В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:
- Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы) . Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.
- Системы управления групповой работой . Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.
- Встроенные модули в составе информационных систем управления . Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.
Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.
Внедрение системы электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.
Общая схема этапов внедрения системы электронного документооборота представлена на рисунке.
Основные этапы внедрения системы электронного документооборота включают в себя:
Этап 1. Определение базовых процессов и процедур.
Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.
В ходе этого этапа необходимо:
- определить процессы верхнего уровня;
- определить детальный состав процессов;
- определить бизнес цели для процессов документооборота;
- определить технические цели для процессов документооборота.
Этап 2. Определение требований к процессам документооборота.
На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.
На данном этапе необходимо:
- провести технологическую оценку процессов документооборота;
- определить бизнес требования к процессам;
- подготовить карты процессов «как должно быть»;
- установить измеряемые характеристики процессов;
- сформулировать технические требования к процессам документооборота и подготовить техническое задание .
Пример документов:
| Карта процесса "Управление входящей корреспонденцией" | Карта процесса "Управление исходящей корреспонденцией" | Техническое задание на автоматизацию документооборота | |
 |  |  | |
Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного документооборота.
На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.
На данном этапе необходимо:
- классифицировать существующие документы по видам;
- провести оценку существующих форм документов;
- определить состав данных, которые будут перенесены в электронный вид;
- определить требования к пользовательскому интерфейсу;
- составить набор критериев выбора системы электронного документооборота.
Этап 4. Выбор системы электронного документооборота.
Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота.
На данном этапе необходимо:
- определить состав функций системы документооборота;
- определить вид системы документооборота, наибольшим образом соответствующий потребностям организации;
- сформировать список возможных поставщиков системы электронного документооборота;
- выбрать поставщика системы электронного документооборота.
Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного документооборота.
После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг.
План управления проектом должен включать следующие работы:
- проектирование функционала системы;
- внедрение системы;
- тестирование и оценка работы системы;
- опытная эксплуатация системы;
- доработка и настройка системы.
Этап 6. Документирование системы.
Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом. Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.
На данном этапе необходимо:
- провести обучение персонала;
- разработать процедуры и регламенты взаимодействия пользователей;
- разработать руководства по работе с системой.
Критерии выбора системы электронного документооборота
Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.
Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.
К таким обобщенным критериям относятся:
- «зрелость» системы электронного документооборота . Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.
- Соответствие стандартам отрасли . В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации. При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота.
- Соответствие целям и критическим факторам успеха . При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации. Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.
- Уровень технической поддержки . Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.
- Масштабируемость системы . Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.
- Доступность системной документации . Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию или изменению настроек системы.
- Защита системы . При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.
- Отказоустойчивость системы . Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.
- Стоимость владения . При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования, стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.
Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.
Не так давно пришлось столкнуться с СЭД 1С:документооборот у одного из заказчиков, ситуация до боли типовая:
- на предприятии активно используется 1С, например УПП или новомодный ERP, для бухгалтерии и кадров, на сайте в качестве системы управления используется 1С-Битрикс
- после автоматизации типовых участков, руководство приняло решение о внедрении электронного документооборота
- сисадмины против ещё одного продукта 1С,
- коммерческий директор, лояльный к 1С благодаря франчайзи с их подарками и семинарами, естественно ЗА. Он с 1С работает давно и к ней привык.
В результате ко мне обратились сисадмины с просьбой объяснить руководству почему не стоит слепо использовать платформу 1С для всего чего только можно.
Предлагаю трезво взглянуть на преимущества 1С и её недостстаки.
О СЭД 1С:документооборот.
Фирма «1С» известна как разработчик систем автоматизации предприятий для бухгалтерии, кадров, склада и др.
1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе«1С:Предприятие 8» , предназначенный для автоматизации документооборота.
В 1С:Документооборот есть следующие редакции:
- «1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.
- «1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
- «1С:Документооборот 8 ДГУ» выпускается специально для крупных бюджетных учреждений со сложной организационной структурой.
Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями.
