Diaľkové riadenie zamestnancov - ak to bolo predtým prezentované ako nepravdepodobná a neúčinná technika, teraz, vo svetle moderného technologického pokroku, je považovaná za celkom reálnu.
Samozrejme, v tejto problematike sú určité zvláštnosti. Prvým je motivácia zamestnancov. Komunikácia na diaľku vyžaduje od zamestnancov dobrú sebaorganizáciu. Faktom je, že aj ten najkvalifikovanejší odborník, bez toho, aby „cítil vzadu v hlave“ vrúcny, priateľský pohľad svojho vodcu, postupne začína zaujímať menej zodpovedný postoj k svojej práci.
Miznú konvencie a formality, na ktorých je spravidla založená disciplína v tíme. Tu sa musíme spoľahnúť na samoorganizáciu zamestnancov. Druhou vlastnosťou je, že komunikácia cez firemný email, Skype či telefón nikdy nenahradí živú komunikáciu. Vzdialená správa je teda vhodná pre „formalistických“ šéfov, ktorí v skutočnosti nepočítajú s veľkým priateľstvom a láskou od svojich zverencov.
Vo všetkých ostatných ohľadoch je práca na diaľku veľmi pohodlná.
Metódy a nástroje kontroly a ovplyvňovania
Spôsoby vzdialenej správy a kontroly môžu byť veľmi odlišné. Niekto zaznamenáva svoj príchod do práce prostredníctvom aktivity na Skype, ICQ alebo firemnej pošte. Stretnutia môžu prebiehať formou konferenčného hovoru alebo webinára. Vytvorenie virtuálnej miestnosti a pozvanie všetkých je dnes jednoduchá a rýchla vec. Na rýchle „plánovacie stretnutie“ a prediskutovanie aktuálnych úloh stačí mikrofón a slúchadlá. Najzaujímavejšie je, že na takéto účely nemusíte platiť ani za platformu webinára – existuje množstvo portálov, ktoré poskytujú „virtuálne kancelárie“ na bezplatné používanie (do určitého počtu účastníkov, povedzme až 200 ľudí, toto číslo je spravidla dosť).
V inom prípade je na skupinovú komunikáciu vhodný aj Skype.
Povinnosťou musí byť jasne definovaná štruktúra zodpovedností každého zamestnanca. Každý by si mal robiť svoju prácu. Týmto spôsobom sa môžete vyhnúť „duplikácii“ funkcií.
Nábor a školenie personálu
Pri nábore zamestnancov to nie je také jednoduché. Tu veľa závisí od pozície a opäť od kompetencie samotných zamestnancov. Pohovory na Skype už v zásade neprekvapujú – pri použití tohto formátu si môžete urobiť celkom slušný obraz. Ale! Buďme realisti – osobnú komunikáciu aj tak nič nenahradí.
Všetko závisí od pozície, ktorá je kandidátovi ponúknutá. Ak ide o vrcholový manažment, samozrejme, má zmysel sa s danou osobou porozprávať osobne a získať o nej ucelenejší dojem. Iná vec je, ak potrebujete osobu, ktorej kvalifikáciu možno identifikovať prostredníctvom vzdialených formátov. Veľmi zaujímavý je aj príbeh školenia personálu na diaľku. Sú tu klady aj zápory, tak ako všade inde. Pozitívom je, že portály dištančného vzdelávania, firemné učebné materiály a webináre pomáhajú výrazne šetriť čas a, čo je dôležité, aj peniaze.
Dištančné vzdelávanie je výrazne lacnejšie ako denné štúdium. Po prvé, kvalita prezenčného vzdelávania bude vždy vyššia. Po druhé, diaľkové vzdelávanie vyžaduje od zamestnanca vysokú úroveň sebaorganizácie. Po tretie, je oveľa ťažšie posúdiť, ako dobre si študent osvojil látku a najmä jej praktickú časť.
Samozrejme, veľa tu závisí nielen od formátu manažmentu, ale aj od osobnosti študenta. Podobná situácia je aj pri personálnej certifikácii. Hodnotenie zamestnanca v skutočnosti pozostáva z dvoch kvalít: profesionálnej a osobnej. Asi niekto namietne a povie, že osobné kvality s tým vôbec nesúvisia, pretože zamestnanca treba hodnotiť len podľa odbornosti. Každý tím je však živý organizmus a mnohí by dali prednosť príjemnému človeku s malými (zatiaľ) pracovnými skúsenosťami, pretože sa dá vždy zaškoliť, ako „profíkom“, povedzme, s preludmi vznešenosti, ktorý vždy robí problémy.
Hlavná nuansa diaľkového ovládania je presne toto. Ťažšie je hodnotiť ľudí podľa ich osobnostných kvalít, a preto je ťažšie zvládnuť a nastaviť potrebnú pozitívnu psychickú klímu v tíme. Zamestnanec je hodnotený len na základe výsledkov svojej práce.
