Utasítás

Az első a leírt folyamat nevének pontos megfogalmazása, amelynek érthetőnek kell lennie, és tükröznie kell a folyamatot alkotó műveletek sorozatának általános lényegét. Például a „Pályázat benyújtása gyártásra és a végrehajtás ellenőrzése” helyett elegendő a folyamatot „Termékellenőrzés”-nek nevezni. A második dolog az, hogy a teljes leírt folyamatot helyesen bontsuk kisebb („atomi”) feladatokra, ill részfolyamat-függvényeket, és meghatározza végrehajtásuk sorrendjét. Ilyen felosztással a leírt folyamat egy felső szintű folyamat lesz. A legfelső szintű folyamat részletessége változhat, de megfelelőnek kell lennie ahhoz, hogy a leírást használó közönség megértse.

Az üzleti folyamatok leírásának többféle módja van. Közülük a legnépszerűbb a grafikus, amely különféle jelölésekkel készült diagramokat használ (a jelölés szimbólumok halmaza, amely valamit jelöl).
Az üzleti folyamatok leírására szolgáló jelölések leggyakoribb típusai az IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) stb.
Példaként nézzünk meg egy diagramot, amely BPMN-ben (Business Process Modeling Notation) készült a PowerDesigner CASE eszközzel (1. ábra). A diagram főbb elemei a következők:
1. „Feldolgozás” (funkció) - a sarkainál lekerekített téglalap;
2. „Átmenet” – folyamatokat összekötő nyíl;
3. „Megoldás” – olyan kérdést tartalmazó gyémánt, amelyre csak „Igen” vagy „Nem” lehet válaszolni;
4. Feltételek - szöveges kifejezések, amelyek mellett az egyik funkcióról a másikra való áttérés történik. A feltételek mindig szögletes zárójelben vannak. Néha hasznos, ha a diagramot „Nyomvonalakra” bontja – függőleges vagy vízszintes szakaszokra, amelyek egy adott funkció végrehajtásáért felelős üzleti egységeket vagy alkalmazottakat képviselik. Ebben az esetben a funkció ikonjának a szakaszán belül kell lennie. A felsorolt ​​elemeken kívül a diagram tartalmazhat egy listát a folyamathoz bemeneti vagy kimeneti adatokról, valamint hivatkozásokat azokra a szabályokra vagy előírásokra, amelyek szerint egy adott funkciót végrehajtanak. Az 1. ábrán látható egy példa a „Termékgyártás-ellenőrzés” üzleti folyamat leírására. Könnyen belátható, hogy ez a diagram nagyon hasonlít a probléma megoldására szolgáló algoritmus folyamatábrájához.

Egy folyamat grafikus leírása kiegészíthető funkcióinak-alfolyamatainak szöveges leírásával is, táblázat formájában, amely a következő oszlopokat tartalmazza: folyamat neve, részleg (folyamattulajdonos), folyamatleírás, folyamatvégrehajtás eredménye. Egy ilyen leírás példáját a 2. ábra mutatja. Ha a leírt üzleti folyamat további optimalizálása várható, akkor a táblázathoz egy újabb oszlopot lehet hozzáadni, amely leírja az éppen elvégzett funkciók-alfolyamatok nehézségeit, hiányosságait.

Hasznos tanács

Mindig tartsa be a választott grafikus jelölés szabályait az üzleti folyamatok leírására.

Források:

• M. Rybakov. Üzleti folyamatok optimalizálása.
• hogyan lehet üzleti folyamatot létrehozni

A folyamat mint jelenség minőségi változás, amely a megfigyelés tárgyával egy idő alatt bekövetkezik. Ezért már a leírás megkezdése előtt meg kell jelölnie a megfigyelés tárgyát és időtartamát.

Utasítás

Először is le kell írnia a folyamat lényegét, más szóval a megfigyelt minőségi változást. Például kigyulladt, kiégett, kialudt (az esemény lényege az égési folyamat). A változás lehet kívülről látható (egy egész gyufa pálcikává változott), változhat az objektum felépítése, kapcsolatrendszere, attól függően, hogy pontosan mit is követünk nyomon. Mindenesetre a változás leírásakor meg kell adni az időt és a sebességet is (például a gyufa 20 másodpercig égett, az elszenesedés sebessége 2 milliméter másodpercenként). Néha ehhez hozzáadódnak egy folyamatjellemző, például a „ciklikusság” (a megfigyelt változás egyszer vagy periodikusan következik be).

Megnéztük az üzleti folyamatok alapfogalmait. Ebben a részben megvizsgáljuk az üzleti folyamatok modellezését, és példát adunk a modellezésre.

Üzleti folyamatok modellezése

A modellezés egy szervezet tevékenységeinek tanulmányozásának folyamata azzal a céllal, hogy formalizált (grafikus, táblázatos, szöveges) leírást készítsenek a szervezet üzleti folyamatairól.

• interjú;
• jogszabályokkal, szervezeti dokumentumokkal dolgozni;
• ötletbörze módszerek stb.

Az üzleti folyamatok modellezési folyamata egyedülálló a szervezeten belül. A munka megkezdése előtt ajánlatos tisztázni ennek a folyamatnak a meglétét és tartalmát a szervezetben.

Az alábbiakban egy üzleti folyamatmodellező algoritmus példáját tekintjük meg. Tehát egy üzleti folyamat modellezéséhez a következőket kell tennie:

1. Határozza meg az üzleti folyamat eredményét és tulajdonosát.
2. Határozza meg az üzleti folyamatot alkotó műveletek halmazát és sorrendjét.
3. Határozza meg az üzleti folyamat végrehajtóit: ennél a lépésnél el kell különíteni a felelősségi területeket, meg kell határozni, hogy mely részlegek mely munkatársai felelősek a folyamatműveletek elvégzéséért, és a végrehajtókat össze kell kapcsolni az akciókkal.
4. Határozza meg az üzleti folyamat eseményeit. Határozza meg az események típusait: kezdeti, végső, köztes. Kapcsolja össze a közbenső eseményeket a cselekvésekkel.
5. Határozza meg az üzleti folyamatok által felhasznált erőforrásokat: dokumentumokat, információkat stb. Kapcsolja össze az erőforrásokat a műveletekkel.

A modellezési algoritmust illusztráló diagram az alábbi ábrán látható:

Az algoritmus befejezése után ajánlatos elvégezni egy „mi lenne, ha” elemzést. Példa: mi történik, ha a műveletbemenet hibákat tartalmazó dokumentumot tartalmaz; mi történik, ha a jóváhagyó vezető elutasítja a dokumentumot. Az elemzés eredményeit kétféleképpen lehet figyelembe venni:

• a meglévő modell kiegészítése ágakkal;
• külön biztosítsa az „alternatív” folyamat cselekvéseit.

Ha egyértelműen nem tudunk ág/alternatív folyamatműveletet javasolni, akkor az alternatív feltételt rögzítjük a „nyitott kérdések” listában. Javasoljuk, hogy ezt a listát átadják a téma szakértőinek és a folyamattulajdonosnak.

Nem ajánlott elemezni a folyamat összes lehetséges és lehetetlen esetét. A folyamatban nem érintett helyzetekkel általában az osztály funkcionális vezetője foglalkozik (akinek a feladatkörében a helyzet felmerült).

Az üzleti folyamatok grafikus formában történő rögzítéséhez az elemek szimbólumrendszerét (jelölés) használják. A leghíresebb jelölések: SADT/IDEF0, IDEF3, DFD, BPMN, ARIS, UML. A jelölés áttekintése és összehasonlító elemzése túlmutat e cikk keretein; Az érdeklődők az interneten számos cikket találhatnak a jelölések összehasonlításáról, például „IDEF vs ARIS”.

Példa az üzleti folyamat leírására

Adjunk példát egy üzleti folyamat leírására. Példaként vegyük a fizetés nélküli szabadság kiadásának folyamatát. Tekintsük a fenti folyamat során felmerülő sorrendet és munkafolyamatot. Információgyűjtési módszer: az orosz jogszabályok előzetes anyagként a téma szakértőivel és a folyamattulajdonossal folytatott interjúk előtt. Leírás jelölése: ARIS eEPC.

