Registratore di cassa: attrezzature moderne per il tuo business. Tipi di registratori di cassa Qual è il nome corretto per un registratore di cassa

Fino a poco tempo fa, il concetto di “apparecchiatura per registratore di cassa” era limitato a un registratore di cassa e a un cassetto contanti autonomi. Al giorno d'oggi le tecnologie IT svolgono il ruolo principale nell'automazione del commercio.

Al giorno d'oggi le tecnologie IT svolgono il ruolo principale nell'automazione del commercio. E questa piattaforma elettronica ha notevolmente ampliato le capacità delle apparecchiature del registratore di cassa. Ma soprattutto, oggi gli imprenditori hanno l'opportunità di scegliere le apparecchiature del registratore di cassa tra dispositivi e sistemi fondamentalmente diversi e di assumere il personale del posto di lavoro del cassiere a loro discrezione. Quindi, come richiesto dalle specificità del commercio, e le capacità finanziarie lo consentono.

Evitare confusione e scegliere l'attrezzatura per registratore di cassa ottimale per la propria attività non è un compito facile.

Per cominciare, è necessario avere una buona idea di quale tipo di attrezzatura per registratore di cassa è disponibile sul mercato russo e in quali aree di attività è meglio utilizzare l'una o l'altra. Tutte le apparecchiature per registratori di cassa possono essere divise in tre grandi gruppi:

1. I registratori di cassa e i sistemi software e hardware che hanno un blocco fiscale, sono contenuti nel registro statale dei registratori di cassa e sono soggetti a registrazione obbligatoria presso il Servizio fiscale federale. Si tratta dei tradizionali registratori di cassa, registratori fiscali e terminali POS.
2. Seguono le apparecchiature per registratori di cassa, che non sono soggette a registrazione presso l'ufficio delle imposte. Tali dispositivi includono stampanti per ricevute (CHP) e sistemi automatizzati di stampa di documenti. Si tratta di apparecchiature di cassa per uso interno dell'azienda, non legate a funzioni fiscali.
3. E il terzo gruppo sono le apparecchiature periferiche per registratori di cassa. Ciò include tutti i dispositivi aggiuntivi che consentono di velocizzare e ottimizzare il processo di vendita. Si tratta di lettori di codici a barre, monitor di cassa, display clienti, cassetti portadenaro, lettori di carte, rilevatori di valuta a infrarossi, contatori di banconote, tastiere programmabili. Quasi tutte le apparecchiature per registratori di cassa elencate vengono utilizzate durante il completamento dei sistemi POS.

Attrezzature per registratori di cassa per piccole imprese.

Quando si sceglie l'attrezzatura per registratore di cassa per il proprio punto vendita, è necessario tenere conto del volume delle vendite, delle condizioni di lavoro e del sistema fiscale con cui si effettuano i pagamenti allo Stato.

Le piccole imprese che operano nell'ambito del regime UTII sono nella posizione più vantaggiosa. Per i pagatori dell'UTII, al fine di semplificare la contabilità interna e il controllo delle vendite e garantire l'emissione delle ricevute nella forma stabilita alla popolazione, è sufficiente acquistare apparecchiature di cassa dal secondo gruppo descritto (CHM o ASPD) e, se necessario , dispositivi aggiuntivi (lettori di codici a barre, ecc.).

In altri casi (i contribuenti del sistema fiscale semplificato e dello schema combinato UTII + sistema fiscale semplificato) avranno bisogno di apparecchiature di registratore di cassa a tutti gli effetti con EKLZ e memoria fiscale. L'opzione più economica per il settore dei servizi è un registratore di cassa autonomo standard. Ma per commerciare prodotti alimentari e industriali è meglio dotarsi di un sistema POS. L'attrezzatura del registratore di cassa basata su un registrar fiscale con un PC ad esso collegato consente di aumentare la produttività del registratore di cassa, accelera notevolmente il processo di servizio, è abbastanza economica, ma soprattutto diventa indispensabile per ottenere la reportistica e gli affari necessari gestione.

Attrezzature per registratori di cassa per medie e grandi imprese.

