Nuotolinis darbuotojų valdymas – jei anksčiau tai buvo pristatoma kaip mažai tikėtina ir neveiksminga technika, tai dabar, atsižvelgiant į šiuolaikines technologines pažangas, tai laikoma gana realia.
Žinoma, šiuo klausimu yra tam tikrų ypatumų. Pirmoji – darbuotojų motyvacija. Nuotolinis bendravimas reikalauja iš darbuotojų geros saviorganizacijos. Faktas yra tas, kad net ir aukščiausios kvalifikacijos specialistas, „nejausdamas pakaušyje“ šilto, draugiško vadovo žvilgsnio, pamažu pradeda mažiau atsakingai žiūrėti į savo darbą.
Konvencijos ir formalumai, kuriais, kaip taisyklė, grindžiama disciplina komandoje, išnyksta. Čia tenka pasikliauti darbuotojų saviorganizacija. Antroji savybė – bendravimas įmonės el. paštu, Skype ar telefonu niekada nepakeis tiesioginio bendravimo. Taigi nuotolinis valdymas yra naudingas „formalistams“ viršininkams, kurie tikrai nesitiki didelės draugystės ir meilės iš savo globotinių.
Visais kitais atžvilgiais darbas nuotoliniu būdu yra labai patogus.
Kontrolės ir įtakos metodai bei priemonės
Nuotolinio valdymo ir valdymo metodai gali būti labai skirtingi. Kažkas įrašo savo atvykimą į darbą per Skype, ICQ ar įmonės paštą. Susitikimai gali būti rengiami konferencinio pokalbio arba internetinio seminaro formatu. Šiandien sukurti virtualų kambarį ir pakviesti visus ten paprasta ir greita. Norint greitai surengti „planavimo susirinkimą“ ir aptarti esamas užduotis, pakanka mikrofono ir ausinių. Įdomiausia tai, kad tokiems tikslams net nereikia mokėti už webinaro platformą – yra nemažai portalų, kurie suteikia „virtualius biurus“ nemokamai naudotis (iki tam tikro dalyvių skaičiaus, tarkime, iki 200 žmonių, bet, kaip taisyklė, šio skaičiaus visiškai pakanka).
Kitu atveju Skype tinka ir grupiniam bendravimui.
Kas turi būti privaloma, tai aiškiai apibrėžta kiekvieno darbuotojo pareigų struktūra. Kiekvienas turėtų dirbti savo darbą. Tokiu būdu galite išvengti funkcijų „dubliavimo“.
Personalo įdarbinimas ir mokymas
Tai nėra taip paprasta, kai reikia įdarbinti darbuotojus. Čia daug kas priklauso nuo pareigų ir vėlgi – nuo pačių darbuotojų kompetencijos. Iš esmės interviu „Skype“ nebestebina – naudodami šį formatą galite susidaryti gana neblogą vaizdą. Bet! Būkime realistai – asmeninio bendravimo vis tiek neįmanoma pakeisti.
Viskas priklauso nuo kandidatui siūlomos pozicijos. Jei tai aukščiausioji vadovybė, žinoma, prasminga pasikalbėti su žmogumi asmeniškai ir susidaryti išsamesnį įspūdį apie jį. Kitas reikalas, jei jums reikia žmogaus, kurio kvalifikaciją galima nustatyti nuotoliniais formatais. Labai įdomi ir personalo mokymo nuotoliniu formatu istorija. Čia, kaip ir visur kitur, yra ir pliusų, ir minusų. Privalumai: nuotolinio mokymosi portalai, įmonės mokymo medžiaga ir internetiniai seminarai padeda žymiai sutaupyti laiko ir, svarbiausia, pinigų.
Nuotolinis mokymasis yra žymiai pigesnis nei dieninis. Tačiau, pirma, tiesioginio ugdymo kokybė visada bus aukštesnė. Antra, nuotolinis mokymasis reikalauja iš darbuotojo aukšto lygio savarankiškumo. Trečia, daug sunkiau įvertinti, kaip mokinys įsisavino medžiagą, o ypač praktinę jos dalį.
Žinoma, čia daug kas priklauso ne tik nuo valdymo formato, bet ir nuo studento asmenybės. Panaši situacija yra su personalo atestavimu. Iš tikrųjų darbuotojo vertinimas susideda iš dviejų savybių: profesinės ir asmeninės. Ko gero, kas nors pasiginčys ir pasakys, kad asmeninės savybės su tuo visiškai nesusiję, nes darbuotoją reikia vertinti tik pagal profesionalumą. Tačiau bet koks kolektyvas yra gyvas organizmas, ir daugeliui labiau patiktų malonus žmogus, turintis mažai (dar) darbo patirties, nes jį visada galima apmokyti, o ne „prof“, tarkime, su didybės kliedesiais, kuris visada sukelia problemų.
Pagrindinis nuotolinio valdymo pulto niuansas yra būtent toks. Sunkiau žmones vertinti pagal asmenines savybes, atitinkamai sunkiau valdyti ir sukurti reikiamą teigiamą psichologinį klimatą komandoje. Darbuotojas vertinamas tik pagal jo darbo rezultatus.