Преимущества 1С:Документооборот
И компания 1С, и её многочисленные франчайзи говорят в основном о следующих преимуществах решения 1С:Документооборот:
- Низкая стоимость лицензий - редакция 1С:Документооборот ПРОФ стоит от 36 000 руб.
- Организация документооборота в короткие сроки — всё включено, все функциональные возможности входят в комплект поставки, что значительно ускоряет сроки запуска решения.
- Развитая партнёрская сеть — более 10000 постоянных партнеров в 600 городах 23 стран оказывают услуги по внедрению и кастомизации программы.
- — уже привычный для пользователей 1С интерфейс, наличие в том числе web-клиента и мобильных приложений для iPAD и Android.
- Простой поиск любых документов хранящихся в системе — быстрый поиск документов при отсутствии сотрудника в офисе
- Простая интеграция с другими продукатами 1С — возможности по интеграции используемых продуктов 1С между собой уже в коробке.
- Регулярный выпуск обновлений - функциональность программы постоянно развивается, появляются новые возможности, раз в полгода выходят новые редакции.
- Простота настройки — система легко конфигурируется под требования заказчика.
Ну вообщем то отличные конкурентные преимущества, которые при первом подходе действительно могут убедить человека в правильности выбора 1С:Документооборот.
Что имеем на самом деле...
А теперь реалии. Недостатки 1С:Документооборот
Разберём каждое преимущество 1С:Документооборот по порядку.
Низкая стоимость лицензий
Низкая стоимость 1С:Документооборота — миф, т. к. не учитывается стоимость владения системой в разрезе некоторого временного периода, а не только одних лицензий. Оптимально посчитать стоимость владения системой в разрезе 3 лет, куда включить не только серверные и клиентские лицензии на конфигурацию и платформу, но и стоимость работ 1С-специалиста или франчайзи на внедрение, стоимость информационно-технического сопровождения за 3 года (ИТС), поддержку и решение постоянных проблем с обновлениями, времени простоя из-за постоянных обновлений и пр. и пр.
После подсчёта стоимости владения за 3 года окажется, что не такое и бюджетное решение от 1С для автоматизации электронного документооборота.
Развитая партнёрская сеть
На сайте 1С вы можете найти список сертифицированных партнёров, оказывающих услуги внедрения 1С:Документооборот в вашем регионе.
На самом деле, чтобы получить статус сертифицированного партнёра 1С надо иметь всего лишь 1 специалиста в штате, который может давно уволиться из данного франчайзи, а статус у франчайзи у компании останется. К тому же не факт, что именно на вашем проекте будет задейстсован именно сертифицированный специалист, проектов много, а специалистов обычно не хватает. Поэтому по факту к вам может приехать кто угодно, хоть фрилансер, которого наняли под ваш проект, хоть студент, который предложил низкую цену, или универсальный 1С-ик, который постигает тонкости электронного документооборота на вашем проекте.
Большинство из франчайзи это отличные продажники, но что касается практики внедрения СЭД и дальнейшего обслуживания, то тут чётко видна не хватка компетенции в организации электронного документооборота, нет опыта в решении не стандартных проблем с ЭДО, не знание российского законодательства, в связи с чем успешным внедрение 1С:Документооборота может быть только в секторе SMB.
Поэтому наличие того или иного франчайзи на сайте 1С в списке сертифицированных не является гарантией успеха проекта.
Качество внедрения проекта и дальнейшего обслуживания никак не контролируется 1С, в результате постпродажное обслуживание очень низкое и заканчивается фактически лишь продажей обновлений на ИТС.
Всё включено или внедрение в короткие сроки
Функционала коробочной версии недостаточно для организации полноценного электронного документооборота, а для расширения функционала потребуется программирования на языке 1С.
Доработка средствами программирования сильно увеличивает сроки внедрения не сколько на саму доработку, сколько на процесс тестирования разработанных дополнений и конфигурации в целом.
Что имеем в результате? Доработанную конфигурации сопровождать гораздо сложнее, потому что при каждом обновлении 1С придется тестировать все дополнительные разработки, в том числе придётся "переписать" заново дополнительный функционал.
