Vzdálená správa zaměstnanců – pokud to bylo dříve prezentováno jako nepravděpodobná a neúčinná technika, nyní, ve světle moderního technologického pokroku, je považována za zcela reálnou.
V této problematice jsou samozřejmě určité zvláštnosti. První je motivace zaměstnanců. Vzdálená komunikace vyžaduje od zaměstnanců dobrou sebeorganizaci. Faktem je, že i ten nejkvalifikovanější profesionál, aniž by „cítil vzadu v hlavě“ vřelý, přátelský pohled svého vůdce, postupně začíná ke své práci přistupovat méně zodpovědně.
Mizí konvence a formality, na kterých je zpravidla založena disciplína v týmu. Zde se musíme spolehnout na sebeorganizaci zaměstnanců. Druhou vlastností je, že komunikace přes firemní email, Skype nebo telefon nikdy nenahradí živou komunikaci. Vzdálená správa je tedy dobrá pro „formalistické“ šéfy, kteří ve skutečnosti nepočítají s velkým přátelstvím a láskou svých svěřenců.
Ve všech ostatních ohledech je práce na dálku velmi pohodlná.
Metody a nástroje řízení a ovlivňování
Způsoby vzdálené správy a ovládání mohou být velmi odlišné. Někdo zaznamenává svůj příchod do práce prostřednictvím aktivity na Skype, ICQ nebo firemní poště. Schůzky mohou probíhat formou konferenčního hovoru nebo webináře. Vytvořit virtuální místnost a pozvat tam každého je dnes jednoduchá a rychlá věc. K rychlému uspořádání „plánovací schůzky“ a projednání aktuálních úkolů stačí mikrofon a sluchátka. Nejzajímavější na tom je, že pro takové účely není třeba ani platit za platformu webináře – existuje řada portálů, které poskytují „virtuální kanceláře“ k bezplatnému použití (do určitého počtu účastníků, řekněme až 200 lidí, ale toto číslo je zpravidla dost).
V jiném případě je Skype vhodný i pro skupinovou komunikaci.
Povinná musí být jasně definovaná struktura odpovědnosti každého zaměstnance. Každý by měl dělat svou práci. Tímto způsobem se můžete vyhnout „duplikaci“ funkcí.
Nábor a školení personálu
Při náboru zaměstnanců to není tak jednoduché. Zde hodně záleží na pozici a opět na kompetenci samotných zaměstnanců. Rozhovory na Skypu už v zásadě nepřekvapí – pomocí tohoto formátu si můžete udělat docela slušný obrázek. Ale! Buďme realisté – osobní komunikaci stále nelze nahradit.
Vše záleží na pozici, která je kandidátovi nabídnuta. Pokud se jedná o vrcholový management, má samozřejmě smysl s danou osobou mluvit osobně a získat o ní ucelenější dojem. Jiná věc je, pokud potřebujete osobu, jejíž kvalifikaci lze identifikovat pomocí vzdálených formátů. Velmi zajímavý je také příběh školení zaměstnanců na dálku. Jsou zde pro i proti, stejně jako všude jinde. Pozitivní je, že portály pro dálkové studium, firemní výukové materiály a webináře pomáhají výrazně šetřit čas a hlavně peníze.
Dálkové studium je výrazně levnější než prezenční. Za prvé však kvalita prezenčního vzdělávání bude vždy vyšší. Za druhé, dálkové vzdělávání vyžaduje od zaměstnance vysokou úroveň sebeorganizace. Za třetí je mnohem obtížnější posoudit, jak dobře si student osvojil látku, a zejména její praktickou část.
Samozřejmě zde hodně záleží nejen na formátu vedení, ale také na osobnosti studenta. Obdobná situace je u personální certifikace. Ve skutečnosti se hodnocení zaměstnance skládá ze dvou kvalit: profesní a osobní. Pravděpodobně někdo namítne a řekne, že osobní vlastnosti s tím nemají vůbec nic společného, protože zaměstnanec by měl být hodnocen pouze podle profesionality. Každý tým je však živý organismus a mnozí by dali přednost příjemnému člověku s malými (zatím) pracovními zkušenostmi, protože ho lze vždy vyškolit, než „profíka“, řekněme s přeludy vznešenosti, který vždy dělá problémy.
Hlavní nuance dálkového ovládání je přesně toto. Je obtížnější hodnotit lidi podle jejich osobních kvalit, a tím pádem i řídit a nastavovat potřebné pozitivní psychologické klima v týmu. Zaměstnanec je hodnocen čistě na základě výsledků své práce.