Ir, žinoma, svarbu atsiminti, kad nuotolinis valdymas neturės tokio poveikio kuriant „komandos dvasią“ ir grupės sanglaudą, kaip stipraus, ryškaus vadovo buvimas biure.
Nuotolinio valdymo pulto formatas nėra nei blogas, nei geras. Viskas priklauso nuo organizacijos struktūros ir ypatybių: kokia kryptimi ji vykdo savo verslą, kokia vadovybės politika, koks psichologinis klimatas komandoje ir, žinoma, kokios yra organizacijos finansinės galimybės. Bet kuriuo atveju nuotolinis valdymas yra dar viena galimybė ir dar vienas pasiekimas verslo ir vadybos plėtroje.
Vaizdo įrašas
Specialios platformos taip pat padeda atlikti nuotolinį valdymą. Viena iš šių platformų aptariama šiame vaizdo įraše.
Basecamp projektų valdymo sistema taip pat gali būti labai naudinga valdant darbuotojus nuotoliniu būdu. Vadovas turės galimybę stebėti projekto eigą, sužinoti, kiek laiko darbuotojai skiria tam tikroms užduotims, duoti nurodymus ir sudaryti planą visiems projekto dalyviams.
Kaip efektyviai valdyti komandą nuotoliniu būdu? Mūsų naujas unikalus kursas „Nuotolinis personalo valdymas“ yra apie tai! Rekomenduojama verslo savininkams, nuotolinių biurų ir filialų vadovams bei darbuotojams, dirbantiems namų biuruose.
Šiandien darbas nuotoliniu būdu tampa vis dažnesnis. Tai turi daug privalumų tiek darbuotojams, tiek vadovams. Tai apima biuro nuomos nebuvimą, darbo vietos įrangos taupymą ir galimybę negaišti laiko kelyje spūstyse. Tačiau bet kuriam vadovui rūpi klausimas: kaip efektyviai valdyti nuotolinę komandą, nustatyti jai užduotis ir pasiekti savo tikslus?
Mokymų metu išmoksite ieškoti idealių kandidatų nuotoliniam darbui bei kontroliuoti jų darbo laiką. Kaip vesti interviu per Skype? Kaip tinkamai planuoti darbą nuotoliniu būdu? Išvengti problemų ir nepakliūti į neefektyvios komunikacijos spąstus?
Susisteminsite savo žinias apie nuotolinio valdymo pultą ir paverssite jas praktiniais įgūdžiais. Gaukite rekomendacijas iš patyrusio trenerio, ar viską darote dabar ir ar jums reikia „dirbti su klaidomis“ valdant nuotolinį valdymą. Studijuosite nuotolinio valdymo strategiją ir taktiką, išmoksite darbuotojų motyvavimo būdus ir kontrolės metodus.
Mokymų metu pagrindinis akcentas yra praktika ir realių problemų, su kuriomis susiduria nuotolinės komandos vadovas, sprendimas. Užsiėmimai vyksta intensyvios trenerio ir dalyvių sąveikos režimu. Naudojami darbo grupėse metodai, minčių šturmas, vaizdinė medžiaga.
Baigę mokymus tapsite efektyviu nuotoliniu vadovu ir galėsite savo verslą paversti dar sėkmingesniu!
Šiuolaikinės didelės įmonės tam tikrame savo vystymosi etape pasižymi posūkiu į savo buvimo rinkoje plėtrą, kuris dažniausiai pasiekiamas plėtojant regioną. Šis efektas pasiekiamas plėtojant platintojų tinklą, pardavimų atstovų tinklą, suformavus filialų tinklą ar atstovybės struktūrą. Kam to reikia ir ką tai duoda įmonei?
Tokie žingsniai leidžia įmonėms efektyviau plėtoti naujas rinkas, padidinti savo buvimą ir dalį regionuose, o kartu ir pardavimus. Visa tai didina įmonės patrauklumą gamintojų, tiekėjų (ar gaminių, ar paslaugų), ir investuotojų akyse. Be to, visi šie žingsniai didina ir pačios įmonės, kaip visumos, vertę. Tokia žinoma draudimo bendrovė kaip ROSNO nuo 2002 m. iki 2008 m padidino savo filialų skaičių nuo 76 iki 100, o agentūrų – nuo 186 iki 203. Bendrovės nuosavos lėšos per šį laikotarpį padidėjo nuo 1 435 038 tūkst. iki 7098145 tūkstančių rublių.
Sustokime ir atidžiau pažvelkime į personalo valdymo sistemų ypatybes įmonėse, turinčiose nemažai filialų. Nuotolinis darbo valdymas, nuotolinių padalinių valdymas ir mokymas – šiuolaikiškas požiūris į šios problemos sprendimą.
