад за необходимостта от започване на проверка спрямо тези лица или за установяване липсата/наличието на тяхната вина при извършените проверки.
- Изгответе писмено заключение и го предайте за одобрение съгласно установените правила. Служителят, по отношение на когото е извършена проверката, трябва да е запознат със съдържанието на този документ.
Регистрация на резултатите
Въз основа на събраните материали е съставено заключение от проверката. Структурата му включва уводна, описателна и диспозитивна част.
В първия блок посочете:
- Рангът, длъжността, фамилното име и инициалите на служителя, извършил проверката, или съставът на комисията (с посочване на звания, длъжности, фамилни имена и инициали).
- Информация за проверяваното лице. Тук те посочват длъжността, ранга, пълното име, датата, мястото на раждане, информация за образованието, трудовия стаж, броя на наказанията и наградите, липсата/наличието на непогасени дисциплинарни наказания.
Описателната част включва информация за:
- Основания за извършване на проверката.
- Обяснения на служителя, извършил нарушението.
- Факт на нарушение.
- Обстоятелства, последици от извършване на престъпление.
- Наличието / отсъствието на обстоятелствата, посочени в член 29 от Федерален закон № 3.
- Факти, установени по време на процеса на проверка.
- Утежняващи/смекчаващи обстоятелства.
- Други факти от значение за делото.
Диспозитивът на заключението трябва да съдържа предложение за налагане на дисциплинарни или други мерки за отговорност на служителя, заключения относно условията и причините за извършване на нарушение, наличието / отсъствието на обстоятелства, залегнали в член 29 от Федералния закон № 3, предложение за изпращане на материалите по делото до следствените органи на Следствения комитет на Руската федерация, препоръки за предоставяне на психологическа и социална помощ.
Вътрешната проверка е специален вид събитие, което трябва да възстанови реда и дисциплината в предприятието.
Какво е одит на услугата?
Вътрешният одит е разследване, по време на което се установява вината на служителя, както и обстоятелствата на инцидента. По правило се извършва в рамките на обществената услуга. Но разследвания могат да се извършват и в търговски дружества. В този случай е необходимо да се одобрят съответните местни актове. Обикновено проверката се извършва в големи организации.
ВАЖНО!Въпреки факта, че законът не определя процедурата за вътрешни разследвания в търговските структури, важно е събитието да се проведе правилно. Всички етапи на проверка са документирани. По време на разследването трябва да се намерят солидни доказателства за вината на служителя. При неспазване на основните правила работникът, срещу когото е образувано разследване, може да се обърне към инспекцията по труда.
Законодателна обосновка
Законът закрепва само понятието проверка, което се прилага спрямо държавните служители. Всички нюанси на разследването се съдържат във Федерален закон № 79 от 26 юни 2017 г. Що се отнася до проверките в органите на Министерството на вътрешните работи на Руската федерация, заповедта на Министерството на вътрешните работи от 26 март 2013 г. № 161 е от значение. Всички други характеристики и обстоятелства на проверката могат да бъдат намерени в определени членове от Кодекса на труда на Руската федерация.
В какви случаи се извършва одит?
Разследването трябва да бъде мотивирано от конкретна причина. Обикновено това са следните обстоятелства:
- Служителят е извършил нарушение, признаците на което са посочени в членове 192-193, 195 от Кодекса на труда на Руската федерация. Рационалността на провеждането на разследване в този случай се определя от тежестта на последиците от престъплението. Например, проверката е задължителна, ако има заплаха от уволнение на служител. Важи за отсъствие на служители, дребни и големи кражби и разкриване на тайни.
- Работникът носи финансова отговорност. Основанията за привличане, както и процедурата за събиране на средства са посочени в членове 232-233, 238-250 от Кодекса на труда на Руската федерация. Ако служител е подведен под отговорност въз основа на резултатите от инвентаризация, не е необходимо да се провежда допълнително разследване. Заменя се с проверка от съответната комисия.
- Служителят е извършил действие, което може да доведе до уволнение. Списъкът на такива действия е посочен в член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация. Например, това е неразумно решение на ръководител, което води до материални щети на компанията.
- Бяха нарушени правилата за съставяне на трудов договор, които са записани в член 84 от Кодекса на труда на Руската федерация. Например, това е несъвместимостта на задълженията на служител със съществуващите медицински противопоказания.
