Pracovná náplň je dokument, ktorý stanovuje úlohy vykonávané zamestnancom, vymedzuje jeho pracovné povinnosti a limity jeho práce
Hoci vypracovanie popisov práce pre každú profesiu alebo pozíciu v Ruskej federácii nie je regulované pracovnou legislatívou, prevažná väčšina zamestnávateľských organizácií (štátnych aj súkromných) musí mať tento dokument.
Popis práce asistenta manažéra obsahuje čo najviac informácií
Účelnosť vypracovania pracovnej náplne sa vysvetľuje tým, že v prípade súdneho konania bude bez neho ťažké preukázať neplnenie povinností zamestnanca (a ich taxatívny zoznam je uvedený v pokyne), pretože pracovná zmluva so zamestnancom v súlade s časťou 2 článku 57 Zákonníka práce Ruskej federácie obsahuje iba pozíciu a jeho všeobecnú pracovnú funkciu.
Popis práce umožňuje zamestnávateľovi:
- Zdôvodnite odmietnutie uchádzača o pozíciu z dôvodu nesplnenia požiadaviek v ňom stanovených
- Jasne vymedziť zodpovednosti medzi jednotlivými zamestnancami
- Vyhodnoťte výkon počas testovacieho obdobia aj po ňom
- Zdôvodnite nedostatočnosť zamestnanca pre pozíciu, ktorú zastáva (berúc do úvahy výsledky certifikácie).
Prítomnosť pracovnej náplne je užitočná aj pre samotného zamestnanca, pretože určuje hranice jeho povinností a zodpovednosti a nikto by nemal vykonávať funkcie, ktoré mu neupravuje pracovná zmluva alebo pracovné povinnosti.
Sekcie vývoja a pokynov
Pri zostavovaní pokynov zvyčajne používajú ustanovenia GOST R 6.30-2003 a kvalifikačnú príručku pre pozície manažérov, špecialistov a iných zamestnancov (schválené ruským ministerstvom práce v roku 1998). Inštrukciu vo forme návrhu schvaľujú vývojári, dohodnú sa so zástupcom pracovníkov (ak existuje) a schvaľuje manažér.
Pokyn nadobúda účinnosť od určitého dátumu a zamestnanec s ním musí byť oboznámený pri podpise. Odporúča sa dať zamestnancovi kópiu tohto dokumentu (aj proti podpisu). Podľa zavedenej praxe pokyny obsahujú štandardné podsekcie:
- Všeobecné ustanovenia
- Pracovná náplň
- Zodpovednosť
Je dôležité mať na pamäti, že pokyny nie sú zostavené pre žiadneho zamestnanca, ale pre konkrétnu pozíciu/profesiu. Preto s prihliadnutím na špecifiká konkrétnej pozície pokyny stanovujú rozsah povinností, ktoré bude zamestnanec na tejto konkrétnej pozícii vykonávať.
Vlastnosti popisu práce asistenta manažéra
Zástupca manažéra - zodpovedná pozícia
Asistent manažéra je špeciálna pozícia. Pracovnou funkciou asistenta manažéra je organizovať prácu svojho manažéra po technickej aj organizačnej stránke.
Plánovanie stretnutí a podujatí, plánovanie pracovného dňa, týždňa, či dlhšieho obdobia, organizovanie výletov a podujatí, sledovanie vybavovania dôležitých dokumentov – to je len malá časť povinností kvalifikovaného výkonného asistenta.
Je nesprávne identifikovať pozície, a teda aj povinnosti, ktoré vykonáva tajomník, asistent, vedúci kancelárie a výkonný asistent. Ak prvé pozície zahŕňajú viac pomocných funkcií, potom sa vyžaduje, aby asistent manažéra mal organizačné a administratívne funkcie. Nie je náhoda, že kvalifikačný adresár zaraďuje túto pozíciu medzi manažéra.
V súlade s tým sú uvedené požiadavky stanovené na zamestnanca prijatého na pozíciu asistent manažéra ako na riadenie: od úrovne vzdelania až po kvalifikáciu a predchádzajúce pracovné skúsenosti. Osobné vlastnosti sú tiež veľmi dôležité.
Keďže pracovná zmluva ani iné dokumenty neobsahujú podrobný popis kompetencií asistenta manažéra, musia byť čo najpresnejšie premietnuté do popisu práce. Vlastnosti pokynov pre pozíciu „Asistent manažéra“:
- Podrobná definícia zadávacích podmienok
- Vypracovanie pokynov podobných pokynom manažéra (samozrejme s výnimkou funkcie priameho riadenia a prijímania individuálnych rozhodnutí)
- Zváženie dôverného charakteru niektorých zodpovedností
- Zvýšená zodpovednosť za nečestnosť (s prihliadnutím na možné následky spôsobenia škody zamestnávateľovi)
- Schopnosť vykonávať funkcie dodatočne delegované manažérom.
Všeobecné požiadavky na asistenta manažéra
Na pozíciu asistenta manažéra sú často kladené špeciálne požiadavky
Časť „Všeobecné ustanovenia“ môže obsahovať okrem vymenovania požiadaviek na prax a vzdelanie aj potrebné zručnosti, postup podriadenosti a náhrady. Najčastejšie sa stanovujú tieto podmienky:
- Vyššie vzdelanie
- Skúsenosti (zvyčajne aspoň 1 rok, niekedy aj viac)
- Znalosť cudzích jazykov.