Nuotolinio valdymo pultas, mano nuomone, turi kelis lygius:
Pirmasis lygis, pats svarbiausias ir sudėtingiausias, yra viso nuotolinio padalinio, pavyzdžiui, filialo, darbo valdymas. Koks sunkumas? Visų pirma, būtina labai aiškiai apibrėžta funkcinio pavaldumo sistema įmonėje, kad būtų išvengta „dvigubo valdymo“ ir darbuotojų funkcijų dubliavimo, dėl kurio atsiranda papildomų darbo vietų ir ardoma organizacijos struktūra. Būtina dar atsakingiau žiūrėti į norminių aktų ir procedūrų kūrimą įmonėje, siekiant išvengti informacijos praradimo ir išlaikyti aukštą jų įgyvendinimo kokybę asmenims, esantiems atokiau nuo centrinės buveinės ir vadovybės. Taip pat būtina kompetentingai sukurti filialo vadovo motyvavimo sistemą, skirtą pavestų užduočių įgyvendinimui. Kartu formuojant filialų darbuotojų motyvavimo sistemą, negalima neatsižvelgti į regioninę specifiką: vidutinius darbo užmokesčio rinkos rodiklius, regione priimtas tradicines išmokas ar išmokas.
Tuo pačiu, norint paklausti žmogaus, pirmiausia jis turi būti išmokytas. Švietimo klausimai dėl nuotolinių studijų sistemų plėtros gana sėkmingai sprendžiami. Svarbu skirti pakankamai dėmesio nuotolinių darbuotojų mokymo sistemos kūrimui.
Išspręsti kelias problemas vienu metu (motyvuojantis ir prisitaikymas) Svarbu pakviesti darbuotojus į seminarus, kvalifikacijos kėlimo kursus ar tiesiog mokymus pagrindinėje įmonės buveinėje. Svarbu suteikti jiems galimybę mokytis įmonėse taip pat, kaip ir pagrindinės buveinės darbuotojams, kurie, be abejo, turi didesnę galimybę gauti mokymosi „kvotą“ vien dėl to, kad yra šalia vadovybės. Tikslingas poveikis personalo valdymui per kolektyvinius nuotolinio mokymosi metodus padeda suvienyti komandą, yra svarbi komandos formavimo koncepcijos grandis. Be to, telekomunikacijų technologijų plėtra padeda apmokyti personalą nuotoliniu būdu, o tai leidžia įmonei neleisti pinigų pakviesti ir apmokyti darbuotojus centrinėje būstinėje arba, atvirkščiai, instruktoriams, kurie vyktų tiesiai į filialą.
Žinių valdymo sistemos, sukurtos elektroniniu pagrindu ir interneto technologijos suteikia didžiulę naudą įmonių mokymams. Mokymo programos, internetinės konferencijos ir seminarai, įmonių mokymo kursai yra puiki alternatyva tradiciniams žinių valdymo darbo vietoje metodams. iš tiesioginio pareigas. Personalo mokymas darbo vietoje teigiamai veikia darbuotojų pareigų atlikimo kokybę, o įmonės produktyvumo rodikliai išlieka įprastame lyginant. su būtinybe personalo išvykimas į mokymo kursus. Nuotolinė darbuotojų žinių valdymo sistema dabartinės sunkios ekonominės situacijos kontekste atrodo kaip puikus sprendimas aukštos kvalifikacijos personalo, naudojant minimalias lėšas, problemos sprendimas. Be to, nuotolinis mokymasis yra gyvybiškai svarbus toms įmonėms, kurios turi daug filialų visoje šalyje, o kartais ir visame pasaulyje.
Didelis rizikos lygis dirbant nuotoliniuose padaliniuose verčia įmones tobulinti valdymo sistemas. Be to, per ataskaitų sistemą kas savaitę vertinamas viso filialo darbas – tai gali būti pardavimų, maržų, pardavimo agentų užsakymų, išvykimo į darbą, atskirų sričių ir viso filialo pelningumo ataskaitos. visuma ir kt. Tinkama valdymo apskaita leidžia rinkti, analizuoti ir kontroliuoti išlaidos, susijusios su visomis filialo gyvavimo formomis: pirkimai, atlyginimai, mokesčiai, premijos ir nuolaidos klientams, nuomos ir komunaliniai mokesčiai ir kt. Šiandien plačiai paplitusiose programose, tokiose kaip 1C-Enterprise, 1C-Accounting, yra įdiegti visi šie pagrindiniai valdymo parametrai, o jei turite IT skyrių, yra puiki galimybė pridėti programas. į prašomą parametrų vadovas. Tačiau net ir šių kontrolės priemonių kai kurios įmonės laiko nepakankamomis. Taigi vienos iš pagrindinių buveinių darbuotoja pasakojo apie prevencines priemones, kurių įmonė ėmėsi regioninių padalinių atžvilgiu. Bijodami, kad filialai nebandys juos apgauti, regionų padalinių vadovai privalėjo generuoti idėjas šia tema: „Kur, kokiu būdu ir su kokia nebaudžiamumo tikimybe apiplėščiau savo gimtąją įmonę, jei būčiau filialo vadovo vietoje. “ Sistema veikė gerai. Bendrovė iš anksto žinojo apie visas kliūtis, kuriose filialas galėjo ką nors pavogti.