A samozřejmě je důležité pamatovat na to, že vzdálená správa nebude mít z hlediska vytváření „týmového ducha“ a skupinové soudržnosti stejný účinek jako přítomnost silného a bystrého vůdce v kanceláři.
Formát dálkového ovládání není špatný ani dobrý. Vše závisí na struktuře a vlastnostech organizace: jakým směrem podniká, jaká je politika vedení, jaké je psychologické klima v týmu a samozřejmě jaké jsou finanční možnosti organizace. V každém případě je vzdálená správa další příležitostí a dalším úspěchem v rozvoji podnikání a managementu.
Video
Speciální platformy také pomáhají provádět dálkové ovládání. O jedné z těchto platforem pojednává toto video.
Systém řízení projektů Basecampu může být také velmi užitečný při vzdálené správě zaměstnanců. Manažer bude mít možnost sledovat průběh projektu, zjišťovat, kolik času zaměstnanci věnují určitým úkolům, dávat pokyny a sestavovat plán pro všechny účastníky projektu.
Jak efektivně řídit tým na dálku? Náš nový unikátní kurz „Vzdálený personální management“ je o tom! Doporučuje se majitelům firem, manažerům vzdálených kanceláří a poboček a zaměstnancům pracujícím v domácích kancelářích.
Dnes je práce na dálku stále běžnější. Má mnoho výhod jak pro zaměstnance, tak pro manažery. To zahrnuje absenci pronájmu kanceláří, úsporu na vybavení pracoviště a možnost vyhnout se ztrátě času na silnici v dopravních zácpách. Každého manažera však zajímá otázka: jak efektivně řídit vzdálený tým, stanovovat mu úkoly a dosahovat jeho cílů?
Během školení se naučíte vyhledávat ideální kandidáty pro práci na dálku a kontrolovat jejich pracovní dobu. Jak vést pohovory na Skype? Jak správně naplánovat práci na dálku? Vyhnout se problémům a nepadnout do pasti neefektivní komunikace?
Systematizujete své znalosti o dálkovém ovládání a převedete je do praktických dovedností. Získejte doporučení od zkušeného kouče, zda děláte vše právě teď a zda potřebujete „zapracovat na chybách“ ve vzdálené správě. Nastudujete si strategii a taktiku vzdálené správy, naučíte se způsoby motivace personálu a kontrolní metody.
Hlavní důraz při školení je kladen na praxi a řešení reálných problémů, kterým čelí vedoucí vzdáleného týmu. Kurzy probíhají v režimu intenzivní interakce mezi školitelem a účastníky. Využívají se metody práce ve skupinách, brainstorming a vizuální materiály.
Po absolvování školení se stanete efektivním vzdáleným manažerem a budete moci učinit své podnikání ještě úspěšnějším!
Moderní velké společnosti se v určité fázi svého rozvoje vyznačují obratem k rozšiřování své přítomnosti na trhu, kterého je obvykle dosahováno prostřednictvím regionální expanze. Tento efekt je dosažitelný jako výsledek rozvoje dealerské sítě, sítě obchodních zástupců, vytvoření pobočkové sítě nebo struktury zastoupení. Proč je to potřeba a co to společnosti dává?
Takové kroky umožňují firmám efektivněji rozvíjet nové trhy, zvyšovat svou přítomnost a podíl v regionech a v důsledku toho i jejich tržby. To vše zvyšuje atraktivitu firmy v očích výrobců, dodavatelů (ať už výrobků nebo služeb), ale i investorů. Všechny tyto kroky navíc zvyšují hodnotu samotné firmy jako celku. Od roku 2002 tak známá pojišťovna jako ROSNO. do roku 2008 zvýšil počet svých poboček ze 76 na 100 a agentur ze 186 na 203. Vlastní prostředky společnosti se v tomto období zvýšily z 1 435 038 tisíc rublů. až 7098145 tisíc rublů.
Zastavme se a pojďme se blíže podívat na vlastnosti systémů personálního řízení ve firmách s řadou poboček. Dálkové řízení práce, řízení a výcvik vzdálených jednotek je moderním přístupem k řešení tohoto problému.