- Obchodná komunikácia, písanie a etiketa
- Znalosť kancelárskeho vybavenia
- Odolnosť voči stresu
Okrem toho musí zamestnanec na tejto pozícii poznať miestne predpisy podniku a vychádzať so zamestnancami a vedením. Čo sa týka cudzích jazykov, oplatí sa vyžadovať znalosť len v tých prípadoch, keď ich bude asistent prakticky používať pri výkone svojich povinností.
Osoba zastávajúca pozíciu asistenta manažéra musí vedieť používať a uchovávať dôverné informácie.
Povinnosti a práva
Povinnosti asistenta manažéra zvyčajne zahŕňajú:
- Vykonávanie úloh priameho riadenia
- Plánovanie a koordinácia pracovného času manažéra
- Kontrola a organizácia rokovaní (telefonických aj ústnych)
- Kompilácia a úprava
- Kontrola dôvernosti a bezpečnosti dokumentácie
Funkcie ako kopírovanie, udržiavanie informačných databáz a iné technické a podporné práce zvyčajne vykonáva sekretárka (asistentka sekretárky). Pre úspešnú prácu má asistent manažéra pomerne široké práva:
- Zastupovať záujmy organizácie počas stretnutí a telefonických rozhovorov
- Vyžiadajte si od zamestnancov všetky potrebné informácie a dokumenty na vykonanie pokynov vedúceho
- V medziach delegovanej právomoci viesť korešpondenciu a rokovania, schvaľovať dokumenty na riešenie aktuálnych problémov.
Samozrejme, každá organizácia s prihliadnutím na charakter svojej činnosti dopĺňa alebo upravuje zoznam práv priznaných zamestnancom.
Obmedzenia zodpovednosti
Popis práce asistenta manažéra vám umožňuje vyhnúť sa súdnym sporom v budúcnosti
Pri stanovovaní zodpovednosti by ste mali pamätať na právne normy:
- Za neplnenie služobných povinností - podľa Zákonníka práce
- Pre - v medziach správneho, občianskeho a trestného práva
- Pre - v súlade s normami Zákonníka práce a Občianskeho zákonníka.
Vypracovaním pracovnej náplne pre asistenta manažéra s prihliadnutím na normy platnej legislatívy a špecifiká činnosti konkrétnej organizácie môžete nielen vybrať najvhodnejšieho zamestnanca na takúto zodpovednú pozíciu, ale aj predísť prípadným súdnym sporom v budúcnosť.
Názor odborného právnika:
Článok 81 ods. 3 Zákonníka práce Ruskej federácie obsahuje základ pre ukončenie pracovnej zmluvy z iniciatívy zamestnávateľa. Súvisí to s odbornou spôsobilosťou zamestnanca. Tento základ musí byť potvrdený výsledkami certifikácie. Pri zostavovaní popisu práce pre asistenta manažéra je potrebné podrobne špecifikovať všetky kvalifikačné požiadavky na špecialistu.
Pracovné podmienky osoby a jej efektívnosť môžu závisieť od stupňa podrobnosti a špecifikácie. V konečnom dôsledku manažér potrebuje skutočného, svedomitého asistenta. Mali by sme tiež upozorniť našich čitateľov na skutočnosť, že manažér môže mať niekoľko asistentov. Môžu mať špecializáciu na technické otázky, finančné otázky atď.
Existuje typ manažéra, ktorý nemá v štábe zástupcov. Všetko robí sám a niekoľko asistentov mu s tým jednoducho pomáha. Všetky rozhodnutia robí sám. Na vypracovanie kvalitného popisu práce pre asistenta manažéra je potrebné zapojiť do procesu aj samotného manažéra. Inak to bude len kus papiera.
Video vás naučí, ako sa stať sebavedomým a absolvovať pracovný pohovor:
Osobný asistent manažéra je v súčasnosti veľmi žiadaná profesia. Je to spôsobené predovšetkým rozvojom trhového hospodárstva, pretože v podmienkach tvrdej konkurencie závisí finančná situácia každej spoločnosti od správnych a včasných rozhodnutí manažmentu. Úspech riaditeľa do značnej miery závisí od zručností, schopností obchodného manažmentu a osobných kvalít Asistent riaditeľa, ktorého povinnosti sa značne líšia od banálnych kancelárskych záležitostí až po operatívne rozhodnutia, sa stane nepostrádateľným zamestnancom, „pravou rukou“ šéfa a. čo je najdôležitejšie, garant splnenia zadaných úloh načas.