La definizione stessa di attività “medie e grandi” implica grandi volumi di vendita, il che significa che l’organizzazione della contabilità e il servizio alla popolazione diventano molto più difficili. Qui l’automazione del commercio diventa uno dei criteri principali per la competitività di un’azienda. Per le scale più grandi è necessaria anche un'adeguata attrezzatura per il registratore di cassa. Qui, un normale registratore di cassa sembrerà un'arretratezza tecnologica. Le apparecchiature di cassa per supermercati e semplici punti di servizio di grandi dimensioni devono, come minimo, avere un'elevata affidabilità e velocità di funzionamento. Inoltre, l'urgente necessità richiede che le apparecchiature del registratore di cassa, oltre alle funzioni di accordo con clienti e clienti, garantiscano la raccolta e l'elaborazione di un enorme flusso di informazioni su merci, prezzi e pagamenti. Inoltre, tali apparecchiature per registratori di cassa dovrebbero essere abbastanza facili da utilizzare. I terminali POS e i sistemi POS soddisfano tutti questi requisiti. Un'azienda progressista dovrebbe concentrarsi specificamente sulle apparecchiature multifunzionali per registratori di cassa.

Contenuto

I titolari di un'attività in proprio sanno in prima persona quante difficoltà sono associate all'apertura o allo sviluppo della propria attività. Basta guardare tutte le sottigliezze legali riguardanti l'uso dei mezzi per registrare la ricezione e la spesa dei fondi. Per la maggior parte dei singoli imprenditori la questione se sia necessario un registratore di cassa e se sia possibile condurre affari senza utilizzarlo è particolarmente acuta.

Ho bisogno di un registratore di cassa per i singoli imprenditori nel 2019?

Per cominciare è importante chiarire cosa si intende con questo concetto. I registratori di cassa (di seguito denominati KKM, KKT) sono apparecchiature che aiutano le autorità fiscali e altre autorità governative a svolgere attività di supervisione e controllo. Utilizzando i registratori di cassa, viene monitorata la circolazione dei fondi ricevuti da un imprenditore durante la fornitura di servizi o la vendita di beni. I dispositivi aiutano a tenere registri e a raccogliere informazioni per la reportistica.

La normativa prevede l'abolizione dei registratori di cassa per gli imprenditori individuali. È consentito rifiutarsi di utilizzare i registratori di cassa, ma in questo caso, su richiesta dell'acquirente, il venditore è immediatamente obbligato a fornire un documento di pagamento equivalente, ovvero i moduli di rendicontazione dell'edificio. BSO - e questi, ad esempio, ricevute, biglietti, abbonamenti, ecc., devono contenere tutti i dettagli dell'imprenditore.

Fino a poco tempo fa i singoli imprenditori potevano svolgere attività commerciali senza utilizzare i registratori di cassa. Con l’adozione di una nuova legge nel 2016, la situazione è cambiata. Secondo esso, tutti gli imprenditori che utilizzano contanti o carte bancarie per pagamenti non in contanti quando effettuano pagamenti con i clienti dovevano utilizzare registratori di cassa. Il controllo sull'attuazione del programma è affidato alle autorità fiscali.

Da febbraio 2017 è cessata la registrazione dei registratori di cassa per i singoli imprenditori del vecchio formato, tali dispositivi non potevano trasmettere informazioni online; Non tutti i singoli imprenditori erano contenti di questa decisione. Le autorità hanno tenuto conto di questo punto, quindi hanno consentito una transizione graduale al nuovo tipo di attrezzatura. Le date sono state determinate in base al regime fiscale utilizzato dal singolo imprenditore e alla tipologia dei servizi a lui forniti.

Scopo del registratore di cassa

Esistono due tipi principali di registratori di cassa. Il primo riguarda i dispositivi portatili. Sono piccoli dispositivi con funzionalità limitate. Il kit base comprende componenti come un nastro di controllo formato elettronico, un modem GSM o GPRS integrato, un lettore di schede elettroniche e una tastiera integrata. I dispositivi sono ideali per gli imprenditori principianti. Il secondo tipo sono i dispositivi fissi utilizzati nei grandi punti vendita. Sono costituiti da molti moduli (tastiera, monitor, lettori di carte, dispositivi di stampa).