1. Forrásanyag gyűjtése.

1.1 A szabadság biztosítását a Munka Törvénykönyve szabályozza (az anyaggyűjtéskor a legfrissebb, az írás időpontjában megjelent - 2015. december 30-án módosított 434-FZ számú - kiadásra kell támaszkodni), a 128. cikk. fizetés

Családi okokból és egyéb megalapozott okból a munkavállaló írásbeli kérelmére fizetés nélküli szabadság adható, amelynek időtartamát a munkavállaló és a munkáltató megállapodása határozza meg.

A munkáltató a munkavállaló írásbeli kérelme alapján fizetés nélküli szabadságot köteles biztosítani:

• a Nagy Honvédő Háború résztvevői - évi 35 naptári napig;
• dolgozó öregségi nyugdíjasok számára (életkor szerint) - évi 14 naptári napig;
• a katonaszemélyzet szülei és feleségei (férjei), a belügyi szervek alkalmazottai, a szövetségi tűzoltóság, a kábítószerek és pszichotróp anyagok forgalmát ellenőrző hatóságok, a vámhatóságok, a büntetés-végrehajtási intézetek és szervek alkalmazottai, akik meghaltak vagy a katonai szolgálat (szolgálat) teljesítése során szerzett sérülés, agyrázkódás vagy sérülés következtében, vagy katonai szolgálattal (szolgálattal) összefüggő betegség következtében - évente legfeljebb 14 naptári napig;
• dolgozó fogyatékkal élők számára - évi 60 naptári napig;
• munkavállalók gyermek születése, házasságkötés, közeli hozzátartozók halála esetén - legfeljebb öt naptári napig;

a jelen Kódexben, más szövetségi törvényben vagy kollektív szerződésben meghatározott egyéb esetekben.

1.2. A szabadság nyilvántartásba vételekor a dokumentumáramlást az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i N 1 „A munka és annak kifizetése rögzítésére szolgáló elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak jóváhagyásáról” című határozata szabályozza, a „Rendelés (utasítás) szabadság kiadása a munkavállalónak.”

A törvény, a kollektív szerződés, a szervezet helyi szabályzata és a munkaszerződés alapján a munkavállaló(k) részére kiadott szabadságok nyilvántartására és elszámolására szolgálnak.

Ezeket a személyzeti szolgálatot ellátó alkalmazott vagy az általa megbízott személy állítja ki, a szervezet vezetője vagy az általa megbízott személy írja alá, és aláírás ellenében ismerteti a munkavállalóval. A szabadság kiadására vonatkozó utasítás (utasítás) alapján a személyi kártyán (N T-2 vagy N T-2GS(MS) nyomtatvány), a személyi számlán (N T-54 vagy N T-54a nyomtatvány) és a munkabérben jelöléseket kell tenni. a szabadság miatt esedékes N T-60 „Megjegyzés-számítás a munkavállaló szabadságának kiadásához” nyomtatvány szerint számítják ki.

Bemutatjuk az üzleti folyamat modellezéséhez szükséges adatokat (a korábban leírt séma szerint járunk el):

1. Az üzleti folyamat eredménye- az Orosz Föderáció jogszabályaival és a szervezeti szabványokkal összhangban elkészített dokumentumok.

2. Üzleti folyamat tulajdonosa: HR vezető. Hogyan határozzuk meg a tulajdonost? A tulajdonos olyan alkalmazott, aki rendelkezik az üzleti folyamat lebonyolításához szükséges erőforrásokkal (jelen esetben az erőforrások a HR alkalmazottak), és felelős az üzleti folyamat eredményéért.

3. Toborzás és eljárás:

pályázat írása -> megrendelés elkészítése -> -> –> .

A műveletek sorrendjében nincs bérszámfejtés, mert A Munka Törvénykönyvének azon cikkelye, amely szerint szabadságot adnak ki, a Fizetés nélküli szabadság.

4. Üzleti folyamatok végrehajtói.. A pontosabb tájékoztatás érdekében a táblázatban bemutatjuk a lépések sorrendjét és a végrehajtókat:

5.Események. Egészítsük ki a fenti táblázatot az eseményekkel kapcsolatos információkkal:

számú akció	Bejövő esemény	Művelet neve	Végrehajtó	Kimenő esemény	Nem. Következő akciókat
		Pályázat írása	Kezdeményező
	Saját költségű szabadság iránti kérelem készült	Megrendelés elkészítése	HR alkalmazott	Kiállították a szabadságolási rendeletet
	Kiállították a szabadságolási rendeletet	A megrendelés aláírása a kezdeményező vezetőjével	HR alkalmazott
	A távozási parancsot a kezdeményező vezetője írta alá	A megbízás aláírása a kezdeményezőtől	HR alkalmazott
	A szabadságra vonatkozó parancsot a kezdeményező írja alá	Személyzeti dokumentumok elkészítése	HR alkalmazott

6. Erőforrások, dokumentumok és információk. Ebben a példában nem vesszük figyelembe az olyan erőforrásokat, mint az előadók ideje, anyagok és felszerelések, mert Törődünk az Orosz Föderáció jogszabályaival és a szervezet szabványaival összhangban elkészített dokumentumokkal (lásd a folyamat eredményeit). Elemeznünk kell, mely dokumentumok vesznek részt a folyamatban. Adjunk hozzá információkat a meglévő táblázathoz:

számú akció	Bejövő esemény	Művelet neve	Dokumentum, információ	Végrehajtó	Kimenő esemény	Nem. Következő akciókat
	A kezdeményezőnek szüksége van egy nyaralásra saját költségén	Pályázat írása	Szabadság igénylése saját költségen	Kezdeményező	Saját költségű szabadság iránti kérelem készült
	Saját költségű szabadság iránti kérelem készült	Megrendelés elkészítése	Hagyj rendet	HR alkalmazott	Kiállították a szabadságolási rendeletet
	Kiállították a szabadságolási rendeletet	A megrendelés aláírása a kezdeményező vezetőjével	Hagyj rendet	HR alkalmazott	A távozási parancsot a kezdeményező vezetője írta alá
	A távozási parancsot a kezdeményező vezetője írta alá	A megbízás aláírása a kezdeményezőtől	Hagyj rendet	HR alkalmazott	A szabadságra vonatkozó parancsot a kezdeményező írja alá
	A szabadságra vonatkozó parancsot a kezdeményező írja alá	Személyzeti dokumentumok elkészítése		HR alkalmazott	A szabadsághoz szükséges személyi dokumentumok elkészültek

7. Végezzük el „mi lenne, ha” elemzés.

• Mi a teendő, ha az alkalmazás hibákat tartalmaz (a nyelvtani hibáktól a helytelen részletekig)? A pályázat benyújtója nem köteles megfelelő képzettséggel rendelkezni a pályázat helyes kitöltéséhez (de képesnek kell lennie közvetlen feladatai kompetens ellátására). A hibás pályázati kitöltés esetének kiküszöbölése érdekében a főfolyamathoz hozzáadjuk a jelentkezés ellenőrzésének műveletét, mert Fontos számunkra, hogy megakadályozzuk a hibás dokumentum jelenlétét a folyamatban.
• Mi a teendő, ha az üdülési megbízást nem megfelelően írták meg? Mert Mivel a HR-szakember feladatai közé tartozik a személyi dokumentumok elkészítése is, ezért feltételezzük, hogy a megbízás nagyon sok esetben megfelelően készül. Ez nem helyettesíti a személyzeti szolgáltató szakképzettségének ellenőrzését (felvételi és tanúsítási folyamatok) és a dokumentumok időszakos ellenőrzését (a személyzeti dokumentumok auditálási folyamata).
• Mi a teendő, ha a vezető nem írja alá a megrendelést és a kezdeményezőt:
  • a Munka Törvénykönyve 128. cikke értelmében szabadságjoggal rendelkezik. Ezt a kérdést a folyamat nyitott kérdései közé fogjuk írni, és feltesszük a folyamattulajdonosnak a folyamat egyeztetésekor. A folyamat lebonyolításáért a Folyamattulajdonost terheli a teljes felelősség, ő határozza meg a rábízott osztályon a munkavégzés szabályait;
  • a Munka Törvénykönyve 128. cikke szerint nem jogosult a szabadságra. Ezt a kérdést nyitott kérdésekbe is írjuk.