Простота функционала, доступный интерфейс
Интерфейс платформы 1С — притча во изыцах, даже после обновления интерфейса интерфейс системы остаётся малопонятным простым сотрудникам, далёким от бухгалтерии. Интерфейс 1С кажется слишком запутанный, как будто специально усложнённым. И ряд простых и банальных для других СЭД действий в 1С:документооборот выполняет явно криво или вовсе не работает.
Нужны примеры? Пожалуйста...
При регистрации документов сталкиваешься, например, с такими ограничениями:
- из карточки входящего документа нельзя создать связанную карточку другого входящего документа
- регистратору нельзя просмотреть кем был согласован документ, если регистратор не является участником процесса "Согласование"
- а также нелогичных разрешений (например, возможность регистрации документа со статусом "Не утвержден")
- отсутствует проверка на повторность входящих документов от юридических лиц
- проверка повторности реализована в ручном режиме только для обращений граждан.
В системе контроля исполнения также есть ряд особенностей:
- в бизнес-процессе "Поручение" нельзя задание адресовать нескольким исполнителям
- в бизнес-процессе "Исполнение", если один пользователь проверяет и качество исполнения и срок, необходимо устанавливать 2 роли Проверяющий и Контролер и соответственно отработку бизнес-процесса придется сделать дважды
- не предусмотрено назначение нескольких ответственных исполнителей
- не предусмотрена работа с многопунктовыми документами, проектами резолюций.
Ну и ещё несколько найденных «особенностей» 1С:Документооборот, которые откровенно удивили:
- Нет отдельного механизма поиска по реквизитам
- Для учета движения бумажного документа внутри организации может быть использован "Журнал передачи документа", но все отметки о перемещении документа придется выполнить вручную.
- Движение внутренних документов между структурными подразделениями даже в электронном виде заходит в тупик, т.к. права на внутренние документы реализованы посредством папок, нет права на доступ к папке - нет права на доступ к документу из этой папки
- Для исходящих документов не предусмотрена работа с реестрами внешней отправки, печати почтовых реестров, надпечатки конвертов, не говоря уже о партионной почте
- Функции по работе с делами документов сведены к возможности печати номенклатуры дел и печати документов для оформления дела к передачи его в архив. При этом есть пробелы, например, документ "Внутренняя опись дела" формируется с незаполненной графой "Номер документа в деле". Другие функции архива организации ни в данной, ни в других конфигурациях фирмы 1С не реализованы
- В типовой поставке отсутствует самостоятельный учет проектов документов. Данный функционал может быть настроен дополнительно с помощью доработки на внедрении.
- Нет возможности вести личные папки пользователя.
- Нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, кликаешь по документу, открывается тот же Word, Adobe Reader и пр.
- Нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы
- Нельзя настроить обязательное заполнение для дополнительных реквизитов
- Слабые возможности по настройке нумерации документов - нет функционала позволяющего нумеровать документы в пределах подразделения
- И самый смак, который достал почти всех пользователей и администраторов 1С:Документоооборот - часто слетают права
И таких недоделок, неудобств, повторных действий, лишних кликов и просто откровенных ляпов в системе предостаточно.
Конечно, кто уже работал с продуками 1С многое покажется привычным, как в старом анекдоте про ежиков, которые кололись, но продолжали жрать кактус... а вот те, кто с 1С ранее не работал, менеджеров, канцелярию, многих руководителей, тех сотрудников откровенно жалко. КПД от работы будет низким и без конфликтов при внедрении СЭД явно не обойдётся.
Простота настройки
В администировании и обслуживании 1С:Документооборота тоже не всё гладко
- Простое заведение нового пользователя — целое событие, которое может затянуться на час и даже больше, т. к. обновление происходит по дискрептору.
- Права в системе гибкие, но сложные в настройке, слетают часто, обновляются долго. Во время пересчета у пользователей пропадают задачи, в списке последних открываемых документов записи вылетает часто ошибка "Объект не найден", вываливаются разные сообщения из серии "Нет прав доступа к базе данных", если захотим проверить кто из пользователей имеет права доступа и кликнем по ссылке "Права доступа", то не отображаются все кто реально имеют доступ к документом (бага).