- Обстоятелства, при наличието на които е предвидено служебно разследване. Например, това е докато служител си върши работата.
ЗА ВАША ИНФОРМАЦИЯ! По правило вътрешната проверка се извършва при извършване на дисциплинарно нарушение от служител.
ВАЖНО!Ако разследването се извършва в търговско дружество, основанията за провеждането му трябва да бъдат посочени в съответните местни закони.
Основни задачи за разследване
Нека разгледаме основните задачи на провеждането на одит в една компания:
- Установяване на факта на извършване на виновно деяние, въз основа на което е наложено дисциплинарно наказание.
- Идентифициране на времето и обстоятелствата на инцидента, анализ на последствията, определяне на размера на съществуващите щети.
- Издирване на служител, извършил дисциплинарно нарушение.
- Определяне на вината на дадено лице.
- Анализ на мотивите за извършване на престъпление, допълнителни обстоятелства.
ЗА ВАША ИНФОРМАЦИЯ!На ръководителя на компанията се препоръчва да одобри препоръки за извършване на превантивни мерки, необходими за отстраняване на причините, довели до дисциплинарното нарушение.
Процедурата за извършване на вътрешен одит
По правило първо се получава информация за незаконно действие. След това мениджърът одобрява решението за започване на вътрешен одит. Препоръчва се това да се извърши в рамките на 3 дни след откриване на нарушението. Проверката трябва да приключи не по-късно от 20 дни от началната дата. Разследването се извършва или от специално назначен служител, или от комисия. Извършва се въз основа на заповед или друг административен документ, в който е необходимо да се посочи редица данни:
- Причината за разследването.
- Участници, включени в комисията, както и нейният председател.
- Правомощия на комисията.
- Срокове за проверка.
- Срокове за изпращане на документи за резултатите от разследването на управителя.
По правило членовете на комисията са служители на отдела за човешки ресурси, представители на отделите по сигурността и финансите. За работата на комисията отговаря председателят.
Не бива да въвличате виновното лице, негови близки или подчинени за участие в комисията. Това може да доведе до пристрастни резултати от разследването.
ВНИМАНИЕ! Заповедта за образуване на вътрешна проверка трябва да бъде подписана от всички членове на комисията, както и от лицето, чиято вина се установява.
Права и задължения на членовете на комисията
Членовете на комисията имат следните права:
- Извикване на служители при вас и получаване на писмени обяснения от тях.
- Вижте документи, които са от значение за случая.
- Изискване на необходимите документи.
- Получаване на съвет от специалист.
Членовете на комисията имат и отговорности:
- Предприемане на мерки за изясняване на всички обстоятелства по случая.
- Разглеждане на изявления, свързани с инцидента.
- Осигуряване на конфиденциалност.
- Изготвяне на протокол за резултатите от разследването.
- Документиране на всички етапи на проверката.
Всички права и задължения на участниците се определят от необходимостта от бързо и качествено извършване на проверка.
Права на предполагаемо виновното лице
Лицето, срещу което се провежда служебно разследване, има и редица права:
- Писмена декларация за вашата гледна точка относно нарушението.
- Изискването за включване на документи, потвърждаващи длъжността на служителя, в материалите по делото.
- Подаване на заявление за изключване на определен участник от комисията с обосновка на това искане.
- Запознаване със събраните материали по делото.
Служителят има право да защитава позицията си и да представя аргументи в своя полза.
ВАЖНО! Виновният може да откаже да даде писмени обяснения. В този случай се съставя протокол, в който се посочва отказът на служителя да даде обяснения.
Последната част от вътрешния одит
В края на проверката се изисква да се изготви протокол с резултатите от проверката. По-специално документът съдържа следната информация:
- Членове на комисията и нейния председател.
- Информация за противоправното деяние.
- Информация за предполагаемо виновното лице.
- Причини за случилото се.
- Информация за степента на отговорност на служителя за инцидента.
Към това заключение са приложени редица документи. Това може да бъде заповед за провеждане на разследване, характеристика на служител, обяснения относно случилото се или други документи.
В организацията е получена информация, че един от служителите е извършил нарушение. Разпоредена е вътрешна проверка, като ръководството издава заповед за това. Използвайте примерна заповед за вътрешно разследване.
