Podpora země:
Operační systém: Windows
Rodina: Univerzální účetní systém
Účel: Obchodní automatizace

Program upozornění a připomenutí

Hlavní vlastnosti programu:

Budete mít jednotnou databázi klientů a dodavatelů se všemi potřebnými kontaktními údaji

Abyste na nic nezapomněli, u každého klienta můžete označit jakoukoli naplánovanou nebo dokončenou práci

Každou svou objednávku můžete snadno ovládat

U každé objednávky bude možné sledovat fázi realizace a zúčastněné zaměstnance

Budete mít možnost vést záznamy o jakýchkoli službách

Budete mít možnost prodat jakýkoli produkt. Program může pracovat s libovolným počtem oddělení a skladů. Všechny pobočky budou pracovat v jediné databázi přes internet

Program může automaticky vyplňovat různé smlouvy a formuláře

Všichni zaměstnanci budou pod vaší kontrolou

Náš program vám připomene všechny důležité záležitosti

Můžete si zobrazit seznam úkolů pro libovolné datum pro každého ze svých specialistů

Každé marketingové rozhodnutí, které učiníte, bude zohledněno a analyzováno na základě počtu nových zákazníků a plateb

Všechny provedené platby budou pod vaší plnou kontrolou

Zpráva ukáže, kteří zákazníci za své nákupy plně nezaplatili nebo kterým dodavatelům jste ještě plně nezaplatili

Veškeré finanční pohyby budou pod vaší plnou kontrolou. Můžete snadno sledovat, za co utratíte nejvíce peněz za jakékoli období

Vaše manažery lze snadno porovnávat na základě různých kritérií: počtu aplikací, zisku a produktivity

Aplikační statistiky vám pomohou snadno analyzovat aktivity a ziskovost společnosti

Veškeré finanční vztahy s vašimi poskytovateli služeb budou plně pod kontrolou

Integrace s nejnovějšími technologiemi vám umožní šokovat vaše klienty a zaslouženě získat pověst nejmodernější společnosti

Můžete si objednat souhrny ze všech svých prodejen, které se zobrazí na samostatné velké obrazovce. Abyste mohli v reálném čase kontrolovat: své příjmy, plnění úkolů zaměstnanci nebo termíny pro podávání objednávek

Závěr
na obrazovku

Propojení s platebními terminály, aby zákazníci mohli platit za své objednávky nejen na prodejně, ale i na nejbližším terminálu. Takové platby se automaticky zobrazí v programu

Způsob platby
terminály

Pokud vyplníte smlouvy a další dokumenty, můžeme je automaticky nastavit tak, aby jeden z vašich zaměstnanců pomocí programu odvedl stejné množství práce jako několik dalších zaměstnanců ručně

Plnicí
dokumenty

Můžete realizovat zákaznické hodnocení kvality práce. Po nákupu klient obdrží SMS, ve které bude vyzván k hodnocení práce manažera. Manažer bude moci v programu zobrazit analýzu SMS hlasování

Školní známka
kvalitní

Potřebná data lze nahrát na váš web pro sledování stavu objednávky, zobrazení zbývajícího zboží na skladě nebo pobočce a cen - možností je mnoho!

Integrace
s webem

Ultramoderní funkce komunikace s pobočkovou ústřednou vám umožní vidět údaje o volajícím, šokovat klienta okamžitým oslovením jménem a neztrácet ani vteřinu hledáním informací.

Plánovací systém vám umožňuje nastavit plán zálohování, přijímat důležité zprávy přesně v určitý čas a nastavit jakékoli další akce programu

Speciální program uloží naplánovanou kopii všech vašich dat v programu bez nutnosti přestat pracovat v systému, automaticky archivuje a upozorní vás, až bude připraven

Rezervovat
kopírování

Spolehlivé ovládání zajistí integrace s kamerami: program bude uvádět údaje o prodeji, přijaté platbě a další důležité informace v titulcích videostreamu

Mimořádně sofistikované prodejní organizace mohou dokonce zadat „rozpoznání obličeje“. Program rozpozná kupujícího při vstupu do prodejny nebo na pokladně

Můžete rychle zadat počáteční data nezbytná pro fungování programu. To se provádí pomocí pohodlného ručního zadávání dat nebo importu.

Rozhraní programu je tak snadné, že jej rychle zvládá i dítě.

Dokončili jsme automatizaci podnikání pro mnoho organizací:

Jazyk základní verze programu: RUSKÁ

Můžete si také objednat mezinárodní verzi programu, do které můžete zadávat informace v JAKÉKOLI NA světě. Rozhraní můžete dokonce snadno přeložit sami, protože všechny názvy budou umístěny v samostatném textovém souboru.

Jednou z nejdůležitějších výhod automatizace je úspora a kontrola pracovní doby. K plné implementaci těchto dvou funkcí potřebujete notifikační program, který vám nedovolí zmeškat něco důležitého nebo zapomenout dokončit urgentní objednávku. Může také klientovi připomenout, že je čas provést platbu nebo odeslat závěrečné účetní doklady.

Program kontroly termínů se stane vaším jednotným organizátorem práce, automaticky seřadí úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti. Někteří lidé si za tímto účelem do počítače instalují běžný program pro připomenutí. Profesionální program pro sledování termínů při plnění vašeho úkolu je pokročilejší. Nejen, že automaticky vytváří strukturu vašeho zaměstnání, ale má také systém upozornění a připomenutí.

Společnost Universal Accounting System vyvinula software, který si snadno poradí se všemi možnými funkcemi plánování a sledování pracovních procesů. Připomínkový program si můžete zdarma vyzkoušet v testovacím režimu. Účetní systém just-in-time vám dá vědět, kdy je třeba dokončit konkrétní úkol.

Program pro sledování termínů poskytuje zaměstnancům další motivaci a kontrolu. Takový systém navíc znamená poskytovat zákazníkům správné informace o termínech dokončení jejich objednávek. Program připomenutí úkolů zvyšuje produktivitu pracovní doby tím, že disciplinuje tým. V některých odvětvích je takový systém životně důležitý, například kontrola termínů výstavby může často určovat osud zařízení ve výstavbě. Protože i sebemenší zdržení bude stát vývojáře nemalé peníze. Pro některé společnosti je důležitým úkolem evidovat data expirace, což také podléhá automatizaci.

Z aktuálních funkcí můžeme vyzdvihnout také: program pro upozornění na akce - poskytuje zákazníkům informace o akcích, slevách, speciálních nabídkách, změnách ceníku atd.; program pro sledování termínů vyřízení dokumentů - sleduje tok dokumentů; program pro upozornění zaměstnanců - informuje o poradách, změnách v pracovním režimu, nových úkolech; Program účtování doby použitelnosti – sleduje shodu produktu s provozními požadavky.

Upomínkový program si můžete stáhnout na našem webu v demo verzi a pro zakoupení plné verze systému nás kontaktujte telefonicky nebo emailem.

Program mohou používat:

Video programy pro upozornění a připomenutí

Sledováním následujícího videa se můžete rychle seznámit s možnostmi programu USU - Univerzálního účetního systému. Pokud nevidíte video nahrané na YouTube, určitě nám napište, najdeme jiný způsob, jak ukázat demo video!

Anatoly Wasserman představuje novou verzi 5.0 programu USU

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU jsou vám nyní předkládány názory odborníků. Anatoly Wasserman se narodil 9. prosince 1952. Vystudoval Technologický institut chladicího průmyslu v Oděse, obor strojírenství. Po absolutoriu pracoval jako programátor. Pak - systémový programátor. Poprvé se na obrazovce objevil v roce 1989 v klubu „Co? Kde? Kdy?", tedy - v Brain Ringu. V televizní „Own Game“ vyhrál v letech 2001-2002 patnáct vítězství v řadě a v roce 2004 se stal nejlepším hráčem dekády. Pětinásobný mistr Ukrajiny ve sportovní verzi „Own Game“. Čtyřnásobný šampion Moskvy ve sportovní verzi „My Game“, bronzový medailista ze stejné soutěže, stříbrný v roce 2017. Stříbrný medailista „Hry znalců“ – Světové hry znalců – 2010 v „Vaše hra“.

Alexander Druz o univerzálním účetním systému

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU jsou vám nyní předkládány názory odborníků. Alexander Druz je prvním mistrem intelektuální hry „ChGK“. Šestkrát byl oceněn cenou Křišťálová sova jako nejlepší hráč klubu. Vítěz "Diamantové sovy" - cena pro nejlepšího hráče. Šampion televizní verze Brain Ringu. V televizním programu „Own Game“ vyhrál „Line Games“, „Super Cup“, vyhrál s týmem „III Challenge Cup“ a vytvořil absolutní rekord ve výkonu v jedné hře. Autor a moderátor intelektuálních her a vzdělávacích pořadů na různých televizních kanálech.

