Зачастую сотрудники тех или иных организаций вынуждены выезжать по делам в связи с исполнением трудовых обязанностей . Это относится к торговым представителям, сервисным инженерам, курьерам, водителям и прочим сотрудникам.
В рамках Трудового кодекса предусматривается два определения таких поездок – командировки и разъездной характер работы. Речь пойдет именно о втором понятии.
Законодательные акты на 2018 год
Для изучения законодательства, касающегося разъездного характера работы (далее — РХР), следует обратиться к определенным документам
.
- Постановление со стороны государственного комитета по труду «Об утверждении положения, связанного с выплатой надбавок лицам, имеющим разъездную работу»;
- Приказ «Об организации и оформлении командировок»;
- Приказ МВД РФ «Об организации командировок сотрудников МВД».
Согласно общему определению, к таким работникам могут быть отнесены лица, регулярно отправляющиеся в поездки в пределах территории обслуживания, а также сотрудники, которые выполняют рабочие обязанности на большом расстоянии от офиса компании.
О том, какие именно профессии относятся к этому термину, в законодательстве ограничений не имеется .
Определение и характеристика
Разъездной характер работы – это такой тип занятости , который подразумевает регулярные поездки в другие населенные пункты. Чтобы понимать его отличия от простых командировок, следует рассмотреть несколько аспектов .
- В случае командировки поездки носят эпизодический характер, в то время как при РХР работа связана с постоянными командировками.
- Если рассматривать характер работы, то в РХР речь идет о выполнении трудовых функций, а, отправляясь в командировку, специалист лишь выполняет распоряжение своего работодателя.
- Что касается оплаты, то в рассматриваемой ситуации она обеспечивается на основании трудового договора по окладу, тарифной ставке и прочих особенностей. В случае командировки оплачивается сумма среднего заработка.
- Документооборот при разъездном характере работы может быть установлен строго по распоряжению работодателя. Если же речь идет о командировке, в качестве обязательного пункта выступает составление приказа.
- Способы оплаты тоже различаются. При РХР их возврат производится по предоставленным документам и посредством установленной надбавки. А при командировках – только на основании предоставленной документации.
Если в организации работают сотрудники, которые все время куда-то выезжают, работодатель обычно ставит перед собой несколько задач :
- закрепление такого типа трудовых отношений в рамках трудового договора;
- компенсация работникам расходов в соответствии с законодательными нормами.
Таким образом, существует несколько различий между рассматриваемыми понятиями, и важно обязательно принимать их во внимание.
Как правильно заключить трудовой договор
Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ , определяются порядки возврата затрат, которые связаны со служебными поездками, а также перечни должностей, устанавливаются в рамках коллективного договора.
Чтобы проверяющие органы не задавали лишних вопросов по поводу учета расходов, рекомендуется предусмотреть несколько нюансов :
- отразить те или иные условия, связанные с разъездным характером работы, сделать это нужно в трудовом договоре (о чем свидетельствуют положения ст. 57 ТК РФ);
- утвердить список рабочих процессов, а также профессий, которые относятся к разъездному характеру, сделав это в рамках коллективного договора;
- установить строгий порядок, в рамках которого происходит документальное подтверждение поездок;
- описать размеры и порядки выплат надбавок.
Всего в рамках рабочего процесса существует несколько шагов со стороны работника и работодателя.
- Разработка и утверждение положений, связанных с разъездным характером работы.
- Закрепление РХР в рамках договора по трудовым отношениям.
- Издание соответствующего приказа об установлении РХР.
При этом работодатель самостоятельно решает, какой работник будет работать по данной схеме, а какой будет исполнять свои должностные обязанности в рамках стационарных условий.
Плюсы и минусы для работника и работодателя
Для работника есть множество плюсов такого режима работы:
- возможность путешествий по разным городам и странам;
- сохранение размера заработной платы и премиальных начислений;
- покрытие всех расходов, связанных с выполнением профессиональных задач;
- укрепление физической формы и моральной устойчивости.
Также есть ряд минусов , которые обязательно принимаются во внимание:
- определенные нагрузки физического характера, сопряженные с постоянными поездками;
- отсутствие личной жизни и времени на создание семьи и быта;
- невозможность распоряжаться личным временем.