• Mi a teendő, ha a kezdeményező nem hajlandó aláírni a végzést (például megváltoztak a körülmények, amelyek között szabadságot vett ki)? Leállítjuk a folyamatot.
• Mi a teendő, ha a T-2 és T-54a személyi okmányok bejegyzései helytelenek? Ez a kérdés hasonló a 3.2. bekezdésben tárgyalt kérdéshez.

A kapott információkkal egészítsük ki a meglévő táblázatot. Valójában táblázatos formában kaptunk egy előzetes leírást a folyamatról:

Nyitott kérdések

• Mi a teendő, ha a kezdeményező vezetője megtagadta a szabadságra vonatkozó utasítás aláírását, és a kezdeményezőnek joga van a Munka Törvénykönyve 128. cikke szerint távozni
• Mi a teendő, ha a kezdeményező vezetője megtagadta a szabadságra vonatkozó utasítás aláírását, és a kezdeményezőnek nincs joga a szabadságra a Munka Törvénykönyve 128. cikke szerint

Az ARIS eEPC jelölés elemeinek rövid megjelölését az alábbi táblázat tartalmazza (a jelölésnek nem minden eleme van leírva, hanem a használtak. Az elemek grafikus megjelölése az MS Visio csomagból származik):

Az alábbiakban az elemek kölcsönhatását bemutató diagram látható:

A folyamat grafikus ábrázolása a következő:

A folyamat grafikus és táblázatos megjelenítését a szakértők és a folyamattulajdonos jóváhagyása szükséges. Az üzleti folyamatelemző gyakran nem ismeri a szóban forgó tartomány összes bonyodalmát, ezért ajánlatos modelljeit mindig egyeztetni a tartomány szakértőivel és a folyamattulajdonossal.

Konklúzió helyett

A cikk megírása után, de megjelenése előtt volt alkalmam beszélgetni egy jó barátommal, elmagyaráztam neki a cikk témáját és lényegét. Egy ismerősöm több érdekes kérdést is feltett, úgy döntöttem, közreadom a beszélgetésünket, úgy gondolom, hogy beszélgetésünk érdekes lesz az olvasóknak:

- Nincs kétségem afelől, hogy érdekes cikket írtál. De miért ilyen nehézségek? Miért van szükség az üzleti folyamatokra, valóban lehetetlen nélkülük?

- Nézd, az üzleti folyamatok a műveletek szabványosításával csökkentik az eredmények változékonyságát. A változékonyság azt jelenti, hogy csökkentjük a folyamat kimenetelében az elfogadható eltérések terjedését. Leírtam egy egyszerű példát, hogy az üzleti folyamatok nem csak a személyi kérdésekre vonatkoznak, hanem a szervezet tevékenységére is. Képzelje el, hogy egy alkatrészellátásra szakosodott szervezet különböző minőségű alkatrészeket állít elő (emlékezzünk arra, hogy a minőség a termék jellemzőinek való megfelelés). Ezután autóalkatrészeket szerelnek fel az autókra, és kapunk... AvtoVAZ termékeket. Az AvtoVAZ termékek megtalálják a vevőket, de mostanában inkább a minőségi összeszerelésű autókat részesítjük előnyben.

- Szerintem minden az előadókon múlik. Elég hozzáértő előadókat találni, és jó eredményt érünk el. A példádhoz hasonlóan hozzáértő személyzeti tisztet kell találnod, ez minden.

– A jó előadóknak már biztosított a munka, a munkájuk drága. Nem gondol a szervezet kiadásainak optimalizálására, okos szakemberek felvételére és a szakemberek módszertani támogatására. Egy másik tényező a munka méretezése. Képzeljük el, hogy szervezetünknek 2000 alkalmazottja van. Ebben az esetben több HR-szakértőnk lesz, és ők eltérő tapasztalattal rendelkeznek. Feladatunk ebben az esetben, hogy eszközt biztosítsunk a tanszékvezetői képzéshez, műveletek végrehajtásához és a műveletek ellenőrzéséhez.

- Akkor is, ha 2000 ember van, és akkor is, ha a szakértők hibáznak. Mi az ára egy tévedésnek - csak a hibásan elkészített személyi dokumentumoknak, ezeknek a papírdaraboknak.

- Először egy üzleti folyamatra hoztam példát. Az üzleti folyamatok lefedhetik a vállalkozás különféle tevékenységeit, legyen az pénzügy vagy termelés. Másodszor, még a helytelenül végrehajtott személyzeti dokumentumok is pénzbírságot vonhatnak maguk után a szervezet számára a szabályozó hatóságoktól.

Köszönöm az olvasóknak, hogy eljutottak idáig. Sokat lehetne még mondani még: beszéljünk az üzleti folyamatok leírására használt eszközökről, érintsük részletesebben a jelöléseket... De ez mind az üzleti folyamatok bevezetésének folytatása.

Jevgenyij Ponomarjov

Márpedig az emberi elme több mint 2000 éve hiába próbálta felfogni, másrészt viszont, legalábbis megközelítőleg, sikerült sokkal értelmesebb és összetettebb formákat elemeznie. Miert van az? Mert egy fejlett testet könnyebb tanulmányozni, mint a test sejtjét. Ezenkívül a gazdasági formák elemzésekor nem használhat sem mikroszkópot, sem kémiai reagenseket. Mindkettőt fel kell váltani az absztrakció erejével.

Karl Marx. Főváros. 1. kötet. Előszó az első kiadáshoz.

Sok szó esik az üzleti folyamatokról, gyakran főleg az üzleti automatizálás kapcsán. Ezt a kifejezést használom, többek között a CRM-rendszerekről, az ERP-ről, a BPMN-jelölésekkel való munkáról, az IDEF0-ról és más olyan eszközökről szóló cikkeimben is, amelyekre szükség lehet az üzleti tanácsadói munkában és az automatizálási rendszerek megvalósításában. Ugyanakkor a RuNetben nem találtam egyértelmű és részletes definíciót az „üzleti folyamat” kifejezésre.

Sok szerző „alapértelmezés szerint”, dekódolás nélkül „intuitív” kifejezésként használja, vagy általában további zavart kelt az alternatív terminológia használatával, például üzleti folyamat helyett „üzleti entitást” ír, stb.

Ebben a cikkben úgy döntöttem, hogy beszélek arról, mi az üzleti folyamat, beszélek ennek a fogalomnak a kialakulásának történetéről, és arról, hogy hol lehet és érdemes alkalmazni. A következő cikket is az üzleti folyamatok témakörének tervezem szentelni, amelyben elmondom, hogyan kell helyesen használni az üzleti folyamatokat.

Üzleti folyamat meghatározása

Tehát mi a különbség egy üzleti folyamat és egy funkció, vagy akár csak egy normál folyamat között? Mi a különbség ezek között a kifejezések között? A következő következtetésre jutottam:

Az üzleti folyamat egy személy (vagy több ember) tevékenységeinek logikus sorozata egy csapatban. Az üzleti folyamatok leírásának célja bizonyos tevékenységek elemzése és szabályozása egy csapatban.

Miért helyezek különös hangsúlyt az emberekre és a csapatokra:

1. Egy üzleti folyamat mindig emberi részvétellel megy végbe. Ha a műveleteket egy automatikus rendszer vagy program hajtja végre, az már nem üzleti folyamat, hanem technológiai folyamat vagy specifikáció. Aztán kicsit más szabványok, leírási módszerek és megvalósítási jellemzők lépnek életbe.
2. Egy üzleti folyamatban mindig több ember vesz részt, akár explicit, akár implicit módon. Még ha az ember egyedül dolgozik is (például író), akkor is vannak ügyfelei (kiadóügynökségek) és fogyasztói (olvasói). Ezenkívül az eladó nem „vákuumban” dolgozik - vannak beszállítói és vevői a termékeknek, és ezek az emberek valamilyen módon részt vesznek az üzleti folyamatban.

Miért írok kifejezetten a csapatról, és nem egy kereskedelmi struktúráról vagy cégről? Mert az üzleti folyamat fogalma használható többek között egy nonprofit szervezetre is. Ez lehet egy jótékonysági szervezet, egy betegnél tett mentőlátogatás, vagy akár egy vacsora is értékesítés vagy haszon nélkül. Ugyanakkor egy üzleti folyamat leírása is lehetséges, hiszen vannak olyan emberek, akik bizonyos műveleteket hajtanak végre egy bizonyos eredmény elérése érdekében.