Maxim Potashev o účinnosti programu USU

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU jsou vám nyní předkládány názory odborníků. Maxim Potashev - mistr hry „Co? Kde? Kdy?“, čtyřnásobný vítěz ceny „Křišťálová sova“, dvojnásobný mistr světa, trojnásobný mistr Ruska, šestinásobný mistr Moskvy, trojnásobný vítěz Moskva Open Championship ve hře „ChGK“. Na základě výsledků hlasování široké veřejnosti v roce 2000 byl uznán jako nejlepší hráč za celých 25 let existence elitního klubu. 50 tisíc diváků programu hlasovalo pro kandidaturu Maxima Potasheva. Získal „Velkou křišťálovou sovu“ a hlavní cenu výročních her – „Diamantovou hvězdu“ mistra hry. Člen představenstva a od roku 2001 viceprezident Mezinárodní asociace klubů. Povoláním - matematik, marketér, obchodní kouč. Absolvent Fakulty managementu a aplikované matematiky, vyučoval na Katedře obecné a aplikované ekonomie MIPT. V srpnu 2010 byl zvolen prezidentem celoruské veřejné organizace „Ruská federace sportovních mostů“. Vede poradenskou společnost, která pomáhá různým organizacím řešit problémy související s prodejem, marketingem, zákaznickým servisem a optimalizací obchodních procesů.

Sergey Karyakin o taktice v podnikání

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU jsou vám nyní předkládány názory odborníků. Sergej Karjakin. Ve 12 letech se stal nejmladším velmistrem v historii lidstva. Zahrnuto v Guinessově knize rekordů. Vyhrál turnaj kandidátů. Vítěz světového poháru FIDE. Mistr světa v rapid šachu, mistr světa v blitzu. Ctěný mistr sportu Ukrajiny. Ctěný mistr sportu Ruska, velmistr Ruska. Vyznamenán Řádem za zásluhy III. Člen Veřejné komory Ruské federace ve složení VI. Opakovaný vítěz dětských a mládežnických mistrovství světa a Evropy. Vítěz a medailista z řady velkých turnajů. Mistr XXXVI. světové šachové olympiády jako člen ukrajinského týmu, stříbrný medailista z olympijských her jako člen ruského týmu. Na své desce předvedl nejlepší výsledek a získal první individuální cenu (na desce 4). Mistr Ruska s nejlepším výsledkem na palubě 1. Mistr světa v ruském národním týmu. Semifinalista mistrovství světa. Vítěz řady mezinárodních turnajů.

Možnosti sledování a správy výstrah a upomínek

• Automatizovaný oznamovací program sleduje termíny úkolů;
• Program kontroly termínů využívá při své práci systém automatických upozornění a upomínek;
• Program kontroly termínů rychle zpracovává i velké objemy informací;
• Notifikační program zajišťuje implementaci kontrolní funkce;
• Program kontroly termínu může fungovat v režimu pro více uživatelů;
• Systém řídí tok dokumentů;
• Program jasně upravuje časový rámec pro plnění úkolů;
• Automatizovaný program pro sledování termínů vám umožňuje analyzovat práci generováním zpráv;
• Automatizovaný software funguje rychle a výstižně;
• Oznamovací program má pohodlné a jednoduché rozhraní;
• Program kontroly termínů umožňuje sledovat všechny akce prováděné v systému zaměstnanci společnosti;
• Systém umožňuje diferenciaci přístupových práv mezi uživateli;
• Program může spolupracovat s jinými formáty elektronického ukládání dat;
• Automatizovaný program pro sledování termínů je efektivnější díky svým širokým možnostem práce s informační základnou;
• Systém má pohodlný systém pro rychlé vyhledávání a také filtrování a třídění dat;
• Řízení podniku pomocí automatizovaného systému zjednodušuje a zlepšuje pracovní proces.

Stáhněte si software pro upozornění a připomenutí

Níže jsou odkazy ke stažení. Můžete si stáhnout zdarma PowerPoint prezentaci softwaru a demo verzi. Demoverze má navíc určitá omezení: z hlediska doby používání a funkčnosti.

Objednejte automatizaci upozornění a připomenutí

Chcete-li si tento program zakoupit, zavolejte nám na čísla uvedená v kontaktních údajích nebo Skype, nebo jednoduše napište dopis. Naši specialisté se s vámi dohodnou na vhodné konfiguraci, připraví smlouvu a fakturu k platbě.

Publikováno ve sbírce programů: 6. 2. 2012

Operační systém: Všechny platformy Windows
Velikost programu (distribuce): 10 Mb
Typ licence: FreeWare

Jednoduchý nástroj pro sledování realizace zakázek ve vaší organizaci s možností ruční konfigurace struktury tabulky objednávek a propojení adresářů. Program umožňuje omezit přístupová práva k pokynům běžných účinkujících a připravit potřebné reporty pro vedení organizace.

možnosti:
Jednoduchý nástroj pro sledování plnění objednávek;
Schopnost ručně konfigurovat strukturu tabulky objednávek;
Propojování adresářů;
Nástroje pro omezení přístupových práv k programu;
Vytváření reportů nutných pro řízení atp.

Při přidávání programu do adresáře našeho webu byl odkaz na Order Execution Control zkontrolován antivirem, ale protože je soubor umístěn na serveru vývojáře nebo vydavatele softwaru, lze jej změnit, doporučujeme před stažením softwaru do počítače, zkontrolujte soubory v On-Line antiviru - otevře se v novém okně a bude zkontrolován!

Můžete zanechat svůj názor na program Kontrola realizace objednávek nebo komentáře a také nahlásit nefunkční odkaz ke stažení.
Máte-li dotaz ohledně práce s programem „Kontrola provádění příkazů“, můžete se ho zeptat zde, protože mnoho autorů a vydavatelů programu sleduje zprávy na tomto webu!
Všechna reklamní sdělení mimo téma, stejně jako odkazy a telefonní čísla budou smazána!

Pro začátek si připomeňme pravidla pro sledování realizace zakázek, která později začneme automatizovat pomocí standardních možností MS Excel.

Je zde kontrola nad podstatou řešení problémů a kontrola nad termíny plnění úkolů.

Věcná kontrola

Kontrola podle podstaty je hodnocením toho, jak správně, úspěšně a úplně byl problém vyřešen. Tuto kontrolu vykonává vedoucí (instituce nebo oddělení) nebo osoba zvlášť pověřená. Odpovědnost za správné a včasné řešení problémů reflektovaných v dokumentech mají vedoucí strukturálních divizí a zaměstnanci pověření vypracováním dokumentu. Účinkující obvykle:

• uvedeno v usnesení vedoucího na dokumentu (například na došlém dopise, na žádosti zaměstnance) nebo
• se píše přímo v textu objednávky (většinou v objednávce/protokolu jsou jednotlivé pokyny zpracovány jako samostatné odstavce textu a formulovány tak, aby bylo ihned jasné, co, komu a kdy je potřeba udělat; podle toho je každá položka – úkol/pokyn řízena samostatně),
• není-li výkonný umělec přímo specifikován, je určen v souladu s rozdělením odpovědnosti v organizaci.

Je-li v usnesení/pokynu vedoucího uvedeno více vykonavatelů, odpovídá za vyřízení dokumentu/pokynu a podle toho za organizaci jeho vyřízení ten, kdo je v usnesení jako první uveden.

Pokyny mohou vyplývat z textu dokumentu, nebo mohou být „samostatné“, tzn. nezdokumentované a přesto podléhají kontrole jejich provedení. Pokud je objednávka vytvořena na základě dokladu, obsahuje odkaz na podkladový doklad (viz vyplnění prvních čtyř sloupců v tabulce na obrázku 1). Pokyny vydávají manažeři na všech úrovních. Každá organizace se však sama rozhoduje, které dokumenty/pokyny dá pod kontrolu. Obvykle se jedná o pokyny vedoucího organizace a jeho zástupců. Čím větší je počet dokumentů v organizaci, tím důležitější je zefektivnit práci na sledování provádění dokumentů a tím selektivněji organizace přistupuje k řešení otázky „co budeme kontrolovat“ – zde je důležitá zlatá střední cesta . Kontrolu provádění pokynů od první osoby tedy obvykle provádí služba předškolního vzdělávacího zařízení nebo sekretářka.

Pokyny musí být formulovány jasně a jednoznačně:

• samotná objednávka;
• doba provádění;
• exekutor (příkaz může provést více osob, poté je jedna ustanovena jako odpovědný exekutor a ostatní jsou považováni za spoluvykonavatele).

Při tvorbě pokynů je vhodné držet se jednoduchých pravidel: formulace by měla být stručná, výstižná, eliminující nejednoznačnost výkladu a měla by mít jasně definovaný a měřitelný výsledek.

Během provádění příkazu jsou možné následující akce:

• autor může změnit termín dokončení objednávky;
• autor může změnit odpovědného vykonavatele zadání;
• umělci vytvářejí zprávy o výsledcích provádění;
• autor má možnost objednávku vrátit k přepracování nebo schválit výsledek exekuce.

Pokud byl úkol rozdělen mezi spoluvykonavatele, pak jejich zprávy o plnění obdrží odpovědný vykonavatel. Je to on, kdo vygeneruje konečnou jednotlivou zprávu jménem a odešle ji autorovi.

Kontrola nad termíny

Kontrolu termínů pro provedení dokumentů/pokynů provádí služba podpory řídící dokumentace (DOU) a v malé organizaci tajemník.