A, samozrejme, je dôležité si uvedomiť, že vzdialená správa nebude mať rovnaký účinok z hľadiska vytvárania „tímového ducha“ a skupinovej súdržnosti ako prítomnosť silného, bystrého lídra v kancelárii.
Formát diaľkového ovládania nie je zlý ani dobrý. Všetko závisí od štruktúry a charakteristík organizácie: akým smerom podniká, aká je politika manažmentu, aká je psychologická klíma v tíme a, samozrejme, aké sú finančné možnosti organizácie. V každom prípade je vzdialená správa ďalšou príležitosťou a ďalším úspechom v rozvoji podnikania a manažmentu.
Video
Špeciálne platformy tiež pomáhajú vykonávať diaľkové ovládanie. O jednej z týchto platforiem sa hovorí v tomto videu.
Systém riadenia projektov Basecampu môže byť veľmi užitočný aj pri vzdialenej správe zamestnancov. Manažér bude mať možnosť sledovať priebeh projektu, zisťovať, koľko času zamestnanci venujú určitým úlohám, dávať pokyny a zostavovať plán pre všetkých účastníkov projektu.
Ako efektívne riadiť tím na diaľku? Náš nový unikátny kurz „Vzdialený personálny manažment“ je o tom! Odporúča sa pre majiteľov firiem, manažérov vzdialených kancelárií a pobočiek a zamestnancov pracujúcich v domácich kanceláriách.
Dnes je práca na diaľku čoraz bežnejšia. Má mnoho výhod pre zamestnancov aj manažérov. To zahŕňa absenciu prenájmu kancelárie, úsporu na vybavení pracoviska a možnosť vyhnúť sa plytvaniu časom na ceste v dopravných zápchach. Každého manažéra však zaujíma otázka: ako efektívne riadiť vzdialený tím, stanoviť mu úlohy a dosiahnuť jeho ciele?
Počas školenia sa naučíte vyhľadávať ideálnych kandidátov na prácu na diaľku a kontrolovať ich pracovný čas. Ako viesť pohovory cez Skype? Ako si správne naplánovať prácu na diaľku? Vyhnúť sa problémom a nepadnúť do pasce neefektívnej komunikácie?
Systematizujete svoje vedomosti o diaľkovom ovládaní a pretavíte ich do praktických zručností. Získajte odporúčania od skúseného kouča o tom, či robíte všetko práve teraz a či nepotrebujete „popracovať na chybách“ pri vzdialenej správe. Preštudujete si stratégiu a taktiku vzdialenej správy, naučíte sa spôsoby motivácie personálu a kontrolné metódy.
Hlavný dôraz počas školenia je kladený na prax a riešenie skutočných problémov, ktorým čelí vedúci vzdialeného tímu. Hodiny prebiehajú v režime intenzívnej interakcie medzi školiteľom a účastníkmi. Využívajú sa metódy práce v skupinách, brainstorming, vizuálne materiály.
Po absolvovaní školenia sa stanete efektívnym manažérom na diaľku a budete môcť urobiť svoje podnikanie ešte úspešnejším!
Moderné veľké spoločnosti sa v určitom štádiu svojho rozvoja vyznačujú obratom k rozširovaniu svojej prítomnosti na trhu, čo sa zvyčajne dosahuje regionálnou expanziou. Tento efekt je dosiahnuteľný ako výsledok rozvoja siete predajcov, siete obchodných zástupcov, vytvorenia siete pobočiek alebo štruktúry zastupiteľských kancelárií. Prečo je to potrebné a čo to spoločnosti dáva?
Takéto kroky umožňujú spoločnostiam efektívnejšie rozvíjať nové trhy, zvyšovať svoju prítomnosť a podiel v regiónoch a v dôsledku toho aj predaj. To všetko zvyšuje atraktivitu spoločnosti v očiach výrobcov, dodávateľov (či už produktov alebo služieb), ako aj investorov. Všetky tieto kroky navyše zvyšujú hodnotu samotnej firmy ako celku. Od roku 2002 taká známa poisťovňa ako ROSNO. do roku 2008 zvýšil počet svojich pobočiek zo 76 na 100 a agentúr zo 186 na 203. Vlastné prostriedky spoločnosti sa počas tohto obdobia zvýšili z 1 435 038 tisíc rubľov. až 7098145 tisíc rubľov.
Zastavme sa a pozrime sa bližšie na vlastnosti systémov personálneho manažmentu vo firmách s množstvom pobočiek. Diaľkové riadenie práce, riadenie a výcvik vzdialených jednotiek je moderným prístupom k riešeniu tohto problému.
