Как правильно пишется докладная. Материал (9 класс) на тему: Докладная записка

Под докладной запиской на студента понимается информационно-справочный документ, адресующийся представителю администрации.

Цель такого документа – поставить в известность о выходящем за рамки дозволенного поведения и невозможности купировать ситуации на уровне «студент-педагог». Например, когда дело не исчерпывается парой «хвостов» или несданным вовремя чертежом.

Справка! Для обращения «наверх» причины должны быть более серьезные – систематические нарушения или когда очевидно, что догнать сверстников учащийся уже не может.

Кому и кто пишет?

Обычно куратор или педагог адресует документ декану, ректору или проректору. Также автором может быть например староста группы – если студент не уживается ни с кем в коллективе, причем дело не в сходстве характеров, а в недопустимом плохом поведении – в виде оскорблений, к примеру.

Унифицированной формы для такой бумаги не существует . Тем не менее, в отдельных организациях (и к учебным заведениям это также относится) в локальной документации обычно содержатся образцы докладных записок.

Какие сведения в ней должны присутствовать:

Основные правила

Докладная записка является элементом делового письменного общения, соответственно, стиль написания должен быть деловой.
Не нужно использовать громоздких, ломаных и двусмысленных фраз, язык должен быть грамотным и лаконичным, без эмоциональной окрашенности, иначе получится, что вы просто сводите счеты.
Не допускаются орфографические, пунктуационные, другие ошибки в написании.
«Шапка» пишется по устоявшимся правилам в правом верхнем углу листа. Обычно в колонтитуле содержится полное наименование учебного заведения, соответственно в «шапке» можно указать принятое сокращенное название – например ПТУ №26 им. Чкалова.
По центру пишется заголовок – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и регистрационный номер.
Ниже следует информационная часть, начинается, как правило, со стандартной фразы – «Довожу до вашего сведения, что…» – и далее описывается суть проблемы.
Далее нужно обязательно упомянуть, чем вы подтверждаете свои слова – например, табель. К этому пункту вообще нужно подойти с особенной серьезностью- в противном случае, вашу докладную записку просто оставят без внимания, ибо нет доказательства неправомочности поведения студента.
Плюс такая неподготовленность нанесет серьезный удар по реноме жалобщика – никто же не хочет стать персоной нон-грата и быть заподозренным в собирании личной армии против неугодного лица.

А то и вовсе лишиться рабочего места – ведь неизвестно, какие ответные меры примет студент, которого вызовут «на ковер», заставят изрядно понервничать, но так и не убедят ректора, что с данным учащимся нужно что-то делать.
После этого упоминается, для чего вы обращаетесь к вышестоящим лицам с запиской, какова ее цель? Например – прошу применить дисциплинарные меры к такому-то или такой-то. После этого – подпись с расшифровкой.

Приведем пример, как должен выглядеть такой документ:

Директору ПТУ № 24

г Серпухов Московской Области

Сидорову Петру Ивановичу

от Сергеевой Елены Сергеевны

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 9

Довожу до вашего сведения невозможность перевода студентки Никифоровой Алены Герасимовны 01.02. 2000 г.р,(группа 101, факультет товароведческий) в связи с непрохождением ею аттестации по 8 предметам из 20. Кроме того, студентка Никифорова была своевременно поставлена в известность о последствиях такого отношения, но никаких усилий к выправлению ситуации не приложила.

Прошу вас издать приказ об отчислении Никифоровй А. Г.

С уважением,

декан Сергеева Елена Сергеевна (подпись)

Последствия такого документа для студента

Это будет зависеть от тяжести проступка студента и от возможности выправить ситуацию. Если дело в том, что человек просто «загулялся», воспользовавшись «взрослостью» и тем, что его уже далеко не так контролируют, как в школе, но при этом ситуация решаема и для общей аттестации не критична – пропускающему занятия студенту просто поставят на вид.

Как правило, предупреждают родителей. Могут обойтись и без этого – если например, имидж человека, в котором он ходит на занятия (лекции, или практические), чересчур эпатажен.

Но совсем другое дело, если у него или у нее неаттестация по большей части предметов или пропусков уроков слишком много. Или же проступок совершен далеко выходящий за рамки обычной дисциплины учебного заведения. В этом случае студенту грозит отчисление, о чем незамедлительно уведомляется военкомат. Нетрудно догадаться, что за этим следует.