Technologii sledování termínů lze rozdělit do následujících postupů:

• zaznamenávání všech dokumentů, instrukcí, instrukcí a úkolů řízení, které jsou pod kontrolou;
• kontrola včasného doručení písemnosti exekutorovi;
• úprava údajů o řízených dokumentech při změně lhůt pro provedení exekuce, předávání dokumentů od exekutora k exekutorovi, z oddělení na oddělení (toto evidujeme v poli „Stav exekuce“ viz obrázek 1);
• upozornění účinkujících a vedoucích oddělení na přítomnost nesplněných dokumentů a pokynů;
• informování vedoucích pracovníků (oddělení a organizací) o stavu a průběhu vyřizování dokumentů;
• zadávání údajů o vyřízení dokumentů;
• analýza stavu věcí a úrovně výkonnostní kázně organizace jako celku, podle strukturálních divizí, specialistů, typů dokumentů a dalších aspektů.

Termíny dokumenty lze definovat:

Jak vidíte, termín pro provedení příkazu je obvykle stanoven jeho autorem. Je akceptováno, že objednávky obsahující instrukce "naléhavě", podléhají exekuci do 3 dnů. Pokyn „bezodkladně“ poskytuje 1denní lhůtu pro provedení příkazu. Li termín realizace není v objednávce uveden, podléhá exekuci do 1 měsíce ode dne jejího podpisu (do odpovídajícího dne následujícího měsíce, a není-li takový datum v následujícím měsíci, tak do posledního dne měsíce). Připadne-li poslední den lhůty pro provedení příkazu na den pracovního klidu, podléhá provedení předchozímu pracovnímu dni.

U dokumentů obsahujících komplexní úkol lze nastavit dlouhé termíny (několik měsíců, šest měsíců, rok). V tomto případě je to nutné rozdělte zadání na etapy a sledujte plnění úkolu krok za krokem.

Termínová kontrola může zahrnovat:

• kontrola proudu,
• užitečné a
• konečná kontrola.

Hlavní typy kontroly jsou aktuální a preventivní.

Pod kontrola proudu porozumět každodenní přípravě informací o dokumentech, jejichž platnost dnes končí. Aktuální kontrola je prováděna každodenní kontrolou průběhu dokumentu a upozorňováním zhotovitele na vypršení lhůty realizace a nutnost dokončit práci na dokumentu. Osoby odpovědné za kontrolu exekuce (v malé firmě - sekretářka) denně, obvykle na začátku pracovního dne, identifikují a sestavují seznam dokumentů, jejichž lhůty dnes vyprší.

Aktuální kontrola pomáhá vytvořit pracovní plán pro daný den. Okamžitě ukazuje, jaké úkoly je třeba dnes splnit (řešení problému na schůzce, podepsání dokumentu, odeslání faxu atd.). Proto je sledování lhůt pro vyřízení dokumentů funkcí, která je nezbytně součástí popisu práce sekretářky manažera. Tajemník každý den identifikuje dokumenty, jejichž lhůty se blíží ke konci, zjišťuje možnost včasného vyřešení problému a v případě zmeškání lhůt o tom informuje vedoucího.

Během preventivní kontrola jsou sestavovány zprávy a vyrozuměni exekutoři o dokumentech, jejichž lhůta končí za 2-3 dny (v naší organizaci to děláme 4 kalendářní dny předem). A pak má zaměstnanec ještě čas na včasné vyřešení problému.

Poloha ovládání je velmi důležitá. Jedině orientace kontroly na pomoc zaměstnancům, nikoli na zjišťování nedostatků, chuť pomáhat, připomínat a neobviňovat, může zajistit největší efektivitu kontrolní služby.

Systematická kontrola provedení, zručně a správně prováděná zaměstnancem, který taktně připomíná, že dokument je potřeba včas, že prosperita společnosti závisí na včasném vyřešení problému atd., zdůrazňuje potřebu tohoto zaměstnance a jeho úsilí. Kromě toho „index časových karet“ pomáhá při plánování pracovního dne manažera, protože odráží události a úkoly pro dané datum.

Pokud se po obdržení dokumentu nebo v průběhu jeho realizace zhotovitelem ukáže, že jej není možné provést včas, je to oznámeno vedoucímu (autorovi objednávky), který má právo odložit lhůta pro vyhotovení dokumentu. Pokud manažer prodlužuje lhůtu, tajemník v souladu s jeho pokyny zapíše do registračního formuláře nový termín.

Otázku odložení lhůty pro vyhotovení dokumentu je třeba vznést nejpozději 1 den před uplynutím cílového data. Zpětné posunutí termínu není povoleno a v automatizovaných systémech zpravidla v zásadě nemožné.

U dokumentů s dlouhou (několik měsíců) exekuční lhůtou lze mezistupně exekuce sledovat zaznamenáváním informací o průběhu exekuce (toto provádíme v poli „Stav exekuce“ na evidenční kartě dokumentu).

Řešení problému často vyžaduje postupnou práci na dokumentu několika vykonavateli nebo koordinaci dokumentu s několika odděleními. V těchto případech musí být kontrolována doba držení dokumentu u každého exekutora. Při převodu dokumentu musí být skutečnost převodu zaznamenána. Registraci obvykle provádí tajemník jednotky, která dokument předává. Pohyb dokumentu a datum jeho převodu zohledňujeme v poli „Stav provedení“.

Když se objeví dokumenty s prošlou lhůtou jejich seznam je vytištěn ve stejný den a nahlášen vedoucímu.

Pokud lze právo evidovat dokumenty udělit širokému okruhu zaměstnanců, pak změny odrážející průběh jeho vyřizování zpravidla provádí pouze jeden odpovědný pracovník: asistent tajemníka nebo odborník na předškolní výchovu.

Odebrání dokumentu z kontroly provádí se až po úplném provedení dokumentu: provedení usnesení manažera, příprava dokumentu s odpovědí, obdržení odpovědi na odchozí dokument nebo jiné doložené potvrzení skutečnosti provedení. Výsledek vyřízení dokumentu musí být zaznamenán v evidenční kartě (např. „byla odeslána pozvánka“, „byl odeslán dopis z... č....“ atd.). Evidenční karta dále obsahuje údaj o datu vyhotovení listiny a uvádí číslo jednací podle číselníku, ve kterém je vyhotovená listina uložena.

NA konečná kontrola zahrnují analytickou práci, která shrnuje výkonnostní disciplínu a výkonnostní výsledky zaměstnanců oddělení nebo organizace jako celku. Závěrečnou kontrolu provádějí zaměstnanci (servis) odpovědní za sledování provádění nebo tajemník organizace v dané frekvenci (týdně, měsíčně, čtvrtletně). Výsledky následné kontroly se promítají do závěrečných kvantitativních a seznamových zpráv o stavu plnění úkolů (řízených dokumentů). To umožňuje vedení vědět, co konkrétní zaměstnanec (divize) dělá a jak se věci vyvíjejí v konkrétní oblasti činnosti (řešení konkrétního problému).

Závěrečná kontrola v povinné kombinaci s preventivní kontrolou je stimulačním faktorem pro zvyšování kázně zaměstnanců.

Příklad řízení zakázky pomocí MS Excel

Nyní si ukážeme, co lze automatizovat pomocí standardních možností MS Excel. Chcete-li začít, otevřete nový sešit MS Excel a vytvořit v něm tabulku s poli/sloupci/grafy znázorněnými na obrázku 1. Toto je hlavní tabulka, která zobrazuje informace o včasné kontrole realizace zakázek v naší organizaci.

Dále do samostatné buňky zadejte vzorec tak, aby při otevření tohoto listu MS Excel byl vždy nad tabulkou. bylo zobrazeno aktuální datum(označeno číslem 1 na obrázku 1). Pak se nám bude hodit při každodenní práci se stolem. Můžete to udělat dvěma způsoby:

Obrázek 2

Sbalit show

V této tabulce můžete filtrovat řádky (tj. řízené objednávky) podle různých kritérií. Chcete-li to však provést, musíte povolit filtr:

Obrázek 3

Tlačítko na obrazovce pro povolení filtru v MS Excel 2007 a 2010

Sbalit show

Obrázek 4

Kritéria pro filtrování řádků tabulky podle obsahu sloupců v MS Excel 2007 a 2010

Sbalit show

Filtrovací kritéria uvedená výše se objevila po kliknutí na šedé čtvercové tlačítko filtru ve sloupci „Umělci“ (označené číslem 1). Buňky tohoto sloupce jsou vyplněny textem, takže program nám nabídl následující možnosti:

2 - za prvé, můžeme filtrovat jednoho nebo více účinkujících a ponechat „zaškrtnutí“ pouze pro ně; můžeme také vybrat pouze prázdné řádky a nechat „zaškrtnutí“ pouze v poslední položce seznamu; ponecháme-li zaškrtávací políčko v pozici „Vybrat vše“, nebude podle tohoto kritéria žádné filtrování (toto je nyní znázorněno na obrázku);

3 - za druhé můžete filtrovat podle textu obsaženého v buňkách sloupců, toto kritérium je však vhodnější při práci se sloupcem „Shrnutí“ dokumentu atd. Pokud si například nepamatujeme přesně název, ale pamatujeme si klíčové slovo, které by v něm mělo být, pak musíme vybrat položku „obsahuje...“ a napsat toto slovo bez jeho konce, pak v důsledku filtr, pouze řádky, které mají v poli „Souhrn“ slovo, které jsme zadali, s různými konci.