Diaľkové ovládanie má podľa môjho názoru niekoľko úrovní:
Prvá úroveň, najdôležitejšia a najkomplexnejšia, je riadenie práce celej vzdialenej jednotky, napríklad pobočky. Aká je náročnosť? V prvom rade je potrebný veľmi jasne definovaný systém funkčnej podriadenosti v spoločnosti, aby sa predišlo „duálnemu riadeniu“ a duplicite funkcií zamestnancov, čo vedie k vytváraniu pracovných miest navyše a erózii organizačnej štruktúry. K tvorbe predpisov a postupov v spoločnosti je potrebné pristupovať ešte zodpovednejšie, aby nedochádzalo k stratám informácií a aby sa zachovala vysoká kvalita ich implementácie osobami vzdialenými od centrály a vedenia. Taktiež je potrebné kvalifikovane vybudovať motivačný systém manažéra pobočky zameraný na dosiahnutie zadaných úloh. Zároveň pri formovaní systému motivácie zamestnancov pobočiek nemožno nebrať do úvahy regionálne špecifiká: priemerné trhové ukazovatele za mzdy, tradičné platby či benefity akceptované v regióne.
Zároveň, aby sa človek mohol opýtať, musí byť najprv poučený. Vzdelávacie problémy sa vďaka rozvoju systémov dištančného vzdelávania celkom úspešne riešia. Je dôležité venovať dostatočnú pozornosť vytvoreniu školiaceho systému pre vzdialených zamestnancov.
Riešiť niekoľko problémov naraz (motivačné a adaptácia) Je dôležité pozývať zamestnancov na semináre, pokročilé školenia alebo jednoducho školenia v sídle spoločnosti. Je dôležité poskytnúť im možnosť podnikového vzdelávania na rovnakom základe ako zamestnanci centrály, ktorí majú zjavne väčšiu šancu získať „kvótu“ na školenie jednoducho vďaka svojej prítomnosti vedľa manažmentu. Cielený vplyv na personálny manažment prostredníctvom kolektívnych metód dištančného vzdelávania pomáha stmeliť tím, je dôležitým článkom konceptu budovania tímu. Rozvoj telekomunikačných technológií navyše pomáha školiť personál na diaľku, čo firme umožňuje nemíňať peniaze na pozývanie a školenie zamestnancov na centrále alebo naopak na školiteľov, ktorí by išli priamo na pobočku.
Systémy riadenia znalostí postavené na elektronike a internetových technológií poskytujú obrovské výhody pre firemné školenia. Školiace programy, online konferencie a semináre, firemné školenia sú vynikajúcou alternatívou k tradičným metódam riadenia znalostí na pracovisku z priameho zodpovednosti. Školenie na pracovisku má pozitívny vplyv na kvalitu plnenia povinností zamestnancami, pričom ukazovatele produktivity spoločnosti zostávajú na bežnej úrovni v porovnaní s nutnosťou odchod personálu na školiace kurzy. Vzdialený systém riadenia znalostí zamestnancov sa v kontexte súčasnej zložitej ekonomickej situácie javí ako vynikajúce riešenie problému vysokokvalifikovaného personálu s minimálnymi finančnými prostriedkami. Okrem toho je dištančné vzdelávanie životne dôležité pre tie spoločnosti, ktoré majú veľký počet pobočiek po celej krajine a niekedy aj vo svete.
Vysoká miera rizík pri prevádzke vzdialených oddelení núti spoločnosti zlepšovať svoje riadiace systémy. Navyše cez reportingový systém dochádza k týždennému vyhodnocovaniu práce celej pobočky - môžu to byť reporty o predaji, marži, objednávkach prijatých obchodnými agentmi, chodení do práce, ziskovosti jednotlivých oblastí a celej pobočky ako celok atď. Správne manažérske účtovníctvo vám umožňuje zhromažďovať, analyzovať a kontrolu výdavky spojené so všetkými formami života pobočky: nákupy, platy, dane, bonusy a zľavy pre zákazníkov, nájomné a platby za energie atď. V dnes rozšírených programoch ako 1C-Enterprise, 1C-Accounting sú implementované všetky tieto základné parametre kontroly a ak máte IT oddelenie, je tu skvelá príležitosť pridať programy k požadovanému sprievodca parametrami. Ale aj tieto kontrolné opatrenia považujú niektoré spoločnosti za nedostatočné. Pracovník jedného z centrál tak hovoril o preventívnych opatreniach, ktoré spoločnosť prijala vo vzťahu k regionálnym divíziám. V obave, že sa ich pobočky pokúsia oklamať, boli od regionálnych manažérov oddelení povinní generovať nápady na tému: „Kde, akým spôsobom a s akou pravdepodobnosťou beztrestnosti by som okradol svoju rodnú firmu, keby som bol na mieste riaditeľa pobočky. “ Systém fungoval dobre. Spoločnosť vopred vedela o všetkých úzkych miestach, kde by pobočka mohla pravdepodobne niečo ukradnúť.