Osobné vlastnosti asistenta
Pri výbere „pravej ruky“ riaditeľ spoločnosti často nevenuje pozornosť vzdelaniu, ale osobným, s najväčšou pravdepodobnosťou bude uprednostňovaný človek s menej bohatými skúsenosťami, ale s podobným názorom, ako odborník s vynikajúcimi odporúčaniami , ale iné životné presvedčenia. Asistent manažéra, ktorého povinnosti je takmer nemožné sformulovať, musí mať schopnosť čítať myšlienky a na prvý pohľad určiť náladu šéfa. Dokončite všetky úlohy bez ohľadu na špecifiká - môžu to byť úlohy osobného charakteru. Ak vždy beriete všetko osobne, potom toto nie je práca pre vás. Asistent manažéra by nemal venovať pozornosť šéfovej nespokojnosti a poruchám. Asistent musí byť oddaný a lojálny voči svojim nadriadeným. Jeho práca, okrem peňažnej odmeny, je motivovaná jediným cieľom – zvyšovanie blahobytu a konkurencieschopnosti firmy ako celku. Asistent manažéra, medzi ktorého povinnosti patrí vyjednávanie a uzatváranie zmlúv v neprítomnosti generálneho riaditeľa spoločnosti, je do istej miery tvárou spoločnosti. Podľa toho konkurenti posudzujú stav vecí a klienti a partneri rozhodujú o spolupráci.
Pracovné funkcie
Ak sa teda chcete stať osobným asistentom, mali by ste sa oboznámiť s náplňou činnosti a zoznamom úloh, ktoré výkonný asistent denne vykonáva. Jeho povinnosti, ako už bolo spomenuté, siahajú od výkonných funkcií až po námestnícke.
- plánovanie a zostavovanie plánu práce pre nadchádzajúce úlohy a stretnutia manažéra;
- pripomienky o plánovaných stretnutiach, nadchádzajúcich výletoch, organizovaní podujatí a pracovných obedov;
- kontrola a plánovanie služobných ciest: rezervácia leteniek, hotelové rezervácie, prekladateľská činnosť;
- vedenie dokumentácie a organizačných aspektov na racionalizáciu pracoviska.
Náhradné povinnosti zahŕňajú:
- vyhľadávanie potrebných informácií, rýchle riešenie vznikajúcich problémov, kontrola nad prácou štrukturálnych jednotiek;
- v prípade potreby zastupovanie spoločnosti a šéfa na obchodných stretnutiach.
V danej spoločnosti sa rozsah zodpovedností môže líšiť v závislosti od špecifík spoločnosti a personálu
Perspektívy
Vysoko kvalifikovaní zamestnanci vykonávajúci tieto funkcie sú vysoko cenení. Osobnými asistentmi sa najčastejšie stávajú manažéri kancelárií, sekretárky a vedúci oddelení, ktorí si počas svojej služby získali vynikajúcu povesť a prerástli svoje povinnosti. Niektorí zamestnanci vnímajú pozíciu osobného asistenta ako východisko pre kariérny postup. Skúsenosti a znalosť štruktúry spoločnosti, oblastí jej činnosti, špecializácie, ako aj vyjednávacie schopnosti otvárajú do budúcnosti široké perspektívy. Skúsení a vážení zamestnanci môžu obsadzovať vyššie pozície, čo je ich najvyšším cieľom a hlavným snom.
Výkonný asistent je elita administratívnych pracovníkov. Riaditeľ veľkého podniku potrebuje zodpovedného a spoľahlivého asistenta, ktorý vykonáva všetky organizačné a informačné práce. Manažér tak prestane plytvať časom iracionálne, rozčuľovať sa a zaoberať sa menšími problémami. Asistent získava v spoločnosti osobitné postavenie, pretože je riaditeľovým dôverníkom.
Na efektívne vykonávanie svojich povinností nestačí mať základné znalosti a zručnosti, musíte mať určité ľudské vlastnosti. Musíte byť presní, priateľskí, sebeckí, taktní a oddaní záujmom spoločnosti. Zároveň sa treba pripraviť na to, aby ste boli v podriadenom postavení, aby ste sa vedeli prispôsobiť okolnostiam a charakteru šéfa.
V prvom rade musíte vedieť rešpektovať samotného vodcu aj ostatných. Budete si musieť osvojiť schopnosť riadiť a zadávať príkazy, pretože vám bude zverená zodpovednosť za dohľad nad jednoduchými projektmi. Svoju prácu treba brať vážne a nebáť sa jej. Využite svoju iniciatívu a nebojte sa vyjadriť svoj názor svojmu šéfovi, ak si myslíte, že máte pravdu.
Hlavnými povinnosťami dobrého asistenta manažéra sú: práca s dokumentáciou a organizačná práca. Informačné a dokumentačné služby zahŕňajú nasledujúce záležitosti:
1. Príjem a kontrola pripravených návrhov dokumentov, ktoré sa dávajú šéfovi na podpis, ich úprava a finalizácia.
2. Prijímanie korešpondencie, ktorá prichádza na adresu spoločnosti, a jej odovzdávanie príslušným štrukturálnym jednotkám a konkrétnym zamestnancom. Príprava a odoslanie odpovedí.
3. Vypracúvanie listov, žiadostí, správ, správ a inej dokumentácie požadovanej manažérom.
4. Vedenie archívnych záznamov a bezpečné ukladanie spisov.
5. Monitorovanie práce zamestnancov podniku, sledovanie termínov.
6. Udržiavanie registračného súboru.
Bezdokladová služba pozostáva z ďalších povinností:
1. Príjem a vysielanie správ prostredníctvom rôznych komunikačných kanálov.
2. Ovládanie prichádzajúcich telefonátov, „tvár“ firmy pri rozhovoroch s klientmi, rýchle rozhodovanie o dôležitosti hovoru.