Az üzleti folyamat leírása

Szintén fontos meghatározni az üzleti folyamat leírását:

Az üzleti folyamat leírása az alkalmazottak cselekvési sorrendjének leírása, amikor bizonyos műveleteket grafikus és szöveges formában hajtanak végre a csapatban végzett tevékenységek szabályozása, a sorrend elemzése és optimalizálása érdekében.

És itt meg kell érteni, hogy leírás nélküli üzleti folyamat nem létezik. Csak a leírás folyamatában jelenik meg egy üzleti folyamat, i.e. lehetetlen megvalósítani egyiket a másik nélkül.
Ugyanakkor minden, az üzleti folyamatban leírt cselekvésnek logikusnak kell lennie, sorrendjüknek egy bizonyos, korábban kitűzött célhoz kell vezetnie.

Az üzleti folyamatok leírása kreatív munka. Még ha leírod is, hogy „mi van”, bizonyos pontatlanságok továbbra is megengedettek, a sarkok „kisimítottak”, egyes műveletek kimaradnak az észlelés megkönnyítése érdekében. És ha leírják, hogy „aminek lennie kell”, akkor a létezők alapján valami új jön létre. Ugyanakkor az üzleti elemzőt továbbra is szigorú korlátok korlátozzák - szabályok, szintaxis, logikai korlátozások.

Személy szerint egy új üzleti folyamat létrehozását a kreativitás, a művészet és a szigorú matematika harmonikus kombinációjának egy vékony szálon való egyensúlyozásához hasonlítom.

Ugyanakkor meg kell értenie, hogy egyetlen üzleti folyamat sem lehet tökéletes és 100%-ban megfelel a valóságnak. Valahol a legszigorúbb szabályozások végrehajtásában is mindig van hely bizonyos leegyszerűsítéseknek és feltételezéseknek, az emberi tényező meghozza a maga kiigazítását.

Ezenkívül, mint tudjuk, minden új entitás mindig magában foglalja a további fejlesztés lehetőségét. És az üzleti folyamatok létrehozása is megerősíti ezt a filozófiai tézist. Bármennyire is igyekszik tökéletesen leírni egy üzleti folyamatot, akkor is lesz benne valami, amit szintén lehet javítani akár most, akár a jövőben.

És itt nagyon fontos egyrészt, hogy időben megállítsa magát, mert a frissített üzleti folyamatokat valódi emberek valósítják meg, akik hozzászoktak a „régi módon” dolgozni, és gondolkodási tehetetlenségük és tanulási fokuk. képességét kell figyelembe venni. Ezenkívül az automatizálás, amely általában az üzleti folyamatok korszerűsítésébe tartozik, bizonyos beruházásokat igényel. És itt az ügyfél valós képességeiből kell kiindulnunk.

Mindezt az üzleti tanácsadónak magának is világosan meg kell értenie, tudnia kell, hol és milyen feltételezések szintjén egyszerűsítette le az üzleti folyamat leírását, illetve hol döntött úgy, hogy objektív okok (pénzügy, emberi tényező) miatt a jövőre halaszt néhány döntést. És mindezt egyszerűen és érthetően el kell tudni magyarázni az üzletvezetőnek.

A fő különbség az üzleti folyamat és a technológiai folyamat között az, hogy a technológiai folyamat egy nagyon határozott eredményt feltételez a kimeneten. Például, ha termelésről beszélünk, akkor a kimenetnek bizonyos paraméterekkel rendelkező terméknek kell lennie.

Természetesen még egy technológiai folyamatban is fennáll a hiba előfordulásának lehetősége, de nem a természetes lehetőségek egyike, hanem a technológiai folyamat megsértésének következményei. Míg egy üzleti folyamatban az „output” eredmény eltérhet attól függően, hogy bizonyos feltételek teljesülnek-e az üzleti folyamat „testében”, amely szabálysértések és hibák nélkül valósult meg.

Az érthetőség kedvéért a technológiai folyamat leírása így nézhet ki:

1. Vegyük az A munkadarabot;
2. Összekötjük a B munkadarabbal;
3. Eljárás a C paraméterek szerint;
4. Megkapjuk a részleteket.

Minden világos, és nincsenek feltételes „villák”.

Egy üzleti folyamatban a következő helyzet teljesen normálisnak tekinthető:

1. A bemeneti adatokat kapjuk:
   • Ha az adat megfelel a B feltételnek, folytassa a C sorozattal;
   • Ha az adatok megfelelnek a D feltételnek, hajtsa végre az E lépéseket.
2. A kapott eredményt továbbítjuk a kimenetre.

Azok. Már a folyamatalgoritmusban megadják a lehetséges feltételeket és különféle műveleteket, a kezdeti vagy köztes adatoktól függően.

A kifejezés története

Nem egyszer olvastam olyan információt, hogy az IDEF0 üzleti folyamatok jelölése csaknem a 19. század közepén jelent meg. Reálisabb szerzők írnak a második világháború időszakáról. De ők is tévednek.

Például amikor az IDEF0-ról írtam egy cikket, néhány olvasó példát idézett a minisztériumok és osztályok egyes utasításaira az első világháború idején vagy még korábban, mint a jelölés példáját, a katonai műveletek diagramjait és vizuális képeit pedig grafikus ábrázolásként tárgyalták. De mindez nem egy üzleti folyamat leírása. A fentiek mindegyike nevezhető technikának, vizuális demonstrációnak, utasításnak, de nem nevezhető jelölésnek.

A jelölés modern fogalom, a jelölés pedig olyan valami, ami megállapított, szabványosított, i.e. parancsok és jelölések halmaza, amelyeket sok ember használ, nem csak egy-két szervezet. Az üzleti folyamatok vagy például a programozás leírására saját speciális nyelvet találhat ki. De amíg a tömeghasználatban nem „próbálják”, addig az ellentmondásokat, a félreérthető értelmezéseket és egyéb hiányosságokat feltárják és kiküszöbölik, amíg nem válik bevett, az emberek által ismert standardtá, nem nevezhető jelölésnek. A jelölésekről később tervezek bővebben írni. Most térjünk vissza az „üzleti folyamat” kifejezés megjelenésének kérdéséhez.

Valójában az üzleti folyamatok leírása és a BPMN-jelölések a 20. század 70-es éveiben jelentek meg, amikor az információs rendszereket mindenhol elkezdték használni. Magára a kifejezésre és a jelölésekre is kezdetben kifejezetten az információs rendszerek fejlesztéséhez volt szükség.

Az a tény, hogy az információs rendszerek használatának megkezdése után sokszorosára nőtt az emberek szervezeti munkájának megszervezésének összetettsége. Ezen túlmenően a gépek nem értik az absztrakciókat, szigorú algoritmust és egy bizonyos sorrendet igényelnek az információbevitelben és -feldolgozásban. Ha az automatizálás kezdete előtt, amikor az információ közvetlenül személyről emberre szállt át, a kölcsönös megértés problémája az emberi kommunikáció szintjén volt, most szigorú szabályozásra van szükség.

Ebből kifolyólag nemcsak a szervezetben dolgozó személyek munkájáról, hanem információs rendszerekkel való interakciójáról is leírásokat kellett készíteni. És itt a szöveges jelölések (utasítások), ahol minden leírás szabad szöveges formában volt, nem voltak elég relevánsak és kényelmetlenek. Szabványosításra volt szükség, tulajdonképpen egy speciális parancsnyelv és egy egyértelmű műveletsor létrehozására. Ráadásul a gépi nyelvekkel ellentétben ezeknek a jelöléseknek egyformán kényelmessé kellett volna válniuk a gépi kódra való fordításhoz és az emberi észleléshez.

Az első módszertanilag kidolgozott jelölések az üzleti folyamatokhoz (és konkrétan a módszertanilag kidolgozott jelölésekről, pl. IDEF3***) jelentek meg az Egyesült Államokban a katonaság körében. Az ok nyilvánvaló – már akkor is az amerikai hadsereg távoli kapcsolatokat használó automatizálást alkalmazott, pl. pont az a rendszer, amelyből később az Internet lett. Az információs rendszerek ilyen szintű használatánál pedig különösen sürgető volt az üzleti folyamatok jelöléseinek szükségessége.