Il processo di lavoro con i registratori di cassa per i singoli imprenditori è semplice e non causa difficoltà. Con il loro aiuto puoi eseguire una serie di operazioni:

• Trasferimento delle informazioni di acquisto in tempo reale al vostro operatore di dati fiscali (di seguito denominato operatore, OFD). I rappresentanti delle autorità fiscali e di altre autorità di controllo, nonché l'imprenditore, possono ricevere informazioni su tutti i pagamenti effettuati online.
• Generazione elettronica di assegni. Il consueto assegno cartaceo può essere integrato con una versione elettronica. Può essere inviato tramite e-mail o SMS.
• Garantire la stampa dei documenti fiscali. I registratori di cassa sono dotati di una speciale unità fiscale, grazie alla quale è possibile stampare su richiesta qualsiasi documento necessario.

Per quanto riguarda il funzionamento diretto dei registratori di cassa, vale la pena menzionare le funzionalità standard dei dispositivi, che aumentano la velocità del servizio clienti ed eliminano gli errori del venditore:

• inserimento dati prodotto;
• sintesi delle informazioni sui parametri di ciascuna unità;
• inserire l'importo di denaro ricevuto dall'acquirente;
• conteggio istantaneo del resto;
• stampare una ricevuta;
• visualizzazione e stampa delle informazioni di reporting sulle transazioni finanziarie con il cliente.

Che aspetto ha un registratore di cassa online per i singoli imprenditori?

La normativa non definisce il concetto di “registratori di cassa online”. Questo è il nome di tutti i registratori di cassa che registrano informazioni su una unità fiscale. Si tratta di uno speciale dispositivo che cripta e protegge i dati fiscali che vengono trasmessi in tempo reale all'operatore. Il dispositivo offre alle autorità fiscali la possibilità di non controllare i registratori di cassa, poiché tutte le informazioni vengono ricevute automaticamente. Inoltre, l'acquirente può sempre richiedere una copia della ricevuta e l'imprenditore è liberato dalla necessità di compilare numerosi rapporti sui pagamenti accettati.

I registratori di cassa sono disponibili in diverse varietà. Ognuno di essi ha le sue caratteristiche, ma tutti hanno una unità fiscale installata:

• Terminali POS. Per il funzionamento non è necessaria alcuna connessione a un personal computer. Hanno un potente processore, un display touchscreen a colori e sono dotati di stampante per la stampa delle ricevute.
• Registratori di cassa autonomi. Piccoli dispositivi che funzionano in modo indipendente senza connettersi a un computer. Sono un dispositivo con un piccolo schermo e un pannello con pulsanti. Stampano le ricevute su un nastro stretto grazie ad una piccola stampante incorporata.
• Registratori fiscali. Dispositivi fissi che non dispongono di un dispositivo di memorizzazione o di un display nel loro design. Si collegano a computer e tablet con un software speciale e fungono da stampante per stampare le ricevute.

Attualmente è in fase di sviluppo un nuovo tipo di registratore di cassa online che ne consentirebbe l’utilizzo nei negozi online. Con il suo aiuto, in caso di pagamento della merce online, i dati sulla transazione effettuata verrebbero inviati, da un lato, alle autorità fiscali e, dall'altro, all'acquirente (per analogia con un negozio stazionario). Si stanno diffondendo anche i terminali intelligenti: dispositivi mobili facili da usare e utilizzabili ovunque per effettuare pagamenti nel rispetto della legislazione fiscale.

Regolamento legale

Le questioni relative all'uso dei registratori di cassa sono chiaramente indicate nella legge federale n. 54-FZ (22/05/2003). Periodicamente vengono apportate modifiche, le più recenti delle quali risalgono alla fine del 2017. Per lo più si riferiscono all'orario di inizio dell'uso obbligatorio dei registratori di cassa. Ogni volta per alcuni gruppi di singoli imprenditori viene spostata ad una data successiva. Grazie al documento adottato, i punti principali riguardanti i registratori di cassa stessi sono chiaramente definiti:

• deve esserci un numero di serie sulla custodia;
• dovrebbe esserci un orologio in tempo reale all'interno;
• è possibile installare un'unità fiscale all'interno del dispositivo (in caso di aggiornamento di un vecchio dispositivo);
• deve essere presente un dispositivo di stampa (integrato o plug-in);
• è possibile generare documenti fiscali in formato elettronico e trasmetterli istantaneamente;
• accettare la conferma che l'operatore ha (non ha) ricevuto i dati fiscali;
• Possibilità di stampare codici a barre sui documenti fiscali.