Kad ir koks būtų pasitikėjimas filialo vadovu ir jo laisvės laipsnis, tai, centrinės buveinės vadovų nuomone, įmonės negelbėja. iš būtinybės atidžiai stebėti finansinius ir materialinius srautus. Net ir iš senų, laiko patikrintų filialų reikalinga kasdieninė produkcijos judėjimo ataskaita - kvitai, išlaidos, likučiai, išlaidų registras (kam, kokiomis sąlygomis, už ką), parduodant 2011 m. kreditas. Remiantis pardavimų istorija, visiems stambiems filialų klientams nustatomi kredito limitai, kuriuos memorandumo pagrindu turi teisę keisti tik pagrindinės įmonės vadovybė. su atitinkamais pagrindimas. Maždaug kartą per ketvirtį atliekamas filialo auditas vietoje, kas mėnesį atliekama sandėlio likučių inventorizacija. Tai numato tvarką ir palaiko vidinę drausmę filiale.
Tačiau visiška kontrolė įmanoma ne visur, ir ji ne visada suteikia pagrindinei bendrovei norimą rezultatą. Pavogti ir perleisti jie pradeda mažiau, tačiau tokia atskaitomybė neprideda paskatų efektyviam darbui. Tuo pat metu centrui, kuris atkartoja savo verslą vietoje, sunku išlaikyti įmonių standartus ir užtikrinti stabilų vystymąsi rinkose, kuriose sąlygos kartais kardinaliai skiriasi. Be aktyvaus pačių regioninių padalinių dalyvavimo tai akivaizdžiai neįmanoma. Nepaisant to, kad filialų skaičius nuolat auga, iki šiol tik kelios Rusijos įmonės sugebėjo išspręsti šią problemą. O tie, kurie galiausiai sukūrė pelningą tinklą, savo tikslo pasiekė ne iš karto ir didelių pastangų kaina. Pavyzdžiui, bendrovė „VELS“ per pastaruosius 4 metus sugebėjo atidaryti tik du filialus, tačiau tai leido padidinti pardavimus 30%, o pelną – 25%.
Kitas nuotolinio valdymo ir valdymo lygis yra stebėjimas ir užduočių nustatymas vienam (ar keliems) darbuotojams, pavyzdžiui, regione esančiam pardavimo agentui. Esant šiandieniniam kompiuterinių technologijų ir interneto galimybių išsivystymo lygiui, tai taip pat nėra problema. Panagrinėkime šią problemą naudodami vieno pavyzdį nuo platinimo bendrovės Vladimir LLC "VELS". Šioje įmonėje visi prekybos agentai turi asmeninį kišeninį kompiuterį (PDA) ir ryšio sistemą su serveriu, esančiu centriniame biure. Visa tai gana nesunkiai įgyvendinama naudojant tokius specialius programinės įrangos produktus kaip „Client+“ ar „Optima“. Kiekvieną rytą regione dirbantis darbuotojas gauna naujausią informaciją apie PDA apie atsargų likučius, kainoraštį ir informaciją apie klientų gautinų sumų situaciją. Kiekvienas iš kliento paimtas užsakymas, taip pat rinkodaros ataskaita apie situaciją išparduotuvėje nedelsiant siunčiama į biurą, kur yra apdorojama, surenkama sandėlyje ir pristatoma klientui per 24 valandas. Vadovas atsitiktinai tikrina užsakymus, pardavimus ir pardavimo agento darbo valandas. Įvertinęs gautą informaciją, jis turi galimybę greitai paveikti situaciją, o distributorius – greitai ir efektyviai pristatyti užsakymus klientams.
Taip pat yra žemesnio lygio valdymas. Kaip vienos logistikos direktorius nuo platinimoįmonių, visos jų transporto priemonės, pristatančios prekes, yra aprūpintos Autoscan įrenginiais. Šis įrenginys yra sumontuotas įmonės transporte ir fiksuoja visus transporto priemonių sustojimus, greitį, degalų sąnaudas ir veikimo laiką. Visa informacija automatiškai nuskaitoma radijo kanalu ir siunčiama į mūsų įmonės mechaniko kompiuterį. Mechanikas turi galimybę kontroliuoti transporto priemonės nukrypimą nuo maršruto, degalų sąnaudas ir greitai valdyti situaciją. Be to, tai leidžia aiškiau stebėti transportui išlaidas.
Taigi, šiuolaikiniai nuotolinio valdymo ir stebėjimo metodai leidžia įmonėms augti, plėsti savo buvimo geografiją, atidaryti naujus prekybos atstovus, tuo pačiu sumažinant galimus nuostolius. O nuotolinio mokymosi galimybės leidžia rimtai tobulėti nutolusių filialų personalui profesinėje srityje planuoti, jaustis reikalingi ir susiję su pagrindine buveine. Visi šie žingsniai atskirai leidžia padidinti visos įmonės efektyvumą ir vertę.
Nuotolinis ryšys ne visada lengvas. Neatpažįstate savęs toliau aprašytuose pavyzdžiuose?
22 val. įmonės teisininkas gauna originalų tekstą iš kolegos ir po kelių valandų susimąsto (ne pirmą kartą), kodėl nėra su darbu susijusių dokumentų sutarties sąlygų?
Po ilgų ir skanių pietų su klientu reklamos įmonės atstovas atidaro viršininko elektroninį laišką, primenantį laiku pateikti išlaidas. Susierzinęs dėl šio mikrovadybos (skrupulingo valdymo stiliaus), jis iš karto reaguoja, atsakymo laiške išmesdamas savo necenzūruotas mintis.