Filtr můžete odstranit výběrem stejnojmenného příkazu – označeného číslem 6. Pokud jste filtrovali řádky zadáním různých výběrových kritérií v několika sloupcích, pak jedním výběrem tohoto příkazu odstraníte filtr pouze ve sloupci, kde jste takový příkaz, přičemž zbývající filtry v ostatních sloupcích zůstanou platné - každý z nich musí být odstraněn jednotlivě. V těch sloupcích, ve kterých je filtr povolen, tlačítko volání filtru změní svůj obrázek na tlačítko aktivovaného filtru.

Pokud je sloupec, podle jehož obsahu chceme filtrovat řádky tabulky, vyplněn daty, pak nám program místo textového filtru nabídne jiný - speciální pro data - označený číslem 4: můžeme vybrat nejen konkrétní datum, ale také pozdější nebo dřívější než nějaké datum nebo omezené časové období, včera, dnes nebo zítra atd.

Naše tabulka má 3 sloupce s daty.

Číselný filtr (označený číslicí 5) je speciálně navržen pro práci se sloupci, jejichž obsahem jsou čísla (v našem případě se jedná o evidenční číslo dokumentu).

Obrázek 5

Kritéria pro filtrování řádků tabulky podle obsahu sloupců v MS Excel 2003

Sbalit show

V MS Excel 2003 je filtr založený na obsahu sloupce vyvolán stejným tlačítkem na obrazovce jako v pozdějších verzích programu, ale po kliknutí na něj se otevře jeden obecný seznam pro výběr konkrétní hodnoty buňky. nebo nastavení složitější podmínky filtrování, která je již individuálně přizpůsobena textu, datu nebo číslu - spouští se v samostatném okně obrazovky po výběru položky „(Podmínka...)“ v seznamu.

Obrázky 4 a 5 jasně ukazují podle jakých kritérií můžeme nyní filtrovat?řádky tabulky v MS Excel různých verzí. Budeme moci filtrovat zakázky podle vykonavatele, jejich autorů, termínů, dat řízených dokumentů a jakýchkoli dalších informací zadávaných do tabulky. Navíc bude možné filtrovat současně podle několika kritérií, například:

• U kterých zakázek dnes vyprší lhůta pro konkrétního dodavatele:
  ve sloupci „Účinníci“ vyberte požadovaného zaměstnance (viz číslo 2 na obrázku 4) a ve sloupci „Datum splatnosti“ vyfiltrujte řádky, jejichž datum splňuje kritérium „dnes“ (číslo 4 na stejném obrázku), popř.
• Komu dal náš vybraný vůdce tento měsíc pokyny:
  ve sloupci „Autor objednávky“ vybereme manažera, kterého analyzujeme (číslo 2 na obrázku 4), a ve sloupci „Termín realizace“ vyfiltrujeme data, která spadají pod kritérium „Tento měsíc“ (číslo 4), atd.

Nyní vás naučíme, jak můžete nakonfigurovat program tak, aby při otevření souboru automaticky dostávat informace o tom, které objednávky je třeba dokončit, například po 4 dnech, aby na to umělci předem upozornili. Za tímto účelem jsme v tabulce poskytli speciální sloupec, který jsme nazvali „Období distribuce“. Nyní to nakonfigurujeme:

• vyberte buňku I6 (v prvním řádku vlastního sloupce) a zadejte do ní znak „=“;
• klikněte myší na sousední buňku J6 (ve stejném řádku, ale ve sloupci „Datum splatnosti“) a uvidíte, že je zahrnuta ve vzorci pro výpočet obsahu buňky I6;
• Dále pokračujte v ukládání vzorce do záložek zadáním „-4“ z klávesnice;
• V tomto okamžiku je vyplňování vzorce dokončeno (jeho aktuální stav je vždy vidět na řádku vzorců nad listem Excelu, viz symbol 1 na obrázku 7, máme „=j6-4“). Nyní stiskněte na klávesnici Vstupte- a výsledek výpočtu vloženého vzorce se objeví v buňce tabulky;
• poté lze vzorec zkopírovat do následujících řádků tabulky a pak v nich ve sloupci „Uzávěrka distribuce“ bude datum vždy o 4 dny dřívější než ve sloupci „Datum splatnosti“: ukažte myší vpravo dole rohu buňky I6 (zatímco ukazatel "myš" by měl mít podobu černého tučného kříže), stiskněte levé tlačítko myši a bez jeho uvolnění přetáhněte dolů na konec sloupce a poté tlačítko uvolněte. Ve sloupci I uvidíte data všech požadovaných varování (číslo 2 na obrázku 7);
• Pak se můžete ujistit, že ve sloupci “Období distribuce” jsou automaticky barevně zvýrazněny buňky s aktuálními, tzn. dnešní data (1. října to budou nějaké buňky a 2. října - různé atd.). Chcete-li to provést, musíte použít funkci podmíněného formátování. V MS Excel 2007 nebo 2010 se to dělá takto:
  • vyberte všechny buňky tabulky ve sloupci „Období distribuce“ umístěném pod „záhlavím“;
  • klikněte na tlačítko Podmíněné formátování ve skupině Styly na kartě Domov(viz obrázek 6), vyberte příkaz Pravidla výběru buněk a na panelu, který se otevře vlevo nebo vpravo, vyberte příkaz datum. Otevře se stejnojmenné dialogové okno, ve kterém jsou dva seznamy (obrázek 8): vlevo je třeba vybrat pozici Dnes a vpravo - způsob formátování buněk, které splňují tuto podmínku, např. Světle červená výplň a tmavě červený text. Další kliknutí OK.

Obrázek 8 ukazuje, jak vypadá hotová tabulka s podmíněným formátováním. Otevřením této tabulky např. 13. srpna 2012 specialista snadno určí, která upozornění se odesílají.

V tabulce můžete zajistit přítomnost posledního „technického“ sloupce, v každém řádku je třeba umístit číslo 1. Při filtrování podle jednoho nebo více kritérií pak vždy rychle spočítáte počet; filtrované řádky. Chcete-li to provést, vyberte zbývající buňky na obrazovce pomocí myši v tomto sloupci - MS Excel vypočítá součet jejich hodnot a zapíše jej do spodního referenčního řádku pod listem Excel.

Obrázek 6

Podmíněné formátování

Sbalit show

Lhůty pro vyhotovení dokumentů lze vykládat různě. Například, kdy by se měla lhůta začít počítat (ode dne vydání příkazu nebo den po něm)? Má se počítat v kalendářních nebo pracovních dnech? Co dělat s dokumenty, jejichž uzávěrka připadá na víkend? Co když termín není vůbec určen? Všechny tyto otázky jsou podrobně zodpovězeny a mnohé je vysvětleno na příkladech (celkem 16) v článku „Jak stanovit termíny? "na straně 12 časopisu č. 8" 2011

Kontrolovat provádění všech dokumentů organizace je nereálné. Pomohou vám proto doporučení pro stanovení seznamu dokumentů podléhajících exekuční kontrole. Dozvíte se, jaké termíny se obvykle stanovují a jak se to dělá, a také jak můžete ovládat ústní objednávky. Viz článek „Co budeme kontrolovat? "na straně 30 časopisu č. 7" 2011

"Právě v ten okamžik, kdy celý den sedíte v křesle a relaxujete, šéf projde kanceláří na prohlídku."
Teorie vzorkování

Systém kontroly provádění ESCOM.BPM

Účel automatizovaného systému kontroly provádění

Jedním z nejdůležitějších úkolů systémů elektronické správy dokumentů je automatizace kontroly provádění dokumentů. Přechod na automatizované řešení zajišťuje zvýšenou výkonnostní disciplínu a snížení nedodržování termínů zavedením efektivních metod řízení kontroly. Systém sledování plnění dokumentů a pokynů (úkolů) na základně zajišťuje kvalitativní zvýšení výkonnostní kázně pomocí sady automatizovaných postupů pro sledování a kontrolu plnění dokumentů a pokynů.

Naše řešení je nejen jedním z nejvýkonnějších, nejkomplexnějších a plně funkčních mezi podobnými programy pro sledování realizace zakázek, ale také z hlediska finančních nákladů jedno z nejdostupnějších: systém pro sledování realizace zakázek lze zakoupit v redakce " " pro 21 připojení za pouhých 33 600 rublů. V tomto případě licence nevyprší a není třeba dokupovat další software.

Systém pro sledování plnění dokumentů a pokynů (úkolů) je hotové komplexní adaptabilní řešení pro automatizaci procesů práce s pokyny, automatické provádění, pohotové informování účastníků procesu o událostech a termínech, zasílání upomínek, automatizovaný monitoring a kontrolu exekuce.

Program obsahuje reporty o výkonnostní kázni, které umožňují rychle prezentovat aktuální situaci ohledně plnění zakázek v organizaci, a to jak podle oddělení, tak u každého účinkujícího.