3. Zabezpečenie práce manažéra usporiadaním jeho pracovného stola.
4. Racionálne plánovanie stretnutí a iných záležitostí šéfa.
5. Príprava rád, zasadnutí, konferencií (zborník účastníkov a dokumentov). Vedenie zápisníc z týchto stretnutí.
6. Organizácia firemných prezentácií.
7. Plnenie osobných požiadaviek a pokynov konateľa.
Rozsah týchto zodpovedností závisí od veľkosti podniku a manažmentu. Riaditeľ veľkej firmy má viacero asistentov, ktorých povinnosti sú užšie, no nie menej.
Výkonný asistent je skvelá príležitosť naučiť sa manažérske zručnosti. Táto pozícia môže byť ďalším krokom vo vašej kariére.
Každý podnikateľ, ktorý sa vrhol do pracovnej rutiny, aspoň raz závidel Mirande Priestly z „Diabol nosí Pradu“ kvôli jej asistentke Andrei. A vyprosí si od autora výtlačok nevydanej knihy a v nepriaznivom počasí si objedná lístok, zoberie si doklady a vyvenčí psa. Zdá sa to byť niečo fantastické, no správnym posúdením hodnoty, funkčnosti a požiadaviek na osobného asistenta sa dá nájsť pravá ruka, ktorá vie nielen pripraviť kávu, ale ktorú možno cez prázdniny poveriť aj podnikaním. Dnes si povieme niečo o osobných asistentoch: prečo sú potrební, aké funkcie im možno delegovať a ako sa nemýliť pri výbere kandidáta.
Prečo nesprávne chápeme pojem „pomocník“
Liftmarketing pravidelne spolupracuje s toľkými spoločnosťami – a pri väčšine z nich sme si všimli bežnú chybu. Keď sa majiteľa firmy pýtate na otázku: „Čo by mal robiť asistent?“, často počujeme zoznam funkcií sekretárky: „čaj/káva/tlač/ísť na poštu“. Ak je to všetko, čo váš asistent robí, potom asistenta nemáte.
Dobrý výkonný asistent je nenahraditeľná osoba, ktorá vykonáva široké spektrum funkcií, od sekretárky cez zástupcu manažéra, dôverníka a niekedy aj druhého človeka vo firme.
Správny asistent vám pomôže riadiť vaše podnikanie efektívnejšie a efektívnejšie. Je to človek, ktorý odoberie majiteľovi niektoré funkcie a uvoľní mu čas na strategické úlohy do budúcnosti. O správnych funkciách podnikateľa sme už písali.
Každý majiteľ firmy potrebuje asistenta. Ideálnou možnosťou je najať si asistenta už v počiatočnej fáze.
Asistenti sú cenovo výhodní.
Priemerný plat asistenta na Ukrajine sa pohybuje medzi 8 000 až 14 000 hrivnami. A mnohí si budú myslieť, že je to dosť drahé.
Poďme si však spočítať náklady na jeden z vašich pracovných hodín. Ak to chcete urobiť, vydeľte celkovú sumu peňazí, ktoré ste zarobili v predchádzajúcom mesiaci, 160. 160 je počet hodín, ktoré ste odpracovali za mesiac v spoločnosti s 8-hodinovým pracovným časom.
Ešte zaujímavejšia štatistika: majiteľ trávi každý deň 20 % až 50 % svojho času úlohami, ktoré v skutočnosti nie sú jeho zodpovednosťou (kontrola kvality úloh, hádky s dodávateľmi, objednávanie programátora na návštevu kancelárie atď.) . Určite každý majiteľ firmy pozná situáciu: „Nejaký problém. Rozhodnem sa sám, aby som nerušil tím od práce.“ Napríklad pre majiteľa, ktorý zarába 2000 dolárov mesačne, stojí jedna hodina 12,50 dolára.
Teraz si to spočítajte. Za predpokladu, že majiteľ z nášho príkladu vykonáva nepotrebné funkcie 50% pracovného času (4 z 8 hodín), tak pri cene pracovnej hodiny 12,5 dolára je výška jeho straty 50 dolárov. Výška straty za mesiac je 1 000 USD. A to je 2-3 krát viac ako plat asistenta.
Každá hodina času, ktorú strávite vedľajšími úlohami, je hodinou času, ktorú ste ukradli z vášho podnikania.
Mimochodom: delegovaním niektorých funkcií na dodávateľov si môžete odľahčiť ešte viac.
Čo by mal asistent robiť?
FUNKCIA 1. Time management manažéra
a) Plánovanie harmonogramu
Asistent pomáha majiteľovi efektívne plánovať deň. Podnikateľ by nemal neustále otvárať kalendár a hľadať okno na stretnutie. S asistentom si dohodne spoločnú víziu (napríklad pracovné stretnutia najneskôr do 19:00 alebo maximálne 3 konzultácie týždenne) a potom asistent stretnutia naplánuje a upozorní na to majiteľa.
b) Pripomenutie + podpora procesu
Ak sa plánuje tímová porada, je to asistent, ktorý na to zamestnancov vopred upozorní a postará sa, aby všetci prišli načas. Výrazne sa zvyšuje aj produktivita stretnutí.
