Писмо за гаранция за качество на продукта. Как се пише гаранционно писмо

Смята се, че гаранционното писмо се изготвя само от клиента (купувача) и съдържа гаранции за погасяване на дълга. Но на практика и този документ се съставя от изпълнителя (доставчика), като съдържа например искане клиентът да извърши авансово плащане и др.

Въпреки това, независимо от това кой изготвя гаранционното писмо, трябва стриктно да се спазват изискванията за неговото изготвяне и тогава документът може да играе важна роля в бизнес отношенията.

Гаранционно писмо за плащане - какво е това?

Този тип писма се отнасят за бизнес документи. По правило той изразява съобщения от едната страна по сделката или споразумение към другата страна за извършване на плащане в полза на получателя на писмото (т.е. адресата) при определени условия. По-специално обещанието може да бъде:

погасяване на натрупан дълг преди определена дата;
искане за разсрочено плащане, ако договорът предвижда предплащане и по отношение на клиента работата вече е завършена или стоките са доставени;
гаранция за плащане за бъдеща доставка на продукти преди определена дата, ако договорът предвижда авансово плащане или кратки срокове за погасяване на задължението за тази доставка;
искане за авансово плащане от страна на клиента и същевременно гаранция за изпълнение на задължението спрямо него преди определения в договора срок и много други.

Въпреки факта, че гаранционното писмо се счита за документ, не всички адвокати са съгласни, че този документ има правна сила. Всъщност това писмо е потвърждение на задължението, което вече е определено в договора и което една от страните по сделката е готова да изпълни, но иска промяна на определени договорни условия. А адресатът на гаранционното писмо има право да приеме тази оферта или да я откаже.

Има ли законова сила?

Заслужава да се отбележи веднага: законодателството не регулира нито процедурата за писане на гаранционно писмо, нито неговото съдържание, нито правилата за прилагане, тъй като такъв документ няма правно естество. Ето защо много често авторите на тези писма лесно дават обещания, без да се замислят до какво може да доведе нарушаването на тези гаранции. И не става въпрос само за загубата на доверие и разрушаването на партньорства, но и за ролята, която това писмо играе в съдебните решения, по-специално:

Доставчикът, когато изготвя гаранционно писмо, му дава формата на официална оферта (т.е. оферта за потенциална доставка при определени условия), която съдържа условията, установени от гражданското право, присъщи на договора. И ако само потребителят е отговорил на тази оферта със съгласие, излагайки го писмено, тогава и двата документа трябва да се считат за доказателство за приемането на договорни задължения от двете страни. В резултат на това писмата получават правна сила. И в случай на неизпълнение, и двата документа ще бъдат включени в съдебното решение като потвърждение за съществуването на официално споразумение. Тези. ако потребителят е извършил авансово плащане въз основа на такова писмо и изпълнителят не е изпълнил задълженията си, това писмо ще се превърне в защита на потребителя в съда. Но основното в тази ситуация е съдържанието на гаранционното писмо, което трябва да съдържа всички съществени условия, които са присъщи на договора;
кредиторът има право да съди длъжника в тригодишен срок. Този срок се нарича давност. То обаче може да бъде прекъснато, ако в рамките на тези 3 години кредиторът получи от длъжника писмено потвърждение за дълга си, включително под формата на гаранционно писмо. От момента на получаване на посочения документ започва обратното броене на новия давностен срок. Това се доказва от Резолюция на Пленума на въоръжените сили на Руската федерация от 12 ноември 2001 г.
ако договорът предвижда възможност например за отлагане на сроковете за изпълнение на задълженията на клиента (купувача) чрез изпращане на гаранционни писма, тогава такова писмо, при условие че е с дата след сключването на самия договор, може да промени взаимоотношения между изпълнител и клиент. В противен случай, ако такава разпоредба не е одобрена в договора, ще продължат да се прилагат само онези условия, които са директно посочени в него. И тогава клиентът може да пише гаранционни писма колкото иска, но ще трябва да изпълни договорните задължения точно навреме, освен ако, разбира се, изпълнителят не даде зелена светлина за удължаване на срока за плащане и т.н.

Като цяло обаче се смята, че гаранционните писма все още нямат правна сила и представляват само уведомление на едната страна за нейните намерения и обещания по отношение на другата страна по сделката.