Zvláštností Systému kontroly realizace zakázek je, že práce s objednávkami v automatizovaném systému je jasně regulována. Nemůžete například smazat úkol, který probíhá, nemůžete úkol upravit bez upozornění interpreta, úkol lze odeslat pouze podřízenému zaměstnanci, nikoli nikomu jinému atd.

Důležité výhoda systému kontroly provádění je možnost výpočtu koeficientu výkonnostní kázně pro každého účinkujícího, který lze využít při výpočtu motivační složky (bonusu) zaměstnance.

Systém řízení realizace může být dodán jako samostatné řešení (), nebo jako součást (edice "-BUSINESS, Standard-CONTRACTS, Standard-PROF, Big Business a Corporate").

Funkce systému kontroly provádění

Systém kontroly realizace objednávek obsahuje následující automatizované funkce:

Systém kontroly provádění obsahuje adresář organizační struktury organizace. Než začnete pracovat se systémem kontroly provádění, musíte jej vyplnit. Adresář zahrnuje organizaci a její pobočky, divize, zaměstnance a štábní jednotky. Data z tohoto adresáře se používají při aktualizaci rolí - při vyplňování polí v kartách úkolů, dále při generování reportů o plnění zakázek např. podle oddělení.

Adresář organizační struktury také umožňuje nastavit vztah Vedoucí - Podřízení.

Systém kontroly provádění využívá tento vztah při vyplňování objednávkové karty - seznam účinkujících bude pro každého vedoucího omezen.

Pro každou štábní jednotku je možné nakonfigurovat jednoho nebo více zástupců.

Zástupci v systému kontroly exekuce

Systém kontroly provádění podporuje výměnu zaměstnanců. To umožňuje zastupitelům provádět úkony v systému kontroly exekuce za ostatní zaměstnance - koordinaci úkolů, označování exekuce, kontrolu atp. Při provádění akcí však karta objednávky automaticky zaznamená, kdo a kdy přesně tuto akci provedl.

Pro každého zaměstnance v systému kontroly provádění dokumentů můžete vytvořit jednoho nebo více zástupců. Výměna může být trvalá nebo na určitou dobu.

Zástupce může mít právo schvalovat příkazy pro manažera a zasílat je exekutorům, kontrolovat, odmítat a potvrzovat provedení příkazu.

Zástupce dodavatele může mít právo generovat zprávy o provedení úkolu. Pro zástupce můžete nastavit duplikaci oznámení, které dostává zaměstnanec, kterého zastupuje.

Osobní úkol

Osobní úkol je hlavním prostředkem formalizace a kontroly zadaného úkolu v systému kontroly provádění dokumentů. Všechno o
zprávy o provedení jsou založeny na informacích z karet osobních objednávek. Na kartě objednávky je automaticky veden protokol událostí, který zaznamenává vše, co se stalo od okamžiku vytvoření až po dokončení.

Systém kontroly provádění ESCOM.BPM umožňuje vytvářet osobní úkoly v „ručním“ režimu nebo automaticky v rámci provádění dokumentů (publikace a provádění usnesení). Při vytváření objednávky z karty dokladu (například Objednávka) se automaticky vytvoří karta objednávky a vyplní se její pole. Systém kontroly provádění automaticky propojí vytvořené karty úkolů s kartou dokladů.

Karta dokladu na stránce „Postup realizace“ zobrazuje vytvořené podřízené úkoly a jejich stavy a také informace o zbývajícím čase do termínu splatnosti. Pokud je úkol zpožděný, zobrazí se čas, o který je úkol zpožděn. Tento úkol se zobrazí se speciální ikonou.

Pokud má úkol dílčí úkoly, zobrazí se také na kartě dokumentu a společně s hlavním úkolem se vytvoří hierarchický seznam úkolů. Tato struktura s dynamickým zobrazením stavů a ​​času umožňuje přehledně zobrazit průběh dokumentu.

Osobní úkol v systému kontroly realizace může být přidělen pouze jednomu zhotoviteli. Každý účinkující je odpovědný za plnění osobních úkolů, které mu byly přiděleny.

Aby bylo možné přidělit zakázku více zaměstnancům najednou, obsahuje systém kontroly realizace Skupinový úkol.

Pro zobrazení osobních úkolů v systému kontroly provádění je k dispozici přizpůsobitelná sada protokolů „Osobní úkoly“. Deníky obsahují vlastní filtry, které vybírají karty úkolů z databáze podle zadaných kritérií a zobrazují je ve formě seznamu - žurnálu. Systém řízení provádění vám také umožňuje vytvářet nové deníky objednávek a konfigurovat existující deníky.

Skupinové úkoly

Jedním z využití skupinového úkolu je zkrátit čas potřebný k vytvoření podobných osobních karet zadání se společným textem zadání a termínem. Skupinový úkol lze také použít jako druh úkolu nejvyšší úrovně, jehož provádění je rozděleno do několika dílčích úkolů, z nichž každý může být rozdělen na dílčí úkoly.

Na rozdíl od osobního úkolu obsahuje skupinový úkol seznam účinkujících, který lze rychle vyplnit pomocí šablon. Když je skupinový úkol odeslán do práce, je automaticky rozdělen do osobních zadání podle počtu účinkujících. Pole karet osobních úkolů budou obsahovat hodnoty z odpovídajících polí karty skupinového úkolu. Karta skupinového úkolu zobrazuje vytvořené osobní úkoly a jejich stavy, což umožňuje sledovat průběh společného úkolu. Skupinový úkol bude dokončen po dokončení všech vytvořených osobních úkolů.

Pro zobrazení skupinových úloh obsahuje Systém řízení spouštění dokumentů přizpůsobitelný deník „Skupinové úlohy“.

Úkol s harmonogramem

Systém kontroly realizace ESCOM.BPM umožňuje automaticky vytvářet osobní zakázky podle harmonogramu. Pro tento účel má systém speciální proces „Úloha s harmonogramem“. Například potřebujete, aby vám vaši podřízení zaměstnanci předkládali měsíční zprávu o plnění plánu práce vždy 25. dne v měsíci. Úkol s plánem vám umožňuje tento úkol realizovat. Podle nakonfigurovaného plánu bude systém kontroly provádění automaticky vytvářet a dodávat osobní úkoly účinkujícím. Naplánovaná úloha je ve svém jádru skupinová úloha, ke které je přidán plán spuštění.

Když nastane termín uvedený v rozvrhu, systém kontroly provádění dokumentů automaticky vytvoří osobní karty úkolů pro každého účinkujícího. Karta úkolů s plánem zobrazuje vytvořené osobní úkoly a jejich stavy, což umožňuje sledovat průběh jejich plnění. Naplánovaný úkol nekončí po dokončení osobních úkolů, ale automaticky se znovu spustí, když nastane další datum zahájení. V případě potřeby lze naplánovanou úlohu zastavit a poté znovu spustit.

Pro zobrazení úkolů s plánem je v systému kontroly provádění dokumentů k dispozici deník „Úlohy s plánem“.

Příprava osobního zadání

Karta úkolu obsahuje název úkolu, který stručně popisuje podstatu úkolu a zobrazuje se v protokolech úkolů. V systému kontroly provádění dokumentů je možné vybrat typ úlohy z klasifikátoru typických úloh. V tomto případě se pole záhlaví automaticky vyplní a nastaví se typický termín dokončení úkolu. Můžete také uvést podrobný popis úkolu, uvést jeho důležitost, označit spoluvykonavatele a připojit ke kartě soubory s přílohou.

Přidělení ROLE účinkujícího a manažera

Po vytvoření osobní karty úkolu je zaměstnanec, který kartu vytvořil, automaticky zařazen do rolí Autor a Manažer. Roli Autor nelze změnit. Systém kontroly provádění ESCOM.BPM automaticky zaznamenává do protokolu historie úkolů informace o tom, kdo a kdy vytvořil osobní kartu úkolu, a také informace o dalších událostech.

Výběr Pracovníka úkolu se provádí z dialogového okna obsahujícího seznam zaměstnanců podřízených zadanému vedoucímu. Pokud potřebujete zadat úkol zaměstnanci, který není v seznamu účinkujících, musíte nejprve vymazat pole „Manažer“ a poté vybrat požadovaného interpreta (systém zobrazí seznam všech zaměstnanců). Po určení vykonavatele je třeba zadat správce úloh z dialogového okna pro výběr zaměstnance, které bude obsahovat seznam vedoucích pro tohoto vykonavatele.

Termín a provedení a kontrola

Osobní úkol musí mít termín dokončení. V systému kontroly provádění příkazů lze pole „Datum provedení“ zadat buď jako absolutní hodnotu data, nebo jako relativní hodnotu, uvedenou v pracovních dnech nebo hodinách od data zahájení úlohy uvedeného v poli „Datum zahájení“.

Pole „Kontrolní datum“ lze zadat buď jako absolutní hodnotu data, nebo jako relativní hodnotu, uvedenou v pracovních dnech nebo hodinách od data splatnosti. Pokud jsou cílové datum a termín dokončení zadány v relativních jednotkách (pracovní dny a hodiny), budou konkrétní data vypočítána automaticky při odeslání úkolu do práce. Pro správný výpočet termínů se používá subsystém " ".

