Всички предприемачи и организации, задължени по закон да използват онлайн касови апарати, могат да използват само модели касови апарати, включени в официалния регистър на Федералната данъчна служба на Руската федерация. Това са устройства, оборудвани с модул за достъп до Интернет и такъв задължителен компонент като фискално устройство (FN). FN, съгласно стандартите, установени от държавното регулиране, има ограничен период на използване. По какво се различава FR от FN, как да изберем правилното фискално устройство, на какви критерии трябва да отговаря, от какво зависи цената му, колко време отнема смяната му? Ще разберете отговорите в нашата статия.
Ние ще ви кажем кой касов апарат от нашия каталог е подходящ за вашия бизнес.
Фискален регистратор: функции, полезен живот
Фискалният регистратор е специален модул, с помощта на който се кодира и записва информация за извършваните от предприемачите касови и разплащателни операции - продажби, връщания, получаване на аванси и др.
Те могат да бъдат външни и реално да изпълняват функцията на онлайн каса, тоест освен да съхраняват и криптират платежни документи, да изпращат техните електронни версии към оператора на фискалните данни (FDO). Много модели, при условие че са свързани към контролен компютър или друго мобилно устройство, могат да генерират и отпечатват касови бележки. Всъщност това устройство се обозначава с понятието „фискален регистратор“. Като всеки касов апарат, той принадлежи към четвъртата група имущество при изчисляване на амортизацията. Следователно фискалният регистратор има полезен живот от 5 до 7 години.
Подобно устройство, вградено в касовия апарат, е фискалното устройство. Той може само да помни и предава данни за извършените изчисления. Това е основната му задача и е лишена от допълнителни функции. Други компоненти на онлайн касата отговарят за генериране и отпечатване на касови бележки, работа с продуктовата база данни и интеграция с периферно оборудване.
Някои начинаещи предприемачи погрешно смятат, че FN и FR не се различават. Всъщност това не е вярно. Модулът за натрупване е предназначен само за записване на информация за плащане. Може да се инсталира в онлайн каса или външен FD.
Без основния компонент на онлайн касовия апарат дейностите на повечето индивидуални предприемачи днес са в противоречие със закона. Ето защо е важно да изберете правилно и своевременно да смените този компонент на онлайн касовия апарат или фискалния регистратор, тъй като той има ограничен живот.
Избор на финансов отчет за фискален регистратор, като се вземе предвид полезният живот
Функционалните характеристики и техническите характеристики на тези модули, използвани в касовите системи, се определят на ниво стандарти, установени от регистриращия орган (FTS). В данъчния регистър има 14 различни устройства. Разликите между отделните им видове са значителни. Съгласно законово установените стандарти всеки от предложените задвижвания има експлоатационен живот от 13, 15 или 36 месеца. Представителите на частния бизнес трябва да се съобразят с това, преди да го закупят и инсталират на своята онлайн каса.
Данъчна система и вид дейност на икономическия субект
В съответствие с параграф 6 на чл. 4.1 от Закон № 54-FZ, модули памет с максимален експлоатационен живот трябва да бъдат закупени от предприемачи, които използват опростена патентна данъчна система в своите дейности, като плащат единичен условен данък или единен селскостопански данък.
Изключение се прави за индивидуални предприемачи, които:
- се занимават с продажба на алкохол, тютюн и други акцизни изделия, както и на сезонни стоки;
- са агенти по плащания, субагенти;
- работа в труднодостъпни, отдалечени райони и използване на касови апарати, които не предават информация за фискални транзакции онлайн през OFD;
- комбинират две системи за плащане на данъци, в случаите, когато това е предвидено в закон. Например, не можете да комбинирате опростеното данъчно облагане с общата данъчна система.
Забележка! Всички индивидуални предприемачи и фирми, попадащи в тези категории, имат възможност да изберат да инсталират такива устройства с валидност 13, 15 или 36 месеца. Ако организациите използват OSNO, те имат право да избират FR с произволен период на валидност.
Капацитет на паметта и действителен експлоатационен живот
Много индивидуални предприемачи и ръководители на компании, които са задължени да използват онлайн касови апарати или FD, смятат, че колкото по-дълъг е полезният живот на FN за фискалния регистратор, толкова по-голям е обемът на неговата памет. Всъщност това не е вярно. Ако например решите да закупите модули за 36 месеца, а не за 15 месеца, тогава паметта им ще бъде почти същата. Но в сравнение с паметта на устройството за 13 месеца, тя е с около 50% по-висока.