***A módszertanilag kidolgozott jelölések témájában is szólnék néhány szót. Miért hoztam fel példaként az IDEF3-at: Módszertanilag fejlettebb rendszert még nem láttam az üzleti folyamatok leírására. Még a BPMN 2.0-t is fejlesztik és finomítják. És ha elolvassa az IDEF3 angol leírását (még nem láttam orosz fordítást), akkor a fejlesztésének mélységét is értékelni fogja.

A módszertan és a jelölések nagyon gyorsan hatalmas népszerűségre tettek szert az üzleti környezetben.
A jelölések lehetővé tették az emberek és a digitális információs rendszerek interakciójának leírására szolgáló eszköz beszerzését.

Segítségükkel sikerült optimalizálni az üzletet, i.e. magasabb teljesítményt érhet el azonos költséggel.

A vállalkozást különösen az optimalizálási lehetőség érdekelte. Mint tudod, ahhoz, hogy valamit javíts, világosan meg kell értened, hogy mi van, és miben szeretnél változtatni. A grafikus jelölések pedig egyértelműen megmutatták mindkét helyzetet - a kiindulási pontot és a kívánt eredményt, valamint a legproblémásabb területeket. Ezen adatok alapján az optimális megoldási út kiválasztása és az optimális korszerűsítési lehetőség modellezése sokkal könnyebbnek bizonyult, mint ilyen kényelmes eszközök nélkül.

Ekkor jelentek meg az üzleti folyamatok és az üzleti folyamatok jelölései, két elválaszthatatlanul összefüggő fogalom.

Nagyon fontos megérteni, hogy például nincs külön „értékesítési üzleti folyamat”. Van egy értékesítési folyamat, amely üzleti folyamattá válik, ha jelöléssel írják le. Azok. Az üzleti folyamat jelöléssel történő leírása nélkül Ön értékesítéssel foglalkozik, ezt senki sem vitatja. De bár nincs biztos megingathatatlan és egyértelmű leírás, az eladásaid némileg spontán jelenségek. És csak akkor válnak belőlük üzleti folyamatokká, ha a jelölés keretein belül leírásra kerülnek, és ennek a leírásnak a gyakorlati megvalósítása.

Az értékesítés a legegyszerűbb és legkézenfekvőbb példa. Vevőként és eladóként mindannyian ismerjük ezt a folyamatot. És mindannyian tudjuk, hogy még ugyanaz a személy különböző helyzetekben (különböző termékekhez, különböző vásárlókhoz, különböző időjárási körülmények között és általában, hangulatától függően) kissé eltérően fog eladni. De ha leír és egyértelműen szabályoz egy bizonyos üzleti folyamatot, akkor függetlenül attól, hogy az eladó milyen lábáról kel fel reggel, az értékesítési folyamat bizonyos módon szabványos lesz, bizonyos keretekre korlátozódik, és ennek eredményeként több stabil.

Miért kell modellezni (leírni) az üzleti folyamatokat

Mint már nem egyszer írtam, elsősorban kis- és középvállalkozásokkal dolgozom, ahol széles körű szolgáltatásokat nyújtok - a cég munkájában felmerülő problémák, szűk keresztmetszetek feltárásától az általam javasolt megoldások szoftvertermékek szintjén történő megvalósításáig, ill. automatizálási rendszerek.

Az üzleti folyamatok modellezése két probléma megoldásában segít egyszerre:

• Üzleti tanulmányok. Grafikus ábrázolás diagramok formájában, azaz. az üzleti folyamatok modellezése lehetővé teszi a vállalati munka sajátosságainak gyors megértését és a lehetséges szűk keresztmetszetek azonosítását.
• Láthatóság biztosítása. Mint tudjuk, „egy kép többet ér ezer szónál”. Ezért a vállalat munkájának sematikus ábrázolása segít a menedzsernek és az üzlettulajdonosnak sokkal gyorsabban megérteni a probléma lényegét és értékelni a javasolt megoldásokat. Az üzleti tanácsadó (egyébként, valamint a szoftvertermékek megvalósításában jártas szakember) munkájában nagyon fontos, hogy az ügyfél megértse a megoldás minden előnyét. A visszajelzés nem kevésbé fontos - a diagramon szereplő menedzser még a projekt megvitatásának szakaszában is láthat néhány hiányosságot, és a megvalósítás további nehézségek és a projekt „menet közbeni” változtatásai nélkül fog kerülni.

És a kifejezés megjelenési történetének tanulmányozása személyes tapasztalatommal a következő meghatározást adja:

Üzleti folyamatokra van szükség ahhoz, hogy az összetett információkat könnyen érthető formában mutassák be a tanulmányozáshoz és a döntéshozatalhoz.

Képzeljünk el egy hétköznapi céget, amely különböző részlegekből áll: számviteli, emberi erőforrás, értékesítési osztály, raktár, szállítás, gyártás stb. Mindezek felett egy személy áll - a cégvezető. Fizikailag nem érti meg minden típusú üzleti folyamatot szakértői szinten. Ezért alkalmaznak különféle szakembereket. De mindezt hatékonyan kell kezelnie, és bizonyos esetekben korszerűsítenie kell.

Itt jönnek a megmentésre az üzleti folyamatok. Ugyanakkor a vállalaton belüli emberi tevékenység bizonyos típusait grafikus jelölésekkel írják le, és olyan formában jelenítik meg, amely segít a vezetésnek pontosan megérteni, hogyan zajlik a munka az egyes szakaszokban, és mit lehet ezen javítani. Ugyanakkor a cégvezetőnek nem kell egy adott profilban magasan kvalifikált szakemberrel rendelkeznie.

Természetesen ezen a szinten nem nélkülözhetjük némi információvesztést. Lehetetlen grafikus jelöléssel leírni az egyes alkalmazottak munkájának minden árnyalatát és részletét. De ezek az információvesztések jelentéktelenek a folyamatok általános megértése és a döntéshozatal szempontjából.

Hogyan írjuk le az üzleti folyamatokat

A ténylegesen működő üzleti folyamatok leírásának megszerzéséhez elegendő egyszerűen alaposan tanulmányozni az egyes alkalmazottak cselekvési sorrendjét. Azok. a bejövő adatokról információ beszerzése szükséges egy bizonyos folyamat lebonyolításához, a kimenő adatok - pl. a munkavállaló cselekedeteinek eredménye, valamint a szükséges intézkedések lépésről lépésre történő rögzítése.

Miután az összes információt összegyűjtöttük, le kell fordítani grafikus jelölésekre. Itt érdemes megérteni, hogy az üzleti folyamatok leírásakor a grafikus jelöléseket tekintik „jó formának”. A jelöléseket tetszés szerint összeállíthatja a leírások szöveges változatai is, amelyeket például egyes szoftverfejlesztők használnak. De ha olyan jelöléseket ír, amelyeket mások is elolvasnak, akkor teljesen mindegy, hogy programfejlesztő vagy cégvezető, válassza a grafikát.

Ennek a döntésnek az oka egyszerű: az információ grafikus formában jobban érzékelhető. Ha „szövegfalat” állítasz be egy személynek, sok időbe és erőfeszítésbe kerül, mire rájön, miről is beszélsz. És ebben az esetben szinte lehetetlen a teljes feladatot lefedni. A grafikus diagramok más kérdés - itt tanulmányozhatja az üzleti folyamatokat különböző részletezési szinteken, és bárki gyorsan „általános pillantást vethet” egy grafikus diagramra.

1. Összegyűjtjük a folyamat résztvevőit (alkalmazottakat);
2. A folyamat elindításához szükséges és elegendő bejövő információkat gyűjtünk;
3. Összegyűjtjük a használt rendszereket. Ez lehet könyvelési rendszer, CRM, e-mail, Excel táblázatok stb. Mindent, amit a munkában ténylegesen felhasználnak, rögzíteni kell.
4. Meghatározzuk a várható eredményt – mi fog történni a folyamat végén.
5. Összegyűjtjük a személy által végrehajtott cselekvések sorozatát.
6. Különítsük el a feltételeket. A különböző bemeneti adatoktól és a közbenső eredményektől függően a műveletek eltérőek lehetnek.
7. Az összes összegyűjtött információt grafikusan írjuk le kényelmes jelöléssel (IDEF3, BPMN 2.0 stb.).