Dálkové ovládání má podle mého názoru několik úrovní:
První úroveň, nejdůležitější a nejkomplexnější, je řízení práce celé vzdálené jednotky, například pobočky. Jaká je obtížnost? V prvé řadě je nutný velmi jasně definovaný systém funkční podřízenosti ve firmě, aby nedocházelo k „dvojímu řízení“ a zdvojování funkcí zaměstnanců, což vede k vytváření pracovních míst navíc a erozi organizační struktury. K vývoji předpisů a postupů ve společnosti je nutné přistupovat ještě zodpovědněji, aby nedocházelo ke ztrátě informací a byla zachována vysoká kvalita jejich implementace osobami nacházejícími se daleko od centrály a vedení. Je také nutné kvalifikovaně vybudovat motivační systém vedoucího pobočky zaměřený na plnění zadaných úkolů. Zároveň při utváření systému motivace zaměstnanců poboček nelze nezohlednit regionální specifika: průměrné tržní ukazatele mezd, tradiční platby či benefity přijímané v regionu.
Přitom, aby se člověk mohl zeptat, musí být nejprve poučen. Vzdělávací problémy se díky rozvoji systémů distančního vzdělávání celkem úspěšně řeší. Je důležité věnovat dostatečnou pozornost vytvoření systému školení pro vzdálené zaměstnance.
Řešení několika problémů najednou (motivační a adaptace) Je důležité zvát zaměstnance na semináře, pokročilá školení nebo jednoduše školení v sídle společnosti. Je důležité poskytnout jim možnost podnikového vzdělávání na stejné bázi jako zaměstnancům centrály, kteří mají evidentně větší šanci na získání „kvóty“ na školení už jen díky přítomnosti vedle vedení. Cílený dopad na personální řízení prostřednictvím kolektivních metod distančního vzdělávání pomáhá stmelovat tým a je důležitým článkem v konceptu teambuildingu. Rozvoj telekomunikačních technologií navíc pomáhá školit personál na dálku, což firmě umožňuje neutrácet peníze za zvání a školení zaměstnanců na centrále nebo naopak za školitele, kteří by chodili přímo na pobočku.
Systémy řízení znalostí postavené na elektronice a internetové technologie poskytují obrovské výhody pro firemní školení. Školicí programy, online konference a semináře, firemní školení jsou vynikající alternativou k tradičním metodám řízení znalostí na pracovišti. z přímého odpovědnosti. Vzdělávání zaměstnanců na pracovišti má pozitivní vliv na kvalitu plnění povinností zaměstnanci, přičemž ukazatele produktivity společnosti zůstávají na obvyklé úrovni v porovnání s nutností odchod personálu na školení. Vzdálený systém řízení znalostí zaměstnanců se v kontextu současné složité ekonomické situace jeví jako vynikající řešení problému vysoce kvalifikovaného personálu s minimálními finančními prostředky. Kromě toho je distanční vzdělávání životně důležité pro ty společnosti, které mají velké množství poboček po celé zemi a někdy i po celém světě.
Vysoká míra rizik při provozu vzdálených oddělení nutí společnosti zdokonalovat své řídicí systémy. Navíc prostřednictvím reportingového systému dochází k týdennímu vyhodnocování práce celé pobočky - mohou to být reporty o tržbách, maržích, přijatých objednávkách obchodních zástupců, chození do práce, ziskovosti jednotlivých oblastí i celé pobočky jako celek atd. Správné manažerské účetnictví umožňuje shromažďovat, analyzovat a ovládání výdaje spojené se všemi formami života pobočky: nákupy, platy, daně, bonusy a slevy pro zákazníky, nájemné a platby za energie atd. V dnes rozšířených programech, jako je 1C-Enterprise, 1C-Accounting, jsou všechny tyto základní parametry ovládání implementovány a pokud máte IT oddělení, je zde skvělá příležitost přidat programy k požadovanému průvodce parametry. Ale i tato kontrolní opatření jsou některými společnostmi považována za nedostatečná. Zaměstnanec jednoho z ředitelství tak hovořil o preventivních opatřeních, která společnost přijala ve vztahu k regionálním divizím. Z obavy, že by se je pobočky pokusily oklamat, měli manažeři regionálních oddělení generovat nápady na téma: „Kde, jakým způsobem a s jakou pravděpodobností beztrestně bych okradl svou rodnou firmu, kdybych byl na místě vedoucího pobočky. “ Systém fungoval dobře. Společnost předem věděla o všech úzkých místech, kde by pobočka mohla pravděpodobně něco ukrást.