Kassavaitiniame internetiniame komandos susitikime nutolusi komandos narė sutrinka, ar jos kolega tikrai jos negirdi (atsijungusi), tuo momentu, kai ji tiesiog delsė atsakyti į klausimą, ar ji tiesiog išsiblaško ir tada pasiteisina.
Skaitmeninė era pakeitė komunikacijos formatą
Kai kitoje telefono pusėje galimi pašnekovai išjungia garsinius perspėjimus, galime drąsiai teigti, kad gyvename sunkiais laikais. Skaitmeninis amžius sukūrė komunikacijos revoliuciją, kuri prilygsta revoliucijai, susijusiai su spaustuvės išradimu. Šie pokyčiai, kaip dažnai sakome, yra skausmo taškas. Ir tai turi įtakos tam, kaip gerai girdime ir ką girdime, nes mums skleidžiama informacijos netvarka dažnai gali sukelti labai rimtų nesusipratimų ir painiavos.
Žmonės, dirbantys nuotolinėse komandose, nuolat susiduria su šiais iššūkiais. Remiantis naujausiais JAV darbo statistikos biuro tyrimais, 22% amerikiečių dirba namuose, o 50% dirba nuotoliniu būdu. Šis didėjantis pokytis reikalauja naujo sąveikos elgesio.
Nuotolinės komandos problema
Kodėl nuotolinėms komandoms reikia naujų bendradarbiavimo įgūdžių? Ko trūksta mūsų tekstiniams pranešimams, el. laiškams, internetinėms konferencijoms ir kitiems skaitmeniniams pranešimams? Atsakymas: kūno kalba.
Net jei esame arti vienas kito, teksto tonas ar el. laiško formalumas paliekamas interpretacijoms taip, kad net artimiausi draugai gali susipainioti ir neteisingai interpretuoti pranešimą.
Šios klaidingos interpretacijos sukelia nerimą, kuris gali brangiai kainuoti ir turėti įtakos moralei, įsitraukimui, produktyvumui ir naujovėms. Nuotolinis bendravimas iškreipia mūsų pokalbių natūralumą. O delsimas tarp žinučių slepia emocines reakcijas. Ar kada nors jautėte susirūpinimą dėl to, kaip jį gaus asmuo kitoje ekrano pusėje iškart po to, kai parašys ir išsiųs el. laišką? Ką daryti, jei jūsų viršininkas vėlai pamato jūsų laišką ir nuspręs, kad tai yra invazija į jos asmeninį laiką?
Nors galbūt esame pripratę prie tokio „asinchroninio“ pranešimų siuntimo, jis vis tiek gali sukelti nesusipratimų socialiniuose ryšiuose. Neatsakę iš karto galime išsiblaškyti, galvoti apie ne tą dalyką ar net nusivilti savo pašnekovu.
Efektyvus bendradarbiavimas tarp nuotolinių komandų
Norėdami palaikyti kokybišką bendravimą, nuotolinės komandos turi rasti naujų ir geresnių bendravimo būdų.
Pirma, atminkite, kad nuotolinio bendravimo metu yra trys atstumo tipai:
- fizinis (vieta ir laikas)
- operatyvus (komandos dydis, pralaidumas ir įgūdžių lygis)
- Artimumas (vertybės, pasitikėjimas ir tarpusavio priklausomybė)
Geriausias būdas vadovams pagerinti komandos veiklą yra sutelkti dėmesį į intymumo didinimą, tai yra atstumo tarp komandos mažinimą. Pabandykite SMS žinutes iškeisti į vaizdo skambučius – tai geresnis būdas padidinti darbuotojų tarpusavio supratimą ir sukurti empatiją nei el. paštas ar net balso žinutės. Ir kurkite virtualius komandos ritualus, kurie žmonėms suteiktų galimybę reguliariai bendrauti ir dalytis patirtimi. Pavyzdžiui, susitikimai.
Kai nuotolinės komandos gerai bendrauja ir žaidžia pagal savo stipriąsias puses, jos gali įgyti pranašumą prieš kitų skyrių komandas. Štai keletas geriausios praktikos pavyzdžių:
Kartais pranešimuose vartojame keletą žodžių
Dėl trumpumo kiti komandos nariai gali praleisti daugiau laiko aiškindami jūsų pranešimą (beje, jie vis tiek neteisingai interpretuos pranešimą). Nemanykite, kad kiti supranta jūsų trumpas frazes ir santrumpas, nemanykite, kad kiti gali perskaityti jūsų mintis ir atspėti, kas nepasakyta. Skirkite laiko, kad bendrautumėte labai aiškiai. Tiesą sakant, neįmanoma tapti 100% skaidrus. niekada negali būti per daug aiškus, bet per lengva būti mažiau aiškiam.
Nebombarduokite savo komandos žinutėmis
Kaip sekti užduotį el. paštu, žinute ar telefonu? Ar klausiate savo pašnekovo, ar jis gavo jūsų ankstesnę žinutę? Piktnaudžiavimas juo gali tapti skaitmeninio dominavimo forma, negailestingu ir negailestingu susierzinimu. Jūsų žinutėms reikia laiko, kad gavėjas galėtų apie juos pagalvoti. Jei vienu metu užduosite tris klausimus iš eilės, vargu ar gausite gerą atsakymą į visus iš karto, greičiausiai suerzinsite savo pašnekovą, jei jis juos gaus vieną po kito.