В какви случаи се издава?

Ако гаранционното писмо няма правна сила, тогава защо да го пишете? На първо място, това писмо е елемент от бизнес отношения. И ако една компания цени своята репутация и не се стреми да разруши отношенията с партньор по сделката, гаранционното писмо се счита за необходимо условие за продължаване на сътрудничеството. В допълнение, гаранционно писмо за плащане служи, по-специално:

като потвърждение на желанието за досъдебно разрешаване на възникналите проблеми;
като оферта, изготвена още преди сключването на самия договор и съдържаща предложение за сключване на сделка, включително извършване на авансово плащане за извършване на работа, услуги или за доставка на стоки;
като уведомление за продължаване на договорните отношения, но с въвеждането на някои промени в тези отношения на този етап поради тежкото финансово състояние и др. Освен това тези промени имат временен характер и се отнасят само за операциите и периодите, посочени в писмото и т.н.

Правила за проектиране

Въпреки факта, че това писмо няма строг, нормативно одобрен формуляр, има редица изисквания за неговото изготвяне, които трябва да се спазват:

писмото е написано на бизнес език, без дълги фрази с неразбираемо съдържание;
целият текст трябва да бъде ясно формулиран и да съдържа препратки към клаузи от договора, които трябва да бъдат променени в момента, или към други документи;
документът се съставя само на бланката на компанията (ако писмото е съставено);
писмото трябва да бъде подпечатано и подписано от ръководителя и главния счетоводител на компанията (ако писмото е написано от предприемач, ако той няма печат, препоръчително е подписът му да бъде нотариално заверен);
Не се допускат правописни и стилистични грешки;
писмото трябва да съдържа обещание или гаранция, която се отнася до интересите на адресата.

В допълнение към тези общи правила има редица изисквания, които се прилагат директно към структурата на самото писмо:

Името на адресата се посочва в горния десен ъгъл на писмото. Обикновено се посочва името на дружеството, правната му форма, длъжността на неговия директор и неговото име: „ООД „Фирма“, директор Ю.В. Към това можете да добавите и адреса на фирмата и нейния TIN. Ако писмото е адресирано до предприемач, то е написано на „Индивидуален предприемач Алексеев С.К.”;
в горния ляв ъгъл на писмото са посочени пълните данни на подателя на писмото, както и серийният номер на документа, който му е присвоен при регистриране на изходящата документация, и датата на изготвянето му. Ако писмото е написано от обикновено физическо лице, тогава той не поставя сериен номер, а датата на изпълнение е посочена в самия край на документа и до подписа;
допълнително посочва заглавието на документа „Гаранционно писмо“, което е изписано в средата;
след това следва съдържанието на писмото, което може да започне с думите „Ние гарантираме плащане“, „Молим ви да направите авансово плащане“, „Молим ви да извършите доставка“ и т.н. Заслужава да се отбележи, че съдържанието на писмото трябва да съдържа препратки към клаузите на договора или към други документи, които се отнасят до издадената гаранция. Например „Молим ви да доставите стоките в съответствие със заявление № 1604 от 15 април 2016 г. Гарантираме, че плащането ще бъде извършено до 20.05.2016 г.“;
След текста на писмото се поставя подписът на ръководителя на дружеството (или предприемача) и неговия главен счетоводител, както и печатът на дружеството. Освен това отпечатъкът от печата трябва да може да се чете.

Изготвя се писмо в количество, което съответства на броя на участниците в сделката. Но обикновено в 2 екземпляра. Документът се изпраща:

или по пощата с уведомление и опис;
чрез куриер с бележка за приемане на документа от адресата;
или по имейл, като документът е подписан с обикновен електронен подпис и има правна сила. Трябва само да изпратите сканиран документ със син печат.

Гаранционно писмо не трябва да се изпраща по факс, освен ако не е дублирано по един от горните методи. Тогава това ще даде увереност, че писмото е достигнало до адресата.

заключения

Гаранционното писмо за плащане е задължителна част от бизнес отношенията, въпреки факта, че този документ няма правна сила. Въпреки това, в някои случаи присъствието му все още играе сериозна правна роля. Например, той ви позволява да удължите давността за дълг, действа като доказателство за договорни отношения, използва се като досъдебно разрешаване на въпроса и т.н. Просто трябва да сте много внимателни, когато го компилирате.