Важно! Лучший способ избежать случаев и неприятностей с руководством учебного учреждения – это не нарушать внутренний распорядок и вовремя сдавать все зачеты.

В конце концов, если в школе ребенок учится во многом для родителей, то после окончания школы каждый учится для себя.

В статье рассказывается, как составить и оформить докладную записку, а также приводятся универсальные шаблоны записок.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужна докладная записка

Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Для чего нужен документ

Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку . Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.

Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Кто составляет

С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.

Что нужно писать

Как правильно оформить докладную записку

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.

После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.

об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.

Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа

Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа. ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок

Чем отличается служебная записка от докладной

Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.

Для чего нужен документ

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно.

Служебная записка помогает решать хозяйственные, организационные и прочие внутренние вопросы, но в отличие от докладной обеспечивает взаимодействие в компании в двух направлениях: информация идет снизу вверх от работников к руководству или между подразделениями.

В условиях производства нередко возникает ситуация, когда один из сотрудников решает донести до своего руководства ту или иную информацию. Такое обращение, изложенное в письменном виде, носит название «докладная записка». Что это за документ и как правильно его составить? Об этом стоит поговорить отдельно.

Основные понятия

Любой работник имеет право обращаться к своему непосредственному руководителю. Он может это делать как в устном, так и в письменном виде. В первом случае все сводится к обычной беседе, которая ни к чему не обязывает каждую из сторон. Во втором обращение уже носит официальный характер.

Подобная деловая бумага носит название «докладная записка». Чем отличается такой документ от других заявлений в адрес руководства? Суть вопроса заложена уже в самом его названии. Такую бумагу работник составляет для того, чтобы доложить о конкретной ситуации или событии. Информация может касаться отдельной личности, участка или производства в целом. В зависимости от того, кому она направлена, докладная записка может относиться как к внутренним, так и к внешним документам. Первый вариант – это когда сотрудник обращается к руководителю любого уровня в пределах данного предприятия. А второй получается в том случае, если он отправляет свою бумагу в вышестоящую инстанцию. Тогда, естественно, он выходит на внешний уровень.

Суть проблемы

Как правило, докладная записка составляется с определенной целью. Она может быть написана для того, чтобы:

Исправить сложившуюся ситуацию. К примеру, у сотрудника имеются факты того, что на предприятии совершаются действия, которые мешают нормальному ходу рабочего процесса. Он информирует об этом свое руководство с просьбой принять соответствующие меры.
Защитить себя от несправедливости. Это бывает тогда, когда человек, видя предвзятое к себе отношение, решает поставить об этом в известность свое непосредственное руководство. Он это делает в поисках помощи и защиты.
Улучшить работу. Иногда один из сотрудников замечает, что работники других отделов или структурных подразделений совершают ошибки, приводящие к снижению эффективности. Тогда он и обращается к руководителю, чтобы тот помог навести порядок.
Уйти от нежелательной ответственности. Это бывает в том случае, когда произошел какой-то инцидент. Рассказав о нем начальству, сотрудник создает благоприятные для себя условия, когда к нему не могут предъявляться какие-либо претензии.

В каждом из перечисленных случаев работник не просто доносит информацию, а просит содействия в решении проблемы.

Справедливое наказание

Трудовая дисциплина предусматривает добросовестное выполнение гражданином своих обязанностей в то время, когда он находится на рабочем месте. Кроме того, он должен соблюдать принятый порядок и выполнять все распоряжения и приказы своего нанимателя. Но в жизни не все бывает так гладко. Подчас действия сотрудников расходятся с общепринятыми нормами. Непосредственное начальство в этом случае считает своим долгом поставить в известность о происходящем руководство предприятия. Результатом такого сигнала является докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.

Обычно в этом документе дело касается:

Невыполнения каких-то конкретных распоряжений.
Неисполнения непосредственных функций, касающихся должности нарушителя.
Нарушения дисциплины труда. Здесь имеются в виду случаи прогулов, опозданий, нахождения на своем рабочем месте в нетрезвом состоянии и другие.
Совершения противоправных действий, которые предусматривают административную или уголовную ответственность. В данном случае речь идет о хищении, порче, растрате и других правонарушениях.

В каждом из перечисленных случаев виновный должен будет понести заслуженное наказание.

Автор документа

Чаще всего докладная записка на сотрудника составляется его непосредственным начальником. В ней он доносит до руководства негативные моменты деятельности своего подчиненного.