- Изменение прав доступа у пользователей имеет аналогичные проблемы.
- Простота интеграции разных 1С тоже не так проста как преподносит сама 1С, слишком много НО, начнём хотя бы с главной проблемы — на всех 1С интегрированных между собой должны стоять последние обновления, иначе интеграция отваливается. А обновив 1С-ки отваливается всё остальное. См. соответсвующий раздел.
Получается, что обслуживать 1С:Документооборот становится выгодно... правильно - для 1С:Франчайзи.
Обновления 1С — беда для клиента
Вы знаете как работают программы от 1С? В большинстве случаев клиент покупает один или несколько программных продуктов, состоящих из самой платформы и конфигурации (приложения для данной платформы).
На внедрении программист настраивает работу данной конфигурации под требования клиента, дорабатывает отчеты, устанавливает доп. плагины и т.д.
При этом и сама платформа 1С, и конфигурации на её основе не так стабильны, багов хватает и там, и там, как со стороны самой 1С, так и от конфигураций и доработок от франчайзи.
Для исправления всевозможных багов приходится ставить обновления, которые 1С выпускает с завидной постоянностью 3-4 раза в месяц, теже бухгалтера подтвердят, 1С-ники у них частые гости, приезжающие с обновлениями и исправлениями, из-за которых в последствии опять 1С обваливается, по 1-2 раза в неделю.
При этом при обновлении приходится обновлять не только используемые компонтенты, а всю платформу, даже ту часть и те модули, которые не задействованы у вас.
В результате приходится переписывать выполненные настройки, тестировать систему по мере возможности, в том числе из-за нового функционала, из-за которого теперь не работет написанный под клиента функционал, чинить отваливающиеся лицензионные ключи 1С, которые при обновлении отваливаются с завидной регулярностью и т.д. И всё это в production-среде, когда система нужна рабочая, когда в ней хранятся какие то данные, когда нужен оперативный отчёт или оперативно решить задачу, например согласовать договор, в результате пользователи вынуждены забыть про электронный документооборот, и переходить опять на связку электронная почта + листы согласования «бегунки».
Новое обновление несёт новые баги, из-за чего опять что то отваливается, приходится что то переписывать в конфигурации и настройках, тестировать, ставить новые обновления, не смотря на новые проблемы, которые они несут, и опять переписывать, тестировать и т. д. Вот такой порочный круг, благодаря которому бизнес 1С франчайзи остаётся прибыльным на протяжении стольких лет, и пережили все возможные кризисы и 1998-го, и 2008-го, и 2015-го тоже перенсут, благодаря созданной 1С экосистеме.
Конечно, можно отказаться от обновлений 1С, и обновляться только при необходимости на стабильные апдейты, которые у 1С всё таки бывают, но как быть если на этой же платформе сидит зарплата и кадры, которым для работы требуются регулярные обновления, например по налогам? Можно отказаться от обновлений совсем и использовать для сдачи отчётности тот же СБИС++ или КонтурЭкстерн, и платить им за подключение, повозиться с интеграцией и экспортом между ними. Но опять же это скажется и на общей стоимости владения системой, и на удобстве работы. Да и бухгалтерия не будет рада такому подходу...
Резюме по 1С:Документооборота
Платформа 1С очень большая и громоздкая, которая призвана закрыть все возможные задачи автоматизации предприйтий: от бухгалтерии и кадров, производства и склада, учёта клиентов, архива и документооборота и пр. Сначала такой подход в платформе вызывает восхищение, но по мере использования восхищение быстро проходит.
Есть ли будущее у 1С:Документооборот? Однозначно да, за счёт огромной сети 1С:Франчайзи, которая уже крепко «сидит» от малого бизнеса до среднего бизнеса страны и СНГ. Я думаю, 1С:Документооборот в ближайшей перспективы не смотря на свои ляпы и косяки сможет захватить рынок СЭД, сместив от туда текущих лидеров Directum и ЭОС (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), и откусит до 70% рынка СЭД в ближайшие 3-5 лет.