Karta úkolu také zobrazuje vypočítané informace o plánované době trvání úkolu, plánovaném množství práce a množství zpožděného času (u úkolů po splatnosti). Výši mzdových nákladů zadává Manažer nebo je vypočítává automaticky systém kontroly realizace objednávek.

• Povolení příznaku „Okamžitě odevzdat úkol“ povede k okamžitému doručení úkolu dodavateli po zveřejnění úkolu. Pokud je příznak vypnutý, bude úloha doručena systémem kontroly realizace objednávky po termínu uvedeném v poli „Datum zahájení“.
• Povolení příznaku „Úkol není po datu splatnosti relevantní“ vede k tomu, že systém kontroly realizace takovému úkolu automaticky přiřadí stav „Zrušeno“, pokud úkol před datem splatnosti uvedeným na kartě není označen pro svůj úkol. dokončení.

SOUBORY PŘÍLOHY ÚKOLŮ

Systém kontroly provádění dokumentů vám umožňuje připojit ke kartě úkolu několik souborů příloh libovolného typu. Soubor přílohy může upravovat pouze jeho vlastník. Ostatní zaměstnanci mohou vytvářet .

Důležitost úkolu

Na kartě úkolu můžete označit stupeň důležitosti úkolu. V systému řízení realizace zakázek ESCOM.BPM je úlohám s vysokou důležitostí přiřazen maximální koeficient důležitosti. Pokud je úkol zpožděný nebo není dokončen, je mu přiděleno maximální skóre důležitosti.

V závislosti na stavu úkolu (splněno včas; splněno ne včas - po splatnosti; nesplněno) a zadaném koeficientu důležitosti při generování zprávy o výkonnostní kázni bude vypočítán koeficient výkonnostní kázně od 0 do 1 pro každého realizátora. Čím vyšší koeficient, tím lepší ukazatel výkonnostní kázně zaměstnance. Údaje o výkonnostní kázni lze využít při výpočtu prémií.

Odeslání úkolu do práce V ŘÍDÍCÍM SYSTÉMU

Při odesílání úkolu k práci systém kontroly vyřízení dokladu zkontroluje vyplnění polí na kartě. Pokud je zjištěna chyba, systém kontroly provádění vydá zprávu. Systém kontroly realizace zakázky také kontroluje, zda pracovník odesílající zakázku může zakázku zadat zhotoviteli. Pokud ne, bude úkol odeslán ke schválení zaměstnanci uvedenému v poli „Manažer“. Před přímým odesláním úkolu vykonavateli zkontroluje systém kontroly realizace příkazu příznak „Doručit úkol ihned“ a pokud je povolen, je úkol okamžitě doručen. V opačném případě bude úkolu přidělen stav „Zpožděné dodání“ a úkol bude dodavateli doručen k datu uvedenému v poli „Datum zahájení“.

Smazání OBJEDNÁVKY V ŘÍDÍCÍM SYSTÉMU

V systému kontroly realizace zakázek lze kartu osobního úkolu smazat pouze v případě, že nebyla odeslána do práce. Správce může mazat dokončené a zrušené úlohy. Pokud se příkaz provádí, musí být odvolán a teprve poté může být smazán.

Koordinace úkolu V ŘÍDÍCÍM SYSTÉMU

Systém kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM informuje manažera o úloze přijaté ke schválení pomocí upozornění. Doručování upozornění v ESCOM.BPM zajišťuje " ". Během schvalování může správce:

• Odsouhlaste úkol a odešlete jej zhotoviteli. V tomto případě účinkující obdrží oznámení o zadání úkolu.
• Odmítněte úlohu a vraťte ji původci. V tomto případě iniciátor obdrží upozornění, že úloha byla odmítnuta.

Manažer může také:

• Upravte pole na kartě úkolu (termíny, důležitost atd.)
• Změnit umělce

Pro zobrazení karet úkolů, které se schvalují v systému kontroly provádění, slouží deník „Úkoly -> Schválení“.

Zpožděné doručení

Pokud je na kartě úkolu vypnutý příznak „Doručit úkol ihned“, bude po zveřejnění úkol ve stavu „Zpožděné doručení“. Když nastane termín uvedený v poli „Datum zahájení“, úkol bude automaticky doručen dodavateli. Pro zobrazení karet úkolů ve stavu „Zpožděné dodání“ v systému kontroly realizace zakázek se používá žurnál „Úkoly -> Čeká na dodání“.

Provedení úkolu

Doručování úkolů účinkujícím

V systému pro sledování plnění příkazů, pro včasné doručení zadaných úkolů exekutorům, je doručení úkolu doprovázeno automatickým doručením upozornění exekutorovi. Oznámení je také duplikováno na e-mail interpreta.
Oznamovací karta „vyskočí“ nad otevřenými okny na monitoru umělce.

Upozornění obsahuje text, datum odeslání, datum doručení, hypertextový odkaz na úkol a tlačítko „Potvrdit přečtení“. Když kliknete na tlačítko potvrzení přečtení nebo když otevřete kartu úkolu pomocí hypertextového odkazu, automaticky se zaznamená datum přečtení oznámení. Oznámení nelze smazat.

Oznámení o přečtení v systému kontroly objednávek jsou umístěna ve speciálním deníku. Když zaměstnanec klepne na tlačítko „Potvrdit přečtení“ na kartě oznámení nebo klikne na hypertextový odkaz, automaticky se zaznamená datum přečtení oznámení. Na kartě úkolu můžete vyvolat formulář obsahující seznam všech upozornění odeslaných v rámci úkolu. Seznam obsahuje názvy oznámení, informace o stavech oznámení, odeslaná data a data přečtení.

Dohromady všechny tyto nástroje poskytují zaměstnanci zaručenou notifikaci o úkolu, který mu byl přidělen, a zajišťují kontrolu nad doručením úkolu interpretovi. Úkoly doručené dodavateli mají stav „Probíhá“.

Pro zobrazení probíhajících úloh v systému kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM je k dispozici deník „Tasks -> Execution“.

Pro pohodlí exekutorů poskytuje systém řízení realizace zakázek ESCOM.BPM skupinu žurnálů „Přidělené úkoly“, která zahrnuje žurnály, které vybírají úkoly přidělené exekutorovi s určitým termínem:

• Vysoce důležité úkoly
• Splatné dnes
• Termín: aktuální týden
• Datum splatnosti je aktuální měsíc
• Termín příští týden
• a další.

Registrace úkolů

Dodaným úkolům je v systému kontroly realizace zakázek automaticky přiděleno jedinečné sériové číslo. Číslo je zobrazeno na kartě úkolu a v deníku. Číslo zakázky vám umožňuje odkazovat na zakázku a odlišit ji od jiných zakázek se stejným názvem. U propojených úkolů se k číslu hlavního úkolu automaticky přidá individuální číslo tečkou, například 012.1 nebo 012.1.2

Rozdělení práce na úkolu

Dodavatel může přímo vytvářet osobní úkoly pro své podřízené z jemu přidělené karty úkolů, kteří zase mohou vytvářet úkoly pro své podřízené. Mezi takovými úkoly je automaticky vytvořeno spojení v systému kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM, což umožňuje vizuálně sledovat průběh celého řetězce úkolů ve formě hierarchické (stromové) struktury.

Průběh úkolů se zobrazuje na kartě hlavního úkolu nebo dokumentu. Pracovníci podřízených úkolů zadávají informace o skutečných mzdových nákladech do svých karet úkolů a generují zprávy o výkonu. Po potvrzení provedení podřízeného úkolu vedoucím se z podřízeného úkolu na kartu hlavního úkolu přenesou finální informace o skutečných mzdových nákladech a zpráva realizátora.

Pokud je na kartě úkolu povolen speciální příznak, může být úkol dokončen automaticky po dokončení provádění podřízených úkolů. Stačí tedy, aby Task Performer zkontroloval a potvrdil provedení podřízených úkolů. Jakmile tak učiní, bude jeho úkol systémem sledování objednávek automaticky označen jako splněný.

Delegování úkolu

Pro aktivaci rezerv organizace prostřednictvím optimálního využití kompetencí zaměstnanců a uvolnění času manažerů poskytuje systém kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM možnost delegovat úkoly.

Při provádění delegování je z řad podřízených dodavateli uveden zaměstnanec, na kterého budou delegována práva k provedení úkolu. Systém kontroly realizace zakázky automaticky informuje nového vykonavatele o přiděleném úkolu. Zaměstnanec, kterému je úkol delegován, s ním pracuje, jako by byl pověřen výkonem úkolu.

Sledování provádění úkolu

Při odeslání úkolu zhotoviteli se v systému kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM automaticky inicializuje kontrolní časovač, který bude sledovat termín dokončení úkolu. Když termín nastane, systém kontroly realizace zobrazí na obrazovce monitoru dodavatele okno s připomenutím zbývajícího času.

Pokud, když nastane plánované datum provedení, objednávka zůstane ve stavu „Probíhá“, systém kontroly provádění přidá na kartu úkolu značku „Po splatnosti“. V tomto případě bude systém kontroly realizace zakázek ESCOM.BPM automaticky zasílat upozornění zhotoviteli a správci a od této chvíle jim bude denně připomínat opožděný úkol.