Одновременно с этим в документе, как правило, содержится личная оценка автора. Вместе со своим видением проблемы он предлагает возможные пути ее решения. Но последнее слово, конечно же, будет за руководителем. К примеру, работник совершил прогул. В этом случае его начальник составляет на имя директора документ, который, как правило, начинается словами «довожу до вашего сведения». Затем подробно описывает, когда произошло нарушение, и предлагает со своей стороны вариант наказания нерадивого сотрудника. Так как подобная записка относится к документам внутреннего пользования, то оформлять ее можно на обычном чистом листе формата А4. Текст излагается в произвольной форме. Его условно можно разделить на две части. В одной содержится описание проблемы, а другая включает в себя сделанные по этому поводу выводы и конкретные предложения.

Частный случай нарушения

Одним из видов нарушения трудовой дисциплины является невыполнение сотрудником задания, которое ему было поручено начальником. Это может произойти в том случае, если работник забыл, не смог или просто проигнорировал данное распоряжение.

Такое действие квалифицируется как нарушение дисциплины, и непосредственным руководителем составляется докладная записка о невыполнении задания. За такой проступок человек должен будет понести справедливое наказание. Но это произойдет только после того, как он предоставит свои объяснения относительно произошедшего. Если причины, побудившие работника к подобным действиям, покажутся убедительными, то он вполне может даже избежать наказания. Сложнее решать вопрос тогда, когда непослушание сотрудника приводит к негативным последствиям. Здесь ему вряд ли удастся остаться в стороне. Особенно если в результате такого упущения был причинен ущерб или нанесен серьезный вред. Наказание в этом случае будет определяться, исходя из соответствующих нормативных актов.

Как составить докладную?

Руководитель любого уровня должен знать, как пишется докладная записка. Образец можно рассмотреть на конкретном примере. Допустим, что какой-то сотрудник не пришел вовремя на работу, а в это время там его ожидал посетитель для подписания важного контракта. Через несколько часов работник все-таки появился, но время было упущено, и клиент уже ушел. Такой поступок содержит в себе одновременно несколько нарушений:

срыв назначенной встречи;
ущерб, который нанесен предприятию неподписанием контракта.

Если изменить сложившуюся ситуацию не удается, то начальник обязан проинформировать об этом руководство.

Подобный документ должен выглядеть следующим образом:

Сначала в правом верхнем углу пишется «шапка», в которой указывается, кому и от кого он направлен.
Далее по центру пишется его название.
Ниже идет основной текст, в котором информация размещается в определенном порядке. Сначала идет описание произошедшей ситуации. Потом следует просьба помочь в ней разобраться. После этого делается вывод на основании всего изложенного. А в заключение автор может высказать свои идеи или предложения о том, как лучше, по его мнению, выйти из данной ситуации.
В самом низу он ставит дату и подпись с полной расшифровкой Ф. И. О. и занимаемой должности.

В зависимости от причины текст записки может носить чисто информативный характер или требовать вмешательства руководства для наведения порядка.

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

на инициативные;
информационные;
отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

на внешние;
внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

наименование организации;
дату;
индекс;
место составления;
адресата;
заголовок к тексту;
текст;
подпись руководителя;
фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дата;
регистрационный (исходящий номер);
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (если есть);
адресат;
подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :

запрос информации;
выдачу инструкций;
сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа	Регистрационный номер	Вид документа, краткое содержание	Кем подписан документ	Исполнитель	Куда передан	Расписка в получении (подпись, дата)	Отметка о направлении документа в дело

07.04.2014	03-10/14	Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.	Начальник отдела кадров	Инспектор отдела кадров	Отдел кадров	Смирнова В.А. 07.04.2014	В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

Место регистрации;

Время и порядок регистрации;

Правило образования регистрационного номера;

Форма, в которой производится регистрация;

Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

Правила учета движения документов после регистрации;

Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Наш совет

При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.

Как составить докладную записку о хамском поведении сотрудника?

На любом предприятии отыщется сотрудник, не уважающий своих сослуживцев, подчиненных и иногда даже начальство. В отличие от дисциплинарных проступков и ненадлежащего исполнения своих обязанностей иногда бывает трудно наказать сотрудника за некорректное поведение, поскольку нормы о некорректном поведении практически не встречаются в ТК РФ (за исключением педагогических работников).