FUNKCIA 2. Organizácia a zabezpečovanie pracovných akcií
a) Príprava stretnutí (zápisnice, technické záležitosti)
Ak je naplánované stretnutie s partnermi alebo klientmi, asistent toto stretnutie pripraví, vyhotoví zápisnicu, zorganizuje všetky technické záležitosti a skontroluje vybavenie. Zápisnice sú po každom stretnutí veľmi dôležité, inak hrozí, že sa stretnutia stanú formátom „hovor a zabudni“. Ak existuje protokol, asistent zaznamená všetky rozhodnutia na papier a potom ich preloží do formátu úloh v programoch ako Bitrix. Asistent zabezpečí, aby výsledky diskusie pokračovali ďalej.
b) Organizácia a kontrola pracovných ciest
Asistent vám musí nájsť ubytovanie na služobnej ceste, vybrať dopravu a kúpiť lístky. Zároveň by jeho rozhodnutia mali vychádzať z preferencií majiteľa: preferujete napríklad ranné alebo večerné lety, ktoré hotely preferujete.
FUNKCIA 3. Udržiavanie obchodných kontaktov
telefón
Čím viac podnik rastie, tým je jeho majiteľ žiadanejší. Niektorí podnikatelia dokonca dajú svoj telefón asistentom, aby namiesto toho odpovedali na telefonáty.
Ak máte veľa e-mailovej korešpondencie s asistentmi, dodávateľmi, klientmi a podobne, môžete, ako v prípade telefónu, delegovať kontrolu schránky na asistenta. Preštuduje si listy a poskytne vám všetky potrebné informácie. Čím dlhšie je asistent s vami, tým lepšie pozná vaše zvyky a formát myslenia. Asistent vám preto po čase bude vedieť odpovedať na listy.
FUNKCIA 4. Vedúci kancelárie
Ak je vaša spoločnosť malá a neexistuje samostatná funkcia manažéra kancelárie, delegujte ju na asistenta. V žiadnom prípade by ste si však nemali kupovať papier a vyrábať kopírku sami. Toto je stratený zlatý čas. Vedúci kancelárie sa stará o to, aby v kancelárii všetko fungovalo a či bol nakúpený všetok potrebný materiál na prácu (od kancelárskych potrieb až po čistiace prostriedky).
FUNKCIA 5. Zástupca vedúceho
Keď nie ste na mieste, asistent by mal prevziať funkciu sledovania plnenia úloh. Príklad zo života Liftmarketingu: ak s Vladom odchádzame a po príchode nám jeden zo zamestnancov musí poskytnúť správu, asistent sa k tomuto zamestnancovi približuje niekoľkokrát denne, pýta sa na mieru dokončenia správy a pripomína Stretnutie. Výsledkom je, že vždy vieme, že sa vrátime - a potrebná správa bude pripravená.
Funkcia „zástupca manažéra“ zahŕňa aj možnosť vyhľadávať informácie (často na Googli), udržiavať štandardy spoločnosti a niekedy robiť rozhodnutia za manažéra. Udržiavanie štandardov je, keď asistent, ktorý si všimne, že niečí úloha nebola dokončená, sa ako prvý zapojí, zistí problém a napraví situáciu. Majiteľ firmy sa angažuje len v krajných prípadoch.
Pamätajte: osobný asistent priamo zvýši vašu efektivitu a následne efektivitu vášho podnikania. Zvýšia sa vám zisky a ušetríte čas na dôležitejšie úlohy.
Kde nájsť zamestnanca
1) Vezmite hotové z trhu
Liftmarketing má partnerov - 4SMART Business Academy. Vo vnútri sa nachádza Smart Assistant Excellence Academy. Chalani hľadajú na trhu schopných kandidátov, naučia ich všetko potrebné pre prácu asistenta a posielajú za manažérmi. Aby ste nestrácali čas recruiterov a ani váš, môžete sa obrátiť na Obchodnú akadémiu 4SMART. Pre tých, ktorí prišli na naše odporúčanie, je tu dokonca dodatočná zľava.
2) Najmite sa. Ak plánujete hľadať asistenta sami, vaša cesta bude pozostávať zo 6 etáp:
- popis voľného miesta;
- zverejnenie voľného miesta;
- primárny výber (hľadajte skúsenosti ako asistent);
- rozhovor;
- školenie (pripravte sa, že zamestnanec sa okamžite nenaučí vaše návyky);
- práca + školenie (zručnosti asistenta sú vždy vybrúsené).
Čo robiť pred pohovorom
Skôr ako si asistenta vyhľadáte, zapíšte si všetky svoje úlohy, ktoré mu delegujete. Stanú sa základom budúcej pracovnej náplne:
- Všetky bežné veci, ktoré robíte;
- Všetky malé platby, ktoré uskutočníte;
- Všetky kancelárske úlohy, ktoré robíte;
- Všetky „kontrolné veci“, ktoré robíte.
Účinnosť vášho asistenta bude priamo závisieť od úsilia, ktoré do toho vložíte. Trochu hľadajte v hlavnom článku.
Povinné vlastnosti pre asistenta
Existuje súbor osobných vlastností, bez ktorých sa žiadny asistent nezaobíde. Ak kandidát nemá aspoň jeden z nich, hľadajte ďalej.