Bez ohľadu na to, aká vysoká môže byť dôvera v riaditeľa pobočky a miera jeho slobody, podľa názoru riaditeľov centrály to spoločnosť nezachráni. z nutnosti pozorne sledovať finančné a materiálové toky. Aj zo starých, rokmi preverených pobočiek sa vyžaduje denná správa o pohybe produktov - príjem, výdaj, zostatok, evidencia výdajov (komu, za akých podmienok, za čo), pri predaji sú stanovené maximálne lehoty na vrátenie tovaru. úver. Na základe predajnej histórie sú pre všetkých významných klientov pobočiek stanovené úverové limity, ktoré má právo meniť len vedenie materskej spoločnosti na základe memoranda. s primeraným odôvodnenie. Približne raz za štvrťrok sa vykonáva audit pobočky na mieste a mesačne sa vykonáva inventarizácia zostatkov skladov. Toto poskytuje poriadok a zachováva vnútornú disciplínu v pobočke.
Ale úplná kontrola nie je možná všade a nie vždy prinesie materskej spoločnosti požadovaný výsledok. kradnúť a nadmerne míňať začínajú menej, ale takáto zodpovednosť nepridáva stimuly k efektívnej práci. Pre centrum, ktoré kopíruje svoje podnikanie lokálne, je zároveň ťažké zachovať firemné štandardy a zabezpečiť stabilný rozvoj na trhoch, kde sú podmienky niekedy radikálne odlišné. Bez aktívnej účasti samotných regionálnych celkov je to samozrejme nemožné. Napriek neustálemu rastu počtu pobočiek sa tento problém zatiaľ podarilo vyriešiť len niekoľkým ruským firmám. A tí, ktorí nakoniec vybudovali ziskovú sieť, nedosiahli svoj cieľ okamžite a za cenu veľkého úsilia. Napríklad spoločnosť „VELS“ dokázala za posledné 4 roky otvoriť iba dve pobočky, čo jej však umožnilo zvýšiť tržby o 30 % a zisky o 25 %.
Ďalšou úrovňou vzdialenej správy a kontroly je monitorovanie a nastavovanie úloh pre jedného (alebo viacerých) zamestnancov, napríklad obchodného zástupcu so sídlom v regióne. Pri dnešnom stupni rozvoja výpočtovej techniky a možností internetu to tiež nie je problém. Pozrime sa na tento problém pomocou príkladu jedného z nich z distribúcie spoločnosti Vladimir LLC "VELS". V tejto spoločnosti majú všetci obchodní zástupcovia osobný vreckový počítač (PDA) a komunikačný systém so serverom umiestneným v centrále. To všetko sa dá celkom jednoducho implementovať pomocou takých špeciálnych softvérových produktov ako „Client+“ alebo „Optima“. Zamestnanec nachádzajúci sa v regióne dostáva každé ráno na PDA aktuálne informácie o stave zásob, cenník a informácie o stave pohľadávok za jeho klientmi. Každá prijatá objednávka od klienta, ako aj marketingová správa o situácii na predajni, je okamžite odoslaná do kancelárie, kde je spracovaná, vyzdvihnutá v sklade a doručená zákazníkovi do 24 hodín. Vedúci náhodne kontroluje objednávky, predaj a hodiny obchodného zástupcu. Posúdením prijatých informácií má možnosť rýchlo ovplyvniť situáciu a distribútor má schopnosť rýchlo a efektívne doručiť objednávky zákazníkom.
Ovládanie je aj na nižšej úrovni. Ako riaditeľ logistiky jedného z distribúcie spoločnosti, všetky ich vozidlá rozvážajúce tovar sú vybavené zariadeniami Autoscan. Toto zariadenie je inštalované na preprave spoločnosti a zaznamenáva všetky zastavenia vozidla, jeho rýchlosť, spotrebu paliva a prevádzkový čas. Všetky informácie sa čítajú automaticky cez rádiový kanál a odosielajú sa do počítača mechanika našej spoločnosti. Mechanik má možnosť kontrolovať odchýlku vozidla od trasy, spotrebu paliva a rýchlo zvládnuť situáciu. Navyše vám umožňuje prehľadnejšie sledovať na dopravu náklady.
Prítomnosť moderných prístupov k používaniu diaľkového ovládania a monitorovania teda umožňuje spoločnostiam rásť, rozširovať geografiu ich prítomnosti, otvárať nové predajne predajcov a zároveň minimalizovať možné straty. A možnosti dištančného vzdelávania umožňujú zamestnancom vzdialených pobočiek seriózne sa rozvíjať v profesionálnom plánovať, cítiť sa potrebný a spojený s centrálou. Všetky tieto kroky jednotlivo umožňujú zvýšiť efektivitu a hodnotu spoločnosti ako celku.
Vzdialená komunikácia nie je vždy jednoduchá. Nepoznáte sa v nižšie popísaných príkladoch?
O 22:00 dostane podnikový právnik originálny text od kolegu a o pár hodín sa pýta (nie prvýkrát), prečo neexistujú zmluvné podmienky pre pracovné dokumenty?
Po dlhom a chutnom obede s klientom otvorí zástupca reklamnej spoločnosti e-mail od svojho šéfa, v ktorom mu pripomína, aby svoje výdavky predložil včas. Nahnevaný týmto mikromanažmentom (precízny štýl riadenia) okamžite zareaguje a svoje necenzurované myšlienky vyhodí v odpovedi.