Поскольку понятие некорректного поведения, а также наказание за него не прописываются в основных законодательных актах, для того, чтобы иметь возможность квалифицировать некорректное поведение сотрудника, а также применить наказание за это, необходимо внести вышеуказанные понятия в локально-нормативные документы данной организации.

Например, в коллективный договор или в правила внутреннего трудового распорядка.

К некорректному (хамскому) поведению можно отнести следующие действия:

оскорбительные высказывания в адрес сослуживцев или клиентов организации;
использование ненормативной лексики в отношении людей или просто в разговорной речи;
навязчивое и грубое поведение;
неприличные жесты в адрес сослуживцев и клиентов организации и т.д.

Это только некоторые из основных признаков некорректного поведения сотрудника.

Данный список можно продолжать практически бесконечно, все зависит от корпоративной политики организации и сферы ее деятельности.

Какие обязанности должны быть у технического директора в компании? смотрите по ссылке.

Кроме вышеуказанных действий, сюда можно отнести множество других, вплоть до ношения откровенной одежды, если в компании присутствует строгий дресс-код.

Внесение пункта о некорректном поведении в один из локально-нормативных документов организации, а также ознакомление с ними работника необходимо для того, чтобы руководитель организации имел право наказать сотрудника, совершившего данный проступок.

Образец акта о непредоставлении объяснения для применения взыскания.

Кто составляет докладную записку о некорректном поведении?

Составить докладную записку о некорректном поведении сотрудника имеет право любой присутствовавший при этом сотрудник либо тот, в адрес кого данное поведение было направлено.

Расчёт алиментов от зарплаты – не самая простая процедура. Чтобы правильно рассчитать алименты на ребёнка посмотрите .

Помимо докладной записки может также составляться акт в присутствии комиссии о том, что данный сотрудник вел себя некорректно по отношению к работникам или деловым партнерам организации.

Зачастую некорректное поведение, в частности нецензурные высказывания в адрес кого-либо, сопутствует алкогольному опьянению. Так вот в этом случае за один, казалось бы, проступок можно наказать работника дважды.

За появление работника в нетрезвом состоянии и за некорректное поведение. Но только при условии, что нормы некорректного поведения и их запрет внесены в локально-нормативные документы организации.

В этом случае докладная записка или акт составляются комиссией, которая фиксирует факт нахождения работника в нетрезвом состоянии.

Образец докладной записки о хамском поведении сотрудника

Порядок составления документов о том, что работник позволил себе хамское поведение ничем не отличается от составления все прочих служебных записок и актов, с которых начинается служебное расследование.

Однозначного мнения по этому поводу нет в том, что касается служебного расследования. А вот если дело будет передано в суд, то тогда нужно указать и, более того, желательно иметь свидетелей.

Служебное расследование проводится в общем порядке с соблюдением требований законодательства.

Поскольку нормы поведения часто прописывают в правилах внутреннего трудового распорядка, то нарушение их можно отнести к дисциплинарным проступкам .

Ответственность работника

К работнику, позволившему себе некорректное (хамское) поведение, как правило, применяется дисциплинарное наказание. Обычно это, в зависимости от тяжести, – выговор или замечание.

Что такое доходные вложения в материальном балансе и в каких случаях они учитываются? Ответ на этот вопрос есть .

Уволить сразу за некорректное поведение нельзя, поскольку оно не относится к однократным тяжким.

Но если сотрудник уже умеет ранее наложенное дисциплинарное взыскание, сроком менее года, то увольнение вполне возможно применить, даже если предыдущее взыскание было наложена совсем за другой проступок.

Помимо наказания, согласно Трудовому Кодексу, в данном случае можно применить и нормы гражданского Кодекса , в части оскорбления личности и достоинства, клеветы.

В суд могут обратиться как пострадавшие сторонние граждане, которые подверглись оскорблению¸ так и непосредственно сотрудники данной организации.

Существуют прецеденты, когда в суд подавали иск не на конкретного работника, а на организацию в целом, в случае если лицо, позволившее себе некорректное (хамское поведение), занимало высокую должность.

Как документально оформить приём товара? Правила составления и смотрите по ссылке.

Также единственным выходом для сотрудников является обращение в суд в том случае, когда грубое и некорректное поведение позволил себе руководитель организации.

В любом случае, в настоящее время все больше компаний стали обращать внимание именно на эту часть общения сотрудников, как на важную составляющую делового имиджа предприятия.