Bez ohledu na to, jak vysoká může být důvěra ve vedoucího pobočky a míra jeho svobody, to podle názoru ředitelů centrály společnost nezachrání z nutnosti pečlivě sledovat finanční a materiálové toky. I ze starých, léty prověřených poboček je vyžadován denní report o pohybu produktů - účtenky, výdaje, zůstatky, evidence výdajů (komu, za jakých podmínek, za co), jsou stanoveny maximální lhůty vrácení při prodeji na kredit. Na základě prodejní historie jsou pro všechny významné klienty poboček stanoveny úvěrové limity, které má právo měnit pouze vedení mateřské společnosti na základě memoranda s přiměřeným odůvodnění. Přibližně jednou za čtvrtletí se provádí na místě audit pobočky a měsíčně se provádí inventarizace zůstatků skladů. To poskytuje pořádek a dodržuje vnitřní disciplínu v pobočce.
Úplná kontrola ale není možná všude a ne vždy zajistí mateřské společnosti požadovaný výsledek. Ukrást a utrácet nadměrně začínají méně, ale taková odpovědnost nepřidává pobídky k efektivní práci. Pro centrum, které lokálně kopíruje své podnikání, je zároveň obtížné udržet firemní standardy a zajistit stabilní rozvoj na trzích, kde jsou podmínky někdy radikálně odlišné. Bez aktivní účasti samotných krajských celků to samozřejmě nejde. I přes neustálý růst počtu poboček se tento problém zatím podařilo vyřešit jen několika ruským firmám. A ti, kteří nakonec ziskovou síť vybudovali, nedosáhli svého cíle okamžitě a za cenu velkého úsilí. Například společnost „VELS“ dokázala za poslední 4 roky otevřít pouze dvě pobočky, ale to jí umožnilo zvýšit tržby o 30 % a zisky o 25 %.
Další úrovní vzdálené správy a kontroly je sledování a nastavování úkolů pro jednoho (nebo několik) zaměstnanců, například obchodního zástupce sídlícího v regionu. Při dnešním stupni rozvoje výpočetní techniky a možností internetu to také není problém. Zvažme tento problém na příkladu jednoho z nich z distribuce společnosti Vladimir LLC "VELS". V této společnosti mají všichni obchodní zástupci k dispozici osobní kapesní počítač (PDA) a komunikační systém se serverem umístěným v centrále. To vše lze poměrně snadno implementovat pomocí speciálních softwarových produktů, jako je „Client+“ nebo „Optima“. Zaměstnanec sídlící v regionu dostává každé ráno na PDA aktuální stav zásob, ceník a informace o stavu pohledávek za svými klienty. Každá odebraná objednávka od klienta, stejně jako marketingová zpráva o situaci na prodejně, je okamžitě odeslána do kanceláře, kde je zpracována, vyzvednuta ve skladu a doručena zákazníkovi do 24 hodin. Vedoucí náhodně kontroluje objednávky, prodej a hodiny obchodního zástupce. Posouzením obdržených informací má možnost rychle ovlivnit situaci a distributor má možnost rychle a efektivně doručit objednávky zákazníkům.
K dispozici je také ovládání na nižší úrovni. Jako ředitel logistiky jednoho z distribuce Společnosti jsou všechna jejich vozidla rozvážející zboží vybavena zařízeními Autoscan. Toto zařízení je instalováno na firemním transportu a zaznamenává všechna zastavení vozidla, jeho rychlost, spotřebu paliva a dobu provozu. Všechny informace jsou automaticky načteny prostřednictvím rádiového kanálu a odeslány do počítače mechanika naší společnosti. Mechanik má schopnost kontrolovat odchylku vozidla od trasy, spotřebu paliva a rychle řídit situaci. Navíc umožňuje přehledněji sledovat pro dopravu náklady.
Přítomnost moderních přístupů k používání dálkového ovládání a monitorování tak umožňuje společnostem růst, rozšiřovat geografii jejich přítomnosti, otevírat nová prodejní místa a zároveň minimalizovat možné ztráty. A možnosti distančního vzdělávání umožňují zaměstnancům vzdálených poboček seriózně se rozvíjet v profesionální plánovat, cítit se potřební a spojení s centrálou. Všechny tyto kroky jednotlivě umožňují zvýšit efektivitu a hodnotu společnosti jako celku.
Vzdálená komunikace není vždy jednoduchá. Nepoznáváte se v níže popsaných příkladech?
Ve 22 hodin obdrží podnikový právník originální text od kolegy a o pár hodin později se diví (ne poprvé), proč neexistují smluvní podmínky pro pracovní dokumenty?
Po dlouhém a chutném obědě s klientem otevře zástupce reklamní společnosti e-mail od svého šéfa, který mu připomene, aby včas odevzdal své výdaje. Naštvaný tímto mikromanagementem (pečlivým stylem řízení) okamžitě reaguje a své necenzurované myšlenky vyhazuje v dopise s odpovědí.