Фискалната памет, предназначена за 15 месеца, няма отделен статус. Принадлежи към линията FN, която работи 13 месеца. Но производителите на тези устройства, в резултат на тяхното подобрение и увеличаване на общата памет, позволиха на частния бизнес да избере да закупи устройство за данни за 15 месеца.
Ако разпоредбите не задължават индивидуалните предприемачи да купуват устройства с максимален срок на валидност, тогава, за да спестите пари, можете да изберете устройства с 15-месечен срок на валидност.
Ако представител на бизнеса е длъжен да закупи модул, който работи три години, но за да спести пари, реши да го замени с опция с по-кратък период на работа, тогава той ще се сблъска със сериозни проблеми под формата на административна глоба и временно спиране на дейности от данъчните власти.
Забележка! Предоставеният към онлайн касовия апарат фискален ключ влиза в сила не след като онлайн касовият апарат бъде регистриран в данъчните власти, а след фискализиране на устройството.
Ние ще свържем касата към ОФД само за 1 ден без Ваше участие!
Оставете вашия телефонен номер, ние ще ви се обадим и ще отговорим на вашите въпроси!
Какво определя цената на FN за фискален регистратор?
Разликата в цената ще зависи не само от неговия полезен живот, но и от производителя на устройството.
Средни цени за модул, който записва касови транзакции:
- за 13 месеца - 7000 рубли;
- за 15 месеца - 8000 рубли;
- за 3 години - 12 000 рубли.
Подмяна на ФН на фискалния регистратор след изтичане на срока на експлоатация
След експлоатационния живот на задвижването, ако предприемачът продължи предишните си дейности, той трябва да бъде заменен с подобен. Веднага след това информацията, налична в хранилището за данни, което трябва да бъде заменено, се прехвърля на служител на Федералната данъчна служба.
Трябва да запомните! В съответствие с чл. 5, клауза 2 от регулаторен акт 54-FZ, използваният FN трябва да бъде поставен на безопасно или друго безопасно място и да се съхранява в продължение на пет години. За неговата безопасност отговаря или самият бизнесмен, или назначено от него лице. Предвидена е административна отговорност за загуба дори на старо хранилище на данни.
Преди да влезете в личния си акаунт на уебсайта на Федералната данъчна служба и да подадете заявление за регистрация на закупения модул, трябва да имате ключ за електронен подпис. Когато купувате ново устройство, уверете се, че то е включено в регистъра на Федералната данъчна служба и продължителността на валидността му не противоречи на закона.
Прехвърляне на данни към OFD
Преди да смените, трябва да се уверите, че всички данни, записани в използвания модул памет, са прехвърлени на данъчната служба. За да направите това, свържете вашия касов апарат с интернет и изчакайте, докато процесът на прехвърляне приключи.
Предприемачът не може да повлияе на обмена на данни с OFD. KKM прави това, използвайки свои собствени алгоритми. Ако има грешки в предаването, трябва внимателно да проучите техническите документи за CCP или да се свържете със службата за поддръжка на производителя или сервизен център. Ако в хода на предишни дейности е имало оплаквания относно действията на OFD, по време на пререгистрацията на касовия апарат можете да изберете друг оператор. В този случай може да се сключи нов договор по-късно, като в този момент се активира Пробният период на работа.
Затваряне на FN архива
Прехвърлянето на платежни документи в ОФД е последвано от закриване на архива. След приключване на прехвърлянето на платежни документи към Федералната данъчна служба, архивът за съхранение на информация за парични транзакции трябва да бъде затворен. Процедурата е сходна за всички устройства, но може да се различава в детайлите в зависимост от софтуера и модела на онлайн касата.
След изтичане на срока на валидност на ключа на фискалния атрибут, затварянето на архива ще бъде проблематично. Следователно, за да завършите процедурата, трябва да зададете часа, зададен в онлайн касата преди няколко минути преди края на последната смяна (например до 23:57). След това затварянето на архива се повтаря.