Bendravimo normų nustatymas
Nuotolinės komandos turi sukurti naujas normas, kurios skatintų bendravimo aiškumą. Tokios įmonės kaip „Merck“ sukūrė savo skaitmeninio ryšio akronimus, pvz., „Keturių valandų atsakymas (4HR)“ ir „Nereikia atsakyti (NNTR), kurie suteikia virtualiems pokalbiams nuspėjamumo ir tikrumo.
Atskiros komandos taip pat gali nustatyti savo normas – pavyzdžiui, ar naudoti „Slack“, „Google Docs“, „Telegram“ ar „Whatsapp“, ar ne. Normos taip pat gali būti individualaus lygio, pavyzdžiui, pageidaujamas atsako laikas, rašymo stilius ir tonas.
Pavyzdžiui, vieni renkasi trumpus ir greitus pranešimus, o kiti – ilgus ir išsamius atsakymus; žmonės taip pat skiriasi savo pirmenybe ir tolerancija humorui ir neformalumui.
Nors dažnai esame linkę vertinti žmogaus nuspėjamumą kaip žmonių ydą, darbo vietoje mažai geidžiama savybių, kaip nuspėjamumas, ypač virtualiai bendradarbiaujant.
Mes visi esame unikalūs, tačiau mūsų nuspėjamas elgesys padeda kitiems geriau suprasti, ką darome, o kitiems – geriau mus suprasti. Visiems tai naudinga. Galite tai palengvinti kitiems, nustatydami aiškų asmeninį etiketą ir visada jo laikydamiesi.
Paslėptos galimybės susirašinėjime
Būdami kitoje ekrano pusėje galite sukurti naujų galimybių komandos nariams ir sukurti tinkamą atmosferą tiems, kurie linkę mažiau kalbėti.
Tyrimai rodo, kad intravertai pokalbiuose internete yra mažiau uždari nei pokalbiuose neprisijungus. Tačiau reikia saugotis nesąmoningų klaidų, kai skyrybos ženklai, gramatika ir žodžių pasirinkimas gali parodyti šališkumą žmonių atžvilgiu.
Kūno kalbos nebuvimas nuotolinio teksto komunikacijoje nereiškia, kad tekstu neperteikiame daugiau, nei manome.
Skaitmeniniame pasaulyje vis dar yra daug meta ryšių, kai atkreipiamas dėmesys į tai, kas yra tarp eilučių. Pavyzdžiui, šauktukų arba neigiamų jaustukų naudojimas nurodant asmens lytį, tautybę ar religiją. Tai turi tokį stiprų poveikį, kad neigiamas jaustukas gali būti suvokiamas kaip tikras šlykštus veidas.
Sąmoningai kuria šventę
Tortai, kaip ir gimtadieniai mokykloje, vis dar svarbūs atokioms komandoms. Virtualių ritualų kūrimas šventėms ir bendravimui gali sustiprinti santykius ir padėti tvirtą pagrindą būsimam bendradarbiavimui. Dėl to jūs tarsi sumažinsite atstumą tarp nuotolinių darbuotojų.
Viena įmonė šventė kiekvieno naujo talento gimimą, sukurdama jiems suasmenintą jaustuką. Ir taip kiekvienam darbuotojui, kuris ten buvo šešis mėnesius. Galite sugalvoti ką nors savo, nesvarbu, kaip tai padarysite, daug svarbiau, kad tai būtų.
Kadangi kasmet vis daugiau bendravimo vyksta skaitmeniniu būdu, žmonės ir toliau patirs naujų nesusipratimų ir nesutarimų. Atsiradus naujoms technologijoms, jos į tai neatsižvelgia (nors kūrėjai neabejotinai bandys užpildyti šią spragą). Vietoj to turime prisitaikyti prie naujų taisyklių, ugdyti bendravimo įgūdžius, atspindinčius mūsų skaitmeninį amžių.
Aktyviai besivystančios įmonės, turinčios platų filialų tinklą, anksčiau ar vėliau susiduria su nuotolinio valdymo įvairiuose regionuose problema. Geografiškai išsibarstę vienetai, nesusijungę į bendras vienos grandinės grandis, sukelia daug problemų vadovams.
Kas trukdo efektyviai valdyti filialą?
- Nepakankama prieiga prie informacijos apie tai, kas vyksta nuotoliniame įrenginyje
- Didelis nepriklausomumas priimant operatyvinius sprendimus. Tai yra nepakankamo sąmoningumo pasekmė: lengviau ir greičiau reaguoti į neįprastą situaciją vietoje savarankiškai, nei naudoti standartinę sąveikos su nuotoliniu valdymu schemą.
- Sunkumai kontroliuojant personalą ir kuriant verslo procesus
Kas vadovui padės kontroliuoti filialo darbą?