Na týždennom online tímovom stretnutí je vzdialená členka tímu zmätená, či ju jej kolega naozaj nepočuje (odpojený), v momente, keď jednoducho mešká s odpoveďou na otázku, alebo či je len roztržitá a potom sa ospravedlní.
Digitálna éra zmenila formát komunikácie
Keď naši možní partneri na druhej strane telefónu vypnú zvukové upozornenia, môžeme s istotou povedať, že žijeme v ťažkých časoch. Digitálny vek vytvoril revolúciu v komunikácii, ktorá je ekvivalentná revolúcii spojenej s vynálezom tlačiarenského lisu. Tieto zmeny, ako často hovoríme, sú bodom bolesti. A to ovplyvňuje, ako dobre počujeme a čo počujeme, pretože neporiadok informácií, ktoré sa na nás vrhajú, môže často viesť k veľmi vážnym nedorozumeniam a zmätku.
Ľudia, ktorí pracujú vo vzdialených tímoch, čelia týmto výzvam neustále. Podľa najnovšieho výskumu amerického Bureau of Labor Statistics 22 % Američanov pracuje z domu, zatiaľ čo 50 % sa venuje tímovej práci na diaľku. Tento rastúci posun si vyžaduje nové interakčné správanie.
Problém s diaľkovým ovládaním
Prečo vzdialené tímy vyžadujú nové zručnosti spolupráce? Čo chýba v našich textových správach, e-mailoch, online konferenciách a inej digitálnej komunikácii? odpoveď: reč tela.
Aj keď máme k sebe blízko, tón textu alebo formálnosť e-mailu sú ponechané na interpretáciu, a to až do takej miery, že aj naši najbližší priatelia môžu byť zmätení a správu si nesprávne vysvetlia.
Tieto nesprávne interpretácie vytvárajú úzkosť, ktorá môže byť nákladná a ovplyvňuje morálku, angažovanosť, produktivitu a inovácie. Komunikácia na diaľku skresľuje prirodzenosť našich rozhovorov. A oneskorenie medzi správami skrýva emocionálne reakcie. Mali ste niekedy obavy z toho, ako to prijme osoba na druhej strane obrazovky ihneď po napísaní a odoslaní e-mailu? Čo ak váš šéf uvidí list od vás neskoro a usúdi, že ide o inváziu do jej osobného času?
Aj keď sme si už na tento druh „asynchrónneho“ posielania správ zvykli, stále to môže spôsobiť nedorozumenia v sociálnej komunikácii. Bez okamžitej odpovede sa môžeme rozptýliť, premýšľať o nesprávnej veci alebo sa dokonca sklameme z nášho partnera.
Efektívna spolupráca medzi vzdialenými tímami
Na udržanie vysokokvalitnej komunikácie musia vzdialené tímy nájsť nové a lepšie spôsoby interakcie.
Po prvé, majte na pamäti, že existujú tri typy vzdialenosti pri interakcii na diaľku:
- fyzické (miesto a čas)
- operačný (veľkosť tímu, priepustnosť a úroveň zručností)
- Afinita (hodnoty, dôvera a vzájomná závislosť)
Najlepším spôsobom, ako môžu manažéri zlepšiť tímový výkon, je zamerať sa na zvýšenie intimity, teda zmenšiť vzdialenosť medzi tímom. Skúste vymeniť textové správy za videohovory, je to lepší spôsob, ako zvýšiť vzájomné porozumenie medzi zamestnancami a vytvoriť empatiu, než e-maily alebo dokonca hlasové správy. A vytvorte virtuálne tímové rituály, ktoré dávajú ľuďom príležitosť pravidelne komunikovať a zdieľať skúsenosti. Napríklad stretnutia.
Keď vzdialené tímy dobre komunikujú a hrajú podľa svojich silných stránok, môžu získať výhodu oproti tímom z iných oddelení. Tu je niekoľko osvedčených postupov:
Niekedy v správach používame málo slov
Stručnost môže spôsobiť, že zvyšok tímu bude tráviť viac času interpretáciou vašej správy (a mimochodom, stále bude správu nesprávne interpretovať). Nemyslite si, že iní rozumejú vašim krátkym frázam a skratkám, nemyslite si, že ostatní môžu čítať vaše myšlienky a hádať, čo je nevypovedané. Urobte si čas, aby ste boli vo svojej komunikácii veľmi jasní. V skutočnosti nie je možné stať sa 100% krištáľovo čistým. nikdy nemôžete byť príliš jasný, ale je príliš ľahké byť menej jasný.
Nebombardujte svoj tím správami
Ako sledujete úlohu prostredníctvom e-mailu, SMS alebo telefónu? Pýtate sa svojho partnera, či dostal vašu predchádzajúcu správu? Jeho zneužívanie sa môže stať formou digitálnej dominancie, neúprosným a nemilosrdným podráždením. Vaše správy vyžadujú čas, aby si ich príjemca premyslel. Ak položíte tri otázky za sebou naraz, je nepravdepodobné, že dostanete dobrú odpoveď na všetky naraz, s najväčšou pravdepodobnosťou podráždite svojho partnera, ak ich dostane jednu po druhej.