Подходит ли 1С:Документооборот вашей компании решать вам. Прежде чем выбрать в качестве СЭД 1С:Документооборот, изучите отзывы о самой платформе, пообщайтесь про проблемы 1С с теми же бухгалтерами, спросите про частоту обновлений платформы, как часто к ним приезжают франчайзи, изучите хорошенько функционал и интерфейс системы.
Может не стоит хранить все яйца в одной корзине и решать все задачи, с помощью одной системы? На рынке сейчас есть отличные специализированные под электронный документооборот решения от других вендоров, которые уже обкатаны тысячи раз.
Postscriptum
Если интересны особенности 1С и 1С:Документооборот, рекомендую ещё почитать следующие статьи и форумы:
- Почему 1С это плохо и почему так не любят 1С программистов Сравним с 1С
К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы предприятия или организации после внедрения СЭД, можно отнести:
Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
Улучшение контроля за исполнением документов.
Интеграция ERP-систем с системами электронного документооборота обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия - через оперативное управление документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и др.
Руководители:
оперативное получения информации, необходимой для принятия решения;
оперативный контроль исполнительской дисциплины.
Cекретари, референты и помощники:
быстрый поиск документов;
высокая точность поиска документов;
облегчение контроля исполнительской дисциплины;
упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий;
ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов.
Финансово-бухгалтерские службы:
повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию;
снижение риска утери документов;
экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.
Юридическая служба:
снижение трудоемкости работы по подготовке документов;
эффективный контроль сроков;
быстрый поиск необходимых нормативных документов.
Особенности системы электронного документооборота
Если система электронного документооборота будет внедрена «как есть», то проблемы, которые будут возникать, будут вызывать негативные реакции у пользователей и решать их будет сложнее.
Описание существующего документооборота необходимо, чтобы определить схему документооборота: маршруты и типы документов, правила их регистрации, секретность документов и другие вопросы. В рамках оптимизации необходимо определить бизнес-процессы, подлежащие автоматизации и оценить логичность и целесообразность текущих схем прохождения документов, правил регистрации. Исследование и оптимизация документооборота является важным этапом внедрения систем электронного документооборота. От полученной информации зависит качество разработки требований к функционалу внедряемой системы. Однако если на предприятии существует четкие стандарты описывающие делопроизводство в организации, не требующие оптимизации, то данный этап опускается и система разрабатывается, основываясь на данных стандартах.
Дальнейшие действия после описания и оптимизации документооборота зависят от того, кто будет внедрять систему: подрядчик или организация собственными силами.
Организации, которые будут осуществлять настройку и внедрение системы электронного документооборота своими силами не всегда уделяют данному этапу должное внимание, вследствие чего в дальнейшем процесс настройки системы становится более сложным и сильно затягивается.
В случае внедрения системы подрядчиком организация должна предоставить техническое задание, в котором указывается функциональность системы, настройки системы, технические характеристики, способы обеспечения безопасности, описание документопотоков, сроки выполнения задания и другие требования. На этом этапе, на практике возникают проблемы, связанные с неумением писать технические задания, а так же с не знанием точных границ проекта и целей внедрения, вследствие чего не удается качественно описать функциональные требования к системе. В связи с этими проблемами разработанная подрядчиками система может оказаться ненужной заказчику, так как не соответствует его желаниям. Для решения данной проблемы необходим постоянный и тесный контакт разработчика с ключевыми участниками проекта в организации.
При настройке и внедрении системы собственными силами необходимо обучить команду внедрения, после чего она приступает к настройке и непосредственно внедрению системы. В случае если этап описания и оптимизации документооборота был проведен тщательным образом, команде внедрения остается настроить систему согласно оптимизированному документообороту. В ином случае команда внедрения вынуждена настраивать схемы маршрутов, определять порядок регистрации документов, маски регистрационных номеров и другие характеристики документооборота и сразу же проводить оптимизацию на данном этапе.