Гаранционно писмо за плащане (образец) защо е необходим документът, как да го съставите правилно, образци за писане на гаранционно писмо за плащане на дълг и изпълнение на работа

Какво е гаранционно писмо, как да го напишете правилно, образци за писане на гаранционно писмо. Гаранционното писмо е документ, който потвърждава намеренията на едната страна да извърши определени действия в полза на другата страна или, като пример, намерението да се придържа към някакви условия по отношение на другата страна. Компетентно написано гаранционно писмо е ключът към вашата увереност в неговото изпълнение.

(щракнете за отваряне)

Гаранционно писмо - какво е това?

Гаранционно писмо за плащане (образец)- това е преди всичко документ, съдържащ гаранция за изпълнение на задълженията, поети от едната страна по отношение на другата. Такива задължения могат да бъдат предоставяне на всякакви услуги, извършване на различни видове работа, плащане на дълг и т.н.

Най-често срещаният тип гаранционно писмо е гаранционно писмо за плащане на дълг.

Правилно съставеният документ е гаранция за неговото изпълнение

За да бъде изготвено правилно и коректно гаранционното писмо, трябва да се придържате към следните препоръки:

Подходящ стил на писане - когато пишете писмо, трябва да се придържате към делови стил, тъй като гаранционното писмо е преди всичко документ.
Целесъобразност и краткост – не бива да пишете твърде много, достатъчно е да посочите накратко и стегнато каквото е необходимо.
Специфичност - изключете думите, които носят несигурност; струва си да формулирате ясно изреченията, като използвате думи като, например, ние гарантираме, ние се ангажираме.
Сигурност и яснота – текстът на гаранционното писмо трябва да е ясен и прост.
Правописни и пунктуационни грешки в писмото са недопустими.

Гаранционните писма от името на юридическо лице винаги трябва да съдържат необходимите данни и подпис на управителя.

Задължителни данни за юридическо лице:

Име на организацията и нейните данни
Необходими данни за контакт
Същността на призива в писмото
дата на подписване
Печат на организацията, както и подпис на отговорното лице

Подробности за физически лица:

Паспортни данни и адрес на пребиваване
Същността на призива в писмото
Подпис

Подготовка на документи

Тъй като законът не предвижда ясно формуляр за писане на гаранционно писмо за плащане на дълг, потвърждение за завършване на услуги и работа, за заетост и други видове това писмо, писането му е доста просто.

Когато пишете гаранционно писмо, струва си да се има предвид само, че ако писмото е съставено от името на, то трябва да бъде съставено на бланка на юридическо лице и да съдържа необходимите подробности. От физическо лице може да се напише гаранционно писмо във всякаква писмена форма.

Образци за писане на гаранционни документи

Гаранционно писмо за плащане на дълг (документът трябва да бъде изготвен на бланката на организацията, да бъде подписан от главния счетоводител, както и от управителя, и трябва да бъде подпечатан с фирмен печат).

Финансовите отношения между физически или юридически лица са подкрепени със съответните документи.

Основното нещо е договорът, в който са посочени правата и задълженията на страните. Ако някой от тях не може да изпълни финансови задължения, се изписва гаранционно писмо за плащане на дълга.

Функции на документа

Този документ е необходим за досъдебното уреждане на финансови спорове. Основата за формирането му са определени членове от Гражданския кодекс на Руската федерация - 619, 715, 723 и 480. Изборът зависи от конкретния случай и вида на паричните задължения. Това обаче практически няма ефект върху формата и частично засяга съдържанието. В последния случай е препоръчително да предоставите връзка към законодателния документ, за да увеличите шансовете за положителен отговор от другата страна.

Гаранционното писмо изпълнява следните функции:

уведомява кредитора или доставчика на услуги (стоки) за временни финансови затруднения;
служи като основа за преразглеждане на графика за погасяване на дълга;
включени в пакета документи за досъдебно разрешаване на спорове;
засилва намерението на една от страните по договора да изплати дължимите сметки

Гаранционно писмо може да бъде съставено от името на физическо лице или организация. Няма значение дали такава възможност е предвидена в договора или не. Определящият фактор е свободата на изразяване на длъжника.