Stanovenie komunikačných noriem
Vzdialené tímy musia vytvoriť nové normy, ktoré podporujú jasnosť komunikácie. Spoločnosti ako Merck vytvorili pre svoju digitálnu komunikáciu skratky, ako napríklad „Four Hour Response (4HR)“ a „No Need to Reply (NNTR)“, ktoré prinášajú predvídateľnosť a istotu do virtuálnych konverzácií.
Jednotlivé tímy si tiež môžu nastaviť vlastné normy – napríklad, či používať alebo nepoužívať Slack, Google Docs, Telegram alebo Whatsapp. A normy môžu byť aj na individuálnej úrovni, napríklad preferovaný čas odozvy, štýl písania a tón.
Niektorí ľudia napríklad uprednostňujú krátke a rýchle správy, zatiaľ čo iní uprednostňujú dlhé a podrobné odpovede; ľudia sa líšia aj preferenciou a toleranciou humoru a neformálnosti.
Aj keď máme často tendenciu vnímať ľudskú predvídateľnosť ako chybu u ľudí, len málo vlastností je na pracovisku tak žiadaných ako predvídateľnosť, najmä vo virtuálnej spolupráci.
Všetci sme jedineční, ale naše predvídateľné správanie pomáha ostatným lepšie porozumieť tomu, čo robíme, a na druhej strane pomáha ostatným lepšie pochopiť nás. Profitujú z toho všetci. Môžete to uľahčiť ostatným tým, že zavediete jasnú osobnú etiketu a budete sa jej vždy držať.
Skryté príležitosti v korešpondencii
Tým, že ste na druhej strane obrazovky, môžete vytvárať nové príležitosti pre členov tímu a vytvárať tú správnu atmosféru pre tých, ktorí majú tendenciu byť menej verbálny.
Výskum ukazuje, že introverti sú menej uzavretí v online konverzáciách ako v offline konverzáciách. Musíte si však dávať pozor na nevedomé chyby, pri ktorých interpunkcia, gramatika a výber slov môžu ukázať zaujatosť voči ľuďom.
Absencia reči tela v textovej komunikácii na diaľku neznamená, že textom neprenášame viac, ako si myslíme.
V digitálnom svete je stále veľa metaprepojení, keď človek venuje pozornosť tomu, čo je medzi riadkami. Napríklad pomocou výkričníkov alebo negatívnych emotikonov po odkazovaní na pohlavie, národnosť alebo náboženstvo niekoho. To má taký silný vplyv, že negatívny emoji môže byť vnímaný ako skutočná nechutná tvár.
Zámerné vytvorenie dovolenky
Torty, podobne ako narodeniny v škole, sú pre vzdialené tímy stále dôležité. Vytváranie virtuálnych rituálov na oslavy a komunikáciu môže posilniť vzťahy a položiť pevné základy pre budúcu spoluprácu. Vďaka tomu akoby ste skrátili vzdialenosť medzi vzdialenými pracovníkmi.
Jedna spoločnosť oslávila narodenie každého nového talentu vytvorením prispôsobeného emotikonu. A tak ďalej pre každého zamestnanca, ktorý tam bol šesť mesiacov. Môžete prísť s niečím vlastným, nezáleží na tom, ako to urobíte, oveľa dôležitejšie je, aby to bolo.
Keďže čoraz viac komunikácie prebieha každý rok digitálne, ľudia budú naďalej zažívať nové formy nedorozumení a sporov. Keď sa objavia nové technológie, neberú to do úvahy (hoci vývojári sa nepochybne pokúsia túto medzeru preklenúť). Namiesto toho sa musíme prispôsobiť novým pravidlám a budovať komunikačné zručnosti, ktoré odrážajú náš digitálny vek.
Aktívne sa rozvíjajúce spoločnosti s rozsiahlou sieťou pobočiek skôr či neskôr čelia problému diaľkového ovládania naprieč regiónmi. Geograficky roztrúsené celky, ktoré nie sú spojené do spoločných článkov jedného reťazca, spôsobujú manažérom veľa problémov.
Čo bráni efektívnemu riadeniu pobočky?
- Nedostatočný prístup k informáciám o dianí vo vzdialenej jednotke
- Vysoká nezávislosť pri operatívnom rozhodovaní. Je to dôsledok nedostatočnej informovanosti: je jednoduchšie a rýchlejšie reagovať na neobvyklú situáciu na mieste nezávisle, ako použiť štandardnú schému interakcie so vzdialeným riadením.
- Ťažkosti s kontrolou personálu a budovaním obchodných procesov
Čo pomôže manažérovi kontrolovať prácu pobočky?