В ходе внедрения системы электронного документооборота необходимо установить и настроить систему на рабочих местах, обучить пользователей, разработать документацию на системы электронного документооборота для пользователей, организовать техническую поддержки. Если система внедряется своими силами, то обучение персонала может происходить как при помощи поставщика системы, так и своими силами, под руководством команды внедрения.
Во время опытно-промышленной эксплуатации происходит адаптация продукта и адаптация пользователей к новым условиям работы, тестирование системы либо в реальных в условиях, либо в условиях приближенных к последующей промышленной эксплуатации. Выбор варианта опытной эксплуатации остается за командой внедрения. Так же на этой стадии необходимо постоянное консультирование пользователей по вопросам работы в системе. Целью опытной эксплуатации является обнаружение ранее не выявленных отклонений в работе системы, а так же неучтенных требований
После доработки системы, на основании выявленных в ходе опытно-промышленной эксплуатации системы ошибок, системы электронного документооборота вводится в промышленную эксплуатацию. На данном этапе проводится консультирование и обучение пользователей новым функциям системы, мониторинг работы системы и предупреждение возникновения сбоев и ошибок в системе, так же можно производить дальнейшее развитие системы, посредством добавления новых функций или внедрения новых модулей системы.
Ранее были рассмотрены некоторые проблемы, возникающие при внедрении систем электронного документооборота, однако рассмотрим еще несколько проблем, которые можно отнести к процессу внедрения в целом.
Одна из основных проблем при внедрении практически любых новшеств, не только систем электронного документооборота - это человеческий фактор. Во многих организациях есть персонал не желающий обучаться чему-то новому, либо переобучаться. При внедрении систем электронного документооборота консерватизм пользователей может оказаться очень серьезной проблемой, так как данные системы должны быть внедрены на всех рабочих мест, иначе эффективность от ее использования будет минимальной. Решением данной проблемы может служить приказ руководства о ведении делопроизводства только в системах электронного документооборота.
При самостоятельном внедрении систем организацией возникает проблемы сроков срыва проекта, из-за неопытности и недостаточной квалификации команды внедрения, а также формальным подходом к некоторым этапам проекта. Возможным решением данной проблемы может служить обращение к поставщикам системы при затруднениях при внедрении, постоянный контроль над деятельностью команды внедрения, а так же личная ответственность персонала за срыв сроков проекта.
В организациях, с постоянными структурными изменениями и слабоформализованными бизнес-процессами внедрение систем электронного документооборота может казаться достаточно сложной задачей, но все-таки внедрение возможно, если внедрять систему постепенно, начиная с тех подразделений, которые менее всего подвергаются преобразованию. В таком случае система должна быть модульной, позволяющая наращивать функционал в процессе эксплуатации.
Кроме вышеперечисленных проблем существует еще ряд проблемных задач, возникающих при начале внедрения системы. В системах электронного документооборота циркулируют электронные документы, которые до недавнего времени не имели юридической силы. Благодаря недавно принятому закону, регулирующему использование электронной цифровой подписи, данная проблемная задача переходит в разряд организационно-технических задач.
Электронная подпись - данные в электронной форме, которые присоединяются к другим электронным данным или логически с ними связаны, и предназначены для идентификации подписчика этих данных.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - вид электронной подписи, полученный в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который присоединяется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписавшегося. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.
В свою очередь личный ключ – это параметр криптографического алгоритма, который доступен только подписанту и предназначенный для установки подписи, а сертификат открытого ключа – это документ, выданный центром сертификации ключей, который подтверждает его подлинность и соответствие открытого ключа подписанту.
Электронная цифровая подпись может использоваться юридическими и физическими лицами как аналог собственноручной подписи для предоставления электронному документу юридической силы. Юридическая сила электронного документа, подписанного ЭЦП, эквивалентна юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.
Однако при взаимодействии с контрагентами, электронный документ, чаще всего не признается юридически значимым. В связи с чем, внешний документооборот почти всегда ведется в традиционном бумажном виде. Для учета документов приходящих от внешних контрагентов необходимо получить их электронные образцы, путем их сканирования и занесения в базу системы.