Na týdenní online týmové schůzce je vzdálená členka týmu zmatená, zda ji její kolega skutečně neslyší (odpojeno), ve chvíli, kdy se jednoduše opožďuje s odpovědí na otázku, nebo jestli je jen vyrušená a pak se omlouvá.
Digitální éra změnila formát komunikace
Když naši případní partneři na druhé straně telefonu vypnou zvuková upozornění, můžeme s jistotou říci, že žijeme v těžkých časech. Digitální věk vytvořil revoluci v komunikaci, která je ekvivalentní revoluci spojené s vynálezem tiskárny. Tyto změny, jak často říkáme, jsou bolestným bodem. A to má vliv na to, jak dobře slyšíme a co slyšíme, protože změť informací, které na nás hází, může často vést k velmi vážným nedorozuměním a zmatkům.
Lidé, kteří pracují ve vzdálených týmech, čelí těmto výzvám neustále. Podle nejnovějšího výzkumu amerického Úřadu pro statistiku práce pracuje 22 % Američanů z domova, zatímco 50 % se věnuje týmové práci na dálku. Tento rostoucí posun vyžaduje nové chování při interakci.
Problém s dálkovým ovládáním
Proč vzdálené týmy vyžadují nové dovednosti spolupráce? Co chybí v našich textových zprávách, e-mailech, online konferencích a další digitální komunikaci? Odpovědět: řeč těla.
I když jsme blízko sebe, tón textu nebo formálnost e-mailu je ponechána otevřená interpretaci, a to do té míry, že i naši nejbližší přátelé mohou být zmateni a zprávu si špatně vyloží.
Tyto nesprávné interpretace vytvářejí úzkost, která může být nákladná a ovlivňuje morálku, angažovanost, produktivitu a inovace. Komunikace na dálku narušuje přirozenost našich rozhovorů. A prodleva mezi zprávami skrývá emocionální reakce. Měli jste někdy obavy z toho, jak to přijme osoba na druhé straně obrazovky ihned po napsání a odeslání e-mailu? Co když váš šéf uvidí dopis od vás pozdě a rozhodne, že jde o invazi do jejího osobního času?
I když jsme si možná na tento druh „asynchronního“ zasílání zpráv zvykli, stále to může způsobovat nedorozumění v sociální komunikaci. Bez okamžité reakce se můžeme rozptýlit, myslet na špatnou věc nebo dokonce být zklamáni naším partnerem.
Efektivní spolupráce mezi vzdálenými týmy
Pro udržení vysoce kvalitní komunikace musí vzdálené týmy najít nové a lepší způsoby interakce.
Za prvé, mějte na paměti, že existují tři typy vzdálenosti ve vzdálené interakci:
- fyzické (místo a čas)
- operační (velikost týmu, propustnost a úroveň dovedností)
- Afinita (hodnoty, důvěra a vzájemná závislost)
Nejlepší způsob, jak mohou manažeři zlepšit týmový výkon, je zaměřit se na zvýšení intimity, tedy snížení vzdálenosti mezi týmem. Zkuste vyměnit textové zprávy za videohovory, je to lepší způsob, jak zvýšit vzájemné porozumění mezi zaměstnanci a vytvořit empatii, než e-maily nebo dokonce hlasové zprávy. A vytvořte virtuální týmové rituály, které lidem dávají příležitost pravidelně komunikovat a sdílet zkušenosti. Například setkání.
Když vzdálené týmy dobře komunikují a hrají podle svých předností, mohou získat výhodu nad týmy z jiných oddělení. Zde je několik doporučených postupů:
Někdy ve zprávách používáme málo slov
Stručnost může způsobit, že zbytek týmu stráví více času interpretací vaší zprávy (a mimochodem, stále bude zprávu špatně interpretovat). Nemyslete si, že ostatní rozumějí vašim krátkým frázím a zkratkám, nemyslete si, že ostatní mohou číst vaše myšlenky a hádat, co není řečeno. Udělejte si čas, abyste byli ve své komunikaci velmi jasní. Ve skutečnosti není možné stát se 100% křišťálově čistým. nikdy nemůžete být příliš jasný, ale je příliš snadné být méně jasný.