Karta objednávky, stejně jako protokoly úkolů, zobrazuje čas zbývající do termínu realizace, a pokud je objednávka po splatnosti, tak i dobu, po kterou je po splatnosti. Pokud je v objednávkovém formuláři povolen příznak „Považovat úkol za nesplněný, pokud je po splatnosti o zadaný počet dní“, pak systém kontroly vyřízení objednávky automaticky označí zpožděnou objednávku jako nedokončenou po počtu dní uvedených v Kartu.

Objednávky se stavem „Po splatnosti“ se zobrazují v deníku „Úkoly -> Po splatnosti“. Kontrolované příkazy se zobrazují v systému kontroly provádění ESCOM.BPM v žurnálu „Úkoly -> Pod kontrolou“.

Odložení termínu splatnosti

V případě potřeby může Zhotovitel zaslat Manažerovi žádost s požadavkem na změnu termínu nebo úpravu úkolu. Manažer sám může zahájit proces úpravy úkolu. V tomto případě bude příkaz stažen z fáze „Realizace“ a bude převeden do fáze „Kontrola vedoucím“. Změny termínu realizace jsou zaznamenávány systémem kontroly realizace v sekci „Přeplánování“ na kartě zakázky a jsou zohledněny při generování zpráv o plnění úkolů.

Správce může žádost zhotovitele zamítnout. V tomto případě se lhůta pro provedení objednávky nemění.

Pokyny, které jsou v revizi (úpravě), jsou zobrazeny v deníku „Úkoly -> V revizi“. Přeplánované úkoly se zobrazují v deníku „Úkoly -> Přeplánováno“.

Účtování skutečných mzdových nákladů

Při práci na úkolu může dodavatel v části „Skutečné mzdové náklady“ zadat informace o době skutečně strávené dokončením úkolu. Zadané informace o stráveném čase jsou automaticky sumarizovány systémem kontroly vyřizování dokumentů ESCOM.BPM a vypočtená částka je zaznamenána do pole karty zakázky „Výše skutečných mzdových nákladů“.

Pokud má hlavní zakázka podřízené úkoly, pak se po jejich dokončení automaticky do sekce „Skutečné mzdové náklady“ hlavní zakázky zadají souhrnné informace o skutečných mzdových nákladech z karet podřízených úkolů. Veškeré mzdové náklady na realizaci se tak shromažďují na kartě hlavní objednávky.

Zpráva interpreta

V systému kontroly provádění dokumentů má vykonavatel úkolu možnost zadávat do karty zadání průběžné zprávy o průběhu, ve kterých lze uvést aktuální procento dokončení úkolu. Při vytváření výkazu se do něj automaticky vloží aktuální výše skutečných mzdových nákladů.
Přehledy o provedení se zobrazují na kartě zakázky v příslušné sekci. Dodavatel musí uvést procento realizace zakázky, vyplnit obsah zprávy a uložit zprávu o zakázce kliknutím na tlačítko „OK“.

Systém kontroly vyřízení objednávky automaticky informuje Manažera o hlášení.

Karta objednávky zobrazuje aktuální procento dokončení úkolu, výši skutečných mzdových nákladů a čas zbývající do data dokončení.

Závěrečná zpráva se generuje stejným způsobem jako průběžná zpráva. V závěrečném vysvědčení musíte uvést procento dokončení 100 % a zaškrtnout příznak „Označit úkol jako dokončený“.

Pro zobrazení dokončených, ale neověřených osobních úkolů v systému kontroly realizace objednávek ESCOM.BPM je k dispozici speciální deník „Under Verification“.

Ověření provedení

Pokud jsou správce a vedoucí různí zaměstnanci, pak v systému kontroly provádění dokumentů je dokončený úkol nejprve odeslán ke kontrole správci. V tomto případě se objednávka přesune do fáze „Kontrola ovladačem“.
Při kontrole dokončeného úkolu Kontrolor zkontroluje kartu zakázky, aby se ujistil, že je protokol zhotovitele správně vyplněn, a v případě potřeby vrátí úkol zhotoviteli k přepracování. Nemá-li Správce připomínky, předá objednávku Manažerovi k posouzení a rozhodnutí. Úkolu odeslanému ke kontrole manažerovi je přiřazen stav „Kontrola manažerem“.

Pokud se manažer v důsledku kontroly zakázky rozhodl vrátit úkol zhotoviteli k přepracování, je před tím povinen uvést nový termín.

Systém kontroly realizace dokumentů automaticky informuje dodavatele o nutnosti dokončit úkol pomocí upozornění. Manažer a kontrolor mohou přidat své komentáře v části „Komentáře“ na kartě úkolu. Při dokončování úkolu si dodavatel bude muset udělat poznámky k odstranění připomínek.

Manažer může potvrdit dokončení úkolu a automaticky se zaznamená datum skutečného dokončení práce. V případech, kdy zakázku nelze z nějakého důvodu dokončit, nebo při kontrole splnění zakázky vyjde najevo špatná kvalita, může Manažer označit zakázku jako nesplněnou.

Pro zobrazení nedokončených úkolů obsahuje systém řízení provádění dokumentů žurnál „Nedokončeno“.

Přítomnost takových příkazů negativně ovlivňuje koeficient výkonnostní disciplíny umělce.

Pokyny, které vyžadují revizi v systému kontroly provádění ESCOM.BPM, jsou zobrazeny v deníku „Úlohy -> Pod revizí“.

Pokud není vyžadováno pokračování v práci na zadání, může manažer úkol označit jako „Zrušený“. Takové pokyny neovlivňují koeficient výkonnostní disciplíny. V systému kontroly provádění objednávek ESCOM.BPM se dokončené úkoly zobrazují v protokolu „Úkoly -> Dokončeno“.

ZPRÁVY O PROVÁDĚNÍ OBJEDNÁVEK

Je třeba vzít v úvahu a analyzovat údaje o průběhu a výsledcích kontroly provádění. Výsledkem této práce jsou zprávy o výkonu
dokumenty a úkoly, které jsou poskytovány manažerům.

Systém kontroly provádění dokumentů poskytuje možnost generovat různé zprávy o plnění zakázek a o výkonnostní disciplíně. Reporty umožňují posoudit úroveň výkonnostní kázně za určité časové období a poskytují informace o dokončených, nesplněných a zpožděných úkolech jak pro organizaci jako celek, tak pro rozsah činnosti jednotlivé jednotky nebo zaměstnance.

Pro účely monitorování obsahuje systém kontroly provádění přizpůsobitelné protokoly úloh, které zobrazují karty dokumentů a zakázek za určité časové období, s určitým stavem (v práci, ověření, revize atd.).

Protokoly systému kontroly provádění dokumentů mají schopnost prezentovat informace v různých informačních sekcích, například:

Podle aktuálního stavu objednávky; - ze strany účinkujících; - ze strany manažerů; - Podle oddělení; - do termínu; - Podle prodlení a dalších atributů úkolu; - Podle seskupení složek, například podle výkonných umělců a postavení, podle manažerů a výkonných umělců atd.

Protokol systému kontroly provádění automaticky vypočítá celkový počet objednávek a také počet úkolů v každé skupině. Kromě toho mají protokoly možnost třídit podle více sloupců, filtrovat data ve sloupcích, zvýrazňovat záznamy s požadovanými hodnotami, vyhledávat data, konfigurovat pořadí a složení sloupců.

• Takto vygenerovanou sestavu lze vytisknout nebo exportovat do souboru.
• Systém kontroly provádění umožňuje generovat grafy a diagramy na základě dat z protokolů úloh, což zajišťuje efektivitu a srozumitelnost analyzovaných informací.
• Existují speciální zprávy pro manažery, které vám umožní rychle posoudit stav věcí ohledně provádění příkazů

ATRIBUTY A PLNOTEXTOVÉ VYHLEDÁVÁNÍ ÚKOLŮ

Kromě protokolů úkolů obsahuje systém kontroly provádění speciální formuláře pro atributové a fulltextové vyhledávání karet úkolů. Vyhledávací formuláře vám umožňují rychle vybrat karty, které potřebujete, na základě libovolných kritérií výběru. Při provádění vyhledávání

Zohledňují se přístupová práva uživatele provádějícího vyhledávání. Uživatel může vidět pouze ty úkoly na kartách, na kterých je označen - to znamená, že je rolí. Vybrané karty úkolů se zobrazí ve formě protokolu úkolů.

Jak koupit řešení "Systém kontroly provádění objednávek"

Řešení Automated Execution Control System je dostupné ve všech edicích ESCOM.BPM.

Toto řešení si můžete sami zakoupit v našem internetovém obchodě K tomu je potřeba vložit do košíku např. jednu serverovou licenci vybrané edice a požadovaný počet klientských licencí. Poté vytvořte objednávku.

Můžete nám také napsat dopis s uvedením hlavních parametrů vašeho automatizačního úkolu a my vám připravíme optimální obchodní nabídku.

Většina způsobů organizace podnikání je postavena na principech podřízenosti. A z toho vyplývá možnost vydávat příkazy a pokyny od jednoho zaměstnance druhému. Stanovení úkolu ale nestačí – je třeba sledovat jeho realizaci. A to je celý systém pro sledování plnění zakázek.