- Kokybiška, automatizuota ir veikianti apskaitos ir atskaitomybės sistema
- Visos įmanomos ryšio priemonės, palengvinančios ryšį su nuotoliniu įrenginiu
- Panašiai veikiančių įmonių planavimas, prognozavimas, būklės stebėjimas
- Paprasta rezultatų motyvavimo sistema
- Kompetentingas rizikos valdymas ir savalaikis prognozavimas
Tolima visata. Savas, vietinis pasaulis.
Kokia yra filialo pagrindinė buveinė?
Dar tolimesnė visata, į kurią patekti yra privilegija ir iššūkis vienu metu.
Pasilikime linijinė-funkcinė sistema nuotolinis regioninės komandos valdymas. Jis pagrįstas hierarchiniu principu: štabas atsakingas už strategiją ir taktiką, o regionuose įsikūrę darbuotojai – už lauko ir operatyvinius darbus.
Ši sistema veikia gerai, jei tenkinami šie pagrindiniai veiksniai:
- aukštas darbuotojų profesinis lygis,
- aiškus valdymo procesų standartizavimas ir funkcijų paskirstymas vietoje,
- greitas ir kokybiškas sprendimų priėmimas,
- gebėjimas pritraukti aukšto lygio specialistus individualioms funkcijoms atlikti.
Šie punktai turi būti aiškiai išdėstyti ir užfiksuoti atitinkamuose reglamentuose, kad būtų išvengta specialistų funkcijų dubliavimo. Reglamentų kūrimas ir griežtas jų įgyvendinimas pagal tokią valdymo sistemą yra viena iš svarbių priemonių. Tai padeda išvengti informacijos ir darbo kokybės praradimo darbuotojams, esantiems toli nuo centrinio biuro atstovų.
Vadovaujantys darbuotojai, dirbantys štabe, priima sprendimus, kuria strategiją ir dėl savo profesinės kompetencijos gali daryti įtaką tiesioginiams tos srities vadovams, nedalyvaudami tiesiogiai atliekant operatyvines užduotis.
Kiekvienas skyrius turi savo tikslus, tačiau regionas turi bendrą planą, kuriame atsižvelgiama į vietinius tikslus kaip bendrojo plano sudedamąsias dalis.
Pagrindinių veiklos rodiklių sistema
Vadovybės komanda, atsakinga už taktiką ir strategiją, ir regiono vadovas, dirbantis su lauko darbuotojais, dalijasi bendrais KPI. Lauko darbuotojams regiono lygiu KPI skaičiuojamas atskirai pagal funkcijas, taip pat yra bendrieji KPI, susieti su konkretaus regiono darbo specifika.
Pavyzdžiui, pristatydamas naują produktą, kiekvienas savo lygio darbuotojas turi jam priskirtą užduočių rinkinį. Regiono vadovas yra atsakingas už konkretų produkto diegimo rezultatą jam pavaldžiame regione. Instruktorius - apmokyti pardavėjus visame regione apie produkto savybes ir jo reklamavimo būdus, prekybininką - už kompetentingą prekių demonstravimą taškuose, dokumentų srauto skyrių - už bendrą dokumentinį proceso palaikymą. Yra darbo organizavimo mieste ir rajone sistema. Naujo produkto pristatymo laikas miestų ir regionų padaliniuose taip pat skirsis. Į visa tai reikia atsižvelgti skaičiuojant pagrindinius veiklos rodiklius.
Planavimas
Planavimas vaidina svarbų vaidmenį valdant išvystytą filialų tinklą. Tikslų planavimas vyksta kasmet, kas ketvirtį ir kas mėnesį. Aiškiai struktūrizuota ataskaitų teikimo sistema padeda sekti realią reikalų būklę ir jų atitiktį strateginiams tikslams ir planuose įrašytiems tikslams.
Užduočių nustatymas ir kontrolė
Užduotys regionui nustatomos kas savaitę. Naudojamos užduočių valdymo sistemos ir techninės priemonės garso ar vaizdo konferencijų forma. Dalinių darbas yra struktūrizuotas pagal nusistovėjusius reglamentus, o tai reiškia, kad yra bendra sistema, o veiklos problemos, kylančios skirtinguose regionuose, gali turėti bendrų priežasčių.
Audio-video konferencijos
Jei turite galimybę pasirinkti garso ar vaizdo konferenciją, pirmenybė teikiama vaizdo pasirinkimui, tai suteikia galimybę ne tik skaityti tekstą, bet ir matyti veido išraiškas, gestus, garsiakalbius, taigi turėti daugiau informacijos.
Rengiantis vaizdo konferencijai organizatoriaus užduotis yra atitinkamai pateikti visus dalyvius tuos pačius dokumentus, iš anksto išsiunčiamos bylos, suteikiamas laikas susipažinti. Ir tada visi konferencijos dalyviai turi galimybę vienu metu matyti, kaip svarstomas tas pats dokumentas.
Maksimali renginio trukmė – 1 val. Jei vaizdo konferencija trunka ilgiau, žmonės pavargsta, sumažėja koncentracija, taigi ir renginio efektyvumas. Tokiame ataskaitiniame susirinkime skaičių tikrovė neaptariama, jie jau priimami kaip faktas ir dėl jų susitaria visos valdžios „užkulisiuose“. Aptariami tik dokumentuoti rezultatai. Pavyzdžiui, pagal viso makroregiono pardavimo planą.