Az üzleti folyamatok leírásának szabályai

Fentebb sokat mondtam a kreatív megközelítésről, az üzleti folyamatok leírásába a cselekvési feltételek és lehetőségek beépítésének lehetőségeiről. Ennek eredményeként úgy tűnhet, hogy egy személy „munkahelyi” tevékenységeinek bármilyen leírása egy üzleti folyamat leírásának tekinthető. Valójában szigorú keretek és szabályok határozzák meg, hogy a tevékenységek listája nevezhető-e egy üzleti folyamat leírásának (grafikus vagy szöveges formában), vagy sem:

• Teljesség. Egy üzleti folyamatnak egyértelműen meg kell válaszolnia az előtte álló kérdést. Ha egy bizonyos termék vagy szolgáltatás értékesítésének folyamatáról beszélünk, akkor az üzleti folyamatnak teljes mértékben le kell írnia a megadott eredmény eléréséhez szükséges műveleteket, és pontosan ezzel az eredménnyel zárul (bizonyos, fentebb említett feltételezésekkel).
• Tömörség. Az üzleti folyamatnak egyesítenie kell az elégségességet, azaz. írja le az összes szükséges szakaszt és cselekvést, miközben a lehető legtömörebb legyen az észlelés megkönnyítése érdekében. Személy szerint magamnak dolgoztam ki a „15 perces szabályt” - ha ezalatt az idő alatt el tudom magyarázni a bemutatott üzleti folyamatot a cég vezetésének, akkor azt meg lehet mutatni az ügyfélnek. Gyorsabban kiderül - remek, több idő és szó kell hozzá -, át kell gondolni, mit lehet rövidíteni és egyszerűsíteni.
  Egyszer személyesen láttam egy üzleti folyamat grafikus leírását, 2 méter hosszú (és ennek megfelelő szélességű) lapra. Rendkívül nehéz csak ránézni és megérteni, hogy melyik nyíl hova vezet. És személy szerint fogalmam sincs, hogyan magyarázzam el az ügyfélnek.
  Ne feledje, hogy egy személy vizuálisan bizonyos mennyiségű információt érzékel, amelyet többek között a lap vagy a képernyő egy bizonyos mérete (ez a látás jellemzőiből adódik), valamint az elemek száma (a képernyő képességei) korlátoz. az agy is korlátozott). Az ügyfél megérti az egyszerű és tömör üzleti folyamatot, ha egyszerűen „szemmel veszi” a diagramot. Összetett és részletekkel túltelített, több mint egy órán át kell tanulnia ahhoz, hogy megértse, mi jelenik meg ott. Valószínűleg a cég vezetője, aki nem szakértő az egyes részlegek munkájában, és korlátozott a szabadideje is, egyszerűen nem fog tanulmányozni egy ilyen összetett tervet, és nem fogja megérteni a lényeget sem. jövedelmező ajánlatok.
• Általánosan elfogadott jelölések használata. Nem szabad kitalálnia saját jelöléseit és szabályait. Használjon olyan jelöléseket, amelyeket az egész világon használnak. Láttam néhány hazai szerző könyvében kísérletet saját jelölésrendszer létrehozására. És őszintén szólva továbbra sem értem, miért bonyolítják le maguk és olvasóik életét. Ez olyan, mint egy nyelv – kitalálhatod a saját különleges nyelvedet, de rajtad kívül senki sem fogja megérteni. És ha kiderül, hogy hasonló a meglévőkhöz, akkor zűrzavar is felmerülhet. Vagy analfabéta leszel, hiszen nem az ismert nyelvek szabályai szerint használod az írásjeleket, ragozod a szavakat stb. Ugyanez a helyzet a jelölésekkel – vannak már kialakult, az emberek által ismert, és ami szintén fontos, intuitív jelölések. Azért váltak népszerűvé, mert létrehozásuk és fejlesztéseik során folyamatosan tesztelték egyszerűségük, egyértelműségük és kényelmük szempontjából. Ha kész jelöléseket használ, akkor megértik, szakértőként fogják fel, és maguk a jelölések szabályai megóvják a logikai hibáktól. Én személy szerint az IDEF3-at és a BPMN 2.0-t ajánlom.
• Az üzleti folyamat minden résztvevőjét figyelembe kell venni, és egyértelműen jelezni kell.És ezt úgy kell megtenni, hogy ne használjunk lábjegyzeteket számozással, megjegyzéseket a Swimm vonal objektumokban (speciális lábjegyzetek) stb. Ez gyakran azoknak a „bűne”, akik szeretnek saját terveket készíteni a kész jelölések használata helyett. Egyes helyeken a nevük nem illik, máshol pedig úgy tűnik számukra, hogy egy hosszú név egy üzleti folyamat törzsében kényelmetlen lenne. Ennek eredményeként vagy a lábjegyzetekben kell megnézni, hogy pontosan kiről is van szó, vagy az ilyen üzleti folyamatok létrehozói egyszerűen elfelejtik megjelölni az egyik résztvevőt.
• A fogyasztó számára egyértelmű leírás. A legfontosabb dolog az, hogy az Ön fogyasztója, aki elolvassa ezt a jelölést, gyorsan és ideális esetben az Ön magyarázata nélkül is megértse az üzleti folyamat leírását.

Minden más csak Öntől és az üzleti folyamat leírásának fogyasztójától függ. Ha nagyon szereted a különböző színeket (nyilakhoz vagy tárgyakhoz) használni, szerintem ez teljesen elfogadható. A jelöléseket nemcsak az általam javasolt eszközökben, hanem az Ön számára megfelelő környezetben is létrehozhatja. Ha a jelölés a fent felsorolt ​​szabályokat követi és fogyasztója számára egyértelmű, akkor pontosan azt hozta létre, amire szüksége van. És ez valóban az üzleti folyamat leírása, professzionális és optimális a munkához.

Gyakori mítoszok és tévhitek

Ne „találja fel újra a kereket”! Nem kell saját jelölésekkel előállni.

Gyakran az emberek a meglévő jelölések jellemzőinek tanulmányozása helyett szabad formában rajzolnak grafikonokat különböző grafikus programokban.

Nem ajánlom ezt. Először is, ha kész eszközöket használ, nem kell saját jelöléseket és szabványokat feltalálnia. Mindent régen előtted találtak ki. Ugyanakkor a szabványos jelölések valóban intuitívak, könnyen olvashatók és sok ember számára ismertek. Másodszor, a kész rendszerek (IDEF3, BPMN 2.0 stb.) jól kidolgozott módszertannal és szigorú korlátozásokkal rendelkeznek. Felfoghatók programozási nyelvnek és környezetnek az ezzel a nyelvvel való munkavégzéshez. Itt egyszerűen nem fogsz tudni sok hibát elkövetni, és maga a környezet (korlátozások a szerkesztőben, automatikus ellenőrzések) megvéd ettől.

Ne keverje össze a cég üzleti folyamatainak leírását és az informatikai rendszerek üzleti folyamatait.

Sok automatizált rendszer, például az 1C vagy a Zoho CRM, rendelkezik saját entitásokkal, amelyeket „üzleti folyamatoknak” neveznek. De ezeknek az entitásoknak semmi közük az ebben a cikkben leírt üzleti folyamatokhoz. Tekintsük őket „homonimáknak”, pl. a kifejezések ugyan úgy hangzanak, de esetünkben a cég munkájának leírása, informatikai rendszerekben pedig funkciók és jelentések csoportjának elnevezése.

Gyakori hiba: Egy üzleti folyamat szükségszerűen értéket (profitot) hoz.

Még híres előadóktól is hallottam, hogy az üzleti folyamatoknak nyereségesnek kell lenniük. Sőt, egy üzleti folyamat létrehozásakor még „hibaelemzést” is láttam, amiben nagy figyelmet fordítanak arra, hogy a cselekvések 70%-a nem hoz értéket.

Valójában az üzleti folyamatok mások. Egyesek eredménye valójában nyereség lesz, például a közvetlen értékesítés. Más esetekben ebből a szempontból nehéz az értékszerzésről és általában a cselekvések értékeléséről beszélni. Például hogyan lehet felmérni, hogy milyen értéket hoz az áruszállítás vagy az adóbevallások elkészítése és küldése üzleti folyamata?