Для работодателя РХР тоже сопровождается определенными положительными и отрицательными моментами . К плюсам можно отнести следующие особенности:
- возможность делегировать полномочия на сотрудников;
- расширение географии деятельности.
Если изучать минусы , то они заключаются в следующих аспектах:
- невозможность полноценного контроля рабочего процесса;
- большие затраты на осуществление сотрудником должностных обязанностей.
Для обеих сторон есть определенные позитивные и негативные моменты. Поэтому прежде, чем устраиваться на такую должность (или устраивать сотрудника), необходимо основательно взвесить все «за» и «против» .
Возмещение расходов и надбавки
Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ , сотрудникам, которые работают на такой должности, возмещаются все расходы, связанные с поездками . Чтобы упростить документооборот, работодателем не возмещается часть расходов, подтвержденных документально, а выдается фиксированная надбавка, размер которой указывается в локальных нормативных актах (ЛНА).
Для принятия решения о том, какой способ стоит использовать, работодателю необходимо учесть дополнительный документооборот , который приводит к увеличению расходов.
Варианты компенсации расходов :
- Возврат по документам . Данный вариант предполагает возмещение работникам расходов, которые были понесены ими фактически. Чаще всего такой вариант взаимодействия актуален в случае продолжительных поездок по службе.
- Установление соответствующей надбавки . Данный вариант используется тогда, когда сотрудник отправляется в командировки в пределах одной местности и сталкивается с расходами, которые можно предусмотреть и спрогнозировать. В законодательстве данный документ не имеет четко установленных размеров, поэтому рассмотрение его происходит в рамках ЛНА.
- Комбинированный способ возврата расходной части . Как считают многие эксперты, наиболее верным способом возврата затрат является комбинированный вариант. То есть подразумевается компенсация части затрат на базе подтверждающих документов, а остальная доля возмещается посредством надбавки для суточных расходов. Как показывает практика, именно данный вариант возмещения имеет полное соответствие положениям статьи 168.
Каждый работодатель самостоятельно выбирает порядок, в рамках которого будет происходить возмещение всех расходов.
Образец положения и приказа
Для упрощения регулирования процессов труда, связанных с разъездным характером работы, предусмотрено специальное Положение , которое установлено в законодательном порядке. Оно содержит в себе несколько обязательных пунктов :
- Наименование, дата, город (фактическое место заключения). Здесь нет ничего сложного, так и пишется «Положение о …».
- В первом пункте следует набор общих положений. Они касаются таких аспектов, как перечень должностей, относящихся к РХР, функции сотрудников и прочие нюансы.
- Далее речь идет о работниках, которые постоянно заняты на должности разъездного характера. Здесь речь идет о положениях, на основании которых определяются сотрудники с РХР, о прочих моментах, связанных с ними.
- В третьем пункте идет информация о служебных поездках таких работников. Она содержит порядки пунктов и маршрутов, а также указание детальных данных о процессе исполнения трудовых обязательств.
- Далее следует раздел, который содержит гарантии и компенсации для всех работников. В нем отображаются условия и основания, на базе которых происходит возврат денежных средств.
- После этого определяются размеры и порядки, на основании которых возмещаются расходы. Речь идет о выборе варианта возврата денег и о порядках.
- Заключительные положения, содержащие определенные выводы и итоги.
- Перечень профессий, которые работают по РХР. Далее идет информация о составителе положения и его подпись.
Положение является универсальным для многих предприятий и корректируется работодателями при необходимости.
Какой вывод можно сделать
Таким образом, РХР представляет собой такой процесс организации труда, в рамках которого сотрудник вынужден постоянно ездить между городами и странами для непосредственного исполнения своих обязанностей.
Не стоит путать это понятие с обычной командировкой, поскольку между ними нет почти ничего общего (разные цели, задачи, исполняемые мероприятия). Регулирование РХР позволяет работодателям и работникам создать длительные надежные отношения на всех уровнях взаимодействия .
Полная информация о разъездном характере работы представлена в данном видео.
Каждое предприятие должно разработать своей учетной политикой положение о разъездном характере работы в соответствии с трудовым законодательством. В статье расскажем про положение о разъездном характере работы, приведем пример расчета компенсации.
- Расходы на топливо.
- Затраты, связанные с проживанием в случае дальней поездки.
- Возможно и иные расходы, которые оговорены с работодателем.