Chi è tenuto ad utilizzare i registratori di cassa?

Quando si effettuano pagamenti per beni e servizi in Russia, un singolo imprenditore deve disporre di un registratore di cassa, ad eccezione di alcuni casi previsti dalla legge. L'implementazione dei sistemi di registratori di cassa viene effettuata in più fasi e dipende dal sistema fiscale scelto dal singolo imprenditore:

Secondo la legge esiste un elenco di singoli imprenditori che sono esentati dall'utilizzo delle apparecchiature del registratore di cassa. Verranno discussi di seguito, ma hanno anche i loro limiti. Le facilitazioni non si applicano se vengono scambiati prodotti soggetti ad accisa, ad esempio alcol o tabacco. Il trattamento preferenziale non si applica agli imprenditori individuali che utilizzano dispositivi automatici per effettuare i pagamenti (distributori automatici).

Tipi di attività dei singoli imprenditori senza registratore di cassa

Non è vietato accettare contanti e utilizzare sistemi di registratori di cassa vecchio stile in aree e insediamenti difficili da raggiungere con una popolazione inferiore a 10mila persone (ad eccezione delle città distrettuali e regionali e degli insediamenti di tipo urbano). Qui dobbiamo aggiungere gli imprenditori che lavorano con il sistema dei brevetti o figurativi, perché il reddito percepito non è considerato la base per il calcolo del pagamento delle imposte. Quando i clienti lo richiedono, emettono semplicemente un assegno.

L'elenco esatto delle aree di attività che non sono soggette all'uso obbligatorio dei registratori di cassa è riportato nella legge n. 54-FZ. Non sarebbe una cattiva idea rivolgersi all'autorità fiscale locale, poiché a livello locale possono essere adottati atti separati sulla possibilità di non utilizzare un registratore di cassa, tenendo conto dell'OKVED (classificatore panrusso dei tipi di attività economiche).

I seguenti tipi di attività non comporteranno una multa per lavorare senza registratore di cassa:

• Vendita di riviste, giornali e prodotti affini presso le edicole. Il volume delle loro vendite dovrebbe essere almeno la metà del fatturato totale. Un prerequisito è che la contabilità dei ricavi venga tenuta separata per questo gruppo.
• Vendita di titoli.
• Vendita di tagliandi (biglietti) per il trasporto pubblico urbano, purché venduti all'interno del veicolo.
• I servizi di ristorazione forniti nelle organizzazioni di istruzione generale durante il processo educativo e sono utilizzati solo dagli studenti stessi e dai dipendenti di questa istituzione.
• Commercio effettuato in fiere ed esposizioni.
• Quando si vendono bibite e gelati da imbottigliare nei chioschi.
• Commercio da autocisterne con latte, kvas, olio vegetale, pesce vivo, cherosene.
• Commercio stagionale di verdure, frutta, meloni.
• Accettazione dei materiali riciclabili da parte della popolazione. Fanno eccezione i rottami metallici, i metalli preziosi e le pietre.
• Riparazione e verniciatura di scarpe.
• Distribuzione di merci se non richiedono particolari condizioni di conservazione.
• Segare il legno.
• Realizzazione chiavi e riparazione merceria metallica.
• Arare i giardini.
• Vendita di prodotti di arte popolare fatti in casa.
• Il lavoro delle farmacie se sono situate nelle zone rurali.
• Servizi di facchinaggio negli aeroporti e nelle stazioni ferroviarie.
• Affittare alloggi di proprietà personale.
• Vigilanza e assistenza ai malati, ai disabili, agli anziani e ai bambini.
• Attività delle istituzioni religiose quando forniscono servizi alla popolazione o vendono letteratura e armamentario.

Costi di acquisto e manutenzione

Un'ulteriore voce di spesa è l'acquisto di nuove attrezzature e la loro manutenzione. Esistono diverse opzioni per risparmiare denaro. Innanzitutto, non è sempre necessario sostituire il vecchio dispositivo con uno nuovo. Prima di acquistare un dispositivo, dovresti scoprire se è possibile aggiornare un dispositivo esistente (installando un'unità fiscale invece di un nastro di controllo elettronico - EKLZ). Se ciò non è possibile, è necessario acquistare un registratore di cassa solo dall'elenco dei modelli approvati dal Servizio fiscale federale (di seguito denominato Servizio fiscale federale).