Внедрять электронный документооборот в организации следует повсеместно, во всех ее подразделениях, поскольку работа СЭД связана с созданием, изменением и хранением денных, необходимых для всего предприятия. В данной области не должно и не может быть «слабых звеньев».
Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.
Как бы мы ни привыкли работать с бумагой, реалии нашей жизни заставляют нас вникать в тонкости электронных технологий. Одним из элементов таких технологий является электронный документооборот. Чтобы разобраться с понятием электронного документооборота и при этом не утонуть в объемных определениях и специфической терминологии, остановимся на нескольких ключевых терминах:
Именно электронный документ является исходным и основным объектом любой системы электронного документооборота. Чтобы организовать на системной основе его формирование, обработку, защиту, передачу и хранение, необходим комплекс мер (специальные программы, технические средства, обученный персонал и т. д.).
Электронный документооборот выстраивают таким образом, чтобы решать разнообразные специфические задачи. Возможные виды электронного документооборота в компании:
О сильных и слабых сторонах отдельных видов электронного документооборота узнайте далее.
Переход на электронный документооборот в компании требует серьезной предварительной подготовки. Здесь вырисовывается и первый существенный минус — немалые материальные, трудовые и иные затраты на этапе внедрения системы:
Кроме того, понадобится внести корректировки в учетную политику, отразив в ней перечень документов (связанных с налоговым и бухгалтерским учетом), участвующих в электронном документообороте, список сотрудников, имеющих право их подписи и иные важные нюансы (способы хранения документов, доступа, передачи и т. д.).
После внедрения системы (в процессе ведения электронного документооборота) необходим постоянный контроль за исполнением установленных регламентов и правил, обновлением ПО и др.
Об основных преимуществах электронного документооборота узнайте из схемы ниже:
Восхваляя электронные системы документооборота, нельзя игнорировать и его слабые стороны, которые могут свести к нулю все его достоинства:
Отдельно остановимся на таких важных составляющих любого документооборота компании, как кадровый и бухгалтерский электронный документооборот.
Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.
Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).
В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):
Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.
В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.
Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки - все за и против» .
Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.
Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.
Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота
Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:
- Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.
Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).
- Решать внутрикорпоративные задачи.
Например, выдавать электронные расчетные листки. Их можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте компании. Чиновники против электронного способа выдачи расчетных листков не возражают (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Нужно только закрепить его в локальном акте компании.
- Наладить безбумажные технологии взаимодействия с внешними заинтересованными пользователями (банками, ИФНС, ПФР, ФСС и др.).
Об электронных формах взаимодействия с иными внешними для компании структурами мы расскажем далее.
Скажем и о ложке дегтя. Нам хорошо известен существенный недостаток этой системы. Перебои с интернетом или сбои в работе оборудования, проблемы с регулярным обновлением ПО, электронных ключей и сертификатов могут сослужить плохую службу любому финансовому работнику.
Компании и ИП, которые из-за сбоев и вирусов вовремя не смогут отчитаться контролерам или несвоевременно направят ответы на их запросы, могут пострадать материально (попасть на штрафные санкции).
Постепенно налаживается взаимообмен электронными документами хозяйствующих субъектов с налоговыми органами, ФСС, ПФР и иными инстанциями. Благодаря строго формализованным электронным форматам обмен информацией и документами происходит быстро, без лишней волокиты и произвола чиновников. Это большой плюс для любой компании или ИП.
Взаимодействие с ПФР
В ПФР можно в электронном виде представлять отчетные документы персонифицированного учета (ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Главное, чтобы обеспечивалась их гарантированная защита от несанкционированного доступа. Этот процесс строго регламентирован:
Электронное взаимодействие с ФСС
Соцстрах тоже не новичок в электронном документообороте. Страхователи имеют возможность сдавать в фонд электронную отчетность не выходя из офиса — достаточно зарегистрироваться на портале фонда (заполнить заявление прямо в системе) и получить электронную подпись (ЭП).