По време на преговорите съдържанието на документа може да се промени, ако първоначалните условия не отговарят на кредитора.

Предишните версии не губят правна сила и могат да се използват като доказателство по време на процеса.

Трябва ли или не?

Този документ може да изразява намеренията на една от страните по договора, независимо от вида на стоково-паричните отношения. Гаранционно писмо се съставя в два случая. Първото е, че кредитополучателят все още не е закъснял с плащанията, но финансовото състояние няма да му позволи да изпълнява задълженията си в бъдеще. Вторият случай е, когато задължението вече е генерирано и погасителният му график се различава от посочения в договора.

Следните фактори са в основата на написването на гаранционно писмо:

всички видове заеми: потребителски, целеви, парични;
забавено плащане за стоки или услуги.

Датата на съставяне на документа не трябва да бъде по-рано от подписването на споразумението между страните. Писмото трябва да съдържа препратки към клаузите на договора. Освен това не можете да представите нов погасителен план, ако размерът на дълга или методите за изчисляването му са спорни. За решаването на този проблем е предвиден друг вид писма - искови писма. Те се различават по съдържание и правна сила.

Съгласно действащото законодателство няма строги правила за попълване на гаранционно писмо. Но освен тях има негласни препоръки относно документооборота. Ако съставите документ в съответствие с тези правила, няма да има неяснота във формулировката и няма да има неясноти при четене на съдържанието.

Необходимо е да се обоснове причината за забавянето на плащането и в резултат на това образуването на дълг. Ако това са обстоятелства на трети лица, се прилагат оправдателни документи.
Опишете точно предложения график за погасяване на дълга, като вземете предвид разликата с първоначалния план, посочен в договора.
Посочете клаузите на договора, които са нарушени в резултат на забава.
Препоръчително е да се използват препратки към нормативни документи, ако съдържанието на споразумението попада в техния обхват.
Излагането на мисли е кратко, с използване на бизнес термини и формулировки. Жаргон и подобни фрази не са разрешени.

Образец на гаранционно писмо за плащане на дълг

За подробности е необходимо да се запознаете с примерния документ. Съдържанието му ще варира за всеки отделен случай. В рамките на едно споразумение могат да бъдат съставени няколко гаранционни писма за плащане на дълга, с разлики във формулировката в зависимост от обстоятелствата и факторите.

Типичната проба трябва да съдържа следните раздели:

Дестинация. Посочва пълното име на кредитора и неговия адрес. За организацията е необходимо да посочите мениджъра, до когото се изпраща писмото - пълно име и длъжност.
Съставен от Това може да бъде само физическо или юридическо лице, с което е сключено споразумението. Трети лица нямат право да съставят такива документи.
Главно съдържание. Тук трябва да се посочи, че кредитополучателят се задължава да изплати натрупания дълг в рамките на настоящото споразумение. Посочена е точната сума. Освен това можете да планирате точен график на плащане.
Наказания. Този елемент не е задължителен, но препоръчителен. В него се посочва размерът на начислената неустойка към общата сума, ако заявителят не изпълни задълженията си.
Подпис на отговорното лице, трите му имена и дата на кандидатстване.

След проверка на съдържанието документът се изпраща на заемодателя. Важно е с него да се запознае отговорен ръководител или служител със съответното ниво на власт. Най-често това е главният счетоводител на организацията.

Как да напиша текста правилно

Често проблемът при отказ на гаранционно писмо е неправилна или двусмислена формулировка. Затова те често прибягват до услугите на професионални адвокати или наети счетоводители, за да го съставят. Това е от значение, ако условията на споразумението за плащане са нарушени за първи път. За постоянни партньори писмото е само с гаранционен характер - допустимо е кратко съдържание.

За да се състави заявление, текстът трябва да съдържа един от следните изрази и фрази:

Ние гарантираме пълно и навременно плащане. Използва се за потвърждаване на задълженията и датата (графика) на погасяване на дълга.
Поради неблагоприятната икономическа конюнктура (обстоятелства). Уточняват се причините за отсрочване на плащанията.
Поради специални обстоятелства. Указва непреодолима сила. В този случай подробностите не трябва да се дешифрират. Но всичко зависи от степента на доверие между партньорите.