Z článku se dozvíte:

Ať už je odpovědný zaměstnanec jakýkoli, pokud se jeho práci ze strany manažera pravidelně nevěnuje, v každém případě se „vzdává flákání“. A není to jen otázka lenosti, pracovního vytížení nebo nedbalosti. Jakákoli motivace předpokládá, že zaměstnanec musí cítit zájem o svou práci ze strany vedení. Jinak proč se namáhat, snažit se dokončit úkol a prospět firmě, když to stejně nikdo nepotřebuje. Takové uvažování dříve nebo později zabije motivace i ten nejzodpovědnější workoholik. A nedostatek motivace vede ke snížení efektivity a efektivity práce.

Sledování práce podřízených je proto důležité nejen pro sledování plnění úkolů či reporting, ale také pro udržení celkové atmosféry v týmu. A to přímo ovlivňuje výsledky podnikání jako celku. Proto je obtížné přeceňovat takový okamžik, jako je kontrola nad prováděním příkazů. Otázkou je, jak to nastavit a implementovat.

Sledování provádění pokynů od manažera

Samozřejmě můžete řídit pouze konkrétně definované úkoly, kde se předpokládá měřitelný výsledek. Systém řízení zavedený ve většině podniků zahrnuje několik úrovní řízení (čím větší podnik, tím více úrovní může být). Vyšší dozorce(jediný výkonný orgán) zpravidla uděluje pokyny nebo ukládá úkoly střednímu managementu, poté podle počtu úrovní úkol „plave“ na bezprostředního vykonavatele. Nebo je exekutor uveden v samotném správním aktu, který formalizuje příkaz. Takovým aktem může být například rozkaz.

Zadané úkoly tedy musí mít následující vlastnosti:

• mít popis podstaty práce, kterou je třeba provést;
• mít termín pro jeho dokončení;
• mít konkrétního interpreta nebo tým interpretů, který je jasně definován jmény.

Slušně se říká, že správně definovaný úkol je už polovinou toho, co je potřeba udělat k jeho splnění. Proto byste neměli ignorovat fázi zadávání úkolů, vydávání pokynů a formulování popisu konkrétní práce. To je důležité nejen pro řadové zaměstnance, kteří provádějí firemní politiku (musí jasně chápat, co přesně od nich firma chce vidět dozorce a v jakém časovém horizontu), ale i pro samotného manažera, aby měl právo kontrolovat a ptát se na realizaci.

Úkol můžete nastavit různými způsoby a podle toho jej také zdokumentovat. Například, jak jsme již zmínili, můžete vydat objednávku. Označuje všechny znaky úkolu, pracovník v něm uvedený vykonavatelem se s příkazem seznámí a od tohoto okamžiku se má za to, že má povinnosti příkaz realizovat.

Stanovení úkolů můžete formalizovat v zápisech z porad, kde zaměstnanci podepisují, že je jim „front of work“ jasný a jsou obeznámeni s termíny a podstatou. Nechybí ani písemné rozkazy, usnesení a další způsoby evidence vydání pokynů. Obchodní organizace zde působí buď podle obchodních zvyklostí, nebo nějakým způsobem stanoví postup pro vydávání objednávek a jejich kontrolu v místních předpisech. Všichni zaměstnanci společnosti musí být samozřejmě obeznámeni s místními předpisy.

Jakmile je vše jasné s nastavením úkolů, můžete rozvíjet a promýšlet kontrolu nad prováděním dokumentů a pokynů.

Organizace kontroly realizace zakázek

Některé organizace nevyvíjejí samostatný kontrolní systém. Provádí se chaoticky, protože vzniká potřeba kontrolovat splnění konkrétního úkolu, když je jeho výsledek nezbytný. Některé pokyny zůstávají nekontrolované a manažer sám určuje, které úkoly a jak bude kontrolovat a ve kterých záležitostech má zaměstnanci věřit a spoléhat se na jeho slušnost a svědomí.

Ale velké podniky, kde produktivita a zisk závisí na chybách každého jednotlivého zaměstnance, dříve nebo později pochopí důležitost integrovaného přístupu k řízení. A nabízí se otázka, jaká organizace kontroly plnění zakázek bude optimální.

Samozřejmě, že už málokdo staví systém ručně, pomocí evidenčních karet objednávek. I to nejjednodušší kancelářské vybavení umožňuje tyto procesy nějak optimalizovat. I vestavěné známé programy umožňují zjednodušit kontrolu nad prováděním příkazů – například Excel. Do tabulky se zapisují všechny vydané zakázky a zadané úkoly, označují se termíny, vykonavatelé a zapisují se o splnění či nesplnění.

Přečtěte si také:

• Organizace kontroly provádění dokumentů (pokynů)

S pomocí vnitropodnikových programátorů lze v podniku vyvinout speciální program a s jeho pomocí je pak prováděna kontrola realizace zakázek. Tato metoda je dobrá, pokud existují vhodné zdroje pro vývoj softwaru a je nutné vzít v úvahu specifické aspekty této konkrétní organizace.

Určité prvky kontroly (například sledování realizace objednávek vydaných objednávkami) lze zabudovat do systému elektronické správy dokumentů organizace. Kde v určité fázi pohybu dokumentu bude jasně vidět, jaká je lhůta pro jeho provedení a skutečnost jeho provedení.

Kontrolu nad prováděním dokumentů a zakázek lze také sledovat pomocí reportingu.

Tito. když skutečnost splnění úkolu oznámí vedoucímu samotní umělci. Jak takový reporting vybudovat, je otázka pro vedení organizace. Mohou to být pravidelné nebo periodické zprávy, mohou být sestavovány na úrovni oddělení nebo většího strukturálního celku (např. vedení, oddělení). Vše závisí na počtu úkolů a zadání, na tom, kolik zaměstnanců je neustále zapojeno do procesu provádění příkazů, jak důležité jsou samotné pokyny.

Kontrolu nad prováděním příkazů lze vybudovat pomocí specializovaných počítačových programů. Byly vytvořeny se schopností přizpůsobit se úkolům konkrétní právnické osoby a lze je podle ní přizpůsobit. Výhody použití softwaru jsou zřejmé - automatizace procesů, plné pokrytí všech dokončených úkolů, eliminace „lidského faktoru“ atd. Ale jsou tu i nevýhody. Kromě finančních nákladů na nákup, optimalizaci a instalaci takového softwaru je nutné proškolit zaměstnance na jeho používání a zapojit do tohoto procesu maximální počet účinkujících a manažerů. To je způsobeno skutečností, že takové programy je stále třeba ovládat. To znamená trávit čas školením, vývojem příruček, vydáváním místních předpisů pro proces práce s takovým softwarem a penězi na údržbu služeb podpory a údržbu takového softwaru. Často jsou vyvíjeny samostatné instrukce pro provádění a kontrolu příkazů. Zde si každá organizace zvolí svou vlastní přijatelnou kombinaci ceny a kvality.

Typy ovládání

Sledování dokončení objednávek může probíhat různými způsoby. Existují dva typy:

První typ kontroly provádí někdo, kdo dokáže plně posoudit, jak správně, správně a v maximální míře byl úkol splněn. Jedná se zpravidla o bezprostředního nadřízeného interpreta, který problematice rozumí.

Druhý typ kontroly je spíše formální, kdy je sledována pouze skutečnost, že zakázka byla dokončena včas nebo v rozporu s termínem. Tato práce může být svěřena zaměstnancům, kteří nemají hluboké znalosti o podstatě úkolu.

Pokyny pro provádění a kontrolu příkazů

Systém pro sledování plnění zakázek, pokud je v organizaci vyvinut, musí být někde zaznamenán. Zpravidla se jedná o místní regulační akt, který popisuje procesy stanovování úkolů ve společnosti, evidenci těchto úkolů a postupy sledování výsledků jejich plnění. Může specifikovat různé mezistupně dokončení objednávky, ohlašovací povinnosti zaměstnanců atd. Pro takové dokumenty samozřejmě neexistují žádné hotové formuláře, protože... Každá právnická osoba je jedinečná a všechny systémy a procesy jsou přizpůsobeny jejím specifikům.

Některé podniky přidělují zvláštní personální jednotku, která má plnit funkce sledování úkolů stanovených vedením. Často se jí říká „inspektor“ je pro ni vypracován popis práce inspektora pro provádění a kontrolu příkazů.

Ale je docela možné provést takovou funkcionalitu v kombinaci s jinou prací (pokud to samozřejmě skutečný objem úkolů a úkolů umožňuje).

Je důležité připomenout ještě jeden aspekt kontroly. Podle pracovněprávních předpisů je možné činit zaměstnance odpovědným za nesprávné plnění jeho povinností pouze tehdy, jsou-li tyto skutečnosti zaznamenány. Dobře vybudovaný systém sledování plnění zakázek umožní jednoznačně identifikovat všechny skutečnosti řádného i nesprávného plnění úkolů konkrétním zaměstnancem. Pokud tedy vznikne potřeba trestat, bude důkazní základna skutečně shromážděna. To platí i pro opačnou situaci, kdy budou existovat důkazy pro odměnu zaměstnance. Bylo by tedy špatné zanedbat a ponechat náhodě tak velkou vrstvu práce na sledování výsledků vydávaných pokynů.