Навременната му подмяна ще ви помогне да избегнете сериозни проблеми, свързани с блокирането на съхранението на данни. Ако устройството е заключено, трябва да върнете часа на касата един ден преди края на последната работна смяна. Това може да стане в някои касови апарати, като разглобите корпуса на устройството и премахнете захранващата батерия за часовник, работещ в реално време за няколко минути.
Актуализиране на софтуера на онлайн касовия апарат за използване на FFD 1.05.
Предприемачите, закупили и фискализирали онлайн касови апарати през 2017 г. във формат FFD 1.0, могат да работят с тях до началото на 2019 г. Тогава всеки трябва да надстрои до FDF 1.05 или по-нова. За да избегнете допълнителни проблеми, по-добре е предварително да актуализирате софтуера на касовия апарат до по-високи версии.
Бъди внимателен! По време на процеса на актуализиране всички предишни настройки под формата на пълно име може да бъдат загубени. Индивидуален предприемач, неговият данъчен идентификационен номер, кодове за сигурност, регистрационен номер на касовия апарат. Ето защо е по-добре да запазите настройките предварително, като отпечатате разписки за диагностика за по-бързо възстановяване.
Смяна на стар диск с нов
Местоположението на паметта на касовия апарат зависи от модела на касовия апарат. Най-често отделението, в което е инсталирано устройството, се затваря с капак и се закрепва с винтове или резета, разположени в долната част на онлайн касата. При модели като “Evotor” FN се намира в контейнер, в който е монтирана касовата лента. В касов апарат Mercury 185F FN може да се смени само след счупване на гаранционните пломби.
Регистрация на нов FN
След физическата смяна на устройството, трябва да отидете в секцията „Пререгистрация“ на менюто за управление на касата и да преминете през процеса на регистриране на устройството. Ако софтуерът не копира автоматично цялата въведена преди това информация, ще трябва да въведете данните отново ръчно. След това програмата за онлайн каса ще предложи активиране на новия модул памет. При заявка на софтуер касовият апарат се фискализира по ДФР 1.05. Ако използвате стария формат, тогава устройството ще трябва да бъде сменено до края на декември 2018 г., след като е преминало през пререгистрация под FFD 1.05.
Пререгистрация на касови апарати в личната сметка на данъкоплатеца
В личния акаунт на данъкоплатеца посочете причината за обжалването. След това попълнете заявлението.
Забележка! Без валиден електронен подпис на собственика на фирмата пререгистрацията на онлайн касата ще бъде невъзможна.
Не забравяйте, че след подмяна на паметта е необходимо да пререгистрирате касовия апарат в рамките на 1 работен ден. Затова се уверете предварително, че имате валиден електронен подпис.
Нека заключим: фискалните регистратори, както всички касови апарати, имат свой полезен живот. Важно е да изберете правилното устройство, което след това ще бъде инсталирано във FD или в онлайн касата. Смяната и пререгистрирането на модул памет включва няколко стъпки. Трябва да ги попълните правилно и своевременно, в противен случай ще бъдете санкционирани от регулаторните органи.
Държавната дума прие на първо четене законопроекта „За изменение на член 3 от Федералния закон „За използването на касово оборудване при извършване на плащания в брой и (или) плащания с платежни карти.“ Законопроектът увеличава срока на експлоатация на касовите апарати от седем до десет години, възможността за по-рядка смяна на касов апарат ще бъде от полза за бизнеса и ще намали разходите на първо място за магазини и търговски вериги, където касовите апарати се използват в големи количества.
Днес разрешеният експлоатационен живот на касовите апарати варира от пет до седем години. След изтичането на този период се забранява използването на касови апарати, а предприемачите трябва да закупят нови машини. За да се гарантира, че предприемачите и компаниите нямат допълнителни разходи, се предлага промяна на сроковете. Според законопроекта срокът за разрешено използване на касова техника ще бъде 10 години.