Сотрудники, чья работа имеет разъездной характер
Приказом руководителя устанавливается перечень лиц, которые будут работать с разъездным типом работ. Такая деятельность может быть установлена как при приеме так и по ходу работы:
- при переводе сотрудника на такую должность (профессию);
- при совмещении этой должности;
- в других случаях.
Все условия, которые связаны с таким трудом обязательно должны оговариваться в трудовом договоре.
Если при заключении такого договора не были включены все условия, необходимо составить дополнительное соглашение, в котором прописать недостающие пункты в двух экземплярах для каждой стороны. В случае отсутствия пунктов о разъездном характере работ, это не освобождает работодателя от компенсации затрат и гарантий, связанных с выездом.
При отказе сотрудника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с сотрудником подлежит прекращению.
Порядок оформления и выплаты компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы
- Во-первых, компенсация положена исключительно сотрудникам, которые работают на авто, ездят по командировкам и их деятельность носит разъездной характер
- Во-вторых, основанием для того, чтобы сотрудник мог использовать личный транспорт в служебных целях является приказ руководителя организации
- В-третьих, работники, которые работают с доверенностью на транспортное средство имеют такое же право на компенсацию как и с личным авто.
- В-четвертых, сотрудник подает заявление где поясняет, при каких обстоятельствах и с какой периодичностью использовался его личный транспорт в служебных целях.
Размер компенсации сотруднику
Компенсацию необходимо выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. На какие же суммы может рассчитывать работник? Между тем налоговые органы для контроля налогообложения и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:
- степень амортизации и срок полезного использования;
- интенсивность.
Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:
- приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц;
- установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.
Отражение в учете компенсаций
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и не будут отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами. В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.
Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса, автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.
Пример расчета выплат
С сотрудником организации «Амел» заключено соглашение об использование его личного авто RenoLogan 1.6 d в служебных целях. Для компенсации по ремонту и эксплуатации авто предусмотрена сумма в размере 6 000,00 руб. в месяц. Расход автомобиля по топливо восемь литров на 100 км.
1 августа работник сдал в бухгалтерию отчет об использовании личного транспорта за июль с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в июле составил 1 700 км. Сумма компенсации за использование и возмещение расходов за июль составит:
- Сумма компенсации за июль 6 000 руб.т.к отработан полный месяц
- Сумма возмещения расходов на бензин 1 700 * 8 / 100 * 42,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-95 согласно чекам АЗС) = 5780 руб.
- Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в июле составит 11780 руб.
- В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 10580 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.
Преимущества и недостатки расчета
Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля.
Причины по которым могут отказать в получении
К причинам по которым работодатель может отказать в выплате компенсации за использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, можно отнести:
- Сотрудник официально не трудоустроен
- Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
- Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
- Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке
Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников.
Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.
Кто такие сотрудники с разъездным характером работы?
Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:
в пути (напр., водители );
имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты) ;
в полевых условиях (геологи );
в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы ).
Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.
! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», - уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ .
Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре .
Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).
Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:
перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;
локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ , в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).
! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами - постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).
Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?
Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:
Никаких страховых взносов и НДФЛ
На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).
«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ , законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».
Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.
Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах , то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором , - делают выводы сотрудники Департамента.
Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).
Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя - компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.
Экономим на практике
Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки. У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.
Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.
Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:
работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно);
работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами;
в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.
Общая сумма компенсации сотрудникам оставляла примерно 450 000 руб. ежемесячно, сумма страховых взносов - около 140 000 руб. При этом внутреннего положения о разъездной работе у компании не было . И именно из-за отсутствия такого документа установленная трудовым договором компенсация, по сути, таковой не являлась, а представляла собой часть оплаты труда (ст.129 ТК РФ), и ее нельзя было исключить из базы для расчета НДФЛ и страховых взносов.
Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам. При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов.
В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:
140 000 руб. на страховых взносах;
58 500 руб. на НДФЛ.
ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации , а не как надбавки за особые условия труда. Это возможно при соблюдении следующих условий:
установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер);
установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).
осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.
Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).
В трудовом законодательстве нет четкого определения разъездной работы. Как определить, носит ли работа разъездной характер? Работодатель имеет право самостоятельно принять решение об определении некоторых видов работы к разъездной. На практике под разъездным характером работы подразумевают работу, для выполнения которой необходимо постоянное или очень частое перемещение работника между населенными пунктами, территориями организаций. Например, логично установить разъездной характер работы для водителей или курьеров. Так, к деятельности с разъездным характером работ относят работы, которые:
- осуществляются в пути;
- экспедиционного характера;
- осуществляются в полевых условиях;
- предполагают очень частые или постоянные разъезды.