Обстоятелствата на забавянето трябва да бъдат обяснени възможно най-просто, но в същото време подробно. Заемодателят не трябва да има съмнения относно спазването на предварително приетите споразумения. Ако към заявлението са приложени допълнителни документи, трябва да ги посочите в съдържанието. Това може да са извлечения от сметките на компанията, информация за настъпването на форсмажорни обстоятелства.

Писмо с график за плащане

Ако размерът на дълга е голям или условията на споразумението предполагат плащане на няколко етапа, се изготвя график за плащане. Той е приложен към гаранционното писмо и е в основата на намеренията на кредитополучателя да погаси дълга. Когато създавате приложение с график за плащане, трябва внимателно да анализирате възможността за депозиране на необходимите суми на посочените дати.

Следните фактори трябва да се вземат предвид при съставяне на график:

Графиката е отделно приложение. В основния текст на документа трябва да има връзка към него.
Посочва се датата на генериране и изпращане на плащането. Може да се различава от момента на постъпване на средства в разплащателната сметка на кредитора. Разликата е от 3 часа до няколко дни.
Вземете предвид задължителното погасяване. Необходимото количество трябва да се подготви предварително, за да не се образува ново забавяне.
Целта на плащането включва номера на договора и израза „Чрез гаранционно писмо“. Плащането на неустойките може да се извърши отделно или да се вземе предвид в общата сума. Това също трябва да бъде посочено в целта на плащането.

Освен това можете да въведете банковите данни на сметката, от която ще бъдат получени средства. Важно е заемодателят да види плащане навреме, чийто час на получаване съответства на полученото преди това гаранционно писмо и график.

Правна сила на документа

Този тип документи нямат конкретна правна сила. Действащият Граждански кодекс не съдържа членове, описващи гаранционното писмо, изискванията за неговото изготвяне и подробни препоръки и действия. Но това не означава, че приложението е безполезно - ако е съставено правилно, то може да стане основа за отлагане на плащането.

Гаранционното писмо за плащане на дълг има следните предимства:

Потвърждава признаването на размера на дълга. С това изпращачът не се отказва от поетите в договора задължения, а само иска да ги промени за разрешаване на временни финансови затруднения.
Може да попречи на започването на производство за събиране на дългове. Практиката на досъдебното уреждане в съответствие със законите показва, че този метод за разрешаване на конфликтни ситуации е от полза за всички страни.
За кредитора гаранционното писмо може да се превърне в едно от доказателствата за неизпълнение на условията, ако делото стигне до съд.

Действителното действие на документа започва не от момента на предоставянето му от другата страна, а от официалното съгласие с условията на отсрочката. За да направите това, се препоръчва да направите корекции в предварително подписано споразумение или да направите приложение към него. В този случай оригиналът остава при кредитора, а копие с разписка остава при длъжника. Подобна мярка е необходима за една и съща информация в пакета документи и за двете страни.

Трансфер и възможни причини за неуспех

Поради това няма ясна процедура за прехвърляне на приложение на другата страна. Обикновено гаранционните писма се дават на администратора или упълномощен представител на организацията. Но това може да доведе до липса на информация от мениджъра за получаване на документа.

Въз основа на опита в предаването на подобни изявления се препоръчва да се извършат следните действия:

документът се предава на управителя или главния счетоводител;
трябва да направите копие на гаранционното писмо, което включва датата на получаване от кредитора, мокър печат, пълното име и подпис на лицето, което го приема;
ако прехвърлянето се извършва чрез секретар, управителят (главният счетоводител) се информира в телефонен разговор или по електронна поща;
Препоръчително е да копирате писмото по факс и електронна поща.

Потвърждение за получаване и съгласие с условията на заявлението - решението на кредитора върху документа. В редки случаи се генерира писмо с отговор.

Отказът за такива заявления може да бъде само несъгласие с размера на дълга или неговия погасителен план. Но това трябва да се обсъди предварително, за да се избегне ненужна бумащина. По време на преговорите се постигат общи договорености, които след това се записват в гаранционно писмо.

Гаранционното писмо е неофициален документ, в който една от страните се задължава да спазва определени условия или да извършва определени действия. Това може да се отнася до плащане, извършване на определени работи, продукти или предоставяне на услуги. Струва си да се отбележи, че изготвянето на това писмо може значително да ускори разрешаването на възникналите проблеми и е вид гаранция между организациите, че страните ще изпълнят определени договорени условия.