In secondo luogo, prima di utilizzare il servizio di installazione e manutenzione dei registratori di cassa online, verifica con la tua banca se come cliente dell'istituto viene offerto uno sconto aggiuntivo. Non dimenticare di scegliere un operatore di dati fiscali. L'elenco degli OFD che hanno il diritto di farlo viene approvato da una commissione speciale, dopo di che viene pubblicato sul sito ufficiale del Servizio fiscale federale. Nella tabella seguente puoi vedere i costi approssimativi che dovrai sostenere utilizzando un registratore di cassa:

Dove e come acquistare un registratore di cassa per imprenditori individuali

Secondo la legislazione russa, i singoli imprenditori hanno il diritto di utilizzare solo i dispositivi certificati e registrati dallo stato. Poiché ogni dispositivo ha una data di scadenza, necessita di un aggiornamento periodico del firmware e, se ciò è impossibile, di una sostituzione. È preferibile acquistare i registratori di cassa in negozi speciali e un elenco dettagliato dei dispositivi approvati per l'uso è disponibile sul sito web del Servizio fiscale federale. Quando si sceglie un modello adatto, è possibile studiare autonomamente le configurazioni del PCC o chiedere aiuto a uno specialista.

A seconda delle esigenze, il costo e le versioni dei dispositivi possono variare. Quindi, ad esempio, per gli imprenditori principianti con un fatturato ridotto, è meglio utilizzare dispositivi portatili economici, ad esempio Mercury-180 o Orion-105. Per coloro che commerciano in piccoli padiglioni, si consiglia di dare un'occhiata più da vicino ai modelli dotati di cassetti portadenaro (AMC-100) o lettore di codici a barre (Shtrikh-M).

La manutenzione delle attrezzature viene effettuata da una società di servizi, con la quale il singolo imprenditore deve stipulare un accordo. Secondo esso, l'azienda effettua riparazioni, manutenzione e ispezione periodica del registratore di cassa. Il tecnico dell'assistenza effettua un'ispezione preventiva mensile e, se necessario, sostituisce i pezzi di ricambio. Al termine viene redatto il certificato di ultimazione lavori. Se il dispositivo si guasta, al singolo imprenditore viene fornito un dispositivo simile per la durata della riparazione.

Come scegliere

Prima di acquistare l'attrezzatura per il registratore di cassa, un singolo imprenditore deve determinare i criteri che serviranno da principali nella scelta del modello ottimale per fare affari:

• Progetto. Il mercato moderno offre dispositivi di varie configurazioni, dai piccoli dispositivi portatili ai dispositivi di grandi dimensioni. I modelli più semplici, che pesano circa 900 g, sono perfetti per i rappresentanti dei corrieri. Saranno indispensabili anche per gli imprenditori principianti. Le macchine serie dotate di funzioni aggiuntive sono una soluzione vantaggiosa per i proprietari di grandi superfici di vendita al dettaglio.
• La posizione in cui verrà installato il dispositivo. Se l'area della stanza è piccola, sono adatti CCP compatti o di medie dimensioni.
• Capacità di lavorare offline. Il criterio è importante quando si scelgono i dispositivi mobili. Per i registratori di cassa fissi, questo indicatore non è così importante, poiché funzionano costantemente da una fonte di corrente alternata.
• Identificazione. Questa opzione viene utilizzata se nel punto vendita è presente un numero elevato di venditori. In questo caso ogni utente potrà accedere al sistema utilizzando il proprio login.
• Disponibilità di una base di memoria. La maggior parte dei modelli moderni è dotata di questa funzionalità, che aiuta a creare un database di beni o servizi per un reporting dettagliato.
• Velocità di stampa. Una funzione importante per grandi flussi di clientela, ad esempio, nelle grandi strutture di vendita al dettaglio. La velocità media è di 8 linee al secondo: l'opzione migliore per i rivenditori di piccole e medie dimensioni. I registrar fiscali hanno la velocità più alta: circa 40 righe al secondo.
• Collegamento di dispositivi periferici. A tali registratori di cassa sono collegati diversi tipi di dispositivi, ad esempio bilance o lettori di codici a barre. La funzione aiuta a facilitare il lavoro del cassiere e a risparmiare tempo di servizio.
• Condizioni operative di temperatura. È importante prestare attenzione a questo indicatore quando si prevede di utilizzare il dispositivo all'aperto o in ambienti con condizioni di temperatura speciali.