- Kvalitný, automatizovaný a operatívny systém účtovníctva a výkazníctva
- Všetky možné komunikačné prostriedky na uľahčenie komunikácie so vzdialenou jednotkou
- Plánovanie, prognózovanie, sledovanie stavu firiem fungujúcich podobným spôsobom
- Jednoduchý systém motivácie k výsledkom
- Kompetentné riadenie rizík a včasné predpovedanie
Vzdialený vesmír. Svoj vlastný miestny svet.
Aké je sídlo pobočky?
Ešte vzdialenejší vesmír, vstup do ktorého je výsadou a výzvou zároveň.
Zastavme sa lineárno-funkčný systém vzdialené riadenie regionálneho tímu. Je založená na hierarchickom princípe: centrála je zodpovedná za stratégiu a taktiku a zamestnanci umiestnení v regiónoch sú zodpovední za terénnu a operatívnu prácu.
Tento systém funguje dobre, ak sú splnené tieto základné faktory:
- vysoká odborná úroveň zamestnancov,
- jasná štandardizácia riadiacich procesov a distribúcia funkčnosti lokálne,
- rýchle a kvalitné rozhodovanie,
- schopnosť prilákať odborníkov na vysokej úrovni pre jednotlivé funkcie.
Tieto body musia byť jasne uvedené a zaznamenané v príslušných predpisoch, aby sa predišlo duplicite funkcií medzi odborníkmi. Vypracovanie predpisov a ich dôsledná implementácia v rámci takéhoto systému riadenia je jedným z dôležitých nástrojov. To pomáha predchádzať strate informácií a kvality práce pre zamestnancov, ktorí sa nachádzajú ďaleko od zástupcov centrály.
Vedúci zamestnanci pracujúci na centrále rozhodujú, rozvíjajú stratégiu a svojou odbornou spôsobilosťou môžu ovplyvňovať líniových manažérov v teréne bez toho, aby sa priamo podieľali na plnení prevádzkových úloh.
Každá divízia má svoje vlastné ciele, ale región má všeobecný plán, ktorý zohľadňuje miestne ciele ako súčasti celkového.
Systém kľúčových ukazovateľov výkonnosti
Manažérsky tím zodpovedný za taktiku a stratégiu a regionálny manažér pracujúci so zamestnancami v teréne zdieľajú spoločné KPI. Pre terénnych zamestnancov na regionálnej úrovni sa KPI počítajú oddelene podľa funkcie a existujú aj všeobecné KPI viazané na špecifiká práce konkrétneho regiónu.
Napríklad pri zavádzaní nového produktu má každý zamestnanec na svojej úrovni pridelený súbor úloh. Regionálny manažér je zodpovedný za konkrétny výsledok implementácie produktu v jemu podriadenom regióne. Školiteľ - pre školenie predajcov v celom regióne o charakteristikách produktu a spôsoboch jeho propagácie, merchandiser - pre kompetentné vystavenie tovaru na miestach, oddelenie toku dokumentov - pre všeobecnú dokumentačnú podporu procesu. V meste a regióne existuje systém organizácie práce. Líšiť sa bude aj čas uvedenia nového produktu v mestských a regionálnych divíziách. Toto všetko by sa malo brať do úvahy pri výpočte kľúčových ukazovateľov výkonnosti.
Plánovanie
Plánovanie zohráva dôležitú úlohu pri riadení rozvinutej siete pobočiek. Plánovanie cieľov prebieha ročne, štvrťročne a mesačne. Jasne štruktúrovaný reportingový systém pomáha sledovať skutočný stav vecí a ich súlad so strategickými zámermi a zámermi zaznamenanými v plánoch.
Nastavenie úloh a kontrola
Úlohy pre región sú stanovené týždenne. Využívajú sa systémy riadenia úloh a technické prostriedky vo forme audio alebo video konferencií. Práca jednotiek je štruktúrovaná v súlade so stanovenými predpismi, čo znamená, že existuje spoločný systém a prevádzkové problémy, ktoré vznikajú na mieste v rôznych regiónoch, môžu mať spoločné príčiny.
Audio-video konferencie
Ak máte možnosť vybrať si medzi audiokonferenciou alebo videokonferenciou, prednosť má možnosť videa, vďaka ktorej je možné nielen čítať text, ale aj vidieť mimiku, gestá, reproduktory, a teda mať viac informácií.
Pri príprave na videokonferenciu je úlohou organizátora poskytnúť všetkým účastníkom rovnaké dokumenty, súbory sa posielajú vopred, ľudia majú čas na zoznámenie sa; A potom majú všetci účastníci konferencie možnosť súčasne vidieť ten istý dokument, o ktorom sa diskutuje.
Maximálna dĺžka trvania akcie je 1 hodina. Ak videokonferencia trvá dlhšie, ľudia sú unavení, znižuje sa koncentrácia a tým aj efektivita akcie. Na takomto spravodajskom stretnutí sa nediskutuje o skutočnosti, že čísla sú už prijaté ako fakt a odsúhlasené všetkými autoritami „v zákulisí“. Diskutujú sa iba zdokumentované výsledky. Napríklad podľa plánu predaja pre makroregión ako celok.