„В момента срокът на годност на касовия апарат се определя от нормативния му амортизационен срок, касовото оборудване е от четвърта амортизационна група с полезен живот над седем години включително от 20 000 рубли, ако вземем предвид най-простите модели, например тези, които поддържат система за сканиране на баркод и комуникация с компютър, ще струват повече от цената на самия касов апарат данъчна служба и дерегистрация на старото устройство, като правило, те дерегистрират стария касов апарат, което също води до допълнителна работа и ненужни притеснения. Макар и малък, плюс за бизнеса, тъй като срокът на действително разрешено използване ще се увеличи от седем години на десет години. Отделно трябва да се каже, че сега веднъж годишно компаниите необходима за промяна на ELKZ - средство за фискална защита срещу парични манипулации, насочени към укриване на приходи от търговия. Цената на подмяната на ELKZ е 8 хиляди рубли. Също така трябва да се сключи споразумение с TsTO (Център за техническо обслужване), на който трябва да платите около три хиляди рубли на тримесечие. Би било плюс за малкия бизнес, ако имаше възможност за намаляване на разходите. Например, подмяната на ELKZ трябва да се извършва по-рядко или тази процедура може да бъде по-евтина, а споразумението за централно техническо обслужване трябва да стане незадължително изискване“, каза Сергей Елин, ръководител на одиторската и консултантска група AIP.
Експертите обръщат внимание и на трудните моменти при прилагането на закона за касовата техника. „В момента законът не съдържа пряка забрана за използване на касов апарат, чийто стандартен срок на използване е изтекъл, но самото устройство не е изключено от регистъра на касовите апарати. Основният показател за касовите апарати е именно наличието на конкретен модел в регистъра.Така че, ако моделът е бил изключен от регистъра, но срокът на нормативно използване на даден касов апарат не е изтекъл, той може да продължи да се използва, но не повече от седем години моделът все още е в регистъра, след което, докато устройството не успее или бъде премахнато от регистъра, цената на самите касови апарати варира от 5 (преносими модели) до 20-30 хиляди рубли, настройката и регистрацията в данъчните власти могат. Това финансово бреме не може да се счита за значително установи по-кратък експлоатационен живот на устройството, тогава подмяната трябва да се извърши в съответствие с него. Тази промяна ще бъде от полза за тези компании, които използват касови апарати в големи количества, предимно магазини“, каза Валентина Чистякова, старши юрисконсулт в Центъра за правно обслужване.
Касовото оборудване изисква повишено внимание, както от предприемачите, така и от контролните органи. Днес пазарът на такива продукти е пълен с разнообразие. Трябва обаче да се помни, че не всички устройства могат да се използват свободно в работата. Московският счетоводител разбра подробностите.KKM "по закон"
Организациите и предприемачите, които извършват плащания в брой на клиенти, са задължени по закон да използват касово оборудване (CCT) или строги формуляри за отчитане (SSR) при извършване на парични транзакции. Като всеки стандарт, установен от държавата, използването на CCP трябва да отговаря на редица правила.
В Държавния регистър на касовите апарати (KKM) касовите апарати имат следната класификация: пасивна система KKM, активна система KKM, автономна KKM, фискални регистратори. Трябва също така да запомните, че не всички касови апарати, които можете да закупите днес, са официално одобрени от държавата. За използването на технически средства за контрол на парите, които не са от правилния тип, тоест такива, които не са включени в Държавния регистър на такова оборудване, се налага глоба, както е предвидено в Кодекса за административните нарушения.
Всички касови апарати, които официално са разрешени за използване в експлоатация, първо преминават през специална процедура, казва Анатолий Сурков, началник на отдела за осигуряване на поддръжката на Държавния регистър на касовите апарати на Федералната агенция за индустрията:
— Когато включва информация за моделите на касови апарати в Държавния регистър на касовите апарати, Държавната междуведомствена експертна комисия по касови апарати използва материали от проверката, потвърждаващи съответствието на моделите на касово оборудване с установените технически изисквания за касови апарати за специфични области на тяхното приложение.
Пълният списък на разрешените за употреба касови апарати може да бъде намерен безплатно на уебсайта на Федералната агенция за промишленост (www.rosprom.gov.ru). Последните актуализации на държавния регистър са касови апарати: „SPARK-617TK версия 01“, „SPARK-617TK версия 02“, „MICRO 103K версия 02“, „MICRO 104K версия 02“, „SHTRIKH-TAXI-K“, „ Флатон- 11К", "Велес-01К", "МИНИКА 1102.3К", "МИНИКА 1105К", "СП301ФР-К".