Quanto costa un registratore di cassa per un singolo imprenditore?

Il sito web ufficiale del servizio fiscale contiene un registro dei produttori e dei modelli di registratori di cassa che hanno superato la registrazione statale e sono approvati per l'uso da parte di singoli imprenditori. Per tuo riferimento, la tabella seguente fornisce informazioni sul prezzo medio dei modelli popolari venduti a Mosca:

Registrazione di un registratore di cassa per singoli imprenditori

Secondo la legge n. 54-FZ, dal 1 febbraio 2017 è stato istituito un sistema unificato per la registrazione delle apparecchiature del registratore di cassa. Puoi registrare un registratore di cassa solo presso l'ufficio delle imposte, seguendo questo algoritmo:

1. Selezione di un modello adatto tenendo conto delle specificità del fare impresa.
2. Acquistando un registratore di cassa da un fornitore specializzato o in un centro dove verrà successivamente revisionato.
3. Raccolta e preparazione dei documenti necessari:
   • domanda di registrazione in 2 copie;
   • caricatore KM-4;
   • Caricatore KM-8;
   • Passaporto tecnico KKM più campione di riferimento;
   • contratto di locazione o certificato di proprietà dei locali dove sarà ubicata la cassa;
   • uno speciale adesivo olografico che conferma il servizio.
4. Presentazione dei documenti all'ufficio delle imposte nel luogo di registrazione del singolo imprenditore(!). Se l'imprenditore ha una firma elettronica, puoi registrare un nuovo dispositivo da remoto.
5. Ricevere una carta di registrazione. Deve essere rilasciato dall'ufficio delle imposte entro cinque giorni lavorativi dalla presentazione dei documenti.
6. Fiscalizzazione del registratore di cassa da parte di un ispettore fiscale.

Sanzioni per il lavoro di un imprenditore individuale senza registratore di cassa

Non tutti i singoli imprenditori sono tenuti ad acquistare l'attrezzatura del registratore di cassa, ma quei cittadini per i quali questo punto è obbligatorio devono ricordare che, in qualità di funzionario, sono soggetti alla responsabilità amministrativa per aver violato la legge:

• evasione dall’uso dei sistemi di registratori di cassa – da 10 a 30 mila rubli;
• violazione ripetuta, se l'importo del fatturato non contabilizzato è superiore a 1 milione di rubli - sospensione dell'attività fino a 90 giorni;
• utilizzo di apparecchiature non contabilizzate o difettose (anche senza accesso a Internet e archiviazione fiscale) – 1,5-10 mila rubli;
• evasione dall’emissione di un assegno (cartaceo e/o elettronico) – 2-10 mila rubli.

video

Discutere

Registratore di cassa per imprenditori individuali: come scegliere, procedura di registrazione e regole d'uso

Quando si acquista un nuovo registratore di cassa, è importante valutare il numero di prodotti nell'assortimento dell'azienda, il numero di transazioni giornaliere, la mobilità delle attività e la modalità di connessione a Internet. Esistono 3 tipologie di registratori di cassa in vendita: registratori di cassa autonomi, terminali POS e registratori fiscali. A seconda delle dimensioni e delle caratteristiche dell'attività, puoi scegliere un registratore di cassa nella fascia di prezzo da 9.000 a 80.000 rubli.

Il passaggio a nuove regole di disciplina del contante richiede alle imprese di acquistare un moderno registratore di cassa che soddisfi le nuove condizioni di interazione con le autorità fiscali. In particolare, tali dispositivi devono essere in grado di trasmettere informazioni agli operatori di dati fiscali (FDO), che le inoltreranno successivamente alle autorità fiscali.

Esistono diversi criteri per scegliere questo dispositivo.

• In primo luogo, il requisito principale per un registratore di cassa è che deve essere incluso nel registro dei registratori di cassa online del Servizio fiscale federale, che viene regolarmente aggiornato con nuovi modelli.