Характер работы – какие бывают?
В трудовом законодательстве упоминаются следующие характеры работы: подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы.
Если работодатель решил установить работнику особый характер работы, то условие об этом необходимо включить в трудовой договор. Однако работодателям стоит помнить, что необходимо не только включить в трудовой договор условие о такой специфике выполнения рабочих обязанностей, но и утвердить список работников с данным характером работы, а также условия возмещения понесенных расходов на рабочие поездки.
Перечень работ, профессий, должностей сотрудников с разъездным характером работы можно сделать приложением к Правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору или утвердить приказом работодателя.
Образец приказа о разъездном характере работы
Если у работодателя трудится довольно много людей, имеющих разъездной характер работы, удобно разработать специальный документ – положение о разъездном характере работы, в котором предусмотреть все вопросы, связанные с выполнением данного вида работы. Унифицированная форма положения о разъездном характере работы не утверждена, поэтому организация вправе разработать данный документ самостоятельно.
Почему целесообразно разработать данный документ? В Положении работодатель может прописать основные принципы и порядок выполнения трудовых обязанностей работниками с разъездным характером работы:
- список профессий, должностей работников, имеющих разъездной характер работы;
- список документов, которые должны быть оформлены при разъездном характере работы;
- размер доплат и компенсаций за особый характер работы;
- другие вопросы, связанные с разъездным характером работы.
Образец положения о разъездном характере работы, актуальный для 2017 года, можно скачать ниже.
Многих работодателей интересует вопрос – что указывать в графе «характер работы» в личной карточке Т-2 ? Однако не стоит путать, в личной карточке не указывают разъездной характер работы: при заключении с работником трудового договора на неопределенный срок характер работы в личной карточке Т-2 нужно указать «постоянно», при заключении срочного трудового договора – «временно».
Доплата за разъездной характер работы
Работникам, которые большую часть времени находятся в разъездах, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, а именно:
- расходы на проезд;
- расходы по аренде помещения для проживания;
- другие расходы, совершенные работниками и согласованные с работодателем.
Для начисления компенсации являются основанием следующие документы:
- Документ организации, в котором перечислен список работников, которым назначен особый характер работы. Например, приказ;
- Трудовой договор с работником или доп.соглашение к договору, в котором прописан характер работы работника;
- Документы, в которых указан размер компенсации работнику (он может быть установлен, например, и в трудовом договоре);
- Документы, подтверждающие траты работника, а также его нахождение в разъездах. Это могут быть отчеты о выполненной работе, авансовые документы и документы, подтверждающие понесенные расходы.
Разъездной характер работы для водителей
Работа водителя предполагает постоянные разъезды и нахождение вне территории организации. Несмотря на то, что постоянные разъезды даже необходимы для выполнения работы водителя, характер работы необходимо указать в трудовом договоре.
В трудовом договоре с водителем не стоит указывать определенный регион, в пределах которого он выполняет свою работу. Если работодатель укажет определенный регион, например, г. Санкт-Петербург, то в случае, если работнику придется поехать по работе в другой регион, например, в Московскую область, работодателю потребуется оформить командировку.
Это работа при которой работник большую часть рабочего времени проводит за пределами места расположения компании (офиса) и при этом работодателю нет необходимости оформлять работнику командировку, а достаточно закрепить в трудовом договоре или ином локальном нормативном акте, что работа носит разъездной характер.
Закрепление в трудовом договоре разъездного характера работы позволяет сократить административные издержки работодателя, а в некоторых случаях - расходы на поездки работников и оплату их труда. Конкретный перечень должностей и критерии такой работы работодатель определяет сам. Также работодатель может закрепить за работниками зоны обслуживания, на территории которых они должны исполнять основные (ключевые) трудовые обязанности. Работодателю не придется оформлять на каждую поездку работника приказ и рассчитывать ему средний заработок. Оплата рабочего времени будет производиться на основании оклада и дополнительных выплат, закрепленных в трудовом договоре.
Критерии работы с разъездным характером
Критерии разъездной работы работодатель определяет самостоятельно.