Прочетете нашата статия:
Полезен пример: заповед за извършване на вътрешна проверка
Заповед за извършване на вътрешен одит е документ, който започва вътрешно разследване в частна компания или държавна организация. Ръководството на дружеството издава такава заповед, ако се получи информация за:
- установени при инвентаризацията липси;
- загуба на собственост на компанията или лична собственост на служител;
- разкриване от служител на поверителна информация;
- различни дисциплинарни нарушения;
- инциденти от различен вид.
Компанията трябва да разбере какво се е случило и да установи обстоятелствата. Процедурата за такава проверка е разписана в специален местен закон - наредбата за вътрешния одит. В него се разписва редът за провеждане на разследване, правомощията на участниците и др. Посочва се също, че директорът или друго лице подписва заповедта за провеждане на служебно разследване. Производството започва с публикуването на този документ.
Законът няма специални изисквания за формата на документа. Заповедта за вътрешна проверка се съставя в свободна форма. В уводната част посочете:
- пълно име на фирмата,
- реквизити,
- дата и място на съставяне,
- Номер на документ.
Основната част от заповедта за списъци за вътрешна проверка:
- Причината за производството. Например „поради служебни нужди“.
- Същността на процедурата. Например „провеждане на вътрешно разследване за нарушение на трудовата дисциплина от служител (Име и длъжност)».
- Съставът на комисията, която ще се занимава с производството. Тук пишат, че се назначава специална комисия, която да направи разследване. Те също така посочват кои от служителите на компанията ще бъдат включени в нейния състав. Например „ръководител на такъв и такъв отдел (ПЪЛНО ИМЕ), служител в отдел Човешки ресурси (ПЪЛНО ИМЕ)».
- Как ще бъдат записани резултатите от одита? В края на разследването комисията трябва да издаде специален акт, отразяващ резултатите.
- Период на проверка. Директорът на дружеството определя срока, в който трябва да се извърши проверката и назначава дата, на която комисията ще подпише протокол за резултатите от проверката.
- Кой контролира изпълнението на заповедта за извършване на вътрешен одит. Например документът може да съдържа формулировката „Поверявам контрола върху изпълнението на поръчката на служителя (Име и длъжност)».
Също така в заповедта при необходимост се отбелязва какви мерки да се предприемат при конкретни резултати. Например, ако документи липсват, но не могат да бъдат намерени, полагайте усилия да ги възстановите.
Последната част на документа трябва да съдържа подписа на директора на дружеството, от чието име се изготвя заповедта. Посочените в заповедта членове на комисията също трябва да се подпишат. В документа трябва да се отбележи, че са прочели съдържанието.
Изтеглете документи по темата:
Кога е необходим вътрешен одит?
Проверка е необходима, когато някой от служителите извърши дисциплинарно или друго нарушение. Процедурата се провежда в съответствие с разпоредбите на трудовото законодателство (). Назначена със заповед комисия ще разследва обстоятелствата по нарушението. Задачата на комисията е да установи подробностите около случилото се. Въз основа на резултатите от одита действията на служителя ще бъдат класифицирани като:
- дисциплинарно нарушение
- нарушение,
- престъпност.
По тази квалификация ще бъдат взети мерки спрямо нарушителя. Но независимо от характера на нарушението, провеждането на служебна проверка се подчинява на общата схема за установяване на дисциплинарни нарушения. Фирмата се нуждае от местен акт за реда за извършване на такива проверки. Той се публикува предварително и документът отразява спецификата на процедурата. Провеждането на вътрешен одит се състои от няколко етапа:
- Когато компанията получи информация за инцидента, нарушението се записва.
- Въз основа на фактите се взема решение за проверка.
- Служителят е помолен да обясни какво се е случило. Същевременно се издава заповед за извършване на вътрешна проверка.
- Комисията извършва проверка.
- Резултатите се документират в специален акт. Ако проверката не потвърди нарушение, това също се отбелязва в протокола.
- Решете какви мерки трябва да се предприемат срещу нарушителя. Например, порицание, търсене на обезщетение или уволнение по клеветнически причини.
По време на проверката трябва да спазвате установените правила за нейното провеждане. По-специално, издайте заповед своевременно.
Прикачени файлове
- Заповед за извършване на вътрешна проверка.doc