Renginys prasideda makroregiono vadovo kalba ir trumpa apžvalga, kas vyksta. Kadangi renginio laikas ribotas, kiekvienam pasirodymui taikomi griežti reglamentai. Galioja trijų taisyklė. Pirmiausia apie įvykius, per kuriuos buvo pasiekti tokie aukšti rezultatai, kalba ir pasakoja trijų sėkmingiausiai parduodančių regionų atstovai. Ir trijų žemiausių rezultatų pasiekusių regionų vadovai praneša vienodai. Jie dalijasi problemomis, išsako, kaip mato sprendimus ir situacijos ištaisymo terminus. Šių pranešimų laikas taip pat yra griežtai ribojamas – tiek „A“, tiek „B“ studentai turi po penkias minutes vienam pranešimui. Likęs susitikimo laikas skiriamas rezultatų sumavimui ir makroregiono tikslų išsikėlimui naujam laikotarpiui iki kito renginio.
Komandos formavimas ir atranka
Kuo daugiau laiko ir pastangų investuojama į žmogiškuosius išteklius, tuo efektyvesnė komanda. Pirminę atranką vietos lygiu atlieka personalo ir regiono vadovai, tačiau už regionines užduotis atsakingas vadovas turėtų žinoti, kas dirba jo komandoje, galutinį sprendimą dėl kiekvieno kandidato į laisvą vietą.
Atliekant auditą, bendravimas su lauko darbuotojais yra svarbus siekiant suprasti tikrąjį jų vaidmenį ir darbo šioje srityje efektyvumą.
Reguliarūs vizitai į regionus
Filialo darbo kontrolė vykdoma skirtingais lygmenimis, tačiau pagrindinis vadovų bendravimo su žmonėmis įrankis yra asmeninis, akis į akį bendravimas.
Būtinas aiškus centrinio biuro darbuotojų kelionių grafikas į kiekvieną regioną. Remiantis vizito filiale rezultatais, surašoma ataskaita apie visas filialo veiklos sritis, apie visus privalumus ir sėkmes, minusus ir sunkumus. Remiantis šia analize, priimami strateginiai ir veiklos valdymo sprendimai.
Tiek planuotiems, tiek neplaniniams vadovo, atsakingo už makroregiono valdymą, vizitai į lauką privalomi susitikimams su partneriais, asmeniniam bendravimui su regiono vadovais, lauko darbuotojais bei atlikti bendrą regiono auditą.
Ką suteikia tokia nuotolinė filialų valdymo sistema?
Rizikos minimizavimas, gebėjimas suprasti nuostolingo padalinio veiklos priežastis ir atsiliekantį regioną paversti pardavimų lyderiu.
Pavyzdžiui
Ilgą laiką vienas iš regionų, kaip didelio makroregiono dalis, buvo laikomas nuostolingu. Priežastys buvo neaiškios, nes pranešimas buvo atliktas teisingai, o žmonės vietoje nepasikeitė.
Vieno planinio probleminio filialo patikrinimo metu vadovas, pabendravęs su darbuotojais ir pačiu vadovu, išsiaiškino, kad filialo vadovas savo srities specialistų neskirstė pagal funkcionalumą. Visi jo srities darbuotojai dalyvauja visuose procesuose, niekas neprisiima atsakomybės už ką nors konkretų.
Dėl to klaidos ir trūkumai nėra nustatomi, o premijos dalis paskirstoma ne skaidriai, pagal regionui sukurtus KPI, o pagal asmenines vadovo simpatijas.
Pasikeitė filialo vadovas. Po to komanda buvo atnaujinta, kiekvieną funkciją paskiriant atskiram atsakingam asmeniui. Praėjo gana daug laiko, beveik metai, kol mašina pradėjo veikti kaip tikėtasi, o regionas iš nuostolingo ir atsiliekančio tapo pelningu padaliniu.
Nuotolinis regiono komandos valdymas – įdomi vadovo užduotis, reikalaujanti puikių valdymo įgūdžių, operatyvumo ir gebėjimo mąstyti strategiškai.
Apibendrinant visa tai, kas išdėstyta pirmiau, verta dar kartą atkreipti dėmesį pagrindinės priemonės efektyviam regioninės komandos valdymui:
- Individualus požiūris į personalo atranką iš vadovo, atsakingo už bendrus rezultatus.
- Skaidri, paprasta tikslų ir uždavinių nustatymo sistema.
- Materialinė motyvacija susieta su galutiniu rezultatu.
- Kiekybinis, o ne kokybinis rezultatų vertinimas.
- Reguliarus nuotolinis stebėjimas (garso-vaizdo konferencijos, gerai veikianti ataskaitų sistema).
- Reguliari tiesioginė kontrolė (aiškus kiekvieno regiono būstinės atstovų savaitės buvimo grafikas).
- Sisteminė darbo analizė, remiantis ataskaitomis visose srityse, remiantis kiekvieno filialo vizito rezultatais.
Nadežda Kirakosova UAB Centrinio tyrimų instituto "Elektronika" Personalo skyriaus vadovė