Nebombardujte svůj tým zprávami
Jak sledujete úkol prostřednictvím e-mailu, SMS nebo telefonu? Ptáte se svého partnera, zda obdržel vaši předchozí zprávu? Jeho zneužívání se může stát formou digitální dominance, neúprosným a nelítostným podrážděním. Vaše zprávy vyžadují čas, aby si je příjemce promyslel. Pokud položíte tři otázky za sebou najednou, je nepravděpodobné, že dostanete dobrou odpověď na všechny najednou, s největší pravděpodobností svého partnera popudíte, pokud je dostane jednu po druhé.
Stanovení komunikačních norem
Vzdálené týmy musí vytvořit nové normy, které podporují srozumitelnost komunikace. Společnosti jako Merck vytvořily pro svou digitální komunikaci zkratky, jako jsou „Four Hour Response (4HR)“ a „No Need to Reply (NNTR)“, které do virtuálních konverzací přinášejí předvídatelnost a jistotu.
Jednotlivé týmy si také mohou nastavit vlastní normy – například zda používat Slack, Google Docs, Telegram nebo Whatsapp. A normy mohou být také na individuální úrovni, jako je preferovaná doba odezvy, styl psaní a tón.
Někteří lidé například preferují krátké a rychlé zprávy, zatímco jiní preferují dlouhé a podrobné odpovědi; lidé se také liší v preferenci a toleranci k humoru a neformálnosti.
I když máme často tendenci vnímat lidskou předvídatelnost jako chybu u lidí, jen málo vlastností je v práci tak žádané jako předvídatelnost, zejména ve virtuální spolupráci.
Všichni jsme jedineční, ale naše předvídatelné chování pomáhá ostatním lépe porozumět tomu, co děláme, a na oplátku pomáhá ostatním lépe porozumět nám. Každý z toho má prospěch. Můžete to ostatním usnadnit tím, že zavedete jasnou osobní etiketu a budete se jí za všech okolností držet.
Skryté příležitosti v korespondenci
Tím, že budete na druhé straně obrazovky, můžete vytvořit nové příležitosti pro členy týmu a vytvořit tu správnou atmosféru pro ty, kteří mají tendenci být méně verbální.
Výzkum ukazuje, že introverti jsou v online konverzacích méně uzavřeni než v offline konverzacích. Musíte si však dávat pozor na nevědomé chyby, kdy interpunkce, gramatika a výběr slov mohou ukázat zaujatost vůči lidem.
Absence řeči těla v textové komunikaci na dálku neznamená, že textem nesdělujeme více, než si myslíme.
V digitálním světě je stále hodně metaspojení, když člověk věnuje pozornost tomu, co je mezi řádky. Například pomocí vykřičníků nebo negativních emotikonů po odkazu na něčí pohlaví, národnost nebo náboženství. To má tak silný dopad, že negativní emotikon může být vnímán jako skutečný nechutný obličej.
Záměrně vytvořit dovolenou
Dorty, stejně jako narozeniny ve škole, jsou pro vzdálené týmy stále důležité. Vytváření virtuálních rituálů pro oslavy a komunikaci může posílit vztahy a položit pevný základ pro budoucí spolupráci. Díky tomu jakoby zkrátíte vzdálenost mezi vzdálenými pracovníky.
Jedna společnost oslavila narození každého nového talentu tím, že pro ně vytvořila personalizované emotikony. A tak dále pro každého zaměstnance, který tam byl šest měsíců. Můžete přijít s něčím vlastním, nezáleží na tom, jak to uděláte, mnohem důležitější je, aby to bylo.
Vzhledem k tomu, že stále více a více komunikace probíhá každý rok digitálně, lidé budou i nadále zažívat nové formy nedorozumění a sporů. Když se objeví nové technologie, neberou to v úvahu (ačkoli se vývojáři nepochybně pokusí tuto mezeru překlenout). Místo toho se musíme přizpůsobit novým pravidlům a budovat komunikační dovednosti, které odrážejí náš digitální věk.
Aktivně se rozvíjející společnosti s rozsáhlou pobočkovou sítí se dříve či později potýkají s problémem vzdáleného ovládání napříč regiony. Geograficky rozptýlené celky, které nejsou sjednoceny do společných článků jednoho řetězce, způsobují manažerům mnoho problémů.
Co brání efektivnímu řízení pobočky?
- Nedostatečný přístup k informacím o tom, co se děje ve vzdálené jednotce
- Vysoká nezávislost v operativním rozhodování. Je to důsledek nedostatečné informovanosti: je jednodušší a rychlejší reagovat na neobvyklou situaci na místě samostatně, než používat standardní schéma interakce se vzdálenou správou
- Potíže s řízením personálu a budováním podnikových procesů
Co pomůže vedoucímu kontrolovat práci pobočky?