Úgy gondolom, hogy egy üzleti folyamat nem feltétlenül hoz semmilyen értéket, ha a vállalat közvetlen profitjaként értelmezzük. A folyamatorientált szemlélet bevezetése, az üzleti folyamatok megvalósítása inkább másra irányul - értékmegőrzésre, pl. nagyobb eredményeket elérni azonos költséggel.

Létrehozható a tökéletes üzleti folyamat – mikor érdemes abbahagyni?

Nem. Az üzleti folyamatnak egyszerűnek, érthetőnek, kényelmesnek és olvashatónak kell lennie. De soha nem lesz tökéletes.

Amikor elkezdtem dolgozni, mindig úgy tűnt, hogy valamin nem dolgozom, valahol jobban is csinálhattam volna. És gyakran az ügyfelek megkérték, hogy részletezzem és részletesebben írjam le ezt vagy azt a folyamatot. És ezt a hiányosságomnak is tartottam.

Valójában a fent leírtak alapján egy üzleti folyamat modellezése egy feltételezés, egy kreatív folyamat. Másrészt egy időben azt sem tudtam, hogyan válaszoljak azokra a kérésekre, amelyek „ezt” és „azt” írják le. De idővel rájöttem, hogy az üzleti modellezés nem csak kreativitás, hanem egyfajta dialektikus folyamat. És maga az üzleti folyamat létrehozása mindig magában hordozza a maga tagadását. Itt valóban érdemes filozófiai oldalról megközelíteni a kérdést. Egy üzleti folyamat létrehozásakor pedig emlékeznünk kell arra, hogy nem tudunk mindent egyszerre lefedni, ezért az mindig tökéletlen lesz. De ugyanakkor már most beletesszük azt, amit a jövőben javítani fogunk. Érdemes ezt egyszerűen tényként megközelíteni.

Az Ön üzleti folyamatának meg kell oldania a problémát, meg kell válaszolnia a projekt keretében vizsgált kérdést. Minden más a jövőbeni esetleges együttműködés kérdése. Pontosan így kell elmagyarázni az ügyfeleknek, hogy miért nem részletez néhány folyamatot, vagy miért nem rajzol meg más üzleti folyamatokat a tárgyalthoz kapcsolódóan.

Ha úgy dönt, hogy üzleti tanácsadót alkalmaz, tegyen fel neki három kérdést. 1. Mit ért a vállalkozásodhoz? (Ha nem tulajdonosként vezette ezt a vállalkozást, akkor nem tudja.) 2. Tud-e a saját pénzéből válaszolni arra, amit tanácsolt? 3. Miért nem kap munkát? (Tanácsadóink általában azok, akik sehol nem tudnak elhelyezkedni.)

Orosz vállalkozó:

Sem üzleti tanácsadó, sem program nem írhat elő üzleti folyamatokat. Felvenni valakit, ugyanaz, mint pénzt fizetni, hogy eldönthesse magát. Határozd meg magad, ingyen. Hagyd, hogy minden átmenjen rajtad. Ha valaki megtesz valamit érted, az Talmudhalmokba kerül, és senki sem teszi meg a port. Csak a saját bőrükön megélt és kipróbált papírok hoznak eredményt.

Az üzleti folyamatok írásának módszertana nagyon egyszerű. Elő kell venni az „Informatika és számítástechnika alapjai” 8. osztályos tankönyvet, és meg kell nyitni az „Algoritmusok” részt. Az ott található utasítások lehetővé teszik, hogy olyan folyamatokat írjon elő, amelyekhez feltételek és „igen” és „nem” válaszok vannak, és grafikus formában vonhat le következtetéseket és utasításokat. Ez a módszer könnyen „bevarrható” Excel táblázatokba. Az üzleti folyamatok írásához nincs szükség olyan összetett eszközök használatára, amelyeket Ön maga nem ért. Az üzleti folyamatok mérete óriási, és minél összetettebb a szoftver, annál valószínűbb, hogy összezavarod. Primitív eszközzel nagy mennyiségű adatot kell összegyűjteni.

Írj le mindent részletesen, vesszőig. Minden értékesítőjének, könyvelőjének és más alkalmazottjának nem csak egy írott, hanem egy megrajzolt üzleti folyamat alapján kell dolgoznia. A pénztárosnak, eladónak, értékesítési tanácsadónak képek alapján kell dolgoznia. Minden mozdulatának, arckifejezésének, gondolatának képregénybe kell illeszkednie. Szemkontaktus, köszönés, pénzszámlálás, áruk kigurulása, búcsú – ezeket a pillanatokat le kell írni és le kell rajzolni. Van egy kifejezés – az ördög a részletekben rejlik. Bármely pont, amely nincs kifejtve, problémák forrása lesz a jövőben. Eszébe sem szabadna gondolnia: „Ez magától értetődő.” Semmi sem megy magától értetődően. Tegyük fel, hogy számodra rendben van mosolyogni egy ügyfélre, de annak, akit pénztárosnak vettél fel, nem.

Az üzleti folyamatok írását a legproblémásabb helyekről kell elkezdeni. Minden vezetőnek vannak „lyukai” - az osztályok érdekeinek ütközése. Univerzális példa, amely szinte minden vállalkozástípusban jelen van: az értékesítők utálják a könyvelést, a számvitel pedig azért, mert nem gyűjtik be az elsődleges jövedelmet, ezt tekintve a könyvelés feladatának. Nyilvánvaló dolgokkal kezdeni üzleti folyamatokat írni, például azzal, hogy hogyan történik az értékesítés, nem csak hiba, hanem hülyeség. Kezdje a legundorítóbbakkal, és lépjen az összetetttől az egyszerű felé. A végső cél az, hogy a vállalat emberként működjön. Séta közben az ember folyamatosan elesik, de azonnal lecseréli a következő lábát - nem gondol rá. Az üzleti folyamatoknak nem Talmud formájában kell létezniük, hanem a fejben.

Hadd magyarázzam el, hogyan készülnek az üzleti folyamatok egy olyan univerzális üzleti folyamat példáján, mint a személyzetválasztás. A HR igazgatót helyezi az asztal élére. Ehhez az asztalhoz kell ülnie többek között a cég vezérigazgatójának és tulajdonosának. Hadd emlékeztesselek arra, hogy a cég tulajdonosa az üzleti folyamatok előírásának ideológusa. Sőt, ez az őszinte vágya – üzletének szabványosítása, különben az előírtak semmilyen körülmények között nem működnek. A személyzet széles skálája létezik – a titkártól a létesítményvezetőig. Vannak beérkező dokumentumok - pályázatok. Van egy záródokumentum - ez vagy egy pozícióra jelentkező archiválása, vagy a személyzeti osztályon benyújtott pályázat vagy adatállomány. A kérelem tükrözi, hogy mennyibe kerül az alkalmazott, mennyi ideig kell kiválasztani, milyen végzettséggel rendelkezik stb., valamint a bejövő és kimenő dokumentumokat, például a biztonsági szolgálat jóváhagyását. A HR igazgató írja elő a pályázat elbírálásának módját. A pályázat beérkezett, interjút tartottak a biztonsági szolgálat vezetőjével. Pozitív eredmény esetén a kérdőív odaküldésre kerül, negatív esetén a kérdőívet nem semmisítik meg, hanem az archívumba küldik. Egy üzleti folyamat keretein belül pedig mindenki ennek az üzleti folyamatnak a tulajdonosának – a HR igazgatónak – tesz jelentést, beleértve a cég tulajdonosát és a vezérigazgatót is.

E séma szerint minden üzleti folyamat elő van írva, csak különböző emberek ülnek az asztalfőn. Például az üzleti költségvetési folyamatban ez a pénzügyi igazgató. A vállalati költségvetés tervezése a finanszírozási igényekkel kezdődik, kezdve a humán erőforrás osztály vezetőjének kérelmétől, akinek szüksége van gemkapcsokra, egészen a cégtulajdonos kérelméig, akinek új titkárra van szüksége. Mindezt a költségvetési rendszerben rögzítik, a bejövő és kimenő dokumentumokat rögzítik.