ФСС этот процесс тоже регламентировал:
Также можно электронно взаимодействовать с фондом и через оператора ЭДО, заключив с ним соответствующий договор.
С недавнего времени к преимуществам электронного документооборота можно отнести внедрение системы выдачи и обработки электронных листков нетрудоспособности.
У страхователей появилась возможность запрашивать электронные больничные и работать с ними (если они заключили соответствующее соглашение):
- через личный кабинет на сайте ФСС;
- АРМ «Подготовка расчетов для ФСС»;
- собственное программное обеспечение страхователя (некоторые учетные бухгалтерские программы по учету зарплаты и кадров позволяют это реализовать).
Цепочка электронного взаимодействия «страхователь — ФСС» по работе с электронными больничными (ЭБ):
У работников возникают информационные преимущества от электронного документооборотав системе ФСС РФ. Они смогут контролировать свой ЭБ, отслеживая этапы его обработки и начисления пособия, если зарегистрируются на портале «Госуслуги» (при наличии подтвержденной учетной записи).
Подробности об электронных больничных см. по ссылке .
Электронный документооборот с ИФНС
Пожалуй, это самый распространенный вид электронного документооборота. Налоговая отчетность преимущественно поступает в ИФНС в электронном виде. Контролеры тоже предпочитают общаться с налогоплательщиками посредством электронных технологий (путем передачи электронных требований, запросов и т. д.).
Итоги
Плюсы электронного документооборота несомненны: сокращение материальных, трудовых затрат на оформление и обработку документов, экономия времени на их согласование и утверждение и множество других положительных моментов. Преимуществ у электронного документооборота много, но недостатков тоже хватает. Проблемы с обеспечением сохранности и безопасности электронной информации, недостаточная законодательная и технологическая проработка связанных с внедрением и ведением электронного документооборота нюансов могут тормозить его повсеместное внедрение.
В настоящее время на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ.
Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей.
Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Документооборот - это процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или реализации, и, в конечном счете, - хранение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определенной ценности.
Электронный документооборот - это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.
Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ.
Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов . Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.
Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции . По статистике достаточно большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы.
Сокращение времени на обработку и исполнение самих документов . Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.
Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности . Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них.
Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.
Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию . Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами.
Электронный документооборот повышает корпоративную культуру . Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы.
Существование электронного документооборота на предприятии позволяет быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов . При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке.
Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов . Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить созданием системы резервирования.
Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте.
В системе электронного документооборота особенно важен грамотный ввод данных. Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы.
Также на этапе приобретения и внедрения системы электронного документооборота неизбежны большие затраты для компании, которые, впрочем, компенсируются сокращением временных затрат на работу с документами и оптимизацией бизнес-процессов.
Отрицательно сказывается на повсеместном внедрении электронного документооборота и географический фактор . Электронный обмен документами возможен далеко не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим компаниям приходится параллельно вести и традиционный «бумажный», и электронный обмен документами. Однако пересылки актов, договоров электронным способом упростили бы работу между заказчиками и клиентами в любом сегменте рынка, особенно, между географически отдаленными регионами.
Необходимо отметить, что обязательным реквизитом большинства документов, придающим им юридическую силу, является личная подпись. Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной подписью, которой согласно 63-ФЗ, существует три вида. В настоящее время большинство государств юридически равноправными считают документы на бумажных носителях, подписанных обычной подписью и электронный документ, который подписывается квалифицированной электронной подписью.
В кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя.
Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме.
Однако преимущества электронного документооборота настолько очевидны, что сегодня сложно представить себе кадровую службу, ведущую документооборот исключительно в бумажной форме.
Электронный документооборот входит в трудовые отношения и на законодательном уровне. Весной 2013 года Трудовой кодекс РФ был дополнен главой «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Обе стороны - работодатель и работник - для оформления трудовых отношений должны обладать электронной подписью. Если человек постоянно работает как фрилансер или на дому, потратиться на электронную подпись и в дальнейшем оптимизировать данный процесс, конечно, стоит.
Система электронного документооборота имеет свои преимущества и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на технологическом, и на законодательном уровне.