- Vysoce kvalitní, automatizovaný a operativní účetní a reportingový systém
- Všechny možné komunikační prostředky pro usnadnění komunikace se vzdálenou jednotkou
- Plánování, prognózování, sledování stavu firem fungujících podobným způsobem
- Jednoduchý systém motivace k výsledkům
- Kompetentní řízení rizik a včasné předpovídání
Vzdálený vesmír. Svůj vlastní, místní svět.
Jaké je sídlo pobočky?
Ještě vzdálenější vesmír, do kterého vstoupit je výsadou a výzvou zároveň.
Zůstaňme u toho lineárně-funkční systém vzdálené řízení regionálního týmu. Je založen na hierarchickém principu: ústředí odpovídá za strategii a taktiku a zaměstnanci nacházející se v regionech jsou odpovědní za terénní a operativní práci.
Tento systém funguje dobře, pokud jsou splněny následující základní faktory:
- vysoká odborná úroveň zaměstnanců,
- jasná standardizace procesů řízení a distribuce funkčnosti lokálně,
- rychlé a kvalitní rozhodování,
- schopnost přilákat specialisty na vysoké úrovni pro jednotlivé funkce.
Tyto body musí být jasně uvedeny a zaznamenány příslušnými předpisy, aby se zabránilo zdvojování funkcí mezi odborníky. Vývoj předpisů a jejich důsledná implementace v rámci takového systému řízení je jedním z důležitých nástrojů. To pomáhá zabránit ztrátě informací a kvality práce pro zaměstnance, kteří se nacházejí daleko od zástupců centrály.
Vedoucí zaměstnanci působící na centrále rozhodují, rozvíjejí strategii a svou odbornou způsobilostí mohou ovlivňovat liniové manažery v terénu, aniž by se přímo podíleli na plnění provozních úkolů.
Každá divize má své vlastní cíle, ale region má obecný plán, který bere v úvahu místní cíle jako součásti toho celkového.
Systém klíčových ukazatelů výkonnosti
Manažerský tým zodpovědný za taktiku a strategii a regionální manažer pracující se zaměstnanci v terénu sdílí společné KPI. U terénních zaměstnanců na regionální úrovni se KPI počítá samostatně podle funkcí a existují i obecné KPI vázané na specifika práce konkrétního regionu.
Například při zavádění nového produktu má každý zaměstnanec na své úrovni přidělenou sadu úkolů. Regionální manažer odpovídá za konkrétní výsledek implementace produktu v jemu podřízeném regionu. Školitel - pro školení prodejců v celém regionu o vlastnostech produktu a způsobech jeho propagace, merchandiser - pro kompetentní vystavení zboží na místech, oddělení toku dokumentů - pro obecnou dokumentační podporu procesu. Existuje systém organizace práce ve městě a regionu. Lišit se bude i doba uvedení nového produktu v městských a krajských divizích. To vše je třeba vzít v úvahu při výpočtu klíčových ukazatelů výkonnosti.
Plánování
Plánování hraje důležitou roli při řízení rozvinuté pobočkové sítě. Plánování cílů probíhá ročně, čtvrtletně a měsíčně. Jasně strukturovaný systém reportingu pomáhá sledovat skutečný stav věcí a jejich soulad se strategickými záměry a záměry zaznamenanými v plánech.
Nastavení úkolů a ovládání
Úkoly pro region jsou stanoveny týdně. Využívají se systémy řízení úkolů a technické prostředky v podobě audio či videokonferencí. Práce jednotek je strukturována v souladu se zavedenými předpisy, což znamená, že existuje společný systém a provozní problémy, které vznikají na místě v různých regionech, mohou mít společné příčiny.
Audio-video konference
Máte-li možnost vybrat si mezi audio nebo videokonferencí, přednost má možnost video, díky tomu je možné nejen číst text, ale také vidět mimiku, gesta, reproduktory, a tedy mít více informací.
Při přípravě na videokonferenci je úkolem organizátora poskytnout všem účastníkům stejné dokumenty, soubory jsou rozesílány předem, lidé mají čas se seznámit. A pak mají všichni účastníci konference možnost současně vidět projednávaný stejný dokument.
Maximální doba trvání akce je 1 hodina. Pokud videokonference trvá déle, lidé se unaví, sníží se koncentrace a tím i efektivita akce. Na takové zpravodajské schůzce se nediskutuje o skutečnosti, že čísla jsou již přijata jako fakt a odsouhlasena všemi úřady „v zákulisí“. Diskutovány jsou pouze zdokumentované výsledky. Například podle plánu prodeje pro makroregion jako celek.