3 možnosti testovacej úlohy pre kandidáta na pozíciu asistent
ÚLOHA 1. Vypracovanie plánu cesty a jeho ochrana
Vymyslite udalosť: napríklad služobnú cestu do Odesy. Požiadajte kandidáta, aby vytvoril plán vašej cesty a obhájil ho. Ideálne je, ak sa kandidát pýta na upresňujúce otázky o vašich preferenciách. Každopádne musí svoj výber zdôvodniť pri každom z bodov: doprava, denná doba, bydlisko počas pracovnej cesty a pod.
ÚLOHA 2. Správa zo stretnutia (zápisnica)
Požiadajte kandidáta, aby opísal zápisnicu z imaginárneho stretnutia na akúkoľvek tému. Zistíte, čomu rozumie o protokoloch a či vie logicky štruktúrovať myšlienky a vyzdvihovať viac a menej dôležité úlohy.
ÚLOHA 3. Ručne písaný text
Ideálne je, ak potenciálny asistent splní aspoň jednu z úloh ručne. Takto môžete oceniť jeho presnosť.
To sú všetky rady, pamätajte: kvalita práce vášho asistenta nezávisí od samotného asistenta, ale od vás. Postupujte podľa našich rád - a o ideálnom asistentovi budete nielen snívať, ale aj pracovať s ním.
Hlavným zdrojom každej organizácie sú jej zamestnanci. Sú to tí, ktorí prispievajú k rastu a prosperite výroby. Kompetentní šéfovia si svojich zamestnancov vážia. Spomedzi ďalších významných pozícií vyniká najmä asistent manažéra. Ich zodpovednosť a dôležitosť je ťažké preceňovať. Toto je pravá ruka a hlavný poradca, organizátor podujatia a koordinátor stretnutí. Bez dobrého asistenta bude vrcholový manažér riadiť podnik len veľmi ťažko.
Charakteristické črty a špecifiká činnosti asistenta
Neexistuje pozícia, ktorá by bola vo svojich požiadavkách taká rozporuplná a nejednoznačná ako asistent manažéra. Povinnosti zamestnancov zapojených do tohto druhu činnosti zahŕňajú pomerne veľa položiek. Okrem toho sú osobní asistenti často zamieňaní so sekretárkami alebo vedúcimi kancelárie. Aj keď sú podobné, ide o rôzne druhy činností.
Funkčné povinnosti asistenta manažéra:
- Zabezpečenie pracovného dňa šéfa – harmonogram, stretnutia, podpisovanie dokumentov a služobné cesty;
- poskytovanie komfortného pracoviska pre vrcholového manažéra - starostlivosť o mikroklímu, čistotu a pohodlie priestorov;
- práca s dokumentmi manažéra, najmä s prichádzajúcimi listami a hovormi;
- zabezpečenie psychického komfortu pre nadriadených;
- vedenie počiatočných rokovaní;
- preklad;
- poskytovanie správy papiernictva a pod.
Tento zoznam je oveľa širší ako sekretárske a administratívne povinnosti. Špecifiká, s ktorými sa zamestnanec stretáva na pozícii „osobného asistenta manažéra“, zodpovednosti a nuansy činnosti sa však budú u rôznych zamestnávateľov líšiť.
Stáva sa, že ide najmä o sekretársku prácu. Alebo sa asistentka zaoberá výlučne zabezpečením pohodlia a poriadku šéfa. Niektorí asistenti sú plnohodnotnými poslancami a majú podriadených vlastných zamestnancov.
Odborné požiadavky zamestnávateľa na kandidáta na pozíciu „asistent manažéra“, zodpovednosti a požiadavky na vzdelanie
Požiadavky na základné vzdelanie a pracovné skúsenosti sa budú líšiť v závislosti od názorov manažmentu. Najčastejšie sa toto voľné miesto považuje za štartovacie miesto v kariére. Seriózny vrcholový manažér si však ako asistenta vyhľadá človeka s istými odbornými a životnými skúsenosťami.
Minimálnou požiadavkou je stredné odborné vzdelanie súvisiace s administratívou alebo judikatúrou. Okrem toho zamestnávatelia od uchádzačov očakávajú tieto odborné kvality:
- schopnosť pracovať vo všetkých kancelárskych programoch;
- vysoká rýchlosť tlače;
- gramotnosť;
- znalosť aspoň jedného cudzieho jazyka, najčastejšie angličtiny;
- znalosť základov programovania a neštandardných počítačových programov;
- schopnosť vykonávať kancelársku prácu a korešpondenciu v súlade s regulačnými požiadavkami;
- znalosť základov platnej legislatívy;
- kompetentný, prednesený prejav.
Toto sú minimálne požiadavky na uchádzača o pozíciu „osobný asistent manažéra“. Zodpovednosti môžu byť tiež doplnené v závislosti od rozsahu organizácie. V niektorých podnikoch sa špecializované alebo súvisiace vzdelanie považuje za povinnú podmienku prijatia na takúto prácu. Okrem toho sa za veľké plus považuje ďalšie obchodné vzdelanie alebo kurzy pre pokročilé.