Гаранционното писмо е предназначено за адресата, с чиито интереси са свързани действията на изпращача. Документ се съставя, ако една от страните не е сигурна в спазването на условията на споразумението и такова писмо може да бъде адресирано както до юридическо, така и до физическо лице.

Пример.Компанията Vesta забрави да извърши плащане за интернет услуги; в резултат на това доставчикът изключи организацията от тези услуги поради неплащане. Компанията предостави гаранционно писмо, че се задължава да погаси задължението в рамките на 3 банкови дни, на базата на което доставчикът се съгласи на среща и отново предостави интернет без заплащане към този момент.

Този вид документ се съставя в съответствие с определени правила и не може да бъде написан в свободна форма.

Гаранционно писмо до задължителентрябва да съдържа следната информация, написана в определената последователност:

Номер на изходния документ;
Дата на изготвяне;
Адресат (пълно име на ръководителя на организацията или пълно име на физическо лице);
По желание посочете заглавието „Гаранционно писмо“ или неговия предмет;
Текст на писмото;
Банкови данни на страната, изпращаща документа;
Ако преди това е сключено споразумение, в което са посочени всички действия, свързани с предмета на гаранционното писмо, подателят може да предостави връзка към този документ;
По преценка на автора на писмото могат да бъдат посочени санкции, които ще последват в случай на неспазване на условията на договора (санкции, плащане на неустойки, глоби);
Подпис на лицето, съставило документа и препис от него.

Препоръчително е (но не е необходимо) да се състави документ за или организация, може и да бъде заверен с печат. Обикновено всички задължения на страните са посочени в договора, но гаранционното писмо в някои случаи може да се превърне в допълнителна застраховка, осигурена от изготвящата страна.

Например, ако организацията току-що е започнала своята дейност и ръководството все още не е успяло да изготви договор за наем на помещенията, без които повечето дейности са невъзможни, няма да е възможно да се състави официално правно споразумение между страните . В този случай гаранционното писмо ще стане както потвърждение на сделката, така и гаранция за плащане (при условие, че документът е заверен от нотариус).

Пример за изготвяне на гаранционно писмо

Струва си да се отбележи, че е по-добре информацията в документа да е конкретна; в този случай този документ ще бъде от по-голямо значение и стойност. В този случай е по-вероятно организацията, на която пишете този документ, да се срещне с вас.

Реф. No 190913-1

На директора

ООО "Запад"

Д.Б. Егоров

Гаранция

IP Yurovsky, 1115861111121, като получател на пластмасови панели въз основа на договор за покупко-продажба № 14/2015 от 30 септември 2015 г., сключен с West LLC, това писмо гарантира пълно плащане на продуктите в деня на получаване.

Индивидуален предприемач Юровски Сергей Викторович

Нюанси при изготвянето

Гаранционното писмо има свои собствени характеристики, които трябва да се вземат предвид при изготвянето. В такъв документ е по-добре да не се използват дълги и неясни формулировки, които могат да се тълкуват по два начина: при определени обстоятелства това може да не работи в полза на компилатора. В писмо можете и трябва да използвате думата „гаранция“ и нейните производни: „компанията гарантира“, „ние гарантираме“.

Правописните и стилистичните грешки са неприемливи в писмото: в някои случаи това може да стане причина за анулиране на такъв документ. Това се случва изключително рядко и изглежда по-скоро като последната възможност да се хване поне някакво нарушение, в случай че една от страните се опитва с всички сили да отмени задълженията. Но сериозните нарушения на дизайна наистина са основателна причина писмото да стане невалидно (липса на подписи, подробности или неправилна дата).

Що се отнася конкретно до юридическата сила, гаранционното писмо няма такава, докато не бъде заверено от нотариус.В този случай обаче статусът на документа вече ще се промени: при официално приемане (писмено съгласие на получателя) той ще придобие силата на договор. Ето защо е препоръчително към гаранционното писмо да приложите копия на документи, които също трябва да бъдат заверени. Това могат да бъдат копия на договори, данни на страните, удостоверения за регистрация и друга документация, чието наличие считат за необходимо от страните.