Podujatie začína príhovorom šéfa makroregiónu a krátkym prehľadom diania. Keďže je čas podujatia obmedzený, každé predstavenie má prísne pravidlá. Platí pravidlo troch. Najprv vystúpia zástupcovia troch najúspešnejších predajných regiónov a rozprávajú o podujatiach, prostredníctvom ktorých sa dosiahli také vysoké výsledky. A rovnako sa hlásia aj šéfovia troch krajov s najnižšími výsledkami. Zdieľajú problémy, vyjadrujú, ako vidia riešenia a časové rámce na nápravu situácie. Čas na tieto prezentácie má tiež striktný limit – žiaci „A“ aj „B“ majú päť minút na správu. Zvyšok času stretnutia sa venuje zhrňovaniu výsledkov a stanovovaniu cieľov pre makroregión na nové časové obdobie do ďalšieho podujatia.
Formovanie a výber tímu
Čím viac času a úsilia investujete do ľudských zdrojov, tým je tím efektívnejší. Primárny výber na lokálnej úrovni vykonávajú HR a regionálni manažéri, ale manažér zodpovedný za regionálne úlohy by mal vedieť, kto v jeho tíme pracuje, konečné rozhodnutie o každom kandidátovi na voľné miesto by malo zostať na ňom.
Pri vykonávaní auditov je dôležitá komunikácia s terénnymi pracovníkmi, aby sme pochopili ich skutočnú úlohu a efektivitu ich práce v teréne.
Pravidelné návštevy regiónov
Kontrola práce pobočky prebieha na rôznych úrovniach, ale hlavným nástrojom manažérskej interakcie s ľuďmi je osobná komunikácia tvárou v tvár.
Je potrebný jasný cestovný poriadok pre zamestnancov centrály do každého regiónu. Na základe výsledkov návštevy pobočky sa vypracuje správa o všetkých oblastiach činnosti pobočky, o všetkých kladoch a úspechoch, záporoch a ťažkostiach. Na základe tejto analýzy sa prijímajú strategické a operatívne manažérske rozhodnutia.
Plánované aj neplánované návštevy manažéra zodpovedného za generálny manažment makroregiónu v teréne sú potrebné na stretnutie s partnermi, osobnú komunikáciu s regionálnymi manažérmi, pracovníkmi v teréne a vykonanie generálneho auditu regiónu.
Čo takýto systém správy pobočiek na diaľku poskytuje?
Minimalizácia rizík, schopnosť porozumieť dôvodom fungovania nerentabilnej divízie a urobiť zo zaostávajúceho regiónu obchodného lídra.
Ako príklad
Jeden z regiónov ako súčasť veľkého makroregiónu bol dlho považovaný za nerentabilný. Dôvody boli nejasné, keďže hlásenie bolo vykonané správne a ľudia na mieste sa nezmenili.
Pri jednej z plánovaných obhliadok problémovej pobočky manažér po rozhovore so zamestnancami a samotným manažérom zistil, že vedúci pobočky nerozdelil svojich terénnych špecialistov podľa funkčnosti. Všetci jeho terénni pracovníci sú zapojení do všetkých procesov, nikto nenesie zodpovednosť za nič konkrétne.
V dôsledku toho nie sú identifikované chyby a nedostatky a prémiová časť sa nerozdeľuje transparentne podľa KPI vypracovaných pre región, ale podľa osobných sympatií manažéra.
Zmenil sa riaditeľ pobočky. Následne bol tím aktualizovaný, pričom každá funkcia bola pridelená samostatnej zodpovednej osobe. Prešiel pomerne dlhý čas, takmer rok, kým stroj začal fungovať podľa očakávania a región sa z nerentabilného a zaostávajúceho regiónu stal ziskovou divíziou.
Diaľkové riadenie regionálneho tímu je pre manažéra zaujímavou úlohou vyžadujúcou vynikajúce manažérske schopnosti, efektivitu a schopnosť strategicky myslieť.
Keď zhrnieme všetky vyššie uvedené, stojí za to venovať pozornosť ešte raz základné nástroje efektívneho riadenia regionálneho tímu:
- Individuálny prístup pri výbere personálu od manažéra zodpovedného za celkové výsledky.
- Prehľadný, jednoduchý systém stanovovania cieľov a zámerov.
- Materiálna motivácia viazaná na konečný výsledok.
- Skôr kvantitatívne ako kvalitatívne hodnotenie výsledkov.
- Pravidelný vzdialený monitoring (audio-video konferencie, dobre fungujúci reportovací systém).
- Pravidelná osobná kontrola (jasný harmonogram týždennej prítomnosti zástupcov centrály pre každý región).
- Systematická analýza práce na základe správ vo všetkých oblastiach na základe výsledkov každej návštevy pobočky.
Nadezhda Kirakosova vedúca oddelenia ľudských zdrojov Centrálneho výskumného ústavu JSC "Elektronika"