Požiadavky na osobné vlastnosti asistenta
Od asistentov vrcholových manažérov sa vyžaduje okrem odborných aj množstvo osobných požiadaviek. Špecifiká pozície „asistent manažéra“, povinnosti a črty práce si vyžadujú osobitný charakter.
V prvom rade toto:
- odolnosť voči stresu – veď asistent musí často ako prvý znášať hnev svojich nadriadených a počúvať nespokojnosť svojich podriadených;
- multitasking – schopnosť robiť niekoľko vecí súčasne – je najcennejšou vlastnosťou dobrého asistenta;
- pozitívne myslenie – bez tejto charakterovej vlastnosti asistent manažéra nezvládne ďalšie povinnosti, pretože jeho aktivity často presahujú rámec štandardnej obchodnej spolupráce;
- vysoká schopnosť učiť sa – chuť učiť sa nové veci a dôkladne pochopiť pracovný proces by mal mať každý dobrý asistent.
To sú len základné, základné charakterové vlastnosti, ktoré potrebuje každý asistent manažéra pre úspešnú profesionálnu činnosť. Najdôležitejšou osobnou požiadavkou však je, aby temperament a vlastnosti správania šéfa a asistenta neboli nesúrodé, ale aby sa ideálne dopĺňali.
Všeobecné povinnosti asistenta manažéra
Asistent spolupracuje priamo s vedením organizácie, pričom plní osobné úlohy aj profesionálne povinnosti. Zvyčajne zahŕňajú:
- vedenie záznamov o manažérovi av niektorých prípadoch o celej organizácii. V niektorých podnikoch asistenti riadia sekretariát organizácie;
- koordinácia riadiacich činností. Zostavovanie harmonogramov obchodných stretnutí, pripomínanie nadriadeným o udalostiach a aktivitách rôzneho druhu;
- vedenie korešpondencie v mene organizácie;
- prijímanie a redistribúcia prichádzajúcich telefónnych hovorov;
- poskytnúť manažérovi na požiadanie všetky potrebné informácie.
Ďalšie povinnosti asistenta vedúceho organizácie
Osobný asistent vedúceho pracovníka s ďalšími zodpovednosťami a funkciami je najčastejším voľným miestom pre túto oblasť činnosti. Manažment najčastejšie hľadá pomerne mnohostranného zamestnanca schopného rozšíriť povinnosti.
Najbežnejšie dodatočné povinnosti sú:
- preklad z cudzieho jazyka, a to aj počas rokovaní. Manažment nemôže vždy plne dôverovať pracovníkom tretích strán a tu je znalosť aspoň angličtiny veľmi užitočná;
- organizovanie výletov pre manažéra a jeho sprevádzanie na výletoch. Takéto činnosti predpokladajú, že asistent sa postará o všetky každodenné aspekty: pohyb, objednanie taxíka a hotela, organizáciu jedla a papierovanie;
- sprevádzanie nadriadených na protokolárne podujatia;
- služby pre domácnosť.
Tento zoznam nie je ani zďaleka úplný. Najčastejšie je dosť ťažké jednoznačne odpovedať na otázku, aké sú povinnosti asistenta manažéra? Táto činnosť je veľmi rôznorodá. Každý šéf má svoje vlastné požiadavky, hlavnou vecou je zabezpečiť, aby boli všetky v medziach zákona.
Pracovná doba osobného asistenta
Jednou z hlavných čŕt tejto činnosti je závislosť pracovného času zamestnanca od manažmentu. Samozrejme, štandardný pracovný deň je osem hodín. V skutočnosti asistenti porovnávajú svoj režim s nadriadenými.
Toto „rozmazanie“ pracovného času a potreba neustáleho kontaktu s vedením často odrádza absolventov od týchto voľných miest. V skutočnosti nemusíte pracovať viac ako na akomkoľvek inom mieste. Ide len o to, že čas na odpočinok a prácu sa stáva nekonzistentným.
Popis práce pre asistenta manažéra
V pracovnej náplni musí byť uvedená štruktúra pozície „asistent manažéra“, zodpovednosti, požiadavky na vzdelanie a prax. Ide o dokument, ktorý zabezpečuje transparentnosť požiadaviek manažmentu a jednoduchú kontrolu nad plnením povinností zamestnancov.
Popis práce má normatívny charakter a je povinný. Tento dokument popisuje všetky zložitosti práce asistenta manažéra. Toto je prakticky návod na akciu. Dokument obsahuje nielen povinnosti, ale aj práva, povinnosti a črty riešenia pracovných sporov.
Vzhľadom na špecifický charakter činnosti asistenta manažéra je potrebné venovať osobitnú pozornosť príprave jeho pracovnej náplne. Je nevyhnutné špecifikovať špecifiká práce, nuansy organizácie práce a času odpočinku a kompenzácie za nadčasy.
Náplň práce asistenta je potrebné odlíšiť od toho istého dokumentu na pozícii „asistent projektového manažéra“. Povinnosti týchto osôb sú často dočasné, podobne ako samotná práca.
Okrem toho by v popise práce mal byť jasne uvedený názov pozície. Najčastejšie označujú „tajomník“, „referentný tajomník“, „riadiaci riaditeľ“. Uistite sa, že tento záznam je v súlade s platnými predpismi a je aktuálny.