Актуализирани изисквания
Закон № 54-FZ „За използването на касово оборудване при извършване на плащания в брой и (или) плащания с платежни карти“ поставя три основни изисквания за такова оборудване. Първо, устройството трябва да бъде регистрирано в данъчните власти на мястото на регистрация на организацията или индивидуалния предприемач като данъкоплатец. Второ, касата трябва да е изправна и запечатана по предписания начин. Трето, устройството трябва да има фискална (контролна) памет и да работи във фискален режим. Разширен списък с правила за използване на касово оборудване е посочен в „Правилника за използване и регистрация на касово оборудване“, одобрен с правителствен указ № 470 от 23 юли 2007 г. Същият документ определя процедурата за регистриране на такова оборудване в данъчната служба.
Трябва да се отбележи, че от април тази година, в съответствие със заповедта на Федералната данъчна служба от 9 април 2008 г. № MM-3-2/152, формата на формуляра, който се попълва при регистрация на касов апарат се е променила леко. Така например вече не е необходимо да се посочва информация за номерата на разплащателните, текущите и други сметки на фирмата, включително в кои банки и кога са открити. Освен това, когато се регистрирате, не е необходимо да изброявате всички клонове на компанията, като посочвате адреси и телефони. И за да регистрирате касов апарат в отделен отдел, изобщо не е необходимо да попълвате формуляр от името на централния офис: сега представител на отдела може да направи това. Достатъчно е да посочите в първия ред на формуляра всички подробности за основната организация и клона, а във втория ред - фамилията, собственото име, бащиното име и телефонния номер за контакт на ръководителя на отдела.
Заявлението трябва да бъде придружено и от: паспорт на касовия апарат и споразумение за неговата техническа поддръжка, сключено с центъра за техническо обслужване (TSC). Пет работни дни са дадени на данъчните власти за въвеждане на касовия апарат в касовия апарат от датата на подаване на всички необходими документи. След това инспекторите трябва да издадат регистрационна карта на представителя на фирмата и да направят бележка за регистрацията на устройството в паспорта на касовия апарат.
Между другото, според новите правила длъжностните лица вече не са длъжни да уведомяват предприемачите предварително за изтичането на тяхното касово оборудване. Данъчните служители сега само посочват в регистрационната карта на CCP годината на производство на устройството и стандартния период на неговата амортизация, а компаниите са инструктирани да гарантират, че лимитът за работа на оборудването не е превишен. В края на определеното време инспекторите трябва да премахнат касовото оборудване от регистъра. Преди това служителите предупреждаваха за края на амортизационния период на касовия апарат 30 дни предварително; сега те докладват това не по-късно от деня, следващ деня на изтичане на „срока на годност“, тоест след факта.
Ситуацията е малко по-проста при пререгистрация или предсрочна дерегистрация на касово оборудване. Заявлението, подадено до данъчната служба, се съставя във всякаква форма и се придружава от паспорт на касата и регистрационна карта. При издаване на пререгистрация инспекторите трябва да направят всички необходими бележки пет работни дни предварително и след този срок да върнат документите на представителя на компанията. Ако говорим за дерегистрация на касовия апарат, регистрационната карта няма да бъде върната на фирмата.
Отстраняване на неизправности
Ако по време на проверката инспекторът открие нарушение в работата на касовия апарат, той съставя съответен протокол за този факт. Ако в момента има длъжностно лице във фирмата, инспекторът съставя и протокол. В тези документи ще бъдат посочени мерките, които фирмата нарушител трябва да предприеме. След това представителят на дружеството трябва да се яви в данъчната служба за подписване на протокола. Ако не пристигне в посочения срок, проверката ще има повод за административно разследване и обиск. Общо подписването на този документ ще отнеме не повече от два месеца. След този период случаят се затваря автоматично. Не бива обаче да се надявате, че установените грешки ще бъдат простени: инспекторите ще вземат под внимание компанията и ще използват други методи за въздействие. Например, те ще докладват нарушението на търговския отдел на местната администрация, който може просто да не поднови разрешенията за право на извършване на търговска дейност
Избягване на нарушения
При извършване на парични транзакции компаниите трябва да помнят, че не само липсата на касово оборудване е грубо нарушение на Постановление № 6 на Върховния арбитражен съд от 31 юли 2003 г., което предвижда административна отговорност за неизползване на касови апарати. Ако има устройство, но не е регистрирано в инспекцията, това е равносилно на липсата му. Същото важи и за предприемачи, използващи касово оборудване, което не е включено в Държавния регистър. Ще се налагат глоби и на фирмите, които работят с касови апарати без фискална памет. Ако касовият апарат няма централна сервизна пломба или върху него се виждат повреди, показващи, че някой вероятно е имал достъп до фискалната памет, или машината пробие чек за сума, по-малка от платената от купувача, то за всички тези нарушения компанията ще плати от 30 000 до 40 000 рубли. Касиер, който извършва транзакции на касов апарат, който не отговаря на поне една от изброените по-горе точки, е изправен пред парична санкция в размер от 3000 до 4000 рубли.