Akce začíná projevem vedoucího makroregionu a stručným přehledem dění. Vzhledem k tomu, že doba akce je omezená, má každé představení přísná pravidla. Platí pravidlo tří. Nejprve vystoupí zástupci tří nejúspěšnějších prodejních regionů a pohovoří o akcích, díky kterým bylo dosaženo tak vysokých výsledků. A stejně se hlásí i šéfové tří krajů s nejnižšími výsledky. Sdílejí problémy, vyjadřují, jak vidí řešení a časové rámce pro nápravu situace. Čas na tyto prezentace má také striktní limit – studenti „A“ i „B“ mají na jednu zprávu pět minut. Zbytek času schůzky je věnován shrnutí výsledků a stanovení cílů pro makroregion na nové časové období do příští akce.
Sestavení a výběr týmu
Čím více času a úsilí investujete do lidských zdrojů, tím je tým efektivnější. Primární výběr na místní úrovni provádějí HR a regionální manažeři, ale manažer odpovědný za regionální úkoly by měl vědět, kdo v jeho týmu pracuje, konečné rozhodnutí o každém kandidátovi na volné místo by mělo zůstat na něm.
Při provádění auditů je důležitá komunikace s pracovníky v terénu pro pochopení jejich skutečné role a efektivity jejich práce v terénu.
Pravidelné návštěvy regionů
Kontrola práce pobočky probíhá na různých úrovních, ale hlavním nástrojem interakce vedení s lidmi je osobní komunikace tváří v tvář.
Je nezbytný jasný jízdní řád zaměstnanců centrály do každého regionu. Na základě výsledků návštěvy pobočky je vypracována zpráva o všech oblastech činnosti pobočky, o všech kladech a úspěších, záporech i úskalích. Na základě této analýzy jsou přijímána strategická a provozní rozhodnutí v oblasti řízení.
Plánované i neplánované návštěvy manažera odpovědného za generální řízení makroregionu v terénu jsou nutné pro setkání s partnery, osobní komunikaci s regionálními manažery, pracovníky v terénu a provedení generálního auditu regionu.
Co takový systém vzdálené správy poboček poskytuje?
Minimalizace rizik, schopnost pochopit důvody fungování nerentabilní divize a udělat ze zaostávajícího regionu prodejního lídra.
Jako příklad
Jeden z regionů byl dlouhou dobu považován za nerentabilní jako součást velkého makroregionu. Důvody byly nejasné, protože hlášení bylo provedeno správně a lidé na místě se nezměnili.
Při jedné z plánovaných kontrol problematické pobočky vedoucí po rozhovoru se zaměstnanci i samotným vedoucím zjistil, že vedoucí pobočky nerozděluje své oborové specialisty podle funkčnosti. Všichni jeho terénní zaměstnanci jsou zapojeni do všech procesů, nikdo nenese odpovědnost za nic konkrétního.
Díky tomu nejsou identifikovány chyby a nedostatky a bonusová část není rozdělována transparentně podle KPI vypracovaných pro region, ale podle osobních sympatií manažera.
Došlo ke změně vedoucího pobočky. Následně byl tým aktualizován a každá funkce byla přidělena samostatné odpovědné osobě. Uplynula poměrně dlouhá doba, téměř rok, než stroj začal fungovat podle očekávání a region se z nerentabilní a zaostávající stal ziskovou divizí.
Vzdálené řízení regionálního týmu je pro manažera zajímavý úkol, vyžadující vynikající manažerské schopnosti, efektivitu a schopnost strategicky myslet.
Shrneme-li vše výše uvedené, stojí za to ještě jednou věnovat pozornost základní nástroje pro efektivní řízení regionálního týmu:
- Individuální přístup k výběru personálu od manažera zodpovědného za celkové výsledky.
- Přehledný, jednoduchý systém stanovování cílů a záměrů.
- Materiální motivace vázaná na konečný výsledek.
- Spíše kvantitativní než kvalitativní hodnocení výsledků.
- Pravidelný vzdálený monitoring (audio-video konference, dobře fungující reportovací systém).
- Pravidelná osobní kontrola (přehledný harmonogram týdenní přítomnosti zástupců centrály pro každý region).
- Systematická analýza práce na základě zpráv ve všech oblastech na základě výsledků každé návštěvy pobočky.
Nadezhda Kirakosova vedoucí personálního oddělení Ústředního výzkumného ústavu JSC "Elektronika"