В законодательстве нет ни легального определения, ни четких критериев разъездного характера работы. Вместе с тем с учетом разъяснений государственных органов и судебной практики можно сделать вывод, что определяющими признаками разъездного характера работы являются следующие:
Исполнение основных (ключевых) обязанностей работника требует разъездов;
Значительный объем рабочего времени работник фактически проводит за пределами территории работодателя, исполняя обязанности в пределах такого времени.
Иные критерии зависят от конкретной должности работника, исполняемой им трудовой функции, частоты разъездов и могут быть определены работодателем в индивидуальном порядке. Например, в некоторых государственных органах и учреждениях показатель особого характера работы - возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. При разработке внутренних документов компании работодатель вправе использовать формулировки из этих нормативных актов.
Также в локальном нормативном акте работодателю предстоит определить перечень должностей (профессий) с разъездным характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Кроме того, в трудовом договоре следует закрепить обслуживаемую территорию. Именно в ее границах работник с разъездным характером работы будет совершать служебные поездки.
Законодательно не установлено, какими пределами может ограничиваться территория обслуживания. Как правило, указывают субъект Федерации или отдельный район субъекта. Впрочем, при необходимости указывают несколько субъектов Российской Федерации или всю ее территорию.
Разъездной характер работы предполагает, что значительный объем рабочего времени работник проводит за пределами территории работодателя. Следует учитывать, что в законодательстве отсутствует запрет направлять работников, которым установлен разъездной характер работы, в служебные командировки. Это возможно в тех случаях, когда такое направление не соответствует по своим характеристикам, установленным работодателем, признакам служебной поездки при разъездном характере работы. Например, если определяющим критерием разъездного характера работы является исполнение в служебных поездках основных обязанностей работника, то направление на обучение или семинар, посещение которого не входит в типичный круг обязанностей работника, должно считаться именно служебной командировкой. Аналогичный подход должен применяться, если работник направляется за пределы установленной для него зоны обслуживания.
Таким образом, при установлении работникам разъездного характера работы работодателю потребуется локальный нормативный акт с критериями такой работы и перечнем должностей, предполагающих постоянные разъезды. Зону обслуживания лучше закрепить в трудовом договоре с работником.
Работник с разъездным характером работы может выполнять обязанности в регионах, где у работодателя нет обособленных подразделений. Но создавать его специально и ставить на учет в налоговом органе не нужно. Обособленное подразделение - любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). Рабочее место считается оборудованным, когда созданы все необходимые для исполнения трудовых обязанностей условия и на нем работники выполняют такие обязанности.
Если для работника с разъездным характером работы не создается стационарное рабочее место, то оснований для постановки на учет в налоговых органах обособленного подразделения по месту осуществления таких работ не возникает (письма Минфина России от 28.07.2011 № 03-02-07/1–265 , от 01.03.2012 № 03-02-07/1–50 , от 24.05.2013 № 03-02-07/1/18634).
Разграничение разъездной работы от командировки
Если работодатель изначально пропишет, какие должности (профессии) предполагают разъездной характер работ, то ему будет легче решать конфликты с работниками по вопросу оплаты труда во время разъездов. Некоторые работники могут считать, что рабочее время во время поездок должно оплачиваться по правилам, установленным для служебных командировок, то есть по среднему заработку. Его определяют путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней, проведенных в командировке. Средний заработок может оказаться выше должностного оклада, так как в базу для его расчета помимо оклада включают стимулирующие и другие выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Например, премии, оплата за сверхурочную и ночную работу, надбавки и т. п... Поэтому работники, совершающие постоянные поездки, могут настаивать на оплате рабочего времени исходя из среднего заработка.
В такой ситуации работодателю достаточно объяснить работнику, что правила ст. 167 ТК РФ о сохранении среднего заработка распространяются только на служебные командировки. Но к ним согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Поэтому все разъезды в рамках выполнения трудовой функции будут оплачены по окладу, то есть на условиях, о которых стороны договорились при заключении трудового договора.
Где должен быть закреплен разъездной характер работы
Разъездной характер работы должен быть закреплен в:
- Коллективном договоре
- Трудовом договоре
- Отдельном локальном нормативном акте.