Čo zahrnúť do životopisu výkonného asistenta
Pozícia osobného asistenta je výborným štartom do kariéry absolventa. Takto môžete získať svoju prvú prácu a získať neporovnateľné profesionálne skúsenosti. Avšak aj pre uchádzačov so skúsenosťami sa toto voľné miesto môže zdať zaujímavé. Najmä ak plánujete zmeniť pole pôsobnosti.
Keďže poznáte hlavné povinnosti asistenta manažéra, nie je ťažké vytvoriť životopis. Tento dokument predpokladá, že ste si prečítali teoretickú časť problému a ste pripravení začať. Pozorne si preštudujte požiadavky na uchádzača a začnite písať text.
Údaje, ktoré musia byť uvedené v životopise pre pozíciu „asistent“ alebo „osobný asistent manažéra“:
- Celé meno, priezvisko a priezvisko v životopise pre zahraničnú spoločnosť sú prijateľné iba prvé dve.
- Rodinný stav. Ide o povinnú položku – pozícia asistenta často zahŕňa dlhý pracovný čas. Musíte si byť istí, že takýto rozvrh negatívne neovplyvní rodinné povinnosti.
- Vzdelávanie. Zoradené v chronologickom poradí. Ak ešte študujete, nezabudnite si poznačiť, ako dlho bude trvať jeho dokončenie. Často zamestnávatelia prijímajú študentov posledného ročníka ako asistentov s následným kariérnym postupom. Tu uveďte svoju znalosť cudzieho jazyka a úroveň jeho ovládania.
- Skúsenosti. Bod z posledného. Ak ho ešte nemáte, uveďte svoje dobrovoľnícke projekty, účasť na spoločenských aktivitách alebo profesijných organizáciách, vzdelávacie postupy a iné vhodné aktivity. Ak neviete nič poskytnúť, vezmite si referenciu z končiacej katedry a napíšte, že ste pripravení ju poskytnúť.
- Osobná charakteristika. Dajte si čo najúprimnejšie hodnotenie. Popíšte svoju postavu z pohľadu klasickej psychológie a nezabudnite si zaznamenať svoje silné a slabé stránky.
- Ďalšie informácie. Tu by ste mali napísať, prečo by si vás mal zamestnávateľ vybrať pred ostatnými uchádzačmi. Nezabudnite tiež zahrnúť ďalšie zručnosti, ako je napríklad vodičský preukaz. Na tomto mieste bude tiež užitočné písať o dostupnosti dodatočného vzdelávania, kurzov odbornej prípravy a obchodného vzdelávania.
- Kontakty. Nechajte čo najviac spôsobov, ako vás kontaktovať: mobilný telefón a domáci telefón, e-mailová adresa, Skype, odkaz na stránku na sociálnej sieti. Poskytujte len aktuálne informácie.
Správne napísaný životopis nezostane bez povšimnutia zamestnávateľa.
Povinnosti asistenta vedúceho oddelenia
Uchádzači o prácu zvyčajne hľadajú prácu osobného asistenta vedúceho pracovníka. Je však jednoduchšie začať napredovať v tomto kariérnom výklenku s pozíciou „asistent vedúceho predaja“. Povinnosti tohto zamestnanca nie sú také rozsiahle, ale skúsenosti a perspektívy sú neporovnateľne väčšie.
Hlavným rozdielom medzi asistentmi vedúcich oddelení je ich špecifickejšia a užšie zameraná činnosť. Vykonávajú prácu súvisiacu s konkrétnou oblasťou výroby alebo riadenia. Táto skúsenosť je neoceniteľná pre ďalší kariérny postup.
Povinnosti asistenta manažéra oddelenia zahŕňajú všetko rovnaké ako povinnosti vedúceho podniku. Existuje však aj osobitná špecifikácia:
- potreba dôkladne poznať podstatu výrobného, riadiaceho alebo obchodného procesu jednotky;
- kontakt s asistentmi z iných oddelení a asistentom generálneho riaditeľa;
- viesť dokumentáciu špecifickú pre oddelenie.
Kariérne vyhliadky osobného asistenta
Mladí ľudia vnímajú túto pozíciu ako začiatok kariéry. Treba však rozlišovať, akú propagáciu chcete. Horizontálne alebo vertikálne? V tomto podniku, alebo je to len úvodný riadok v budúcom životopise? Od odpovedí na tieto otázky závisí stratégia ďalšieho postupu.
Manažment si cení dobrých asistentov a to má, žiaľ, zlý vplyv na ich kariérny rast. Šéf nechce pustiť ideálneho zamestnanca, súhlasí so zvýšením platu a poskytuje ďalšie výhody - to je možnosť pre horizontálnu kariéru. Najčastejšie medzi osobnými asistentmi.
Najľahšie sa po kariérnom rebríčku v konkrétnej organizácii posunúť z pozície asistenta na vedúceho oddelenia. Takéto pozície sa často prijímajú s perspektívou lepšieho spoznania zamestnanca a jeho zaškolenia. Ak chcete vertikálnu kariéru, toto je vaša cesta.
Pozícia asistenta manažéra nie je navonok viditeľná, ale pre organizáciu je veľmi významná. Kompetentný asistent môže zlepšiť výkon manažmentu a tým poskytnúť podniku väčší zisk.