Глоба за едно нарушение се налага еднократно. Пример дава Дмитрий Ряховски, директор на учебно-методическия център за обучение на професионални счетоводители и данъчни консултанти:
— Ако касиерът не е перфорирал чека, той е нарушил правилата за работа с пари в брой и не е използвал касовия апарат. В този случай инспекторите може да се опитат да добавят глоби. Това обаче е незаконно. В съответствие с параграф 2 от член 4.4 от Кодекса за административните нарушения, ако отговорността за едно и също нарушение е предвидена в два или повече члена от Кодекса, тогава се налага само една глоба - тази, която е по-голяма.
За да не се страхувате от проверки на данъчни инспекции, които следят правилната работа на касовите апарати, и за да избегнете неприятни последици, просто трябва да внимавате за спазването на всички норми, предвидени от закона относно използването на касови апарати.
На първо четене Държавната дума прие законопроекта „За изменение на член 3 от Федералния закон „За използването на касово оборудване при извършване на плащания в брой и (или) плащания с платежни карти.“ Сега срокът на експлоатация на касовите апарати е изтекъл е увеличен до десет години (ако производителят не е установил по-кратък експлоатационен живот на касовите апарати, че касовият апарат трябва да бъде в регистъра на касовото оборудване към момента на пускането му в експлоатация).
Какви разходи ще бъдат намалени? Цената на смяна на касов апарат се състои от цената на устройството, свързано с касовия апарат,регистрация на касови апарати в данъчната служба и дерегистрация на предишния касов апарат. По този начин сега ще трябва да харчите пари за тези операции по-рядко.
Мнение на служителите на CTO: „Много е хубаво, че правителството се съобразява преди всичко с малкия бизнес, смяната на касовите апарати след определен период от време е по-скоро необходимост, отколкото изискване на законодателството факт е, че те използват фискални регистратори за отпечатване на касови бележки, които също са касови апарати, ако натоварването на това устройство е много голямо, тогава рано или късно механизмите ще се усетят, затова е по-добре да се направи профилактика навременна и подмяна на касовото оборудване, за да се избегнат неочаквани повреди, които могат да доведат най-малкото до недоволство на клиентите на опашката."
На първо четене Държавната дума прие законопроекта „За изменение на член 3 от Федералния закон „За използването на касово оборудване при извършване на плащания в брой и (или) плащания с платежни карти.“ Сега срокът на експлоатация на касовите апарати е изтекъл е увеличен до десет години (ако производителят не е установил по-кратък експлоатационен живот на касовите апарати, че касовият апарат трябва да бъде в регистъра на касовото оборудване към момента на пускането му в експлоатация).
Какви разходи ще бъдат намалени? Цената на смяна на касов апарат се състои от цената на устройството, свързано с касовия апарат,регистрация на касови апарати в данъчната служба и дерегистрация на предишния касов апарат. По този начин сега ще трябва да харчите пари за тези операции по-рядко.
Мнение на служителите на CTO: „Много е хубаво, че правителството се съобразява преди всичко с малкия бизнес, смяната на касовите апарати след определен период от време е по-скоро необходимост, отколкото изискване на законодателството факт е, че те използват фискални регистратори за отпечатване на касови бележки, които също са касови апарати, ако натоварването на това устройство е много голямо, тогава рано или късно механизмите ще се усетят, затова е по-добре да се направи профилактика навременна и подмяна на касовото оборудване, за да се избегнат неочаквани повреди, които могат да доведат най-малкото до недоволство на клиентите на опашката."