Многие работодатели пользуются возможностью, предоставленной ст. 149 ТК РФ, и устанавливают работникам надбавку (доплату) за разъездной характер работы. Она является компенсационной частью заработной платы, облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, и будет признаваться расходом на оплату труда в целях налогообложения прибыли. Установление надбавки является правом, а не обязанностью работодателя, за исключением случаев, когда доплата предусмотрена законодательством или отраслевым (межотраслевым) соглашением. Например, на надбавку вправе рассчитывать работники учреждений, предприятий и организаций дорожного хозяйства. Эта выплата также полагается работникам, поименованным в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 .
Преимущества установления разъездного характера работы
При установлении работодателем разъездного характера работы: сокращается администрирование поездок. Это связано с уменьшением объема документооборота в отношении служебных поездок, так как больше не нужны приказы. Отпадает необходимость в авансовых отчетах в отношении каждой поездки, облегчается расчет заработной платы и учет рабочего времени. Уменьшаются расходы на оплату труда. Вместо среднего заработка, используемого при оплате рабочего времени во время служебных командировок, работник получает должностной оклад (если договором не предусмотрено иное). Если у работодателя предусмотрены дополнительные выплаты к окладу (премии, доплаты и т. д.), то, как правило, оклад будет ниже среднего заработка. Появляется ряд налоговых преимуществ. В частности, установление работнику разъездного характера работы позволяет избежать риска признания создания обособленного подразделения на территории, где он работает. Облегчается использование труда иностранцев. Разъездной характер работы у такого работника позволяет увеличивать время его пребывания на территории субъекта, который не указан в разрешительных документах.
Если в компании нет коллективного договора, то размер такой выплаты и условия ее назначения прописывают в локальном нормативном акте. Кроме того, размер надбавки фиксируют в трудовом договоре с работником, который попадает под критерии для ее получения (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Помимо этого информацию о разъездном характере работы и сумму надбавки указывают в приказе о приеме на работу.
Таким образом, на практике в большинстве случаев работодатель может сократить расходы на оплату труда при установлении разъездного характера работы. Помимо возможной экономии на среднем заработке, упрощается процесс расчета зарплаты: бухгалтеру компании не придется учитывать и проверять все выплаты, включаемые в базу для расчета среднего заработка, и проводить дополнительные операции по их расчету. Также работодатель сможет более точно оценить предстоящие расходы на оплату труда в целом.
В одних компаниях принято составлять график поездок на определенный период (неделю, месяц) или вести журнал выездов. Если в организации трудятся водители, то тут не обойтись без путевых листов, а для курьерских разъездов подойдут маршрутные листы. В любом из них целесообразно предусмотреть графы для отметок о месте назначения, цели и краткого отчета по каждой поездке, времени прибытия в офис или другое помещение работодателя.
В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечают кодом «Я» или «01». Специально выделять время разъездов и периоды нахождения в офисе не нужно. Оба периода оплачиваются одинаково.
Разъездной характер работы для иностранного работника
По общему правилу иностранный гражданин не вправе осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта, на территории которого ему выдан разрешительный документ. Однако законодательство устанавливает исключения из этого правила.
В частности, иностранный работник, если он является ВКС, вправе трудиться вне пределов субъекта Федерации, на территории которого ему выдано разрешение на работу (п. 3 Приложения, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 № 564н). При этом не важно, сколько времени работник - ВКС проведет в разъездах за границами субъекта, где ему выдали разрешение на работу. Такое правило действует, если у работника разъездной характер работы и это условие закреплено в трудовом договоре.
Аванс на разъезды выдают в том же порядке, который предусмотрен для командировок. За произведенные расходы работнику предстоит отчитаться, представив авансовый отчет с чеками, билетами, квитанциями и т. д. Причем делать это нужно будет в сроки, установленные работодателем, но в любом случае, с практической точки зрения, отчитываться следует не реже одного раза в месяц. На работников с разъездным характером работы не распространяется командировочное правило «о трех днях», предусмотренное п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 .
Размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливают в локальном нормативном акте или трудовом договоре). Как правило, детали включают во внутренний документ и делают на него отсылку в тексте трудового договора.
В соответствии с ч.1 ст.168 ТК РФ работнику нужно оплатить проездной; кроме того, работодатель, как правило, оплачивает работнику и услуги сотовой связи. А если поездка займет несколько дней, то работник вправе рассчитывать на суточные и оплату аренды жилья.
Похожих статей пока нет.