Cégünknek még üzleti folyamata is van a kereséshez. Az alkalmazottaknak a legapróbb részletekig mindent tudniuk kell – hogyan viselkedjenek az iratok lefoglalásakor, mit mondjanak –, hogy ne érjen meglepetés. Tudniuk kell, hogy a pendrive-okat nem szabad a kukába dobni – mert ott néznek először.

Mint látható, az üzleti folyamatok írása meglehetősen primitív mechanizmus. De rendszeresen kell használni – akkor úgy működik, mint egy óra.

Ismétlem: ezt egyetlen harmadik fél szervezet sem fogja megtenni Ön helyett. Bérelhetsz olyan szakembert, aki megtanítja az üzleti folyamatok megírására, vagyis megmutatja a módszertant, de mindennek a képzésre kell korlátozódnia. Ha egy üzleti folyamatot nem azok írnak, akik az asztalnál ültek, akkor azt meg kell valósítani. Ez pedig lehetetlen, mert ezt nem fogják átélni azok, akik részt vesznek benne.

Tanács:

Ha Ön, a központi iroda üzleti folyamatokat ír egy üzlet számára, ezt az üzlet munkatársaival együtt kell megtennie. A központ definíció szerint gonosz. Még ha aranyrudakkal is kibéleled a pénztáros munkahelyét, akkor is vadállat maradsz neki. A dolgozók hozzáállásán csak úgy lehet változtatni, ha bevonjuk őket a cég életébe, felismerve, hogy egy egész vagy. Így havonta egyszer elviszem az irodámat a vendéglátó üzletekbe, és amikor piacra dobtuk a Pyaterochkát, az eladótérben mostam a padlót. Ha több üzlet van, hívjon az asztalhoz áruszakértőket és üzletvezetőket. Fontos, hogy érezzék magukat az általános rendszerben. Ekkor nem lesz probléma sem az üzleti folyamatok megvalósításával, sem a végrehajtásuk nyomon követésével.

Nem számít, mennyire jól írtad meg az üzleti folyamataidat. Az első szakaszban a hibák elkerülhetetlenek, vedd természetesnek, és 3 havonta végezd el az általad leírtak ellenőrzését. Az üzleti folyamatokban legalább három-négy iterációnak kell lennie. Az első iteráció a nulladik szakasz. Ebben a szakaszban minden ferde és ferde lesz. Második iteráció - 3–9 hónap: átírod, amit írtál. A harmadik iteráció a 9. hónaptól a 18. hónapig tart. Ezt követően lehetősége van az üzleti folyamatok teljes kiírására.

Töredék a könyvből" Az üzlet olyan igék és főnevek, amelyek számokra végződnek", melyik hamarosan közzétesszük„AST” (2017-ben).

Jelölje ki a hibaszöveget tartalmazó töredéket, és nyomja meg a Ctrl+Enter billentyűkombinációt

Az üzleti folyamat diagram annak lényegét és működési mechanizmusát tükrözi. Egy diagram létrehozása önmagában nem túl nehéz. Elég megérteni, hogy a diagramnak milyen kérdésekre kell válaszolnia, majd be kell tartania a létrehozási algoritmust. Ha alig várja, hogy elkezdje a modellek készítését, vagy nem tudja, hol kezdje, ez a cikk neked szól.

Szeretném emlékeztetni, hogy mielőtt elkezdené az üzleti folyamatok leírását, ez szükséges. cégek – a platform, amelyről indulnia kell.

Az itt bemutatott algoritmus hasznos lesz azoknak, akik csak az üzleti folyamatok leírását tervezik. Azok számára, akiket én képeztem ki, a cikk kiváló áttekintése lesz a tanultakról))))

Üzleti folyamat diagram - utasítások a türelmetlenek

1 – Állítsa be a folyamat határait

Minden üzleti folyamat egy eseménnyel kezdődik és végződik. Első lépésként ki kell jelölni a kezdési és befejezési eseményeket.

2 – Rajzolja meg a folyamat főbb blokkjait

Rendezd a főbb blokkokat (alfolyamatok, műveletek) végrehajtásuk sorrendjében!

Ne bonyolítsa le a diagramot ebben a szakaszban. A blokkokat úgy jelenítse meg, mintha a folyamat tökéletesen futna.

3 – Villák és egyéb események hozzáadása

Itt az ideje, hogy egy kicsit bonyolultabbá tegyük. Adja hozzá a főbb lehetőségeket a folyamat fejlesztéséhez és a fő köztes eseményekhez. Egészítse ki a diagramot a hiányzó műveletekkel!

4 – Jelölje ki a résztvevők szerepét a folyamatban

Az üzleti folyamatokban nincsenek pozíciók vagy konkrét alkalmazottak. Ehelyett a „szerep” fogalmát használják. Egy alkalmazott több szerepet is betölthet. Sok alkalmazott elláthat egy szerepet. Egy pozíció szerepek halmazából áll.

Szükség szerint adja hozzá a hiányzó műveleteket.

5 – Helyezze a dokumentumokat a diagramra

Egy dokumentum nem feltétlenül hivatalos papír hét aláírással. Az üzleti folyamatmenedzsment szempontjából a dokumentum bármely információhordozón lévő információ. E-mail, jelentés, prezentáció, SMS – ezek mind dokumentumok.

Néha szükséges a közbenső termékek megjelenítése. Ezek nyersdarabok, félkész termékek vagy egyszerűen csak fontos munkarészek, amelyek egyik folyamatblokkból a másikba kerülnek. Adja hozzá őket ebben a szakaszban. A szükségből.

6 – Adja hozzá a használt programokat és adatbázisokat

A folyamatnak tükröznie kell, hogy milyen programokat és adatbázisokat használ.

7 – Szerezze meg az eszközöket és anyagokat

Ha szerszámokat és/vagy anyagokat használnak a folyamatban, ezt is be kell mutatni. A főbb pontok egy üzleti folyamat diagramon jelezhetők. Jobb, ha részletes leírást ad a megjegyzésekben és a leírás speciális részeiben. Kiváló lehetőség egy diagram létrehozása, amely kifejezetten az eszközök és anyagok használatára összpontosít. Egy ilyen sémában nem a munkafolyamaton van a hangsúly, hanem azon, hogyan, milyen mennyiségben és milyen anyagokat használnak fel az üzleti folyamatban.

8 – Határozza meg a teljesítménymutatókat az üzleti folyamatban

Helyezze el az üzleti folyamat diagramon azokat a teljesítménymutatókat, amelyeket így vagy úgy figyelembe vesz a rendszer.

9 – Kapcsolja össze a kapott diagramot más folyamatokkal

Minden üzleti folyamat csak egy nagyobb rendszer része. Minden folyamat összefügg egymással. Lényegében a kommunikáció olyan dolog, amit egy folyamat más folyamatokkal cserél. Vegye figyelembe, hogy meg kell adnia azokat a folyamatokat, amelyekhez az aktuális folyamat kapcsolódik, valamint azt, hogy mit cserélnek.

Egy üzleti folyamat kapcsolata más folyamatokkal

10 – Ellenőrizze az eredményül kapott üzleti folyamatmodellt

Elvileg kész a séma. Az üzleti folyamat diagramnak a következő kérdésekre kell választ adnia:

• Hol kezdődik és hol végződik az üzleti folyamat?
• Milyen folyamatokhoz kapcsolódik? Mit cserélnek?
• Milyen műveleteket hajtanak végre? Milyen sorrendben?
• Ki végzi a műveleteket a folyamatban?
• Milyen dokumentumokat használnak és jelennek meg a folyamatban? Milyen tranzakciókban használják fel/jelennek meg ezek a dokumentumok?
• Milyen eszközöket, anyagokat, szoftvereket és adatbázisokat használnak a folyamatban és milyen műveletekben?
• Milyen teljesítménymutatókat és pontosan hol rögzítenek az üzleti folyamatban?

A jól elkészített diagramnak könnyen érthetőnek és kellően informatívnak kell lennie.
Az üzleti folyamat diagramjának érthetőnek kell lennie az „utca embere számára”.
A leírási szakaszban lévő üzleti folyamat diagramnak tükröznie kell a folyamat valós életben való végrehajtását.

Ez az algoritmus lehetővé teszi a szükséges üzleti folyamatok egyszerű és gyors leírását. Ezután az üzleti folyamatok leírásáról fogok részletesen beszélni. Maradj kapcsolatban.